2. Objectives for Chapter 2
Broad objectives of transaction cycles
Types of transactions processed by each of the
three transaction cycles
The basic accounting records used in TPS
The traditional accounting records and their
magnetic equivalents
Documentation techniques
Batch and real-time processing and the impact of
these technologies on transaction processing
3. An Overview of Transaction Processing
A Final Transaction is…
an economic event that affects the assets and
equities of the firm, is reflected in its accounts, and is
measured in monetary terms.
similar types of transactions are grouped together
into three transaction cycles:
the expenditure cycle,
the conversion cycle, and
the revenue cycle.
4. Relationship between Transaction Cycles
Labor
Customers
Finished Goods
Materials
Cash
Cash
Physical Plant
Expenditure Cycle Conversion Cycle Revenue Cycle
Subsystems Subsystems Subsystems
Purchasing/Accounts Payable Production Planning and Control Sales Order Processing
Cash Disbursements Cost Accounting Cash Receipts
Payroll
Fixed Assets
Finished Goods
Cash
5. Each Cycle has Two Subsystems
Expenditure Cycle: time lag between the two due to credit
relations with suppliers:
physical component (acquisition of goods)
financial component (cash disbursements to the supplier)
Conversion Cycle :
the production system (planning, scheduling, and control of the
physical product through the manufacturing process)
the cost accounting system (monitors the flow of cost information
related to production)
Revenue Cycle: time lag between the two due to credit relations
with customers :
physical component (sales order processing)
financial component (cash receipts)
6. Accounting Records
Manual Systems (1)
Source Documents - used to capture and formalize
transaction data needed for transaction processing
Product Documents - the result of transaction
processing
Turnaround Documents - a product document of one
system that becomes a source document for another
system
7. Accounting Records
Manual Systems (2)
Journals - a record of chronological entry
special journals - specific classes of transactions that
occur in high frequency
general journal - nonrecurring, infrequent, and
dissimilar transactions
Ledger - a book of financial accounts
general ledger - shows activity for each account listed
on the chart of accounts
subsidiary ledger - shows activity by detail for each
account type
9. Flow of Info from the Economic Events
Into the General Ledger
Journal
Entry Post
Sales Sales General
Customer's
Order Journal Ledger
Order
Post
ry
sidia
S ub
n cile dger
Accounts Receivable e co l Le
Subsidiary al ly R nera
Ledger o dic to Ge
eri ger
P d
Le
10. Accounting Records in a Computer-Based System
Audit Trail Balance EXPLANATION OF STEPS
Source
Document
Sheet IN FIGURE:
AR XXX
Sales Keying
Orders
1 1. Compare the AR balance
in the balance sheet with the
master file AR control
Transaction
File account balance.
Reference File
Sales
2. Reconcile the AR control
4 Orders figure with the AR subsidiary
Master Files
account total.
Credit File
General Ledger
3. Select a sample of update
Control Accounts entries made to accounts in
Accounts Receivable
Update Inventory the AR subsidiary ledger
Program Cost of Goods
Sold and trace these to
Journal
Sales transactions in the sales
journal (archive file).
Archive File
2
4. From these journal
entries, identify source
documents that can be
Error File
pulled from their files and
verified. If necessary,
3 AR Subsidiary confirm these source
documents by contacting
the customers.
Inventory
Subsidiary
11. Audit Trail
Source General Financial
Journal Statements
Document Ledger
Financial General Source
Statements Journal Document
Ledger
Accountants should be able to trace in both directions.
Sampling and confirmation are two common techniques.
12. Example of Tracing an Audit Trail
Verifying Accounts Receivable
Accounts Receivable Control Account-General Ledger
Accounts Receivable Subsidiary Ledger
(sum of all customers’ receivables)
Sales Journal Cash Receipts Journal
Sales Order Deposit Slip
Shipping Notice
Remittance Advice
13. Computer‐Based Systems
The audit trail is less observable in computer-based
systems than traditional manual systems.
The data entry and computer programs are the
physical trail.
The data are stored in magnetic files.
14. Types of Files
Master File - generally contains account data (e.g.,
general ledger and subsidiary file)
Transaction File - a temporary file containing
transactions since the last update
Reference File - contains relatively constant
information used in processing (e.g., tax tables,
customer addresses)
Archive File - contains past transactions for
reference purposes
16. Batch Processing
A batch is a group of similar transactions that are
accumulated over time and then processed together.
The transactions must be independent of one another
during the time period over which the transactions are
accumulated in order for batch processing to be
appropriate.
A time lag exists between the event and the processing.
17. Batch Processing/Sequential File
Unedited
Sales Keying Transactions
Orders
catches clerical errors
Errors Edit
Run
correct errors and
resubmit
Edited
Transactions
rearranges the transaction data by
Sort key field so that it is in the same
Run sequence as the master file
Transactions
Old Master
(father)
AR
Update changes the values in the master file to
Run reflect the transactions that have occurred
AR
Transactions (eventually transferred to an archive file)
New Master
(son)
18. Steps in Batch Processing/Sequential File
Keystroke - source documents are transcribed by
clerks to magnetic tape for processing later
Edit Run - identifies clerical errors in the batch and
places them into an error file
Sort Run - places the transaction file in the same
order as the master file using a primary key
Update Run - changes the value of appropriate fields
in the master file to reflect the transaction
Backup Procedure - the original master continues to
exist and a new master file is created
19. Advantages of Batch
Processing
Organizations can increase efficiency by grouping
large numbers of transactions into batches rather
than processing each event separately.
Batch processing provides control over the
transaction process via control figures.
20. Real‐Time Systems…
process transactions individually at the moment the
economic event occurs
have no time lag between the economic event and the
processing
generally require greater resources than batch
processing since they require dedicated processing
capacity; however, these cost differentials are
decreasing
oftentimes have longer systems development time
21.
22. Why Do So Many AIS Use Batch
Processing?
AIS processing is characterized by high-volume,
independent transactions, such are recording
cash receipts checks received in the mail.
The processing of such high-volume checks can
be done during an off-peak computer time.
This is one reason why batch processing maybe
done using real-time data collection.
23. Alternatif Data Processing Approach:
Modern Systems versus Legacy Systems‐1
Modern systems characteristics:
client-server based and process transactions in real time
use relational database tables
have high degree of process integration and data sharing
some are mainframe based and use batch processing
Some firms employ legacy systems for certain aspects of their
data processing.
Accountants need to understand legacy systems.
Legacy systems characteristics:
mainframe-based applications
batch oriented
early legacy systems use flat files for data storage
later legacy systems use hierarchical and network
databases
data storage systems promote a single-user environment
that discourages information integration
24. Modern Systems versus Legacy Systems‐2
Updating Master Files: Primary Keys (PK) and Secondary Keys (SK)
Record Structure for
(PK) (SK) (SK) Sales Orders Transaction File
Sales
Account Inventory Quantity Unit Invoice
Order
Number Number Sold Price Amount
Number
(PK) Record Structure for AR Master File
Last
Account Current Credit Billing
Name Address Payment
Number Balance Limit Date
Date
(PK) Record Structure for Inventory Master File
Inventory Quantity Reorder Vendor Standard Total
Description EOQ
Number on Hand Point Number Cost Cost
25. Database Backup Procedures
•Destructive updates leave no backup.
•To preserve adequate records, backup procedures must be
implemented, as shown below:
The master file being updated is copied as a backup.
A recovery program uses the backup to create a pre-
update version of the master file.
Transaction Backup Backup
Master
Program Master
Update
Program
Recovery
Program
26. Documentation Techniques
Documentation in a CB environment is necessary
for many reasons.
Five common documentation techniques:
Entity Relationship Diagram
Data Flow Diagrams
Document Flowcharts
System Flowcharts
Program Flowcharts
27. Entity Relationship Diagram (ERD)…
is a documentation technique to represent the
relationship between entities in a system.
The REA model version of ERD is widely
used in AIS. REA uses 3 types of entities:
resources (cash, raw materials)
events (release of raw materials into the production
process)
agents (inventory control clerk, vendor, production
worker)
29. Cardinalities
Entity Relationship Entity
Sales- 1 1 Car
Assigned Type
person
1 M
Customer Places Order
M M
Vendor Supply Inventory
30. Data Flow Diagrams (DFD)…
use symbols to represent the processes, data
sources, data flows, and entities in a system
represent the logical elements of the system
do not represent the physical system
32. Data Flow Diagram Symbols
Process
Menggambarkan pekerjaan atau aksi yang dilakukan pada
data sehingga data tersebut dapat ditransformasikan,
disimpan atau didistribusikan.
Data Store
Menggambarkan data secara keseluruhan
Dapat menyajikan data dalam bentuk
File folder
Computer-based file
Notebook
33. Data Flow Diagram Symbols
Source/Sink
Menggambarkan asal dan/atau tujuan data.
Kadangkala ditunjukkan sebagai external entity.
Digambarkan dengan simbol segiempat.
Namanya menyatakan sebagai apakah external agent
tersebut.
Karena eksternal, memiliki banyak karakteristik yang tidak
menarik
Data Flow
menggambarkan data yang bergerak dan berpindah sebagai
suatu unit dari satu tempat ke tempat lainnya pada sistem.
Digambarkan sebagai tanda panah.
Pilih nama yang berarti untuk menyajikan data.
35. Context Diagrams
DFD yang meringkas semua aktifitas
pengolahan
View level tertinggi dari suatu sistem
Menunjukkan system boundaries
Skopenya disajikan oleh proses tunggal dan
outside agents
38. Balanced DFDs
Lima slide berikut ini menggambarkan “balanced” data
flow diagrams.
Balanced DFDs ada jika data flows external ekivalen.
DFD yang pertama adalah diagram konteks dan yang
berikutnya adalah suatu “explosion” dari diagram
tersebut ke DFD logik level 0.
Diagram selanjutnya lagi adalah suatu “explosion” dari
DFD logical level 1, dst.
39. A
Source
The
B
System
Context Diagram Sink
39
39
40. A 2.0
Source
C
1.0
Data Store
D
The level 0 3.0 Sink
DFD B
40
40
54. Documentation of DFD
Components
Proses pada level terendah harus
digambarkan secara rinci.
Penyimpanan data harus digambarkan
dalam bentuk data elements
Setiap data element harus digambarkan
Berbagai pilihan untuk definisi proses
harus ada.
55. Preparing Data Flow Diagrams
Baca narasi dengan baik – jumlah
baris dan paragraf pada text.
Siapkan tabel entitas dan aktifitas.
Gambarkan diagram konteks –
gunakan DFD guidelines.
56. DFD Guidelines
1. Masukkan dalam konteks sistem (bubble) setiap entitas
yang melaksanakan satu atau lebih aktifitas – aktifitas
pengolahan informasi.
2. Mulai sekarang, masukkan hanya rutin-rutin pengolahan
normal, tanpa kecuali rutin-rutin atau error routines, pada
diagram konteks, DFD fisik, dan DFD logik level 0.
3. Masukkan pada dokumentasi sistem semua (dan hanya)
aktifitas-aktifitas dan entitas yang dIgambarkan pada
narasi sistem – tidak lebih dan tidak kurang.
4. Saat entitas ganda beroperasi secara identik, gambarkan
hanya satu untuk menggambarkan semua entitas.
57. Causeway Context Diagram
Charge Payment
customer
Cash
receipts Cash receipts
Deposit on account total
system
General
ledger
Bank office
58. DFD Guidelines (cont.)
5. Untuk lebih jelasnya, gambarkan alur data untuk setiap
alur ke dalam dan keluar file. Untuk kejelasan dan
untuk membantu menentukan bahwa Anda telah
memasukkan semua alur penting, beri label tiap alur
dengan nomor aktifitas yang muncul pada alur atau
dengan suatu deskripsi dari alur.
6. Jika suatu file penting secara logik (yaitu, karena suatu
penundaan antara proses), masukkan file pada
diagrams, baik disebut atau tidak disebutkan di narasi.
59. DFD Guidelines (cont.)
7. Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi di tempat
yang sama dan pada waktu yang sama.
8. Kelompokkan aktifitas-aktifitas jika terjadi pada waktu
yang sama tetapi di tempat-tempat yang berbeda.
9. Kelompokkan aktifitas-aktifitas yang berhubungan
secara logik.
10. Agar DFD dapat dibaca, gunakan antara 5 dan 7
bubbles.
61. DFD Guidelines (cont,)
11. Suatu data flow seharusnya menuju ke operasi-operasi entity
square jika hanya melakukan fungsi-fungsi operasi (yaitu,
fungsi-fungsi yang berhubungan dengan pekerjaan seperti
penyimpanan barang, pengambilan barang dari shelter, dst)
yang dilakukan oleh entitas tersebut. Suatu data flow
seharusnya memasukkan entitas bubble jika entitas
operasinya adalah melakukan aktifitas pengolahan informasi.
12. Pada DFD fisik, pembacaan penyimpanan data komputer dan
penulisan ke penyimpanan data komputer harus melalui
computer bubble.
13. Pada DFD logik, data flows tidak dapat mengalir dari buble
(lingkaran) yang memiliki nomor lebih besar ke buble
(lingkaran) yang memiliki nomor lebih kecil.
62. Document Flowcharts
Flowcharts adalah representasi piktorial dari sistem
pengolahan transaksi yang menggambarkan berbagai
jenis alur.
Document Flowchart:
menekankan input-input dan output-output hardcopy serta
alurnya melalui unit-unit organisasi.
Isinya lebih detil daripada DFD.
menggambarkan pemisahan fungsi dari suatu sistem.
Auditors dan accountants dapat menggunakan flowcharts
pada saat menganalisa sistem untuk menunjukkan
kelemahan kontrol dan pelaporan.
63. Common Document Flowcharting
Symbols - I
Punched Card Floppy Disk
Keying operation Manual Operation
Document Connector between
two points on a
flowchart
Multiple copies of
a specific document Journal or ledger
64. Common Document Flowcharting
Symbols - II
Permanent file of Envelope
documents
Information flow
Adding machine
Document flow
tape used for
batch control
Annotation for
additional
explanation
65. A Sample Document Flowchart
Requesting Department Central Supplies Department
12 A
Goods Requisition
Form
1
Goods Requisition
Form
A
File
66. System Flowcharts
System Flowcharts menggambarkan alur data dan
langkah-langkah pengolahan pada suatu sistem
informasi akuntansi.
Simbol-simbol yang digunakan adalah yang sesuai
dengan standar konvensi industri Amerika, yaitu sesuai
dengan American National Standards Institute (ANSI)
Flowcharting symbols dikelompokkan sebagai simbol-
simbol input-output, proses, penyimpanan, simbol-
simbol data dan alur informasi, serta simbol rupa-rupa
(miscellaneous).
67. Standard Flowchart Symbols
INPUTS PROCESSING OUTPUT DATA STORES CONNECTORS
COMPUTER CRT
DOCUMENTS
PROCESS DISPLAY START/STOP
DISK
MANUAL GENERAL
MANUAL PURPOSE
KEYING PROCESS TAPE ON-PAGE
INPUT- CONNECTOR
OUTPUT
PUNCH OFFLINE
PROCESS OFF-PAGE
CARD PAPER
CONNECTOR
LOGIC FLOW
MISCELLANEOUS
FILING SEQUENCE:
ANNOTATIONS A = ALPHABETICAL
C = CHRONOLOGICAL
N = NUMERICAL
BATCH GOODS; I.e. inventory TELECOMMUNICATIONS
TOTAL shipment LINK
68. Common System
Flowcharting Routines
Slide-slide berikut ini menunjukkan beberapa cara
untuk menunjukkan pengolahan dengan
menggunakan system flowcharting.
Perhatikan cara pengesetan kolom-kolom untuk
mengkomunikasikan alur aktifitas antara entitas-
entitas pengolahan.
69. CLERK COMPUTER
Input
document
Data
store1
Key Edit/validate
input input
Display Data
input or error store 2
Resolve
errors, if
any Record
input
Key corrections;
accept input
Masukkan dokumen ke
Accepted
input komputer melalui keyboard,
edit input, record input
Input
document
70. User Computer
User queries the
Process
Query input query
Data
store(s)
computer
Display
Computer
Old Update sequential
Input master data
data
data store
Update
New
master data
71. USER COMPUTER
Document
(Implies manual reconciliation
of batch totals)
Prepare Batch Exception and
batch totals summary report
totals
Record
input
Key
document
Accepted
input
Prepare exception
Transaction
and summary
data
Document report
PREPARATION AND LATER MANUAL
RECONCILIATION OF CONTROL TOTALS
N
72. DATA ENTRY CLERK 1 NETWORKED PCs DATA ENTRY CLERK 2
A
Documents
Documents
Key Record
enter input
Rekey
inputs
Input
Accepted data
inputs
Verified
input
Documents Verify
inputs
A
KEY AND KEY VERIFY INPUTS
73. Scanning clerk Computer
Input
document
Masukkan dokumen ke
komputer dengan
Scan menggunakan scanner.
Update
document data
Data
store(s)
74. Scanning Clerk Computer Data Entry Clerk
Input
Record
document
image
Display
Scan Input Document
image of
document image image
document
Record
data Key data
Masukkan dokumen ke komputer dengan menggunakan
scanner dan manual keying
75. System flowcharting guidelines
1. Bagilah flowchart ke dalam kolom-kolom; masing-
masing satu untuk setiap internal entity dan satu
untuk setiap external entity. Berilah label pada setiap
kolom.
2. Kolom-kolom flowchart harus dibuatkan lay-outnya
sehingga aktifitas-aktifitas flowchart mengalir dari kiri
ke kanan, tetapi kolom-kolom tersebut sebaiknya
ditempatkan agar dapat meminimalkan garis-garis
yang bersilangan (crossed lines) dan konektor (tanda
hubung).
76. System flowcharting guidelines (cont.)
3. Flowchart logic seharusnya mengalir dari atas
ke bawah dan dari kiri ke kanan. Untuk lebih
jelasnya, beri tanda panah pada semua flow
lines.
4. Buatlah flowchart dalam satu halaman. Jika
tidak dapat, gunakan banyak halaman dengan
off-page connectors. Jangan tempelkan,
jangan diikat, jangan diberi staple, atau
apapun untuk memperkecil flowchart agar
menjadi satu halaman.
77.
78. System flowcharting guidelines
(cont.)
5. Di setiap kolom, setidaknya harus ada satu proses
manual, keying operation, atau data store antar
dokumen. Jangan hubungkan secara langsung
dokumen-dokumen pada kolom yang sama.
6. Pada saat terjadi persilangan garis organisasi
(satu kolom dengan yang lain), tunjukkan suatu
dokumen akhir dari kedua garis alur tersebut
kecuali jika hubungannya sangat pendek sehingga
maksudnya menjadi tidak jelas.
79. System flowcharting guidelines
(cont.)
7. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang
dicetak di pengolahan data (PD) seharusnya
ditunjukkan dulu di kolom PD. Kemudian tunjukkan
tujuan dokumen atau laporan ke unit tujuan.
8. Dokumen-dokumen atau laporan-laporan yang
dicetak oleh fasilitas peralatan komputer terpusat di
unit organisasi lain (gudang, bagian pengiriman)
seharusnya tidak ditunjukkan pada fasilitas
komputer.
80. System flowcharting guidelines
(cont.)
9. Pengolahan di dalam unit organisasi pada alat –alat
seperti PC atau cash register yang dikomputerisasi
seharusnya ditunjukkan pada unit tersebut atau
sebagai kolom terpisah dekat dengan unit tersebut,
tetapi tidak pada kolom fasilitas komputer pusat.
10. Langkah-langkah pengolahan sekuensial (baik
yang dikomputerisasi ataupun yang manual)
dengan tanpa penundaan antara proses-proses
tersebut dapat ditunjukkan sebagai satu proses
atau sebagai urutan proses.
81. System flowcharting guidelines
(cont.)
11. Satu-satunya cara ke unit penyimpanan data
komputer adalah melalui segi empat pengolahan
komputer.
12. Proses manual tidak diperlukan untuk
menunjukkan pengiriman suatu dokumen.
Pengiriman dokumen harus dijelaskan dari
perpindahan dokumen itu sendiri.
13. Jangan menggunakan proses manual untuk
memfile suatu dokumen. Tunjukkan saja dokumen
yang akan dimasukkan ke file.
82. Sales Department Credit Department Warehouse Shipping Department
Sales A
Customer
Order #1 Sales
Order2
Customer Sales
Checks
Order Credit Order 4
Credit
Records Sales
Picks Stock
Prepare Records Order3
Goods
Sales
Orders Signed Sales
Order #1
Customer Sales Picks
Order Order2 Goods
Sales
Order #1
Sales
Sales
Order #1
OrderSales
#1 Sales
Order #1 Order 4
Sales
Signed Sales Order3
N Order #1
Sales
Order2 N
Distribute
SO and
File A
Customer
Sales Customer
Order Sales
Signed
Order #1 Order 4
Sales
Order3 Finished Document Flowchart
Sales Showing Areas of Activity
N
Order2
83. Program Flowcharts…
illustrate the logic used in programs
Program Flowchart Symbols
Terminal start or
Logical process
end operation
Input/output
operation
Decision
Flow of logical
process
84. LATIHAN
Soal 1
Untuk aktivitas-aktivitas berikut ini, gambarkanlah
potongan flowchart yang tepat.
1. File pesanan penjualan dan file penerimaan kas
digunakan untuk meng –update master file
pesanan penjualan.
2. Fungsi akuntansi menerima tiga dokumen : order
penjualan, bukti pengiriman dan faktur penjualan.
Ketiga dokumen tersebut dibandingkan dan
kemudian diarsipkan. Selain itu, fungsi akuntansi
juga melakukan pencatatan pada jurnal penjualan.
85. LATIHAN
Soal 2
PT AYO MAJU adalah sebuah perusahaan yang berlokasi di Bekasi. Deskripsi
dari sistem pengolahan gaji yang dimiliki oleh perusahaan adalah sebagai
berikut:
Untuk menghitung gaji pegawai, perusahaan menggunakan data yang berasal
dari kartu yang berisi data waktu kerja pegawai dari berbagai departemen
serta data pegawai yang disiapkan oleh bagian sumber daya manusia (SDM).
Data file pegawai/gaji dari bagian SDM selalu diupdate terlebih dahulu
sebelum dikirim ke sistem pengolahan gaji pegawai .
Proses pembayaran gaji pegawai akan menghasilkan cek bagi pegawai serta
payroll check bagi bank. Data gaji pegawai yang telah diproses akan disimpan
kembali pada file employee/gaji pegawai dan akan digunakan untuk
mempersiapkan laporan gaji pegawai bagi manajemen serta untuk menghitung
pajak untuk yang dibayarkan ke pemerintah.
86. LATIHAN
Soal 2
Proses untuk pembayaran gaji pegawai juga menghasilkan
payroll disbursement voucher.
Proses pembayaran pajak kepada pemerintah menghasilkan
payrol disbursement voucher dan laporan pajak dan cek
untuk pembayaran pajak. Payroll disbursement voucher yang
dihasilkan dari proses pembayaran gaji pegawai dan proses
pembayaran pajak akan digunakan untuk mengupdate
general ledger.
Anda diminta:
Buat diagram konteks dan DFD level zero dari sistem
pengolahan gaji PT AYO MAJU.