2. Eventos
Los eventos en la asociación
representan por un lado la posibilidad de
generar un ingreso de efectivo
considerable para el capitulo, y por otro
lado proyectar hacia el cliente externo
la imagen de ANEIAP como organizador
de eventos de alta calidad es por esto
que todos los aspectos relacionados
deben manejarse de la mejor manera.
3. Comité Organizador
El comité esta generalmente
constituido por asociados de las
diferentes direcciones de
ANEIAP, con el propósito de
consolidar un grupo
interdisciplinario
4. Comité Organizador
Coordinador
General
Coordinador de
Comunicaciones
Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de Coordinador de
Mercadeo Académico Publicidad Finanzas Logística
5. Coordinador de Publicidad
Diseñar las diferentes campañas de
marketing tanto interno como
externo y garantizar la existencia
de todos los elementos para
las estrategias a implementar en los
diferentes medios de difusión,
buscando siempre el
posicionamiento del evento y de
ANEIAP
8. 1. Planeación
o Definir la Imagen Corporativa del evento.
o Diseñar estrategias de comercialización del evento, desde
todas sus perspectivas: PARTICIPANTES,
PATROCINADORES y EMPRESAS.
o Coordinar la Conceptualización, el Diseño y la Impresión del
Material Publicitario requerido para el evento
o Diseñar estrategias publicitarias a través de medios de
comunicación.
o Definir la información para cada una de las fases
o Iniciar la campaña de expectativa
9. 2. Lanzamiento
o Ejecutar el lanzamiento del evento (fin expectativa)
o Puesta en marcha de las diferentes estrategias
publicitarias (Pagina WEB)
o Corte 1 Publicidad física (Posters con la imagen del
evento, el eje temático, el sitio, la fecha)
o Lanzamiento primer video publicitario Información
general, videos de conferencistas, o de los ejes
temáticos
Se busca dar un “boom” inicial a los posibles asistentes.
10. 3. Sostenimiento
o Gira Publicitaria
o Consolidación y difusión constante de la información del evento
o Corte 2 Publicidad física (Piezas con información como
planes de pago, conferencistas confirmados, primeras
ponencias)
o Lanzamiento otras piezas publicitarias, video del evento,
incursión en otros medios de comunicación.
Conferencia gratuita con el eje temático para sensibilizar a la
comunidad
La idea de esta fase es sostener la imagen del evento, y que
no se pierda el trabajo inicial de promoción por lo tanto es
necesario renovar e innovar
11. 4. Cierre
La fase de cierre es la mas importante, ya que cronológicamente
esta sobre el periodo en donde mas ventas de cupos se hacen al
evento, y es allí donde el impacto sobre el publico debe ser mayor
y se debe generar el “boom” mas grande y sostenido; todas las
personas deben estar concientes del evento.
o Corte 3 Publicidad física: además de posters, volantes, flyers,
stands, donde se de toda la información del evento, la totalidad
de los conferencistas, el cronograma de actividades, planes
de pago.
o A través de los medios masivos de comunicación, vender el
evento desde la calidad de los conferencistas publicando los
perfiles de los mismos
12. 4. Cierre
o A través de los medios masivos de comunicación, vender el
evento desde la importancia del eje temático para los
estudiantes y la relevancia para su vida profesional
o Vender el evento desde los patrocinadores o colaboradores
como la Universidad para demostrar que este tiene un
respaldo importante.
o Respaldar el evento a través de la trayectoria de la ANEIAP
o Incluir en la difusión a los diferentes profesores de la
Universidad que apoyen la asociación.
o Envió de correos masivos institucionales
Es importante que en esta fase nunca se baje el ritmo de difusion
de la informacion.
13. Evento
Garantizar la buena imagen del evento
o Cumplimiento de cronograma
o Buen trato a los asistentes
o Estado optimo de las instalaciones
o Garantizar que se difunda la imagen de ANEIAP
14. Post Evento
Elaborar documento final sobre:
o Base de Datos de los Contactos Realizados.
o Base de Datos de los Participantes del Evento.
o Completo Registro de lo Acontecido.
Agradecimientos a través de los medios de
comunicación, publicación de videos del evento,
publicación de frases de éxitos para el evento.
15. Coordinador de Mercadeo
Su objetivo es consolidar una red de colaboradores al
evento, generando de esta forma reducción de los costos y
difusión en la empresa privada y gremios de la ANEIAP y del
evento.
Además de esto debe garantizar la existencia de las
diferentes herramientas relacionadas para tal fin.
17. Plan de Mercadeo
El plan de mercadeo es el conjunto de actividades
mediante las cuales se va a cumplir a cabalidad el
objetivo de la coordinación de mercadeo:
1. Análisis financiero
2. Identificación de requerimientos
3. Definir empresas objetivo
4. Contacto
5. Negociación
6. Cierre del convenio
7. Post Evento
18. 1. Análisis financiero
La gestión de patrocinios debe enfocarse hacia los costos
mas representativos del evento, para que sea mas efectivo
el proceso.
Se recomienda hacer una revisión general del presupuesto
Herramientas disponibles:
Presupuesto del evento
Pareto: 80 - 20
19. 2. Identificación de
requerimientos
Una vez se haga el análisis financiero debe identificarse los
elementos que pueden ser gestionados mediante
patrocinios o alianzas.
Se debe tener claridad en lo que se debe obtener, en cuanto
a cantidad total de elementos y el costo comercial
20. 3. Definir empresas
objetivo
Se analiza que empresas están en capacidad de ofrecer lo que
necesita el evento basados en los requerimientos
establecidos, una vez hecho esto, se busca cubrir la totalidad
de los requerimientos, elaborar el plan de patrocinios (Ver
manual de eventos punto 15: “ 2. Como elaborar un paquete
de patrocinios)
Herramientas disponibles:
Bases de datos empresariales
Bases de datos colaboradores
ANEIAP
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 2
21. 4. Contacto
Se establece el primer acercamiento con la persona
adecuada de la compañía (Ver manual de eventos punto 15:
“4. mecanismos para contactar la persona que nos
interesa en la empresa”), Puede ser a través de una visita,
una llamada, o el envió de una carta (Ver manual de eventos
punto 15: “1. Cartas para los diferentes tipos eventos y
empresas) debidamente membretada para dar seriedad a
la carta)
Herramientas disponibles:
Membrete oficial
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 1
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 4
22. 5. Negociación
La negociación es la parte mas importante del proceso ya
que allí se define si el trabajo ejecutado presenta los
resultados esperados, en esta parte se pone a prueba la
capacidad del coordinador de publicidad para superar la
frustración, y sacar adelante el objetivo y por lo tanto se
genera el mayor aprendizaje debido al dominio que se
adquiere en este tipo de situación que serán pan de cada día
en la vida profesional
En la capacidad que tengamos de salir victoriosos de esta
batalla, es que se formara progresivamente el ingeniero
integral.
23. 5. Negociación
La negociación parte de la exposición de las exigencias y los
beneficios para la empresa, el empresario siempre tiene el
enfoque de hacer algo en la medida que se genera un
beneficio para el o su compañía, por lo tanto es de vital
importancia que nuestro portafolio sea solido y que se
tenga dominio sobre el para lograr hacérselo entender al
empresario (Ver manual de eventos punto 15: “3. Como
negociar con la empresa)
Negación: el empresario muy seguramente diga que no al
primer intento, es en esta situación que se debe superar la
negativa e insistir.
24. 5. Negociación
REBATIR
El empresario va a generar una serie de objeciones, para no
apoyar el evento, que parte del desconocimiento que tenga
del ejercicio, o del recelo a implementar esta actividad en su
compañía mas que por su poca disponibilidad para
patrocinar.
Para rebatir debemos tener escucha activa, identificar
donde se presentan las dudas del empresario y
aclarárselas al instante, (Ver manual de eventos punto 15:
“5. Como responder a las objeciones del empresario)
25. 5. Negociación
Además de lo anterior es de vital importancia impactar al
empresario desde la primer impresión y mediante
características de un buen negociante (Ver manual de
eventos punto 15: “6. Presentación personal , vocabulario,
actitud personal. para ir a una cita”)
Herramientas disponibles:
Los 7 hábitos de la gestión comercial
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 3
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 5
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 6
26. Los 7 hábitos de la gestión
comercial
o Actitud mental positiva
o Vender su personalidad
o El contacto inicial
o Es cuestión de innovación
o Presentarse como una solución
o Crear una sensación de urgencia
o El arte de cerrar el convenio
27. 6. Cierre del convenio
Debe dejarse por escrito el compromiso de ambas partes
para evitar que en previo al evento el patrocinador deshaga
el trato.
Hay que considerar que en adelante este empresario va a
ser parte de los colaboradores y patrocinadores de
ANEIAP y por lo tanto el trato debe ser el adecuado.
28. Post Evento
Enviar Carta de Agradecimiento a las empresas
contactadas, donde se incluye un Resumen Ejecutivo del
mismo (Ver manual de eventos punto 15: “7.
Presentación personal , vocabulario, actitud personal.
para ir a una cita”)
Consolidar la base de datos de colaboradores del
evento.
Herramientas disponibles:
Manual de eventos ANEIAP Punto 15 . 7
