Kajian Document Management System

KAJIAN PENGEMBANGAN APLIKASI DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM
LAPORAN AKHIR

Daftar Isi
Tentang Dokumen Ini
Executive Summary
1. Hasil Asesmen
• Hasil Asesmen Bisnis
Memaparkan hasil asesmen dari aspek bisnis
terkait kebutuhan DMS di Hire Engineering.
• Hasil Asesmen Kondisi Eksisting Pengelolaan
Dokumen
Memaparkan hasil asesmen dari aspek
pengelolaan dokumen eksisting di Hire
Engineering.
• Hasil AsesmenTeknis
Memaparkan hasil asesmen dari aspek teknis
terkait pengembangan kebutuhan aplikasi DMS di
Hire Engineering.
2. Overview
Memberikan ulasan dan gambaran tentang
Document Management, mulai dari definisi,
fungsi, best practices, trend dan issue.
3. Analisa
Memberikan analisa terkait hasil asesmen kajian
pengembangan aplikasi Document Management
di Hire Engineering
4. Rekomendasi
Memberikan rekomendasi terkait kebutuhan
aplikasi Document Management System di Hire
Engineering
LAMPIRAN-LAMPIRAN
Daftar Isi Dokumen
2

Tentang Dokumen Ini
• PT. Hexa Integra Engineering (Hire Engineering)
telah menugaskan PT. Sharing Vision Indonesia
untuk melaksanakan pekerjaan Jasa Konsultasi
Kajian Pengembangan Aplikasi Document
Management System Hire Engineering. Tim
dari PT. Sharing Vision Indonesia yang
melakukan pekerjaan ini adalah Ali Akbar
sebagai Project Manager, dan Didiet R.
Purnamahadhi sebagai Junior Consultant.
• Dokumen ini adalah laporan akhir pekerjaan
Jasa Konsultasi Kajian Pengembangan
Aplikasi Document Management System Hire
Engineering.
• Isi laporan akhir ini mencakup Executive
Summary, Hasil Asesmen, Overview
Document Management, Analisa, dan
Rekomendasi, serta Lampiran-Lampiran yang
merupakan bagian dari pekerjaan ini.
3

EXECUTIVE SUMMARY

Assessment
Requirement
Analysis
Rekomendasi
Kajian Document Management System
5

Hasil
Asesmen
Rekomendasi
6
• Tidak ada pengelolaan dokumen perusahaan
secara sistem
• Dokumen tersebar di masing-masing orang.
• Perlu keseragaman dalam pengelolaan
dokumen perusahaan.
• Tidak ada pengaturan keamanan dalam
melakukan akses ke dokumen.
• Tidak ada taksonomi dan metadata dalam
pengelolaan dokumen eksisting.
Requirement
Analisa
• Membutuhkan sebuah aplikasi Document
Management sebagai pengelolaan
dokumen kerja di Hire Engineering.
• Membutuhkan infrastruktur pendukung
pengembangan aplikasi
• Membutuhkan kebijakan dan SOP tentang
pengelolaan dokumen di lingkungan Hire
Engineering.
Analisa dan Rekomendasi
• Menyusun kebijakan dan SOP pengelolaan
dokumen (document management)
• Mengimplementasikan aplikasi dan infrastruktur
pendukung:
• Fitur yang dibutuhkan dari DMS: fungsi
storage, retrieval, security, archival,
retention, distribution, dan creation
• Fitur penyusunan struktur folder, user &
group management, versioning,
upload/download, dashboard, metadata,
serta indexing & tagging.
• Pengelolaan bandwidth
• Pengelolaan dokumen perusahaan perlu
diperbaiki dengan penerapan Dokumen
Management secara menyeluruh
• Diperlukan pula integrasi dengan website

1
HASIL ASESMEN
1 HasilAsesmen Bisnis
Memaparkan hasil asesmen dari aspek bisnis terkait kebutuhan DMS
di Hire Engineering.
2 Hasil Asesmen Kondisi Eksisting Pengelolaan
Dokumen
Memaparkan hasil asesmen dari aspek pengelolaan dokumen eksisting
di Hire Engineering.
3 Hasil AsesmenTeknis
Memaparkan hasil asesmen dari aspek teknis terkait pengembangan
kebutuhan aplikasi DMS di Hire Engineering.

Aspek-Aspek dalam Asesmen User
• Melakukan interview dengan pengelola dokumen terkait
kebutuhan pengembangan aplikasi dari sisi bisnis
Aspek Bisnis
• Melakukan analisa pengelolaan dokumen dan kebutuhan-
kebutuhan dalam pengembangan aplikasi
Aspek Pengelolaan Dokumen
• Melakukan analisa aspek teknologi yang dibutuhkan dalam
pengembangan aplikasi.
AspekTeknologi
8

Hasil Asesmen Bisnis (1)
Masukan dari Komisaris
9
1. Solusi yang direkomendasikan bagi hire harus merujuk kepada best practice dan
sesuai dengan benchmark di perusahaan lain dengan aktivitas yang mirip dan
berukuran setara (40 orang).
2. Pengaturan pengelolaan dokumen bukan hanya di perusahaan, namun pula di
individu.
3. Tidak boleh tergantung orang, harus bisa system based dan users friendly (taxonomy-
substansi seperti struktur folder milik Pak Nur Ali dan Pak Iqbal & expansion untuk
download, up load & updating, administration & security).
4. Memiliki dashboard yang juga dapat dilihat secara mobile.
5. Pembatasan akses minimal dibagi menjadi tiga kelompok: umum, terbatas dan
khusus.
6. Tindak lanjut terkait dengan pengembangan dan pemanfaatan [PIC, Pelaksana, TOR
(Materi, Jadwal, Biaya)], termasuk di dalamnya terkait dengan pengembangan SOP,
bandwidth, dsb)

Hasil Wawancara
Direksi
1. Mengapa Hire Engineering membutuhkan sebuah kajian
Document Management System dalam upaya mendukung bisnis
dan operasionalnya?
1. Intinya adalah ingin menuju era paperless, dan keteraturan dalam pekerjaan.
Juga karena perusahaan berbasis paperwork yang sangat bergantung kepada
dokumen yang saat ini pengelolaannya dirasa belum optimal.
2. Efisiensi dalam pekerjaan karena saat ini setiap orang punya cara nya masing-
masing untuk pengelolaan dokumen. Hal tersebut menjadi tidak standar, baik
dalam penamaan file maupun penyimpanan dokumen (store)
3. Dokumen yang sudah diarsipkan/tidak digunakan kembali (frozen) belum
optimal digunakan karena belum ada kewajiban dalam pengisian terkait
database. Diharapkan nantinya sistem DMS bisa mengcover hal tersebut.
10

Hasil Wawancara
Direksi
2. Apa yang diharapkan dari sebuah sistem Document
Management System? Ouput apa yang dirasa penting ketika DMS
tersebut diimplementasikan?
1. Adanya keseragaman dalam pengelolaan dokumen di perusahaan, sehingga
memudahkan pengguna lain dalam mencari satu dokumen.
2. Adanya tingkat akurasi, kecepatan, ketepatan yang tinggi dan efisiensi dari
sisi waktu ketika mengakses suatu dokumen dan bisa diakses dimana pun.
11

Hasil Wawancara
Direksi
3. Apa masukan utama dalam rencana pengembangan DMS di
Hire Enginering ini?
1. Sistem nantinya harus expandable dan well develop
2. Menerapkan prinsip-prinsip security yang ketat dalam hal akses
3. Sistem yang easy to use, easy to find, dan user friendly
4. Sistem numbering yang tepat
5. Taksonomi dokumen yang tepat
6. Bisa digunakan sebagai dokumen kontrol
7. Membagi dokumen project dan non project secara tepat
8. Sistem DMS nanti sesuai dengan fungsi dan fiturnya dan mudah digunakan
oleh penggunanya.
12

Hasil Asesmen Pengelolaan Dokumen Eksisting (1)
1. Dokumen masih disimpan di masing-masing orang, baik di perangkat laptop maupun PC.
Namun di Hire Engineering dominan penyimpanan ada di Direksi GA & Administration
dengan struktur folder penyimpanan eksisiting yang disusun sendiri (struktur folder ada di
Lampiran).
2. Folder folder terkait pekerjaan dibuat berdasarkan kategori dan disesuaikan kebutuhannya.
Jika ada dokumen yang tidak sesuai kategori, maka akan dibuatkan kategori baru..
3. Folder dibuat per proyek dan setiap proyek kontennya berbeda satu sama lain sesuai
kebutuhan.
4. Cara versioning dokumen masih sederhana, menggandakan dokumen/file tersebut (save as)
lalu menamai ulang (rename) dengan format nama file_tanggal.
5. Pertukaran dokumen proyek lebih banyak melalui email.
6. Belum ada pengelolaan dokumen, baik project atau pun non project.
7. Taksonomi dokumen masih berupa draft, belum disahkan sebagai ketentuan dan masih
harus disempurnakan apakah taksonomi tersebut sudah sesuai atau masih perlu
penambahan.
8. Belum concern terhadap standar penamaan file, metadata, atau pun arsip dan jadwal
retensi.
Eksisting
13

Hasil Asesmen Pengelolaan Dokumen Eksisting (2)
1. Sistem nantinya ada level akses untuk membatasi user dalam mengakses dokumen.
2. Pengelolaan dokumen project dan non project (keuangan, SDM, administrasi).
3. Penamaan file yang seragam
4. Metadata dokumen yang sesuai dan membantu user mencari dokumen yang
diinginkan.
5. Arsip dan jadwal retensi terdefinisi dengan baik.
6. Fungsi dan fitur dalam sistem nantinya bersifat komprehensif dan menerapkan prinsip-
prinsip security.
7. Taksonomi yang disusun sesuai dengan kondisi dan kebutuhan perusahaan dan sesuai
best practice.
8. Perlunya SOP dan guideline yang jelas untuk pengelolaan dokumen, baik untuk sistem
maupun user nya.
9. Karena adanya kebutuhan remote office di masa depan, baik untuk kantor proyek
maupun kantor cabang, menginginkan untuk menyimpan dokumen di cloud supaya
mudah diakses dimana saja.
Future
14

Hasil Asesmen Teknologi (1)
1. Infrastruktur teknologi yang diharapkan dalam dalam rencana
pengembangan DMS di Hire Engineering ini (server, jaringan,
storage)?
1. Sesuai kapasitas, redundant, ketika terjadi gangguan sistem masih bisa
berjalan sehingga bisnis tidak terganggu.
2. Harus bisa di-expandable dan dikembangkan secara terus-menerus.
3. Tidak terbatas dari sisi waktu, artinya tidak hanya untuk dikembangkan
untuk 1-2 tahun ke depan, tapi juga untuk 5-10 tahun ke depan.
15

Hasil Asesmen Teknologi (2)
2. Pemilihan pengembangan aplikasi, apakah open source,
mengembangkan sendiri, membeli paket yang sudah jadi, atau
cloud service?
1. Disesuaikan dengan kebutuhan, tapi harus bisa memenuhi kebutuhan dan
fungsi-fungsi utamanya dengan fokus pada keamanan dan akses.
2. Tentunya melihat dengan anggaran dan kesesuaian antara investasi yang
dikeluarkan dengan aplikasi yang akan diperoleh. Jangan sampai
mengeluarkan biaya investasi yang tinggi namun manfaat yang diperoleh
tidak sesuai dengan kebutuhan dan fungsi-fungsinya
3. Meminta rekomendasi dari SharingVision tentang pemilihan aplikasi yang
terbaik untuk digunakan di lingkungan Hire Engineering.
16

2
OVERVIEW
1 Overview Document Management
Memberikan ulasan dan gambaran tentang Document Management,
mulai dari definisi, fungsi, best practices, trend dan issue.

• Beragam jenis format
• Tersebar di berbagai lokasi penyimpanan
• Diolah menggunakan beragam jenis
aplikasi
• Jika mengetahui informasi
yang dimaksud butuh waktu
dan effort dua kali lebih
besar untuk mencarinya.
• Terjadi duplikasi pekerjaan
untuk mengelola data yang
sama.
• Dibutuhkan tempat
penyimpanan dua kali lebih
besar untuk menyimpan
data yang sama.
Akibat
18
Masalah Pengelolaan Informasi

• DAMA DMBOK merupakan best practice yang
mendefinisikan pengelolaan data berdasarkan fungsi-
fungsi manajemen.
• DAMA DMBOK terbagi ke dalam 10 (sepuluh) fungsi
pengelolaan data, yaitu Data Governance, Data
Architecture Management, Data Development, Data
Operations Management, Data Security Management,
Reference and Master Data Management, DataWarehousing
and Business Intelligence, Document and Content
Management, Meta-data Management, dan Data Quality
Management.
• Bab 8 dari DAMA DMBOK memuat tentang standar
Document & Content Management dengan aktivitas mulai
dari Planning (perencanaan), Development
(pengembangan), Operational (operasional), dan Control
(pengawasan)
Best Practices Document Management: DAMA DMBOK
(Data Management Body of Knowledge)
19
The DAMA Guide to the Data Management Body of Knowledge – First Edition_Edited

Data Architecture
Management
Data Quality
Management
Meta Data
Management
Document &
Content
Management
Data Governance
Reference and
Master Data
Management
Data Operation
Management
Data Development
Data Security
Management
Data
Warehousing
and Business
Intelligence
Management
20
Document & Content Management (DAMA-DMBOK)
Standar Data Management Body of
Knowledge (DAMA-DMBOK) memuat
fungsi manajemen data, salah satunya
adalah Document & Content
Management.Terbagi menjadi dua sub
bagian, yaitu Document Management
dan Content Management. Document
Management fokus pada penyimpanan,
inventory, dan kontrol terhadap
dokumen, sedangkan Content
Management fokus pada proses, teknik,
dan teknologi untuk mengorganisasi,
mengkategori, dan struktur akses
terhadap informasi.
The DAMA Guide to the Data Management Body of Knowledge – First Edition_Edited

Menjelaskan
rangkuman dari
elemen-elemen di
dalam tiap fungsi
(dapat disebut juga
program) dalam
data manajemen.
Diagram Konteks Document & Content Management
21
The DAMA Guide to
the Data Management
Body of Knowledge –
First Edition_Edited

1. Melindungi dan memastikan ketersediaan penyimpanan aset data
dalam format yang kurang terstruktur.
2.Mengaktifkan pengambilan dan penggunaan data dan informasi
yang efektif dan efisien dalam format yang tidak terstruktur.
3.Memenuhi kewajiban hukum dan harapan pelanggan.
4.Menjamin kelangsungan bisnis melalui retensi, pemulihan, dan
konversi.
5.Mengontrol biaya operasi penyimpanan dokumen.
22
Tujuan Document Management

Setiap orang dalam perusahaan mempunyai peran dalam menjaga dokumen
baik masa kini maupun masa yang akan datang.
Para ahli dalam penanganan catatan (records) dan konten harus sepenuhnya
terlibat dalam kebijakan dan perencanaan manajemen dokumen.
Pengelolaan, pengendalian, penggunaan, penyimpanan, pengambilan, retensi
dan pemusnahan dokumen harus menggunakan kebijakan dan prosedur resmi.
Meskipun tidak ada profesional manajemen record, semua orang dalam
perusahaan dapat dilatih agar memiliki pemahaman yang sama terhadap
setiap proses manajemen dokumen.
Prinsip
Document
Management
23
Prinsip Document Management

Aktivitas Manajemen Data
• 8.1 Plan for Managing Electronic & Physical
Documents
• 8.2 Define & Maintain EnterpriseTaxonomies
8.3 Implement &
Maintain Document
Storage Systems
• 8.4 Acquire &
Store Documents
• 8.5 Index
Document
Information
Contents
• 8.6 Backup &
Recover
Documents
• 8.7 Support
Document
Content Analysis
• 8.8 Support
Document Access,
Circulation &
Update
• 8.10Archive,
Retrieve & Purge
Documents
• 8.9 Monitor &Tune Document Retrieval Performance
• 8.11 Audit Document & Content Management
24

1. Document Management System adalah sebuah penggunaan sebuah sistem komputer dan
perangkat lunak yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, maupun menemukan kembali
dokumen elektronik maupun dokumen alih bentuk dari berbentuk kertas hasil pemindaian melalui
scanner.
2. Fungsi dan fitur dalam sebuah document management biasanya terdiri dari :
• Folder Structure
• Users & Groups Management
• Versioning
• Bulk Upload/Download
• Dashboard
• Check in / Check Out Document
• RSS Feeds
• Metadata
• Permission
• Multi Plug-In
• Indexing
• Tag
• Workflow and Collaboration
Storage
Retrieval
Security
Archival
Retention
Distribution
Creation
Fungsi Fitur
25
Document Storage System / Document Management System

Aktivitas utama:
1. perolehan dokumen dan konten
(capture)
2. manajemen dokumen (manage)
3. penyimpanan dokumen (store)
4. publikasi/penyaluran dokumen dan
konten (deliver)
5. retensi dan pemusnahan dokumen
(preserve)
fokus : integritas & akses
26
Aktivitas di Dalam Document Management System

Benchmarking Document Management System:
Enterprise Content Management
27
Istilah Enterprise Content Management
(ECM) merupakan kesatuan kerangka
kerja strategis dan arsitektur teknis
yang mendukung semua jenis konten
dan format sesuai siklus hidupnya.
Sebagai kerangka kerja yang bersifat
strategis, ECM membantu perusahaan
mengendalikan konten yang dimiliki
yang dapat meningkatkan
produktivitas, mendorong kolaborasi,
pemenuhan regulasi, serta
pengaktifan proses contentcentric
yang lebih baik dan membuat
informasi lebih mudah untuk
disebarkan.
20%
5%
10%
15%15%
20%
15%
Enterprise Content Management
Document Management
Web content management
Records management
Image-processing applications
Social content
Content workflow
Extended components
Sumber: Magic Quadrant for EnterpriseContent Management
Published: 25 September 2014
Komponen inti sebuah platform
ECM, serta bobot fungsional
masing-masing.

28
Gartner Magic Quadrant for ECM
Gartner memprediksikan pada tahun 2016
manajemen konten akan bersifat
personalisasi, dengan setiap proses dan
folder kerja akan disesuaikan dengan
kebutuhan tiap individu.
Pada 2017, hampir 50% dari semua konten
bisnis akan bersifat nontekstual, dimana
organisasi perlu untuk lebih berinvestasi
lebih dalam proses analitikal sebagai
bagian dari manajemen konten.
https://www.gartner.com/doc/2854918/magic-quadrant-
enterprise-content-management

3
ANALISA
1 Analisa Kebutuhan Aplikasi Document Management
System
Memberikan analisa kebutuhan pengembangan Document
Management System dari sisi teknis dan biaya.

Analisa Bisnis
1. Keseragaman dalam pengelolaan dokumen di perusahaan yang memudahkan
pengguna lain ketika mencari satu dokumen.
2. Tingkat akurasi, kecepatan, dan ketepatan yang tinggi dan efisiensi dari sisi waktu
ketika mengakses suatu dokumen dan bisa diakses dimana pun.
3. Menginginkan satu sistem penyimpanan dokumen perusahaan dan hasil
pekerjaan, baik project maupun non project, dalam satu tempat penyimpanan
yang terkontrol dan dikelola dengan baik
4. Kebutuhan dalam media sharing file dan informasi dalam pekerjaan di dalam
perusahaan.
5. Media untuk penyimpanan berbagai versi/historical pekerjaan dan dokumen-
dokumen yang dihasilkan perusahaan.
6. Kebutuhan keamanan terhadap akses terhadap dokumen sesuai dengan domain
masing-masing user.
7. Memerlukan sistem pengelolaan dokumen yang expandable, well develop,
menerapkan prinsip-prinsip security yang ketat dalam hal akses, sistem yang easy
to use, easy to find, dan user friendly.
30

Analisa Kebutuhan Fungsi Document Management System
Storage
Retrieval
Security
Archival
Retention
Distribution
Creation
1. Storage: Fungsi Document Management System ini
nantinya akan berfungsi sebagai tempat penyimpanan
dokumen-dokumen perusahaan.
2. Retrieval: fungsinya untuk mencari dokumen
perusahaan yang dilengkapi fitur-fitur pencarian yang
memudahkan user mencari dokumen.
3. Security: fungsi keamanan untuk menjaga integritas
dokumen melalui hak akses dan level yang telah
disepakati perusahaan.
4. Archival: fungsi menjadi tempat arsip dokumen
perusahaan yang telah masuk jadwal retensi arsip
sesuai periode waktu yang telah ditentukan.
5. Retention: fungsi retensi arsip melalui pengelolaan
waktu dan jadwal arsip perusahaan.
6. Distribution: fungsi distribusi dokumen, siapa saja yang
bisa mengakakses dan memperoleh dokumen.
7. Creation: fungsi pembuatan dokumen, dimana proses
upload dokumen ke dalam sistem harus melalui satu
proses tertentu sesuai prosedur yang telah ditetapkan.
Fungsi
31
Enterprise
Document
Management

Analisa Kebutuhan Fitur Document Management System
Folder Structure
User & Group Management
Versioning
Upload/Download
Dashboard
Metadata
Indexing & Tagging
Enterprise
Document
Management
1. Folder Structure: fitur untuk membagi dokumen ke dalam satu
bentuk struktur folder yang disusun berdasarkan taksonomi
yang disusun.
2. User & Group Management: fitur yang berfungsi untuk
pengelolaan user dan membagi akses sesuai domainnya
masing-masing.
3. Versioning: fitur pemversian dokumen yang bertujuan untuk
memudahkan nomor versi dokumen secara otomatis.
4. Upload/Download: fitur untuk melakukan penyimpanan dan
pengambilan dokumen melalui proses upload dan download
sehingga dokumen tetap terjaga integritasnya.
5. Dashboard: fitur yang berada di paling depan ketika seorang
pengguna mengakses ke dalam sistem. Di dashboard ini bisa
ditampilkan informasi yang sesuai dengan kebutuhan.
6. Metadata: fitur untuk menjelaskan data tentang satu dokumen,
yang terdiri dari elemen-elemen yang disusun sedemikian rupa
untuk memudahkan pengguna mencari dokumen.
7. Indexing & Tagging: fitur yang menyediakan kata kunci untuk
menjelaskan satu dokumen dan disusun berdasarkan alfabetis.
Fitur
32

Analisa Teknologi
33
Open Source
Application Development
Cloud (SaaS)

Analisa Teknologi (Open Source)
Open source atau yang diartikan sebagai software terbuka atau
dengan kata lain free software (perangkat lunak bebas) merupakan
perangkat lunak (software) yang lisensinya memberi kebebasan
kepada para pengguna untuk menjalankan program apa saja,
mempelajari dan memodifikasi program, dan mendistribusikan
program yang asli atau yang sudah dimodifikasi tanpa harus
membayar royalty kepada pengembang sebelumnya .
1. Software Open Source biasanya
dikembangkan oleh suatu lembaga atau
komunitas yang ahli dibidangnya secara
bersama-sama sehingga masalah yang
ditemukan bisa dengan cepat diatasi.
2. Fitur yang banyak dan kompleks begitu pula
dengan kemampuannya.
3. Software Open Source berlisensi GPL (General
Public Licence) sehingga pengguna tidak
dikenakan biaya untuk software tersebut.
1. User interface yang kadang cenderung rumit
bagi user awam.
2. Masih ada beberapa software open source
yang tidak bisa menggantikan kinerja software
berbayar.
3. User awam sering menemui kesulitan dalam
instalasi dan penggunaan software open
source.
Kelebihan Kekurangan
34
Open Source
Cloud (SaaS)

Analisa Teknologi (Application Development)
Pengembangan aplikasi (application development) adalah fungsi
membuat aplikasi sendiri di suatu untuk perusahaan. Istilah ini
mengacu tidak hanya untuk pemrograman, tetapi juga untuk proses
keseluruhan yang lebih besar yang mencakup persyaratan aplikasi,
perencanaan struktur aplikasi, pengembangan kode, memantau
kemajuan pembangunan aplikasi, hasil pengujian, hingga acceptance
test.
• Menggunakan resource internal, artinya biaya
dapat ditekan seminim mungkin.
• Mudah untuk koordinasi jika ada
penambahan-penambahan kebutuhan dalam
sistem.
• Project management yang terkontrol dan
terawasi dengan baik.
• Terbatasnya jumlah dan tingkat kemampuan
SDM yang menguasai teknologi informasi.
• Pengembangan sistem informasi membutuhkan
waktu yang lama karena konsentrasi karyawan
harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-
hari.
• Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem
informasi menyebabkan kesalahan persepsi
dalam pengembangan sistem
• Kesalahan/resiko yang terjadi menjadi tanggung
jawab perusahaan.
35
Open Source
Cloud (SaaS)

Analisa Teknologi (Cloud - SaaS)
1. Keuntungan bagi para pelaku bisnis adalah minimalisasi
biaya investasi infrastruktur publik sehingga bisnis bisa
lebih terfokus pada aspek fungsionalitasnya,
2. Bagi application developer, layanan PaaS memungkinkan
pengembangan dan implementasi aplikasi dengan cepat
sehingga meningkatkan produktivitas,
3. Bagi para praktisi yang bergerak di industriTI, hal ini
berarti terbukanya pasar baru bagi industri jasa
pengembangan teknologi informasi,
4. Bagi pebisnis di bidang infrastruktur, hal ini merupakan
peluang yang besar karena dengan meningkatnya
penggunaan layanan SaaS ini akan meningkatkan
penggunaaan bandwidth internet,
5. Integrasi aplikasi dengan berbagai perangkat.
1. Service level, artinya kemungkinan service performance yang
kurang konsisten dari provider. Inkonsistensi cloud
provider ini meliputi data protection dan data recovery,
2. Privacy, yang berarti adanya resiko data user akan diakses
oleh orang lain karena hosting dilakukan secara bersama-
sama.
3. Compliance, yang mengacu pada resiko adanya
penyimpangan level compliance dari provider terhadap
regulasi yang diterapkan olehuser,
4. Data ownership mengacu pada resiko kehilangan
kepemilikan data begitu data disimpan dalam cloud.
5. Data mobility, yang mengacu pada kemungkinan share
data antarcloud service dan cara memperoleh kembali data
jika suatu saat user melakukan proses terminasi terhadap
layanan cloud Computing.
Cloud adalah suatu konsep umum yang mencakup SaaS, Web 2.0, dengan
menggabungkan pemanfaatan teknologi komputer dan disajikan dalam
bentuk suatu layanan. Yang dimaksud dengan Saas dan Web 2.0 adalah
sebuah software as a service atau perangkat lunak yang berbentuk layanan,
digunakan untuk mengembangkan suatu aplikasi yang berbasis web
(Internet).
36
Open Source
Cloud (SaaS)

4
REKOMENDASI
1 Rekomendasi Document Management System
Memberikan rekomendasi terkait kebutuhan aplikasi Document
Management System di Hire Engineering

Rekomendasi (1)
38
1. Aspek Pengelolaan Dokumen
1. Dokumen yang akan dikelola adalah dokumen terkait bisnis, yaitu dokumen
project dan dokumen non project (finasial, HR, administrasi).
2. Dokumen yang akan dikelola di dalam sistem DMS nantinya dibagi berdasarkan
struktur folder sesuai dengan taksonomi dokumen yang akan disusun dan
disepakati bersama.
3. Hire Engineering harus memiliki kebijakan dan aturan (SOP) resmi tentang
pengelolaan dokumen perusahaan.
4. Pembagian akses setiap user di setiap unit kerja harus disusun serinci mungkin.
5. Pembagian jenis dokumen berdsarkan sifatnya (umum, khusus, rahasia,
terbatas) harus didefinisikan secara jelas.
6. Memiliki sumber daya untuk mengelola aplikasi, baik administrator sistem
maupun sebagai administrator dokumen.
7. Perlunya pengaturan dan kebijakan penyimpanan dokumen selama proyek
berjalan dan setelah proyek selesai atau di luar pengerjaan proyek.

Rekomendasi (2)
39
2. AspekTeknologi
1. Aplikasi yang akan digunakan nanti menggunakan open source, karena dari
sisi investasi tidak terlalu besar dan dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan.
2. Aplikasi DMS nanti harus sesuai dengan fungsi dan fitur yang diinginkan,
yaitu fungsi storage, retrieval, security, archival, retention, distribution, dan
creation, serta fitur-fitur meliputi penyusunan struktur folder, user & group
management, versioning, upload/download, dashboard, metadata, dan
indexing & tagging.
3. Menyiapkan infrastruktur perangkat pengembangan aplikasi, yaitu server,
storage, dan jaringan internet yang stabil.
4. Menggunakan/menyimpan dokumen di cloud karena adanya kebutuhan
remote office di masa mendatang, misalnya untuk kantor proyek atau
kantor cabang.

Roadmap Implementasi Document Management Tahun 2015
Pekerjaan Bulan I
Bulan
II
Bulan
III
Bulan
IV
Bulan
V
Bulan
VI
Bulan
VII
Bulan
VIII
Bulan
IX
Bulan
X
Utama
Implementasi Aplikasi
Document Management
System
Penyusunan Dokumen
Kebijakan dan SOP
Pengelolaan Dokumen
Pendukung
Pengadaan Upgrade
Bandwidth Internet
Pengadaan Bandwidth
Management
Lain-lain
Pengadaan Mobile
Extension (PABX Model
Online via Internet)
40

Nama Inisiatif ImplementasiAplikasi Document Management System
Deskripsi
Implementasi Document Management System berbasi open source, dengan cakupan
pekerjaan sebagai berikut:
1. Persiapan infrastruktur server di cloud
2. Instalasi sistem DMS
3. Konfigurasi dan kustomisasi sesuai kebutuhan Hire Engineering
• Penyusunan taksonomi dan struktur folder yang akan diimplementasikan
• Konfigurasi aplikasi dan kustomisasi
4. Implementasi
5. Pengujian
6. Pelatihan dan sosialisasi serta transfer of knowledge
Waktu
1. Waktu Implementasi: maksimal 4 bulan
2. Masa sewa cloud dan maintenance: dimulai setelah implementasi selesai
Biaya/Anggaran
1. Biaya implementasi awal diperkirakan Rp. 300.000.000-400.000.000
2. Biaya sewa cloud dan maintenance services diperkirakan: Rp. 10.000.000 / bulan
Model Pengadaan
(Outsource/Insource)
Outsource
Roadmap - 1
41

Desktop
Web Browser
Website
Document Management Server
WebServices/
APIs
Integration
Services
Web Services / APIs Integration Services
Authentication/Authorization Logging Search
Collaboration
SearchIndexingEngine
DashboardWebInterface
Library
Services
Query/
Reporting
Rules
Records
Management
Document
Repository
Document
Archive
Metadata
Repository
Collaboration
Repository
Search Index
Legend
Gambaran Arsitektur Aplikasi yang Akan Diimplementasikan
Interaction Layer Integration Layer
Document
Management
Layer
Storage Layer
42

Layer Deskripsi
Interaction Layer
Layer yang berfungsi sebagai akses ke dalam sistem pertama kali, disini
menggunakan web browser sebagai alat aksesnya.
Integration Layer
Layer yang berfungsi untuk mengintegrasikan sistem dokumen manajemen
dengan sistem lain, disini nantinya akan terkoneksi dengan website
perusahaan. Ke depannya bisa dikoneksikan dengan sistem lain sesuai
kebutuhan.
Document Management
Layer
Layer-layer yang berfungsi sebagai layer kerja sistem dokumen manajemen.
Terdiri dari layer authentication & authorization, web interface, dashboard,
collaboration, library services, query/reporting, rules, records management,
serta search indexing engine.
Storage Layer
Layer yang berfungsi sebagai penyimpanan dan database dalam sistem
dokumen manajemen, terdiri dari document repository, document archive,
metadata repository, collaboration repository, dan search index.
43

Jadwal Implementasi
Tahap
Pekerjaaan
Minggu ke
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16
• Requirement
Gathering
• Pembangunan
Sistem
• Pengujian Sistem
• Deployment dan
Migrasi Data
• Transfer
Knowledge
44

Nama Inisiatif Penyusunan Dokumen Kebijakan dan SOP Pengelolaan Dokumen Perusahaan
Deskripsi
Penyusunan dokumen Kebijakan dan SOP Pengelolaan sebagai sebuah aturan dalam
pengelolaan dokumen perusahaan.
Lingkup Pekerjaan:
- Menyusun Kebijakan Pengelolaan Dokumen
- Menyusun SOP Pengelolaan Dokumen terkait dengan Dokumen yang dikelola
dalam Document Management System
Waktu Bulan 1 s/d 3
Biaya/Anggaran Rp. 150.000.000 – Rp. 200.000.000
Model Pengadaan
Outsource
Roadmap - 2
45

Jadwal Penyusunan Kebijakan &
SOP Pengelolaan Dokumen
Tahap Pekerjaaan
Minggu ke
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
• Assesment dan Benchmarking
• Analisa Kebijakan
• Penyusunan dan Revisi Dokumen
• Konfirmasi dan Finalisasi

Level 1:
• Dokumen level 1 merupakan dokumen-
dokumen ketentuan utama yang menjadi dasar
acuan dalam proses bisnis. Dokumen Level 1
meliputi Peraturan & Kebijakan Direksi.
Level 2:
dokumen yang menjelaskan proses-proses yang
dilakukan dalam mengoperasikan masing-
masing proses bisnis. Dokumen Level 2 meliputi
Prosedur atau Standar.
Level 3:
dokumen yang menjelaskan bagaimana suatu
aktivitas dijalankan step-by-step. Dokumen
Level 3 meliputi Pedoman (guideline) dan
Template Form.
Hirarki Dokumen

Nama Inisiatif Pengadaan Upgrade Bandwidth Internet
Deskripsi
Upgrade bandwidth di kantor Hire Engineering menjadi 8 Mbps untuk mendukung
penerapan Document Management System berbasis cloud.
Waktu Bulan ke 3
Biaya/Anggaran Rp. 10.000.000 / bulan
Model Pengadaan
Outsource
Roadmap - 3
48

Nama Inisiatif Pengadaan Bandwidth Management
Deskripsi
Bandwidth yang besar jika tidak efektif maka akses ke Document Management
System akan tetap terganggu. Inisiatif ini adalah implementasi Bandwidth
Management sebagai upaya pengalokasian bandwidth agar sesuai dengan
penggunaan berdasarkan rules dan policy yang ada.
Bandwidth Management yang direkomendasikan adalah sesuai best practices di
Indonesia untuk perusahaan sejenis, yaitu dengan menggunakan produk MikroTik
atau yang setara.
Lingkup:
1. Pengadaan perangkat bandwidth management
2. Instalasi dan Konfigurasi
Waktu 1. Bulan ke-3
Biaya/Anggaran Rp. 10.000.000
Model Pengadaan
Outsource
Roadmap - 4
49

Nama Inisiatif Pengadaan Mobile Extension (PABX Model Online)
Deskripsi
Mobile extension untuk memudahkan komunikasi internal di lingkungan perusahaan
menggunakan teknologi yang dipasang di handset setiap orang.
Waktu Bulan ke-5
Manfaat yang diperoleh Memudahkan komunikasi internal
Biaya/Anggaran -
Model Pengadaan
Outsource
Roadmap - 5
50

LAMPIRAN-LAMPIRAN

52
No Aspek Pertanyaan
1. Aspek Bisnis
• Mengapa Hire Engineering dalam bisnisnya memerlukan sebuah
Document Management System?
• Apa yang diharapkan dari sebuah sistem Document Management?
2. Aspek Pengelolaan Dokumen
• Dokumen bisnis apa saja yang akan dikelola
• Taksonomi/struktur folder dokumen yang ideal dalam proses
pengelolaan dokumen
• Keamanan data/informasi (pengaturan hak akses, manajemen
pengguna,)
• Standar pengelolaan dokumen yang digunakan (penamaan file,
metadata, arsip, jadwal retensi)
• Pengelola sistem (orang yang bertanggung jawab sebagai admin).
3. AspekTeknologi
• Kebutuhan aplikasi yang diinginkan seperti apa, baik itu fungsi beserta
fitur-fiturnya
• Infrastruktur ideal yang diharapkan (server, bandwidth internet, storage)
• Pemilihan aplikasi DMS (open source, develop, beli jadi, cloud service)
Daftar Pertanyaan Assesment

No Nama Jabatan
Interview
Sudah Belum
1. Waluyo Nugroho H Komisaris 
2. Bambang Praptono Direktur 
3. Doddy Hertanto Direktur 
4. Nur Ali Sudibyo Direktur 
5. RR.Tentamia Sekretaris
Perusahaan

6. Iqbal Staf 
53
List Contact Person

Struktur Folder (versi Direksi GA & Administration) - 1
Folder Utama
54

Struktur Folder
01-File Proyek
55

Struktur Folder
01-File Proyek
56

Struktur Folder
02-File Proposal
57

Struktur Folder
03-SPLN
58

Struktur Folder
04-Project
Drawings
59

Struktur Folder
05-IEC
60

Struktur Folder (versi Project Administrator) - 1
61

62

63

Taksonomi Eksisting Hire Engineering (1)
64

65

66

67

68

Corporate Taxonomy Hire Engineering (6)
69

Merci bien
Arigatoo
Matur Nuwun
Hatur Nuhun
Matur se Kelangkong
Syukron
Kheili Mamnun
Danke
Terima Kasih

Kajian Document Management System

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (20)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (18)

Ähnlich wie Kajian Document Management System

Ähnlich wie Kajian Document Management System (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (9)

Kajian Document Management System