1. 1
PIMPINAN RANTING
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA
PAKISTAJI – KABAT- BANYUWANGI
Disusun Oleh : WINDY AUFA

2. 2
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN
1. ADMINISTRASI UMUM
Istilah administrasi berasal dari kata latin administrare yang berarti membantu, melayani dan memenuhi.
Administrasi merupakan rangkaian kegiatan penataan sebagai usaha kerjasama dari sekelompok orang
untuk mencapai tujuan tertentu.
Administrasi tidak hanya sekedar pekerjaan membuat, mengirim dan menyimpang surat-surat saja tetapi lebih dari itu meliputi
segenap proses penyelenggaraan, penataan dan penyusunan pekerjaan-pekerjaan pokok suatu organisasi untuk mencapai
tujuan tertentu.
IPNU-IPPNU merupakan sebuah organisasi besar seghingga mutlak memerlukan administrasi untuk mencapai tujuan bersama
yang ditetapkan.
Administrasi secara sempit mencakup :
-data statistik organisasi.
Administrasi secara luas mencakup :
2. ADMINISTRASI IPNU-IPPNU
Dalam sebuah organisasi Administrasi dan surat menyurat memegang peranan yang sangat penting. IPNU dan IPPNU sebagi
organisasi sebagai organisasi profesional mempunyai aturan tersendiri dalam hal administrasi . berikut ini beberapa peraturan
administrasi IPNU sebagaimana tertuang dalam Pedoman Pokok Organisasi dan Administrasi.
A. SURAT MENYURAT
Ukuran, warna dan jenis kertas
1. Ukuran kertas yang dipakai dalam surat menyurat IPNU/IPPNU adalah 33 x 21,5 cm (folio)
2. Warna putih
3. jenis kertas HVSantara 60-80 gram.
Kepala Surat

3. 3
1. Setiap surat dari PP, PW, PC, PAC, dan PR/PK harus mempergunakan kepala surat yang tercetak, atau
diketik bagi yang belum mampu, kepala surat harus di ketik di sebelah kiri atas dengan huruf besar dalam
bentuk blok stil.
2. Kepala surat yang dicetak, letaknya di tengah atas berbentuk simetris dan yang diketik, letaknya di pojok
kiri atas berbeentuk blok dengan huruf besar.
3. Kepala surat dan amplop memuat :
- Lambang IPNU/IPPNU dengan ukuran alas sama dengan tinggi 2,5 cm.
- Tingkatan kepengurusan organisasi
- Tulisan Ikatan Putra Nahdlotul Ulama / Ikatan Putri-Putri Nahdlotul Ulama (tidak disingkat)
- Nama Wilayah Kerja
- Alamat sekretariat lengkap
4. Kepala surat dicetak dengan warna dasar putih dan warna huruf hitam
5. Tulisan kepala surat terletak di sebelah kanan lambang, ditulis dengan huruf besar semua, kecuali alamat sekretariat dan
dengan posisi simetris.
Nomor, Lampiran, dan Hal Surat
1. Di bawah kepala surat (yang tidak tercetak) berturut-turut :
- Nomor :
- Lampiran :
- Hal :
2. Nomor surat adalah nomor urut pada buku agenda surat-surat keluar ditambah kode-kode yang khusus dipergunakan dalam
surat menyurat IPPNU dengan susunan dan urutan sebagai berikut : 1/2/3/4/5/6/7
Keterangan kolom
1. Nomor urut keluar (agenda)
2. diisi dengan PP/PW/PC/PAC/PR/PK tergantung wilayah kerja
3. diisi dengan kode indeks yang ketentuannya sebagai berikut :
Kode Indeks umum :
A. untuk surat sekretariat
B. untuk surat keuangan
C. untuk surat departemen-departemen
Kode indeks khusus :
atau Pemberhentian
ng

4. 4
4. untuk IPPNU diisi dengan tahun kelahiran IPPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1374 H/ th. 1955
disingkat 7455 )
Untuk IPNU diisi dengan perodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi
5. Untuk IPPNU diisi dengan periodesasi kepengurusan yang sedang berjalan, dengan angka romawi
Untuk IPNU diisi dengan tahun kelahiran IPNU, diambil dua angka terakhir (th. 1373 H/ th. 1954 disingkat 7354)
6. diisi denfan bulan, menggunakan angka romawi
7. diisi dengan tahun, diambil dua angka yang terakhir.
contoh :
005/PP/SK/7455/XI/II/02 (IPPNU)
005/PP/SK/XI/7354/II/02 (IPNU)
3. Lampiran diisi apabila beserta surat-surat tersebut disertakan surat-surat lain. misalnya surat keterangan, riwayat hidup,
laporan, notulen, statemen dan lain sebagainya.
- Jumlah lampiran cukup dengan angka misalnya 2 atau 3
- Angka pada lampiran menunjukkan macam lampiran bukan jumlah lembar
- kalau jumlah ingin disebutkan ditulis didalam kurung, contoh : 2 (7). Artinya lampiran ada dua macam dengan jumlah lembaran
tujuh
4. Pada HAL, ditulis isi pokok persoalan yang dibicarakan dalam surat yang akan dikirim, misalnya :
- Laporan Keuangan
- Calon Keluar Negeri
- Minta Pengesahan
Tulisan mengenai pokok/hal surat ini harus dimengerti oleh si alamat, tidak perlu terlalu panjang.
Pembuka dan Penutup Surat
1. Kata pembuak untuk surat-surat IPNU/IPPNU adalah :
- Assalamu‟alaikum Wr.Wb.
- Bismillahirrahmanirrahim
2. Kata penutupnya adalah :
- Wallahul muwafiq ilaa Aqwamith thariq
- Wassalamu‟alaikum Wr. Wb.
3. ketentuan 1 dan 2 dipakai untuk surat-surat umum IPNU/IPPNU kecuali SK, Instruksi, Pengesahan dan Mandat
4. Kata pembuka dan penutup terletak di garis alenia
Tanggal Surat
1. Tanggal surat ditulis di sebelah kanan bawah
2. Tanggal surat didahului oleh nama kota (kedudukan kantor organisasi)
3. Surat-surat dalam organisasi IPNU/IPPNU harus memuat tanggal, bulan, tahun hijriyah dan masehi.
Contoh :
Batang, 04 Maulud 1432 H
06 Februari 2011 M
Pengiriman dan tanda tangan
1. Setiap surat harus menyebut dengan jelas lembaga yang mengirim beserta penanggungjawabnya

5. 5
sesuai dengan tingkat kepengurusan di wilayah kerja masing-masing dan ditulis dengan huruf kapital
2. Penanggungjawab adalah ketua dan sekretaris : ketua ditulis sebelah kiri dan sekretaris ditulis sebelah
kanan, masing-masing dengan huruf besar dan diberi garis bawah tanpa tanda kurung
3. Tingkatan - tingkatan pejabat organisasi harus ditulis dengan angka romawi bukan dengan huruf, misalnya :
Ketua I, Sekretaris II dan sebagainya
4. Nama yang menjabat hendaknya ditulis diatas nama jabatan bukan sebaliknya dan penulisan tingkatan
organisasi (PP, PW, PC, PAC, PR, PK) ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah-tengah.
5. Penulisan nama-nama tingkatan organisasi ditulis dengan huruf kapital dan terletak di tengah.
Contoh :
PIMPNAN CABANG
IKATAN PUTRA NAHDLATUL ULAMA
IKATAN PELAJAR PUTRI NAHDLATUL ULAMA
KABUPATEN BANYUWANGI
MUHAMAD IMRON I
Ketua
6. Dalam setiap pengiriman dan tanda tangan surat harus mempergunakan stempel organisasi yang disahkan
7. Stempel dibubuhkan pada ruang antara nama dan jabatan sekretaris dengan menutup sebagian dari tanda tangan sebelah kiri
sekretraris dan berlaku bagi semua jenis surat IPNU/IPPNU
B. PERANGKAT ADMINISTRASI
Notulen
1. Notulen bukan surat, tetapi suatu catatan singkat tentang pembicaraan, uraian, ceramah, rapat, perdebatan dan lain-lain yang
dimaksudkan untuk menjadi peringatan-peringatan atau bahan bagi langkah-langkah yang akan diambil selanjutnya.
2. Isi notulen yang terpenting adalah :
- Tempat kejadian
- Waktu mulai dan berakhir
- Jumlah dan nama-nama serta tandatangan (bagi yang hadir) peserta/anggota rapat
- Nama dan jabatan pembuat notulen
- Nama dan jabatan yang memimpin
- Kesimpulan dari setiap pembicaraan
- Keputusan yang diambil
Ekspedisi
1. Ekspedisi adalah keseluruhan pengiriman dalam hal surat-surat, alat-alat perlengkapan organisasi yang dikirim baik melalui
pos atau kurir
2. Buku ekspedisi sebagai tanda bukti bahwa kiriman-kiriman itu benar-benar telah diterima oleh yang
bersangkutan
3. Buku ekspedisi/ pengiriman untuk surat-surat yang melalui pos atau kurir mempunyai bentuk sbb:
1/2/3/4/5/6/7

6. 6
Penjelasan :
- kolom 1 : nomor urut
- kolom 2 : dikirim kepada siapa
- kolom 3 : isi ringkas
- kolom 4 : tanggal pengiriman
- kolom 5 : tanggal dan nomor surat yang dikirim
- kolom 6 : lampiran
- kolom 7 : tanda tangan penerima/tera pos
Arsip/Penyimpanan
1. Arsip adalah kumpulan-kumpulan yang terjadi karena pekerjaan aksi, transakasi, tindak tanduk, dokumentasi yang disimpan
sehingga pada tiap saat dibutuhkan dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya
2. keguanaan arsip :
- untuk pembuktian
- untuk korespondensi
- untuk penyusunan sejarah
- untuk statistik
- untuk publikasi
- dan lain-lain
3. Arsip surat keluar
- untuk surat-surat keluar PP, PW, PC, PAC dan PR/PK supaya menyediakan map untuk menyimpan seluruh surat-surat keluar.
- surat-surat yang diarsipkan disusun dengan nomor urut.
- dalam mengarsipkan hendaknya dipisahkan antara tahun yang stu dengan tahun yang lain.
- untuk surat-surat keluar bersama IPNU/IPPNU diarsipkan dalam map tersendiri
PR/PK harus menyediakan sekurang-kurangnya 5 (lima)buah map :
- untuk surat-surat dari PC (termasuk surat pengesahan)
- untuk surat-surat dari PAC
- untuk surat-surat dari NU dan Badan Otonomnya
- untuk surat-surat dari orang/lembaga/organisasi ekstern
- map khusus data anggota
Buku Agenda
1. PW, PC, PAC dan PR/PK harus mempunyai dua buah buku agenda surat masuk dan surat keluar
2. kolom surat masuk :
- kolom a : nomor urut
- kolom b : nomor indeks surat
- kolom c : pengirim surat
- kolom d : isi/pokok surat
- kolom e : tanggal surat diterima
- kolom f : nomor surat yang diterima
- kolom g : catatan perhatian
3. Kolom surat keluar :
- kolom a : nomor urut surat yang tertera pada nomor surat yang dikirim
- kolom b : nomor indeks
- kolom c : penerima surat/alamat yang dikirim

7. 7
- kolom d : isi/pokok surat yang dibuat
- kolom e : tanggal yang ada dalam surat
- kolom f : Keterangan atau catatan sekretaris
Daftar Anggota (Stamboek)
1. Tiap PC, PAC, PR/PK disamping buku-buku yang lain harus mempunyai buku daftar anggota
2. kolom-kolom buku daftar anggota sebagai berikut :
- kolom a : nomor urut (PC, PAC, PR/PK)
- kolom b : nomor PP sesuai dengan nomor tanda anggota
- kolom c : nama anggota
- kolom d : pendidikan
- kolom e : alamat tempat tinggal
- kolom f : tanggal masuk
- kolom g : keterangan
Surat bersama IPNU-IPPNU
1. yang dimaksud dengan surat bersama adalah surat yang dikeluarkan atas nama IPNU-IPPNU
2. surat bersama dapat dibuat apabila isi surat tersebut menyangkut kepentingan bersama
3. surat bersama cukup ditandatangani oleh salah satu unsur pimpinan harian IPNU yang ditunjuk dan salah satu unsur pimpinan
harian IPPNU yang ditunjuk berikut stempel yang bersangkutan.
4. surat bersama memuat kolom-kolom a/b/c/d/e
penjelasa :
- kolom a : nomor urut surat keluar bersama
- kolom b : tingkatan organisasi
- kolom c : tulis IPNU-IPPNU
- kolom d : bulan pengeluaran surat
- kolom e : dua angka terakhir tahun pembuatan surat
contoh : 07/PC/IPNU-IPPNU/II/02
Kepala surat bersama
1. bila tidak memiliki kop bersama, dapat mempergunakan salah satu dari kop surat tercetak yang dimiliki IPNU/IPPNU
2. apabila kop surat bersama tidak tercetak, maka kop tulisan IPNU/IPPNU tidak disingkat sebagaimana pembuatan kop surat
tercetak
3. kop penutup surat dapat di singkat dalam satu jajaran baris
contoh : Pimpinan Cabang IPNU-IPPNU Semarang
Stempel Organisasi
1. Stempel organisasi berbentuk bulat telur (oval) dengan tulisan Ikatan Putra Nahdlatul Ulama/Ikatan Putri-putri Nahdlatul
Ulama. Ditengahnya terdapat lambang IPNU/IPPNU dan tingkatan organisasi melingkar dibawah lambang dengan tiga garis
disamping kiri dan kanan lambang
2. Warna tinta stempel adalah hijau
3. Pembuatannya dapat dilakukan oleh pimpinan organisasi di semua tingkatan dengan ketentuan sesuai
dengan contoh yang diberi tanda daerahnya.
C. LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

8. 8
Laporan ini memuat semua dokumentasi mengenai kegiatan yang telah dilaksanakan dari awal sampai
berakhirnya kegiatan.
Tujuan dari penyusunan LPJ ;
1. Sebagai laporan atau dokumentasi dari kegiatan yang telah dilaksanakan.
2. Untuk mengetahui dan evaluasi sejauhmana keberhasilan kegiatan yang dilaksanakan.
3. Sebagai acuan untuk kegiatan-kegitan yang belum dan akan dilaksanakan di waktu mendatang.
Setiap selesai melakukan sebuah kegiatan harus dibuat sebuah laporan pertanggungjawaban.

9. 9

10. 10
SURAT - MENYURAT
1. Berdasarkan isinya, surat dapat dibedakan menjadi :
 Surat undangan
 Surat pengantar
 Surat pemberitahuan
 Surat permohonan bantuan
 Surat permohonan pengesahan
 Surat keterangan
 Surat tugas / mandat
 Surat edaran
 Surat pernyataan
 Surat pengumuman
 Surat peringatan
 Surat permohonan izin,
 Surat perintah (instruksi)
 Surat perjanjian
 Surat keputusan
 Surat pengusulan
 Surat kuasa
 Surat berita acara
 Surat laporan
 Surat rekomendasi
 Surat balasan,
 Surat kawat/telegram
 Memo, dan
 Nota dinas

11. 11
2. Bagian-bagian surat :
Model 1
-------------------------------------------------------------------------------
Logo -------------------------------------------------------------------------------(1)
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------- 2) ----------------------------- 3)
-------------------------- 4)
-------------------------- 5)
-------------------------- 6)
-------------------------- 7)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------8)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------9)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------10)
----------------------------- 11)
--------------------------------------------------------12)
------------------------------ -------------------------------13)
------------------------------ -------------------------------14)
----------------------------- 15)
Model 2
-------------------------------------------------------------------------------
Logo -------------------------------------------------------------------------------
-------------------------------------------------------------------------------
-------------------------- 2) ----------------------------- 3)
-------------------------- 4)
-------------------------- 5)
-------------------------- 6)
-------------------------- 7)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------

12. 12
------------------------------------------------------------------------------------------------------8)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
--------------------------------------------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------------------------------------------9)
-------------------------------------------------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------------------------------------------------------10)
----------------------------- 11)
--------------------------------------------------------12)
------------------------------ -------------------------------13)
------------------------------ -------------------------------14)
----------------------------- 15)
Keterangan :
1 Kepala surat 8 Alinea pembuka
2 Nomor surat 9 Alinea Isi
3 Tanggal surat 10 Alinea Penutup
4 Lampiran surat 11 Salam penutup
5 Perihal surat 12 Pengirim surat
6 Alamat surat 13 Jabatan Pengirim surat
7 Salam pembuka 14 Nama Pengirim surat
15 Tembusan
1. Kepala surat
Sesuai dengan namanya, kepala surat terletak dibagian atas isi surat. Fungsinya sebagai identitas diri bagi instansi yang
bersangkutan. Dalam kepala surat diisikan identitas berikut :
 Nama instansi
 Lambang atau logo
 Alamat
 Kode pos
 Nomor telpon
 Nomor faksimile atau e-mail.
Penulisan kepala surat seperti pedoman administrasi NU.
2. Nomor surat
Nomor surat terdiri dari : nomor urut surat, Lembaga, sifat surat, kode lembaga, bulan, tahun.
Penulisan nomor surat :
 Tulisan nomor menggunakan huruf Kapital diawal surat “ Nomor”
 Tidak boleh disingkat “No.”
 Dibelakang tahun tidak boleh diberi tanda titik “229/PC/Tanf/L-41/II/2013.”
 Kode surat ada dalam buku pedoman administrasi NU.

13. 13
Contoh :
 Nomor : 229/PR/Tanf/L-41/II/2013 (nomor surat PR IPNU Pakistaji),
 Nomor : 229/MWC/Syur/L-41.01/II/2013 (nomor surat MWC Pakistaji),
 Nomor : 229/RT/Syur/L-41.02.12/II/2013 (nomor surat Ranting Bagorejo).
3. Tanggal Surat
Tanggal surat ditulis sejajar dengan nomor surat. Nama tempat, mendahului tanggal surat. Tanggal tertulis tanggal hijriyah dan
masehi.
Penulisan Tanggal surat :
 Bulan tidak boleh menggunakan angka : 17 – 1 – 2013
 Angka tahun tidak boleh disingkat : 17 Januari „06
 Dibelakang tahun tidak boleh menggunakan titik
 Angka tanggal tidak boleh diberi nol : 01 Januari 2013
Contoh :
 Pakistaji,
20 Dzulhijah 1426 H
20 Januari 2006 M
4. Lampiran
Lampiran berarti menyertakan sesuatu dengan yang lain. Jika bersama surat disertakan keterangan-keterangan seperti :
jadwal kegiatan, susunan acara, perincian biaya, dll., maka dalam lampiran kita tuliskan.
Penulisan Lampiran :
 Huruf awal kata lampiran ditulis dengan huruf kapital : Lampiran
 Sebaiknya kata lampiran tidak disingkat : Lamp.
 Penacntuman jumlah lampiran hendaknya tidak dirangkap antara huruf dan angka, pilih salah satu saja.
 Pada akhir baris tidak menggunakan titik.
 Bila tidak ada lampiran, sebaiknya tidak ditulis kata Lampiran.
Contoh :
 Lampiran : 3 lembar
 Lampiran : tiga berkas
 Lampiran : dua eksemplar
5. Hal Surat
Hal surat dapat disamakan dengan judul karangan. Karena itu, cara penulisannya pun tidak jauh dari cara penulisan judul
dalam karangan biasa.
Penulisan Hal Surat :
 Ditulis dengan singkat dan jelas
 Berwujud kata frase, bukan kalimat
 Huruf pertama pada setiap katanya harus ditulis dengan huruf kapital.
Contoh :
 Hal : Permohonan Bantuan Korban Banjir
 Perihal : Undangan Rapat Kerja
6. Alamat Surat
Ada dua macam alamat yang harus ditulis :
Alamat Luar pada Sampul
Alamat luar sampul adalah alamat yang dituliska pada luar sampul.

14. 14
Penulisan Hal Surat :
 Tulislah alamat luar pada sampul selengkap-lengkapnya dan sejelas-jelasnya
 Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara,
dll, kecuali ditujukan pada perseorangan.
 Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
 Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan.
 Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di
 Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.
Contoh :
 Kepada
Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.Pd
Jalan Semeru 5
Pakistaji 68164
 Kepada
Yth. PWNU Jawa Timur
Jalan Raya Darmo Nomor 96
Surabaya
 Kepada
Yth. Bupati Jember
u.p Bagian Keuangan
Jalan …..
Jember
 Kepada
Yth. Ibu Lukis Prihantini
d.a PC Muslimat NU
Jalan Semeru Nomor 6
Pakistaji
 Kepada
Yth. Bapak H. Syakir
Jalan Pahlawan Nomor 23
Pakistaji
Alamat Dalam pada Sampul
Alamat dalam sampul adalah alamat yang dituliskan pada kertas surat.
Penulisan Hal Surat :
 Tidak didahului kata Kepada
 Di depan nama jabatan atau gelar tidak dicantumkan kata penyapa : Bapak, Ibu, Saudara, dll, kecuali ditujukan
pada perseorangan.
 Kelompok kata yang terhormat disingkat Yth.
 Tulisan Kepada dan Yth. jangan disatukan.
 Di depan kota tidak perlu ditulis kata Di
 Akhir alamat surat tidak menggunakan titik.
Contoh :
 Yth. Drs. Achmad Baihaqi, S.Pd
Jalan Semeru 5
Pakistaji 68164

15. 15
 Yth. PWNU Jawa Timur
Jalan Raya Darmo Nomor 96
Surabaya
 Yth. Bupati Jember
u.p Bagian Keuangan
Jalan …..
Jember
 Yth. Ibu Lukis Prihantini
d.a PC Muslimat NU
Jalan Semeru Nomor 6
Pakistaji
 Yth. Bapak H. Syakir
Jalan Pahlawan Nomor 23
Pakistaji
7. Salam Pembuka dan Salam Penutup
Penulisan Hal Surat :
 Di jajaran NU sudah berlaku salam pembuka menggunakan kata : „‟Assalamu’alaikum Warahmatullahi
Wabarakatuh’’ dan salam Penutup menggunakan kata : „‟Wallahul Muwafiq Ila Aqwamitthariq „‟ dan untuk surat rutin
ditambah „‟Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh’’.
 Surat Keputusan dan Surat Mandat dibuka dengan kalimat „‟Bismillahirrohmanirrohim’’
 Surat yang ditujukan kepada non muslim tidak menggunakan salam pembuka dan penutup seperti point a. Kata
pembuka menggunakan „‟Dengan hormat‟‟ atau yang lain, dan kata penutup menggunakan „‟Wassalam’’ atau yang lain.
8. Isi Surat
1. Alinea Pembuka
Alinea pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat. Penulis hendaknya menggunakan pembuka yang sesuai dengan isi
surat. Jangan berlebihan menggunakan kata-kata karena ingin menghormati si-penerima.
Contoh :
 Dengan ini kami beritahukan bahwa surat Saudara Nomor 007/…. telah kami terima.
 Dengan ini saya mohon bantuan saudara untuk…
 Bersama ini saya kirimkan kepada Bapak …
 Seiring dengan surat ini saya transfer uang mealui BCA sebesar …
 Sehubungan surat kami tanggal …
 Menunjuk surat saudara tanggal …
 Menyusul surat kami tanggal …., dengan ini kami beritahukan bahwa …
2. Alinea Isi
Alinea isi merupakan bagian surat yang menampung maksud penulisan surat. Isinya merupakan klanjutan dari alinea
pembuka dan isinya merupakan hal yang telah diterangkan sebelumnya.
Contoh :
 Berkenaan dengan hal tersebut, kami mengharapkan Saudara agar ….
 Sehubungan dengan hal tersebut di atas, maka …
3. Alinea Penutup
Alinea penutup umumnya lebih sederhana di dalamnya bisa berupa kesimpulan, harapan, ucapan terima kasih, ataupun
ucapan selamat.
Contoh :
 Atas bantuan Saudara, disampaikan terima kasih.
 Atas perhatian Saudara, disampaikan terima kasih.

16. 16
 Atas bantuan Bapak, disampaikan terima kasih.
 Demikian laporan ini kami sampaikan, semoga mendapat perhatian.
Catatan :
 Atas bantuannya, disampaikan terima kasih. Jangan menggunakan kata nya karena nya
untuk orang ketiga, sehingga kabur maksud penutup tersebut
 Saya haturkan terima kasih atas perhatian Ibu. kata haturkan bukan bahasa Indonesia.
Jadi tidak tepat digunakan dalam surat dinas/resmi.
9. Salam penutup
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam penulisan salam penutup :
a. Huruf awal salam penutup ditulis dengan huruf kapital
b. Penulisan salam penutup diakhiri tanda koma.
10. Pengirim Surat
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam pengirim surat :
a. Nama pengitim tidak digaris bawahi, tidak pula berada dalam kurung.
b. Pada skhir baris tidak dibubuhkan tanda titik.
c. Untuk pengirim surat pengurus NU harus diawali lembaga ditingkatannya misal ; “PENGURUS CABANG
NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI” , “PENGURUS RANTING NAHDLATUL ULAMA BENDOREJO”, dll.
d. Jabatan ; Syuriyah, Katib, Ketua, sekretaris, dan nama-namanya simetris ditengah, jika menggunakan satu
baris. Jika menggunakan dua baris ; baris pertama diisi dengan syuriyah dan katib, baris kedua diisi dengan
ketua dan sekretaris.
11. Tembusan Surat
Hal-hal penting yang perlu diperhatikan dalam tembusan surat :
a. Huruf awal kata tembusan ditulis dengan huruf kapital.
b. Kata tembusan tidak perlu digaris bawahi
c. Kata tembusan : jika tembusannya lebih dari satu.
d. Penulisan Kepada Yth. Tidak perlu cantumkan.
e. Kata arsip atau pertinggal tidak perlu dicantumkan.

17. 17
CONTOH-CONTOH SURAT
1. Surat Undangan
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
11 Syawal 1426 H
Nomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2013 Pakistaji, -----------------------------
Perihal : Undangan Rapat 15 Nopember 2013 M
Yth. Pengurus MWC Puger
Desa Penitik Kec. Puger
Assalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh
Dengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji mengharap kehadiran saudara :
Pada hari : Senin
Tanggal : 21 Nopember 2013
Jam : 08.00 – 12.00 WIB
Tempat : Kantor NU Pakistaji
Acara : 1. Rapat Kerja Tim Kartanu
2. Lain - lain
Atas perhatian saudara disampaikan terima kasih.
Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith Thoriq
Wassalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Ketua Sekretaris
KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Keterangan :
a. Lampiran tidak perlu ditulis karena tidak ada lampiran
b. Alamat surat :
 Tanpa menggunakan kata Kepada
 Desa Penitik Kec. Puger dapat ditulis Kec. Puger atau Puger.
 Jika yang dituju Yth. Pengurus MWCNU se-cabang Pakistaji, tanpa diikuti alamat berikutnya atau kata Di Tempat.
c. Kalimat Dengan memohon ridlo Allah Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji dapat diganti dengan :
 Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji……….
 Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji………….
d. Kalimat Atas perhatian saudara disampaikan terima kasih dapat diganti dengan :
 Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih
 Demikian, atas perhatian saudara kami sampaikan terima kasih
Salah jika :
 Demikian, atas perhatiannya disampaikan terima kasih

18. 18
 Atas perhatiannya disampaikan terima kasih
2. Surat Mandat
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
SURAT MANDAT
Nomor : 230 /PC/A.II/L-41/I/2013
Bismillahirrohmanirrohim
Berdasarkan surat PWNU Jatim No : 1572/PW/Tanf/L/I/2013, tanggal 2 Januari 2013 M, maka Pengurus Cabang
Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada nama-nama yang tercantum dibawah ini, untuk mengikuti
Halaqah dan Bahsul Masail :
Pada hari : Rabu - Kamis
Tanggal : 21 – 22 Januari 2013
Tempat : PPM. AL-Hikam, Jl. Cenger Ayam 25 - Malang
Adapun nama-nama tersebut adalah :
NO NAMA KETERANGAN
1.
KH.
Ahmad
Laiq
Athoilla
h
Ketua LBM
2.
K.
Thoifur
Al
Bustomi
Anggota LBM
Demikian surat mandat ini agar digunakan seperlunya.
20 zulhijjah 1426 H
Pakistaji , ----------------------------
20 Januari 2013 M
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Rois Katib Ketua Sekretaris
KH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
Tembusan Pimpinan LBMNU Cabang Pakistaji.
----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Keterangan :
a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan salam penutup.
b. Kata SURAT MANDAT tidak perlu digaris bawahi atau dicetak tebal.
c. Surat mandat di atas atas undangan PWNU Jatim, kalau tidak ada dasar undangan , maka alinea pembuka cukup dengan
kalimat :
 Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada :
 Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji memberikan mandat kepada :
d. Kalimat penutup dapat diganti dengan :
 Surat mandat ini agar dipergunakan seperlunya.

19. 19
 Laksanakan mandat ini dengan sebaik-baiknya.
 Laksanakan mandat ini dengan penuh tanggungjawab.
e. Tembusan jika lebih dari satu :
 Tembusan :
1. LBMNU Cabang Pakistaji
2. MWC Umbulsari
3. Surat Pemberitahuan
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
11 Syawal 1426 H
Nomor : 215/PC/Tanf/L-41/XI/2013 Pakistaji, -----------------------------
Perihal : Pemberitahuan Kartanu 15 Nopember 2013 M
Yth. Pengurus MWC NU se-cabang Pakistaji
Assalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh
Dengan ini Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama memberitahukan, bahwa pemotretan Kartanu akan dimulai tanggal
28 Januari 2013 sampai dengan 15 Februari 2013. Untuk itu MWC NU segera membentuk Tim Kartanu, yang
nantinya bergabung dengan tim Cabang NU.
Demikian, atas perhatian saudara disampaikan terima kasih.
Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith Thoriq
Wassalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Ketua Sekretaris
KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tembusan :
1. PWNU Jawa Timur
2. Pimpinan Banom Ancab se-cabang Pakistaji
Keterangan :
a. Alamat surat tidak peru ditulis

20. 20
4. Surat Keputusan
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
SURAT KEPUTUSAN CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Nomor : 116/PC/A-II/L-41/VIII/2004
TENTANG
PANITIA HARLAH NU KE 81 DAN HUT RI KE 59
Bismillahirrohmanirrohim
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI SETELAH :
Menimbang : a. bahwa untuk memudahkan berjalannya kegiatan Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Pakistaji, maka perlu
dibentuk panitia.
b. bahwa yang nama-namanya tercantum dalam lampiran SK Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji telah
menyatakan kesediaannya dan telah memenuhi persyaratan organisasi sebagai Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU
Pakistaji.
Mengingat : - Anggaran Dasar Bab VIII pasal 18
- Anggaran Rumah Tangga Bab XII pasal 37
- Pertemuan dengan PWNU tanggal 13 Agustus 2004 di RSI II Surabaya.
Dengan senantiasa memohon taufik dan hidayah serta ridlo Allah Swt.
MEMUTUSKAN
Menetapkan :
Pertama : Mengesahkan susunan Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 Cabang NU Pakistaji sebgaimana terlampir.
Kedua : Mengamanatkan kepada Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 untuk melaksanakan tugas-tugas Kepanitiaan dengan
sebaik-baiknya dengan keharusan untuk senantiasa berpedoman kepada AD/ART NU, keputusan Panitia dan petunjuk Pengurus Cabang
NU Pakistaji .
Ketiga : SK Pengurus Cabang NU Pakistaji ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dan berakhir setelah selesainya pelaksanaan dan
pertanggung jawaban Ke Panitia Harlah NU ke 81 dan HUT RI ke 59 dengan ketentuan bahwa segala sesuatunya akan diatur kembali
sebagaimana mestinya, jika dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapannya.
Ditetapkan di : Pakistaji
Pada Tanggal : 02 Agustus 2004.
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Rois Katib Ketua Sekretaris
KH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
Tembusan :
1. PWNU Jawa Timur
2. Pimpinan Banom Cabang NU Pakistaji
3. Pimpinan Lembaga / Lajnah Cabang NU Pakistaji
Keterangan :
a. Salam pembuka hanya menggunakan Bismillahirrohmanirrohim, dan tidak menggunakan salam penutup.
b. Tembusan disampaikan kepada Banom Cabang dan Lembaga/lajnah Cabang, karena personilnya
direkrut dari Banom dan Lembaga/lajnah.

21. 21
5. Surat Rekomendasi
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2013 Pakistaji, 11 Syawal 1426 H
Lampiran : Satu Eksemplar 15 Nopember 2013 M
Perihal : Rekomendasi IPNU Cabang Pakistaji
Yth. Pengurus IPNU Pusat
Jakarta
Assalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh
Pengurus Cabang Nahdlatul Ulama Pakistaji telah menerima surat permohonan Rekomendasi dari IPNU Cabang
Pakistaji dengan surat nomor : 06/KPC/A/VI/354/XI/2013, tanggal 15 Nopember 2013 perihal laporan hasil
Konperensi IPNU Cabang Pakistaji dan permohonan Rekomendasi susunan Pengurus IPNU Cabang Pakistaji hasil
konperensi IPNU pada tanggal 9 September 2013.
Susunan Pengurus IPNU hasil konperensi tersebut telah memenuhi syarat dan seusai dengan AD/ART NU.
Sesuai dengan kewenangan PCNU yang diatur dalam ART NU Bab V pasal 18, maka Pengurus Cabang Nahdlatul
Ulama Pakistaji dapat memberikan rekomendasi sebagai persetujuan Pengesahan Pengurus IPNU Cabang
Pakistaji periode 2013 – 2007.
Bersama ini kami lamppirkan berita acara Konperensi dan susunan pengurus IPNU, untuk memperoleh Surat
Pengesahan dari Pengurus IPNU Pusat.
Demikian surat rekomendasi ini kami berikan dan atas perhatian Pengurus IPNU Pusat disampaikan terima kasih.
Wallahul Muwafiq Illa Aqwamith Thoriq
Wassalamu’alaikum Warahmatullhi Wabaraktuh
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Rois Katib Ketua Sekretaris
KH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
Tembusan :
1. IPNU Wilayah Jatim
2. IPNU Cabang Pakistaji
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

22. 22
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
Lampiran SK Nomor : 221/PC/A.II/L-41/XI/2013
SUSUNAN PENGURUS CABANG
IKATAN PELAJAR NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
PERIODE 2013 – 2007

23. 23

24. 24
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Rois Katib Ketua Sekretaris
KH. KHOR ZAD M K. ALI RUSYDI KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
Keterangan :
a. Pada lampiran harus ditulis Lampiran SK Nomor : …, sebelum menulis isi lampirannya.

25. 25
6. Surat Pengantar
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
SURAT PENGANTAR
Nomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2013
Hal : Laporan Kegiatan Posko
Yth. PWNU Jatim
Jalan Raya Darmo Nomor 96
Surabaya
N
O
JENIS /
ISI
SURAT
B
A
N
Y
A
K
N
Y
A
KETERAN
GAN
1 Laporan
Kegiatan
Kegiatan
Posko NU
Cabang
Pakistaji
dalam
penangan
an korban
banjir
Kecamata
n Panti
Kab.
Jember
1
b
e
r
k
a
s
Disampai
kan
dengan
hormat
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Ketua Sekretaris
KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

26. 26
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Jalan Diponegoro Nomor 27 Pakistaji 68167 Telpon (0336) 321844,323010 fax.322478
SURAT PENGANTAR
Nomor : 221/PC/Tanf/L-41/XI/2013
Hal : Pengiriman Alat-alat Kantor
Yth. Pengurus Ranting NU Umbulrejo
Jalan Mawar Nomor 45 Umbulrejo
Bersama ini kami kirimkan alat-alat kantor untuk keperluan administrasi, alat-alat yang dimaksud adalah :
1. 2 buah Komputer,
2. 3 buah meja kantor
3. 100 buah buku folio
Alat-alat tersebut diharapkan dapat dipergunakan dengan sebaik-baiknya.
PENGURUS CABANG NAHDLATUL ULAMA PAKISTAJI
Ketua Sekretaris
KH. SYUHADA SYARIF A. BARIZI
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Keterangan :
a. Kata SURAT PENGANTAR dapat ditulis PENGANTAR saja.
b. Model surat lebih baik menggunakan kolom jika terdapat lebih dari satu keteragan.
--------------