1. Advanced Quality Services Ltd.
Παράδειγμα 11 - ΛΙΣΤΑ ΕΛΕΓΧΟΥ ΑΡΧΕΙΟΘΕΤΗΣΗΣ
A/A ΠΕΡΙΟΧΕΣ ΕΛΕΓΧΟΥ ΝΑΙ ΟΧΙ
Μπορείτε να βρείτε οποιοδήποτε έγγραφο από τους φακέλους του
1
γραφείου σας μέσα σε τρία λεπτά;
Μπορεί η γραμματέας σας ή οι αρμόδιοι υπάλληλοι να βρουν έγγραφα
2 από τους φακέλους του γραφείου μέσα σε πέντε λεπτά από τότε που τα
ζητάτε;
Τα στοιχεία που υποστηρίζουν μια αναφορά (ή μελέτη κλπ.)
3 αρχειοθετούνται με αλληλοσύνδεση σε λίγους φακέλους ή είναι
αρχειοθετημένα, ασύνδετα, σε πολλούς φακέλους;
Αποτύχατε ποτέ στην προσπάθειά σας να συντάξετε μια μελέτη, επειδή
4
τα στοιχεία που χρειαζόσασταν έλλειπαν από τους φακέλους;
Διατηρείτε συχνά έγγραφα περισσότερο από δύο έτη, μήπως τα
5
χρειαστείτε κάποτε;
Αρχίζουν επικεφαλλίδες φακέλων με ημερομηνίες ή επίθετα (όχι
6
ανθρώπων) π.χ. «1994 αναφορές» ή «παλαιές επισκευές»;
Υπάρχουν αντίγραφα των ίδιων εγγράφων σε διαφορετικούς φακέλους,
7 εκτός από εκείνα που χρησιμεύουν για διασταύρωση (στην
αρχειοθέτηση);
Η αρχειοθέτηση των εγγράφων που βρίσκονται στον «προς
8 αρχειοθέτηση» φάκελο σας ή δίσκο χρειάζεται περισσότερο από μισή
ώρα;
Υποδιαιρούνται κάποιοι μεγάλοι φάκελοι π.χ. σε άλλους μικρότερους
9 υποφακέλους (ταξίδια αντιπροσώπων, ξενοδοχεία, εστιατόρια,
συνεργεία επισκευής αυτοκινήτων κλπ.);
119