Métodos de clasificación de archivo nos muestra la forma apropiada para almacenar documentos

1. LOS DOCUMENTALISTAS
INTEGRANTES:
- Alexandra Benavides.
- Sonia Haro.
- Geoconda Salcan.
- Allison Segura.
- David Álvarez N. (COORDINADOR)
MÉTODOS DE CLASIFICACIÓN DE
ARCHIVO

2. MÉTODO DE ARCHIVO
 SECUENCIA LÓGICA CON LA QUE SE
ORDENA LA DOCUMENTACIÓN.
 ALFABÉTICO
 NUMÉRICO
 GEOGRÁFICO
 POR ASUNTOS
 ALFANUMÉRICO

3. MÉTODO ALFABÉTICO
 APOYO DE LAS DEMAS METODOLOGIAS DEL
TRABAJO DE ARCHIVO.
 ALFA POR ASUNTOS O DE MATERIA:
 ALFA-NUMÉRICO.
 ALFA-GEOGRÁFICO.
 ALFA-CRONOLÓGICO.
 SENCILLO DE MANEJAR.
 REFERENCIA DIRECTAMENTE EN GAVETAS
PRINCIPALES.
 NO NECESITA ARCHIVO AUXILIAR.

4.  VENTAJA
 SENCILLO DE COLOCAR.
 PUEDE MANEJARSE SIN NINGUN TIPO DE
FORMACIÓN ESPECIAL.
 DESVENTAJA
 PODRÍAN SURGIR PROBLEMAS SI EL ARCHIVO LO
MANEJAN VARIAS PERSONAS

5. SE NECESITA CONOCER
 REQUISITOS DE LAS EMPRESAS SOBRE
ALMACENAJE DE DOCUMENTOS Y SISTEMA
DE CONTROL.
 SISTEMAS DE ARCHIVO Y EQUIPOS
DISPONIBLES EN EL MERCADO.
 ELEMENTOS ESENCIALES PARA UN
ADECUADO ALMACENAJE Y CONTROL DE
DOCUMENTOS.

7. MÉTODO NUMÉRICO
 ASIGNA UN CÓDIGO A CADA UNA
DE LAS CARPETAS DEL ARCHIVO.
 MÉTODO INDIRECTO YA QUE
NECESITA UN ARCHIVO
AUXILIAR.

8. CONSTA DE TRES PARTES
 ARCHIVO PRINCIPAL
TARJETERO
ARCHIVO ALFABÉTICO

9. SE UTILIZA EN:
 MOVIMIENTOS BANCARIOS.
 POLIZAS DE SEGUROS.
 HISTORIAS CLÍNICAS.
 FACTURAS.
 RECIBOS.
 REGISTROS DE ALUMNOS.
 DEPARTAMENTOS CONTABLES.
 CASOS CONFIDENCIALES.

10.  VENTAJAS
 SENCILLO PARA ENCONTRAR CARPETAS.
 EL ARCHIVO SE PUEDE AUMENTAR
INDEFINIDAMENTE.
 FICHAS UTILIZABLES PARA OTROS FINES.
 DESVENTAJAS
 SIEMPRE NECESITA ARCHIVO AUXILIAR

12. MÉTODO GEOGRÁFICO
 AGRUPA CARPETAS EN ORDEN
GEOGRÁFICO, POR PAISES, REGIONES,
TERRITORIOS, ETC.
 UTILIZA ORDEN ALFABÉTICO PARA
LOCALIDADES DE MANERA
DESCENDENTE.
 PAIS, DEPARTAMENTO, MUNICIPIO,CANTONES, ETC.

13. SE UTILIZA EN:
 OFICINAS DE EXPORTACIÓN.
 DEPARTAMENTO DE VENTAS.
 MINISTERIOS.
 SECRETARIAS DEPARTAMENTALES.
 ALMACENES EN CADENA.
 OFICINAS DE INGENIEROS Y ARQUITECTOS.

14. DESVENTAJA
 LAS ACTIVIDADES NO SIEMPRE SE
DESARROLLAN EN TERRITORIOS
ESPECÍFICOS.
 NECESITA AMPLIO CONOCIMIENTO DEL
DESPLAZAMIENTO DE TODOS LOS
PUEBLOS Y CIUDADES.

16. MÉTODO POR ASUNTOS
 CONCISTE EN ARCHIVAR LA
DOCUMENTACIÓN POR TEMA O
CONTENIDO.
 SON ÚTILES PARA LLEVAR
CORRESPONDENCIA Y PAPELES DE UNA
ACTIVIDAD REPETITIVA.

17. SE UTILIZA EN:
 DEPARTAMENTO DE INVESTIGACIONES
CIENTÍFICAS.
 OFICINAS DONDE EL INTERES SE ENFOCA
EN EL CUADRO GENERAL DE LA SITUACIÓN.
 OFICINAS QUE CONSERVAN MATERIAL
DIDÁCTICO.
 INSTITUCIONES QUE REQUIEREN QUE SUS
PRODUCTOS SE IDENTIFIQUEN POR
GRUPOS.

18.  VENTAJAS
 SIRVE PARA AGRUPAR DOCUMENTOS
RELACIONADOS CON UN ASUNTO EN
PARTICULAR.
 GUARDA EL EXPEDIENTE COMPLETO
PERTENECIENTE AUN RPODUCTO ESPECÍFICO O
UNA ACTIVIDAD DETERMINADA.
 DESVENTAJAS
 PUEDE PRODUCIRSE OLVIDO DE PAPELES DE UN
TEMA EN OTRA CARPETA.

20. MÉTODO ALFANUMÉRICO
 COMBINA LAS CLASIFICACIONES
ALFABÉTICA Y NUMÉRICA.
 ASIGNA UN NÚMERO A CADA LETRA DEL
ALFABETO.
 CADA CARPETA DENTRO DE UN NUMERO SE
NÚMERA CONSECUTIVAMENTE.
 LAS CARPETAS SE ORDENAN
ALFABETICAMENTE EN EL ARCHIVO Y LOS
NÚMEROS SE USAN COMO REFERENCIA
SOBRE LA CORRESPONDENCIA.