1. ESCUELA SUPERIOR POLITECNICA DE
CHIMBORAZO
FACULTAD DE SALUD PÚBLICA
ESCUELA DE MEDICINA
INFORMATICA
TEMA:
ERRORES EN LOS DATOS
POR:
JHONATAN SAEZ
NIVEL:
CUARTO SEMESTRE “B”
SEMESTRE: SEPTIEMBRE-FEBRERO
2. Contenido
INTRODUCCION ................................................................................................................................... 3
Errores en los datos............................................................................................................................. 4
20 errores usuales Excel ...................................................................................................................... 6
Error #1 : usar Excel 2.003............................................................................................................... 6
Error #2 : no dedicar tiempo a aprender Excel ............................................................................... 6
Error #3 : no usar los atajos del teclado .......................................................................................... 6
Error #4 : no consultar a los expertos Excel .................................................................................... 6
Error #5 : desconocer los límites “reales” de filas Excel ................................................................. 6
Error #6 : desconocer los complementos Excel .............................................................................. 7
Error #7 : abusar de la función SUMAPRODUCTO .......................................................................... 7
Error #8 : aplicar excesivos formatos y fórmulas ............................................................................ 7
Error #9 : tener el modo de cálculo en manual............................................................................... 7
Error #10 : no estar registrado en nuestro Boletín Excel ................................................................ 7
Error #11 : utilizar demasiadas hojas .............................................................................................. 7
Error #12 : repetir siempre la misma tarea ..................................................................................... 7
Error #13 : subestimar el poder de Excel ........................................................................................ 7
Error #14 : meter números dentro de fórmulas ............................................................................. 7
Error #15 : dejar filas o columnas intermedias vacías en una tabla ............................................... 8
Error #16 : no planificar el modelo ................................................................................................. 8
Error #17 : no establecer mecanismos de control .......................................................................... 8
Error #18 : números como textos ................................................................................................... 8
Error #19 : no hacer backups .......................................................................................................... 8
Error #20 : hacer difícil lo fácil......................................................................................................... 8
NETGRAFIA: ......................................................................................................................................... 9
3. INTRODUCCION
Durante la creación y desarrollo de modelos o plantillas realizadas en Excel es posible
que introduzcamos algún dato o fórmula de manera erróneo, de tal forma que sea
imposible realizar el cálculo, con objeto de identificar donde se encuentra el error la
aplicación Excel es capaz de detectar la celda así como clasificar el tipo de error
producido, facilitando la tarea de detección y resolución de errores.
Excel dispone de 4 métodos o técnicas para la identificación de errores:
Cuadro de dialogo
Símbolo parte superior izquierda de la celda
Valor en la celda
Error al ejecutar una macro
Los 3 primeros métodos de identificación de errores hacen referencia cuando se introduce
una formula la cual es incapaz de calcular el resultado, ya sea porque no existe la función
o porque los datos que aportamos a la función son incorrectos:
Cuadro de dialogo – Generalmente cuando cometemos un error en la introducción de
algún dato en una fórmula aparece el cuadro de dialogo, el cual nos hace una propuesta
para corregir el error.
Símbolo parte superior izquierda de la celda – Este signo aparece cuando Excel identifica
un posible error como una fórmula incoherente, un valor en formato de texto cuando la
celda contigua es un valor numérico, etc…. Cuando hacemos clic al símbolo rojo
automáticamente aparecerá un desplegable donde nos indica el posible error cometido
así como el modo a proceder para corregir dicho error.
4. Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca
un error. Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto
similar al que ves a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el
botón Sí o rechazar utilizando el botón No.
Dependiendo del error, mostrará un mensaje u otro.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como
.
que nos permitirá
saber más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:
5. Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre
diferentes opciones. Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la
celda no tiene el mismo aspecto que todas las demás fórmulas adyacente (por
ejemplo, ésta sea una resta y todas las demás sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o
no, podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca
el símbolo de la esquina de la celda.
Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la
celda #TEXTO , siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de
error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se
utiliza una fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto,
como puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
6. #¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o
función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se
intersectan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un
símbolo en la esquina superior izquierda tal como:
20 errores usuales Excel
Microsoft Excel es sin dudas uno de los programas más potentes y flexibles del mundo.
Sin embargo su mayor virtud se puede convertir también en una fuente de errores
comunes o trampas mortales. Antes que el diablo meta la cola, te recomendamos revisar
esta lista para que controles que no estás cometiendo ninguno de estos errores!
Podemos llamarles errores, pecados, o simplemente cosas que no deberías hacer.
Al final de la lista hay un formulario desde donde podrás opinar, criticar o sugerirnos otros
que consideres que deban estar en la lista!
Error #1 : usar Excel 2.003
Excel 2.003 ya es obsoleto. No dudes en pasarte a Excel 2.007 o a Excel 2.010. Ambas
versiones tienen una impresionante cantidad de mejoras respecto de la versión 2.003!
Error #2 : no dedicar tiempo a aprender Excel
La mayoría de los usuarios solo usan Excel al 30% de su capacidad. Anímate a descubrir
el 70% restante!. Desde nuestra web encontrarás muchos recursos gratuitos y miles de
soluciones para tus hojas Excel!
Error #3 : no usar los atajos del teclado
Muchas de las herramientas y acciones de Excel se pueden ejecutar desde atajos del
teclado. Eso te da mucha más velocidad y aumenta tu productividad en el trabajo con
Excel.
Error #4 : no consultar a los expertos Excel
¿Para qué perder tiempo y romperte la cabeza? En nuestro Foro Excel hay cientos de
expertos que pueden darte una mano!
Error #5 : desconocer los límites “reales” de filas Excel
Muchos ya saben que Excel 2.003 tiene 65.536 filas y que Excel 2.007 tiene más de 1
millón de filas. Sin embargo, si usas todas esas filas, tendrás un libro pesadísimo e
inmanejable. Cuando tengas que operar con muchos datos lo mejor es trabajarlos desde
una fuente externa!
7. Error #6 : desconocer los complementos Excel
¿sabías que existen miles de Complementos Excel que te permiten añadirle nuevas
funcionalidades? La mayoría son gratuitos y muchos de ellos te darán poder extra y
recargado para tus hojas Excel.
Error #7 : abusar de la función SUMAPRODUCTO
Esta función suele ser muy útil para hacer sumas con varias condiciones. Sin embargo,
aplicada sobre rangos muy amplios puede volverse muy lenta en calcular. Una alternativa
muy útil es armar una tabla dinámica o usar la fórmula IMPORTARDATOSDINAMICOS
Error #8 : aplicar excesivos formatos y fórmulas
Si aplicas formatos y fórmulas en exceso, tu libro Excel se volverá más pesado y lento de
calcular! Intenta limitar los formatos y fórmulas solo al rango que necesites.
Error #9 : tener el modo de cálculo en manual
Si tienes el modo de cálculo en manual lo más seguro es que los resultados que veas no
sean correctos. Tarde o temprano te olvidas de recalcular y sobreviene el desastre! Lo
mejor es mantener Excel siempre en modo de cálculo automático.
Error #10 : no estar registrado en nuestro Boletín Excel
Si te gusta Excel entonces te interesará estar al tanto de todas las novedades y trucos. Lo
mejor es que te registres en nuestro Boletín Excel
Error #11 : utilizar demasiadas hojas
Si tienes una hoja para cada mes, cliente, producto, proyecto, etc. tienes tus datos
dispersos. Y con los datos dispersos te pierdes de poder usar muchísimas herramientas
Excel (autofiltros, tablas dinámicas, etc.) Muchas veces conviene tener todos los datos en
una única tabla dentro de una sola hoja.
Error #12 : repetir siempre la misma tarea
Si haces manualmente la misma tarea una y otra vez estás perdiendo tiempo. En ese
caso, deberías pensar en automatizarla con una macro
Error #13 : subestimar el poder de Excel
Microsoft Excel es mucho más poderoso de lo que te puedes imaginar. En la medida que
comienzas a conocer todas sus funciones, herramientas y macros desatas todo su poder!
Error #14 : meter números dentro de fórmulas
Eso dificulta la tarea de saber donde están al momento de cambiarlos, o tener que hacer
muchos cambios manualmente. Siempre hay que poner referencias a otras celdas dentro
de la fórmula.
8. Error #15 : dejar filas o columnas intermedias vacías en
una tabla
Eso hace que lo que esté a la derecha o a abajo ya no sea reconocido como parte de la
tabla por Excel. Y cuando ordenes los datos sobreviene el desastre!
Error #16 : no planificar el modelo
Excel permite comenzar a armar modelos y aplicaciones muy rápido. Pero la falta de
planificación te impedirá ver el conjunto y tarde o temprano deberás rediseñar todo!
Error #17 : no establecer mecanismos de control
Cuando los modelos o aplicaciones Excel se vuelven muy grandes, conviene tener un
sistema de autocontrol. En una sola hoja se deben armar fórmulas de control o
comprobación que muestren rápidamente cuando algo anda mal!
Error #18 : números como textos
Muchas veces al importar datos de fuentes externas, los números están como textos. A
pesar que se ven números, Excel los interpreta como textos y por lo tanto no los sumará!
Error #19 : no hacer backups
Algunas veces Excel puede ser algo inestable. Y su herramienta de autorecuperación no
siempre es 100% fiable. Por otro lado, su opción de autoguardado tiene el defecto de
reescribir siempre el mismo archivo. Lo mejor es usar el complemento autobackup .
Error #20 : hacer difícil lo fácil
Esto es bastante común, producto de no conocer Excel en profundidad. Estamos
acostumbrados a ver diseños, fórmulas y macros súper enredadas que se podrían
simplificar muchísimo.
