Under overskriften Kom godt i gang med standarder har vi udgivet en række pixibøger, som giver et overblik over, hvordan du arbejder konkret med et emne i forhold til en standard. Bøgerne giver et overordnet indtryk af emner og metodik. Pjecerne er skrevet til små og mellemstore virksomheder inden for alle brancher.

1. Hvis I vil vide mere… Kom godt i gang
med standarder
I er velkomne til at kontakte vores erfarne konsulenter inden for
integreret ledelse på telefon 39 96 61 01 eller consulting@ds.dk.
Helhedsorienteret
ledelse med et
integreret system
Hvordan arbejder I med et fælles
ledelsessystem – og skaber synergi?
Tr 3
y ks a 64
g 5 4 1-
Kollegievej 6
2920 Charlottenlund
Tlf. 39 96 61 01
ISBn 978-87-7310-784-3 print Fax 39 96 61 02
ISBn 978-87-7310-785-0 pdf www.ds.dk

2. Oversigt Hvorfor denne pjece?
Hvorfor denne pjece? Velkommen til Kom godt i gang med standarder. Denne pjece har fo-
kus på, hvordan I kan arbejde med flere ledelsessystemer fra hvert
Hvem er det relevant for? sit fagområde, fx kvalitet og miljø, så systemerne fremstår og an-
vendes som en samlet helhed. Pjecen handler også om, hvordan I
Hvad får I ud af at arbejde med integreret ledelse? som virksomhed kan sikre et samlet overblik over politikker, mål,
processer og procedurer i ét fælles system fremfor at have selv-
Hvilke metoder kan I benytte? stændige ledelsessystemer med bl.a. separate politikker og mål.
7 gode råd Pjecen er skrevet til små og mellemstore virksomheder, sammen-
slutninger, myndigheder og institutioner inden for alle brancher, der
Hvis I vil vide mere…
allerede har eller planlægger at indføre ledelsessystemer.
Vi håber, at I vil lade jer inspirere til at komme godt i gang – eller
videre!
Der findes flere pjecer i serien Kom godt i gang med standarder. I
kan finde dem på webshop.ds.dk, hvor de er gratis at downloade.
De kan også bestilles i en printudgave. Hvis I har spørgsmål til ind-
holdet, er I velkomne til at kontakte seniorkonsulent Berit Schwartz
på bes@ds.dk.

3. Hvem er det relevant for? Hvad får I ud af at
arbejde med integreret
Integreret ledelse er relevant for jer, der ledelse?
>> har implementeret et ledelsessystem, og som ønsker at
integrere et eller flere yderligere ledelsessystemer i dette
>> har implementeret flere ledelsessystemer og ønsker at Med et ledelsessystem etablerer I et forretningsmæssigt overblik
integrere dem i ét system over jeres virksomhed. Det skaber et solidt fundament for at tage
stilling til, hvordan I forbedrer og udvikler kontinuerligt. Undervejs
>> ikke har et formelt ledelsessystem, men ønsker at udvikle et
tager I fx stilling til de vigtigste risici for jeres forretning, I inddrager
integreret ledelsessystem for to eller flere fokusområder.
ledelse og medarbejdere i udviklingen, og gør det synligt, hvad I gør
Der findes selvstændige ledelsessystemer for bl.a. arbejdsmiljø, og hvorfor.
kvalitet, miljø, energi, fødevaresikkerhed, informationssikkerhed og
samfundsmæssigt ansvar. Ledelsessystemer kan implementeres på flere forskellige måder.
Det afhænger dels af den enkelte virksomheds behov, mål, produk-
På tværs af ledelsessystemerne er der nogle gennemgående em- tion, services og kultur, dels af den strategiske retning for produkter,
ner og krav. Når I skal implementere endnu et ledelsessystem, vil ydelser, markeder og kunder.
det derfor være effektivt at sammenskrive de fælles emner og krav
og herudover beskrive de specifikke krav, der relaterer sig til den De enkelte standarder for ledelsessystemer er generiske, dvs. at de
enkelte standards fokus. Det vil blandt andet forhindre, at der udfø- ikke er udviklet med én virksomhedstype for øje. Derfor giver den
res ensartede aktiviteter parallelt og ukoordineret forskellige steder enkelte standard ikke et endegyldigt svar på, hvordan et godt ledel-
i virksomheden. Til gengæld vil de blive udført på tværs af alle le- sessystem ser ud i den enkelte virksomhed. Men der kan peges på
delsessystemer. flere faktorer, der kan hjælpe en virksomhed til at implementere et
helhedsorienteret system med fokus på ledelse og relevante forret-
ningsprocesser for det pågældende fokusområde.
I skal først beslutte, hvad ledelsen ønsker at opnå for det enkelte
ledelsessystem og for kombinationen af flere ledelsessystemer. I
denne proces skal der også tages hensyn til kunder, markeder, lov-
givning og andre interessenter.

4. Hvilke metoder kan I
benytte?
Strategier og politikker Risikovurdering
Jeres ledelsessystem bør tage udgangspunkt i jeres virksomheds Centralt i risikotankegangen ligger, at en virksomhed i sine vurderin-
grundlag, dvs. der skal være overensstemmelse mellem den forret- ger vurderer potentielle risici for skade på forretning, miljø og pro-
ningsmæssige strategi og fx kvalitetspolitikken. På samme måde dukter. Da fokus i standarderne er forskellige, skal I være opmærk-
skal der være sammenhæng mellem den overordnede strategi og somme på, at graden af risici varierer tilsvarende.
de konkrete politikker og mål.
Jeres risikovurdering kan omhandle:
Desuden skal jeres politik være i overensstemmelse med jeres stra-
tegiske overvejelser og passe til de standarder, som virksomheden >> Kortlæg kritiske aspekter og risici
har valgt at styre efter. >> Vurdér og prioritér risici for virksomheden
>> Vurdér, om jeres politik bør ændres eller justeres. Det kan >> Vurdér og prioritér risici for de skader, som virksomhedens
være, at der skal udarbejdes en overordnet politik, der kan aktiviteter, herunder forretning, produkter og services, kan
udmøntes i en række delpolitikker, fx for miljø og kvalitet. pådrage sin omverden og interessenter
>> Sørg for, at delpolitikkerne bidrager til den overordnerede >> Fastlæg krav til indsatser og resultater.
politik og passer til de standarder, som der arbejdes efter.

5. Kortlægning og udvælgelse af væsentlige Mål og resultatstyring
processer og forhold I bør formulere målsætningerne for jeres samlede ledelsessystem
og sikre, at systemerne ikke modarbejder hinanden, fx ved at af-
Ved etablering af et samlet ledelsessystem skal de væsentligste
stemme kvalitetsmålsætninger med miljømålsætninger. Målsætnin-
processer og aktiviteter i virksomheden afdækkes.
gerne skal være konkrete, tidsbestemte og målbare.
Der skal tages hensyn til
Mål og handleplaner danner tilsammen de elementer, der skal sikre,
>> konkrete forhold i processer, produkter og services, der at politikkerne bliver efterlevet i jeres virksomhed. Der skal derfor
har afgørende betydning tages hensyn til hensigterne i politikkerne ved udformning af mål.
>> jeres interessenters behov I skal særligt tage sørge for at
>> lovkrav og andre bestemmelser
>> indledningsvis formulere målsætninger for det nye fokus-
>> struktur og ansvar. område
>> undersøge jeres nuværende og fremtidige behov, produkt-
og procespræstationer
>> skabe overblik over ressourcer og kompetencer.

6. Ledelsessystemet skal være en del af den
daglige drift
7 gode råd
Virksomheden skal sørge for, at medarbejderne kender ledelsessy-
stemet, og forklare, hvorfor det er indført, og hvad det betyder for
virksomheden. Det væsentlige er, at I skal Arbejdet med at indføre et integreret ledelsessystem kan kort op-
summeres:
>> definere og udvikle processer til intern og ekstern kommu-
nikation mellem medarbejdere og ledere samt kunder og >> Sæt et realistisk ambitionsniveau.
øvrige interessenter
>> Gør processen gennemskuelig ved at gå frem i over-
>> planlægge og udvikle processer til driftsstyring, indkøb, skuelige trin.
salg og produktion ved at sikre en styringsmetode
>> Afsæt de nødvendige ressourcer, fx timer for med-
>> udvikle processer til dokumentstyring, dvs. I skal sikre, at arbejdere, mødefacilitering og udstyr.
de relevante dokumenter er tilgængelige og opdaterede
>> Anerkend at processen er en læringsproces, der kræver
>> udarbejdelse af processer for indførelse af nye dokumen- kompetencer og tid
ter.
>> Definér konkrete handlingsplaner med deadlines og
ansvarshavende
>> Evaluér løbende jeres indsats. Hvad fik I ud af det? Hvad
Forankring og videre udvikling af ledelses- skal forbedres til næste gang? Er der rutiner og metoder,
systemerne der skal ændres?
>> Få hjælp fra nogen, der har prøvet det før.
Når jeres ledelsessystemer fungerer, afspejler de jeres virksomhed
og forretningsfundament. Det er vigtigt, at I kontinuerligt efterlever
dem og samtidig vurderer, om der er behov for forbedringer eller
ændringer i systemerne.
At opnå dette kræver engagement og investering fra både ledelse
og medarbejdere, ligesom det kræver, at alle ved, hvordan de opnår
indflydelse og kan involvere sig.