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13	
  -­‐	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  Interesados	
  
PMP	
  
13.	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  Interesados	
  
Incluye	
  los	
  procesos	
  necesarios	
  para	
  iden2ficar	
  a	
  las	
  personas,	
  grupos	
  u	
  
organizaciones	
  que	
  pueden	
  afectar	
  o	
  ser	
  afectados	
  por	
  el	
  proyecto,	
  para	
  
analizar	
  sus	
  expecta2vas	
  e	
  impacto	
  en	
  el	
  proyecto,	
  y	
  para	
  desarrollar	
  
estrategias	
  de	
  ges2ón	
  para	
  la	
  par2cipación	
  eficaz	
  de	
  lo	
  interesados	
  en	
  las	
  
decisiones	
  y	
  en	
  la	
  ejecución	
  del	
  proyecto.	
  	
  	
  
	
  
Se	
  centra	
  en	
  la	
  comunicación	
  con2nua	
  con	
  los	
  interesados	
  para	
  comprender	
  
sus	
  necesidades	
  y	
  expecta2vas;	
  
ü  Abordando	
  los	
  incidentes	
  en	
  el	
  momento	
  en	
  que	
  ocurren,	
  
ü  Ges4onando	
  conflictos	
  de	
  intereses	
  
ü  Fomentando	
  una	
  adecuada	
  par4cipación	
  de	
  los	
  interesados	
  en	
  las	
  decisiones	
  
y	
  ac4vidades	
  del	
  proyecto	
  
	
  
La	
  sa%sfacción	
  de	
  los	
  interesados	
  debe	
  ges%onarse	
  como	
  uno	
  de	
  los	
  obje%vos	
  
clave	
  del	
  proyecto.	
  
13.	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  Interesados	
  
Procesos:	
  
131. Iden(ficar	
  a	
  los	
  Interesados:	
  Iden4ficar	
  a	
  las	
  personas,	
  grupos	
  u	
  organizaciones	
  
que	
  podrían	
  afectar	
  o	
  ser	
  afectados	
  por	
  una	
  decisión,	
  ac4vidad	
  o	
  resultado	
  del	
  
proyecto,	
  así	
  como	
  de	
  analizar	
  y	
  documentar	
  información	
  relevante	
  rela4va	
  a	
  
sus	
  intereses,	
  par4cipación,	
  interdependencias,	
  influencias	
  y	
  posible	
  impacto	
  en	
  
el	
  éxito	
  del	
  proyecto.	
  
132. Planificación	
  de	
  la	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  Interesados:	
  Desarrollar	
  estrategias	
  de	
  
ges4ón	
  adecuadas	
  para	
  lograr	
  la	
  par4cipación	
  eficaz	
  de	
  los	
  interesados	
  a	
  lo	
  
largo	
  del	
  ciclo	
  de	
  vida	
  del	
  proyecto,	
  con	
  base	
  en	
  el	
  análisis	
  de	
  sus	
  necesidades,	
  
intereses	
  y	
  el	
  posible	
  impacto	
  en	
  el	
  éxito	
  del	
  proyecto.	
  	
  
133. Ges(onar	
  la	
  par(cipación	
  de	
  los	
  interesados:	
  Comunicarse	
  y	
  trabajar	
  con	
  los	
  
interesados	
  para	
  sa4sfacer	
  sus	
  necesidades/expecta4vas,	
  abordar	
  los	
  
incidentes	
  en	
  el	
  momento	
  en	
  que	
  ocurren	
  y	
  fomentar	
  la	
  par4cipación	
  adecuada	
  
de	
  los	
  interesados	
  en	
  las	
  ac4vidades	
  del	
  proyecto	
  a	
  lo	
  largo	
  del	
  ciclo	
  de	
  vida.	
  
134. Controlar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  Interesados:	
  Monitorear	
  globalmente	
  las	
  
relaciones	
  de	
  los	
  interesados	
  del	
  proyecto	
  y	
  ajustar	
  las	
  estrategias	
  y	
  los	
  planes	
  
para	
  involucrar	
  a	
  los	
  interesados	
  
13.1	
  Iden(ficar	
  a	
  los	
  Interesados	
  
Iden2ficar	
  a	
  las	
  personas,	
  grupos	
  u	
  organizaciones	
  que	
  podrían	
  afectar	
  o	
  ser	
  
afectados	
  por	
  una	
  decisión,	
  ac2vidad	
  o	
  resultado	
  del	
  proyecto,	
  así	
  como	
  de	
  analizar	
  
y	
  documentar	
  información	
  relevante	
  rela2va	
  a	
  sus	
  intereses,	
  par2cipación,	
  
interdependencias,	
  influencia	
  y	
  posible	
  impacto	
  en	
  el	
  éxito	
  del	
  proyecto	
  
ü  Es	
  fundamental	
  iden4ficar	
  a	
  los	
  interesados	
  desde	
  el	
  comienzo	
  del	
  proyecto	
  o	
  la	
  fase	
  
y	
  analizar	
  sus	
  niveles	
  de	
  interés	
  y	
  sus	
  expecta4vas	
  individuales,	
  así	
  como	
  su	
  
importancia	
  y	
  su	
  influencia.	
  	
  
Beneficio	
  Clave:	
  Permite	
  al	
  director	
  del	
  proyecto	
  iden4ficar	
  el	
  enfoque	
  adecuado	
  
para	
  cada	
  interesado	
  o	
  grupo	
  de	
  interesados.	
  
13.1	
  Iden(ficar	
  a	
  los	
  Interesados:	
  
Entradas	
  
•  Acta	
  de	
  Cons(tución	
  del	
  Proyecto.	
  Suministra	
  información	
  sobre	
  las	
  partes	
  
internas	
  y	
  externas	
  relacionadas	
  con	
  el	
  proyecto	
  y	
  que	
  se	
  ven	
  afectadas	
  por	
  
el	
  resultado	
  o	
  la	
  ejecución	
  de	
  éste.	
  	
  
•  Documentos	
  de	
  las	
  Adquisiciones.	
  Iden4ficar	
  las	
  partes	
  de	
  los	
  contratos	
  y	
  
los	
  diferentes	
  proveedores	
  para	
  ser	
  tenidos	
  en	
  cuenta	
  como	
  interesados.	
  
•  Factores	
  Ambientales	
  de	
  la	
  Empresa.	
  	
  
•  Ac(vos	
  de	
  los	
  Procesos	
  de	
  la	
  Organización.	
  	
  
	
  
13.1	
  Iden(ficar	
  a	
  los	
  Interesados:	
  
Herramientas	
  y	
  Técnicas	
  
•  Análisis	
  de	
  Interesados.	
  Recopila	
  y	
  analiza	
  de	
  manera	
  sistemá2ca	
  información	
  
cuan2ta2va	
  y	
  cualita2va	
  a	
  fin	
  de	
  determinar	
  qué	
  intereses	
  par2culares	
  deben	
  
tenerse	
  en	
  cuenta	
  a	
  lo	
  largo	
  del	
  proyecto	
  
ü  Iden4ficar	
  los	
  intereses,	
  expecta4vas	
  y	
  la	
  influencia	
  de	
  los	
  interesados	
  y	
  los	
  
relaciona	
  con	
  el	
  propósito	
  del	
  proyecto.	
  	
  
ü  Iden4fica	
  las	
  relaciones	
  que	
  se	
  pueden	
  aprovechar	
  para	
  crear	
  alianzas	
  y	
  posibles	
  
asociaciones	
  para	
  mejorar	
  la	
  probabilidades	
  de	
  éxitos.	
  
Pasos:	
  
①  Iden4ficar	
  a	
  todos	
  los	
  interesados	
  potenciales	
  del	
  proyecto	
  y	
  toda	
  la	
  información	
  
relevante	
  (roles,	
  departamentos,	
  intereses,	
  conocimientos,	
  expecta4vas	
  y	
  
niveles	
  de	
  influencia).	
  Se	
  iden4fica	
  los	
  interesados	
  clave	
  (jefes)	
  y	
  se	
  les	
  
entrevista	
  para	
  ampliar	
  la	
  lista	
  hasta	
  incluirlos	
  a	
  todos.	
  
②  Analizar	
  el	
  impacto	
  o	
  apoyo	
  potencial	
  que	
  cada	
  interesado	
  podría	
  generar	
  y	
  
clasificarlos	
  para	
  definir	
  una	
  estrategia	
  de	
  aproximación.	
  	
  
③  Evaluar	
  el	
  modo	
  en	
  que	
  los	
  interesados	
  clave	
  pueden	
  reaccionar	
  o	
  responder	
  en	
  
diferentes	
  situaciones	
  a	
  fin	
  de	
  planificar	
  cómo	
  influir	
  en	
  ellos	
  para	
  mejorar	
  su	
  
apoyo	
  y	
  mi4gar	
  los	
  impactos	
  nega4vos	
  potenciales.	
  	
  
Anexo:	
  Modelos	
  de	
  Clasificación	
  para	
  
el	
  Análisis	
  de	
  Interesados.	
  
•  Matriz	
  de	
  poder/	
  interés.	
  Agrupa	
  los	
  interesados	
  basándose	
  en	
  su	
  nivel	
  de	
  
autoridad	
  (“poder”)	
  y	
  su	
  nivel	
  de	
  preocupación	
  (“interés”).	
  
•  Matriz	
  de	
  poder/	
  influencia.	
  Agrupa	
  a	
  los	
  interesados	
  basándose	
  en	
  su	
  nivel	
  
de	
  autoridad	
  (“poder”)	
  y	
  su	
  nivel	
  de	
  par4cipación	
  ac4va	
  (“influencia”)	
  
•  	
  Matriz	
  de	
  influencia/	
  impacto.	
  Agrupa	
  a	
  los	
  interesados	
  basándose	
  en	
  su	
  
par4cipación	
  ac4va	
  (“influencia”)	
  y	
  su	
  capacidad	
  de	
  efectuar	
  cambios	
  a	
  la	
  
planificación	
  o	
  ejecución	
  del	
  proyecto	
  (“impacto”)	
  
•  Modelo	
  de	
  prominencia.	
  Describe	
  clases	
  de	
  interesados	
  basándose	
  en	
  su	
  
poder	
  (capacidad	
  de	
  imponer	
  su	
  voluntad),	
  urgencia	
  (necesidad	
  de	
  atención	
  
inmediata)	
  y	
  legi4midad	
  (par4cipación	
  adecuada).	
  
13.1	
  Iden(ficar	
  a	
  los	
  Interesados:	
  
Herramientas	
  y	
  Técnicas	
  
•  Juicio	
  de	
  Expertos.	
  Consultas	
  individuales	
  (reuniones	
  uno	
  a	
  uno,	
  entrevistas,	
  
etc.)	
  o	
  mediante	
  un	
  formato	
  de	
  panel	
  (grupos	
  focales,	
  encuestas,	
  etc.).	
  
•  Reuniones.	
  	
  
ü  Reuniones	
  de	
  análisis	
  de	
  perfiles.	
  Diseñadas	
  para	
  desarrollar	
  un	
  
entendimiento	
  sobre	
  los	
  principales	
  interesados	
  del	
  proyecto.	
  Se	
  pueden	
  
u4lizar	
  para	
  intercambiar	
  y	
  analizar	
  información	
  acerca	
  de	
  roles,	
  
conocimiento	
  y	
  la	
  postura	
  general	
  de	
  cada	
  uno	
  de	
  los	
  interesados	
  respecto	
  al	
  
proyecto.	
  
13.1	
  Iden(ficar	
  a	
  los	
  Interesados:	
  
Salidas	
  
•  Registro	
  de	
  Interesados.	
  Con4ene	
  todos	
  los	
  detalles	
  relacionados	
  con	
  los	
  
interesados	
  iden4ficados,	
  incluyendo	
  entre	
  otros:	
  	
  
ü  Información	
  de	
  Iden4ficación.	
  Nombre,	
  puesto	
  en	
  la	
  organización,	
  ubicación,	
  
rol	
  en	
  el	
  proyecto,	
  información	
  de	
  contacto.	
  
ü  Información	
  de	
  evaluación.	
  Requisitos	
  principales,	
  expecta4vas	
  principales,	
  
influencia	
  potencial	
  en	
  el	
  proyecto,	
  fase	
  del	
  ciclo	
  de	
  vida	
  con	
  el	
  mayor	
  interés	
  
ü  Clasificación	
  de	
  los	
  interesados.	
  Interno/externo,	
  par4dario/neutral/
re4cente,	
  etc.	
  
	
  
	
  
El	
  registro	
  de	
  interesados	
  se	
  debe	
  consultar	
  y	
  actualizar	
  de	
  manera	
  regular,	
  ya	
  
que	
  los	
  interesados	
  podrían	
  cambiar	
  o	
  se	
  podrían	
  iden%ficar	
  nuevos	
  a	
  lo	
  largo	
  
de	
  la	
  vida	
  del	
  proyecto.	
  	
  
13.2	
  Planificar	
  la	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  
Interesados	
  
Desarrollar	
  estrategias	
  de	
  ges2ón	
  adecuadas	
  para	
  lograr	
  la	
  par2cipación	
  eficaz	
  de	
  
los	
  interesados	
  a	
  lo	
  largo	
  del	
  ciclo	
  de	
  vida	
  del	
  proyecto,	
  con	
  base	
  en	
  el	
  análisis	
  de	
  
sus	
  necesidades,	
  intereses	
  y	
  el	
  posible	
  impacto	
  en	
  el	
  éxito	
  del	
  proyecto.	
  
ü  Iden4fica	
  el	
  modo	
  en	
  que	
  el	
  proyecto	
  afectará	
  a	
  los	
  interesados	
  para	
  desarrollar	
  
diferentes	
  formas	
  de	
  lograr	
  su	
  par4cipación	
  eficaz.	
  
ü  La	
  ges4ón	
  de	
  los	
  interesados	
  trata	
  de	
  la	
  creación	
  y	
  el	
  mantenimiento	
  de	
  las	
  
relaciones	
  entre	
  el	
  equipo	
  
Beneficio	
  Clave:	
  Proporciona	
  un	
  plan	
  claro	
  y	
  fac4ble	
  para	
  interactuar	
  con	
  los	
  
interesados	
  del	
  proyecto	
  a	
  fin	
  de	
  apoyar	
  los	
  intereses	
  del	
  mismo.	
  	
  
13.2	
  Planificar	
  la	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Entradas	
  
•  Plan	
  para	
  la	
  Dirección	
  del	
  Proyecto.	
  Ciclo	
  de	
  vida	
  seleccionado	
  para	
  el	
  
proyecto,	
  descripción	
  de	
  cómo	
  se	
  cumplirán	
  los	
  requisitos	
  de	
  recursos	
  
humanos	
  y	
  cómo	
  se	
  tratarán	
  y	
  estructurarán	
  en	
  el	
  proyecto,	
  plan	
  de	
  ges4ón	
  
de	
  los	
  cambios,	
  necesidades	
  y	
  técnicas	
  de	
  comunicación	
  entre	
  los	
  
interesados.	
  
•  Registro	
  de	
  Interesados.	
  Ciclo	
  de	
  vida	
  seleccionado	
  para	
  el	
  proyecto,	
  
descripción	
  de	
  cómo	
  se	
  cumplirán	
  los	
  requisitos	
  de	
  recursos	
  humanos	
  y	
  cómo	
  
se	
  tratarán	
  y	
  estructurarán	
  en	
  el	
  proyecto,	
  plan	
  de	
  ges4ón	
  de	
  los	
  cambios,	
  
necesidades	
  y	
  técnicas	
  de	
  comunicación	
  entre	
  los	
  interesados.	
  
•  Factores	
  Ambientales	
  de	
  la	
  Empresa.	
  La	
  cultura,	
  la	
  estructura	
  y	
  el	
  clima	
  
polí4co.	
  
•  Ac(vos	
  de	
  los	
  Procesos	
  de	
  la	
  Organización.	
  Bases	
  de	
  datos	
  de	
  lecciones	
  
aprendidas,	
  información	
  histórica	
  son	
  de	
  par4cular	
  importancia	
  
•  	
  	
  
13.2	
  Planificar	
  la	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  HyT	
  
•  Juicio	
  de	
  Expertos.	
  	
  
•  Reuniones.	
  	
  
•  Técnicas	
  Analí(cas.	
  Se	
  compara	
  el	
  nivel	
  de	
  par2cipación	
  actual	
  de	
  todos	
  los	
  
interesados	
  con	
  los	
  niveles	
  de	
  par2cipación	
  planificados	
  
ü  Desconocedor.	
  Desconocedor	
  del	
  proyecto	
  y	
  de	
  sus	
  impactos	
  potenciales	
  
ü  Re4cente.	
  Conocedor	
  del	
  proyecto	
  y	
  de	
  sus	
  impactos	
  potenciales,	
  re4cente	
  al	
  
cambio.	
  
ü  Neutral.	
  Conocedor	
  del	
  proyecto,	
  ni	
  lo	
  apoya	
  ni	
  es	
  re4cente	
  
ü  Par4dario.	
  Conocedor	
  del	
  proyecto	
  y	
  de	
  sus	
  impactos	
  potenciales	
  y	
  apoyo	
  al	
  
cambio.	
  
ü  Líder.	
  Conocedor	
  del	
  proyecto	
  y	
  de	
  sus	
  impactos	
  potenciales,	
  ac4vamente	
  
involucrado	
  en	
  asegurar	
  el	
  éxito	
  del	
  mismo.	
  
La	
  par2cipación	
  actual	
  se	
  puede	
  documentar	
  en	
  la	
  Matriz	
  de	
  Evaluación	
  de	
  la	
  
Par2cipación	
  de	
  los	
  Interesados	
  
C.	
  Indica	
  la	
  par2cipación	
  actual.	
  
D.	
  Indica	
  la	
  par2cipación	
  deseada.	
  
13.2	
  Planificar	
  la	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Salidas	
  
•  Plan	
  de	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  Interesados.	
  Iden2fica	
  las	
  estrategias	
  de	
  ges2ón	
  
necesarias	
  para	
  involucrar	
  a	
  los	
  interesados	
  de	
  manera	
  eficaz,	
  Proporciona:	
  
ü  Par4cipación	
  deseada	
  y	
  actual	
  de	
  los	
  interesados	
  clave.	
  
ü  Alcance	
  e	
  impacto	
  del	
  cambio	
  de	
  los	
  interesados	
  
ü  Interrelaciones	
  y	
  posibles	
  superposición	
  entre	
  interesados	
  que	
  se	
  hayan	
  
iden4ficado.	
  	
  
ü  Requisitos	
  de	
  comunicación	
  de	
  los	
  interesados	
  para	
  la	
  fase	
  actual	
  del	
  
proyecto.	
  
ü  Información	
  a	
  distribuir	
  entre	
  los	
  interesados,	
  incluidos	
  el	
  lenguaje,	
  formato,	
  
contenido	
  y	
  nivel	
  de	
  detalle	
  
•  Actualizaciones	
  a	
  los	
  Documentos	
  del	
  Proyecto.	
  Cronograma	
  del	
  proyecto,	
  
registro	
  de	
  interesados.	
  	
  
13.3	
  Ges(onar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados	
  
Comunicarse	
  y	
  trabajar	
  con	
  los	
  interesados	
  para	
  sa2sfacer	
  sus	
  necesidades/expecta2vas,	
  
abordad	
  los	
  incidentes	
  en	
  el	
  momento	
  en	
  que	
  ocurren	
  y	
  fomentar	
  la	
  par2cipación	
  adecuada	
  
de	
  los	
  interesados	
  en	
  las	
  ac2vidades	
  del	
  proyecto	
  a	
  lo	
  largo	
  del	
  ciclo	
  de	
  vida	
  del	
  mismo.	
  	
  
ü  Asegura	
  que	
  los	
  interesados	
  comprenden	
  claramente	
  las	
  metas,	
  obje4vos,	
  beneficios	
  y	
  riesgos,	
  
permi4endo	
  que	
  apoyen	
  el	
  proyecto	
  de	
  forma	
  ac4va	
  ayudado	
  en	
  la	
  orientación	
  de	
  las	
  
ac4vidades	
  y	
  en	
  las	
  decisiones	
  del	
  proyecto.	
  
ü  Se	
  an4cipa	
  la	
  reacción	
  de	
  las	
  personas	
  frente	
  al	
  proyecto	
  mediante	
  la	
  implementación	
  de	
  
acciones	
  proac4vas	
  a	
  fin	
  de	
  obtener	
  su	
  apoyo	
  y/o	
  minimizar	
  los	
  impactos	
  nega4vos.	
  
Beneficio	
  Clave:	
  Permite	
  al	
  director	
  del	
  proyecto	
  incrementar	
  el	
  apoyo	
  y	
  minimizar	
  la	
  
resistencia	
  por	
  parte	
  de	
  los	
  interesados,	
  aumentando	
  significa4vamente	
  las	
  posibilidades	
  de	
  
lograr	
  el	
  éxito	
  del	
  proyecto.	
  
13.3	
  Ges(onar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados	
  
El	
  director	
  del	
  proyecto	
  es	
  responsable	
  de	
  involucrar	
  y	
  ges2onar	
  a	
  los	
  
interesados	
  y	
  puede	
  recurrir	
  a	
  la	
  ayuda	
  del	
  patrocinador	
  del	
  proyecto.	
  
Ac2vidades	
  que	
  involucra:	
  
ü  Involucrar	
  a	
  los	
  interesados	
  en	
  las	
  etapas	
  adecuadas	
  para	
  obtener	
  o	
  confirmar	
  
su	
  compromiso	
  con4nuo	
  con	
  el	
  éxito	
  del	
  mismo.	
  
ü  Ges4onar	
  las	
  expecta4vas	
  de	
  los	
  interesados	
  mediante	
  negociación	
  y	
  
comunicación	
  para	
  asegurar	
  que	
  se	
  alcancen	
  los	
  obje4vos	
  del	
  proyecto.	
  
ü  Abordar	
  posibles	
  inquietudes	
  que	
  aún	
  no	
  representan	
  incidentes	
  y	
  an4cipar	
  
futuros	
  problemas	
  que	
  puedan	
  plantear	
  los	
  interesados.	
  Se	
  evalúan	
  los	
  riesgos	
  lo	
  
antes	
  posible.	
  
ü  Aclarar	
  y	
  resolver	
  los	
  incidentes	
  que	
  han	
  sido	
  iden4ficados.	
  
	
  
La	
  capacidad	
  de	
  los	
  interesados	
  para	
  influir	
  en	
  el	
  proyecto	
  es	
  mayor	
  en	
  etapas	
  
iniciales	
  y	
  va	
  disminuyendo	
  progresivamente	
  a	
  medida	
  que	
  avanza	
  el	
  proyecto.	
  
13.3	
  Ges(onar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Entradas	
  
•  Plan	
  de	
  Ges(ón	
  de	
  los	
  Interesados.	
  Proporciona	
  una	
  guía	
  sobre	
  la	
  mejor	
  
manera	
  de	
  involucrar	
  a	
  los	
  interesados	
  en	
  el	
  proyecto.	
  Describe	
  los	
  métodos	
  y	
  
tecnologías	
  u4lizados	
  para	
  la	
  comunicación	
  de	
  los	
  interesados.	
  Determina	
  el	
  
nivel	
  de	
  las	
  interacciones	
  de	
  los	
  interesados	
  y	
  define	
  estrategias	
  para	
  
iden4ficarlos	
  y	
  ges4onarlos	
  a	
  lo	
  largo	
  del	
  ciclo	
  de	
  vida	
  del	
  proyecto.	
  
•  Plan	
  de	
  Ges(ón	
  de	
  las	
  Comunicaciones.	
  Proporciona	
  orientación	
  e	
  
información	
  sobre	
  la	
  ges4ón	
  de	
  las	
  expecta4vas	
  de	
  los	
  interesados.	
  Incluye:	
  
Requisitos	
  de	
  comunicación,	
  información	
  que	
  debe	
  ser	
  comunicada	
  (lenguaje,	
  
formato,	
  contenido,	
  nivel	
  de	
  detalle),	
  mo4vo	
  de	
  distribución	
  de	
  la	
  información,	
  
proceso	
  de	
  escalado.	
  
•  Registro	
  de	
  Cambios.	
  Documenta	
  los	
  cambios	
  que	
  ocurren	
  durante	
  el	
  proyecto	
  
para	
  comunicar	
  su	
  impacto	
  en	
  términos	
  de	
  4empo,	
  costos	
  y	
  riesgos.	
  
•  Ac(vos	
  de	
  los	
  Procesos	
  de	
  la	
  Organización.	
  Requisitos	
  de	
  comunicación	
  de	
  la	
  
organización,	
  procedimientos	
  para	
  la	
  ges4ón	
  de	
  incidentes,	
  procedimientos	
  de	
  
control	
  de	
  cambios,	
  información	
  histórica	
  rela4va	
  a	
  proyectos	
  anteriores.	
  	
  
13.3	
  Ges(onar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Herramientas	
  y	
  Técnicas	
  
•  Métodos	
  de	
  Comunicación	
  (10.1).	
  Iden4ficados	
  para	
  cada	
  interesado	
  en	
  el	
  
plan	
  de	
  ges4ón	
  de	
  las	
  comunicaciones.	
  En	
  función	
  de	
  los	
  requisitos	
  de	
  
comunicación	
  de	
  los	
  interesados,	
  el	
  DP	
  decide	
  cómo,	
  cuándo	
  y	
  cuáles	
  de	
  estos	
  
métodos	
  de	
  comunicación	
  se	
  u4lizarán	
  en	
  el	
  proyecto.	
  
•  Habilidades	
  Interpersonales.	
  Generar	
  confianza,	
  resolver	
  conflictos,	
  escuchar	
  
de	
  forma	
  ac4va,	
  superar	
  la	
  resistencia	
  al	
  cambio.	
  
•  Habilidades	
  de	
  Ges(ón.	
  Para	
  coordinar	
  y	
  armonizar	
  al	
  grupo	
  hacia	
  el	
  logro	
  de	
  
los	
  obje2vos	
  del	
  proyecto.	
  Ejemplo:	
  
•  Facilitar	
  el	
  consenso	
  hacia	
  los	
  obje4vos	
  del	
  proyecto,	
  
•  Ejercer	
  influencia	
  sobre	
  las	
  personas	
  para	
  que	
  apoyen	
  el	
  proyecto,	
  
•  Negociar	
  acuerdos	
  para	
  sa4sfacer	
  las	
  necesidades	
  del	
  proyecto,	
  
•  Modificar	
  el	
  comportamiento	
  de	
  la	
  organización	
  para	
  aceptar	
  los	
  resultados	
  del	
  
proyecto.	
  	
  
13.3	
  Ges(onar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Salidas	
  
•  Registro	
  de	
  Incidentes.	
  Se	
  actualiza	
  a	
  medida	
  que	
  se	
  iden4fican	
  nuevos	
  
incidentes	
  y	
  se	
  resuelven	
  los	
  incidentes	
  actuales.	
  
•  Solicitudes	
  de	
  Cambio.	
  Puede	
  incluir	
  acciones	
  correc4vas	
  o	
  preven4vas	
  
aplicadas	
  al	
  propio	
  proyecto	
  o	
  a	
  la	
  interacción	
  con	
  los	
  interesados.	
  
•  Actualizaciones	
  al	
  Plan	
  para	
  la	
  Dirección	
  del	
  Proyecto.	
  Específicamente	
  el	
  
Plan	
  de	
  Ges2ón	
  de	
  los	
  Interesados,	
  se	
  actualiza:	
  
•  Cuando	
  se	
  iden4fican	
  nuevos	
  registros	
  o	
  modificaciones	
  de	
  los	
  requisitos	
  de	
  los	
  
interesados	
  (ej.	
  Determinadas	
  comunicaciones	
  pueden	
  dejar	
  de	
  ser	
  necesarias,	
  
un	
  método	
  de	
  comunicación	
  ineficaz	
  puede	
  ser	
  reemplazado	
  por	
  otro	
  o	
  puede	
  
iden4ficarse	
  un	
  nuevo	
  requisito	
  de	
  comunicación).	
  
•  Como	
  resultado	
  de	
  la	
  atención	
  de	
  inquietudes	
  y	
  la	
  resolución	
  de	
  incidentes	
  (ej.	
  
Cuando	
  un	
  interesado	
  4ene	
  necesidades	
  de	
  información	
  adicionales).	
  
13.3	
  Ges(onar	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Salidas	
  
•  Actualizaciones	
  a	
  los	
  Documentos	
  del	
  Proyecto.	
  Específicamente	
  el	
  registro	
  de	
  
interesados,	
  se	
  actualiza	
  cuando:	
  La	
  información	
  sobre	
  los	
  interesados	
  cambia,	
  Se	
  
iden4fican	
  nuevos	
  interesados,	
  Los	
  interesados	
  originalmente	
  registrados	
  ya	
  no	
  
par4cipen	
  en	
  el	
  proyecto,	
  Se	
  requieren	
  otras	
  actualizaciones	
  para	
  interesados	
  
específicos.	
  
•  Actualizaciones	
  a	
  los	
  Ac(vos	
  de	
  los	
  Procesos	
  de	
  la	
  Organización.	
  	
  
•  No4ficaciones	
  a	
  los	
  interesados.	
  Se	
  proporciona	
  información	
  a	
  los	
  interesados	
  sobre	
  
incidentes	
  resueltos,	
  cambios	
  aprobados	
  y	
  estado	
  general	
  del	
  proyecto.	
  
•  Informes	
  del	
  proyecto.	
  Formales	
  e	
  informales,	
  describen	
  el	
  estado	
  del	
  proyecto	
  e	
  
incluyen	
  lecciones	
  aprendidas,	
  registro	
  de	
  incidentes,	
  informes	
  de	
  cierre	
  del	
  proyecto	
  
y	
  las	
  salidas	
  de	
  otras	
  Áreas	
  de	
  Conocimiento	
  (4-­‐12).	
  
•  Presentaciones	
  del	
  proyecto.	
  Formales	
  e	
  informales	
  proporcionadas	
  por	
  el	
  equipo	
  del	
  
proyecto	
  a	
  cualquiera	
  o	
  a	
  todos	
  los	
  interesados	
  del	
  proyecto.	
  
•  Registros	
  del	
  proyecto.	
  Correspondencia,	
  memorandos,	
  actas	
  de	
  reuniones,	
  etc.	
  
•  Retroalimentación	
  de	
  los	
  interesados.	
  Información	
  recibida	
  de	
  los	
  interesados	
  
rela4va	
  a	
  las	
  operaciones	
  del	
  proyecto	
  para	
  mejorar	
  el	
  desempeño	
  futuro.	
  
•  Documentación	
  sobre	
  lecciones	
  aprendidas.	
  Incluye	
  análisis	
  de	
  causa	
  raíz	
  de	
  los	
  
incidentes	
  enfrentados,	
  el	
  razonamiento	
  subyacente	
  a	
  la	
  acción	
  correc4va	
  elegida	
  y	
  
otros	
  4pos	
  de	
  lecciones	
  sobre	
  la	
  ges4ón	
  de	
  los	
  interesados.	
  Se	
  documentan	
  y	
  
distribuyen,	
  y	
  pasan	
  a	
  formar	
  parte	
  de	
  la	
  base	
  histórica	
  del	
  proyecto	
  y	
  la	
  organización	
  
13.4	
  Control	
  de	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados	
  
Monitorear	
  las	
  relaciones	
  generales	
  de	
  los	
  interesados	
  y	
  ajustar	
  las	
  estrategias	
  
y	
  los	
  planes	
  para	
  involucrarlos.	
  
ü  Las	
  ac4vidades	
  de	
  par4cipación	
  de	
  los	
  interesados	
  se	
  incluyen	
  dentro	
  del	
  plan	
  de	
  
ges4ón	
  de	
  los	
  interesados	
  y	
  se	
  ejecutan	
  durante	
  el	
  ciclo	
  de	
  vida	
  del	
  proyecto.	
  
ü  La	
  par4cipación	
  de	
  los	
  interesados	
  se	
  controla	
  de	
  manera	
  con4nua.	
  
Beneficio	
  Clave:	
  Se	
  mantendrá	
  o	
  incrementará	
  la	
  eficiencia	
  y	
  la	
  eficacia	
  de	
  las	
  
ac4vidades	
  de	
  par4cipación	
  de	
  los	
  interesados	
  a	
  medida	
  que	
  el	
  proyecto	
  
evoluciona	
  y	
  su	
  entorno	
  cambia.	
  
13.4	
  Control	
  de	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Entradas	
  
•  Plan	
  para	
  la	
  Dirección	
  del	
  Proyecto.	
  
ü  Ciclo	
  de	
  vida	
  seleccionado	
  para	
  el	
  proyecto	
  y	
  los	
  procesos	
  que	
  se	
  aplicarán	
  en	
  
cada	
  fase,	
  
ü  Modo	
  en	
  que	
  se	
  ejecutará	
  el	
  trabajo	
  para	
  alcanzar	
  los	
  obje4vos	
  del	
  proyecto,	
  
ü  Modo	
  en	
  que	
  se	
  cumplirán	
  los	
  requisitos	
  de	
  recursos	
  humanos,	
  y	
  el	
  modo	
  en	
  que	
  
se	
  tratarán	
  y	
  estructurarán	
  en	
  el	
  proyecto	
  los	
  roles	
  y	
  responsabilidades,	
  las	
  
relaciones	
  de	
  comunicación	
  y	
  la	
  ges4ón	
  del	
  personal,	
  
ü  Un	
  plan	
  de	
  ges4ón	
  de	
  cambios	
  que	
  documente	
  el	
  modo	
  en	
  que	
  monitorearán	
  y	
  
controlarán	
  los	
  mismos	
  
ü  Las	
  necesidades	
  y	
  las	
  técnicas	
  de	
  comunicación	
  entre	
  los	
  interesados.	
  	
  
•  Registro	
  de	
  Incidentes.	
  (13.3)	
  
•  Datos	
  de	
  Desempeño	
  del	
  Trabajo.	
  (4.3)	
  Son	
  las	
  observaciones	
  y	
  mediciones	
  
primarias	
  iden4ficadas	
  durante	
  las	
  ac4vidades	
  ejecutadas	
  para	
  llevar	
  a	
  cabo	
  el	
  
trabajo	
  del	
  proyecto.	
  Se	
  recopilan	
  diferentes	
  medidas	
  de	
  las	
  ac4vidades	
  y	
  
entregables	
  del	
  proyecto	
  a	
  lo	
  largo	
  de	
  varios	
  procesos	
  de	
  control.	
  (Los	
  datos	
  se	
  
consideran	
  el	
  nivel	
  más	
  bajo	
  de	
  abstracción	
  del	
  que	
  pueden	
  extraer	
  información	
  
otros	
  procesos).	
  
•  Documentos	
  del	
  Proyecto.	
  Cronograma	
  del	
  proyecto,	
  registro	
  de	
  interesados,	
  
registro	
  de	
  incidentes,	
  registro	
  de	
  cambios,	
  las	
  comunicaciones	
  del	
  proyecto.	
  
13.4	
  Control	
  de	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Entradas	
  
•  Sistemas	
  de	
  Ges(ón	
  de	
  la	
  Información.	
  Proporciona	
  una	
  herramienta	
  
estándar	
  para	
  que	
  el	
  DP	
  capture,	
  almacene	
  y	
  distribuya	
  a	
  los	
  interesados	
  la	
  
información	
  rela4va	
  a	
  los	
  costos,	
  al	
  avance	
  del	
  cronograma	
  y	
  al	
  desempeño	
  
del	
  proyecto.	
  (ej.	
  Informes	
  mediante	
  tablas,	
  análisis	
  en	
  hojas	
  de	
  cálculo,	
  
presentaciones,	
  representaciones	
  visuales	
  de	
  la	
  información	
  de	
  desempeño.	
  
•  Juicio	
  de	
  Expertos.	
  Para	
  asegurar	
  la	
  iden4ficación	
  y	
  el	
  listado	
  exhaus4vo	
  de	
  
nuevos	
  interesados,	
  se	
  puede	
  realizar	
  una	
  revaluación	
  de	
  los	
  interesados	
  
actuales	
  mediante	
  consultas	
  individuales	
  (reuniones	
  personalizadas	
  o	
  
entrevistas)	
  o	
  grupos	
  focales.	
  
•  Reuniones.	
  	
  
13.4	
  Control	
  de	
  la	
  Par(cipación	
  de	
  los	
  
Interesados:	
  Salidas	
  
•  Información	
  de	
  Desempeño	
  del	
  Trabajo.	
  Datos	
  de	
  desempeño	
  recopilados	
  
de	
  varios	
  procesos	
  de	
  control,	
  analizados	
  en	
  contexto	
  e	
  integrados	
  sobre	
  la	
  
base	
  de	
  las	
  relaciones	
  entre	
  áreas.	
  	
  
ü  Los	
  datos	
  en	
  sí	
  mismos	
  no	
  se	
  u4lizan	
  en	
  el	
  proceso	
  de	
  toma	
  de	
  decisiones	
  
porque	
  puede	
  malinterpretar	
  su	
  significado.	
  La	
  información,	
  sin	
  embargo,	
  
conlleva	
  correlaciones	
  y	
  contexto,	
  y	
  proporciona	
  una	
  base	
  sólida	
  para	
  las	
  
decisiones	
  del	
  proyecto.	
  (ej.	
  Estado	
  de	
  los	
  entregables,	
  estado	
  de	
  
implementación	
  de	
  las	
  solicitudes	
  de	
  cambio,	
  es4maciones	
  hasta	
  la	
  
conclusión	
  previstas).	
  
•  Solicitudes	
  de	
  Cambio.	
  Generadas	
  por	
  el	
  análisis	
  del	
  desempeño	
  del	
  
proyecto	
  y	
  de	
  las	
  interacciones	
  con	
  los	
  interesados.	
  
•  Actualizaciones	
  al	
  Plan	
  para	
  la	
  Dirección	
  del	
  Proyecto.	
  A	
  medida	
  que	
  los	
  
interesados	
  se	
  involucran	
  en	
  el	
  proyecto,	
  se	
  puede	
  evaluar	
  la	
  eficacia	
  general	
  
de	
  la	
  estrategia	
  de	
  ges4ón	
  de	
  los	
  interesados.	
  A	
  medida	
  que	
  se	
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  Control	
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Interesados:	
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•  Actualizaciones	
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  • 2. 13.  Ges(ón  de  los  Interesados   Incluye  los  procesos  necesarios  para  iden2ficar  a  las  personas,  grupos  u   organizaciones  que  pueden  afectar  o  ser  afectados  por  el  proyecto,  para   analizar  sus  expecta2vas  e  impacto  en  el  proyecto,  y  para  desarrollar   estrategias  de  ges2ón  para  la  par2cipación  eficaz  de  lo  interesados  en  las   decisiones  y  en  la  ejecución  del  proyecto.         Se  centra  en  la  comunicación  con2nua  con  los  interesados  para  comprender   sus  necesidades  y  expecta2vas;   ü  Abordando  los  incidentes  en  el  momento  en  que  ocurren,   ü  Ges4onando  conflictos  de  intereses   ü  Fomentando  una  adecuada  par4cipación  de  los  interesados  en  las  decisiones   y  ac4vidades  del  proyecto     La  sa%sfacción  de  los  interesados  debe  ges%onarse  como  uno  de  los  obje%vos   clave  del  proyecto.  
  • 3. 13.  Ges(ón  de  los  Interesados   Procesos:   131. Iden(ficar  a  los  Interesados:  Iden4ficar  a  las  personas,  grupos  u  organizaciones   que  podrían  afectar  o  ser  afectados  por  una  decisión,  ac4vidad  o  resultado  del   proyecto,  así  como  de  analizar  y  documentar  información  relevante  rela4va  a   sus  intereses,  par4cipación,  interdependencias,  influencias  y  posible  impacto  en   el  éxito  del  proyecto.   132. Planificación  de  la  Ges(ón  de  los  Interesados:  Desarrollar  estrategias  de   ges4ón  adecuadas  para  lograr  la  par4cipación  eficaz  de  los  interesados  a  lo   largo  del  ciclo  de  vida  del  proyecto,  con  base  en  el  análisis  de  sus  necesidades,   intereses  y  el  posible  impacto  en  el  éxito  del  proyecto.     133. Ges(onar  la  par(cipación  de  los  interesados:  Comunicarse  y  trabajar  con  los   interesados  para  sa4sfacer  sus  necesidades/expecta4vas,  abordar  los   incidentes  en  el  momento  en  que  ocurren  y  fomentar  la  par4cipación  adecuada   de  los  interesados  en  las  ac4vidades  del  proyecto  a  lo  largo  del  ciclo  de  vida.   134. Controlar  la  Par(cipación  de  los  Interesados:  Monitorear  globalmente  las   relaciones  de  los  interesados  del  proyecto  y  ajustar  las  estrategias  y  los  planes   para  involucrar  a  los  interesados  
  • 4.
  • 5. 13.1  Iden(ficar  a  los  Interesados   Iden2ficar  a  las  personas,  grupos  u  organizaciones  que  podrían  afectar  o  ser   afectados  por  una  decisión,  ac2vidad  o  resultado  del  proyecto,  así  como  de  analizar   y  documentar  información  relevante  rela2va  a  sus  intereses,  par2cipación,   interdependencias,  influencia  y  posible  impacto  en  el  éxito  del  proyecto   ü  Es  fundamental  iden4ficar  a  los  interesados  desde  el  comienzo  del  proyecto  o  la  fase   y  analizar  sus  niveles  de  interés  y  sus  expecta4vas  individuales,  así  como  su   importancia  y  su  influencia.     Beneficio  Clave:  Permite  al  director  del  proyecto  iden4ficar  el  enfoque  adecuado   para  cada  interesado  o  grupo  de  interesados.  
  • 6.
  • 7. 13.1  Iden(ficar  a  los  Interesados:   Entradas   •  Acta  de  Cons(tución  del  Proyecto.  Suministra  información  sobre  las  partes   internas  y  externas  relacionadas  con  el  proyecto  y  que  se  ven  afectadas  por   el  resultado  o  la  ejecución  de  éste.     •  Documentos  de  las  Adquisiciones.  Iden4ficar  las  partes  de  los  contratos  y   los  diferentes  proveedores  para  ser  tenidos  en  cuenta  como  interesados.   •  Factores  Ambientales  de  la  Empresa.     •  Ac(vos  de  los  Procesos  de  la  Organización.      
  • 8. 13.1  Iden(ficar  a  los  Interesados:   Herramientas  y  Técnicas   •  Análisis  de  Interesados.  Recopila  y  analiza  de  manera  sistemá2ca  información   cuan2ta2va  y  cualita2va  a  fin  de  determinar  qué  intereses  par2culares  deben   tenerse  en  cuenta  a  lo  largo  del  proyecto   ü  Iden4ficar  los  intereses,  expecta4vas  y  la  influencia  de  los  interesados  y  los   relaciona  con  el  propósito  del  proyecto.     ü  Iden4fica  las  relaciones  que  se  pueden  aprovechar  para  crear  alianzas  y  posibles   asociaciones  para  mejorar  la  probabilidades  de  éxitos.   Pasos:   ①  Iden4ficar  a  todos  los  interesados  potenciales  del  proyecto  y  toda  la  información   relevante  (roles,  departamentos,  intereses,  conocimientos,  expecta4vas  y   niveles  de  influencia).  Se  iden4fica  los  interesados  clave  (jefes)  y  se  les   entrevista  para  ampliar  la  lista  hasta  incluirlos  a  todos.   ②  Analizar  el  impacto  o  apoyo  potencial  que  cada  interesado  podría  generar  y   clasificarlos  para  definir  una  estrategia  de  aproximación.     ③  Evaluar  el  modo  en  que  los  interesados  clave  pueden  reaccionar  o  responder  en   diferentes  situaciones  a  fin  de  planificar  cómo  influir  en  ellos  para  mejorar  su   apoyo  y  mi4gar  los  impactos  nega4vos  potenciales.    
  • 9. Anexo:  Modelos  de  Clasificación  para   el  Análisis  de  Interesados.   •  Matriz  de  poder/  interés.  Agrupa  los  interesados  basándose  en  su  nivel  de   autoridad  (“poder”)  y  su  nivel  de  preocupación  (“interés”).   •  Matriz  de  poder/  influencia.  Agrupa  a  los  interesados  basándose  en  su  nivel   de  autoridad  (“poder”)  y  su  nivel  de  par4cipación  ac4va  (“influencia”)   •   Matriz  de  influencia/  impacto.  Agrupa  a  los  interesados  basándose  en  su   par4cipación  ac4va  (“influencia”)  y  su  capacidad  de  efectuar  cambios  a  la   planificación  o  ejecución  del  proyecto  (“impacto”)   •  Modelo  de  prominencia.  Describe  clases  de  interesados  basándose  en  su   poder  (capacidad  de  imponer  su  voluntad),  urgencia  (necesidad  de  atención   inmediata)  y  legi4midad  (par4cipación  adecuada).  
  • 10.
  • 11. 13.1  Iden(ficar  a  los  Interesados:   Herramientas  y  Técnicas   •  Juicio  de  Expertos.  Consultas  individuales  (reuniones  uno  a  uno,  entrevistas,   etc.)  o  mediante  un  formato  de  panel  (grupos  focales,  encuestas,  etc.).   •  Reuniones.     ü  Reuniones  de  análisis  de  perfiles.  Diseñadas  para  desarrollar  un   entendimiento  sobre  los  principales  interesados  del  proyecto.  Se  pueden   u4lizar  para  intercambiar  y  analizar  información  acerca  de  roles,   conocimiento  y  la  postura  general  de  cada  uno  de  los  interesados  respecto  al   proyecto.  
  • 12. 13.1  Iden(ficar  a  los  Interesados:   Salidas   •  Registro  de  Interesados.  Con4ene  todos  los  detalles  relacionados  con  los   interesados  iden4ficados,  incluyendo  entre  otros:     ü  Información  de  Iden4ficación.  Nombre,  puesto  en  la  organización,  ubicación,   rol  en  el  proyecto,  información  de  contacto.   ü  Información  de  evaluación.  Requisitos  principales,  expecta4vas  principales,   influencia  potencial  en  el  proyecto,  fase  del  ciclo  de  vida  con  el  mayor  interés   ü  Clasificación  de  los  interesados.  Interno/externo,  par4dario/neutral/ re4cente,  etc.       El  registro  de  interesados  se  debe  consultar  y  actualizar  de  manera  regular,  ya   que  los  interesados  podrían  cambiar  o  se  podrían  iden%ficar  nuevos  a  lo  largo   de  la  vida  del  proyecto.    
  • 13. 13.2  Planificar  la  Ges(ón  de  los   Interesados   Desarrollar  estrategias  de  ges2ón  adecuadas  para  lograr  la  par2cipación  eficaz  de   los  interesados  a  lo  largo  del  ciclo  de  vida  del  proyecto,  con  base  en  el  análisis  de   sus  necesidades,  intereses  y  el  posible  impacto  en  el  éxito  del  proyecto.   ü  Iden4fica  el  modo  en  que  el  proyecto  afectará  a  los  interesados  para  desarrollar   diferentes  formas  de  lograr  su  par4cipación  eficaz.   ü  La  ges4ón  de  los  interesados  trata  de  la  creación  y  el  mantenimiento  de  las   relaciones  entre  el  equipo   Beneficio  Clave:  Proporciona  un  plan  claro  y  fac4ble  para  interactuar  con  los   interesados  del  proyecto  a  fin  de  apoyar  los  intereses  del  mismo.    
  • 14.
  • 15. 13.2  Planificar  la  Ges(ón  de  los   Interesados:  Entradas   •  Plan  para  la  Dirección  del  Proyecto.  Ciclo  de  vida  seleccionado  para  el   proyecto,  descripción  de  cómo  se  cumplirán  los  requisitos  de  recursos   humanos  y  cómo  se  tratarán  y  estructurarán  en  el  proyecto,  plan  de  ges4ón   de  los  cambios,  necesidades  y  técnicas  de  comunicación  entre  los   interesados.   •  Registro  de  Interesados.  Ciclo  de  vida  seleccionado  para  el  proyecto,   descripción  de  cómo  se  cumplirán  los  requisitos  de  recursos  humanos  y  cómo   se  tratarán  y  estructurarán  en  el  proyecto,  plan  de  ges4ón  de  los  cambios,   necesidades  y  técnicas  de  comunicación  entre  los  interesados.   •  Factores  Ambientales  de  la  Empresa.  La  cultura,  la  estructura  y  el  clima   polí4co.   •  Ac(vos  de  los  Procesos  de  la  Organización.  Bases  de  datos  de  lecciones   aprendidas,  información  histórica  son  de  par4cular  importancia   •     
  • 16. 13.2  Planificar  la  Ges(ón  de  los   Interesados:  HyT   •  Juicio  de  Expertos.     •  Reuniones.     •  Técnicas  Analí(cas.  Se  compara  el  nivel  de  par2cipación  actual  de  todos  los   interesados  con  los  niveles  de  par2cipación  planificados   ü  Desconocedor.  Desconocedor  del  proyecto  y  de  sus  impactos  potenciales   ü  Re4cente.  Conocedor  del  proyecto  y  de  sus  impactos  potenciales,  re4cente  al   cambio.   ü  Neutral.  Conocedor  del  proyecto,  ni  lo  apoya  ni  es  re4cente   ü  Par4dario.  Conocedor  del  proyecto  y  de  sus  impactos  potenciales  y  apoyo  al   cambio.   ü  Líder.  Conocedor  del  proyecto  y  de  sus  impactos  potenciales,  ac4vamente   involucrado  en  asegurar  el  éxito  del  mismo.  
  • 17. La  par2cipación  actual  se  puede  documentar  en  la  Matriz  de  Evaluación  de  la   Par2cipación  de  los  Interesados   C.  Indica  la  par2cipación  actual.   D.  Indica  la  par2cipación  deseada.  
  • 18. 13.2  Planificar  la  Ges(ón  de  los   Interesados:  Salidas   •  Plan  de  Ges(ón  de  los  Interesados.  Iden2fica  las  estrategias  de  ges2ón   necesarias  para  involucrar  a  los  interesados  de  manera  eficaz,  Proporciona:   ü  Par4cipación  deseada  y  actual  de  los  interesados  clave.   ü  Alcance  e  impacto  del  cambio  de  los  interesados   ü  Interrelaciones  y  posibles  superposición  entre  interesados  que  se  hayan   iden4ficado.     ü  Requisitos  de  comunicación  de  los  interesados  para  la  fase  actual  del   proyecto.   ü  Información  a  distribuir  entre  los  interesados,  incluidos  el  lenguaje,  formato,   contenido  y  nivel  de  detalle   •  Actualizaciones  a  los  Documentos  del  Proyecto.  Cronograma  del  proyecto,   registro  de  interesados.    
  • 19. 13.3  Ges(onar  la  Par(cipación  de  los   Interesados   Comunicarse  y  trabajar  con  los  interesados  para  sa2sfacer  sus  necesidades/expecta2vas,   abordad  los  incidentes  en  el  momento  en  que  ocurren  y  fomentar  la  par2cipación  adecuada   de  los  interesados  en  las  ac2vidades  del  proyecto  a  lo  largo  del  ciclo  de  vida  del  mismo.     ü  Asegura  que  los  interesados  comprenden  claramente  las  metas,  obje4vos,  beneficios  y  riesgos,   permi4endo  que  apoyen  el  proyecto  de  forma  ac4va  ayudado  en  la  orientación  de  las   ac4vidades  y  en  las  decisiones  del  proyecto.   ü  Se  an4cipa  la  reacción  de  las  personas  frente  al  proyecto  mediante  la  implementación  de   acciones  proac4vas  a  fin  de  obtener  su  apoyo  y/o  minimizar  los  impactos  nega4vos.   Beneficio  Clave:  Permite  al  director  del  proyecto  incrementar  el  apoyo  y  minimizar  la   resistencia  por  parte  de  los  interesados,  aumentando  significa4vamente  las  posibilidades  de   lograr  el  éxito  del  proyecto.  
  • 20. 13.3  Ges(onar  la  Par(cipación  de  los   Interesados   El  director  del  proyecto  es  responsable  de  involucrar  y  ges2onar  a  los   interesados  y  puede  recurrir  a  la  ayuda  del  patrocinador  del  proyecto.   Ac2vidades  que  involucra:   ü  Involucrar  a  los  interesados  en  las  etapas  adecuadas  para  obtener  o  confirmar   su  compromiso  con4nuo  con  el  éxito  del  mismo.   ü  Ges4onar  las  expecta4vas  de  los  interesados  mediante  negociación  y   comunicación  para  asegurar  que  se  alcancen  los  obje4vos  del  proyecto.   ü  Abordar  posibles  inquietudes  que  aún  no  representan  incidentes  y  an4cipar   futuros  problemas  que  puedan  plantear  los  interesados.  Se  evalúan  los  riesgos  lo   antes  posible.   ü  Aclarar  y  resolver  los  incidentes  que  han  sido  iden4ficados.     La  capacidad  de  los  interesados  para  influir  en  el  proyecto  es  mayor  en  etapas   iniciales  y  va  disminuyendo  progresivamente  a  medida  que  avanza  el  proyecto.  
  • 21.
  • 22. 13.3  Ges(onar  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Entradas   •  Plan  de  Ges(ón  de  los  Interesados.  Proporciona  una  guía  sobre  la  mejor   manera  de  involucrar  a  los  interesados  en  el  proyecto.  Describe  los  métodos  y   tecnologías  u4lizados  para  la  comunicación  de  los  interesados.  Determina  el   nivel  de  las  interacciones  de  los  interesados  y  define  estrategias  para   iden4ficarlos  y  ges4onarlos  a  lo  largo  del  ciclo  de  vida  del  proyecto.   •  Plan  de  Ges(ón  de  las  Comunicaciones.  Proporciona  orientación  e   información  sobre  la  ges4ón  de  las  expecta4vas  de  los  interesados.  Incluye:   Requisitos  de  comunicación,  información  que  debe  ser  comunicada  (lenguaje,   formato,  contenido,  nivel  de  detalle),  mo4vo  de  distribución  de  la  información,   proceso  de  escalado.   •  Registro  de  Cambios.  Documenta  los  cambios  que  ocurren  durante  el  proyecto   para  comunicar  su  impacto  en  términos  de  4empo,  costos  y  riesgos.   •  Ac(vos  de  los  Procesos  de  la  Organización.  Requisitos  de  comunicación  de  la   organización,  procedimientos  para  la  ges4ón  de  incidentes,  procedimientos  de   control  de  cambios,  información  histórica  rela4va  a  proyectos  anteriores.    
  • 23. 13.3  Ges(onar  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Herramientas  y  Técnicas   •  Métodos  de  Comunicación  (10.1).  Iden4ficados  para  cada  interesado  en  el   plan  de  ges4ón  de  las  comunicaciones.  En  función  de  los  requisitos  de   comunicación  de  los  interesados,  el  DP  decide  cómo,  cuándo  y  cuáles  de  estos   métodos  de  comunicación  se  u4lizarán  en  el  proyecto.   •  Habilidades  Interpersonales.  Generar  confianza,  resolver  conflictos,  escuchar   de  forma  ac4va,  superar  la  resistencia  al  cambio.   •  Habilidades  de  Ges(ón.  Para  coordinar  y  armonizar  al  grupo  hacia  el  logro  de   los  obje2vos  del  proyecto.  Ejemplo:   •  Facilitar  el  consenso  hacia  los  obje4vos  del  proyecto,   •  Ejercer  influencia  sobre  las  personas  para  que  apoyen  el  proyecto,   •  Negociar  acuerdos  para  sa4sfacer  las  necesidades  del  proyecto,   •  Modificar  el  comportamiento  de  la  organización  para  aceptar  los  resultados  del   proyecto.    
  • 24. 13.3  Ges(onar  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Salidas   •  Registro  de  Incidentes.  Se  actualiza  a  medida  que  se  iden4fican  nuevos   incidentes  y  se  resuelven  los  incidentes  actuales.   •  Solicitudes  de  Cambio.  Puede  incluir  acciones  correc4vas  o  preven4vas   aplicadas  al  propio  proyecto  o  a  la  interacción  con  los  interesados.   •  Actualizaciones  al  Plan  para  la  Dirección  del  Proyecto.  Específicamente  el   Plan  de  Ges2ón  de  los  Interesados,  se  actualiza:   •  Cuando  se  iden4fican  nuevos  registros  o  modificaciones  de  los  requisitos  de  los   interesados  (ej.  Determinadas  comunicaciones  pueden  dejar  de  ser  necesarias,   un  método  de  comunicación  ineficaz  puede  ser  reemplazado  por  otro  o  puede   iden4ficarse  un  nuevo  requisito  de  comunicación).   •  Como  resultado  de  la  atención  de  inquietudes  y  la  resolución  de  incidentes  (ej.   Cuando  un  interesado  4ene  necesidades  de  información  adicionales).  
  • 25. 13.3  Ges(onar  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Salidas   •  Actualizaciones  a  los  Documentos  del  Proyecto.  Específicamente  el  registro  de   interesados,  se  actualiza  cuando:  La  información  sobre  los  interesados  cambia,  Se   iden4fican  nuevos  interesados,  Los  interesados  originalmente  registrados  ya  no   par4cipen  en  el  proyecto,  Se  requieren  otras  actualizaciones  para  interesados   específicos.   •  Actualizaciones  a  los  Ac(vos  de  los  Procesos  de  la  Organización.     •  No4ficaciones  a  los  interesados.  Se  proporciona  información  a  los  interesados  sobre   incidentes  resueltos,  cambios  aprobados  y  estado  general  del  proyecto.   •  Informes  del  proyecto.  Formales  e  informales,  describen  el  estado  del  proyecto  e   incluyen  lecciones  aprendidas,  registro  de  incidentes,  informes  de  cierre  del  proyecto   y  las  salidas  de  otras  Áreas  de  Conocimiento  (4-­‐12).   •  Presentaciones  del  proyecto.  Formales  e  informales  proporcionadas  por  el  equipo  del   proyecto  a  cualquiera  o  a  todos  los  interesados  del  proyecto.   •  Registros  del  proyecto.  Correspondencia,  memorandos,  actas  de  reuniones,  etc.   •  Retroalimentación  de  los  interesados.  Información  recibida  de  los  interesados   rela4va  a  las  operaciones  del  proyecto  para  mejorar  el  desempeño  futuro.   •  Documentación  sobre  lecciones  aprendidas.  Incluye  análisis  de  causa  raíz  de  los   incidentes  enfrentados,  el  razonamiento  subyacente  a  la  acción  correc4va  elegida  y   otros  4pos  de  lecciones  sobre  la  ges4ón  de  los  interesados.  Se  documentan  y   distribuyen,  y  pasan  a  formar  parte  de  la  base  histórica  del  proyecto  y  la  organización  
  • 26. 13.4  Control  de  la  Par(cipación  de  los   Interesados   Monitorear  las  relaciones  generales  de  los  interesados  y  ajustar  las  estrategias   y  los  planes  para  involucrarlos.   ü  Las  ac4vidades  de  par4cipación  de  los  interesados  se  incluyen  dentro  del  plan  de   ges4ón  de  los  interesados  y  se  ejecutan  durante  el  ciclo  de  vida  del  proyecto.   ü  La  par4cipación  de  los  interesados  se  controla  de  manera  con4nua.   Beneficio  Clave:  Se  mantendrá  o  incrementará  la  eficiencia  y  la  eficacia  de  las   ac4vidades  de  par4cipación  de  los  interesados  a  medida  que  el  proyecto   evoluciona  y  su  entorno  cambia.  
  • 27.
  • 28. 13.4  Control  de  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Entradas   •  Plan  para  la  Dirección  del  Proyecto.   ü  Ciclo  de  vida  seleccionado  para  el  proyecto  y  los  procesos  que  se  aplicarán  en   cada  fase,   ü  Modo  en  que  se  ejecutará  el  trabajo  para  alcanzar  los  obje4vos  del  proyecto,   ü  Modo  en  que  se  cumplirán  los  requisitos  de  recursos  humanos,  y  el  modo  en  que   se  tratarán  y  estructurarán  en  el  proyecto  los  roles  y  responsabilidades,  las   relaciones  de  comunicación  y  la  ges4ón  del  personal,   ü  Un  plan  de  ges4ón  de  cambios  que  documente  el  modo  en  que  monitorearán  y   controlarán  los  mismos   ü  Las  necesidades  y  las  técnicas  de  comunicación  entre  los  interesados.     •  Registro  de  Incidentes.  (13.3)   •  Datos  de  Desempeño  del  Trabajo.  (4.3)  Son  las  observaciones  y  mediciones   primarias  iden4ficadas  durante  las  ac4vidades  ejecutadas  para  llevar  a  cabo  el   trabajo  del  proyecto.  Se  recopilan  diferentes  medidas  de  las  ac4vidades  y   entregables  del  proyecto  a  lo  largo  de  varios  procesos  de  control.  (Los  datos  se   consideran  el  nivel  más  bajo  de  abstracción  del  que  pueden  extraer  información   otros  procesos).   •  Documentos  del  Proyecto.  Cronograma  del  proyecto,  registro  de  interesados,   registro  de  incidentes,  registro  de  cambios,  las  comunicaciones  del  proyecto.  
  • 29. 13.4  Control  de  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Entradas   •  Sistemas  de  Ges(ón  de  la  Información.  Proporciona  una  herramienta   estándar  para  que  el  DP  capture,  almacene  y  distribuya  a  los  interesados  la   información  rela4va  a  los  costos,  al  avance  del  cronograma  y  al  desempeño   del  proyecto.  (ej.  Informes  mediante  tablas,  análisis  en  hojas  de  cálculo,   presentaciones,  representaciones  visuales  de  la  información  de  desempeño.   •  Juicio  de  Expertos.  Para  asegurar  la  iden4ficación  y  el  listado  exhaus4vo  de   nuevos  interesados,  se  puede  realizar  una  revaluación  de  los  interesados   actuales  mediante  consultas  individuales  (reuniones  personalizadas  o   entrevistas)  o  grupos  focales.   •  Reuniones.    
  • 30. 13.4  Control  de  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Salidas   •  Información  de  Desempeño  del  Trabajo.  Datos  de  desempeño  recopilados   de  varios  procesos  de  control,  analizados  en  contexto  e  integrados  sobre  la   base  de  las  relaciones  entre  áreas.     ü  Los  datos  en  sí  mismos  no  se  u4lizan  en  el  proceso  de  toma  de  decisiones   porque  puede  malinterpretar  su  significado.  La  información,  sin  embargo,   conlleva  correlaciones  y  contexto,  y  proporciona  una  base  sólida  para  las   decisiones  del  proyecto.  (ej.  Estado  de  los  entregables,  estado  de   implementación  de  las  solicitudes  de  cambio,  es4maciones  hasta  la   conclusión  previstas).   •  Solicitudes  de  Cambio.  Generadas  por  el  análisis  del  desempeño  del   proyecto  y  de  las  interacciones  con  los  interesados.   •  Actualizaciones  al  Plan  para  la  Dirección  del  Proyecto.  A  medida  que  los   interesados  se  involucran  en  el  proyecto,  se  puede  evaluar  la  eficacia  general   de  la  estrategia  de  ges4ón  de  los  interesados.  A  medida  que  se  iden4fican   los  cambios  necesarios  en  el  enfoque  o  la  estrategia,  puede  ser  necesario   actualizar  las  secciones  afectadas  del  plan  fin  de  reflejar  estos  cambios.  
  • 31. 13.4  Control  de  la  Par(cipación  de  los   Interesados:  Salidas   •  Actualizaciones  a  los  Documentos  del  Proyecto.  Registro  de  interesados,   registro  de  incidentes.   •  Actualizaciones  a  los  Ac(vos  de  los  Procesos  de  la  Organización.   No4ficaciones  a  los  interesados,  informes  del  proyecto,  presentaciones  del   proyecto,  registros  del  proyecto,  retroalimentación  de  los  interesados,   documentación  sobre  lecciones  aprendidas.