Incluye los procesos requeridos para asegurar que la planificación, recopilación, creación, distribución, almacenamiento, recuperación, gestión, control, monitoreo y disposición final de la información del proyecto sean oportunos y adecuados.

1. 10-­‐
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
del
Proyecto
PMP

2. 10.
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
del
Proyecto
Incluye
los
procesos
requeridos
para
asegurar
que
la
planificación,
recopilación,
creación,
distribución,
almacenamiento,
recuperación,
ges(ón,
control,
monitoreo
y
disposición
final
de
la
información
del
proyecto
sean
oportunos
y
adecuados.
q Los
directores
de
proyecto
emplean
la
mayor
parte
de
su
2empo
comunicándose
con
los
miembros
del
equipo
y
otros
interesados.
q Dimensiones
de
Comunicación:
Interna-­‐Externa,
Formal-­‐Informal,
Ver2cal-­‐
Horizontal,
Oficial-­‐No
Oficial,
Escrita-­‐Oral,
Verbal-­‐No
Verbal.
Procesos:
101. Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
102. Ges(onar
las
Comunicaciones
103. Controlar
las
Comunicaciones

3. 10.
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
del
Proyecto
Habilidades
de
Comunicación
comunes
en
la
dirección
de
Proyectos:
-­‐ Escuchar
de
manera
ac(va
y
eficaz
-­‐ Cues(onar
y
examinar
ideas
y
situaciones
para
garan(zar
una
mejor
comprensión
-­‐ Educar
para
aumentar
el
conocimiento
del
equipo
para
que
éste
pueda
ser
más
eficaz
-­‐ Inves(gar
y
ges(onar
expecta(vas
-­‐ Persuadir
a
una
persona,
a
un
equipo
o
a
una
organización
para
llevar
a
cabo
una
acción
-­‐ Mo(var
para
proporcionar
esLmulo
y
confianza
-­‐ Orientar
para
mejorar
el
desempeño
y
alcanzar
los
resultados
deseados
-­‐ Negociar
para
lograr
acuerdos
mutuamente
aceptables
entre
partes
-­‐ Resolver
conflictos
para
prevenir
impactos
nega(vos
-­‐ Resumir,
recapitular
e
iden(ficar
los
próximos
pasos.

5. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
Desarrollar
un
enfoque
y
un
plan
adecuados
para
las
comunicaciones
sobre
la
base
de
las
necesidades
y
los
requisitos
de
información
de
los
interesados
y
de
los
ac(vos
de
la
organización
disponibles.
Se
realiza
en
etapa
muy
temprana.
Planificación
incorrecta
de
las
comunicaciones:
demoras
en
la
entrega
de
mensajes,
audiencia
equivocada,
comunicación
insuficiente
con
los
interesados,
mala
interpretación
o
comprensión
del
mensaje
transmi2do.
Comunicación
eficiente:
Proporcionar
exclusivamente
la
información
necesaria.
Consideraciones:
Quién
necesita
qué
información
y
quién
está
autorizado
para
acceder
a
ella?
Cuándo
la
van
a
necesitar?
Dónde
se
debe
almacenar?
En
qué
formato
se
debe
almacenar?
Cómo
se
debe
recuperar?,
tener
en
cuenta
zonas
horarias,
barreras
de
idioma,
factores
interculturales
Beneficio
Clave:
Iden2fica
y
documenta
el
enfoque
a
u2lizar
para
comunicarse
con
los
interesados
de
la
manera
más
eficaz
y
eficiente.

7. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones:
Entradas
• Plan
para
la
Dirección
del
Proyecto
• Registro
de
Interesados
• Factores
Ambientales
de
la
Empresa
La
estructura
de
la
organización
tendrá
un
efecto
considerable
sobre
los
requisitos
de
comunicaciones,
es
preciso
adaptar
las
comunicaciones
al
entorno
del
proyecto.
• Ac(vos
de
los
Procesos
de
la
Organización
Se
u2lizan
como
información
orienta2va
para
planificar
las
ac2vidades
de
comunicación
del
proyecto
en
curso.

8. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones:
HyT
• Análisis
de
Requisitos
de
Comunicación
Determina
las
necesidades
de
información
de
los
interesados.
Se
definen
combinando
el
2po
y
el
formato
de
la
información
necesaria
con
un
análisis
de
valor
de
dicha
información.
• La
can2dad
de
canales
o
vías
de
comunicación
son
un
indicador
de
la
complejidad
de
las
comunicaciones
del
proyecto.
Número
de
Comunicación
=
n(n-­‐1)/2
,
n:
número
de
interesados.
• Componente
Clave:
Determinación
y
delimitación
de
quién
se
comunicará
con
quién,
y
de
quién
recibirá
qué
información
o Fuentes
de
información
para
iden2ficar
y
definir
los
requisitos
de
comunicación:
Organigramas,
relaciones
de
responsabilidad,
disciplinas-­‐departamentos,
logís2ca
del
número
de
personas
que
par2ciparán
en
el
proyecto
y
en
qué
ubicaciones,
necesidades
de
información
interna
y
externa,
requisitos
provenientes
del
registro
de
interesados

9. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones:
HyT
• Tecnología
de
la
comunicación.
Factores
que
influyen
en
la
selección
de
la
tecnología:
-­‐ Urgencia
de
la
necesidad
de
la
información
(urgencia,
frecuencia,
formato)
-­‐ Disponibilidad
de
la
tecnología
(compa2ble,
disponible,
accesible)
-­‐ Facilidad
de
uso
(adecuada
para
los
par2cipantes,
capacitación
planeada)
-­‐ Entorno
del
proyecto
(cara
a
cara,
virtual,
zona
horaria,
idiomas,
cultura)
-­‐ Sensibilidad
y
confidencialidad
(medidas
de
seguridad)
• Modelos
de
Comunicación
Medio:
medio
tecnológico,
canal
de
comunicación,
incluye
modo.
Ruido:
cualquier
interferencia
o
barrera
que
comprometa
la
entrega
mensaje
(distancia,
familiaridad
con
la
tecnología,
diferencia
cultural)
Secuencia
de
pasos
modelo
de
comunicación
básico:
-­‐ Codificar.
Pensamientos-­‐ideas
se
traducen
(codifican)
por
parte
del
emisor
-­‐ Trasmi2r
el
Mensaje.
Información
enviada
por
el
emisor
a
través
de
un
canal
de
comunicación
(medio)
-­‐ Decodificar.
Mensaje
traducido
por
el
receptor
en
pensamientos-­‐ideas.
-­‐ Confirmar.
Una
vez
recibido,
el
receptor
indica
la
recepción
del
mensaje.
-­‐ Retroalimentación/Respuesta.
Ideas
decodificadas
por
el
receptor
trasmi2das
al
emisor
original.

10. -­‐ El
emisor
es
responsable
de
la
transmisión
del
mensaje,
asegurando
información
clara
y
completa,
confirmando
que
fue
comprendida.
-­‐ El
receptor
es
responsable
de
cerciorarse
de
que
la
información
sea
recibida
en
su
totalidad,
comprendida,
confirmada
y
respondida.

11. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones:
HyT
• Métodos
de
Comunicación.
Se
emplean
para
compar(r
la
información
entre
los
interesados.
-­‐ Comunicación
interac2va.
Entre
dos
o
más
partes
que
realizan
un
intercambio
de
información
de
2po
mul2direccional.
Eficiente
para
asegurar
una
comprensión
común
(reuniones,
llamadas
telefónicas,
mensajería
instantánea,
videoconferencias,
etc.)
o Comunicación
2po
push.
Enviada
a
receptores
específicos
que
necesitan
recibir
la
información.
No
garan2za
que
el
mensaje
haya
sido
recibido/
comprendido
por
la
audiencia
(cartas,
memorandos,
informes,
correos)
o Comunicación
2po
pull
.
U2lizada
para
grandes
volúmenes
de
información
o
para
audiencias
muy
grandes,
requiere
que
los
receptores
accedan
al
contenido
según
su
propio
criterio
(streaming,
intranet,
e-­‐learning,
bases
de
datos
de
lecciones
aprendidas,
repositorios
de
conocimiento,
etc.)
Es
necesario
que
los
interesados
acuerden
los
métodos
de
comunicación
a
u(lizar,
sobre
la
base
de
los
requisitos
de
comunicación,
restricciones
de
(empo
y
costo,
familiaridad,
disponibilidad
y
recursos
requeridos.

12. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones:
HyT
• Reuniones
(presencial,
en
línea)
Para
determinar
la
manera
más
adecuada
de
actualizar
y
comunicar
la
información
del
proyecto,
y
de
responder
a
las
solicitudes
de
dicha
información
por
parte
de
los
interesados.
Tienen
carácter
formal
(hora,
lugar,
agenda,
lista
de
asuntos,
acta)

13. 10.1
Planificar
la
Ges(ón
de
las
Comunicaciones:
Salidas
• Plan
de
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
Describe
la
forma
en
que
se
planificarán,
estructurarán,
monitorearán
y
controlarán
las
comunicaciones
del
proyecto.
Contenido:
-­‐ Requisitos
de
comunicación
de
los
interesados.
-­‐ Información
que
debe
ser
comunicada,
incluidos
el
idioma,
formato,
contenido,
nivel
de
detalle.
-­‐ Mo2vo
de
la
distribución
de
dicha
información.
-­‐ Plazo
y
frecuencia
para
la
distribución
y
confirmación
o
respuesta.
-­‐ Persona
responsable
de
comunicar
la
información.
-­‐ Métodos
o
tecnologías
(memorandos,
correo,
prensa,
etc.)
-­‐ Recursos
asignados
para
las
ac2vidades
de
comunicación.
-­‐ Proceso
de
escalamiento,
con
iden2ficación
de
los
plazos
y
la
cadena
de
mando(nombres)
para
el
escalamiento
de
incidentes.
-­‐ Método
para
actualizar
y
refinar
el
plan
de
ges2ón
de
las
comunicaciones.
-­‐ Glosario
de
terminología
común.
-­‐ Diagramas
de
flujo
de
la
información
que
circula
dentro
del
proyecto,
flujos
de
trabajo
con
secuencia
de
autorizaciones,
lista
de
informes,
plan
de
reuniones.
-­‐ Restricciones
de
comunicación
(legislación
o
norma2va,
tecnología,
polí2cas)
• Actualizaciones
a
los
Documentos
del
Proyecto

14. 10.2
Ges(onar
las
Comunicaciones
Crear,
recopilar,
distribuir,
almacenar,
recuperar,
y
realizar
la
disposición
de
la
información
del
proyecto
de
acuerdo
con
el
plan
de
ges(ón
de
las
comunicaciones.
Asegura
que
la
información
que
se
comunica
a
los
interesados
haya
sido
generada
adecuadamente,
recibida
y
comprendida.
Proporciona
oportunidades
para
que
los
interesados
realicen
solicitudes
de
información
adicional,
de
aclaración
y
de
debate.
Beneficio
Clave:
Permite
un
flujo
de
comunicaciones
eficaz
y
eficiente
entre
los
interesados.

15. 10.2
Ges(onar
las
Comunicaciones
Técnicas
y
consideraciones
para
una
ges(ón
eficaz
de
las
comunicaciones:
-­‐ Modelo
emisor-­‐receptor.
Incorporar
ciclos
de
retroalimentación
para
proporcionar
oportunidades
de
interacción/par2cipación
y
eliminar
barreras
de
comunicación.
-­‐ Elección
del
medio.
Descripción
precisa
de
las
situaciones
en
las
que
es
preferible
una
comunicación
escrita
u
oral,
cuándo
escribir
un
memorando
informal
o
un
informe
formal,
y
cuándo
comunicarse
cara
a
cara
o
por
correo
electrónico.
-­‐ Es8lo
de
redacción.
Uso
apropiado
de
la
voz
ac2va
frente
a
la
voz
pasiva,
estructura
de
las
oraciones
y
selección
de
palabras.
-­‐ Técnicas
de
ges8ón
de
reuniones.
Preparar
una
agenda
y
abordar
conflictos.
-­‐ Técnicas
de
presentación.
Conciencia
del
impacto
del
lenguaje
corporal
y
el
diseño
de
ayudas
visuales.
-­‐ Técnicas
de
facilitación.
Construir
el
consenso
y
superar
los
obstáculos.
-­‐ Técnicas
de
escucha.
Escucha
ac2va
(captar,
aclarar
y
confirmar
comprensión)

17. 10.2
Ges(onar
las
Comunicaciones:
Entradas
• Plan
de
Ges(ón
de
las
Comunicaciones
• Informes
de
Desempeño
del
Trabajo
(4.4)
Recopilación
de
información
exhaus2va
y
exacta
sobre
el
desempeño
y
el
estado
del
proyecto,
disponibles
de
manera
oportuna.
• Factores
Ambientales
de
la
Empresa
Cultura
y
estructura
organizacional,
estándares
y
norma2vas
industriales,
sistemas
de
información
para
la
dirección
de
proyectos.
• Ac(vos
de
los
Procesos
de
la
Organización
Polí2cas,
procedimientos,
planillas,
información
histórica,
lecciones
aprendidas

18. 10.2
Ges(onar
las
Comunicaciones:
Herramientas
y
Técnicas
• Tecnología
de
la
Comunicación
(10.1)
Puede
variar
de
un
proyecto
a
otro
y
a
lo
largo
de
la
vida
del
proyecto,
la
elección
debe
ser
adecuada
para
la
información
que
está
siendo
comunicada.
• Modelos
de
Comunicación
(10.1)
Todos
los
componentes
de
la
comunicación
contribuyen
para
lograr
un
proceso
de
comunicación
eficaz
y
eficiente,
ges2onar
barreras
(ruidos)
• Método
de
Comunicación
(10.1)
Asegurar
que
la
información
que
ha
sido
generada
y
distribuida
haya
sido
recibida
y
comprendida
para
permi2r
la
respuesta
y
la
retroalimentación.
• Sistemas
de
Ges(ón
de
la
Información
Herramientas
de
ges2ón
y
distribución
de
la
información:
-­‐ Ges2ón
de
documentos
impresos
(cartas,
memorandos,
informes,
prensa)
-­‐ Ges2ón
de
comunicaciones
electrónicas
(correos,
videoconferencias,
etc.)
-­‐ Herramientas
electrónicas
para
la
dirección
de
proyectos
(SaaS).

19. 10.2
Ges(onar
las
Comunicaciones:
Herramientas
y
Técnicas
• Informar
el
Desempeño
Recopilar
y
distribuir
información
de
desempeño,
incluidos
informes
de
estado,
mediciones
de
avance
y
pronós2cos.
Implica
recopilar
y
analizar
periódicamente
datos
reales
y
compararlos
con
la
línea
base
a
fin
de
comprender
y
comunicar
el
avance,
desempeño
y
pronós2co
del
proyecto.
Debe
proporcionar
información
a
un
nivel
adecuado
para
cada
audiencia
Contenido
de
informes:
-­‐ Análisis
de
desempeño
pasado
-­‐ Análisis
de
las
proyecciones
(2empo
y
costos)
-­‐ Estado
actual
de
los
riesgos
e
incidentes
-­‐ Trabajo
completado
durante
el
período
-­‐ Trabajo
a
completar
en
el
siguiente
período
-­‐ Resumen
de
los
cambios
aprobados
en
el
período

20. 10.2
Ges(onar
las
Comunicaciones:
Salidas
• Comunicaciones
del
Proyecto
Informes
de
desempeño,
estado
de
los
entregables,
avance
del
cronograma
y
los
costos
incurridos.
Factores
influyentes:
urgencia
e
impacto
del
mensaje,
método
de
entrega
y
nivel
de
confidencialidad,
entre
otros.
• Actualizaciones
al
Plan
para
la
Dirección
del
Proyecto
Líneas
base
del
proyecto,
ges2ón
de
las
comunicaciones,
ges2ón
de
los
interesados.
La
línea
base
para
la
medición
del
desempeño
(PMB)
es
un
plan
aprobado
del
trabajo
del
proyecto,
con
respecto
al
cual
se
mide
las
desviaciones
para
el
control
de
la
ges2ón.
• Actualizaciones
a
los
Ac(vos
de
los
Procesos
de
la
Organización
No2ficaciones
a
los
interesados,
informes
del
proyecto,
presentaciones
del
proyecto,
registros
del
proyecto,
retroalimentación
de
los
interesados,
documentación
de
lecciones
aprendidas.

21. 10.3
Controlar
las
Comunicaciones
Monitorear
y
controlar
las
comunicaciones
a
lo
largo
de
todo
el
ciclo
de
vida
del
proyecto
para
asegurar
que
se
sa(sfagan
las
necesidades
de
información
de
los
interesados
del
proyecto.
ü Puede
desencadenar
una
iteración
de
los
procesos
de
planificación
y
ges2ón
de
las
comunicaciones
que
ilustra
la
naturaleza
con2nua
de
los
procesos
de
ges2ón
de
las
comunicaciones.
ü El
impacto
y
las
repercusiones
de
las
comunicaciones
del
proyecto
debe
evaluarse
y
controlarse
cuidosamente
para
asegurar
que
se
entrega
el
mensaje
adecuado
a
la
audiencia
adecuada
en
el
momento
adecuado
Beneficio
Clave:
Asegura,
en
cualquier
momento,
un
flujo
óp2mo
de
información
entre
todos
los
par2cipantes
de
la
comunicación.

23. 10.3
Controlar
las
Comunicaciones:
Entradas
• Plan
para
la
Dirección
del
Proyecto
(4.2)
• Comunicaciones
del
Proyecto
(10.2)
Provienen
de
múl2ples
fuentes
y
pueden
variar
considerablemente
en
cuanto
a
su
formato,
nivel
de
detalle,
grado
de
formalidad
y
confidencialidad.
(estado
de
los
entregables,
avance
del
cronograma,
etc.)
• Registro
de
Incidentes
(13.3)
Documenta
y
monitorea
la
resolución
de
incidentes
para
asegurar
una
comprensión
común
de
los
mismos.
• Datos
de
Desempeño
del
Trabajo
(4.3)
• Ac(vos
de
los
Procesos
de
la
Organización
(2.1)

24. 10.3
Controlar
las
Comunicaciones:
Herramientas
y
Técnicas
• Sistemas
de
Ges(ón
de
la
Información
Proporciona
un
conjunto
de
herramientas
estándar
para
que
el
director
del
proyecto
capture,
almacene
y
distribuya
a
los
interesados
la
información
rela2va
a
los
costos,
al
avance
del
cronograma
y
al
desempeño
del
proyecto.
(paquetes
de
so`ware
que
permite
generar
informes
integrados
y
sincronizados
en
2empo
real,
representaciones
gráficas
y
tablas,
etc.)
• Juicio
de
Expertos
• Reuniones
Debates
y
diálogos
con
el
equipo
del
proyecto
para
determinar
la
manera
más
adecuada
de
actualizar
y
comunicar
el
desempeño
del
proyecto,
y
de
responder
a
las
solicitudes
de
información
de
los
interesados

25. 10.3
Controlar
las
Comunicaciones:
Salidas
• Información
de
Desempeño
del
Trabajo
(4.4)
Organiza
y
resume
los
datos
de
desempeño
recopilados
• Solicitudes
de
Cambio
(4.3)
El
proceso
conduce
a
la
necesidad
de
ajuste,
de
acción
y
de
intervención.
• Actualizaciones
al
Plan
para
la
Dirección
del
Proyecto
• Actualizaciones
a
los
Documentos
del
Proyecto
• Actualizaciones
a
los
Ac(vos
de
los
Procesos
de
la
Organización