Excel 2010

EXCEL 2010

UNIDAD 1 Ambiente de Excel 2010

Objetivo General: El alumno conocerá el ambiente de Excel, aprenderá a
guardar y abrir libros de trabajo; cerrar el programa. Asimismo estudiará el
acceso al programa mediante varios métodos e introducir y editar datos a las
celdas.

1.1 Introducción a Excel
1.2 Acceso
1.3 Ambiente
1.4 Abrir un libro de trabajo
1.5 Guardar un libro de trabajo
1.6 Cerrar y salir de Excel 2010
1.7 Introducir y editar datos

Elaboró: Daniel Olalde Soto
2

EXCEL 2010

AMBIENTE DE EXCEL 2010

1.1 Introducción a Excel
Excel 2010 es un programa de Microsoft, que consiste en una hoja de cálculo que está
organizada en una estructura tabular con filas y columnas, que sirve para escribir textos, números,
fechas, horas y realizar operaciones (aritméticas y lógicas) por medio de fórmulas y representar los
resultados en gráficas.
Los documentos realizados en Excel reciben el nombre de Libros de trabajo y son
guardados con la extensión .xlsx. Un libro de trabajo es el archivo donde se trabaja y se almacenan
datos; está compuesto de hojas de cálculo, gráficos y macros. Cuando se crea un libro nuevo, éste
se abre con 3 hojas de cálculo.
Una hoja de cálculo es la retícula formada por filas y columnas donde se pueden introducir
datos. Las hojas de Excel 2010 se encuentran conformadas por 1, 048, 576 filas y 16,384 columnas
(que están ordenadas en forma de letras de la A hasta la XFD), que serán 17, 179, 869, 184 celdas.

1.2 Acceso
Para poder acceder a Excel existen varias formas, las más usuales son las siguientes:
Primera opción:
1. Metacomando < WIN + R >.
2. Aparece la venta Ejecutar.
3. Tecleamos EXCEL.
4. Clic en Aceptar.

3

EXCEL 2010

Segunda opción:
1. Hacemos clic en el botón Inicio.
2. Seleccionamos la opción todos los programas.
3. Elegimos la carpeta Microsoft Office.
4. Hacemos clic en el programa Microsoft Office Excel 2010.

4

EXCEL 2010

1.3 Ambiente

Barra de Título
Cerrar
Ficha Archivo
Restaurar
Menú Cinta de Minimizar
Opciones
Barra de
acceso rápido

Banda de
opciones

Cuadro de Botón Insertar Cuadro de
referencias Funciones contenido o
Celda Barra de fórmulas
Activa
Columnas
HOJA DE CÁLCULO
Filas
Barra de Desplazamiento
Barra de
Vertical
desplazamiento
Indicador de Hojas horizontal

Vistas de la hoja
Botón Insertar
de cálculo
Hoja de Cálculo

Hoja Activa Zoom

Barra de Estado

5

EXCEL 2010

1.4 Abrir un libro de trabajo
Cuando se desea utilizar un libro de trabajo previamente guardado, realiza el siguiente
procedimiento:
1. Clic en ficha Archivo.
2. Selecciona la opción Abrir.

3. Para abrir un libro de trabajo de los que se muestran en la ventana basta
seleccionarlo haciendo clic sobre él (veremos como su nombre cambia de
color).
4. Luego pulsa en el botón Abrir.
Otra manera de abrir un libro rápidamente es utilizando el Metacomando < Ctrl + A >.

6

EXCEL 2010

1.5 Guardar un libro de trabajo
Una vez que se creó un libro de trabajo o se han hecho modificaciones en uno existe, es
necesario guardar los cambios realizados. Para almacenar un archivo, se utilizan las opciones
Guardar y Guardar como.
Para guardar un libro de trabajo por primera vez, se realiza el siguiente procedimiento
1. Clic en la ficha Archivo.
2. Selecciona la opción Guardar como y elige el formato del archivo que deseas
guardar.
3. Teclea el nombre del libro e indica la ubicación del archivo.
4. Pulsa en el botón Guardar.

Nota: También se puede emplear la tecla de función < F12 > para guardar como.

7

EXCEL 2010

Para guardar los cambios realizados a un libro previamente guardo, efectúa cualquiera de
los siguientes pasos:
1. Pulsar en el icono Guardar de la barra de acceso rápido.
2. Metacomando < Ctrl + G >.
3. Ficha Archivo, dar clic en Guardar.

1.6 Cerrar y salir de Excel 2010
Para cerrar un libro de trabajo hay que utilizar el
Metacomando < Ctrl + F4 >.
Para salir de Excel 2010 hay que elegir cualquiera de las
siguientes opciones:
1. Clic en la ficha Archivo y seleccionar la opción Salir.
2. Utilizar el Metacomando < Alt + F4 >.

1.7 Introducir y editar datos
Para introducir datos, basta con seleccionar la celda donde
se desea insertar la información y teclearla; para borrar mientras se
está editando la celda, se utiliza la tecla < Retroceso o Backspace>.
Una vez introducido el dato, es posible borrarlo mediante la tecla
< Supr o Delete >.
Para editar un dato previamente escrito, se empela la tecla
< F2 >; al presionar esta tecla en una celda, se podrá mover hacia
adelante y hacia atrás entre los caracteres de la celda modificada,
insertando o borrando la información.

8

EXCEL 2010

UNIDAD 2 Manejando libros de Excel

Objetivo General: El alumno conocerá tipos de errores que existen en Excel,
aprenderá a desplazarse entre celdas, seleccionarlas y moverlas. También
estudiará como desplazarse entre hojas, ocultarlas, moverlas y cambiar el
color de las etiquetas.

2.1 Desplazamiento entre celdas
2.2 Seleccionar celdas
2.3 Mover y copiar celdas
2.4 Creación de series
2.5 Insertar hojas de cálculo
2.6 Eliminar hojas de cálculo
2.7 Cambiar el nombre a una hoja de cálculo
2.8 Desplazamiento entre hojas de cálculo
2.9 Ocultar y mostrar hojas
2.10 Mover y copiar hojas
2.11 Color de las etiquetas
2.12 Errores en los datos

9

EXCEL 2010

EDICIÓN BÁSICA

2.1 Desplazamiento entre celdas
Toda hoja de cálculo se encuentra formada por celdas, las cuales son identificadas por
letras (columnas) y números (filas) en la que se encuentran ubicadas.
Para situarse en una celda basta con dar clic en ella y el puntero se moverá en esa celda,
seleccionándola.
Algunos métodos para desplazarse rápidamente utilizando el teclado son:
TECLADO ACCIÓN
< FLECHA ABAJO > Celda Abajo
< FLECHA ARRIBA > Celda Arriba
< FLECHA DERECHA > Celda Derecha
< FLECHA IZQUIERDA > Celda Izquierda
< AV PÁG > Pantalla Abajo
< RE PÁG > Pantalla Arriba
< CTRL + INICIO > Celda A1
< FIN + FLECHA ARRIBA > Primera celda de la columna activa
< FIN + FLECHA ABAJO > Última celda de la columna activa
< FIN + FLECHA IZQUIERDA Ó INICIO > Primera celda de la fila activa
< FIN + FLECHA DERECHA > Última celda de la fila activa

2.2 Seleccionar celdas
Para seleccionar una celda, basta con posicionar el cursor sobre esa celda. También es
posible seleccionar más de una celda, esto, con el fin de llevar al cabo diversas acciones en ellas.
Se le llama rango a la selección de más de una celda, un rango está conformado por celdas
contiguas que deben formar un rectángulo o cuadrado.
Para seleccionar un rango realiza cualquiera de los siguientes pasos:
Primera opción
1. Coloca el cursor en la primera celda del rango.
2. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionar la tecla, utiliza las flechas de
direccionamiento hasta cubrir el total del rango deseado.

10

EXCEL 2010

Segunda opción
1. Sitúa el puntero hacia la primera celda del rango.
2. Mueve el puntero al centro de la celda para que tome la forma de una cruz
gruesa.
3. Para iniciar la selección, haz clic y sin dejar de dar clic izquierdo, arrastra el
ratón hasta cubrir la última celda del rango deseado.
Tercera opción
1. Coloca el cursor en la primera celda del rango que se desee seleccionar.
2. Dirige el puntero del ratón hacia la última celda de mismo rango.
3. Pulsa la tecla < Mayús > y sin dejar de presionarla, haz clic en la última celda.

2.3 Mover y copiar celdas
Al mover o copiar una celda, Excel mueve o copia la celda, incluidas las fórmulas y sus
valores resultantes, así como los formatos de celdas y los comentarios
1. Selecciona las celdas que desees copiar o mover.
2. En la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, elige alguno de los siguientes
procedimientos:

a) Par mover celdas, haz clic en Cortar o utiliza el Metacomando < Ctrl + X >.
b) Para copiar celdas, haz clic en Copiar o presiona las teclas < Ctrl + C >.
3. Selecciona la celda superior o izquierda del área donde se desea pegar el
contenido.
4. De la ficha Inicio, del grupo Portapapeles, haz clic en la opción Pegar.

11

EXCEL 2010

2.4 Creación de series
Para escribir datos de forma rápida, puedes configurar Excel de manera que repitas los
datos o puedas rellenar los datos de manera automática.
Con el controlador de relleno puedes llenar rápidamente las celdas de un rango con una
serie de números o fechas o con una serie integrada para días de la semana, meses, días o años.
Para crear series de número o fechas realiza el siguiente procedimiento:
1. Selecciona la primera celda del rango que deseas rellenar.
2. Escribe el valor inicial de la serie.
3. Escribe un valor en la siguiente celda para establecer un modelo.
4. Selecciona la celda o las celdas que contengan los valores iniciales.

5. Arrastra el controlador de relleno por el rango que deseas rellenar.

Para rellenar en orden ascendente, arrastra hacia abajo o hacia la derecha.
Para rellenar en orden descendente, arrastra hacia arriba o hacia la izquierda.

12

EXCEL 2010

Algunos ejemplos de series que se pueden rellenar:
Selección inicial Serie extendida
1, 2, 3 4, 5, 6,…
9:00 10:00, 11:00, 12:00,…
lun mar, mié, jue,…
lunes martes, miércoles, jueves,…
ene feb, mar, abr,…
ene, abr jul, oct, ene,…
15-ene, 15-abr 15-jul, 15-oct,…
2009, 2010 2011, 2012,…
1-ene, 1-mar 1-may, 1-jul, 1-sep,…
texto1, textoA texto2, textoA, texto3, textoA,…
1er periodo 2do periodo, 3er periodo,…
Producto 1 Producto 2, Producto 3,…

Puedes escoger alguna de las series utilizadas en el relleno, dando clic en la opción
Relleno, de la ficha Inicio, del grupo Modificar.

Se mostrará la siguiente ventana donde se deberá indicar una de las series que da Excel
como Lineal, Geométrica, Cronológica y Autorrellenar, además de crear la serie en fila o columna.

13

EXCEL 2010

Indica el incremento en caso de que no se requiera consecutivo y también un límite.

2.5 Insertar hojas de cálculo
Para insertar una hoja de cálculo nueva, realiza alguno de los siguientes procedimientos:
1. Para insertar rápidamente una nueva hoja de cálculo al final de las hojas de
cálculo existentes, da clic en la ficha Insertar hoja de cálculo del indicador de
hojas.

2. Para insertar una hoja de cálculo nueva antes de otra ya existente, selecciona
esa de hoja de cálculo y de la banda de opciones selecciona Insertar hoja, de la
ficha Inicio, del grupo Celdas.

3. Una forma más rápida es utilizando el Metacomando < Mayús + F11 >.

14

EXCEL 2010

2.6 Eliminar hojas de cálculo
Para eliminar hojas de cálculo sobrantes o innecesarias, se pueden realizar los siguientes
pasos:
1. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la flecha situada debajo de
Eliminar y después elegir la opción Eliminar hoja.

2. Clic derecho sobre la hoja del indicador de hojas y seleccionar la opción
Eliminar.

2.7 Cambiar el nombre a una hoja de cálculo
Las etiquetas de las hojas tienen un nombre, este nombre identifica a las hojas de cálculo.
De manera predeterminada, las hojas aparecen con el nombre Hoja + Número consecutivo. Si se
desea cambiar el nombre de cualquier hoja, realiza los siguientes pasos:

15

EXCEL 2010

1. Del indicador de hojas, haz clic derecho y elige la opción Cambiar nombre.

2. Teclea el nuevo nombre y pulsa < Enter >.

2.8 Desplazamiento entre hojas de cálculo
Para pasar de una hoja a otra, realiza cualquiera de las siguientes opciones:
1. Haz clic en la etiqueta de la hoja que se desea activar.

2. Pulsa la combinación de las teclas < Ctrl + Av Pág> o < Ctrl + Re Pág> para ir a
la siguiente hoja o a la anterior respectivamente.
3. Utiliza los botones de desplazamiento que se encuentran a lado de los
indicadores de hojas.

Es importante mencionar que estos botones no cambian de hoja, sólo
muestran las etiquetas de las hojas cuando éstas no están visibles.
Para desplazarse entre libros, sitúate en la ficha Vista y en el grupo Ventana, da clic en la
flecha Cambiar ventanas y elige alguno de los libros que se desee abrir.

16

EXCEL 2010

2.9 Ocultar y mostrar hojas
En algunas ocasiones, es necesario que una hoja de cálculo no se vea, para hacer este
proceso, selecciona la hoja que deseas ocultar y elige la opción Ocultar, de la ficha Vista, del grupo
Ventana.

Para mostrar las hojas, basta con dar clic en Mostrar, de la ficha Vista, del grupo Ventana.

También se puede emplear la ficha Inicio, del grupo Celda, elegir la opción Formato y en el
menú elegir Ocultar hoja o mostrar hoja.

17

EXCEL 2010

2.10 Mover y copiar hojas
Para mover o copiar una hoja, realiza el siguiente
procedimiento:
1. Sitúate en la ficha Inicio, del grupo
Celda, da clic en la fecha situada
debajo de Formato.
2. En el menú contextual elige la opción
Mover o copiar hoja.
3. Se visualizará la siguiente ventana.

Despliega la lista Al libro y selecciona el libro al que deseas mover o copiar la
hoja (el libro debe estar abierto) o si los prefieres, puede crear un nuevo libro
que contenga únicamente las hojas que vas a mover o copiar.
El cuadro de la lista Antes de la hoja permite indicar que hoja se desea
colocar, la hoja que se mueva o copie.
Activa la casilla de verificación Crear una copia en caso de que se desee crear
una copia de la hoja seleccionada y dejar la original en su lugar. Si no se activa
esta casilla, las hojas solamente se moverán.
Un forma de mover rápidamente de lugar una hoja, sólo haz clic y arrastra la hoja hacia la
nueva posición.

18

EXCEL 2010

2.11 Color de las etiqueta
Para cambiar la el color de la etiqueta a una hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la hoja.
2. Clic derecho sobre la etiqueta y del menú contextual selecciona Color de
etiqueta.

3. Selecciona el color deseado.
También puedes cambiar el color desde la ficha Inicio, del grupo Celdas, opción Formato y
elegir del menú contextual Color de etiqueta e indica el color deseado.

19

EXCEL 2010

2.12 Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.
Dependiendo del tipo de error puede que Excel nos avise o no.
Cuando nos avisa del error, aparecerá un cuadro de diálogo como el que aparece a
continuación:

Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o
rechazar utilizando el botón No.
Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece la celda con un símbolo en la
esquina superior izquierda tal como esto:
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber
más sobre el error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer
clic sobre el cuadro anterior se mostrará un
cuadro u otro, siendo el más frecuente el que
aparece a continuación:
Este cuadro nos dice que la fórmula no
es válida y nos deja elegir entre diferentes
opciones.
Si no sabemos qué hacer, disponemos
de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no
podríamos utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el
símbolo de la esquina de la celda.

20

EXCEL 2010

Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO,
siendo TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡NUM! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan.
También en estos casos, la celda, como en el caso anterior, contendrá además un símbolo
en la esquina superior izquierda tal como: . Este símbolo se utilizará como hemos
visto antes.

21

EXCEL 2010

UNIDAD 3 Formato de celdas

Objetivo General: El alumno aprenderá a cambiar la estructura de las hojas
de cálculo, asimismo insertar filas, columnas y celdas; como también a
eliminarlas. También estudiará como modificar la apariencia de las celdas.

3.1 Cambios en la estructura
3.2 Insertar filas
3.3 Insertar columnas
3.4 Insertar celdas
3.5 Eliminar filas y columnas
3.6 Eliminar celdas
3.7 Mover y ocultar celdas
3.8 Formato de celdas
3.9 Proteger hojas y libros

22

EXCEL 2010

FORMATO DE CELDAS

3.1 Cambios en la estructura
En una hoja de cálculo, se puede especificar el ancho de columna comprendido entre 0 y
255. Este valor representa el número caracteres que se pueden mostrar en una celda con formato
de fuente estándar. El ancho de columna predeterminado es de 8.43 caracteres. Si el ancho de
columna se establece como 0, la columna se oculta.
Se puede especificar un alto de fila comprendido entre 0 y 409. Este valor representa la
medida en puntos del alto (1 punto es aproximadamente igual a 1/72 pulgadas). El alto de fila
predeterminado es de 12.75 puntos. Si el alto de fila se establece como 0, la fila se oculta.

3.1.1 Ancho de columna
Si desea modificar el ancho de alguna columna, se
pueden emplear dos métodos:
El primer método consiste en utilizar la ficha
Formato. Para ello, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona las columnas a las que
quieras modificar la altura (en caso de
no seleccionar ninguna, se realizará la
operación a la columna en la que nos
encontramos).
2. Sitúate en la opción Formato que se
encuentra en la ficha Inicio del grupo
Celdas.
3. En tamaño de celda, da clic en Ancho
de columna y en la venta que se
visualiza teclea el tamaño.

23

EXCEL 2010

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello, seguiremos los
siguientes pasos:

1. Sitúa el puntero del ratón en la línea situada a la derecha del nombre de
la columna que desees modificar, en la cabecera de la columna.
2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas.
3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastrar la línea a la nueva
posición. Observa como conforme nos movemos la anchura de la
columna va cambiando.
4. Suelta el botón del ratón cuando el ancho de la columna sea el deseado.

3.1.2 Alto de fila
Para modificar el alto de una fila, efectúa el
siguiente procedimiento:
1. Selecciona la fila o filas que desees
cambiar.
2. De la ficha Inicio, da clic en Formato,
del grupo Celdas.
3. En tamaño de celda, selecciona la
opción Alto de fila y en la ventana que
se visualiza, teclea el tamaño.

24

EXCEL 2010

El segundo método consiste en utilizar el ratón. Para ello realiza el siguiente
procedimiento:
1. Coloca el puntero del ratón en la línea situada debajo del número de la fila que
desees modificar, en la cabecera de la fila.
2. El puntero del ratón adopta la forma de una flecha de dos puntas, tal como:
3. Mantén pulsado el botón del ratón, y arrastra la línea a la nueva posición.
Conforme movemos el ratón, la altura de la fila cambia.
4. Al final suelta el botón del ratón

3.1.3 Autoajustar
En Excel es posible modificar el tamaño de la de las filas y columnas, de una forma rápida
sólo basta dar doble clic en la intersección entre la columna y la fila, para que la celda se
autoajuste según el texto, que tenga la celda.

3.2 Insertar filas
Para insertar una única fila, selecciona la fila o celda situada en la fila existente por encima
de aquella en la que se desea insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las filas situadas por
encima de cual deseas insertar las nuevas filas.
De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la
flecha situada junto a Insertar y elige la opción Insertar
filas de hoja.

25

EXCEL 2010

3.3 Insertar columnas
Para insertar una única columna, selecciona la columna o celda situada de la columna
existente por encima de aquella en la que se desea
insertar la nueva. Para insertar varias filas, elige las
filas situadas por encima de cual deseas insertar las
nuevas filas.
De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en
la flecha situada junto a Insertar y elige la opción
Insertar columnas de hoja.

3.4 Insertar celdas
En ocasiones, lo que nos interesa añadir no son ni
filas ni columnas enteras sino únicamente un conjunto de
celdas dentro de la hoja de cálculo.
Para añadir varias celdas, hay que seguir los
siguientes pasos:
1. Selecciona las celdas sobre las que quieres
añadir las nuevas.
2. Sitúate en la ficha Inicio. En el grupo Celdas, haz clic en la flecha situada junto a
Insertar y luego elige la opción Insertar celdas.
3. Aparecerá un cuadro de diálogo como se muestra a continuación.

4. Elige la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos que se
desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección. Da clic sobre Aceptar.

26

EXCEL 2010

3.5 Eliminar filas y columnas
Para eliminar filas o columnas, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona las filas o columnas a
eliminar.
2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas,
da clic en la flecha situada junto a
Eliminar.
3. Elige la opción Eliminar filas de hoja
o Eliminar columnas de hoja.

3.6 Eliminar celdas
Para eliminar varias celdas, hay que seguir los siguientes pasos:
1. Selecciona las celdas a eliminar.
2. De la ficha Inicio, del grupo Celdas,
da clic en la flecha situada junto a
Eliminar.
3. Elige la opción Eliminar celdas.
4. Aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo.

5. Elige la opción deseada dependiendo de cómo queremos que se realice la
eliminación de celdas. Desplazando las celdas hacia la izquierda o hacia la
derecha. Da clic sobre Aceptar.

27

EXCEL 2010

3.7 Mover y ocultar celdas
Las filas y columnas se pueden ocultar mediante el comando Ocultar, también se puede
hacer cuando se cambia a 0 (cero) el alto de la fila o el ancho de la columna. Para volver a
mostrarlas, se emplea el comando Mostrar.
Para ocultar celdas, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona las filas o columnas que se desean ocultar.
2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la opción Formato.
3. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar, y haz clic en Ocultar filas u Ocultar
columnas.

28

EXCEL 2010

Para mostrar celdas, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona las filas o columnas que se desean mostrar.
2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en la opción Formato.
3. En Visibilidad, elige Ocultar y mostrar, y haz clic en Mostrar filas o Mostrar
columnas.

3.8 Formato de celdas
Para modificar el aspecto de las celdas, se tiene que ocupar la ficha Inicio.

29

EXCEL 2010

En esta cinta se cuenta con las herramientas más utilizadas por el usuario para dar
formato a celdas, con los grupos siguientes:
 Fuentes: Este grupo cuenta con tipo de letra, tamaño, estilo y color de letra.
 Alineación: Este grupo permite alinear un texto en la celda de forma vertical y
horizontal, así como la orientación y la sangría.
 Número: Este grupo formatea los números.
 Estilo: Este grupo permite dar formato condicional a tablas y a celdas, que ya
están predefinidos.
 Celda: Este grupo permite modificar los aspectos de la celda como tamaño, mover,
copiar o proteger, etc.

3.8.1 Fuente
• Utilizando los cuadros de diálogo:
En la ficha Inicio haz clic en la flecha que se
encuentra al pie del grupo Fuente.
Después se abrirá un cuadro de diálogo
llamado Formato de celdas, haciendo clic sobre la
ficha Fuente, como se muestra a continuación.

30

EXCEL 2010

Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacemos clic sobre el botón
Aceptar.
Conforme vamos cambiando los valores de la ficha, aparece en el recuadro Vista
previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
Esto es muy útil a la hora de elegir el formato que más se adapte a lo que
queremos. A continuación se explican las distintas opciones de la ficha Fuente.
o Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de
letra.
o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son
disponibles con cada tipo de fuente. Los estilos posibles son: Normal,
Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
o Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u
otro. Se puede elegir de la lista o bien teclearlo directamente una vez
situados en el recuadro.
o Subrayado: Observa como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre
la flecha de la derecha se abrirá una lista desplegable donde se tendrá que
elegir un tipo de subrayado.
o Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la
flecha de la derecha podrás elegir un color para la letra.
o Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y
Subíndice. Para activar o desactivar uno de ellos, hacer clic sobre la casilla
de verificación que se encuentra a la izquierda.
o Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas las opciones de
fuente que Excel 2010 tiene por defecto.
• Utilizando la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permiten
modificar algunas de las opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
En este recuadro aparece el tipo de fuente o letra de la celda en la
que nos encontramos situados. Para cambiarlo, hacer clic sobre la flecha de la derecha
para elegir otro tipo.

31

EXCEL 2010

Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de
nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir otro desde la flecha de la derecha, o bien
escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic
sobre éste se activa o desactiva la negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo
utilizamos para poner o quitar la Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o
quitar el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la
letra A aparece una línea, en nuestro caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el
botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de querer otro color, hacer clic sobre la
flecha de la derecha y elegirlo.

3.8.2 Alineación

Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden
alineados u orientados de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de la hoja de cálculo, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
2. Haz clic en la flecha que se encuentra al pie del grupo Alineación.

3. Aparecerá la siguiente imagen.

32

EXCEL 2010

4. Una vez elegidas todas las opciones deseadas, haz clic sobre el botón Aceptar.
o Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
horizontalmente, es decir respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre
la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes opciones:
 GENERAL: Es la opción que Excel 2010 tiene por defecto, alinea las celdas
seleccionadas dependiendo del tipo de dato introducido, es decir, los
números a la derecha y los textos a la izquierda.
 IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
izquierda de éstas independientemente del tipo de dato.
 CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de
éstas.
 DERECHA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la
derecha de éstas, independientemente del tipo de dato.

33

EXCEL 2010

 LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el
dato de la celda para rellenar la anchura de la celda. Es decir, si en una
celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda aparecerá
********* hasta completar la anchura de la celda.
 JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se
alineará tanto por la derecha como por la izquierda.
 CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a
todas las celdas en blanco seleccionadas a la derecha, o de la siguiente
celda en la selección que contiene datos.
o Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas
verticalmente, es decir, respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá
sentido si la altura de las filas se ha ampliado respecto al tamaño inicial. Al hacer
clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de las siguientes
opciones:
 SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
superior de éstas.
 CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la
altura de las celdas.
 INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte
inferior de éstas.
 JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la
parte superior como por la inferior.
o Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se
muestre en horizontal (opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier
ángulo desde 90º en sentido opuesto a las manecillas de un reloj a 90º en sentido
de las manecillas de un reloj.
o Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe,
utiliza las celdas contiguas para visualizar el contenido introducido, pues si
activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá que visualizar
exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se
visualizará en varias filas dentro de la celda.

34

EXCEL 2010

o Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda
se reducirá hasta que su contenido pueda mostrarse en la celda.
o Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una
sola.
o Dirección del texto: Permite cambiar el orden de lectura del contenido de la
celda.
En la Banda opciones disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas
de las opciones vistas anteriormente de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas
pasará a ser Izquierda.
Centra horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Alinea a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón une todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda y
centra los datos.

3.8.3 Bordes

Excel permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para modificar la apariencia de los datos de la hoja de cálculo añadiendo bordes,
realiza el siguiente procedimiento:
1. Selecciona el rango de celdas, a las cuales se van a modificar el aspecto.
2. Selecciona la ficha Inicio.
3. Haz clic sobre la flecha que se encuentra a lado del grupo Fuente.
4. En el cuadro de diálogo Formato de celdas, selecciona la ficha Bordes.

35

EXCEL 2010

5. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón
Aceptar.
o Preestablecidos: Selecciona una opción de borde predefinida para aplicar
bordes o quitarlos de las celdas seleccionadas.
 Ninguno: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
 Contorno: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas
seleccionadas.
 Interior: Para crear un borde alrededor de todas las celdas
seleccionadas excepto alrededor de la selección.
o Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los
botones preestablecidos.
o Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.

36

EXCEL 2010

o Color: Elige un color en la lista para cambiar el color de las celdas
seleccionadas.
En la Banda opciones disponemos de un botón que nos permitirá modificar los
bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como viene representado
en éste. En caso de querer otro tipo de borde, se debe elegir haciendo clic sobre la flecha
del botón.

3.8.4 Rellenos

Excel permite también sombrear las celdas de una hoja de cálculo para remarcarlas de las
demás. Si requiere realiza eso, realiza los siguientes pasos:
Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
1. Selecciona la ficha Inicio.
2. Haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo Fuente.
3. Sitúate en la ficha Relleno.

4. Una vez elegidos todos los aspectos deseados, haz clic sobre el botón Aceptar.

37

EXCEL 2010

Color de fondo: Elige un color de fondo para las celdas seleccionadas utilizando la paleta
de colores.
Efectos de relleno: Selecciona este botón para aplicar degradado, textura y rellenos de
imagen en las celdas elegidas.
Más colores: Oprime este botón para agregar colores que no están disponibles en la
paleta de colores.
Color de trama: Escoge un color de primer plano en el cuadro Color de trama para crear
una trama que utilice dos colores.
Estilo de trama: Selecciona una trama en el cuadro Estilo de trama para aplicar formato a
las celdas elegidas con una trama que utilizan los colores seleccionados en los cuadro Color de
fondo y Color de trama.
En la Banda de opciones disponemos de un
botón que nos permitirá modificar el relleno de forma
más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará
la celda del color indicado en éste. En caso de querer
otro color de sombreado, se debe elegir desde la flecha
derecha del botón. Aquí no podrás añadir trama a la
celda, para ello tendrás que utilizar el cuadro de diálogo
Formato de celdas.

38

EXCEL 2010

3.8.5 Números

Excel permite modificar la visualización de los números en la celda. Si se requiere
modificar la visualización de números, realiza el siguiente procedimiento:
1. Selecciona el rango de celdas a las cuales se va a
modificar el aspecto de los números.
2. Sitúate en la ficha Inicio.
3. Hacer clic sobre la flecha que se encuentra al pie de
grupo Número.

4. Elegir la opción deseada del recuadro Categoría y pulsa en Aceptar.

39

EXCEL 2010

o General: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido. Es el formato que
utiliza Excel por defecto. Este formato admite enteros, decimales, números en
forma exponencial.
o Número: Contiene una serie de opciones que permiten especificar el número de
decimales, también permite especificar el separador de millares y la forma de
visualizar los números negativos.
o Moneda: Es parecido a la categoría Número, permite especificar el número de
decimales, se puede escoger el símbolo monetario como podría ser $ y la forma de
visualizar los números negativos.
o Contabilidad: Difiere del formato moneda en que alinea los símbolos de moneda y
las comas decimales en una columna.
o Fecha: Contiene números que representan fechas y horas como valores de fecha.
Puede escogerse entre diferentes formatos de fecha.
o Hora: Contiene números que representan valores de horas. Puede escogerse entre
diferentes formatos de hora.
o Porcentaje: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la
celda por 100 y se le asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje
sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y con 2 decimales lo mostraría como
15,28%.
o Fracción: Permite escoger entre nueve formatos de fracción.
o Científica: Muestra el valor de la celda en formato de coma flotante. Podemos
escoger el número de decimales.
o Texto: Las celdas con formato de texto son tratadas como texto incluso si en el
texto se encuentre algún número en la celda.
o Especial: Contiene algunos formatos especiales, como puedan ser el código postal,
el número de teléfono, etc.
o Personalizada: Aquí podemos crear un nuevo formato, indicando el código de
formato.

40

EXCEL 2010

3.9 Proteger hojas de cálculo y libros de trabajo
Una hoja de cálculo se puede proteger posteriormente desproteger. Cuando se protege,
también lo hacen los elementos individuales de la hoja.
3.9.1 Proteger elementos de la hoja de cálculo
1. Selecciona la hoja de cálculo que se desea proteger.
2. Para desbloquear celdas o rango de forma que otros usuarios puedan
modificarlos, realiza el siguiente procedimiento:
3. Selecciona cada celda o rango que se desea desbloquear.

4. De la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de
celdas.

41

EXCEL 2010

5. En la ficha Protección, desactiva la casilla de verificación Bloqueada y haz clic en
Aceptar.

42

EXCEL 2010

Para ocular las fórmulas que no se desean mostrar, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona las celdas que contienen las fórmulas que se desea ocular.
2. En la ficha Inicio, del grupo Celdas, haz clic en Formato y luego en Formato de
celdas.
3. En la ficha Protección, activa la casilla de verificación Oculta y luego haz clic en
Aceptar.
Para desbloquear objetos gráficos de forma que otros usuarios puedan modificarlos,
realiza el siguiente procedimiento:
1. Mantén presionada la tecla < Ctrl > y haz clic en cada objeto gráfico que se desea
desbloquear.
2. Se mostrarán las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.
3. En la ficha Formato, haz clic sobre la flecha que se encuentra al pie del grupo
Tamaño.
4. En la ficha Propiedades, desactiva la casilla de verificación Bloqueado y activa la
casilla de verificación Bloquear texto.
5. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger hoja.

6. En el cuadro de diálogo Permitir que los usuarios modifiquen rangos, selecciona
los elementos que desees que los usuarios puedan cambiar.
7. En cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escribe una contraseña para la
hoja, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la contraseña para confirmarla.
Cuando se quiera hacer cambios a la celda, mandará el siguiente mensaje:

43

EXCEL 2010

Para desbloquear la hoja, selecciona la ficha Inicio, la opción Formato y Desproteger hoja,
del grupo Celda

3.9.2 Proteger un libro de trabajo
1. Sitúate en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haz clic en Proteger libro.

2. En Proteger estructuras y ventanas, activa uno de los siguientes pasos:

44

EXCEL 2010

a. Para proteger la estructura de un libro, activa la casilla de verificación
Estructura.
b. Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y
posición cada vez que se abra el libro, activa la casilla de verificación
Ventas.

3. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro
Contraseña, escribe una contraseña, haz clic en Aceptar y vuelve a escribir la
contraseña para confirmarla.
Para desproteger el libro, sitúate en la ficha Revisar, del grupo Cambios, haz clic en
Proteger libro y selecciona la opción Proteger estructura y ventanas
En la ventana teclea la contraseña.

45

EXCEL 2010

UNIDAD 4 Fórmulas y funciones

Objetivo General: El alumno aprenderá a cambiar la estructura de las hojas
de cálculo, asimismo insertar filas, columnas y celdas; como también a
eliminarlas. También estudiará como modificar la apariencia de las celdas.

4.1 Rótulos y nombres de celda
4.2 Fórmulas
4.3 Funciones
4.4 Auditoría de fórmulas

46

EXCEL 2010

FÓRMULAS Y FUNCIONES

4.1 Rótulos y nombres de celda
En Excel se pueden utilizar los rótulos de las columnas y filas de una hoja de cálculo para
hacer referencia a las celdas de esas columnas o filas. Es posible emplear rótulos en las fórmulas
que hagan referencia a datos de la misma hoja de cálculo; si se desea representar un rango en otro
hoja, deberás emplear un nombre.
Un nombre es una forma abreviada de describir una referencia de celda, constante,
fórmula o tabla, cuyo propósito, a primera vista, podría resultar difícil de comprender. La siguiente
tabla muestra ejemplos de nombres y de cómo mejorar la claridad y la compresión.
Tipo de ejemplo Ejemplo sin nombre Ejemplo con nombre
Referencia =SUMA(A:15:50) =SUMA(FaltasAlumnos)
Constante =PRODUCTO(B16;0,14) =PRODUCTO(Costo;IVA)
Fórmula =SUMA(BUSCARV(D1;C2:G5;7);FALSO;-K5) =SUMA(Puntosextras;-puntos menos)
Tabla =D20:H40 =Registros

4.1.1 Tipos de nombres
 Nombre definido: Es un nombre que representa una celda, un rango de
celdas, una fórmula o un valor constante.
 Nombre de tabla: Nombre de una tabla de Excel, que es un conjunto de datos
relacionados que se guardan en registros (filas) y campos (columnas).
4.1.2 Crear un nombre
Se puede crear un nombre con cualquiera de estos métodos:
 Cuadro nombre de la barra de fórmulas: Es la forma más adecuada de crear
un nombre en el nivel de libro para un rango seleccionado.
 Crear nombre a partir de una selección: Puedes crear nombres cómodamente
partiendo de los rótulos de fila y de columna existentes mediante una
selección de celdas de la hoja de cálculo.
 Cuadro de diálogo nombre nuevo: Es el método más adecuado si buscas tener
más flexibilidad al crear nombres.

47

EXCEL 2010

Para crear un nombre realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la celda, el rango de celdas o selecciones adyacentes a las que se
deseen asignar un nombre.
2. Haz clic en el cuadro de referencias que se encuentran del lado izquierdo de la
barra de fórmulas.

3. Escribe el nombre que deseas usar para referirte a la selección. Los nombres
pueden tener una longitud máxima de 255 caracteres.
4. Presiona < Enter >.

4.1.3 Crear nombres a partir de la selección
1. Selecciona el rango al que se desee asignar un nombre, incluido en los rótulos de
fila o columna.
2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Nombre definidos, haz clic en Crear desde
la selección.

48

EXCEL 2010

3. En el cuadro Crear nombres a partir de la selección, designa la ubicación que
contiene los rótulos, activando las casillas de verificación Filas superior, Columna
izquierda, Fila inferior o Columna derecha.

4.1.4 Asignar nombres
1. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Nombres definidas, haz clic en Asignar
nombre y en Definir nombre.

2. En el cuadro de diálogo
Nombre nuevo, en la
opción cuadro Nombre,
escribe el nombre que
desees utilizar para la
referencia. Los nombres
pueden tener una
longitud máxima de 255
caracteres.

49

EXCEL 2010

3. En el mismo cuadro, escribe el nombre definido que quieres crear.
4. Para especificar el ámbito del nombre, en el cuadro de lista desplegable Ámbito,
selecciona Libro o el nombre de una hoja de cálculo del libro.
5. Escribe un comentario descriptivo con una longitud máxima de 255 caracteres.
6. En el cuadro Hace referencia a, opta por uno de los procedimientos siguientes:
 Referencia de celda: La selección actual se especifica de forma
predeterminada. Para especificar otras referencia de celdas como
argumento, haz clic en Contraer diálogo (lo que oculta temporalmente el
cuadro de diálogo), selecciona las celdas de la hoja de cálculo y presiona
en expandir diálogo.
 Constante: Escribe un signo igual (=) seguido del valor de la constante.
 Fórmulas: Escribe un signo igual (=) seguido del valor de la fórmula.
7. Para finalizar y volver a la hoja de cálculo, haz clic en Aceptar.

4.1.5 Administrador de nombres
El cuadro de diálogo Administrador de nombres se emplea, para trabajar con todos los
nombres definidos y de tabla del libro.
Para abrir el cuadro de diálogo Administrador de nombres, del grupo Nombres definidos,
de la ficha Fórmulas, haz clic en Administrador de nombres.

En el cuadro de diálogo Administrador de nombres, se muestra la siguiente información
sobre cada nombre de un cuadro de lista:
Columna Muestra
Icono y nombre  Nombre definido que se indica mediante
un icono de nombre definido.
 Nombre de tabla que se indica mediante
un icono de nombre de tabla.

50

EXCEL 2010

Valor Valor actual del nombre, como los resultados
de una fórmula, una constante de cadena, un
rango de celda, un error, una matriz de valores
o un marcador si la fórmula no se puede
calcular.
Hace referencia a La referencia actual del nombre.
Ámbito:  Nombre de una hoja de cálculo, si el
ámbito está en el nivel de la hoja de
cálculo local.
 “Libro”, si el ámbito está en el nivel de
hoja de cálculo global.
Comentario Información adicional sobre el nombre cuya
longitud tiene un máximo de 255 caracteres.

51

EXCEL 2010

4.1.6 Filtrar nombres
Utiliza los comandos de la lista desplegable Filtro para que se muestre en seguida un
subconjunto de nombres. Al seleccionar cada comando, se activa o desactiva la operación de
filtrado, lo que facilita combinar o quitar distintas operaciones de filtrado con el fin de obtener los
resultados deseados.
Para filtrar una lista de nombres, puedes escoger uno o varios de estos procedimientos:
Selecciona Para
Nombres en el ámbito de la Mostrar sólo los nombres que son locales respecto de una hoja de
hoja de cálculo cálculo.
Nombres en el ámbito del
Mostrar los nombres que son globales respecto de un libro.
libro
Mostrar sólo los nombres con valores que contengan errores
Nombres con errores
(como #REF, #VALOR, #NOMBRE, etc.)
Nombres sin errores Mostar sólo los nombres con valores que no contengan errores.
Mostrar sólo los nombres definidos por el usuario o por Excel,
Nombres definidos
como un área de impresión.
Nombres de tabla Mostar sólo los nombres de las tablas.

4.2 Fórmulas
4.2.1 Concepto
Las fórmulas son expresiones que nos ayudan a realizar operaciones matemáticas o
lógicas. Las fórmulas pueden contener números, variables, referencia de celdas, operadores y
nombres clave que representan funciones predefinidas en Excel; toda fórmula desde comenzar
con el signo de igual (=).
Las fórmulas Explícitas en donde se utilizan sólo números y operadores.
=245*18/(32-19)
Las fórmulas Implícitas en las que se utilizan referencias de celdas.
=A5*B8(C5+G3+D9-T23)+(D3:D12)

52

EXCEL 2010

Las fórmulas se combinan en una sola celda:
 Constantes numéricas.
 Operadores.
 Referencias de celdas.
 Referencias de rangos de celdas.
 Funciones.
Hacer una referencia a una celda consiste en citar el nombre de la misma.
Hacer una referencia a un rango de celdas consiste en citar el inicio y la terminación de un
conjunto de celdas continuas, por ejemplo, en la referencia:

B3:B9

El rango estaría formado por las celdas B3, B4, B5, B6, B7, B8, B9.

4.2.2 Composición
Una fórmula está compuesta por:

Elemento Descripción
Grupo de coordenadas de una celda en una hoja de cálculo, que indican a MS-
Excel en dónde debe buscar los valores que se desean utilizar en la fórmula. Las
referencias pueden ser:
Absolutas: Especifican la ubicación exacta de una celda en una fórmula, no
Referencias importando la posición de la celda que contiene la fórmula ($A$1, $B$1, ...)
de celda Relativas: Especifican la ubicación de otra celda en relación a la que contiene la
fórmula (A1, B1, C1,...)
Mixtas: Combinación de una referencia relativa y una absoluta dentro de una
fórmula ($A1 o A$1)

Cualquier número ingresado dentro de una fórmula que aparecerá como
Valores constante

53

EXCEL 2010

Son herramientas de cálculo que ejecutan operaciones que devuelven valores
automáticamente.
Las funciones en MS-Excel están agrupadas en las siguientes categorías:
 Financieras
 Fecha y hora
 Matemáticas y trigonométricas
Funciones  Estadísticas
 Búsqueda y referencia
 Base de datos
 Texto
 Lógicas
 Información

Son identificadores fáciles de recordar que se utilizan para referirse a una celda,
Nombres un grupo de ellas, un valor o una fórmula

Operadores Se utilizan para especificar qué tipo de operación se va a realizar

A continuación se muestra el ejemplo de una fórmula que contiene algunos de los
elementos mencionados.

Operador de suma

Signo igual Operador de división

=(A1+B5) / 2
Constante

Referencias de celda

54

EXCEL 2010

4.2.3 Tipos de operadores
Los operadores juegan un papel muy importante en la construcción de las fórmulas.
Gracias a los operadores podemos combinar celdas para producir un nuevo valor a partir de
valores ya existentes.

Tipo Operador Operación

+ Suma o adición.
- Resta o negación.
* Multiplicación.
Aritméticos
/ División.
^ Exponenciación.
% Tanto por ciento.
= Igual que.
> Mayor que.
< Menor que.
Comparación
>= Mayor o igual que.
<= Menor o igual que.
<> Diferente que.
Cadena & Concatenación de cadenas
Rango, produce una referencia para todas las celdas
:
entre las dos referencias, incluyéndolas.
Uno de los rangos introducidos dentro de una
fórmulas, por ejemplo:
,
=SUMA(A1:A11,B3:B21), suma los valores contenidos
Referencia en los dos rangos expresados.
Calcula la intersección de los rangos indicados, por
ejemplo:
Espacio =SUMA(A1:A8 A6:A14), sumará los valores contenidos
en el rango A6:A8, si no hubiera intersección, la
fórmula envía un mensaje de error.

55

EXCEL 2010

4.2.4 Prioridad
Estos operadores tiene un grado de prioridad, entre mayor es el grado de prioridad más
pronto se ejecutará esa operación.

Prioridad Operador Definición
1 ( ) Asociación
2 ^ Exponenciación
3 * Multiplicación
3 / División
4 + Suma
4 - Resta

4.3 Funciones
Excel posee de 329 fórmulas y provee una forma más sencilla de insertar funciones, por
medio del cuadro de diálogo Insertar función, el cual permite seleccionar la función deseada y
muestra un cuadro con los argumentos necesarios para utilizar la función.

4.3.1 Concepto
Las funciones son fórmulas predefinidas que ya vienen integradas en la hoja
electrónica de cálculo y se pueden usar solas o como componentes para crear otras
fórmulas.
Los valores sobre los que trabajan las funciones se llaman Argumentos de la
función y los valores que las funciones devuelven se llaman Resultados de la función.
Es muy importante comprender la sintaxis de una función, ya que si no tenemos
presente la sintaxis correcta Excel mandará un mensaje de error. La sintaxis de una
función comienza por su nombre seguido de un paréntesis de apertura, los argumentos de
la función separados por comas y un paréntesis de cierre. Si la función inicia una fórmula,
debemos escribir un signo igual (=) delante del nombre de la función.

56

EXCEL 2010

Las funciones nos facilitan la construcción de fórmulas, por ejemplo, si quisiéramos
sacar el promedio del rango K12: K20 utilizando una fórmula, ésta quedaría así:
=K12+K13+K14+K15+K16+K17+K18+K19+K20/9

En cambio, utilizando la función PROMEDIO quedaría de la siguiente manera:

Signo de igual si la Argumento de la función.
función está al principio =PROMEDIO(K12:K20)
de la fórmula.
Los paréntesis encierran
Nombre de la función. los argumentos.

4.3.2 Insertar función
Para insertar una función, tienes que activar el cuadro de diálogo Insertar función, para
activarlo realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la celda donde se desea insertar la función.
2. Sitúate en la ficha Fórmulas, del grupo Biblioteca de funciones y haz clic en la
opción Insertar función.

3. Se mostrará el cuadro de diálogo Insertar función. En este cuadro, puedes
buscar una función por su utilidad, seleccionar una de la categoría de
funciones o si conoces el nombre que deseas utilizar, puedes seleccionarlo de
la lista Seleccionar función.

57

EXCEL 2010

4. Una vez seleccionada la función a utilizar, haz clic en el botón Aceptar.
5. Se mostrará el cuadro de diálogo Argumentos de función, donde dependiendo
de la función que elegiste, se te solicitarán los argumentos.

58

EXCEL 2010

6. Puedes escribir los argumentos en los cuadros de texto o emplear referencias
de celda como argumentos, para realizar eso, haz clic en el botón Contraer
diálogo , selecciona las celdas que utilizarás como argumentos y da clic en
el botón Expandir diálogo para seguir trabajando.
7. Una vez proporcionados los argumentos de la función, da clic en el botón
Aceptar para mostrar el resultado.
Una forma rápida de abrir el cuadro de diálogo Insertar función, utiliza el Metacomando
< Mayús + F3 > o desde el botón Insertar función de la barra de fórmulas.

4.3.3 Funciones matemáticas y trigonométricas
Función Descripción
ABS(número) Devuelve el valor absoluto de un número
Devuelve el arcoseno de un número, en radianes, dentro
ACOS(número) del intervalo de 0 a Pi. El arcoseno es el ángulo cuyo
coseno es Número.
ACOSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico inverso de un número.
AGREGAR(…) Devuelve un agregado de una lista o base de datos.
Devuelve un número aleatorio mayor o igual que 0 y
ALEATORIO()
menor que 1.
Devuelve el número aleatorio entre los números que
ALEATORIO.ENTRE(inferior,superior)
especifique.
Devuelve el número de combinaciones para un número
COMBINAT(número,tamaño)
determinado de elementos.
COS(número) Devuelve el coseno de un ángulo.
COSH(número) Devuelve el coseno hiperbólico de un número.

ENTERO(número) Redondea un número hasta el entero inferior más
próximo.

59

EXCEL 2010

Devuelve e elevado a la potencia de un número
EXP(número)
determinado.
FACT(número) Devuelve el factorial de un número.
FACT.DOBLE(número) Devuelve el factorial doble de un número.
GRADOS(ángulo) Convierte radianes en grados.
Devuelve el logaritmo de un número en la base
LOG(número,base)
especificada.
M.C.D(número1,número2,…) Devuelve el máximo común divisor.
M.C.M(número1,número2,…) Devuelve el máximo común múltiplo.
Convierte un número arábigo en romano, en formato de
NUMERO.ROMANO(número,forma)
texto.
PI() Devuelve el valor de la constante pi.
Devuelve el resultado de elevar el número a una
POTENCIA(número,potencia)
potencia.
Multiplica todos los números especificados como
PRODUCTO(número1,número2,...)
argumentos.
RAIZ2PI(número) Devuelve la raíz cuadrada de (número *Pi).
RCUAD(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.
Redondea un número al número de decimales
REDONDEAR(número,núm_decimales)
especificado.
Proporciona el residuo después de dividir un número por
RESTO(núm,núm_divisor
un divisor.
Devuelve un subtotal dentro de una lista o una base de
SUBTOTALES(núm_función,ref1…)
datos.
SUMA(número1,número2,...) Suma todos los números en un rango de celdas.
Suma las celdas que cumplen determinado criterio o
SUMAR.SI(rango,criterio,rango_suma)
condición.
Convierte un número decimal a uno entero al quitar la
TRUNCAR(número,núm_decimales)
parte decimal o de fracción.

60

EXCEL 2010

4.3.4 Funciones fecha y hora
AHORA() Devuelve la fecha y la hora actual.
AÑO(núm_de_serie) Devuelve el año en formato año.
DIA(núm_de_serie) Devuelve el día del mes.
DIASLAB(fecha_inicial,fecha_final,mé Calcula el número de días entre las dos fechas.
todo)
Devuelve un número del 1 al 7 que identifica el día de la
DIASEM(núm_de_serie,tipo)
semana.
Devuelve el número que representa la fecha en código de
FECHA(año,mes,día)
fecha y hora de Microsoft Excel.
Devuelve el número de serie de la fecha que el número
FECHAMES(fecha_inicial,meses)
indicado de meses antes o después de la fecha inicial.
HORA(núm_de_serie) Devuelve la hora como un número del 0 a 23.
HOY() Devuelve la fecha actual con formato de fecha.
Devuelve el número del mes en el rango del 1 (enero) al
MES(núm_de_serie)
12 (diciembre).
MINUTO(núm_de_serie) Devuelve el minuto en el rango de 0 a 59.
NÚM.DE.SEMANA(número_serie,tipo Devuelve el número de semanas en el año.
_devuelto)
SEGUNDO(núm_de_serie) Devuelve el segundo en el rango de 0 a 59.

61

EXCEL 2010

4.3.5 Funciones texto
CAR (número) Devuelve el carácter especificado por el número.
CODIGO(texto) Devuelve el código ASCII del primer carácter del texto.
CONCATENAR(texto1,texto2,...) Une varios elementos de texto en un sólo.
Redondea un número al número especificado de
DECIMAL(número,decimales,no_separar_
decimales y devuelve el resultado como texto con o sin
millares)
comas.
Devuelve el número especificado de caracteres del
DERECHA(texto,núm_de_caracteres)
principio de una cada de texto.
ENCONTRAR(texto_buscado,dentro_del_t Devuelve la posición inicial de una cadena de texto
exto,núm_inicial) dentro de otra cadena de texto.
Devuelve el número de caracteres en el cual se
HALLAR(texto_buscado,dentro_del_texto,
encuentra un carácter en particular o cadena de texto,
núm_inicial)
leyendo de izquierda a derecha.
Comprueba si dos cadenas de texto son exactamente
IGUAL(texto1,texto2)
iguales y devuelve VERDADERO o FALSO.
Devuelve el número especificado de caracteres del
IZQUIERDA(texto,núm_de_caracteres)
principio de una cadena de texto.
Devuelve el número de caracteres de una cadena de
LARGO(texto)
texto.
LIMPIAR(texto) Quita todos los caracteres no imprimibles del texto.
MAYUSC(texto) Convierte una cadena de texto en letras mayúsculas.
MED(texto,posición_inicial,núm_de_carac Devuelve los caracteres del centro de una cadena de
teres) texto, dada una posición y longitud iniciales.
Convierte todas las letras de una cadena de texto en
MINUSC(texto)
minúsculas.

MONEDA(número,núm_de_decimales) Convierte un número en texto usando formato de
moneda.

62

EXCEL 2010

Convierte la primera letra de cada palabra en
NOMPROPIO(texto)
mayúscula o minúscula.
Quita todos los espacios del texto excepto los espacios
RECORTAR(texto)
individuales entre palabras.
REEMPLAZAR(texto_original,num_inicial, Reemplaza parte de una cadena de texto por otra.
núm_de_caracteres,…)
REPETIR(texto,núm_de_veces) Repite el texto un número determinado de veces.
SUSTITUIR(texto,texto_original,texto_nue Reemplaza el texto existente con texto nuevo en una
vo,núm_de_ocurrencia) cadena.
Comprueba si un valor es texto y devuelve texto si lo es
T(valor)
o comillas dobles (sin texto) si no lo es.
Convierte un valor a texto, con un formato de número
TEXTO(valor,formato)
especificado.
TEXTOBAHT(número) Convierte un número a texto tailandés (Baht)
Convierte un argumento de texto que representa un
VALOR(texto)
número en un número.

4.3.6 Funciones estadísticas
Cuenta el número de celdas de un rango que
CONTAR(valor1,valor2,…)
contiene número.
Cuenta el número de celdas en blanco dentro de
CONTAR.BLANCO(rango)
un rango especificado.
Cuenta las celdas en el rango que coinciden con
CONTAR.SI
la condición dada.
Cuenta el número de celdas no vacías de un
CONTARA(valor1,valor2,…)
rango.
MAX(número1,número2,...) Devuelve el valor máximo de la lista de valores.
Devuelve la mediana o el número central de un
MEDIANA(número1,número2,…)
conjunto de números.

63

EXCEL 2010

Devuelve el valor mínimo de una lista de valores.
MIN(número1,número2,…)
Omite los valores lógicos y el texto.
Devuelve el valor más frecuente o repetitivo de
MODA.UNO(número1,número2,…)
una matriz o rango de datos.

Devuelve el promedio de los argumentos, los
PROMEDIO(número1,número2,…) cuales pueden ser números, nombres, matrices
o referencias que contengan número.
Busca el promedio de las celdas que cumplen un
PROMEDIO.SI(rango,criterio,rango_promedio)
determinado criterio o condición.

4.3.7 Funciones financieras
Función Descripción y Ejemplo
Devuelve la depreciación de un bien para un
DB(costo,valor_residual,vida,periodo,mes) período especificado, método de depreciación
de saldo fijo.
Devuelve la depreciación de un activo en un
DDB(costo,valor_residual,vida;periodo;factor) período especificado mediante el método de
depreciación por doble disminución de saldo.
Devuelve la depreciación de un activo para
DVS(costo,valor_residual,vida,periodo_inicial, cualquier período especificado, incluyendo
periodo_final,factor,sin_cambios) periodos parciales, usando el método de
depreciación por doble disminución de saldo.
Devuelve el interés de un préstamo de pagos
INT.PAGO.DIR(tasa,periodo,nper,va)
directos.
NPER(tasa,pago,va,vf,tipo) Devuelve el número de pagos de una inversión.
Calcula el pago de un préstamo basado en
PAGO(tasa,nper,va,vf,tipo)
pagos y tasas de interés constantes.
Devuelve el pagado por una inversión durante
PAGOINT(tasa,periodo,nper,va,vf.tipo) un período determinado.

64

EXCEL 2010

Devuelve el pago de un capital de una inversión
PAGOPRIN(tasa,periodo,nper,va,vf,tipo)
determinada.
Devuelve la depreciación por método directo de
SLN(costo,valor_residual,vida)
un activo en un período dado
Devuelve la depreciación por método de
SYD(costovalor_residual,vida,periodo) anualidades de un activo durante un período
específico.
Devuelve la tasa de interés por periodo de un
TASA(nper,pago,va,vf,tipo,estimar)
préstamo o una inversión.
Devuelve la tasa interna de retorno de una
TIR(valores,estimar)
inversión para una serie de valores en efectivo
TIRM(valores,tasa_financiamiento,tasa_reinve Devuelve la tasa interna de retorno para una
rsión) serie de flujos de efectivo periódicos.
VA(tasa,nper,pago,vf,tipo) Devuelve el valor presente de una inversión.
Devuelve el valor futuro de uno principal
VF(tasa,nper,pago,vf,tipo) después de aplicar una serie de tasas de interés
compuesto.
Devuelve el valor neto actual de una inversión a
VNA(tasa,valor1,valor2,...) partir de una tasa de descuento y una serie de
pagos futuros y entradas.

4.3.8 Funciones de búsqueda y referencia
AREAS(ref) Devuelve el número de áreas de una referencia.
Busca valores de un rango de una columna o una fila o
BUSCAR(...)
desde una matriz.
COINCIDIR(valor_buscado,matriz_busc Devuelve la posición relativa de un elemento en una
ar_en,tipo_de_coincidencia) matriz, que coincide con un valor dado.
Devuelve el número de columna de una referencia
COLUMNA(ref)

65

EXCEL 2010

Devuelve el número de columnas de una matriz o
COLUMNAS(matriz)
referencia.
Devuelve una referencia a un rango que es un número
DESREF(ref,filas,columnas,alto,ancho)
especificado de filas y columnas de una referencia dada.
Crea una referencia de celda en forma de texto una vez
DIRECCION(fila,columna,abs,a1,hoja)
especificados los números de fila y columna.
Elige un valor o una acción de una lista de valores a
ELEGIR(num_indice,valor1,valor2,...)
partir de un número de índice.
FILA(ref) Devuelve el número de fila de una referencia.
FILAS(matriz) Devuelve el número de filas de una matriz.
HIPERVÍNCULO(ubicación_del_vínculo, Crea un acceso directo o salto que abre un documento
nombre_descriptivo) guardado.
IMPORTARDATOSDINAMICOS(camp_d Extrae datos almacenados en una tabla dinámica.
atos,tabla_dinámica,campo,...)
Devuelve el valor de una celda en la intersección de una
INDICE(…)
fila y una columna en particular.
Devuelve una referencia especificada por un valor de
INDIRECTO(ref,a1)
texto.
Devuelve un rango vertical de celdas como un rango
TRANSPONER(matriz)
horizontal o viceversa.

4.3.9 Funciones lógicas
FALSO() Devuelve el valor lógico FALSO
Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por
NO(valor_lógico)
FALSO.
Comprueba si alguno de los argumentos es
O(valor_lógico)
VERDADERO y devuelve VERDADERO o FALSO.
SI(prueba_lógica,valor_si_verdadero,val Comprueba si se cumple una condición dada y
or_si_falso) devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y

66

EXCEL 2010

otro valor se evalúa como FALSO.
Devuelve valor_si_error si la expresión es un error y el
SIERROR(valor,valor_si_error)
valor de la expresión no lo es.
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO.
Comprueba si todos los argumentos son VERDADEROS
Y(valor_lógico1,valor_lógico2,...) y devuelve VERDADERO si todos los argumentos son
VERDADEROS.

4.3.10Funciones de información
Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido
CELDA(tipo_de_info,ref)
de la primera celda, según el orden de lectura de la hoja.
Comprueba si se refiere a una celda vacía y devuelve VERDADERO
ESBLANCO(valor)
o FALSO.
ESERR(valor) Comprueba si un valor es un error.
Comprueba si un valor es lógico (VERDADERO o FALSO) y
ESLOGICO(valor)
devuelve VERDADERO O FALSO.
Comprueba si un valor no es de tipo texto y devuelve VERDADERO
ESNOTEXTO(valor)
o FALSO.
Comprueba si un valor es un número y devuelve VERDADERO o
ESNUMERO(valor)
FALSO.
Comprueba si un valor es de tipo texto y devuelve VERDADERO o
ESTEXTO(valor)
FALSO.
INFO(tipo) Devuelve información acerca del entorno operativo en uso.
TIPO(valor) Devuelve un número que representa el tipo de datos de un valor.
TPO.DE.ERROR(valor_de_error) Devuelve un número que coincide con un valor de error.

67

EXCEL 2010

4.4 Auditoría de fórmulas
La función de esté herramienta es rastrear la relación entre fórmulas y celdas. Al auditar
una hoja puedes rastrear:
1. Los precedentes (las celdas que proporcionan datos a una celda concreta).
2. Las dependientes (las celdas que dependen del valor de una celda específica).
3. Los errores.

Para iniciar la auditoría de una hoja de cálculo, lleva al cabo lo siguiente:
Sitúate en la ficha Fórmulas y elige alguna de las opciones del grupo Auditoría de
fórmulas.

En algunas ocasiones, comprobar si las fórmulas son precisas o buscar el origen de un
error puede resultar difícil si la fórmula utiliza celdas precedentes o dependientes:
Rastrear precedentes
Las celdas precedentes son aquellas a las que se hace referencia mediante una fórmula en
otra celda. Por ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmula =A8, la celda A8 es precedente con
respecto a la celda B12.
Rastrear dependientes
Las celdas dependientes contienen fórmulas que hacen referencia a otras fórmulas. Por
ejemplo, si la celda B12 contiene la fórmulas =A8, la celda B12 es dependiente de la celda A8.
Para quitar todas las fechas de rastreo de la hoja de cálculo, selecciona la ficha Fórmulas,
en el grupo Auditoría de fórmulas, haz clic en Quitar flechas .
Comprobación de errores
Si una fórmula muestra un error, como #DIV/0!, puedes usar la opción Comprobación de
error para buscar todas las celdas que proporcionan datos a la fórmula. Unas flechas rojas
relacionan las celdas que causan el error con la celda que contiene dicho error. Las flechas azules
señalan las celdas precedentes de la celda que provoca el error.

68

EXCEL 2010

Para realizar esta comprobación, realiza los siguientes pasos:
1. Selecciona la hoja de cálculo cuyos errores desees revisar.
2. Sitúate en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas y haz clic en la
opción Comprobación de errores.

Aparece el cuadro de diálogo Comprobación de errores.

3. Sí se han omitido errores anteriormente, puedes volver a comprobarlos.
4. Coloca el cuadro de diálogo Comprobación de errores justo debajo de la barra
de fórmulas (este es el lugar más adecuado para realizar cambios cuando se
utiliza la herramienta de comprobación de errores).
5. Da clic en un botón situado a la derecha del cuadro de diálogo (las opciones
son distintas para cada tipo de error). Si haces clic en Omitir error, se marcará
el error para omitirlo en las revisiones subsiguientes.
6. Da clic en Siguiente.
7. Continúa hasta finalizar la revisión de errores.

69

Excel 2010

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Was ist angesagt?

Was ist angesagt? (18)

Andere mochten auch

Andere mochten auch (20)

Ähnlich wie Excel 2010

Ähnlich wie Excel 2010 (20)

Mehr von Daniel Olalde Soto

Mehr von Daniel Olalde Soto (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (20)

Excel 2010