Como organizar reuniones exitosas

1. Por: Daniel López
Cruz

2. R

3.  Cuando convocar a una reunión y que
proceso de toma de decisiones utilizar.
 Como planificar y prepararse para una
reunión productiva.
 Como dirigir una reunión exitosa y hacer
seguimiento después de esta.
 Como manejar conductas problemáticas e
intervenir en momentos clave de la reunión.

5. Una reunión consiste
en personas que se
juntan a hacer
negocios.

6. Algunos tipos:
• De solución de problemas: Se define un desafío,
luego se sugieren formas de abordarlo.
• De toma de decisiones: Se selecciona una
solución para poner en practica.
• Con el propósito de comunicar, revisar, reportar
o dar feedback.

7. ¿Cuando
convocar a
una reunión?
¿Cuándo NO
convocar a
una reunión?

9.  Necesita a todo el grupo para entregar
información o consejo.
 Quiere que su equipo participe en la toma de
una decisión.
 Quiere compartir información, concientizar al
grupo.
 Tiene un problema que necesita de las
opiniones de los miembros de diferentes
grupos.

10.  El tema se maneja mejor uno – a – uno.
 No hay tiempo para prepararla.
 Otro método de comunicación funcionaria igual o
mejor (memo, email, llamada telefónica).
 El tema no es tan importante como para utilizar
el tiempo de todos.
 El grupo esta molesto y necesita tiempo.

12.  Personas clave en las cuestiones a tratar.
 Pueden dar información relevante.
 Tienen un compromiso, interés o rol ligado al
tema.
 Necesitan tener conocimiento de la información
que usted reportara.
 Son requeridas para implementar
cualquier decisión tomada.

14.  Líder: Aclara su propósito, objetivos, limitaciones y
alcance de la autoridad.
 Facilitador: Guía al grupo a través de la discusión, la
resolución de problemas, toma de decisiones y las
fases de la reunión.
 Secretario: Captura los puntos clave, las ideas y
decisiones resultantes.
 Colaborador: Participa activamente dando ideas y
ayudando a mantener la discusión o debate dentro del
tema.
 Experto: contribuye con su conocimiento experto.

15. Considere la regla 8/18/1800
 Si tiene que resolver un problema o tomar
una decisión, no invite a mas de ocho
personas.
 Si desea hacer brainstorming, invite hasta 18
personas.
 Si desea motivar al personal invite a 1800 o
mas.

17.  ¿Qué tamaño de sala de conferencias y que
distribución de los asientos le ayudaran mas
a alcanzar sus objetivos?.
 ¿Qué tipo de equipos –teléfonos, proyectores,
pizarrones y otros- va a necesitar?.

18.  Recopile los documentos y datos pertinentes.
 Hable con los interesados acerca de sus
opiniones y objetivos.
 Informar brevemente a su jefe y altos
directivos que no estarán en la reunión, pero
tienen interés en su resultado
 Cree una agenda.
 Difunda la agenda que ha creado.

19.  El propósito de la reunión.
 Resultados u objetivos esperados.
 Roles de los participantes.
 Temas a discutir, persona responsable
y tiempo asignado.

25.  1.- Comience la reunión a tiempo.
 2.- Si los participantes no se conocen, de les
tiempo para presentarse.
 3.-Organice un breve debate de introducción,
haga los ajustes necesarios.
 4.-Establezca o revise las reglas básicas.

26.  Fomentar el compromiso
de comenzar y terminar a
tiempo.
 Llegue a un acuerdo sobre
como se tomaran las
decisiones.
 Establezca un limite de
tiempo en la solución de
cada problema o la toma de
cada decisión.

27.  Clarifique las limitaciones que existen.
 Solicite a todos participación y apertura a
nuevas ideas.
 Llegue a un acuerdo sobre como manejar los
conflictos.
 Identifique quien tomara la decisión final para
cada tema.
 Llegue a un acuerdo sobre la forma de
seguimiento.

29.  Pida feedback sobre un debate en particular,
pida que hablen las personas que no lo han
hecho.
 Para asegurarse de que todos contribuyan
mejor, tendrá que recorrer toda la sala de
reuniones pidiéndoles sus aportes a todos.

30.  Monitoree su propio nivel de participación.
 Trate de que participe la gente callada.
 Controle a los dominantes.
 Sea positivo y alentador.
 Intervenga si un participante ataca los
aportes de otros.
 Destaque las areas en las que se esta
desacuerdo.
 Anote las aportaciones conforme
los asuntos son discutidos.

31.  Siempre comience y termine las reuniones a
tiempo.
 Averigüe las causas subyacentes que generen
esa conducta.
 De a la persona una tarea por hacer en la
reunion.
 Al comienzo de la reunion pregunte si todos
pueden permanecer hasta la hora señalada.
 Pregunte en privado a la persona porque se
perdió parte de la reunion.

32.  Acérquese a ellos.
 Agradezca su contribución y pida a alguien
mas que participe.
 Pida al grupo cambiar los roles.
 Fuera de la reunion proponga a quienes
interrumpen que anoten sus pensamientos y
que esperen hasta que haya una pausa para
compartirlos.

33.  Pregunte al grupo que esta pasando.
 Remueva el obstáculo.
 Sugiera un breve descanso.

34.  Mantenga un registro de las ideas.
 Cuando alguien comienza a repetir una idea
de la lista indique que ese punto ya se toco y
pregunte ¿hay algo nuevo que desee agregar?

35.  Ponga fin a las disputas
 Pida a los participantes moderar su
temperamento.
 Reafirme las normas de conducta ya
acordadas
 Anime a los participantes a mantener sus
comentarios positivos y constructivos.
 Evite que los participantes evalúen las ideas
demasiado rápido.
 Como ultimo recurso pídale a los
contendientes que abandonen la reunión.

36. Ya se aburrieron???...

38.  Comprométase a terminar a tiempo.
 Lleve el control del tiempo.
 Si se requiere mas tiempo, programe otra
reunion.

39.  Reafirme o resuma lo que se ha logrado, todos
los puntos o decisiones clave, y explique como
se comunicara a los interesados.
 Aclare lo que ocurre a continuación y reforzar la
importancia de los puntos de acción y del plan de
comunicación.
 Programe otra reunion si corresponde.
 Pida al grupo que ayude a evaluar la reunion.
 Asegúrese de dar las gracias.

42.  Es una opción que permite a los colegas que
trabajan en diferentes lugares “se reúnan sin
salir de sus oficinas.
Requiere la ayuda de personas con habilidades
técnicas, desafortunadamente no son siempre
compatibles con computadoras diferentes.

43.  Si usted tiene que intercambiar algo con
participantes remotos como material visual o
datos en tiempo real, una audioconferencia
con el apoyo de internet puede ser una
alternativa atractiva

44.  Puede cubrir una amplia gama de
posibilidades desde el simple intercambio de
diapositivas en un sitio web hasta la
transmisión de un video completo.