1. Groep Soulstone:
Guus Jeucken
Robin Zwiep
Peter Koreman
Danielle Verboven
Inleiding

2. De hoofddoelstelling van ons evenement heeft 2 uitgangspunten namelijk, ideëel en esthetisch.
Bij ons evenement informeren we namelijk de bezoekers, is het maatschappelijk verantwoord maar
door de massages wordt het enigszins ook een schoonheidsproduct.
Wij willen onze bezoekers een ontspannende en ook leerzame middag geven. Door ze kennis te
laten maken met verschillende workshops, zoals Tai Chi, Yoga, een lezing over stenen, massages etc.
De boodschap die wij de bezoekers mee willen geven, het laten zien dat ontspannen en ecologisch
leven erg belangrijk is tijdens een drukke werkweek.
Wij willen de bezoekers kennis laten maken met natuurlijke producten, dat dit ook mee helpt bij een
betere weerstand.
De boodschap willen wij zo goed mogelijk overbrengen door alle aspecten te laten kloppen. Dat de
bezoekers vanaf binnenkomst in een rustgevende wereld terecht komen.
Daarbij hopen wij dat de herinnering lang blijft hangen.
Merkwijzer
Primaire doelgroep
Hard werkende 40ers
Proeven Ruiken:
n.v.t. Kernconcept: Wierook
Puur leven Gras
Rivier
Horen: Kampvuur
Taal:
rustgevende Merkbelofte: Zakelijke
muziek Soulstone laat je gezond Informele taal
leven nadruk op een
Rustgevende dag
Voelen: Gewenste merk
Klankschalen en stenen persoonlijkheid
Hard werkende 40er die bewust
Zien: bezig is met zijn/haar lichaam.
Een rustgevende omgeving
Ontspannende hoekjes
Rustige kleuren
Zo min mogelijk prikkels
Merkwaarden:
Vernieuwende manier van leven, ontspannend, maatschappelijk verantwoordt.

3. Personen:
De hard werkende 40er die open staat voor spiritualiteit, en bewust bezig is met zijn leven.
SIVA (Bezoekers)

4. Solutions (i.p.v. product)
Welke oplossingen bied je je gasten?
Wij bieden onze gasten een betaalbare kennismaking van verschillende aspecten/
elementen binnen spiritualiteit en puur leven zonder dat ze zich minder ervaren hoeven te voelen
tegenover andere bezoekers.
Information (i.p.v. promotion)
Met welke informatie help je gasten juist voor jou te kiezen?
Alle informatie word op een versimpelde manier (spreektaal, dus niet in termen gerelateerd aan
spiritualiteit en dergelijke) gecommuniceerd. De toon en de inhoud van de informatie maken de
ontvanger duidelijk dat het hier niet gaat om een spiritueel evenement voor professionele of ervaren
spirituele, maar om een kennismaking met een lichte vorm van spiritualiteit die toegankelijk is voor
iedereen. De ontspanning en puur leven elementen zijn verwerkt in de promotie/communicatie
materialen (afbeeldingen, gekozen kleur oranje, etc). We brengen onze communicatie op een
persoonlijke en speelse manier (uitnodiging in de vorm van een steen aangeboden na een toelichting
te hebben gegeven). Hierdoor krijgt de ontvanger het gevoel echt gekozen te worden en niet een
algemene uitnodiging te krijgen voor de doorwinterde spirituele.
Value (i.p.v. price)
Hoe voeg je waarde toe bij je gast waardoor de prijs ondergeschikt wordt?
Wij hebben een thema aan de dag verbonden en stemmen onze activiteiten en omgeving daarop af
(het word een beleving, alles moet kloppen). Doormiddel van sponsoring kunnen we een groot
aantal activiteiten aanbieden. Hierdoor is de beleving optimaal omdat bezoekers van veel
verschillende elementen/kanten binnen deze levensstijl kunnen proeven zonder dat daar extra
kosten/evenementen aan verbonden zijn.
Access (i.p.v. place)
Hoe toegankelijk ben je voor je gasten? Hoe makkelijk wordt iemand gast bij jullie?
Wij zijn vrij toegankelijk voor onze gasten. We werken met direct contact, zo kunnen mensen ons
persoonlijk benaderen door te mailen en/of te bellen d.m.v. onze afdeling + gegevens vermelding op
onze website en uitnodigingen. We werken met een online inschrijvingsformulier van 4 vragen
(Naam, Email, Telefoonnummer, en aantal personen). Daarna volgen slechts 2 stappen om een
entreebewijs te verkrijgen, inschrijvingsbevestiging met verzoek tot betaling. En de
betalingsbevestiging met entreebewijs. Bezoeker worden van SoulStone is dan ook zeer gemakkelijk.
Na afloop zullen de foto’s terug te vinden zijn op onze website.
SIVA (sponsoren)
Solutions (i.p.v. product)
Welke oplossingen bied je je sponsoren?

5. Wij geven onze sponsoren de kans om een goed imago op te bouwen. Door ons evenement te
sponsoren laten ze zien maatschappelijk verantwoord bezig te zijn. Daarbij bieden wij onze
sponsoren de mogelijkheid om promotie te maken voor zichzelf. Zo kunnen de sponsoren tijd
krijgen om over hun producten te vertellen of workshops geven om zo hun producten te promoten
en hun klantenkring uit te breiden.
Information (i.p.v. promotion)
Met welke informatie help je gasten juist voor jou te kiezen?
Het is van belang dat de sponsor qua doelgroep aan ons evenement verwant is. Wij zullen daarom
een uitgebreide weergave geven van hoe onze doelgroep er uit ziet. Denk hierbij aan interesses,
leeftijd, demografische en geografische kenmerken, etc.
Verder zullen wij een uitgebreide weergave geven van op welke manier wij te sponsoren zijn. Dit zal
zijn door middel van geld, goederen en diensten.
Value (i.p.v. price)
Hoe voeg je waarde toe bij je sponsor waardoor de prijs ondergeschikt wordt?
Wat ik bij het vorige punt al melde is dat het van belang is dat onze doelgroep raakvlakken heeft met
die van de sponsor. Op het moment dat wij onze doelgroep kunnen laten zien dat onze sponsor
maatschappelijk verantwoord is en tevens prima producten maakt, dan is dat in groot voordeel voor
onze sponsor. En op het moment dat de bezoeker ons evenement als heerlijk ontspannen en
bezinnend zullen ervaren worden die emoties ook automatisch aan de sponsor gekoppeld.
Access (i.p.v. place)
Hoe toegankelijk ben je voor je sponsoren? Hoe makkelijk wordt iemand sponsor bij jullie?
We staan open voor een breed bod aan sponsoren. Echter moet het wel zo zijn dat de sponsoren
aansluiten bij onze kernwaarden. Wij kunnen geen producten gaan aanbieden die in strijd gaan met
het milieubewuste en het bezinnende onderdeel van ons evenement. Maar zover het binnen ons
thema past is iedere sponsor welkom.
SIVA (opdrachtgevers)
Solutions (i.p.v. product)
Welke oplossingen bied je je opdrachtgeefster?

6. Wij geven onze opdrachtgeefster de kans zich meer op de kaart te zetten. Het Huys Kaldenbroeck is
nog maar net geopend en dit een goede promotieactie voor haar. Wij organiseren dit evenement
voor mensen die affiniteit hebben met wellness en bezinning maar op dit vlak nog niet perse heel
bekend zijn. Zo boren wij een nieuwe klantenkring voor haar aan. Ook hebben wij de mogelijkheid
een overnachting weg te geven en dit is een reden voor mensen om hier terug te komen.
Information (i.p.v. promotion)
Met welke informatie help je opdrachtgever juist voor jou te kiezen?
Wij laten zien wat we in onze mars hebben door duidelijk te communiceren wat we met onze
opleiding geleerd hebben. Wij vertellen hoe wij het beste het evenement kunnen promoten en
moeten laten verlopen. Door professionaliteit uit te stralen moet zij zo een vertrouwd gevoel
krijgen. Door ook van te voren te berekenen wat het evenement haar op zal leveren zal ze ook
eerder overtuigd raken.
Value (i.p.v. price)
Hoe voeg je waarde toe bij je opdrachtgeefster waardoor de prijs ondergeschikt wordt?
Het evenement zal voor Kaldenbroeck een vooral promotende werking hebben. Alles wat zij hier
zelf aan tijd en moeite insteekt zal ze terugverdienen en meer. Doordat de bezoekers van dit
evenement mogelijk terug kunnen komen bouwt ze zo een nieuwe klantenkring op.
Access (i.p.v. place)
Hoe toegankelijk ben je voor je opdrachtgeefster? Hoe makkelijk wordt iemand opdrachtgeefster bij jullie?
Omdat dit evenement als promotieactie geld voor Kaldenbroeck is deze vraag eigenlijk niet van
toepassing. Wij hebben eerst naar een opdrachtgever gezocht voordat we begonnen aan ons
evenement. Wij hebben van haar de opdracht gekregen een evenement te zoeken en staan verder
niet open voor externe opdrachtgevers.
Puzzel van gastvrijheid
Welkom:

7. Wij beginnen ons evenement al met de benadering van onze gasten. Deze worden via een
uitnodigende mail benaderd. Vanaf dan begint ons contact. Daarop volgend zal de aanmelding komen.
Deze wordt bevestigd via e-mail. Daarbij ontvangen ze ook nog een dag voor aanvang, een e-mail
met tips voor het evenement. Op de dag zelf, ontvangen wij de gasten door ze op te wachten voor
de poort van landgoed Kaldenbroeck. Kaldenbroeck staat in een groene omgeving, dit roept het
Soulstone gevoel al. Daarbij plaatsen wij bij de poort vuurkorven om de sfeer te versterken. Vanuit
daar begint het evenement.
Verblijf
Tijdens het verblijf zorgen wij dat de bezoeker niks te kort komt. Wij zorgen dat op tijd koffie of
thee klaar staat. Tegen de middag volgt een heerlijke lunch. Ook lopen wij voortdurend rond om de
meningen en reacties te peilen van de bezoeker. Tijdens gesprekken, betrekken we bezoekers bij
elkaar en dagen we ze uit om met elkaar eens te filosoferen over bezinning, over de geneeskrachtige
werking van stenen of het nut van Yoga en Tai Chi. Dat is hetgeen waar SoulStone om draait. De
unieke combinatie van gezelligheid, gezondheid en bezinning geeft de bezoeker een warm gevoel
tijdens deze koude winterdagen in januari en maakt hem/haar bewust van dat er meer in het leven is
dan zwoegen en hard werken.
Vertrek
Aan het eind van het evenement sluiten wij af met een afscheidswoord. Hierin bedanken wij iedereen
voor hun komst. Ondertussen wordt er Glühwein geschonken. Dit omdat de desbetreffende dag in
de maand januari valt, en het in Nederland dan hartje winter is. Ook is de bezoeker tijdens het
evenement veel buiten is geweest met activiteiten als het blotevoetenpad, de didgeredoo massage
(trillingen van de didgeridoo over de voeten van de bezoeker) en de prijsuitreiking voor het winnen
van het verblijf op Kaldenbroeck. Door de vrieskou, kan een warm drankje men goed doen. Daar
komt bij dat Gluhwein iets knus authentieks en romantisch uitstraalt. Tijdens het drankje lopen de
organisatoren langs alle gasten om nog een laatste praatje te maken.
Relatie
De belangrijkste manier om de relatie met de bezoeker te handhaven is de website
http://www.kaldenbroeckevents.nl/. Op deze site kan men alle informatie vinden omtrent het
evenement. Hier kan de bezoeker ook het ticket bestellen. Men kan hier ook contact opnemen met
ons als organisatie om zo reacties en meningen uit te wisselen. Een andere, soortgelijke manier voor
het handhaven van de relatie zijn de social media. SoulStone heeft een eigen Facebook, Twitter en
LinkedIn pagina om zo dicht mogelijk bij de doelgroep te staan. Ook hier kan de bezoeker contact
opnemen met de organisatie voor reacties, meningsuitingen en misschien wel tips.
Tijdens het evenement versterken wij de relatie met de klant door middel van het weggeven van een
prijs: Win een weekend Kaldenbroeck voor 2 personen. Door deze prijsvraag blijft het contact met
de winnaar in stand. Na afloop van het evenement sturen wij onze gasten een e-mailbericht met alle
foto’s van SoulStone en een evaluatieformulier. Met dit formulier hopen wij de mening van de
bezoeker te winnen en daar een lering uit te trekken voor de toekomst. Wanneer er weer een
SoulStone op de agenda komt te staan, krijgen de bezoekers van de eerste editie dit weer meteen te
horen
Bezoek van een evenement:
Xmash bash te Utrecht in Central Studio’s
De verwachting

8. Voordat we aankwamen op het feest verwachtte wij een grote kale hal. Dit is namelijk meestal het
geval op house feestjes. Ook zou er geen of nauwelijks contact zijn met het personeel, het is druk en
iedereen wilt wat te drinken. Binnen roken mag ook sinds een paar jaar niet, dus wij verwachtte wel
dat we naar buiten zouden moeten om een sigaretje te roken. Naar ons idee werd het gezellig druk
en zou er een goede sfeer zijn. Het licht en geluid zou in onze verwachting ook spectaculair zijn.
Welkom:
De kaarten worden besteld en je krijgt een afstandelijk mailtje terug van de ticketservice.
Niet gek aangezien het een groot feest is.
Bij binnenkomst wordt je verwelkomd door een aantal bewakers. Hier laat je je kaartje controleren
en mag je door naar binnen.
Verblijf:
Tijdens je verblijf heb je eigenlijk alleen contact met de barbediendes en met de bewakers.
Mensen van de organisatie houden zich op de achtergrond. Dit zorgt voor weinig klantenbinding. Dit
kan ook bijna niet anders omdat er zulke grote groepen aanwezig zijn.
Verder is de logistiek wel goed geregeld. Ze zorgen goed voor het verkeer. Ze zijn duidelijk in het
communiceren waar het verkeer naartoe moet.
Vertrek:
Tijdens het vertrek wordt je gedag gezegd door de beveiliging. Eenmaal buiten staan de
parkeerwachters weer klaar om ervoor te zorgen dat het verkeer zo goed mogelijk door loopt.
En om eventuele vragen te beantwoorden.
Relatie:
Naar het evenement ontvang je maandelijks een mail met eventuele andere evenementen waar je aan
kunt deelnemen. Verder herkennen ze je niet als je een volgend evenement aanwezig bent.
Ook doen ze daarbij geen moeite om je beter te leren kennen.
Op basis van dit evenement kunnen wij ons verbeteren, dit komt omdat wij een kleinschaliger
evenement hebben, waar we ook iedereen persoonlijk kunnen ontvangen. Op deze grootschalige
evenementen gaat dit natuurlijk niet. Hierdoor kunnen wij met iedereen een persoonlijk gesprek
voeren en ze goed te woord staan.
Een aandachtspunt voor ons is het goed regelen van het verkeer, de weg naar Kaldenbroeck is erg
moeilijk te vinden, hier zouden we dus iets op moeten verzinnen zodat het voor de bezoekers beter
vindbaar is. Zoals, op de hoofdweg borden met pijlen om ze de goede richting in te sturen en van te
voren een duidelijke routebeschrijving.
Daarbij kunnen we ook leren van de ruimtegebruik, Xmas bash wist goed hun ruimtes in te delen,
aangezien wij maar een zaal ter beschikbaar hebben kunnen wij daar goed van leren. Tijdens ons
evenement vinden meerdere activiteiten tegelijk plaats. We hebben maar 1 ruimte tot onze
beschikking. We moeten er dus voor zorgen dat de ruimtes goed ingedeeld zijn. Als laatste is het
relatie behoud een belangrijk punt. X mash bash stuurt regelmatig een nieuwsbrief. Voor ons is het

9. ook erg belangrijk het contact met de bezoekers te onderhouden, door ze aan het einde van het
evenement een mail te sturen met de foto’s en ze te mailen bij een nieuw evenement.