1. Руководство по внедрению

2. Оглавление
1 Введение 4
2 На что необходимо обратить внимание, начиная настройку
системы в компании 5
3 Определение стратегии внедрения. Выбор варианта
использования системы 7
4 Описание структуры компании 11
1 Структура компании
........................................................................................................................................................... 11
2 Создание пользователей
........................................................................................................................................................... 17
5 Организация электронного документооборота в системе
«Мотив» 23
1 Проблемы организации документооборота в компании
........................................................................................................................................................... 23
2 Канцелярия и документооборот уровня отдела
........................................................................................................................................................... 23
3 Документооборот в системе «Мотив»
........................................................................................................................................................... 24
4 Обоснование выбора типов документов
........................................................................................................................................................... 25
5 Регистрационные карточки документов
........................................................................................................................................................... 26
6 Описание маршрутных схем движения документов
........................................................................................................................................................... 45
7 Права пользователей системы на объекты документооборота
........................................................................................................................................................... 49
6 Организация бизнес-процессов компании в системе Мотив 53
1 Настройка бизнес-процессов компании на основе документооборота
........................................................................................................................................................... 53
2 Настройка бизнес-процессов компании, основанная на типах задач
........................................................................................................................................................... 57
3 Использование настраиваемых папок
........................................................................................................................................................... 61
4 Работа с проектами
........................................................................................................................................................... 65
5 Библиотека
........................................................................................................................................................... 67
7 Рекомендации по внедрению системы «Мотив» в компании 70
1 Принципы успешного внедрения системы «Мотив»
........................................................................................................................................................... 70
2 Права и обязанности администратора системы
........................................................................................................................................................... 73
3 Требования к администратору системы
........................................................................................................................................................... 74
4 Общие принципы работы в системе «Мотив»
........................................................................................................................................................... 75
5 Контроль выполнения поставленных в системе задач
........................................................................................................................................................... 76
6 Рекомендации по настройке рабочих станций для корректной работы в
системе «Мотив»
........................................................................................................................................................... 77
2

3. 8 Распорядительная и регламентирующая документация для
внедрения системы «Мотив» 78
1 Общие положения
........................................................................................................................................................... 78
2 Распорядительные документы
........................................................................................................................................................... 78
9 Техническая поддержка и контактная информация 80
10 Приложения 81
1 Приложение 1. Регламент работы в системе оперативного управления
деятельностью компании «Мотив»
........................................................................................................................................................... 81
1 Права, обязанности и ответственность пользователей системы «Мотив»
....................................................................................................................................... 81
2 Правила использования электронного документооборота системы «Мотив»
....................................................................................................................................... 85
2 Приложение 2
........................................................................................................................................................... 87
3 Приложение 3
........................................................................................................................................................... 88
4 Приложение 4
........................................................................................................................................................... 89
5 Приложение 5
........................................................................................................................................................... 90
6 Приложение 6
........................................................................................................................................................... 92
Оглавление 3

4. 1 Введение
Вы приобрели систему оперативного управления компанией «Мотив». Для того чтобы
система заработала в вашей компании, прежде всего необходимо настроить её правильно и
выбрать оптимальный вариант внедрения. Конечно, лучше всего это могут выполнить
специалисты нашей компании, имеющие большой опыт внедрения в различных отраслях
деятельности. Но если компания приняла решение провести этот процесс самостоятельно,
то мы надеемся, что это руководство сделает эту работу приятной и эффективной.
Правильно настроенная система позволит организовать деятельность всей цепочки
корпоративного управления – от топ-менеджера до рядового сотрудника, сделает её более
прозрачной, а также обеспечит эффективный контроль над исполнением поручений,
ведение статистики выполненных и просроченных задач, повторное использование
накопленного опыта предприятия. И помимо всего прочего даст возможность получать
аналитическую информацию, которая может быть использована для принятия многих
важных управленческих решений.
Если система настроена оптимально и схема внедрения выбрана правильно, с учётом
специфики вашей компании, то за счёт прозрачности всех происходящих процессов,
доступности информации управление компанией станет более эффективным.
Итого, в результате правильного внедрения системы организация должна добиться:
- достоверности информации, используемой для принятия решений;
- эффективности и оперативности принятия управленческих решений;
- прозрачности и управляемости бизнес-процессов;
- снижения трудоёмкости и повышения эффективности бизнес-процессов;
- снижения риска потерь документов;
- снижения расходов, трудовых затрат и времени на делопроизводство.
4

5. 2 На что необходимо обратить внимание, начиная
настройку системы в компании
При внедрении любой автоматизированной системы приходится решать не только
специфические проблемы, обусловленные появлением любого нового продукта, но и другие,
характерные для процессов реорганизации деятельности компании. Нужно отметить, что
один только переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать
значительным изменением организационного и административного устройства любой
организации.
Чтобы избежать ошибок внедрения системы, а впоследствии и возможного разочарования,
необходимо знать причины, порождающие их. Отметим основные.
Информированность. Руководство компании не всегда до конца осознаёт, что даст
система, как её правильно использовать, чтобы получить необходимый эффект. Дефицит
информации приводит к отсутствию ожидаемого эффекта от приобретённой и настроенной
системы.
Чтобы преодолеть это, необходимо как можно полнее донести информацию до
руководства компании: провести экспресс-обучение высшего состава компании,
предоставить краткие инструкции по работе с основными объектами системы. Наглядно
показать, какую информацию можно получить, правильно настроив интерфейс системы
и используя имеющиеся в ней отчёты.
Организационные проблемы. На большинстве предприятий принята и утверждена
определённая организационная структура (причём не всегда оптимальная), формируются
свои, характерные только для неё, стили работы, взаимодействие между подразделениями и
отдельными пользователями, методы управления и контроля.
Оптимально настроенная система контроля исполнения и электронного документооборота
является своего рода лакмусовой бумажкой, и многие недостатки в функционально-
структурном построении предприятия проявляются уже на первых этапах процесса
внедрения. Возникает дилемма: что лучше и легче – настроить систему по образу и подобию
реального положения дел или проводить реорганизацию с целью достижения максимальной
эффективности работы компании?
Надо понимать, что настройки системы совсем не обязательно должны повторять
принятую в компании структуру. В первую очередь, структура строится таким образом,
чтобы обеспечить удобное взаимодействие подразделений, работу в проектах и
прозрачность происходящих процессов. Но если по результатам работы в системе вы
видите, что структура вашей компании не оптимальна и мешает успешной работе, то,
существует необходимость её пересмотреть.
Психологические моменты. Каким образом иногда представляется работа в системе
«Мотив» некоторым сотрудникам компании? Если нет достаточно информации, руководству
предприятия система представляется как панацея от всех неурядиц, возникающих от
отсутствия контроля над загруженностью сотрудников или из-за небрежного отношения к
документам. И когда по мере более детального знакомства с системой руководство компании
На что необходимо обратить внимание, начиная настройку системы в компании 5

6. понимает, что для того чтобы иметь информацию, в системе нужно работать, это становится
некоторым психологическим барьером, особенно для руководителей старой закалки.
У исполнителей же часто возникает ощущение, что с внедрением системы появился ещё
один начальник, который постоянно стоит за спиной. Действительно – ведь теперь
совершенно точно можно увидеть – кто, что, когда и сколько делает.
Психологические проблемы легко преодолимы в том случае, если вы правильно
построите процесс внедрения. На первом этапе желательно ввести в систему наиболее
мобильные в плане обучаемости подразделения и руководителей компании, ключевых
специалистов, результат работы которых определяет успешность деятельности
компании. Психологический барьер будет легко преодолён, поскольку система
действительно проста и удобна в использовании. И корректные настройки интерфейса
позволяют без особых усилий получить необходимую информацию.
Проблема кадров. Успех внедрения системы подразумевает, что все основные участники
бизнес-процессов на предприятии должны иметь навыки работы на компьютере на уровне
обычного пользователя. Так и происходит в молодых, созданных относительно недавно
организациях и фирмах. Но что делать, если основной состав руководства предприятия
получил образование много лет назад? И, несмотря на то, что система «Мотив» проста и
удобна в работе, этот фактор надо учитывать при внедрении системы в компании.
Справиться с ним несложно, если вы решите перечисленные выше проблемы.
Преодоление психологического барьера, проведение точечного обучения, правильная
настройка системы позволяют эффективно использовать систему на любом рабочем
месте и в любом возрасте. Наш опыт неоднократно доказал это.
Неправильное планирование внедрения системы. Часто руководство компании,
рассчитывая на получение немедленного результата от внедрения системы, совершает
ошибку, вводя в неё на первоначальном этапе максимальное количество пользователей и
запуская документооборот в полном объёме. В этом случае внедрение системы может
произвести обратный эффект – вызвать отторжение у сотрудников и недоверие к её
эффективности у руководящего состава компании.
Выше было сказано, что правильный выбор пользователей системы на первоначальном
этапе работы и разумное разбиение на этапы всего процесса внедрения дадут желаемый
результат и не приведут к разочарованию. В следующих разделах руководства будут
даны рекомендации по настройке и внедрению системы, которые были выработаны на
основе анализа наших специалистов в компаниях и предприятиях различной численности
и направлений деятельности.
6

7. 3 Определение стратегии внедрения. Выбор варианта
использования системы
В зависимости от решаемых задач система «Мотив» может иметь несколько вариантов
настройки. Поэтому ещё на подготовительном этапе нужно определиться, в каком объёме вы
хотите использовать возможности системы на первоначальном этапе внедрения и далее.
Необходимо также понять, какие типы документов будут в первую очередь участвовать в
настройке электронного документооборота.
Ключевым для успеха всего проекта внедрения системы является осуществление комплекса
организационно-технических мероприятий. На этапе определения стратегии происходит
формирование и утверждение плана таких мероприятий – в том числе подготовка
распорядительной документации, включающей:
- приказ о формировании рабочей группы внедрения;
- планы-графики внедрения;
- программу и план-график обучения сотрудников с назначением ответственных
исполнителей от каждого структурного подразделения;
- по возможности – план создания постоянно действующего учебного класса для
обучения пользователей (состав учебных мест, оснащение учебного класса
программными и техническими средствами, методическими указаниями,
необходимыми руководствами пользователя);
- приказ о внедрении на предприятии системы «Мотив» и пр.
В таблицах 1 и 2 представлен приблизительный расчёт времени на настройку системы в
зависимости от численности компании, который был сформирован исходя из нашего опыта.
Внимание! Данные усреднены и даны с учётом времени на сбор и анализ информации.
Таблица 1
Приблизительный расчёт времени, затрачиваемого на настройку системы (Общие
настройки)
Количест- Общие настройки Тестиро- Обуче-
во вание ние
пользова- Ввод Ввод Назначе- Созда- Создание Настрой- выпол- пользо-
тельских струк- пользо- ние ние справоч- ка ненных вателей
лицензий туры вате- полномо- типов и ников библио- настро-
(шт.) лей чий, шабло- теки ек
создание нов (структу-
псевдони- задач ра,
мов права)
до 50 0,5 0,5 0,2 1 1 0,8 0,5 2 часа на
1
Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 7

8. пользо-
вателя
50-100 1 1 0,5 1 1 1 1 2 часа на
1
пользо-
вателя
100-200 1 2 0,5 1 1 1 1 2 часа на
1
пользо-
вателя
200-500 1 2 0,5 2 2 1 1 2 часа на
1
пользо-
вателя
до 1000 1 2 1 3 2 1 2 2 часа на
1
пользо-
вателя
Таблица 2
Приблизительный расчёт времени, затрачиваемого на настройку системы
(Настройка ЭДО)
Количество Настройка ЭДО Тестирование Обучение
пользова- выполненных пользова-
тельских Карточки Маршрутные Создание групп настроек телей
лицензий документов схемы пользователей,
(шт.) назначение
прав на объекты
до 50 2 2 0,5 0,5 2 часа на 1
пользовате-
ля
50-100 2 2 0,5 1 2 часа на 1
пользовате-
ля
8

9. 100-200 2 2 1 1 2 часа на 1
пользовате-
ля
200-500 2 3 1 1 2 часа на 1
пользовате-
ля
до 1000 3 3 2 2 2 часа на 1
пользовате-
ля
В таблице 3 предлагаются варианты стратегии внедрения системы в компании после её
настройки. Они не являются догмой, и компания может предложить свой вариант, который
будет сочетать в себе какие-то особенности этапов, приведённых в таблице.
Таблица 3
Варианты внедрения системы
Вариант Этапы Продолжительность
внедрения (мес.)
системы
1-й, самый1. Работа с модулем контроля исполнительской1
простой дисциплины отрабатывается на нескольких наиболее
вариант активных подразделениях, включая руководство
компании и канцелярию
2. Постепенное подключение оставшихся подразделений1
3. Работа в модуле электронного документооборота с 1
входящей и исходящей корреспонденцией
4. Ввод в систему остальных типов документов, создание 1
типов задач, работа в проектах Завершение
внедрения,
промышленная
эксплуатация
системы
2-й вариант 1. Работа в системе отрабатывается на нескольких 1
наиболее активных подразделениях, включая
руководство компании и канцелярию.
2. Работа в модуле электронного документооборота с
входящей и исходящей корреспонденцией
Определение стратегии внедрения. Выбор варианта использования системы 9

10. Вариант Этапы Продолжительность
внедрения (мес.)
системы
3. Постепенное подключение оставшихся 1
подразделений. Настройка в системе остальных типовЗавершение
документов, типов задач, работа в проектах внедрения,
промышленная
эксплуатация
системы
3-й вариант – 1. В систему вводятся сотрудники компании и филиалов1
самый в рамках приобретённых лицензий. Документооборот Завершение
напряжённый настраивается на все типы документов. Пользователивнедрения,
работают со всеми типами документов, типами задач, впромышленная
проектах компании эксплуатация
системы
10

11. 4 Описание структуры компании
4.1 Структура компании
Создание информационной базы системы «Мотив» начинается с формирования
иерархической структуры компании. Для того чтобы структура была построена оптимально и
система «Мотив» в управлении компанией работала эффективно, необходимо в первую
очередь определить, к какому типу организационно-функциональной структуры можно
отнести вашу компанию.
Выделяют следующие типы организационных структур:
- Линейная
- Функциональная (дивизиональная)
- Линейно-функциональная
- Матричная
Дадим краткую характеристику каждой из перечисленных выше структур управления.
Линейная структура управления (ЛСУ) - простейшая структура, ориентированная на малые
предприятия, занимающиеся одним видом бизнеса. При ЛСУ информация передаётся от
мест её возникновения руководителю соответствующего подразделения. Данная схема
строится на принципе единоначалия, так как подразделения непосредственно подчиняются
одному руководителю и связаны с вышестоящей системой только через него.
В основе функциональной структуры управления (ФСУ) лежит принцип полноправного
распорядительства, т.е. каждый функциональный руководитель собирает соответствующую
его функциям информацию и имеет право давать указания по вопросам, входящим в его
компетенцию.
ФСУ наиболее приемлема для крупных компаний с диверсифицированной деятельностью,
однако имеет и ряд недостатков.
Наиболее универсальной формой организации процедуры управления компанией является
линейно-функциональная структура управления. Данная форма обеспечивает качественно
новое разделение труда в процессе управления компанией, при котором линейные
руководители сохраняют за собой право отдавать распоряжения и принимать решения при
помощи функциональных руководителей.
Такая структура управления сохраняет принцип единоначалия. Это объясняется тем, что
линейный руководитель устанавливает очерёдность в решении комплекса задач, определяя
тем самым главную первоочередную задачу.
Последний из вышеперечисленных типов организационных структур - матричная
структура управления (МСУ). Основополагающим принципом здесь становится не
совершенствование работы отдельных подразделений с точки зрения иерархии подчинения,
а улучшение их взаимодействия в процессе управления. Для управления компанией при
матричной структуре управления параллельно создаются специальные органы (проектные
группы) для решения конкретных производственных задач.
Описание структуры компании 11

12. Итак, подводя итог, охарактеризуем вкратце каждый из типов управления организацией.
Линейная структура управления не совсем подходит для крупных предприятий, поскольку
является слишком простой для организации сложных экономических и производственно-
технологических процессов производства и торговли.
При функциональной структуре управления нарушается принцип единоначалия.
Функциональная специализация работ разрушает управленческий процесс, единый по своей
природе. Процедура управления при функциональной структуре управления способствует
развитию психологической обособленности отдельных руководителей и созданию проблем
корпоративного управления.
Линейно-функциональная структура, на наш взгляд, весьма эффективна для средних
предприятий, занимающихся диверсифицированной деятельностью, поскольку позволяет
выстроить финансовую структуру и производственную деятельность на базе подразделений,
обеспечивающих управление в соответствии с их функциональными обязанностями.
Матричная структура построена по принципу двойного подчинения исполнителей: с одной
стороны - непосредственному руководителю функциональной службы, с другой -
руководителю проекта или целевой программы. При такой организации руководитель
проекта взаимодействует с двумя группами подчинённых: с постоянными членами проектной
группы и с другими работниками функциональных отделов, которые подчиняются ему
временно и по ограниченному кругу вопросов. При этом сохраняется их подчинение
непосредственным руководителям подразделений, отделов, служб. Для решения вопросов,
которые имеют чётко выраженное начало и окончание, формируют проекты, для постоянной
деятельности - целевые программы. В организации и проекты, и целевые программы могут
сосуществовать.
Определив организационно-функциональную структуру своей компании, необходимо ввести
иерархическое дерево подразделений в систему «Мотив» (рис. 1).
Первый вариант построения структуры компании
На рисунке 1 представлена структура компании, построенная согласно штатному
расписанию. При таком построении все подразделения компании находятся в
непосредственном подчинении у генерального директора и его первого заместителя.
Каждый заместитель генерального директора имеет в подчинении свои подразделения. Все
заместители, пользователи Аппарата при руководстве и Юридического отдела имеют друг на
друга полномочия «Только свои задачи». Такое построение структуры удобно, когда в
компании существует строгая иерархия подчинения – подразделения могут
взаимодействовать между собой только через вышестоящего руководителя.
12

13. Генеральный директор
1 Зам. ГД 2 Зам. ГД 3 Зам. ГД Юрисконсульт
Управление 1 Управление 2 Подразделение 7
Подразделение 1 Подразделение 5
Подразделение 8
Подразделение 6
Подразделение 2
Управление 3
Подразделение 3
Подразделение 4
Рис. 1. Первый вариант построения структуры компании
Достоинства:
1. Строгая иерархия подчинения.
2. Прямое взаимодействие между заместителями директоров, юристами и аппаратом при
руководстве.
Недостатки:
1. Отсутствие возможности взаимодействия для работы в совместных проектах сотрудников
подразделений без назначения дополнительных полномочий.
2. Юридический отдел может взаимодействовать с сотрудниками компании только через
заместителей генерального директора.
Второй вариант построения структуры компании
В варианте, представленном на рисунке 2, все заместители генерального директора, юристы
и сотрудники аппарата при руководстве находятся в одном подразделении. В их подчинении
находятся все подразделения третьего уровня, с вложенными в них подразделениями.
Описание структуры компании 13

14. Генеральный директор
компании
Заместители ГД,
юрисконсульт
Управление 1 Управление 2 Управление 3 Подразделение 7 Подразделение 8
Подразделение 1 Подразделение 5
Подразделение 6
Подразделение 2
Подразделение 3
Подразделение 4
Рис. 2. Второй вариант построения структуры компании
Достоинства:
1. Подразделения третьего уровня имеют возможность взаимодействовать между собой без
привлечения вышестоящих руководителей.
2. Руководители второго уровня могут поставить задачи и подключить к работе в
совместных проектах любого сотрудника компании.
3. Юридический отдел может взаимодействовать со всеми сотрудниками компании.
Недостатки:
Исчезает иерархия подчинения, возникает трудность контроля над загрузкой подчинённых.
Третий вариант построения структуры компании
В варианте, представленном на рисунке 3, все заместители генерального директора, юристы
и сотрудники аппарата при руководстве находятся в одном подразделении. В их подчинении
находятся все подразделения, которые расположены линейно.
14

15. Генеральный директор
Заместители ГД,
юрисконсульт
Управление 1
Управление 2
Управление 3
Подразделение 1
Подразделение 2
Подразделение 3
Подразделение 4
Подразделение 5
Подразделение 6
Подразделение 7
Подразделение 8
Рис. 3. Третий вариант построения структуры компании
Описание структуры компании 15

16. Достоинства:
1. Все подразделения компании имеют возможность взаимодействовать между собой без
привлечения вышестоящих руководителей.
2. Руководители второго уровня могут поставить задачи и подключать к работе в
совместных проектах любого сотрудника компании.
3. Юридический отдел может взаимодействовать со всеми сотрудниками компании.
Недостатки:
Нет иерархии подчинения, возникает трудность контроля над загрузкой подчинённых.
Описание подразделения в системе
Правила создания подразделений подробно описаны в пункте меню Добавление
подразделений в «Руководстве администратора системы», поэтому не будем на них
останавливаться. Но обратим внимание на некоторые нюансы описания подразделения.
Если в вашей компании при регистрации какого-либо типа документа в его регистрационном
номере участвует код (номер) подразделения, то это необходимо учесть при вводе
подразделений. Код подразделения вы в дальнейшем учтёте в построении шаблона
регистрационного номера. В любом случае, если такие коды в вашей компании существуют,
внесите их в описания подразделений – проще это сделать сразу, чем редактировать
каждое подразделение потом.
При вводе подразделения можно также предусмотреть нумерацию задач с индивидуальным
счётчиком. Система при создании задач создаёт для каждой из них id-номер, зная который в
дальнейшем очень удобно работать, общаясь с коллегами и осуществляя поиск задачи.
Система позволяет независимо нумеровать задачи в каждом подразделении компании.
Кроме того, в шаблоне номера могут присутствовать и другие операнды (рис. 4), с
описанием которых вы можете также ознакомиться в пункте меню Создание шаблона для
формирования номера задачи в «Руководстве администратора системы».
Рис. 4. Создание подразделения
16

17. На рисунке 4 шаблон номера задачи составлен следующим образом:
{counter}/{department}/{id}, где
counter – счётчик задач для выбранного подразделения;
department – условный код подразделения;
id – номер задачи, присвоенный ей системой.
Задача после создания будет привязана к подразделению Ответственного руководителя.
Любое подразделение можно переместить в структуре, изменив его уровень вложенности.
Поэтому не бойтесь начинать строить структуру, опираясь на ту информацию, которая у вас
есть на настоящий момент. Изменить её не составит особого труда.
Многие компании предпочитают видеть структуру своей компании в последовательности
подразделений в соответствии с их значимостью в работе компании. Кнопки Переместить
вверх и Переместить вниз позволят сделать отображение структуры компании в
привычном и логичном для руководства виде.
Если после построения структуры компании и ввода в подразделения пользователей вам не
пришлось давать пользователям большое количество дополнительных полномочий, можете
считать, что построенная вами структура оптимальна.
4.2 Создание пользователей
На следующем этапе определяется список пользователей системы. Для каждого сотрудника
определяется его статус в системе, исходя из его реальных полномочий и служебных
обязанностей в организации. Кроме того, между пользователями могут быть установлены
дополнительные связи, если в этом есть необходимость. В подразделениях, введённых на
первом этапе, отрабатываются основные функции работы пользователей в системе, а также
регламент работы компании в системе «Мотив».
Сразу постарайтесь распределить приобретённые лицензии между подразделениями, исходя
из основных целей деятельности компании. Необходимо отметить, что меньше всего участия
в работе посредством системы принимают такие подразделения, как бухгалтерия и отдел
кадров. Их можно охватить минимально, учитывая, что руководители этих подразделений
участвуют в согласовании и исполнении договоров, приказов, входящей корреспонденции.
Наиболее активные участники работы в системе – руководители, секретари и помощники
руководителей, менеджеры, маркетологи, производственные подразделения, юристы,
канцелярия, договорные отделы, IT-подразделения, административно-хозяйственные
отделы. Если речь идёт о строительных организациях, то это прорабы на объектах, которые
часто работают посредством карманных компьютеров в специальном интерфейсе,
представляемом нашей компанией.
Настройка адресной книги
Перед добавлением пользователей в систему администратору необходимо ознакомиться с
настройками адресной книги (раздел Администрирование – пункт меню Настройка адресной
Описание структуры компании 17

18. книги) для того чтобы определить, устраивает ли компанию предложенная в дистрибутиве
настройка. Если вы хотите сформировать закладки адресной книги по-другому – удалить
некоторые поля или добавить новые – это нужно сделать до ввода пользователей.
Настройка реквизитов пользователя
Реквизиты для всех вводимых пользователей находятся в разделе Администрирование –
пункте меню Реквизиты пользователей, который предназначен для установки
индивидуальных настроек пользователей. Эти настройки будут применены по умолчанию при
создании новых пользователей. Сделать это надо до создания пользователей, так как они
не распространяются на уже созданных пользователей системы!
Настройке подлежат пункты меню:
- Личные настройки – включает настройки языка отображения системы, отображения
задач, а также настройки поиска по умолчанию.
Рис. 5. Настройки реквизитов пользователя
18

19. Рекомендуемые стандартные настройки выглядят следующим образом (см. рис. 5). Особое
внимание стоит обратить на пункт Задачи по умолчанию с докладом, который даёт
гарантию того, что автор поставленной задачи не допустит её завершения исполнителями и
сможет при необходимости возвратить её на доработку. Более подробно характеристику
всех остальных пунктов вы можете посмотреть в пункте меню Личные настройки раздела
Настройки пользователя в «Руководстве пользователя».
- Цветовые настройки – позволяет осуществлять настройку пользовательских
цветов.
В этом разделе настроек обратите внимание на рекомендуемую цветовую гамму индикации
задач. Она выполнена от самого горячего цвета (красного) до самого холодного (синего).
Если пользователь не отключил цветовую индикацию в своих настройках, ему будет очень
удобно ориентироваться в своём интерфейсе, где будут сразу видны наиболее активные
задачи и, наоборот, «уснувшие». Если же пользователя по каким-то причинам не
удовлетворяют предлагаемые нами цвета, он может создать собственную палитру,
руководствуясь своими визуальными приоритетами.
Особое внимание нужно обратить на пункт Выделять цветом непрочитанные действия.
Когда здесь включён флажок, у пользователя будет возможность видеть после открытия
задачи все действия, которые он ещё не читал, выделенные цветом. Это делает работу в
задачах более удобной и, как следствие, более эффективной.
- Настройки отображения задач по документам – позволяет указывать типы
документов, задачи по которым будут отображаться в списках задач пользователя.
Данный пункт меню позволяет указать те типы документов, задачи по рассмотрению и
исполнению которых будут отображаться в списках задач пользователей раздела Задачи.
Список типов документов включает все типы документов, регистрационные карточки
которых созданы в системе. Эти настройки удобны тем, что учитывают психологию
пользователя, который в системе больше работает с задачами, а не с документами. И если
задача по рассмотрению или по исполнению документа будет появляться у него только в
пунктах меню Документы мне на рассмотрение или Документы мне на исполнение, то
пользователь может не сразу её увидеть. Дублирование же таких задач ещё и в разделе
Задачи позволяет избежать такой неприятности.
Ввод пользователей
При заполнении реквизитов пользователей необходимо руководствоваться принятыми в
корпорации правилами и регламентами в создании удобного и простого интерфейса для всех
категорий пользователей.
На вкладке Личная информация, кроме фамилии, имени и отчества можно ввести дату
рождения пользователя, которая в дальнейшем появится в специальном календаре.
Необходимо принять решение о добавлении фотографий. Если такое решение принято, то
обязательно нужно оговорить размеры изображений и их формат. Слишком большие
фотографии в неэкономном формате перегружают сервер и уменьшают скорость работы
системы.
Описание структуры компании 19

20. Вкладка Системная информация включает поля: Имя пользователя (для входа в
систему), Пароль и Подтверждение пароля, Статус, Дополнительный номер и
Порядок пользователя при принудительной сортировке.
Имя пользователя должно быть простым, понятным и удобным. Необходимо принять
правило, по которому будут присваиваться имена в системе. Например, это могут быть
фамилия пользователя, фамилия с инициалами, логин из адреса в корпоративной
электронной почте и т.п. А также каким будет начертание – латинскими буквами или
кириллицей. Нужно помнить, что логин и пароль чувствительны к регистру.
Пароль при вводе пользователя даётся всем условный, например, 12345. Но обязательно
нужно прописать в регламенте, что при первом входе в систему каждый пользователь
должен заменить пароль на уникальный. Уникальный пароль известен только его
владельцу, и если он случайно его забыл, восстановить пароль не сможет никто. Но
администратор системы может снова назначить пользователю условный пароль для того
чтобы тот мог войти в систему и снова изменить его на уникальный. Для сохранения
конфиденциальности пользователь должен периодически менять пароль в системе. Это
также необходимо прописать в корпоративном регламенте.
Каждому пользователю системы необходимо присвоить статус, исходя из его должности и
функциональных обязанностей. Необходимо помнить, что статус – это не должность, он
лишь определяет полномочия пользователя в системе.
Существует 3 статуса пользователя системы:
«Начальник» – статус пользователя системы, который даёт пользователю полномочия
«Полные права» на пользователей своего и подчинённых подразделений, а также
полномочия «Только свои задачи» на пользователей со статусом «Начальник» и
«Делопроизводитель» подразделений одного уровня.
«Делопроизводитель» – статус пользователя системы, который даёт пользователю
полномочия «Только свои задачи» на пользователей своего и подчинённых подразделений,
а также полномочия «Только свои задачи» на пользователей со статусом «Начальник» и
«Делопроизводитель» подразделений одного уровня.
«Сотрудник» – статус пользователя системы, который по умолчанию даёт право создания
задач только самому себе и просмотра задач, в которых он участвует.
Свои полномочия в системе относительно других пользователей каждый пользователь
может посмотреть, воспользовавшись пунктом меню Сотрудники и задачи раздела
Задачи.
В системе существуют следующие уровни полномочий пользователей относительно друг
друга:
- Нет прав – (пользователь А не видит пользователя Б);
- Только свои задачи (пользователь А видит пользователя Б, и только те задачи
пользователя Б, автором которых является);
- Полные права (пользователь А видит пользователя Б и все его задачи);
20

21. Порядок пользователя – это числовое значение, которое может быть присвоено
пользователю и затем использовано при сортировке сотрудников. По умолчанию сортировка
пользователей осуществляется по фамилии. Однако в тех случаях, когда в компании
принято располагать сотрудников подразделений по рангу их должностей, необходимо
каждому присвоить соответствующий номер, а затем осуществить сортировку
пользователей в подразделениях по этому значению.
Дополнительный номер необходимо присваивать в том случае, если в компании принято
использовать его в формировании регистрационного номера различных типов документов.
Например, исходящая почта в компании регистрируется в соответствии с лицом, её
подписавшим. Каждый руководитель высшего звена имеет свой условный номер,
например, генеральный директор – 101, первый заместитель генерального директора – 102
и т.д. Тогда регистрационный номер исходящего письма, подписанного генеральным
директором, может при этом выглядеть как 101/2390, где 101 – условный номер
генерального директора, а 2390 – порядковый номер письма с начала года. Таким образом,
прежде чем формировать данные пользователей в системе, ознакомьтесь с инструкциями по
документообороту, принятыми в вашей компании.
Вкладки Адресная информация и Контактная информация заполняются в соответствии
с принятым в компании регламентом работы в системе. Но если ваша компания планирует
использовать при работе в системе интеграцию с электронной почтой и дублирование
некоторых событий в виде смс-сообщений, вам необходимо заполнить поля E-mail и Сотовый
телефон, учитывая правила, оговорённые в «Руководстве администратора системы».
Во вкладку Бизнес-информация должны быть внесены наименование компании и
должность пользователя в соответствии со штатным расписанием. Самому пользователю
поле Должность недоступно для редактирования.
Дополнительные полномочия
Дополнительные связи пользователей системы выстраиваются при помощи аппарата
назначения дополнительных полномочий и создания псевдонимов. Необходимость
назначения таких прав возникает для решения в системе многообразия и неоднородности
внутрифирменных связей и работы в совместных проектах.
Перед настройкой системы необходимо собрать информацию во всех подразделениях
компании о взаимодействии между сотрудниками и подразделениями, которые не могут быть
учтены при построении структуры компании. Также есть группа должностей, которые в
соответствии со своими функциональными обязанностями работают со всеми сотрудниками
компании, но по своему нахождению в структуре имеют ограниченный круг полномочий. Это,
например, юристы, работники канцелярии, отдела кадров, АХО и др. Рекомендуется таким
категориям пользователей на этапе настройки системы дать дополнительные полномочия
уровня «Только свои задачи» на всех пользователей системы в компании.
Перед тем как давать пользователям дополнительные полномочия, рекомендуется получить
отчёт в разделе Отчёты – пункте меню Полномочия пользователя, где вы можете
ознакомиться с полномочиями, которые пользователь уже имеет по умолчанию в
соответствии со своим статусом и местонахождением в структуре компании (системные
полномочия). Информация, которую вы получите, даст возможность сократить время на
настройку полномочий и сделает вашу работу более эффективной.
Описание структуры компании 21

22. Назначение дополнительных полномочий, необходимых пользователю для работы,
осуществляется в пункте меню Назначение полномочий.
Создание псевдонимов
Для расширения возможностей работы пользователей в системе существует аппарат
создания пользователям псевдонимов, что позволяет одному и тому же пользователю
присутствовать одновременно в нескольких подразделениях. Каждый пользователь может
быть добавлен под псевдонимом в любое подразделение компании на любом уровне
иерархии. Но необходимо помнить, что создание псевдонима не добавляет полномочий его
владельцу, а лишь расширяет возможности для работы с этим пользователем.
Одна из целей создания псевдонима – дать доступ к задачам этого пользователя в
ограниченном диапазоне. В работе компании бывают ситуации, когда возникает
необходимость контроля работы некоторых пользователей другими, но в пределах задач
определённых, строго обозначенных подразделений. То есть контролирующему лицу должна
быть доступна только некоторая часть задач контролируемого пользователя. Аппарат
назначения дополнительных полномочий эту задачу не решает. Для этого создаётся
псевдоним контролируемого пользователя в том подразделении, в рамках которого следует
контролировать его деятельность. После создания псевдонима контролирующему лицу
назначаются на него полномочия в конкретном подразделении. Соответственно, контролёру
будут доступны только задачи псевдонима пользователя. При этом в подразделении с
созданным псевдонимом для пользователей со статусом «Начальник» возникает
дополнительная функциональная возможность. Они могут ставить задачи псевдониму
пользователя, не имея при этом доступа ко всем поставленным ему в системе задачам.
Псевдоним пользователя отображается в списке пользователей того подразделения, в
котором он создан, и представляет собой имя пользователя с указанием названия своего
подразделения.
Операцию назначения дополнительных полномочий пользователям системы и создание
псевдонимов необходимо учитывать во время настройки системы и дальнейшей работы в
ней. Необходимо помнить, что полномочия можно отменять, псевдонимы удалять или
переводить в другие подразделения. Подробнее об этом см. в «Руководстве администратора
системы».
22

23. 5 Организация электронного документооборота в
системе «Мотив»
5.1 Проблемы организации документооборота в компании
Основная проблема в работе канцелярии (управления делами) возникает из-за обязанности
контролировать только ответственных исполнителей в работе над документом, а не полную
цепочку обработки документа. Полная цепочка контролируется на уровне систем
организации документооборота отдела или на уровне специального делопроизводства.
Только такой полный контроль обеспечивает устойчивое управление организацией. И
создание такой системы сквозного контроля исполнительской дисциплины невозможно без
использования средств автоматизации обработки документов и контроля исполнения.
Основным результатом работы канцелярии являются отчёты, которые она предоставляет
руководству о потоке документов на предприятии. Отчёты условно можно разделить на две
большие группы.
- Оперативные. Выводятся ежедневно или еженедельно. Основное их назначение –
получить объективную картину информации для оперативного управления.
- Аналитические. Они служат для анализа общей картины документооборота на
предприятии. Типичные периоды вывода отчётов данной группы - месяц, квартал,
полугодие, год.
Основным принципом документооборота является то, что ни у кого не должно существовать
локальных архивов документов. Любой входящий документ, не попавший в общий архив
документов, является потенциальным претендентом на неисполнение. И именно канцелярия
отвечает за прохождение согласования и исполнения документов. Документы, не учтённые в
канцелярии, теряются чаще всего.
В организации должен существовать только один канал поступления входящих документов.
Даже если приём документов построен по распределённой схеме, то это сделано только для
повышения скорости обработки документов. Все такие подразделения обязаны предоставить
информацию в канцелярию. Можно считать, что такие удалённые пункты регистрации
документов являются подразделениями канцелярии.
Канцелярия крупного предприятия является центром документооборота, но на ней
документооборот не заканчивается. Она тесно связана с документооборотом подразделений
предприятия, с системами поддержки принятия решений и с архивом предприятия, который
служит для накопления документов долговременного хранения и их поиска.
5.2 Канцелярия и документооборот уровня отдела
Документооборот на предприятии не заканчивается только канцелярией. Более того, он
только начинается в канцелярии, а основная часть документооборота проходит через
подразделения организации. На уровне подразделений система автоматизации
документооборота должна позволять вести внутренний документооборот и передавать дела
Организация электронного документооборота в системе «Мотив» 23

24. в канцелярию и, возможно, в другие подразделения предприятия. Документооборот уровня
отдела отличается от документооборота уровня подразделения тем, что дела свободно
ходят в рамках подразделения. Переходы дел между отделами внутри одного подразделения
не регистрируются, но выход дела за рамки отдела должен отслеживаться и
регистрироваться на уровне отдела. Требование к системе автоматизации документооборота
уровня отдела – простота использования и её органичное слияние со средствами разработки
документов: текстовыми процессорами, электронными таблицами и т.д.
Работа по автоматизации документооборота начинается с обследования объекта – нельзя
автоматизировать то, о чём нет чёткого представления. Если рассмотреть деятельность
любой организации, то станет очевидно, что документооборот в ней так или иначе уже
формализован. В том смысле, что каждый участник этого процесса имеет достаточно
конкретные должностные инструкции, что с какой бумагой делать.
Необходимо помнить, что если автоматизировать документооборот, то это следует делать в
полном объёме с охватом всех вовлечённых в него лиц, но поэтапно. Нельзя
автоматизировать лишь часть рабочих мест – при этом пропадает весь эффект от
использования «безбумажных» технологий. С другой стороны, чем выше уровень
управления в иерархии, тем меньше документов на этот уровень поступает. Поэтому вполне
допустимо предположить, что, начиная с какого-то уровня электронные документы, просто
исчезают из обращения.
Кроме того, нельзя забывать, что входящие и исходящие документы ещё долго будут
исполняться в печатной форме в связи с тем, что в России и многих других странах
юридической силой обладают только бумажные документы. Так что полностью отказаться
от бумажных документов и архивов пока нельзя.
5.3 Документооборот в системе «Мотив»
Электронный документооборот является одной из основных функций системы. Необходимое
условие для работы системы документооборота – регламентирование процесса обмена
документами. Внедрение системы «Мотив» в компании невозможно без описания принципов
организации документооборота.
Регламентация процесса обмена документами подразумевает его формальное описание.
Описать процесс можно как с помощью документов в текстовом формате (например,
рабочих инструкций), так и в графическом. Как правило, внедрение систем электронного
документооборота начинается именно с создания графических описаний процессов
документооборота на основании инструкций, принятых в компании, и информации,
полученной от специалистов. Если в компании есть описание бизнес-процессов,
выполненное специалистами компании или консалтинговой фирмой, то это тоже может
служить основой для построения электронного документооборота в системе.
Как уже отмечалось выше, внедрение электронного документооборота рекомендуется
делать поэтапно. На начальном этапе рекомендуется запустить в работу пилотный проект
для работы с входящей и исходящей корреспонденцией, который обязательно охватит
канцелярию, руководство компании, а также сотрудников некоторых подразделений. На этом
24

25. этапе необходимо отработать новые регламенты работы с документами, чтобы пользователи
системы оценили их понятность и целесообразность использования. После этого наверняка
придётся внести некоторые коррективы в регламенты, чтобы максимально упростить
процессы обмена документами и сделать их эффективными и логически понятными. Очень
важно учесть продуманность и корректность настроек именно в системе электронного
документооборота, так как по сравнению с функционалом контроля исполнительской
дисциплины она имеет больше аспектов настроек.
В рамках базовой настройки документооборота в системе выполняется:
- определение типов документов;
- определение состава полей регистрационных карточек документов;
- формирование маршрутов согласования документов;
- построение справочников и словарей для заполнения некоторых полей карточек
документов;
- настройка счётчиков для формирования регистрационных номеров некоторых типов
документов;
- назначение прав пользователям для инициирования определённых типов документов
и контроля над жизненным циклом документа в системе;
- назначение дополнительных полномочий, которые имеют значение при работе с
документами.
5.4 Обоснование выбора типов документов
При определении типов документов для компании, как правило, принимают во внимание два
критерия: объём документов данного типа, регистрируемых в компании, и назначение
документа (особенности его использования). На основании данных, полученных от
канцелярии, и совместного анализа этих данных должны быть определены типы документов,
которые будут участвовать в электронном документообороте компании. Как правило, это
документы, которые проходят в компании регистрацию, согласование, исполнение.
Чаще всего это:
- Входящая корреспонденция;
- Исходящая корреспонденция;
- Организационно-распорядительная документация (приказы, распоряжения, указания и
т.д.);
- Договоры;
- Внутренние документы или Прочие;
Организация электронного документооборота в системе «Мотив» 25

26. 5.5 Регистрационные карточки документов
В системе «Мотив» каждому типу документа (договор, приказ, корреспонденция и т.п.)
должна соответствовать регистрационная карточка документа с набором полей,
идентифицирующих этот тип документа. Система предоставляет возможность гибкой
настройки карточки каждого типа документа с учётом особенностей документооборота
конкретной компании. Состав и формат полей определяется правилами регистрации и
возможностью последующего поиска документа в системе. Каждое поле карточки документа
будет иметь свой определённый формат и, кроме того, характеризоваться набором свойств,
о которых мы поговорим ниже. Заполнение каждого поля может быть разделено во
времени: в момент создания документа в системе, во время согласования, при переводе на
исполнение или может вообще не заполняться.
Во время формирования набора полей регистрационных карточек группа внедрения должна
руководствоваться рекомендациями участников документооборота в компании и принципом
разумной достаточности в использовании полученной информации, в частности, для
организации поиска документа. Для того чтобы достигнуть взаимопонимания со
специалистами по делопроизводству в компании, необходимо сориентировать их на то, что
карточки документа в системе вполне могут повторить поля журналов регистрации, которые
обязательно присутствуют в каждой компании.
Для эффективной организации электронного документооборота рекомендуется:
- использовать краткие и понятные названия полей, что позволит однозначно
трактовать смысл каждого поля карточки;
- не добавлять в карточку большое количество полей – это загромождает её и
замедляет работу инициатора при её заполнении;
- использовать в работе с документами шаблоны карточек документов, а для
исполнения документов – шаблоны задач;
- применять справочники и словари для формирования часто используемых значений
полей;
- при создании новых объектов ДО не забывать назначать на них права доступа для
пользователей системы.
Создание новой регистрационной карточки осуществляется нажатием кнопки Добавить на
панели инструментов в главном окне пункта меню Регистрационные карточки
документов. При этом открывается окно создания регистрационной карточки, которое
состоит из следующих вкладок:
- Общее – предназначена для указания названия, определения доступа к карточке, а
также изменения названия статуса «Рассмотрен».
- Маршруты согласования – предназначена для привязки к карточке одного или
нескольких маршрутов рассмотрения.
- Поля – предназначена для формирования списка полей регистрационной карточки.
- Обработчики – предназначена для формирования списка подключённых
обработчиков.
26