Presentatie van Christian Zierleyn en Ronald Crombag van Adocum over de Digitale Postkamer bij Gemeenten

2. Gemeente Midden-Drenthe
gaat digitaal!
Welkom!
Beilen, di 26 mei 2009
Ronald Crombag, commercieel directeur Adocum

3. • Opgericht in 2004
• Gevestigd in Amersfoort
• 12 Medewerkers
• Werkgebied hele land
- Implementatie
- Advies en Project Management
Full focus op
- Detachering
Document
- Outsourcing
Management
- (Applicatie)beheer
www.adocum.nl 3

4. data capture
Onze klanten dms
workflow
• Meer dan 50 klanten in de segmenten:
Onderwijs en Overheid (DZH, Gem. A'dam, Gem.
Midden-Drente, ROC Noorderpoortcollege, RIAGG
Amersfoort, Ministerie van Defensie, RipeNCC)
Handel & Industrie (Schuitema, De Heus Brokking
Koudijs, Lehnkering, Forbo, Royal Canin)
Finance & Zakelijke Dienstverlening (Crystal
Marbles, Univé, Atradius, Interpolis)
Utilities, Bouw & Engineering (Eneco, Essent)
www.adocum.nl

5. Het programma van vandaag
• 10.00u opening door Ronald Crombag
• 10.15u presentatie “Digitale postkamer” door
Christian Zierleyn
• 10.45u koffie/thee
• 11.00u presentatie “Gemeente Midden-
Drenthe gaat zaaksgewijs digitaal” door Jan
Schrotenboer
• 12.00u lunch
• 12.00u-13.30u demonstratie Scannen door
Fred de Bruin
• 13.30u gelegenheid tot napraten
www.adocum.nl

6. De Digitale Postkamer
Gemeente Midden-Drenthe
Christian Zierleyn, Consultant ECM
Dinsdag 26 mei 2009

7. Denken in Verbeteringen!

8. Digitale Postkamer?
Van Papier naar het Digitale Werken.

9. Wat is hiervoor nodig?
• Scanning
• Document Management
• Workflow

10. De stand van zaken
• Er wordt al veel gescand
• Nog steeds veel papier
• Vaak postregistratie, maar doel meestal niet bereikt
• Vaste Workflow
• Lastige implementatie en onderhoud

11. Vragen
1. Waar staan we nu?
2. Waar willen we naartoe?
Ambitie?

12. SCANNEN
• Wat ga je scannen?
• Wanneer ga je scannen?
• Verrijking met meta-data?

13. DOCUMENT MANAGEMENT
• Alleen Digitale Opslag
• Digitaal Archief
• Digitaal Dossier

14. WORKFLOW
• Postregistratie en distributie
• Workflow
• Zaakgericht werken

15. AmbitieModel

16. Naar het Digitale Werken…
Digitaal Werken
• Ketenintegratie
Digitale Flow • Kennismgt
• Portals
• Digitale routering
Digitaal Dossier met digitaal archief
en digitaal dossier
• Vooraf scannen
Digitaal Archief • Digitaal
‘geboren’
• Digitale Opslag documenten
Basis • Scannen Achteraf

17. Scanning
Zaakgericht
Scannen
Automatische
Herkenning
Meta-Data
Vooraf Scannen
Achteraf
Scannen
Geen Scanning

18. De Ambitie Jungle Het Digitale Werken
Start

19. Adocum helpt met
het definiëren van
uw Ambitiemodel

20. • Uitbreiden van bestaande oplossingen
• Vervangen van ontoereikende oplossingen
• Pragmatisch. Doel: een trede hoger

21. Welke Ambitie heeft Adocum?

22. De Heilige Graal van de Digitale Postkamer?

23. Zaakgericht
Werken

24. De Zaak staat Centraal
Zaaksysteem
Documenten Scannen DMS / Workflow Zaaksysteem
Zaak

25. Gevolgen Digitale Postkamer
• Digitalisering belangrijke voorwaarde
• Zoveel mogelijk documenten digitaal
• Alle Documenten gekoppeld aan een zaak
• Minder Batchklassen, Meer Meta-Data
• Nadruk op integratie (Scanning/DMS/Workflow/Zaaksysteem)
• Totaaloplossing

26. Vragen?