Introduction à la préparation et animation de réunion. Mind-mapping rapide à lire, une sorte de check-list ...

1. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
Rappel dernier cours
T
EN
EM
Raisons, Pourquoi un réunion ? Slides
Définir un Ordre du jour 'Présentation' Comportement
Décision : "programmer
AG
Bien définir l'objectif une réunion" animation
AN
Choix des participants
convocation
-M
Plan de la réunion moyens
Les grands points de
Memo "Organisation"
Participants la Préparation Budget
11
20
Type de réunion
Bien commencer ! Exercices
Animation
TI
-M
Le Déroulement réunion
Moyens
Synthèse
A
IT
compte rendu
EP
Diffuser L'après réunion
Archiver
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2. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
valider
T
préparer les actions à faire
EN
décider Pourquoi ? (décisions)
EM
attribution de tâche
résoudre des problèmes
AG
piloter
AN
suivi de projet Pourquoi ? (suivi)
suivi des activités, actions Raisons, Pourquoi un réunion ?
-M
Informer Décision : "programmer
communiquer une réunion"
11
former
20
Pourquoi ? (information)
débattre
s'informer TI
-M
échanger des points de vue
Définir un Ordre du jour
A
IT
Bien définir l'objectif
EP
Choix des participants
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3. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
T
EN
EM
minutez les différentes parties
Durée
AG
Qui prépare quoi ?
AN
Résultats à obtenir
Plan de la réunion
-M
Critères de Contrôle Identifiez les différentes étapes
Les grands points de
Timing
la Préparation
11
Documents à lire avant
20
Documents à apporter
TI
participants
-M
animateur
intervenant(s) Participants
A
Disponibilité
IT
EP
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4. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
1- Organisez les présentations si les participants ne
se connaissent pas ( )
T
EN
3- Soulignez l'importance de l'objectif et l'importance
des participants
EM
5-
Bien commencer !
6- Expliquez la qui va être utilisée et
AG
ce que chacun doit faire.
7- Indiquez bien l'heure de fin de la réunion et
les poses éventuelles.
8- Désignez un de séances.
Le rôle de l'animateur
AN
Respectez l'horaire de début et de fin de réunion.
-M
Consacrez le temps prévu à chaque séquence
Surveillez le temps ou demandez à un participant
de faire périodiquement l'horloge parlant Contrôle du Le Déroulement
Recentrer le groupe sur l'objectif en temps réunion
cas de déviation
1
Coupez ceux qui parlent trop et invitez-les à
01
être plus concis. Animation
Montrez l'avancement du travail en cours de réunion
Rappeler le plan et le temps restant
2
il faut donner des consignes
très précises pour la production
d'idées
TI
méthode de travail
Contrôle des résultats
-M
support papier
Présentation powerpoint
Tableau Moyens
A
Démos
IT
des participants
Soulignez les points d'accord du groupe
EP
Identifiez les points de désaccord... Synthèse
... (si possible)
Synthétiser les résultats et les valider avec le groupe
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5. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
Rédiger et diffuser le
T
compte- rendu rapidement
EN
(dans les 24 heures ;- ) )
EM
Reprendre la structure et les
information de l'ordre du jour
AG
Décisions
AN
Qui ?
synthétiser les résultats
Quoi ?
-M
Actions de la réunion
quand ?
compte- rendu L'après réunion
Comment ?
11
Solutions
20
Si nécéssaire programmer la
prochaine réunion
TI
-M
Aux Participants
Diffuser
A
et aux personnes pouvant être concernées
IT
EP
Archiver
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6. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
un nombre réduit d'aides visuelles
un seul thème par visuel
de l'animation
Slides
T
peu de texte sur chaque visuel de la couleur
EN
des images, des dessins, des graphiques
complémentarité PAROLE / VISUEL
EM
utilisez les différents supports
AG
Eviter les notes papiers
Accrocher l'attention
AN
(anecdote)
-M
Parlez assez fort
'Présentation' Evitez les mains dans les poches
Comportement Divers
11
Attention à la tenue en fonction
20
de l'auditoire
J'annonce ce que je vais dire
TI
Appliquez la règle de 3 je le dis
-M
je résume ce que j'ai dit
post- it
A
IT
travail en groupe
EP
tour de table
animation faire participer
questions
Quiz
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7. Multimédia et Technologies de l'Information Management et Organisation 20 @Cyril Reinhard
date
heure (et durée)
lieu
convocation
Participants
T
EN
Objet de la réunion et Agenda
vidéo projecteur
EM
matériel tableau
papier, crayon
AG
nombre de personnes
AN
logistique salle
moyens Transport
-M
Sondages
Memo "Organisation"
Forum
11
Technologies Blog
20
Intranet : Web Conf
GED : Gestion Electronique de Documents
TI
Budget
-M
Organiser une réunion ne signifie pas
obligatoirement "se réunir dans une
salle" !
A
Conférence téléphonique
IT
Acrobat Connect
Web Conférence
Type de réunion
EP
WebEx
Dans un salle, classique
Il peut être efficace et utile de combiner des solutions. Par exemple, avant
la réunion vous pouvez mettre en place un forum de discussion permettant
de débattre sur les sujets, après la réunion vous pouvez mettre en place un
sondage pour vérifier que les messages sont bien passés, pour diffuser les
documents et le compte rendu....
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