つまらない仕事も劇的改善！カスタムアプリを使った業務改革事例

1. つまらない仕事も劇的改善！
カスタムアプリを使った業務改革事例
1

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講師紹介
サイボウズ Office
エバンジェリスト
熱田 優香

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撮影 / シェアOK
周りの方へのご配慮をお願いします！

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資料について
サイボウズ Officeタイムラインにて
後日シェアさせていただきます

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カスタムアプリとは？

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開発の知識がなくても、自社の業務に合わせて
Webデータベースを簡単に作れる機能です
カスタムアプリ
顧客管理
アプリ
案件管理
アプリ
売上情報
アプリ

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例えば、日報

8. 8
実際の画面をご覧ください

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カスタムアプリでできること
リアルタイムの情報共有、
ステータス管理 自動集計

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100種類以上のテンプレートから選べる

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日報 案件管理 クレーム管理 見積書管理 契約書管理 アンケート
社内FAQ ホームページ
制作・更新管理
ヒヤリハット 不動産
売買管理
制作プロジェクト
管理
返品・交換管理
使い方は無限大

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本日ご紹介する事例①
エクセル
既存業務の置き換え事例
電話
カスタムアプリ
メール 紙

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さらに一歩上をいく使い方
本日ご紹介する事例②

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メール・紙・エクセルの業務を
らくらく置き換え！
〜株式会社スキャンインター様〜

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株式会社スキャンインター様
• 社員数12名（2014年5月現在）
• 北欧の伝統製品を輸入販売
• 営業 兼 情シスが「サイボウズ Office」を導入・管理
• スケジューラーを探していたときに、
カスタムアプリでできる業務改善に可能性を感じる

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さまざまな非効率な業務
エクセルの
商談管理 紙の申請メールの日報

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エクセルからの脱却
エクセル カスタムアプリ

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形がどんどん変わる、エクセルでの商談管理・・・
・商談の進捗をエクセルで管理していた
・各営業マンが独自に形をカスタマイズするため、
進捗報告の形がグチャグチャ
・確認・集計がやりづらかった

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商談進捗管理アプリ

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実際の画面をご覧ください

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フォームが統一されて見やすく

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ルックアップで、表記ゆれもなくなる

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集計の手間が省けた！

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通知も出せる！
もうそろそろ訪問しよう

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紙からの脱却
紙の申請書 カスタムアプリ

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社長の外出が多くて、勤怠申請が滞る
・紙で勤怠の申請をしており、
社長が全部サインしていた。
・社長の外出が多く、紙の申請を
確認できない状態がありがち。

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勤怠管理アプリ

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休みの申請は勤怠管理アプリで

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外出先でも承認できて、スピードアップ！

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休暇の集計も手間いらず！

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勤怠ならこれも：タイムカードアプリ

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勤怠管理パックがあります！

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メールからの脱却
メール カスタムアプリ

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散乱するメール日報にサヨナラ！
・日報はメールで運用。
「CC：全社員」で日報を送りあっていた。
・バラバラにくる日報のメールが散乱。

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日報アプリですっきり見やすく！

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さまざまな非効率な業務
エクセルの
商談管理 紙の申請メールの日報

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カスタムアプリに置き換えたら変わった！
エクセル カスタムアプリ紙
メール

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電話で行っていた社内のやり取りを
カスタムアプリで効率化、集計・分析もできるように！
〜豊資会グループ様〜

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豊資会グループ様
• 社員数408名（2014年5月現在）
• 医療・介護事業を運営
• 「サイボウズ Office」が院内のIT化を促進

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電話からの脱却
電話 カスタムアプリ

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社内からの依頼、電話で受けるのはもう無理…
・システム部門への依頼は、すべて電話経由
・電話がくると、他の作業は停止
・同じような依頼も多い…
・依頼の進捗がわかりづらい
・ノウハウ・記録もたまらない

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システム連絡帳アプリ

43. 44
実際の画面をご覧ください

44. 45
優先度順に対応できるように

45. 46
依頼に紐づいたコメントもできる

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ノウハウも溜まっていく
同じようなトラブルも、
カスタムアプリのコメントに
対処方法が書いてあるから
他の人でも対応できる！

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実績もわかるように
実際の作業工数を登録し、
システム管理課の実績報告にも活用

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お客様の声
「情報システム部門は
一般的に成果が見えづらい部門。
実績を報告できるようになったことは
大変嬉しいです」

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しかし、それだけでは終わらなかった！

50. 51
カスタムアプリで余裕を持って
対応できるようになったものの、
まだまだ社員からの問い合わせが多い…

51. 52
ITトラブル解決ナレッジアプリ

52. 53
検索すると…答えが出てくる！
PC 検索

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社員が自己解決する仕組みを
トラブル解決ナレッジを見れば、
だいたいのことは
解決できるぞ！

54. 55
ナレッジアプリと依頼アプリの二刀流
ここ見たら
だいたい
載ってるよ！
ナレッジアプリで
問い合わせ数削減
依頼アプリで
作業効率アップ
➕
解決しなかったら
こっちに
登録してね！

55. 56
サイボウズの例

56. 情シスへの依頼アプリは、テンプレートに！

57. 社内Q&Aアプリも、テンプレートに！

58. 情シス以外でも使える！

59. 60
まとめ
エクセル 電話メール 紙
既存の業務を置き換える

60. 61
まとめ
依頼系は、ナレッジアプリと二刀流で
ナレッジアプリで
問い合わせ数削減
依頼アプリで
作業効率アップ
➕

61. 62
さらに一歩上をいく！カスタムアプリの使い方

62. 63
掲示板からの乗り換え
掲示板 カスタムアプリ

63. 64
株式会社 大都様
• 社員数59名
• 1937年に創業され、今年で創業76周年を迎える老舗企業
• 電動工具や作業工具など40万点を販売。
• 3代目社長からネット通販を開始。

64. 掲示板でのデザイン依頼を、カスタムアプリに！
掲示板だと
ステータス管理しづらい…
カスタムアプリなら
依頼と進捗を一覧化できる！

65. デザインの依頼は、一つの掲示板でやっていた
ここに依頼すれば
いいんだな

66. 一つのデザインを頼むのにも、やりとりが多い
広告用のバナーをお願いします。
期限は今月中でお願いします。
サイズはどうしますか？
色に希望はありますか？
あ、サイズは1200×560pxで
お願いします

67. 掲示板だと、やりとりで埋もれてしまう・・・
あと、このロゴもいれたいです！
要件をバラバラに伝えられて
案件管理しづらいなあ・・・
修正もお願いしていいですか？

68. さらに複数の依頼が一つの掲示板だと辛い・・・
A社のチラシの件ですが
納期を早めたいです
B社のバナーなんですけど、
色が…
商品Cのカタログページの件
どうなりました？
アイコンの件、
素材をください

69. 掲示板でのデザイン依頼を、カスタムアプリに！
カスタムアプリなら依頼と進捗を一覧化できる！

70. 案件に対するステータス・納期がわかりやすい

71. 依頼と紐づいてコメントできる！

72. 必須項目の指定で、漏れもなくなる

73. 掲示板でのやりとりは、カスタムアプリで
クレーム管理 シフト変更依頼 契約書作成依頼

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絵文字とカスタムアプリの合わせ技
絵文字 カスタムアプリ
➕

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株式会社スクリプト様
• 社員数52名（2016年12月現在）
• 「人事」を支えるシステム導入・開発を中心に行う
• 複数人でプロジェクトを担当し、担当企業に常駐するため、
月1回の「帰社日」はあるものの、
社員同士顔を合わせる機会は少ない

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稼働状況共有アプリ
仕事の調子をアイコンで表現！
☀ ：順調（ほぼ定時帰り）
☀☁：残業あっても少ない
☁ ：毎日残業
☂ ：過度に残業
（株式会社スクリプト様のご利用事例）

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絵文字との組み合わせで、入力工数を減らそう
絵文字 カスタムアプリ
➕

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スケジュールと工数管理アプリの合わせ技
スケジュール カスタムアプリ
➕

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小川会計事務所 様
• 社員数6名（2018年現在）
• 会計事務所
• 顧問先の契約金額が妥当であるかを調べるために、
顧問先別にどれくらい工数を割いているのか
計算する必要がある

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Before
日報アプリで工数管理をしていたが、
工数を入力するのが面倒で、
あまり浸透していなかった

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カスタムアプリは便利だけど、入力が面倒・・・
もっと楽に工数管理をする方法はないだろうか？

82. 83
スケジュールのデータを、流しこもう！
スケジュール カスタムアプリ

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スケジュールを利用することを思いついた
予定が終わったら…

84. 85
予定メニューを変更

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予定メニューを変更

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「予定」から「確定」に変えて、実績を入力

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スケジュールのデータを、CSVでカスタムアプリへ
スケジュール CSVデータ カスタムアプリ

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実績だけがカスタムアプリに入る

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誰がどんな作業をしたのか一目瞭然
スケジュールさえちゃんと
登録していれば、
集計ができて楽だね！

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顧問別の工数もわかる

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スケジュール入力するだけで、工数計算できる
スケジュールを入力するだけで工数管理ができるよう
に！
サイボウズ Officeを使って業務効率化をして、しっか
り実績を出しつつ、休む時には休むのが理想です。
導入担当者
中田さん

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スケジュールを利用した工数管理アプリ、あります！
顧問先別/業務内容/担当者別
に工数管理ができます

93. 94
終わりに

94. 95
カスタムアプリの上手な使い方
エクセル 紙メール 電話
既存の業務を置き換える

95. 96
依頼系は、ナレッジアプリと二刀流で
ナレッジアプリで
問い合わせ数削減
依頼アプリで
作業効率アップ
➕
カスタムアプリの上手な使い方

96. 97
掲示板でやりづらい業務はカスタムアプリに
カスタムアプリの上手な使い方
掲示板 カスタムアプリ

97. 98
入力工数を減らす工夫をする
カスタムアプリの上手な使い方
スケジュールの
CSVデータ
絵文字

98. これからの働き方

99. 出社しなくても仕事できるように
物理的なリアルオフィス ネット上のリアルオフィス
これからは「サイボウズ Officeに出社」が当たり前の時代に

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ITツールを活用している会社は、利益の伸長率も高い
H28 規模別・業種別の中小企業の経営課題に関する調査
公益財団法人 全国中小企業取引振興協会実施

101. 102
カスタムアプリを使うには
契約中の方 検討中の方
まずは30日間の
無料お試し
プレミアムコースへの
プラン変更
（800円/1ユーザー）

102. 103
カスタムアプリが気になる方は
カスタムアプリ
TOP100チラシを
ご覧ください

103. 105
次のセッション 15:40〜

104. 106
サイボウズ Officeが気になる方は
ブースにて
お待ちしております

105. 107
資料について
サイボウズ Officeタイムラインにて
後日シェアさせていただきます

106. 108
カスタムアプリなら業務もコミュニケーションも改善できる！

107. 109
さあ始めよう、
カスタムアプリを使った業務改革！
〜ご清聴ありがとうございました〜