IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LAS EMPRESAS DEL CENTRO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE CARTAGENA Autores: ENRIQUE DE JESUS BOSSA LLAMA ADRIANA PAOLA FLOREZ FONTALVO DAYLESTER LIESET ORTIZ OSPINO

1. PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN
IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LAS EMPRESAS
DEL CENTRO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE CARTAGENA
ENRIQUE DE JESUS BOSSA LLAMA
ADRIANA PAOLA FLOREZ FONTALVO
DAYLESTER LIESET ORTIZ OSPINO
ASESOR DEL PAT
XIOMARA MARTINEZ
COORDINADOR DEL PAT
MARELIS MULFORD
CORPORACION UNIVERSITARIA RAFAEL NUÑEZ
FACULTAD DE CIENCIAS CONTABLES Y ADMINISTRATIVAS
PROGRAMAS DE ADMINISTRACION DE EMPRESAS
II SEMESTRE
CARTAGENA-BOLIVAR
MAYO- 2010
1

2. CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN
1. NÚCLEO PROBLEMICO--------------------------------------------------------2
2. MATERIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO---------------------3
3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA----------------------------------------4
3.1 Descripción del problema---------------------------------------------------5
4. OBJETIVOS-------------------------------------------------------------------------6
4.1 Objetivos generales----------------------------------------------------------6
4.2 Objetivos específicos.-------------------------------------------------------6
5. IMPACTO INTERNO-------------------------------------------------------------7
6. MARCO REFERENCIAL--------------------------------------------------------8
6.1 funciones de la administración.-------------------------------------------8
6.2 Planeación --------------------------------------------------------------------9
6.3 Organización ----------------------------------------------------------------10
6.4 Marco legal-------------------------------------------------------------------11
6.5 Marco conceptual.----------------------------------------------------------13
7. DESARROLLO-------------------------------------------------------------------14
7.1 Reseña histórica INRED4------------------------------------------------14
7.2 Funcionarios-----------------------------------------------------------------15
7.3 Estructura interna de INRED4------------------------------------------16
7.4 Política de calidad de INRED4------------------------------------------17
7.5 Sistema de gestión de calidad------------------------------------------18
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3. 7.6 Rol del proceso de planeación dentro de SGC---------------------19
7.7 Funciones de INRED4-----------------------------------------------------20
7.8 Políticas del coordinador de INRED4----------------------------------22
7.9 Valores de INRED4--------------------------------------------------------23
8. Conclusiones---------------------------------------------------------------------24
9. Recomendaciones -------------------------------------------------------------25
10. Bibliografía------------------------------------------------------------------------26
3

4. INTRODUCCION
En esta investigación podemos observar sobre la importancia de la planeación y
organización en las empresas del centro histórico de la ciudad de Cartagena,
como funcionan y cuáles son las estrategias del administrador en una empresa,
empezando con su perfil y culminando con su desempeño en esta.
El administrador de empresas cumple con labores como planificar, dirigir,
organizar evaluar, entre otras. Para dedicarse en la misma a realizar actividades
económicas; y lograr óptimos resultados de los objetivos requeridos en una
organización.
4

5. 1. NÚCLEO PROBLEMICO
1.1 IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN EN LAS
EMPRESAS DEL CENTRO HISTÓRICO DE LA CIUDAD DE CARTAGENA.
5

6. 2. MATERIAS QUE PARTICIPAN EN EL PROYECTO
ADMINISTRACIÓN: La administración hace un gran aporte en este proyecto ya
que se enfoca en los procesos administrativos que son la planeación,
organización, dirección y control de las empresas, con el fin de aplicar los
conocimientos apropiados para alcanzar los objetivos propuestos de una
organización este papel se debe saber cómo es el comportamiento de la gente,
como individuo y como grupo.
ECONOMIA: Es de gran influencia en este proyecto ya que se enfocan las
variables económicas de un país o empresa. De hecho la planeación y
organización conlleva al mejoramiento del país con un ambiente adecuado para
lograr el futuro de la organización.
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7. 3. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Investigar cómo está constituida el área administrativa de la INRED 4 y
cómo funciona la planeación y organización de la empresa para construir
una comunidad académica entre estudiantes, docentes, profesionales,
entre otros; a partir de la investigación del quehacer del administrador de
empresas y sus funciones.
INRED 4 investigamos a fondo para adquirir conocimientos y trasmitirlos a
través de la universidad y en el campo laboral. De esta manera tener un
buen proyecto profesional en el futuro.
En esta investigación enfocamos a resaltar como está organizado el nivel
jerárquico de la INRED 4, sus funciones, estructura organizacional, áreas y
estrategias para aplicarlas en los distintos campos que este programa nos
ofrece.
7

8. 3.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA
De qué manera influye la planeación y organización de la INRED 4 en el ámbito
profesional, personal y laboral.
INRED 4 es una organización que agrupa en un solo ente administrativo, el
manejo presupuestal de las unidades operativas de la DIMAR en Cartagena y
Coveña, optimizando de esta manera el recurso humano, el factor logístico y
financiero, aprovechando los beneficios económicos que ofrece la adquisición de
bienes y servicios en gran escala.
8

9. 4. OBJETIVOS
4.1 OBJETIVOS GENERAL
4.1.1 ¿Cuál es la incidencia de la planeación y organización de la INRED 4
(Intendencia Regional DIMAR) como empresa del estado?
4.2 OBJETIVO ESPECÍFICOS
4.2.2 Elaborar una entrevista a la parte administrativa de INRED 4, para
determinar las funciones y estrategias administrativas de la empresa.
4.2.3 Identificar la planeación y organización en el proceso administrativo
al interior de la INRED 4.
4.2.4 Conocer las funciones y estrategias administrativas de la INRED 4
9

10. 5 IMPACTO INTERNO
Como estudiante realizamos una investigación en la INRED 4 (Intendencia
Regional DIMAR), para fortalecer conocimiento en la planeación y
organización.
Con este proyecto la corporación Universitaria Rafael Núñez se puede dar a
conocer en un ámbito social, local, y nacional. Colaborando con el desarrollo
de Cartagena para formar estudiantes íntegros e investigativos.
10

11. 6 MARCO REFERENCIAL
6.1 FUNCIÓNES DE LA ADMINISTRACIÓN
Se refiere a planear y organizar la estructura de órganos y cargos que componen
la empresa, dirigir y controlar sus actividades. Se ha comprobado que la eficiencia
de la empresa es mucho mayor que la suma de las eficiencias de los
trabajadores, y que ella debe alcanzarse mediante la racionalidad, es decir la
adecuación de los medios (órganos y cargos) a los fines que se desean alcanzar,
muchos autores consideran que el administrador debe tener una función individual
de coordinar, sin embargo parece mas exacto concebirla como la esencia de la
habilidad general para armonizar los esfuerzos individuales que se encaminan al
cumplimiento de las metas del grupo.
Desde finales del siglo XIX se ha definido la administración en términos de cuatro
funciones específicas de los gerentes: la planificación, la organización, la dirección
y el control. Aunque este marco ha sido sujeto a cierto escrutinio, en términos
generales sigue siendo el aceptado. Por tanto cabe decir que la administración es
el proceso de planificar, organizar, dirigir y controlar las actividades de los
miembros de la organización y el empleo de todos los demás recursos
organizacionales, con el propósito de alcanzar metas establecidas por la empresa.
Las funciones de la administración deben ser entendidas como la actividad y
obligaciones que la ciencia de la administración le impone a quien va a ejercerla, o
sea al administrador.
Estas funciones se clasifican de la siguiente manera
 Planeación o previsión
 Organización
 Integración y coordinación
 Dirección y liderazgo
 Control.
11

12. 6.2 LA PLANEACION
Ha sido considerada como la función más importante de todas, Consiste en fijar el
curso concreto de acción que ha de surgir, estableciendo los principios que habrán
de orientarlo, la secuencia de operación para su realización y determinación de
los objetivos y elección de los cursos de acción para lograr, con base la
investigación y elaboración de un esquema detallado que habrá de realizarse en
un futuro.
La planificación es el proceso de estableces metas y elegir los medio para
alcanzar dichas metas. Sin planes los gerentes no pueden saber cómo organizar
su personal ni sus recursos debidamente. Quizás incluso ni siquiera tengan una
idea clara de que deben organizar, sin un plan no pueden dirigir con confianza ni
esperar que los demás le sigan. Sin un plan, los gerentes y sus seguidores no
tienen muchas posibilidades de alcanzar sus metas ni de saber cuándo ni dónde
se desvían del camino. El control se convierte en un ejercicio fútil. Con mucha
frecuencia los planes eficientes afectan el futuro de todos.
La planificación es fundamental, ya que esta:
 Permite que la empresa este orientada al futuro.
 Facilita la coordinación de decisiones.
 Resalta los objetivos organizacionales.
 Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para
que la empresa opere eficientemente.
 Permite diseñar métodos y procedimientos de operación. Evita
operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo.
 Analiza donde estamos.
 Establece premisas
 Identifica medios y recursos.
 Implementa planes de acción.
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13. 6.3 LA ORGANIZACIÓN
La función de la organización tiene en cuenta la determinación y enumeración de
las actividades necesarias para lograr objetivos en la empresa.
La organización se considera eficiente en a medida en que facilite el logro de los
objetivos por parte de la gente, con el mínimo de costos y consecuencias
imprevistas.
La organización se fundamenta en la cooperación entre los individuos, surgiendo
asa un sistema de relaciones muy variado en la organización informal y un poco
más definida y controlada en la organización formal.
La organización de las actividades internas de la empresa debe tener en cuenta
hasta qué punto se debe centralizar o descentralizar la autoridad, dado que las
personas que “quieren estar en todo” pueden ser muy colaboradoras, pero se
pueden constituir en problema al hacerle perder flexibilidad a las funciones
administrativas.
“El propósito primordial de la organización es hacer posible la organización” 1, lo
cual conduce a establecer el hecho de que no es posible que un solo hombre tome
decisiones, surgiendo de esta manera la necesidad de delegar autoridad.
Pero esta delegación de autoridad no se puede realizar arbitrariamente, sino
cumpliendo con determinados principios que se constituyen como guías para
llevarla a cabo de la mejor manera posible.
para su estructura organizacional.
 Deberá conocer y entender plenamente el objetivo u objetivos
fundamentales de la empresa, así como lograr que todos los participantes
compartan ese amplio conocimiento del objetivo.
1
Brown, Alvin, organization of industry. Citado por koontz, Harold y o’ donnell, cyrill
13

14.  Deberá descomponer las actividades fundamentales en varias unidades
más pequeñas, a fin a fin de poderlas controlar y orientar más fácilmente.
 Deberá clasificar las anteriores unidades en grupos prácticos y funcionales.
 Deberá asignar el personal capaz de efectuar el trabajo y que se acomode
a las exigencias del puesto.
 Deberá delegar autoridad en forma suficiente y equilibrada, conforme lo
exijan las actividades y las funciones
6.4 MARCO LEGAL
SECTOR ADMINISTRATIVO MINISTERIO DEFENSA NACIONAL
DIRECCIÓN GENERAL MARÍTIMA
DECRETO NÚMERO 1512 DE 2000
Por el cual se modifica la estructura del Ministerio de Defensa Nacional y se dictan
otras disposiciones.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus atribuciones
constitucionales y legales, en especial las conferidas por el numeral 16 del artículo
189 de la Constitución Política y con sujeción a los principios y reglas previstos en
el artículo 54 de la Ley 489 de 1998,
DECRETA:
CAPITULO I: Sector Administrativo Ministerio Defensa Nacional
Artículo 1°. Integración del Sector Administrativo Defensa Nacional. El Sector
Administrativo Defensa Nacional está integrado por el Ministerio de Defensa
Nacional y sus entidades adscritas y vinculadas.
El Ministerio de Defensa Nacional tendrá a su cargo la orientación, control y
evaluación del ejercicio de las funciones de los organismos y entidades que
conforman el Sector Administrativo Defensa Nacional, sin perjuicio de las
potestades de decisión que les correspondan así como de su participación en la
14

15. formulación de la política, en la elaboración de los programas sectoriales y en la
ejecución de los mismos.
Artículo 2°. Dirección. La Dirección del Ministerio de Defensa Nacional está a
cargo del Ministro, quien la ejerce con la inmediata colaboración del Comandante
General de las Fuerzas Militares, los Comandantes de Fuerza, el Director General
de la Policía Nacional y el Viceministro.
Artículo 3º. Dirección de la Fuerza Pública. El Presidente de la República, de
acuerdo con el numeral 3º del artículo 189 de la Constitución Nacional, es el
Comandante Supremo de las Fuerzas Armadas de la República y como tal dirige
la Fuerza Pública y dispone de ella, directamente o por conducto del Ministro de
Defensa Nacional.
Artículo 4º. Objetivos del Ministerio de Defensa Nacional. El Ministerio de Defensa
Nacional tiene como objetivos primordiales la formulación y adopción de las
políticas, planes generales, programas y proyectos del Sector Administrativo
Defensa Nacional, para la defensa de la soberanía, la independencia y la
integridad territorial, así como para el mantenimiento del orden constitucional y la
garantía de la convivencia democrática.
Artículo 5°. Funciones del Ministerio de Defensa Nacional. El Ministerio de
Defensa Nacional tendrá, además de las funciones que determina el artículo 59 de
la Ley 489 de 1998, las siguientes:
Funciones Generales
Artículo 8°. Funciones del Ministro de Defensa Nacional. El Ministro de Defensa
Nacional tendrá, además de las funciones que le señale la Constitución Política,
disposiciones legales especiales y el artículo 61 de la Ley 489 de 1998, las
siguientes:
1. Diseñar y recomendar al Presidente de la República la estrategia de seguridad y
defensa nacional así como las políticas para su ejecución.
2. Delegar en dependencias y funcionarios subalternos el ejercicio de aquellas
funciones que por su naturaleza y cuantía, puedan serlo.
3. Dirigir la función de planeación del sector administrativo a su cargo.
4. Establecer políticas y aprobar planes, programas y proyectos en materia de
adquisiciones para alcanzar los fines de la estrategia militar.
15

16. 5. Ejercer la dirección, evaluación y control de gestión sobre el personal y los
recursos asignados al Ministerio de Defensa Nacional.
6. Revisar y aprobar los anteproyectos de presupuestos de inversión y de
funcionamiento y el prospecto de utilización de los recursos del crédito público del
Sector a su cargo.
9. Vigilar el curso de la ejecución del presupuesto correspondiente al Ministerio.
10. Crear, organizar, conformar y asignar responsabilidades a grupos internos de
trabajo mediante resolución, teniendo en cuenta la estructura interna, las
necesidades del servicio y los planes y programas señalados para el Ministerio, y
designar al funcionario que actuará como coordinador.
11. Crear, conformar y asignar funciones mediante resolución, a los órganos de
asesoría y coordinación que considere necesarios para el desarrollo de sus
funciones.
12. Dirigir las funciones de administración de personal conforme a las normas
sobre la materia.
6.5 MARCO CONCEPTUAL
EFICIENCIA: es el uso racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un
objetivo predeterminado.
CONTRIBUCION: Ayuda, colaboración o participación en el logro de un fin.
CENTRALIZACION: Hacer que varias cosas dependan de un poder central.
Reunir varias cosas en un centro común.
DESCENTRALIZACIÓN: La descentralización consiste en la delegación de poder
y toma de decisión hacia núcleos periféricos de una organización
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: son los diferentes patrones de diseño para
organizar una empresa, con el fin de cumplir las metas propuestas y lograr el
objetivo deseado.
VISIÓN GLOBAL: te permite saber si con un pequeño cambio puedes hacer que
lo malo torne en bueno o, si por el contrario, tendrás que hacer un gran esfuerzo
para conseguir el mismo objetivo. También te permitirá saber en qué dirección
harás el menor esfuerzo para conseguir el mismo objetivo.
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17. SUBORDINADO: es la persona que se encuentra bajo las órdenes de otra.
OBLIGACIÓN: Una obligación o deber es la situación en la cual una persona
tiene que dar, hacer, o no hacer algo según la moral que posee.
RACIONALIZACION: justificación consiente de una conducta relevante que hace
otras motivaciones generalmente inconscientes.
SISTEMA: Conjunto de elementos (procesos) interrelacionados con un objetivo
especifico.
GESTIÓN: Es todo aquello que se hace para alcanzar un objetivo.
CALIDAD: Grado en que se satisfacen los requisitos y expectativas de un usuario.
17

18. 7 DESARROLLO
7.1 RESEÑA HISTORICA INRED4
La Seccione Administrativa Regional DIMAR No. 4 (SEARD 4), como una
unidad administrativa de la Dirección General Marítima en la guarnición de
Cartagena, empezó a funcionar a partir del 01 de enero del año 1999 y por el
termino de un año, como periodo de prueba, dispuesto la DIRECTIVA
TRANSITORIA No. 009/98 (No. 5536 /-DIMAR-DIVAD-SECOR-335), 28
de diciembre del 1998.
Luego entonces, mediante DIRECTIVA PERMANENTE No. 001/99 (No.
001/DIMAR- DIVAD – SECOR – 335 del 22 de enero del 1999, cambian su
nombre como “Intendencia Regional DIMAR No. 4”, y esta fecha es tomada
como la fecha de celebración de aniversario (22 de enero del 1999).
PROPOSITO DE CREAR LAS SEARD´S HOY LLAMADAS INRED´S:
Las SEARD’S , (Hoy en día llamadas INRED’S, se crearon con el propósito
liberar a los Capitanes de Puerto, Directores de Centro, Jefes de Señalización
Marítimas y Comandantes de Unidades a Flotes, de la carga administrativa, a fin
de que orientaran su esfuerzo de Dirección y Mando, al cumplimiento de las
misiones propias de cada Unidad, mejorando su nivel operacional y la
integración de todos los recursos al funcionar como “Secciones
Administrativas”, en un grupo único de trabajo, y a la vez suplir las deficiencias
de carácter fiscal, al no contar con el personal suficiente en cada regional.
Inicialmente a la INRED4, se le asignaron las siguientes unidades:
1. Señalización Marítima.
2. Capitanía de Puerto de Cartagena (Contabilidad y Control Presupuestal)
3. Buques oceanográficos e hidrográficos:
 ARC “Malpelo”,
 ARC “Providencia”,
18

19.  ARC “Quindío” y el buque Balizador ARC “Abadía Méndez”, este último a
cargo de SEMAC y con presupuesto independiente para su reparación.
En el año 2000, se adscribe a INRED4, el Centro de Investigaciones
Oceanográficas e Hidrográficas (CIOH), mediante oficio No. 030800R/DIMAR –
DIVAD-335 del 3 de enero del 2000.
7.2 FUNCIONARIOS
La intendencia Regional DIMAR No. 4 (INRED4), empezó funcionar en el
año 1999 con quince (15) trabajadores, integrado en su gran mayoría por
funcionarios del área administrativa de SEMAC y otras unidades como CP5
y CIOH, como se puede observar en el organigrama:
ESTRUCTURA INTERNA GINRED4 CONVENCIONES
Dirección/División/Capitanías
Centros
Buques
Área
Grupos
DIRECCION GENERAL MARITIMA Línea de Autoridad
Línea de Coordinación
DIVISION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA
ASESOR 04 ARC
JURIDICO
= 17 + 2 CONT = 19
GRUPO INTENDENCIA REGIONAL DIMAR No.4 01 -05- 11
OF - SUB- CIV 07 DIMAR
ASISTENTE GINRED4 CONTROL INTERNO
ASISTENTE C I
AREA FINCIERA AREA LOGISTICA
CONTRATOS CONTRATACION
AUXILIAR DE PRESUPUESTO MENOR CUANTIA
PRESUPUESTO
ALMACEN
PAGADURIA CONTRATACION
BODEGA DE REPUESTOS DEL 10% DE LA
AUXILIAR DE BUQUES MENOR CUANTIA
CONTABILIDAD CONTABILIDAD
BIENES INMUEBLES
SEGUIMIENTO
CONTRATOS
ACTIVOS FIJOS
SISTEMAS
15
 Se le asignó el nombre de Grupo Intendencia Regional No. 4,
(GINRED4), mediante Resolución No. 0094 del Primero de septiembre de
2004. El Grupo Intendencia Regional No. 4, (GINRED4), continúa
creciendo en cada uno del sub- procesos, que desarrolla como es el caso
de:
19

20.  La descentralización del Manejo de los inventarios a través del programa
SINFAD, que se viene llevando desde el mes de septiembre de 2007.
 La descentralización de la Contabilidad a través del programa CNT, que
se dio en el mismo año 2007.
 En el año 2009 se implemento el Sistema integrado de información
financiera (SIIF), lo anterior con el fin de aportar al mejoramiento del
proceso de Gestión Administrativa Y Financiera.
7.3 ESTRUCTURA INTERNA DE INRED 4
Actualmente el GINRED4, tiene adscritas ocho (8) unidades de la Dirección
General Marítima, llevando el proceso Logístico Administrativo, incluyendo su
propio presupuesto para un total de nueve (9). Cuenta con 19 funcionarios
incluyendo al intendente.
El nivel jerárquico de INRED 4 está organizado de la siguiente forma:
20

21. 7.4 POLITICA DE CALIDAD DE INRED 4
TIENE COMO DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO:
1. Ofrecer sus servicios al Sector Marítimo con Calidad, mediante criterios de
Efectividad y Mejoramiento Continuo en todos sus procesos
2. Emplear los recursos de manera eficaz a través de funcionarios
competentes y comprometidos con el fortalecimiento de nuestra gestión
institucional. Proyectar a la Dirección General Marítima (DIMAR) como
una autoridad influyente en los ámbitos Nacional e Internacional.
La Dirección General Marítima, con fundamento en su direccionamiento
estratégico, ofrecerá sus servicios al sector marítimo con calidad, mediante
criterios de efectividad y mejoramiento continuo en todos sus procesos,
empleando los recursos de manera eficaz a través de funcionarios competentes y
comprometidos con el fortalecimiento de nuestra gestión institucional, lo cual
resultará en la proyección de DIMAR como una autoridad influyente en los ámbitos
nacional e internacional”
OBJETIVOS DIRECTRICES DE LA POLÍTICA DE PERSPECTIVAS
ESTRATÉGICOS Y DE CALIDAD BALANCED
CALIDAD SCORED CARD
1. Incrementar la 1. Ofrecerá sus servicios al sector 1. Perspectiva del
facilitación y eficiencia en marítimo con calidad Cliente
los servicios a la
comunidad.
2. Incrementar la 2. Efectividad y mejoramiento 2. Perspectiva
efectividad en los procesos. continúo en todos sus procesos. Procesos Internos
3. Potencializar el Talento 3. Funcionarios competentes y 3. Perspectiva
Humano y las tecnologías comprometidos con el Aprendizaje y
de información y fortalecimiento de nuestra gestión Desarrollo.
comunicaciones. institucional.
4. Afianzar la sostenibilidad 4. Empleando los recursos de 4. Perspectiva
y eficacia financiera. manera eficaz. Financiera
21

22. 7.5 SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Beneficios de implementar y mantener un sistema de gestión de calidad:
INTERNOS:
1. saber qué es lo que se tiene que hacer y por qué se hace.
2. comunicación más fluida, con responsabilidades y objetivos establecidos.
3. reducción de reproceso, quejas y reclamos de clientes, uso eficaz y eficiente de
los recursos.
4. orientación hacia la mejora continua.
5. facilita el seguimiento, control, evaluación y mejoramiento de los procesos
EXTERNOS:
1. mejoramiento de la imagen de la entidad a nivel interinstitucional.
2. refuerzo de la confianza entre los usuarios actuales y potenciales. Para que el
sistema de gestión de calidad siga evolucionando requiere del liderazgo y
compromiso indeclinable de todos los funcionarios y de la alta dirección.
22

23. 7.6 ROL DEL PROCESO DE PLANEACIÓN DENTRO DEL SGC
El proceso es el encargado de liderar todas las actividades del Sistema de Gestión
de Calidad en cuanto a:
 Seguimiento de las ejecuciones de las acciones correctivas y preventivas.
 Seguimiento a los indicadores de gestión de los procesos.
 Verificación de los documentos publicados por los procesos en el
FTP://172.25.1.35
 Control, ajustes y actualizaciones sobre los documentos generales del SGC
(manual de calidad, procedimientos obligatorios, etc)
 Diseño de los formatos y documentos requeridos por el sistema
 Asesoría y acompañamiento a los procesos
ROL DE LA ORGANIZACIÓN DENTRO DEL SGC
23

24. 7.7 FUNCIONES DEL INRED 4
1. Brindar el apoyo logístico a las unidades de la Dirección General Marítima
adscritas a el GINRED4 (EN CARTAGENA, COVEÑAS y TURBO).
2. Elaborar en coordinación con los Comandantes, Directores y Capitanes de
Puerto los proyectos de presupuesto anual.
3. Asesorar a las Unidades en la elaboración de los proyectos de inversión que
deban ser aprobados por la Dirección General Marítima.
4. Ejecutar, a nivel regional, las políticas económicas formuladas por la
Dirección General Marítima.
5. Aplicar la cultura del autocontrol y desarrollar el control interno de acuerdo
con las normas y reglamentos vigentes.
6. Ejecutar las políticas que en materia fiscal emita la Dirección General
Marítima.
7. Coordinar, dirigir y controlar la administración de los bienes muebles e
inmuebles de la Dirección General Marítima, a nivel regional.
8. Coordinar con los comandantes y coordinadores de las unidades la
asignación y/o modificaciones a las partidas presupuestales requeridas
para atender el funcionamiento de las correspondientes unidades.
9. Coordinar, dirigir y controlar la ejecución de las partidas asignadas para
gastos de funcionamiento y de programas de inversión dispuestos por la
Dirección General Marítima, para las correspondientes unidades.
OBJETIVOS ESPECIFICOS AÑO 201
El grupo intendencia regional DIMAR no. 4, durante la vigencia 2010 se
compromete a mejorar los sub- procesos, con el fin de brindar una respuesta
oportuna a nivel central y sus unidades adscritas.
1. Mejorar la oportunidad del servicio logístico brindado a nuestras
unidades adscritas.
24

25. 2. Mejorar el proceso contractual, haciendo énfasis en el seguimiento de
los contratos.
3. Mejorar la comunicación con muestras unidades, afianzando la
comunicación con los comandantes, coordinadores y los supervisores.
4. Controlar de mejor manera la información (Jefatura y Recepción ,
quienes deben tener el control de la información que maneja cada
Sub- proceso para mantener actualizando el listado maestro de
documentos.
5. Motivar al personal para mantener los activos los sistemas
implementados por la DIMAR:
 Sistema de Gestión de Calidad (SGC)
 Sistema de Gestión Ambiental (SGA)
 Sistema Documental, Tablas de retención Documental (TRD)
 Afianzar el manejo y control de los inventarios fiscales, a través de
programa de revistas de inventarios a las unidades.
 Gestionar para la asignación de recursos para mantenimiento de los
bienes inmuebles de DIMAR a cargo de GINRED4, para su mantenimiento
y mejor presentación, Sanear el pago de los impuestos prediales.
OBJETIVOS ÁREAS INRED 4
 OBJETIVO COORDINADOR GINRED: Velar por el control y la
ejecución de los procesos administrativos.
 OBJETIVO DE PRESUPUESTO: Ejercer el control presupuestal de los
fondos asignados, mostrando celeridad de los procesos
 OBJETIVO DE CONTRATOS: Desarrollar y aplicar políticas que
generen la uunificación en el proceso contractual.
 OBJETIVO DE ALMACEN GENERAL Y BODEGA DE REPUESTOS
BUQUES OCEANOGRAFICOS: Controlar y conservar los bienes en
custodia.
25

26.  OBJETIVO DE TESORERIA: Ejercer el control en lo concerniente al
pago de compromisos y en la rendición de informes.
 OBJETIVO DE ACTIVOS FIJOS: Velar por el Control y conservación
de los bienes.
 OBJETIVO DE SISTEMAS Y SICE: Velar por el buen funcionamiento
de los equipos de cómputos y de los sistemas de Comunicación.
Registrar los contratos en el SICE y tomar las acciones para corrección de
las novedades.
 OBJETIVO DE BIENES INMUEBLES : Velar por la administración y
conservación de las Viviendas Fiscales a Cargo de GINRED4.
 SGC – CONTROL INTERNO GINRED4: Velar por el cumplimiento de las
actividades relacionadas con el Sistema de Gestión de Calidad.
7.8 POLITICAS DEL COORDINADOR INRED4
 COLABORACIÓN: La colaboración se debe dar como una actitud
permanente de servicio hacia el trabajo, hacia nuestros clientes internos
y externos. Colaborar es responsabilidad de todos, aunque facilitar el
proceso requiere de trabajar la fortaleza interna. Mirar a otro con una
actitud de amor y colaboración. Si cada uno aportara algo, se podrían
hacer grandes actos a favor para cumplir de la mejor forma posible
nuestra misión.
 FOMENTAR EL BUEN AMBIENTE LABORAL: Pueden haber
diferencias, pero no se puede mezclar lo laboral, con lo personal.
 RESPETO: Debe prevalecer el respeto entre los funcionarios, en todas
las instancias.
 COMUNICACIÓN LABORAL: El intendente debe estar enterado de todo
lo que ocurre en cada uno de los sub- procesos, debe existir la
comunicación permanente. Fortalecer la comunicación con su respectivo
homologo en la sede central.
 MANEJO Y CONTROL DE LA INFORMACIÓN : Que la información que
maneja el proceso llegue a través de la jefatura, en el caso de que los
funcionarios la reciban directamente a través de correos deben darla a
26

27. conocer a la Jefatura. La información es una base fundamental para la
toma de decisiones.
 CUMPLIMIENTO DE PLAZOS: Dar cumplimiento a los plazos
establecidos y dejar las evidencias que así lo demuestren. La asistente
de jefatura llevara el control del cumplimiento de plazos.
 MEJORAR EL PROCESOS : Fortalecer el compromiso de los
funcionarios para mejorar día a día el subproceso o actividades que
desarrolla, dando un valor agregado. Los funcionarios responsables de
cada Sub- proceso debe informar las novedades presentadas en el
Sub- proceso EJ: Novedades en los Programas, base de datos,
aplicativos que maneja (Se deben dejar las evidencias).
 Tenemos un punto fuerte que contamos con la oficina de control
interno, por lo que debemos apoyarnos al máximo para mejorar nuestros
procesos.
 CAPACITACIÓN Y BIENESTAR : Motivar a los funcionarios para que
se capaciten y motivar al personal como política de Bienestar
7.9 VALORES DE INRED 4
 HONESTIDAD: Como servidores públicos y con la misión del manejo
presupuestal de la unidades, los funcionarios del GINRED4, tendremos
presente el valor de la “HONESTIDAD”
 COMPROMISO: Comprometerse va más allá de cumplir con una
obligación, es poner en juego nuestras capacidades para sacar adelante
todo aquello que se nos ha confiado.
 RESPONSABILIDAD: La responsabilidad tiene un efecto directo en otro
concepto fundamental “LA CONFIANZA”. Confiamos en aquellas
personas que son responsables. El funcionario del GINRED4, esta
comprometido consigo mismo a cumplir con sus deberes y obligaciones,
para asumir y aceptar las consecuencias de sus actos libres y conscientes y
además tiene la responsabilidad de aportar su grano para apoyar a las
unidades en forma oportuna y eficiente.
 LEALTAD: Los que son leales poseen un alto sentido de compromiso y ello
les permite ser constantes en sus afectos y cumplidores de su palabra, son
27

28. sinceros, valientes, transparentes, firmes, agradecidos, constantes,
confiables y seguros
 SOLIDARIDAD: Se refiere a responder con acciones humanitarias ante
situaciones que pongan en peligro la vida, la paz, el orden y la seguridad de
los demás.
 JUSTICIA: Se entiende en dar a cada quien lo que corresponda por sus
méritos o actos. El personal GINRED4, tiene entera disposición para el
cumplimiento de sus funciones y se le otorgará a cada uno lo que le es
debido tanto con sus relaciones con el estado, con el público, superiores y
subordinados.
 RESPETO: Es establecer hasta donde llegan mis posibilidades de hacer o
no hacer, donde comienzan las posibilidades de los demás. El respeto es la
base de toda convivencia en sociedad.
 HUMILDAD: Tener nobleza. reconocer mis aciertos y equivocaciones, es la
base de toda convivencia en sociedad.
 COMPAÑERISMO: Se endiente como el compartir con otros, amistad entre
compañeros. Se recordará el siguiente pensamiento:
“LLEGAR JUNTOS ES EL PRINCIPIO, MANTENERNOS JUNTOS ES EL
PROGRESO; TRABAJAR JUNTOS ES EL ÉXITO” HENRY FORD.
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29. 8.CONCLUSIÓN
Con esta investigación podemos decir que fue de suma importancia ya que la
planeación y organización de INRED4 conduce de forma racional las actividades
de la planeación y organización.
Este proyectos podemos observar que INRED 4 es una empresa estructurada
que Brinda el apoyo logístico a las unidades de la Dirección General Marítima.
Este ente económico se preocupa por tener personal preparado, responsable,
honesto y con buena capacidad llevando acabo su manual de funciones y
políticas para los empleados. Posee divisiones de trabajo con el objetivo de
asignarle a cada empleado sus funciones actividades y responsabilidades con el
fin de realizar el trabajo con mayor precisión y eficiencia.
Este proyecto se trata que todos nosotros tengamos la capacidad suficiente para
ser buenos empresarios desarrollar ideas y organizar es una de las cualidades
que debe tener un futuro empresario, sin olvidar la fortaleza personal para llevar a
buen termino el proyecto que se piensa emprender, creyendo en lo que se hace y
estar seguro del éxito que se va alcanzar.
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30. 9.RECOMENDACIONES
Primero queremos darle las gracias a inred4 por permitirnos entrar a sus
instalaciones y de manera generosa otorgarnos la información que necesitábamos
para la elaboración de nuestro proyecto.
En nuestra experiencia la planeación y organización de INRED 4 es un modelo
muy importante para los estudiantes ya que posee una buena estructura
organizacional donde podemos observar que los administradores se concentran
en las especializaciones del cargo de los empleados, puesto que es principio de la
planeación y organización.
Le sugerimos a INRED 4 que continúe con su proceso ya que desempeña muy
buena labor, que siga perfeccionando sus estrategias y políticas para brindarle un
buen rendimiento a las unidades de la Dirección General Marítima.
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31. 9. BIBLIOGRAFIA
 SALAZAR GUZMAN, Robert. Análisis, descripción y diseño. Ed. Planeta
colombiana. Santa Fe de Bogota.2003
 DE BEAS, Antonio M. Organización y Administración de empresas. Ed.
norma .España. 2ooo
 SERRANO URIBE, Rymel. Planificación Participativa. Ed. Universidad
cooperativa de Colombia. Santa Fe de Bogota.2007
 http://www.gestionpolis.com/canales4/rrhh/perfilpro.htm.planeacion
estratégica
 KOONTZ WEICHRICH, Harold. Administración una Perspectiva Global,
Ed. Mc Graw Hill. España.1999.
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