1. Realizado por:
Guaimacuto, Angelica C.I.:24.231.947
Villlamizar, José Luis C.I.:14.931.663
Sección: SN
Titulo
PROPUESTA DE UN SISTEMA PARA EL CONTROL DE LOS PROCESOS EN EL
DEPARTAMENTO DE FACTURACIÓN PERTENECIENTE A LA EMPRESA
SERVI-TRUCK, UBICADA EN LA ZONA INDUSTRIAL LOS MONTONES,
BARCELONA-EDO ANZOÁTEGUI
Objetivos del sistema
Objetivo General: desarrollar e implantar un sistema automatizado que permita llevar el
control de los procesos que se realizan en este departamento de una manera más eficiente,
siempre con miras al futuro y al desarrollo y buen funcionamiento de la organización.
Objetivos Específicos:
Analizar la situación actual y plantear soluciones.
Minimizar los procesos manuales dentro del departamento de facturación.
Brindarle mayor facilidad y rapidez a la empresa para el manejo de la
información.
Agilizar el control de la información referente a la existencia de mercancía y la
facturación de cada una de las ventas efectuadas.
Brindar la seguridad necesaria para el resguardo de la información procesada.
2. Situación problema no estructurada
En la empresa Servi-truck, ubicada en Barcelona- Edo. Anzoátegui, que se dedica a la venta
de accesorios de maquinarias agrícolas, el departamento de facturación de esta empresa
tiene la función de llevar los registros de la facturación diaria y mensual, entradas y salidas
de mercancía utilizando los procedimientos adecuados, y de esta manera suministrar
informes a la gerencia tanto mensuales como anuales del comportamiento de la
organización.
Generalmente todas las empresas donde se maneja un volumen de flujo de información,
desean realizar sus operaciones de manera que se le ofrezca un buen servicio al cliente, y a
la vez los empleados se sientan cómodos al hacer su trabajo.
Esta empresa, es una organización de constante movimiento, por eso le es imprescindible
mejorar todos los controles de la misma, las fallas son originadas por procedimientos
manuales.
En ocasiones al llegar el cliente a la empresa y solicitar información sobre algunos
materiales, se deja mucho tiempo en espera al mismo.
Esto se debe a la falta de control en la entrada y salida del almacén: al no contar con un
sistema adecuado, ya que se lleva de forma manual, esto trae como consecuencia el
extravío de mercancía y pérdida económica para la empresa. Por ejemplo, al momento de
solicitar una información y no saber con seguridad con lo que se cuenta, es decir no hay
información actualizada y confiable, tienen que dirigirse al almacén para verificar si los
materiales se encuentran en stock físico.
3. Situación problema expresada
El área que se ha investigado está enfocada al control de ingreso y salida de material
(inventario, compras y facturación), lo cual en su mayoría son realizados de manera
manual.
En la empresa existe un personal encargado de la revisión del inventario de los accesorios
de las maquinarias agrícolas, al determinar que la mercancía se encuentra en la existencia
mínima, se realiza una orden de pedido para el proveedor o sucursal que les ha de enviar el
producto correspondiente para actualizar el stock físico, esto se realiza mediante un proceso
llamado compra, que genera una cuenta por pagar y actualiza el inventario, dichas facturas
son archivadas posteriormente en carpetas, de acuerdo a la existencia de mercancía se
realiza el proceso de venta, lo que genera la emisión de la factura, la cual actualiza la
existencia de los materiales.
La mayoría de los resultados de estos procesos son llevados en forma manual, por la
persona encargada de hacer el trabajo (por lo general esta persona por ser pasante o por no
poseer todos los conocimientos sobre el proceso retrasa este mismo). Esto genera un gran
volumen de papeles, aumentando así el proceso de verificación administrativo, lo que trae
como consecuencia, retrasos en la localización de información e inseguridad sobre los
datos.
Las consultas al almacén y a los archivos físicos son constantes, los cuales están mal
estructurados, debido a que la mercancía no tienen las ubicaciones correctas, hay que
buscarlos en diferentes estantes, o revisar las remesas que se han recibido en el día o en el
mes, para así saber con qué cantidades cuentan al momento de facturar o por ultimo revisar
el kárdex (manual).
4. Definiciones Raíz de los sistemas pertinentes
Servi-truck como ya se había mencionado antes es una empresa dedicada a la a la venta de
accesorios de maquinarias agrícolas, el departamento de facturación de esta empresa,
presenta fallas debido a que en su mayoría los procesos son realizados de forma manual.
Una vez construida esta breve definición de la problemática de la empresa, esta fue Servi-
truck verificada mediante el análisis CATWOE, el cual se describe a continuación:
Consumidores: Clientes de la empresa Servi-truck
Actores: Empleados del departamento de facturación, encargados de la revisión del stock
físico de los materiales, la entrada y salida de mercancía, las facturas entregadas al cliente.
(T)Proceso de transformación: - Entradas: Pedido de mercancía y/o material de parte del
cliente, revisión del stock físico.
- Salidas: facturación y entrega de mercancía.
Weltanschauung: Departamento de facturación e inventario, la cual lleva los registros de
facturación diaria y mensual y entrada y salidas de mercancía.
(O)Poseedor: Servi-truck, encargada de vender accesorios de maquinarias agrícolas.
(E)Restricciones del medio:
5. Modelo Conceptual
Este sistema está concebido de tal manera que ahorre gran cantidad de tiempo a la
organización en las operaciones que en ella se realizan, asegurando que a su vez la
información generada como resultado del procesamiento de ciertos datos en el sistema sea
confiable y segura.
1. Paso 1: El jefe de almacén genera una orden de compra, la cual es autorizada por el
gerente, se envía esta al proveedor, quien suministra la mercancía al almacén, se
verifica la cantidad y estado de la misma. El proveedor proporciona una factura la
cual va a un archivo llamado cuentas por pagar.
2. Paso 2: el cliente hace la solicitud de la mercancía al vendedor quien solicita los
datos del cliente y de la mercancía, luego va al almacén y pide al almacenista que
verifique si el cliente se encuentra moroso para poder despachar o no esto si la venta
es a crédito.
3. Paso 3: El jefe de almacén procede a preparar el pedido y la orden de envío,
suministra la mercancía junto a la orden de envío y la información del pedido.
4. Paso 4: Con la información sobre el pedido suministrada la secretaria prepara la
factura, quedando la copia en un archivo.
5. Paso 5: Se abona el pago la cuenta del cliente, se realizan los ajustes y se verifica el
saldo, mediante las consultas al archivo de cuentas por cobrar, si se cancela la
cuenta se le entrega el original de la factura al cliente.
6. Paso 6: Administración ajusta los saldos y actualiza las cuentas por cobrar,
consultando este archivo.
6. Comparación de los modelos conceptuales
Luego de haber analizado y estudiado ambos modelos, he podido notar que existe una gran
diferencia en los mismos, aun siendo realizados estos manualmente, las cuales detallo a
continuación:
1. En el modelo conceptual, se evita en gran parte la manipulación de tantos
documentos, debido a que al jefe de almacén generar un pedido ya está seguro de la
existencia física que posee en su stock.
2. En el primer modelo del sistema, hay mala organización del personal encargado de
la facturación a diferencia del modelo conceptual.
3. Cuando comparamos la situación estructurada se puede observar con claridad que el
proceso del sistema es muy complicado para el usuario.
4. En el segundo modelo, hay menos pérdida de tiempo, debido a que tienen las
ubicaciones exactas y saben qué clase de mercancía pueden despachar o pedir.
5. En el modelo conceptual, administrativamente se encuentra mas organizado, porque
hay menos manipulación de documentos.
7. Cambios deseables viables
Para la solución de la problemática existente, se han presentado las siguientes alternativas
de solución:
1. Adiestrar y capacitar el personal que actualmente se encuentra en la empresa para el
mejor manejo de sus procesos.
2. Desarrollar e implantar un sistema automatizado de información.
3. Utilizar los mismos procesos; pero con la salvedad de implementar procesos
informáticos para automatizar de una manera organizada el sistema ya existente en
dicha empresa; de esta manera se lograría satisfacer las necesidades o requerimiento
de Servi-truck.
4. Llevar un control de las ventas diarias, mensuales y anuales.
5. Hacer el manejo del sistema sencillo y amigable al usuario.
8. Acción para mejorar la situación problema
Luego de haber hecho una inspección minuciosa de los recursos operativos con que cuenta
la empresa, y a la vez tomando en consideración la opinión del Gerente de la empresa se
determinó de que la primera y segunda alternativa, es decir la primera solución adiestrar y
capacitar el personal que actualmente se encuentra en la empresa para el mejor manejo de
sus procesos y la segunda desarrollar e implantar un sistema automatizado de información,
son las más convenientes para la organización debido a que esta cuenta con los equipos
necesarios para un buen desarrollo de estas alternativas, dentro de la cual hay que destacar
los mismos procedimientos, pero desarrollados en un sistema automatizado. Todo va a
garantizar un óptimo resultado en el cual se le daría solución a todos y cada uno de los
requerimientos de la empresa, trabajadores y clientes.
