Quản lí nhóm làm việc ở nhà - phiên bản 1

QUẢN LÍ
NHÓM LÀM VIỆC Ở NHÀ
1.5.2020

• Agile Coach – Học viện Agile
• Cố vấn cao cấp Bravestars
• Thạc sĩ Công nghệ Phần mềm
• 10+ thực hành và tư vấn Agile
cho doanh nghiệp
• Huấn luyện ~ 100 doanh nghiệp
toàn quốc
• Đào tạo cho 4000+ quản lí
Phạm Anh Đới

Một số vấn đề doanh nghiệp lo lắng
khi nhóm làm việc ở nhà
qNhân viên không tập trung, năng suất và chất lượng kém
qTinh thần làm việc của nhân viên kém: chán, mệt mỏi,...
qKhông kiểm soát được thời gian làm việc
qTính kết nối của các thành viên kém

Một số nghiên cứu trên thế giới

Năng suất hơn
74%
Giữ nguyên
23%
Kém năng suất hơn
3%
GÓC NHÌN CỦA DOANH NGHIỆP VỀ LÀM VIỆC TỪ XA VÀ NĂNG SUẤT
http://blog.indeed.com/2018/11/14/remote-work-survey/

Người lao động
• 75% cuộc sống cân bằng hơn
• 57% giảm stress
• 54% tăng trách nhiệm đạo đức
http://blog.indeed.com/2018/11/14/remote-work-survey/

Xu hướng làm việc từ xa
• Tỷ lệ làm việc từ xa tăng 400% từ 2010 - 2019
https://www.techrepublic.com/article/how-remote-work-rose-by-400-in-the-past-decade/

Chúng ta đã chuẩn bị gì?

Các thành tố để
tạo ra kết quả cho
nhóm dự án
Sản phẩm/Dự án/Công
việc
Quy trình
Công cụ
Con người

Các doanh nghiệp thường chuẩn bị gì?
qCông cụ:
qQuản lí công việc
qGiao tiếp
qThông tin, sản phẩm
qQuy trình:
qBáo cáo
qNhân viên

#RemoteTeamKit
#RemoteWorkKit
cho mỗi thành viên
Quy trình
Vai trò của quản lí Công nghệ | Công cụ

Nhân viên làm việc hiệu quả

RemoteWorkKit của TỪNG nhân viên
Kiến thức & công cụ
Kỹ năng
Giải pháp
Thói quen
Để quản lí năng lượng, thời gian và công việc của nhân viên
Không gian Thời gian Sức khỏe Kết nối Giao tiếp Công việc Bảo mật ...

Tách không gian làm việc và nghỉ ngơi
• Không gian tránh xa các tác nhân
gây xao nhãng: âm thanh, ánh
sáng, gần cửa, TV
• Không làm việc ở không gian khác
để tạo kỷ luật
• Nói chuyện với người nhà rằng
đây là không gian làm việc
• Ăn mặc như đi làm – thậm chí cần
phải chỉnh tế hơn
• Rõ ràng đâu là không gian làm
việc để mọi người không làm
phiền

Thời gian
• Lên lịch: giờ làm việc, giờ nghỉ
• Hoặc: khi làm việc riêng thông
báo cho nhóm – đặt ký hiệu
đang ra ngoài
• Chia sẻ với nhóm để tiện phối
hợp và tạo kỷ luật cho bản thân

Sức khỏe - Nghỉ ngơi
• Lên lịch sẵn
• Cùng tập thể dục với nhóm
• Cùng nói chuyện với nhóm
#Pomodoro

Quản lí công việc
• Giao & nhận việc rõ ràng hơn: Sau khi
trao đổi thì ghi cụ thể ra
• Mục tiêu SMART hơn
• Chia việc nhỏ hơn & chuyển giao sớm
hơn
• Báo cáo kết quả thường xuyên
• Kỷ luật hơn
• Đúng giờ hơn
#Kanban

Quản lí công việc gia đình
• Lập việc và nói chuyện với mọi người trong gia đình viêc nào mình
có thể ủy quyền được
• Lưu ý cách xử lí với các tình huống khẩn cấp & bị gián đoạn công
việc

Giao tiếp
• Mic tắt nếu bị ồn
• Nhưng lúc nào cũng nhìn thấy mặt nhau
& loa lúc nào cũng bật
• Cafe cùng nhau (Nếu có thể)
• Trả lời nhanh hơn
• #HORENSO

Bảo mật & an ninh thông tin
• Mật khẩu
• Chia sẻ thông tin, file
• Thông tin công việc
• VPN

Rất nhiều tình huống khác nhau

Con cứ cuốn lấy mẹ
• Trốn ra một phòng riêng, khóa cửa
• Trốn sang nhà hàng xóm/người quen
• Ông bà đưa con đi chơi
• Thu xếp giờ làm việc thật sớm

Ở nhà chị em mặc định là nấu cơm
• Nhờ chồng nói chuyện với mẹ
• Nấu cơm đơn giản, nhanh

Lượng việc nhà tăng lên
• Chỉ tráng bát để tới tối rửa
• Thu xếp công việc nhà

Là người hướng ngoại – ở nhà chán
• Căn giờ nghỉ để mọi người cùng tán gẫu
• Thiết lập cặp/nhóm bạn nhỏ nói chuyện hằng
ngày
(Google Hangout, Zoom, Discord, Whereby)

Một số điểm cần làm tốt hơn
• Mục tiêu công việc rõ ràng hơn
• Kế hoạch công việc chi tiết hơn
• Tiến độ và các khó khăn cần sát sao hơn
• Thông tin giữa các thành viên nhóm cần đồng bộ rõ ràng hơn
• Phương pháp làm việc cần điều chỉnh thường xuyên

THAM KHẢO PHƯƠNG PHÁP SCRUM & KANBAN

30© Học viện Agile | www.hocvienagile.com
Để làm ra được sản phẩm cho tốt, chúng ta cần phải biết thật rõ
mình cần làm ra những sản phẩm có những tính năng gì, yêu cầu ra sao về mặt chất lượng hay thân thiện với người dùng.
Các yêu cầu này được viết ra, cập nhật liên tục trong một danh sách ưu tiên có tên
Product Backlog.
Chúng được hiện diện trước các bên liên quan trong quá trình phát triển,
Người được phân công thực hiện tạo lập và bảo trì là
Product Owner.

Công việc xây dựng phần mềm được giao cho
Nhóm Phát triển
gồm những người đủ chuyên môn để làm ra sản phẩm.
Họ ngồi lại với nhau để
Lập kế hoạch
“Tháng* tới đây chúng ta cần làm gì
Để có được (vài) chức năng quan trọng nào đó hoàn chỉnh
để “show hàng” vào cuối tháng”
*Nhóm sẽ lựa chọn việc có độ ưu tiên cao hơn để làm trước, chứ không phải việc dễ làm trước. Khối lượng công việc được
ước tính vừa vặn với khả năng của nhóm, tránh quá tải.

Kết quả của buổi họp lập kế hoạch
là một
Kế hoạch hành động chi tiết
Gồm mục tiêu và những việc cần làm trong tháng.
Bản kế hoạch này có tên là
Sprint Backlog.
Nó có thể được cập nhật liên tục khi làm việc.
Lạ nhỉ?

Dựa trên Bản kế hoạch ấy
Nhóm Phát triển hì hụi
ai có việc người ấy làm, tự giác
cộng tác chặt chẽ với nhau
Ngày nào cũng Họp J
15 phút mỗi ngày (không hơn)
Để đồng bộ hóa công việc của nhau, nắm tiến độ và phát hiện khó khăn, tìm cách
vượt qua và thúc đẩy công việc tiến lên.

Nếu có việc gì phải làm thêm,
hay bớt đi vài việc không cần làm nữa
thì cập nhật luôn vào
Sprint Backlog.
Cái này gọi là lập kế hoạch thích ứng (Adaptive Planning).
Nếu có vấn đề cần thảo luận kĩ hơn, Nhóm Phát triển cần ngồi lại với nhau để làm
cho ra nhẽ trước khi bắt đầu một ngày làm việc mới.
Update

Cứ như thế cho đến khi hết
Khung thời gian
(1 tháng hoặc ít hơn)
Khoảng thời gian hoạt động này gọi là Sprint
Scrum hàm ý: chúng ta phải hết sức tập trung, chạy nước
rút (sprint) để đạt được mục tiêu, rồi dừng lại lấy sức, rồi lại
tiếp tục nước rút.

Trong Sprint,
khi cần thiết, Nhóm Phát triển cùng với
Product Owner có thể phải ngồi họp để
Làm mịn
Product Backlog
(thêm, bớt, sắp xếp lại, chi tiết hóa…)

Hết mỗi Sprint,
Nhóm Phát triển cho ra
GÓI SẢN PHẨM
CHẤT LƯỢNG CAO
Đều như vắt chanh!

Cuối Sprint, Nhóm Phát triển
Cùng Product Owner nghiệm
thu kết quả của Sprint,
thật chi tiết và vui vẻ trong buổi
Sơ kết Sprint.

Chưa xong, còn phải ngồi lại xem thời gian vừa rồi
làm việc có ỔN không, có thể làm tốt hơn không, cố tìm bằng được cái gì đó để CẢI TIẾN cho tháng tiếp theo. Phiên họp bắt buộc này có tên
Cải tiến Sprint.

Rồi LẶP lại như thế, lặp đi lặp lại cho tới khi nào hoàn thành nhiệm vụ phát triển sản phẩm/dự án.

Trong suốt quá trình hoạt động,
ScrumMastertổ chức các cuộc họp, tháo gỡ khó khăn, đảm bảo các bên liên
quan làm việc đúng quy tắc và hiệu quả nhất.
Đây là một trong ba vai trò không thể thiếu trong một Nhóm Scrum.

Quy trình làm việc HIỆN ĐẠI để:
• Giải phóng quản lí
• Gia tăng sự tự chủ của nhân viên

TỪ KHÓA ĐỂ TÌM HIỂU SÂU HƠN
SCRUM KANBAN
SCRUMBAN AGILE

Vai trò lãnh đạo của
quản lí cần mạnh hơn bao giờ hết
• Huấn luyện nhóm
• Kết nối các thành viên nhóm
• Điều phối, hỗ trợ công tác
• Đặt mục tiêu công việc
• Tháo gỡ khó khăn
• Huấn luyện từng thành viên nhóm
• Xây dựng giải pháp
• Đào tạo

Kết nối & củng cố lòng tin
• Làm việc này như một việc
phải làm
• Xuất hiện trong lịch thay
vì cần thì làm
• Quản lí kết nối với nhân
viên định kỳ ngắn 15 – 30
để giải quyết vấn đề hoặc
đơn giản để tâm sự
• HORENSO

Công cụ giao tiếp & cộng tác

Đào tạo nội bộ
Tech-base Experiential Learning

Phiên bản tới sẽ bao gồm
• Quản lí hiệu suất của nhân viên và nhóm

Tìm hiểu thêm
• https://hocvienagile.com
• http://neomanager.vn
• https://agilearn.vn
• https://agilebreakfast.vn

Quản lí nhóm làm việc ở nhà - phiên bản 1

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Quản lí nhóm làm việc ở nhà - phiên bản 1

Ähnlich wie Quản lí nhóm làm việc ở nhà - phiên bản 1 (20)

Mehr von Đới Học viện Agile

Mehr von Đới Học viện Agile (20)

Kürzlich hochgeladen

Kürzlich hochgeladen (20)

Quản lí nhóm làm việc ở nhà - phiên bản 1