meeting organizer manual คู่มือบริษัทรับจัดการไมซ์ในประเทศ
•
20 gefällt mir•15,455 views
First manual for Domestic Destination Management Company by DMICE, TCEB. Also practical as meeting planner checklist.
Empfohlen
Weitere ähnliche Inhalte
Was ist angesagt?
Was ist angesagt? (20)
Ähnlich wie meeting organizer manual คู่มือบริษัทรับจัดการไมซ์ในประเทศ
Ähnlich wie meeting organizer manual คู่มือบริษัทรับจัดการไมซ์ในประเทศ (20)
Mehr von Chuta Tharachai
Mehr von Chuta Tharachai (17)
meeting organizer manual คู่มือบริษัทรับจัดการไมซ์ในประเทศ
- 2. อุตสาหกรรม การจัดประชุม (Meetings) เป็นการจัดประชุม สัมมนา ฝึกอบรม ของบริษัทเอกชนหรือองค์กรต่างๆ รวมถึงกิจกรรมสังสรรค์นอกสถานที่ ประจำ�ปี (company outing) เพื่อสร้างสัมพันธ์ในที่ทำ�งาน โดยบริษัทเป็นผู้ออกค่าใช้จ่าย ให้ผู้เข้าร่วมประชุม การท่องเที่ยวเป็นหมู่คณะ โดยบริษัทหรือองค์กรเป็น ผู้ออกเงินให้ เพื่อเป็นรางวัลแก่ บุคลากรในบริษัทหรือองค์กร ที่ทำ�ยอดขายถึงเป้า เพื่อสร้างแรงจูงใจในการทำ�งาน งานประชุมที่มีผู้เข้าร่วมจาก หลากหลายประเทศ จัดโดยรัฐบาล สมาคม หรือองค์กรที่ไม่แสวงหา กำ�ไร ซึ่งส่วนใหญ่จะเป็นงานประชุม ของกลุ่มคนที่มีความสนใจใน เรื่องเดียวกัน เช่น งานประชุมของ สมาคมการแพทย์นานาชาติ ครอบคลุมเรื่องการจัดงานแสดง สินค้าในประเทศไทย โดยผู้จัด อาจเป็นผู้จัดงานชาวไทย หรือ ผู้จัดงานจากต่างประเทศก็ได้ ตัวอย่างงานที่เราคุ้นเคย เช่น งาน OTOP หรืองาน BIG&BIH อุตสาหกรรมการท่องเที่ยวเพื่อ เป็นรางวัล (Incentives) อุตสาหกรรมการจัดประชุม นานาชาติ (Conventions) อุตสาหกรรมการจัดงาน แสดงสินค้า (Exhibitions) รู้จัก “ไมซ์” (MICE)
- 3. นักเดินทางไมซ์ ระยะหลังคำ�ว่า “นักเดินทางไมซ์” หรือ “นักเดินทางเพื่อธุรกิจ” เริ่มเป็นที่พูดถึงมากขึ้น โดยนักเดินทางกลุ่มนี้ มีลักษณะที่แตกต่างจากนักท่องเที่ยวทั่วไป โดยเฉพาะในเรื่องของ ค่าใช้จ่ายต่อหัวของนักเดินทางกลุ่มนี้ กล่าวกันว่ามี มูลค่าต่อทริปเฉลี่ยสูงกว่านักท่องเที่ยวมากกว่า 2-3 เท่าตัว โดยนักเดินทางไมซ์ เดินทางเข้ามาในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง มีจุดประสงค์เชิงธุรกิจที่อาจเกี่ยวเนื่องกับการเดินทางเพื่อ ร่วมประชุมบริษัท การท่องเที่ยวจากรางวัลที่ทำ�ยอดขายได้ทะลุเป้า การเข้าร่วมงาน ประชุมนานาชาติ หรือการเข้าร่วมงานแสดงสินค้าหรือนิทรรศการนานาชาติ ดังนั้นนักเดินทางไมซ์กลุ่มนี้จึงถือเป็น นักเดินทางที่มีคุณภาพ และมีความสำ�คัญ อย่างยิ่งต่อระบบเศรษฐกิจไทย
- 4. บริษัทรับจัดการธุรกิจไมซ์ คือ... บริษัทรับจัดการธุรกิจไมซ์ (Destination Management Company : DMC) คือ บริษัทที่ให้บริการออกแบบและดำ�เนินงานการจัดกิจกรรมอีเว้นท์ กิจกรรมท่องเที่ยว การขนส่ง กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการเสริมสร้างความสัมพันธ์ของ ทีมและองค์กร การให้บริการเกี่ยวกับการจัดประชุมอย่างมืออาชีพ โดยมีความรู้ความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับ ท้องถิ่นและมีความสัมพันธ์หรือเครือข่ายกับผู้ประกอบการในท้องถิ่น จะเห็นได้ว่าขอบข่ายงานของบริษัทรับจัด การธุรกิจไมซ์จึงมีอยู่อย่างกว้างขวาง และเป็น ฟันเฟืองที่ดีในการขับเคลื่อนอุตสาหกรรมท่องเที่ยว ดังนั้นยิ่งบริษัทฯ สามารถทำ�งานอย่าง มีมาตรฐานและตอบสนองความต้องการ ของลูกค้าได้มากเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสทางธุรกิจมากยิ่งขึ้น ทั้งยังจะเป็นส่วนสำ�คัญให้ ตลาดไมซ์ภายในประเทศเติบโตไปสู่ทิศทางที่ดีในอนาคต
- 5. DMC ทำ�อะไรบ้าง? EVENT รับจัดงานอีเว้นท์ ไมซ์ หรือกิจกรรมพิเศษ หรือ Special events ต่างๆ ที่ครอบคลุมทั้ง Social events และ Business events จัดโปรแกรมหรือกิจกรรม ท่องเที่ยว ซึ่งก็คือการให้ บริการจัดโปรแกรม ท่องเที่ยวตามความ ต้องการเฉพาะของ ผู้ใช้บริการ ให้บริการขนส่งและ โลจิสติกส์ โดยครอบคลุม การให้บริการและประสาน งานเกี่ยวกับการต้อนรับ และรับส่งสนามบิน การจัดการเดินทางรับ ส่งผู้โดยสาร บริการ พิเศษสำ�หรับลูกค้าวีไอพี จัดกิจกรรมสร้าง ความสัมพันธ์ของทีมและ องค์กร รวมถึงนันทนาการ และความบันเทิง (Entertainment) เกมส์ และ กิจกรรมละลายพฤติกรรม (Team Building) กิจกรรม การแข่งขันกีฬา (Recreation and Sporting) กิจกรรม Road & Walk Rally ให้บริการจัดการเรื่องที่พัก และสถานที่จัดงานไมซ์ เช่น การเลือก ตรวจสอบ หรือ ประสานงานกับสถานที่ จัดกิจกรรม การจัดระบบ ลงทะเบียน การจัดอาหารและ เครื่องดื่ม การจัดหา Guest Speaker ท้องถิ่น TOUR MEETING MANAGEMENT ACTIVITIY TRANSPORTATION ง
- 6. การวางแผน และออกแบบ SPECIAL E V E N T S
- 8. ก่อร่างความคิด วัตถุประสงค์ของงาน ต้องรู้ว่าเราจัดงานครั้งนี้เพื่อ อะไร เช่น อีเว้นท์เพื่อการบันเทิง อีเว้นท์เพื่อเพิ่มกำ�ไร ฯลฯ ธีมงาน เป็นสิ่งสำ�คัญที่ทำ�ให้งานอีเว้นท์ มีสีสันและดึงดูดความน่าสนใจ ผู้เข้าร่วมงาน ต้องรู้ว่ากลุ่มผู้เข้า ร่วมงานคือใคร ค่าใช้จ่าย ค่าใช้จ่ายนั้นเป็นสิ่งจำ�เป็น ที่สำ�คัญควรจัดสรรงบ ประมาณให้เหมาะสมกับ ลักษณะของงานที่จัด ช่วงเวลาจัดงานอีเว้นท์ ควรคำ�นึงถึงช่วงเวลาต่างๆ เช่น ฤดูกาล ช่วงเวลาวัน ในสัปดาห์ ช่วงเวลาใน แต่ละวัน ฯลฯ สถานที่จัดงาน ควรรู้จักเลือกสถานที่จัดงาน ให้สอดคล้องกับธีมงาน ผู้มีส่วนร่วมในการจัดงาน ทีมงานจัดการอีเว้นท์ควร มีความเป็นมืออาชีพ มี ทักษะ ความเชี่ยวชาญ
- 9. การวางแผนจัดงานอีเว้นท์ที่ดีจะก่อให้เกิดการทำ�งานที่ เป็นระบบ บริษัท DMC ควรเข้าใจถึงกระบวนการจัดงาน อีเว้นท์ โดยประการแรกสุดต้องกำ�หนดวัตถุประสงค์เลย ว่าการจัดงานอีเว้นท์นั้นมีจุดมุ่งหมายเพื่ออะไร จากนั้น กำ�หนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่าต้องการผู้เข้าร่วมงานเท่าไร ผู้เข้าร่วมงานคือใคร จำ�นวนของผู้สนับสนุนหลัก (สปอนเซอร์) ผลกระทบทางเศรษฐกิจต่อการจัดงาน อีเว้นท์ และผลกำ�ไรที่จะได้รับจากการจัดงานครั้งนี้ เมื่อ กำ�หนดเป้าหมายได้แล้ว จึงทำ�การร่าง Event Proposal ขึ้นมาซึ่งจะทำ�ให้มองเห็นภาพอย่างชัดเจนขึ้น และเพื่อให้ มองเห็นภาพชัดเจนมากขึ้นกว่าเดิม บริษัท DMC ควรที่จะ นำ�เครื่องมือต่างๆ ที่ใช้ในการวางแผน เช่น Gantt chart, Map, model, run sheet และ checklist มาช่วย การวางแผนจัดงานในครั้งนี้ด้วย การวางแผนจัดงาน T
- 10. • ประเภทของงานอีเว้นท์ • แนวคิดในการจัดงานอีเว้นท์ • แผนผังของงานการจัดอีเว้นท์ • ระบบการเข้างาน เช่น ฟรี ลงทะเบียน เสียเงิน • การทำ�การตลาดและโปรโมชั่น • จำ�นวนของผู้เข้าร่วมงาน หรือร่วมชม การออกแบบงานอีเว้นท์
- 12. รวบรวม ภาระงานทั้งหมดที่จะเป็นต้องมี ที่เกี่ยวข้อง กับการจัดงานอีเว้นท์ การวางแผนผัง งานอีเว้นท์เพื่อกำ�หนดจุดต่างๆ เช่น เวที เต็นท์ รั้ว ห้องน้ำ� ขยะ วิเคราะห์ จำ�นวนคนที่จำ�เป็นต้องใช้ในงาน อีเว้นท์นั้นๆ รวมไปถึงกระบวน การทำ�งานเฉพาะตำ�แหน่งนั้นๆ List จำ�นวน พนักงาน อาสาสมัคร รวมไปถึง หัวหน้า ทักษะที่จำ�เป็นต้องมีประสบการณ์ คุณวุฒิ ที่เหมาะสมกับตำ�แหน่งงาน จากนั้นจึงเข้าสู่ขั้นตอนการสรรหา การคัดเลือก และการรับตำ�แหน่งเพื่อให้ เหมาะสมกับงาน การคัดเลือกบุคลากร จำ�เป็นต้องตรงกับความต้องการ ทั้งทางด้าน คุณสมบัติ ทักษะ ประสบการณ์ต่อตำ�แหน่งงานที่ต้องการ ในการจัดการงานอีเว้นท์ T T T การสรรหาบุคลากรในการจัดงานอีเว้นท์
- 14. ผู้สนับสนุนในการจัดงาน จะเห็นได้ว่า งานอีเว้นท์ขนาดใหญ่หลายงานที่สำ�เร็จลุล่วง ส่วนหนึ่งเป็นผลมาจากการมีผู้สนับสนุนหลัก หรือสปอนเซอร์ เข้ามามีส่วนสนับสนุนในการจัดงานครั้งนี้ ไม่ว่าจะเป็นในรูปแบบของเงินช่วยเหลือ อุปกรณ์ต่างๆ เทคโนโลยีในการจัดงาน DMC จึงควรพิจารณา ในแต่ละงานว่าควรมีสปอนเซอร์สนับสนุนหรือไม่ และ ดำ�เนินการขอความร่วมมือในการจัดงานกับสปอนเซอร์ ที่เห็นว่าเหมาะสม โดยร่าง proposal ขึ้นมาเพื่อให้ผู้ที่ จะเป็นสปอนเซอร์เข้าใจอย่างชัดเจน พร้อมกับชี้แจง ผลประโยชน์ที่จะได้รับในการร่วมสนับสนุนการจัดงาน จำ�เป็นหรือไม่ที่จะต้องมี ผู้สนับสนุนในการจัดงาน.... T
- 15. องค์ประกอบของค่า Overhead เงินเดือนพนักงาน สิทธิประโยชน์ ต่างๆ ส�ำหรับ พนักงาน ค่าโฆษณา ประชาสัมพันธ์ ค่าเช่า ค่าซ่อม บ�ำรุง ค่าน�้ำค่าไฟ ค่าส่งของ ค่าเสื่อม ค่าเทคโนโลยี ต่างๆ ค่าเดินทาง, site inspection ค่าการตลาด, Hotel marketing, sale trips, tradeshows, Familiarization trips ค่า Overhead ความสามารถในการทำ�กำ�ไร (Profitability)
- 16. การคำ�นวนต้นทุน ต้นทุนของโปรแกรมหรือกิจกรรม (Program Costs) Program Costs ต้นทุนทางตรง Direct Costs เป็นต้นทุนที่เกิดขึ้น โดยตรง จากการด�ำเนิน การจัดโปรแกรม เช่น vendor costs ค่าท�ำ สัญญา ค่าใช้จ่ายที่เกิด ขึ้นระหว่างการวางแผน และประสานงาน ค่าส�ำรวจสถานที่ ค่ากิจกรรมบันเทิงต่างๆ ค่าพนักงาน เป็นต้น ต้นทุนทางอ้อม Indirect Costs หรือเรียกว่า ค่าโสหุ้ย หรือค่าใช้จ่ายด�ำเนินการ คือค่าใช้จ่ายที่ไม่ได้ เกี่ยวข้องกับการจัด กิจกรรม เช่น ค่าเช่า ส�ำนักงาน ค่าฝึกอบรม พนักงาน ค่าบริหาร ความเสี่ยง ค่าประกันภัย ค่าชดเชยพนักงาน เป็นต้น ต้นทุนผันแปร Variable Costs ต้นทุนผันแปร ที่เกิดขึ้นจากปัจจัย หลายอย่าง เช่น จ�ำนวน ผู้ร่วมงาน ตัวอย่าง ต้นทุนประเภทนี้คือ ต้นทุนอาหาร และเครื่องดื่ม
- 17. การคำ�นวนต้นทุน Margin และ Markup ต้นทุนที่เรียกเก็บโดยโรงแรม 10,000 บาท Markup 30% ราคาขาย 10,000 + (10,000 x 0.3) = 13,000 บาท ก�ำไรสุทธิ 13,000 – 10,000 = 3,000 บาท ร้อยละของก�ำไรสุทธิ 3,000/13,000 x 100 = 23% ต้นทุนที่เรียกเก็บโดยโรงแรม 10,000 บาท Margin ที่ต้องการ 30% ราคาขาย 10,000 / 0.7) = 14,285 บาท ก�ำไรสุทธิ 14,285 – 10,000 = 4,285 บาท ร้อยละของก�ำไรสุทธิ 4,285 / 14,285 x 100 = 30% การก�ำหนดราคาจาก Markup 30% การก�ำหนดราคาจาก Margin 30%
- 19. มีการใช้ความรู้และ วิจารณญาณมาวินิจฉัย การขนส่งผู้โดยสาร มีการกำ�หนด วัตถุประสงค์หรือ เป้าหมายทางการขนส่ง ผู้โดยสาร มีการกำ�หนดวิธีการที่จะ ปฏิบัติในอนาคต เพื่อเพิ่ม ประสิทธิภาพการดำ�เนิน งานขนส่งผู้โดยสาร และ ป้องกันไม่ให้เกิดสิ่งที่ไม่ ต้องการในอนาคต มีการกำ�หนด ผู้รับผิดชอบที่จะ ปฏิบัติงานตามแผน ขนส่งผู้โดยสาร มีการวางแผนการใช้ ทรัพยากรทั้งกำ�ลังคน เงิน วัสดุ และเวลา อย่างมีประสิทธิภาพ การออกแบบและให้บริการขนส่ง
- 21. วางแผนเริ่มต้น ในการวางแผนจัดโปรแกรมนำ�เที่ยวนั้นผู้จัดต้องมีข้อมูล การเตรียมการต่างๆ ที่ค่อนข้างรัดกุมทั้งจากการหาข้อมูล เบื้องต้น การเข้าไปสำ�รวจและประสบการณ์ในพื้นที่ที่จะ จัดโปรแกรมนำ�เที่ยว หากผู้จัดเป็นบุคคลในพื้นที่หรือมี ความชำ�นาญ ก็จะมีข้อได้เปรียบในการจัดโปรแกรมให้มี ความโดดเด่นและใช้ทรัพยากรท้องถิ่นได้อย่างเหมาะสม นอกจากนี้ยังเป็นตัวช่วยในการตัดสินใจเลือกสถาน ประกอบการที่เหมาะสมที่สุดที่เกี่ยวกับการนำ�เที่ยว เช่น โรงแรม สถานที่ท่องเที่ยวที่น่าสนใจ ร้านอาหารอร่อย ยานพาหนะ แหล่งซื้อของที่มีคุณภาพ เป็นต้น ในการเลือก นั้นต้องมีการคำ�นึงถึงความเหมาะสมทั้งด้านราคา ทำ�เล ที่ตั้ง การเดินทาง ความพึงพอใจของลูกค้า ความสามารถ ในการบริหารเวลา ซึ่งผู้จัดต้องหาข้อมูลทุกด้านให้มากที่สุด เพื่อป้องกันความผิดพลาดที่อาจจะเกิดขึ้นได้ T
- 22. ปัจจัยที่เป็นองค์ประกอบของโปรแกรมท่องเที่ยว DMC ควรต้องคำ�นึงถึง เพื่อใช้เป็นข้อมูลในการตัดสินใจเลือกใช้ ทรัพยากรสินค้า และบริการในโปรแกรมท่องเที่ยว ที่พัก แหล่งท่องเที่ยวยานพาหนะ ร้านอาหาร บริการนำ�เที่ยวและมัคคุเทศท์จุดแวะพัก
- 24. 1. กำ�หนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ในการจัดงาน 2. รวบรวมข้อมูลในอดีต ได้แก่ โรงแรมที่ลูกค้าเคยเลือกจัดงาน จำ�นวนของห้องพักที่จองไว้และได้มีการเช็กอินจริง ประเภทของห้องพัก งบสำ�หรับค่าอาหารและเครื่องดื่ม จำ�นวนและขนาดของห้องประชุม ขนาดของพื้นที่แสดงนิทรรศการ เป็นต้น 3. กำ�หนดรายละเอียดและสิ่งที่ต้องการสำ�หรับการจัดงาน ได้แก่ วันที่จัดงาน จำ�นวนผู้เข้าร่วมงานที่คาดไว้ จำ�นวนห้องพักที่ต้องการ จำ�นวนห้องประชุม พื้นที่แสดงนิทรรศการ จำ�นวนอาหารและเครื่องดื่ม การลงทะเบียน กิจกรรมพิเศษต่างๆ บริการพิเศษต่างๆ สำ�หรับผู้พิการ เป็นต้น 4. พิจารณาความต้องการและความคาดหวังของผู้ที่จะเข้าร่วมงาน 5. เลือกบริเวณหรือประเภทของสถานที่จัดงาน เช่น แถบชานเมือง หรือในเมือง รีสอร์ต หรือศูนย์ประชุม 6. การขอเอกสารเสนอราคาจากสถานที่ (Request for Proposal: RFP) 7. การเยี่ยมชมหรือตรวจเช็คสถานที่ (Site inspection) 8. เลือกสถานที่จัดงาน T
- 25. Site Inspection การเยี่ยมชมก่อนกระบวนการขาย (Venue Tour) • ให้ข้อมูลต่างๆ เกี่ยวกับสถานที่ และสิ่งอำ�นวยความสะดวกทั่วไป • สร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับกลุ่มเป้าหมาย ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังทัวร์ • พูดคุยเกี่ยวกับความต้องการของ กลุ่มเป้าหมายสำ�หรับการจัดงานในอนาคต การเยี่ยมชมระหว่างกระบวนการขาย (Venue Inspection) • นำ�เสนอสถานที่และสิ่งอำ�นวยความสะดวก ต่างๆ ที่ตรงตามความต้องการของลูกค้า • สร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าในการเลือก Venue เป็นสถานที่จัดงาน องค์ประกอบของสถานที่ที่มี ผลต่อการเลือกสถานที่จัดงาน • ขนาดของสถานที่ (Venue Size) • ตำ�แหน่งที่ตั้งของสถานที่จัดงาน (Venue Location) • แผนผังของสถานที่จัดงาน (Venue Layout) • โครงสร้างพื้นฐานและสิ่งอำ�นวย ความสะดวกของสถานที่จัดงาน (Venue Infrastructure & Facilities) • การเดินทางสู่สถานที่จัดงาน (Accessibility) • บริการต่างๆ (Other Services)
- 26. เช็คลิสต์ควรตรวจสอบบริเวณใดบ้าง 1. พื้นที่/สิ่งอำ�นวย ความสะดวก สำ�หรับผู้พิการ 2. พื้นที่สำ�หรับ ลงทะเบียน 3. ล็อบบี้และ พื้นที่ต้อนรับ 4. ห้องพัก/ พื้นที่เก็บของ 5. พื้นที่สำ�หรับจัดงาน ห้องประชุมย่อย 6. ระบบแสง สี เสียง 7. ห้องน้ำ� 8. ความสวยงาม ของสถานที่ 9. การจัดเลี้ยง Catering 10. ระบบรักษาความ ปลอดภัย 11. บริการช่วยเหลือ อื่นๆ (Support services) 12. สอบถามข้อมูล เกี่ยวกับผู้ติดต่อของ สถานที่ข้อมูลการ เดินทาง แผนฉุกเฉิน ต่างๆ เป็นต้น
- 28. ประเภทของร้านอาหาร แบ่งตามการบริการ Full Service การบริการที่ดี ดูแล เอาใจใส่ การ แต่งกายสุภาพ เช่น Fine dining, Casual / Family Limited Service ราคาไม่แพง เร็ว ดี อาจ เป็นแบบ Fast casual / Counter service เช่น KFC Self Service เน้นการบริการตัวเอง เช่น ชาบูชิ 399BAll You Can Eat OPEN
- 29. ประเภทของร้านอาหาร Fine dining restaurant Casual Restaurant Family restaurant Fast Casual Restaurant Fast /Quick Restaurant Chef-Owner Restaurant Ethnic Restaurant แบ่งตามประเภทร้านอาหาร
- 30. กระบวนการบริการอาหารและเครื่องดื่ม English Style American Style French Style Russian Style การบริการที่โต๊ะโดยใช้พนักงาน
- 32. การจัดการรายการอาหารและเครื่องดื่ม เมนูแบบเลือกสั่ง (A la Carte Menu) เมนูอาหารชุด (Table d’hotel Menu)
- 33. การจัดการรายการอาหารและเครื่องดื่ม อุปสงค์ คู่แข่ง ต้นทุน หลักการกำ�หนดราคา ของอาหารและเครื่องดื่ม • การออกแบบเมนูจะมีหลากหลาย ตามสถานการณ์ เช่น Menu Fix, Banquet, Special • เมนูประจำ�/ เมนูมาตรฐาน (Static Menu or Standard Menu) • เมนูรายวัน (Daily Menu or Single Use Menu) เช่น อาหารของโรงเรียน • เมนูหมุนเวียน (Cycle Menu) • รายการอาหารพิเศษ (Special Menu) • ออกแบบตามความต้องการของ ลูกค้า เช่น อาหารเพื่อสุขภาพ อาหารลดน้ำ�หนัก อาหารเจ • ออกแบบตามเทศกาล เช่น เทศกาลปีใหม่ • Menu of the day or Chalkboard Menus โดยรูปแบบในการจัดการรายการ อาหารและเครื่องดื่มสามารถแบ่งได้ดังนี้
- 34. 1. การแข่งขันในชุมชน และละแวก ใกล้เคียง 2. ระดับของการบริการ 3. ประเภทของลูกค้า 4. คุณภาพของสินค้า 5. ขนาดอาหารและเครื่องดื่ม 6. บรรยากาศการตกแต่ง 7. ช่วงเวลาในการให้บริการ 8. สถานที่ตั้ง 9. คุณค่าของอาหาร 10. มื้อของอาหาร 11. เครื่องมือและอุปกรณ์ที่ใช้ 12. ต้นทุนของเครื่องปรุง 13. ค่าเช่า 14. ค่าฝึกอบรมพนักงาน 1. ธีมและการตกแต่ง 2. เป้าหมายกลุ่มผู้บริโภค 3. คุณภาพอาหาร 4. ความสามารถของพ่อครัวและพนักงาน 5. อุปกรณ์ในการผลิตอาหาร 6. ความต่อเนื่องในการจัดหาวัตถุดิบ 7. การกำ�หนดราคาขาย 8. ความสะอาด & ความปลอดภัยของอาหาร 9. ทำ�เลที่ตั้ง 10. ชนิดของร้านและสิ่งก่อสร้าง 11. เวลาของมื้ออาหาร 12. เครื่องมือเครื่องใช้ 13. คุณค่าของอาหาร การจัดการรายการอาหารและเครื่องดื่ม ปัจจัยที่ส่งผลต่อการกำ�หนด ราคาอาหารและเครื่องดื่ม การออกแบบและวางแผนรายการ อาหาร ต้องคำ�นึงถึงปัจจัยดังต่อไปนี้
- 35. การจัดเลี้ยง งานเลี้ยงขนาดใหญ่ (Banquet) กิจกรรมการตลาดอื่นๆ (Event) งานเลี้ยงรับรอง (Reception)
- 36. ประเภทของงานจัดเลี้ยง ON - Promise การจัดเลี้ยงภายในโรงแรม/ร้านอาหาร ภายในห้อง ไม่มีการลำ�เลียงออกไปข้างนอก การจัดเลี้ยงแบบนี้มีข้อดี คือ สะดวก วางแผนง่าย ผิดพลาดน้อย การแก้ปัญหารวดเร็ว OFF - Promise การจัดเลี้ยงภายนอกโรงแรม ออกนอกสถานที่ (Cater - Out) ผลิตอาหารออกจาก ครัวกลาง แล้วนำ�อาหาร อุปกรณ์ การบริการอาหารและเครื่องดื่ม ออกไปจัดข้างนอก สถานที่ โดยรถขนอาหารที่สะอาด ปลอดภัย สด-ใหม่ ข้อดีของการจัดเลี้ยงแบบนี้คือ ได้ฝึกประสบการณ์มากกว่าแบบในสถานที่ ลูกค้าได้รับบรรยากาศแปลกใหม่ ผ่อนคลาย
- 37. ปัจจัยที่ต้องคำ�นึงถึงเพื่อที่จะทำ�ให้ งานจัดเลี้ยงนั้นประสบความสำ�เร็จ Theme Party Design Beverage Planning Function Room Planning Meal Planning Staff Planning
- 38. ก า ร บ ริ ก า ร จัดประชุม และการลงทะเบียน
- 39. ประเภทของการจัดประชุมและพื้นที่ที่ต้องการ Reception 0.84-0.93 ตารางเมตร พื้นที่ระหว่าง แถวอย่างน้อย 61 ซม. และ ระหว่างเก้าอี้ที่ ติดกัน 10 ซม. พื้นที่ระหว่าง แถวอย่างน้อย 61 ซม. และ ระหว่างเก้าอี้ที่ ติดกัน 10 ซม. พื้นที่ระหว่าง แถวอย่างน้อย 61 ซม. และ ระหว่างเก้าอี้ที่ ติดกัน 10 ซม. ไม่รวมพื้นที่ สำ�หรับงานแสดง สเตชั่นอาหาร บาร์เครื่องดื่ม 1.1-1.2 ตารางเมตร ความกว้างของทางเดิน 6 ฟุต สำ�หรับ 400 ที่นั่ง หรือ 4-5 ฟุต ถ้าน้อยกว่า 400 คน แต่ละแถวควรมีเก้าอี้ไม่เกิน 7 ที่นั่ง 2นิ้ว (4-6นิ้ว)36 นิ้ว จาก จุดกึ่งกลาง เก้าอี้ถึงเก้าอี้ 6 ฟุต หรือ 2 เท่า ของความสูง screen 1.0-1.1 ตารางเมตร 0.93-1.0 ตารางเมตร Theater น้อยกว่า 60 คน Theater 60-300 คน Theater น้อยกว่า 300 คน รูปแบบการจัด พื้นที่ที่ต้องต่อ ผู้เข้าร่วมงาน 1 คน หมายเหตุ Staging
- 40. ประเภทของการจัดประชุมและพื้นที่ที่ต้องการ Classroom ทั่วไป 1.6-2.0 ตารางเมตร สำ�หรับโต๊ะ สี่เหลี่ยมขนาด 6 หรือ 8 ฟุต โดยแต่ละคน มีพื้นที่ 61 ซม. สำ�หรับโต๊ะ สี่เหลี่ยมขนาด 6 หรือ 8 ฟุต โดยแต่ละคน มีพื้นที่ 61 ซม. สำ�หรับโต๊ะ สี่เหลี่ยมขนาด 6 หรือ 8 ฟุต โดยแต่ละคน มีพื้นที่ 61 ซม. สำ�หรับโต๊ะ สี่เหลี่ยมขนาด 6 หรือ 8 ฟุต โดยแต่ละคน มีพื้นที่ 61 ซม. 2.0-2.1 ตารางเมตร 3.5 ฟุต 1.9-1.95 ตารางเมตร 1.6-1.7 ตารางเมตร Classroom น้อยกว่า 60 คน Classroom 60-300 คน Classroom น้อยกว่า 300 คน รูปแบบการจัด พื้นที่ที่ต้องต่อ ผู้เข้าร่วมงาน 1 คน หมายเหตุ ที่มา: Marsh, N. (2014). Best Practices in Destination Management. The Association of Destination Management Executives International
- 41. งานบริการอื่นๆ นอกเหนือจากการช่วยเลือกสถานที่ใน การจัดประชุมแล้ว DMC อาจต้องอำ�นวย ความสะดวกในเรื่องการจัดซื้อหรือจัดทำ�ป้ายชื่อ สำ�หรับผู้เข้าร่วมประชุม การลงทะเบียนเข้าประชุม ในงาน การเตรียมอุปกรณ์ต่างๆ สำ�หรับทำ�การ ประชาสัมพันธ์ เช่น จัดทำ�โปสเตอร์ การบริการ จัดส่งเอกสารต่างๆ รวมไปถึงการคิดธีมงาน สำ�หรับงานประชุมหรือกิจกรรมพิเศษต่างๆ T
- 42. การให้บริการจัดการการลงทะเบียน เข้าประชุมในงาน (Registration) การให้บริการจัดประชุมนั้น DMC อาจทำ�หน้าที่ ทั้งวางแผนและดำ�เนินการจัดงานประชุม ตั้งแต่การเลือก สถานที่จัดงาน การเจรจากับโรงแรมและผู้ให้บริการต่างๆ จนกระทั่งการดำ�เนินงานประชุม หรือ DMC อาจทำ�หน้าที่เพียงเป็นผู้ประสานงานและอำ�นวย ความสะดวกให้กับ Meeting planners เท่านั้น เช่น จองโรงแรม ห้องประชุม หรือติดต่อซัพพลายเออร์ใน ท้องถิ่นให้ อย่างไรก็ตาม ไม่ว่าทำ�หน้าที่บทบาทใด DMC ต้องมีความรู้เกี่ยวกับการจัดงานประชุม เพื่อสามารถวางแผนและดำ�เนินการให้ลูกค้าได้ หรือ สามารถให้คำ�แนะนำ�การเลือกสถานที่ให้กับ Meeting planners ได้อย่างเหมาะสม T
- 43. ก า ร จั ด ก า ร ค ว า ม เ สี่ ย ง
- 44. การจัดการความเสี่ยง...ดีอย่างไร • ช่วยจัดการกับความไม่แน่นอนที่อาจเกิดขึ้น และสามารถกำ�หนดแนวทางการบริหารความ เสี่ยงเพื่อให้องค์กรสามารถบรรลุวัตถุประสงค์ • ความสำ�เร็จขององค์กร การบริหารความ เสี่ยงที่มีประสิทธิผลคือการตระหนักถึงสิ่งที่ อาจจะเกิดขึ้น โดยอาจจะถูกสร้างขึ้นมาหรือ ซ่อนเร้นอยู่ภายในการดำ�เนินงานปัจจุบัน เพื่อส่งเสริมให้การทำ�งานขององค์กรเป็นไปได้ อย่างมีประสิทธิภาพ • การบริหารความเสี่ยงอย่างมีประสิทธิผล สามารถช่วยบ่งชี้และประเมินความเสี่ยงใน กระบวนการทำ�งานขององค์กร และช่วยให้การ ประเมินโอกาสเกิดความรุนแรงของผลที่อาจ จะเกิดและผลกระทบของความเสี่ยงที่มี เพื่อ หาวิธีการป้องกัน โดยอาจจะกล่าวได้ว่าการ บริหารความเสี่ยงที่มีประสิทธิภาพจะสามารถ เพิ่มมูลค่าให้กับผู้มีผลประโยชน์ร่วม • สามารถลดความสูญเสียและเพิ่มโอกาส ให้กับองค์กร TT
- 45. ความหมายของความเสี่ยงในมุมมองขององค์กรทั่วไป ความเสี่ยง (Risk) เหตุการณ์ / การกระทำ�ใดๆ ที่มีความไม่แน่นอน ซึ่งหากเกิดขึ้นจะมี ผลกระทบในเชิงลบ ต่อวัตถุประสงค์หรือ ต่อกระบวนการต่างๆ ในการทำ�งานให้มี ปัญหาและเป็นไปได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพ โอกาส (Opportunity) เหตุการณ์ที่มีความไม่แน่นอน ซึ่งหากเกิดขึ้นจะมีผลกระทบใน เชิงบวก ต่อวัตถุประสงค์หรือเป้าหมาย ขององค์กร โอกาสในการที่จะเกิด ความเสี่ยงนั้นๆ มีมากน้อยเท่าไหร่
- 47. 9 กระบวนการจัดการความเสี่ยง 1. ต้องเข้าใจถึงข้อมูลโดยทั่วไปของงาน เช่น ประเภทของงาน การจัดการ รวมถึงผู้มีส่วนรวมต่างๆ 2. ระบุถึงความเสี่ยงที่เกิดขึ้น พยายามหาอันตรายที่อาจจะเกิดขึ้นได้ 3. ตัดสินใจว่าใครบ้างจะมีส่วน หรืออาจจะก่อให้เกิดอันตรายได้ และ อย่างไรบ้าง 4. ประเมินความเสี่ยง 5. ความคุมความเสี่ยง ควบคุมปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้น 6. ลดกระบวนการทำ�งาน พิจารณาว่ามีการกระทำ�อะไรบ้าง ที่อาจจะช่วยลดความเสี่ยงก็หลีกเลี่ยงสิ่งนั้น 7. ความเสี่ยงที่เกิดเฉพาะเรื่อง 8. การบันทึก มีการทำ�บันทึกสิ่งที่ค้นพบ 9. ทบทวนกระบวนการทำ�งานและปรับเปลี่ยนถ้ามีความจำ�เป็น
- 48. กระบวนการจัดการความเสี่ยง การจัดการประเมินความเสี่ยงจำ�เป็นต้องมี การสรุปข้อมูลของความเสี่ยงที่อาจจะเกิดขึ้น ในทุกกระบวนการขององค์กร หรือกิจกรรมต่างๆ ขององค์กร และประเมินว่ามีความเสี่ยงอะไร จะเกิดขึ้นบ้าง และความเสี่ยงนั้นมีระดับความ รุนแรงมากน้อยเท่าไหร่ รวมไปถึงการประเมิน ถึงโอกาสที่ความเสี่ยงนั้นอาจจะเกิดขึ้นมาได้ ว่ามีโอกาสเกิดขึ้นมากน้อยเท่าไหร่ เมื่อทำ�การ ประเมินแล้ว จะสามารถบอกได้ว่า ความเสี่ยงอะไร ที่จะเป็นจะต้องรีบหาทางป้องกันมากที่สุด T
- 49. ก า ร บ ริ ก า ร แขกวีไอพี
- 50. บุคคลที่เกี่ยวข้อง (People) บุคคลใกล้ชิดประจำ�ตัวบุคคลสำ�คัญ (Personal Assistance to VIP) เจ้าหน้าที่รักษาความปลอดภัย (Security Officer) เจ้าหน้าที่พิธีการ (Protocol) ส่วนล่วงหน้า (Advance Team)
- 51. หลักปฏิบัติในส่วนของบุคคลที่เกี่ยวข้อง เมื่อฝ่ายผู้รับได้มีการประสานงานกับ ฝ่ายผู้มาเยือนแล้ว ก็จะมีเริ่มมีข้อมูลเข้ามา ในระบบเป็นจำ�นวนมาก จึงมีความจำ�เป็น ที่ฝ่ายต้อนรับจะต้องมอบหมายให้มีเจ้าหน้าที่ เป็นศูนย์กลางในการติดต่อ หรืออาจจะ ตั้งศูนย์กลางในการประสานข้อมูล หรือที่ เรียกว่า Secretariat office ซึ่งหน่วยงานนี้ จะต้องคอยรับข้อมูล อัพเดทข้อมูลให้ ทันสมัย และที่สำ�คัญคือต้องกระจายไป ยังบุคคลต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง T
- 53. พิธีทางการทูต (Protocol) หลักปฏิบัติต่างตอบแทน การให้เกียรติและ การแสดงอัธยาศัยที่ดีต่อกัน การจัดลำ�ดับอาวุโส มารยาททางการทูต
- 56. จริยธรรมในวิชาชีพ • เป็นผู้ที่มีความประพฤติปฏิบัติตนอย่าง เหมาะสม มีความซื่อสัตย์ มีความเป็นมือ อาชีพในการทำ�งานและละเว้นความประพฤติที่ จะก่อให้เกิดผลเสียต่อวิชาชีพ • เป็นผู้ที่มีความรับผิดชอบต่อลูกค้า และปฏิบัติหน้าที่การงานที่ได้รับมอบหมาย อย่างเต็มกำ�ลัง • เป็นผู้มีจิตสำ�นึก ให้เกียรติและเคารพ ในความแตกต่างของเชื้อชาติ ศาสนา วัฒนธรรม เพศและวัย • เป็นผู้รักษาความลับของลูกค้า และไม่นำ� ข้อมูลไปสื่อสารหรือขยายต่อสาธารณะในทาง ที่จะก่อผลกระทบทางหนึ่งทางใดต่อลูกค้า TT • เป็นผู้ที่ใช้ดุลยพินิจในการตัดสินใจและ ปฏิบัติหน้าที่ด้วยความรู้ความสามารถโดย ปราศจากอคติส่วนตัว ไม่ใช้ความสัมพันธ์ ส่วนตัวในการดำ�เนินธุรกิจ • เป็นผู้ที่ไม่กล่าวเท็จ หรือสร้างความ เข้าใจผิด ให้เกิดความขัดแย้งต่อลูกค้าและผู้ ประกอบธุรกิจ • เป็นผู้ที่คำ�นึงถึงประโยชน์ของส่วนรวม มากกว่าประโยชน์ส่วนตน • เป็นผู้ที่ดำ�เนินธุรกิจโดยตระหนักถึง ความรับผิดชอบต่อสิ่งแวดล้อมและชุมชน
- 57. โดยความร่วมมือกับ สมาคมส่งเสริมการประชุมนานาชาติ (ไทย) หรือ TICA สมาคมธุรกิจท่องเที่ยวภายในประเทศ (สทน.)