1. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
Garis Panduan
Cuti Belajar Separuh Gaji &
Cuti Belajar Tanpa Gaji
Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Bahagian Tajaan Pendidikan
Edisi 2009

2. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
KANDUNGAN
KATA-KATA ALUAN KETUA SETIAUSAHA
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
KATA-KATA ALUAN KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA
BAB 1 : MAKLUMAT MENGENAI CUTI BELAJAR SEPARUH GAJI
(CBSG) & CUTI BELAJAR TANPA GAJI (CBTG)
1
A) Jenis Kemudahan CBSG & CBTG 2
B) Syarat-syarat Permohonan CBSG & CBTG 3
C) Status Perkhidmatan Semasa PPP CBSG & CBTG 3
BAB 2 : SENARAI TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG TERLIBAT
DENGAN URUSAN CBSG & CBTG
5
A) Tanggungjawab PPP Yang Diluluskan CBSG & CBTG 6
B) Tanggungjawab Bahagian Tajaan Pendidikan 10
C) Tanggungjawab Bahagian/Jabatan Pelajaran Negeri/ Pejabat
Pelajaran Daerah/ Pejabat Pelajaran Gabungan/Sekolah
12
D) Tanggungjawab Pihak Penganjur Program Pengajian 14
E) Tanggungjawab Pihak Yang Menguruskan Penempatan
Semula Selepas Tamat CBSG & CBTG
15
F) Tanggungjawab Bahagian Pengurusan Sumber Manusia 16
BAB 3 : PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA 17
A) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pemberian CBSG &
CBTG
18
B) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pembayaran Emolumen
CBSG & CBTG
22
C) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penangguhan CBSG &
CBTG
24
D) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Menarik Diri Daripada
Mengikuti Pengajian
26
E) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Pelanjutan CBSG &
CBTG
28
F) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penempatan Semula
Setelah Tamat CBSG & CBTG
30
G) Proses Kerja dan Carta Aliran Kerja Penyambungan Semula
CBSG & CBTG
32
PENUTUP
GLOSARI

3. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
KATA – KATA ALUAN
KETUA SETIAUSAHA
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabaraktuh dan Salam Sejahtera.
Saya amat bersyukur kepada Allah Subhanawataala kerana dengan
limpah kurniaNya dapatlah Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji &
Cuti Belajar Tanpa Gaji ini diterbitkan oleh Bahagian Tajaan Pendidikan,
Kementerian Pelajaran Malaysia.
Penghasilan Buku Garis Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji & Cuti
Belajar Tanpa Gaji ini dilihat sangat relevan dengan dasar KPM dan Teras 5
Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) 2006 - 2010 iaitu
Memartabatkan Profesion Keguruan. Matlamat KPM adalah untuk
mempertingkatkan kualiti guru melalui program-program peningkatan
akademik seperti program pensiswazahan dan pensarjanaan Pegawai
Perkhidmatan Pendidikan (PPP). Oleh itu, melalui garis panduan ini KPM
berharap akan dapat menambahbaik sistem penyampaian maklumat
kepada PPP yang sedang dan akan memohon cuti belajar. Selain itu, garis
panduan ini dapat mengurangkan masalah dalam proses pelaksanaannya
dan seterusnya meningkatkan kecekapan dalam urusan pemberian cuti
belajar.
Harapan saya, melalui buku ini, PPP yang hendak bercuti belajar
mahupun pegawai yang menguruskan PPP yang bercuti belajar dapat
memahami keperluan dan tanggungjawab yang perlu dilaksanakan
sebelum, semasa dan selepas tempoh cuti belajar. Pemahaman terhadap
perkara tersebut adalah sangat penting bagi memastikan pelaksanaan
program KPM akan mencapai matlamatnya.
Sekian, Wassalam.

4. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
KATA-KATA ALUAN
KETUA PENGARAH PELAJARAN MALAYSIA
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabaraktuh dan Salam Sejahtera.
Saya ingin merakamkan ucapan setinggi-tinggi tahniah kepada
Bahagian Tajaan Pendidikan, Kementerian Pelajaran Malaysia di atas
inisiatif dan komitmen yang diberikan dalam menghasilkan Buku Garis
Panduan Cuti Belajar Separuh Gaji (CBSG) dan Cuti Belajar Tanpa Gaji
(CBTG) ini. Selaras dengan matlamat Pelan Induk Pembangunan
Pendidikan 2006-2010 (PIPP), penghasilan Buku Garis Panduan ini adalah
salah satu strategi KPM untuk meningkatkan lagi pemahaman warganya
terutama sekali bagi Pegawai Perkhidmatan Pendidikan (PPP) mengenai
dasar-dasar CBSG dan CBTG.
Dengan maklumat yang lebih jelas, Buku Garis Panduan ini diharap
akan dapat menggalakkan lebih ramai lagi PPP untuk melanjutkan
pengajian ke peringkat Ijazah Pertama, Ijazah Sarjana dan Ijazah
Kedoktoran. Selain itu, buku ini juga diharap menjadi panduan kepada
semua pihak yang terlibat dalam urusan CBSG dan CBTG di peringkat
Bahagian, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah, Sekolah
dan sebagainya.
Akhir kata, saya menyeru agar Bahagian Tajaan Pendidikan
meneruskan usaha gigih dalam menyampaikan maklumat mengenai
urusan Cuti Belajar kepada PPP bagi menyokong hasrat negara untuk
membangunkan modal insan yang bersifat menyeluruh, progresif,
bermoral dan beretika selain berpengetahuan dan berkemahiran.

5. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BAB 1 :
MAKLUMAT MENGENAI CUTI BELAJAR SEPARUH GAJI
DAN CUTI BELAJAR TANPA GAJI (CBSG & CBTG)
A) JENIS KEMUDAHAN CBSG & CBTG
B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN CBSG & CBTG
C) STATUS PERKHIDMATAN SEMASA PEGAWAI
PERKHIDMATAN PENDIDIKAN (PPP) CBSG & CBTG
1

6. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
A) JENIS KEMUDAHAN CBSG & CBTG
CBSG merupakan kemudahan yang disediakan kepada Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
Lepasan Diploma (PPPLD) untuk mengikuti pengajian peringkat ijazah pertama dalam bidang
yang dibenarkan oleh Kementerian Pelajaran Malaysia (KPM) secara sepenuh masa di
Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA) dan Institusi Pengajian Tinggi Swasta (IPTS) yang
diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia.
CBTG merupakan kemudahan yang disediakan kepada PPPLD (peringkat ijazah pertama)
dan Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah (PPPS) (peringkat ijazah lanjutan) secara
sepenuh masa di Institusi Pengajian Tinggi Awam (IPTA), Institusi Pengajian Tinggi Swasta
(IPTS) dan Universiti di luar negara yang diiktiraf oleh Kerajaan Malaysia.
Bahagian Tajaan Pendidikan (BT) dipertanggungjawab untuk mengurus pemberian atau
kemudahan semua jenis cuti belajar bagi PPP di bawah KPM termasuk CBSG & CBTG.
Kemudahan CBSG & CBTG ini terbahagi kepada 4 kategori:
BIL JENIS
CBSG &
CBTG
PROGRAM YANG DITAWARKAN PEMBIAYAAN PERINGKAT
PENGAJIAN
TEMPOH
BERKHIDMAT /
TUNTUTAN
GANTIRUGI
CBTG
Dengan
Biasiswa
i. Program Pensiswazahan
Guru Bahasa Antarabangsa
(Luar Negara)
Biasiswa
Kursus
Persediaan
1.
CBSG
Separa
Biasiswa
i. Program Khas
Pensiswazahan Guru (PKPG)
ii. Program Pensiswazahan
Pendidikan Khas
2.
4– 5Tahun/
RM110,000 –
iii.Program Pensiswazahan
Guru Bahasa Antarabangsa
(Dalam Negara)
Ijazah
Pertama
Separa Biasiswa &
Pinjaman
Pelajaran KPM
RM130,000
i. Program Pensiswazahan
Guru Besar (PPGB) Mod
Sepenuh Masa
Pinjaman
Pelajaran KPM
3. CBSG
Tanpa
Biasiswa Ijazah
Pertama
4 - 5 Tahun/
RM110,000 -
ii. Program Saluran Kedua
(PPPLD memohon secara
terus ke IPTA / UPU)
Pembiayaan RM130,000
Sendiri
4 - 5 Tahun/4. CBTG
Tanpa
Biasiswa
i. Program Tajaan Selain KPM Tajaan Agensi
selain KPM
Ijazah
Pertama,
Ijazah
Sarjana,
Ijazah
Kedoktoran
RM110,000 -
RM130,000/Pembiayaan
Sendiri
ii. Program Cuti Belajar Tanpa
Gaji Tanpa Biasiswa (CBTG TB)
Kos Sebenar
2

7. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
B) SYARAT-SYARAT PERMOHONAN CBSG & CBTG
1. PPP yang sedang berkhidmat dalam perkhidmatan tetap.
2. Telah disahkan dalam perkhidmatan.
3. Telah berkhidmat terus-menerus tidak kurang daripada 3 tahun daripada tarikh
lantikan pertama.
4. Berumur tidak melebihi 45 tahun (Ijazah Pertama) dan 40 tahun (Ijazah Lanjutan) dari
tarikh tawaran iklan.
5. Mencapai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT) purata minimum 85% ke
atas bagi tempoh 3 tahun terkini berturut-turut.
6. Telah membuat pengisytiharan harta dalam tempoh lima (5) tahun sebelum tarikh cuti
belajar berkuatkuasa.
7. Mendapat sokongan dan perakuan Ketua Jabatan (KJ).
8. Bersih daripada pertuduhan tatatertib dan bebas daripada dakwaan mahkamah.
9. Bebas daripada disenaraikan/ tersenarai sebagai peminjam tegar oleh institusi seperti
KPM, Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA), Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi
Nasional (PTPTN), Majlis Amanah Rakyat (MARA) dan lain-lain.
10. Belum memiliki kelayakan di peringkat yang sama tanpa mengira bidang
pengkhususan.
11. Telah menyempurnakan ikatan perjanjian berkhidmat dengan KPM selepas
menamatkan kursus terdahulu.
C) STATUS PERKHIDMATAN SEMASA PPP CBSG & CBTG
BIL PERKARA STATUS PERKHIDMATAN
1. Status Jawatan • PPP mengisi Jawatan Latihan di BT
• Ketua Jabatan baru adalah BT
2. Buku Rekod
Perkhidmatan (BRP)
• BRP adalah kekal di Jabatan asal
• Pengemaskinian BRP adalah tanggungjawab KJ asal
3. Pembayaran
Emolumen
• Pembayaran separuh emolumen dan pemberhentian emolumen
diuruskan oleh Pusat Tanggung Jawab (PTJ) asal menggunakan
peruntukan jawatan latihan yang disalurkan melalui sub-waran oleh BT
• Bagi tujuan pembayaran emolumen, kod perakaunan perlu dicajkan ke vot
Jawatan Latihan, BT
3

8. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL PERKARA STATUS PERKHIDMATAN
4. Faedah Persaraan • Tempoh Cuti Belajar layak diambilkira untuk pengiraan faedah persaraan
sebagaimana yang ditetapkan dalam Peraturan Pencen
5. Kekananan dan
Kenaikan Pangkat
• PPP layak dipertimbangkan untuk kenaikan pangkat dalam tempoh cuti
belajar
6. Ikatan Perjanjian
Berkhidmat dan
Tuntutan Gantirugi
• PPP dikenakan ikatan perjanjian berkhidmat dengan Kerajaan bagi
tempoh yang ditetapkan dalam jawatan yang bersesuaian dengan
kelayakan baru atau dikenakan tuntutan bayaran gantirugi sekiranya
berlaku pelanggaran terma atau syarat perjanjian CBSG & CBTG
7. Pergerakan Gaji
Tahunan
• PPP yang kekal di bawah Sistem Saraan Baru dan berkursus melebihi
180 hari dalam satu tahun kalendar adalah tidak layak dipertimbangkan
pergerakan gaji tahunan
(Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 9 Tahun 1991)
• PPP yang memilih Sistem Saraan Malaysia dan berkursus dengan
kemudahan Cuti Belajar melebihi 180 hari tahun kalendar adalah layak
dipertimbangkan pergerakan gaji tahunan secara ‘Isyarat’ terhad
kepada tiga kali pergerakan sahaja sepanjang tempoh perkhidmatan
(Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2002 dan Surat Pekeliling
Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2002)
8. Peperiksaan Tahap
Kecekapan (PTK)
• PPP dibenarkan menduduki PTK atas tanggungan sendiri
• Anjakan Gaji bagi PPP yang lulus PTK Aras IV dalam tempoh cuti belajar
akan dipertimbangkan oleh Ketua Jabatan
(Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5 Tahun 2002)
9. Elaun Layak • Pemberian Pindahan
• Elaun Pengangkutan Pindah Barang
• Tuntutan Perjalanan Pergi Balik sebelum dan selepas kursus
(Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun 1995)
• Elaun Bantuan Sara Hidup (COLA) - CBSG
- kadar elaun adalah separuh mengikut lokasi institusi pengajian
(Pekeliling Biasiswa Bil. 1 Tahun 2007)
10. Elaun Tidak Layak • Bayaran Insentif Perkhidmatan Kritikal
• Elaun Pemangkuan
• Bayaran Insentif Wilayah
• Elaun Perumahan Wilayah
4

9. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BAB 2 :
SENARAI TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG TERLIBAT DENGAN
URUSAN CBSG & CBTG
A) TANGGUNGJAWAB PPP YANG DILULUSKAN CBSG & CBTG
B) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN TAJAAN PENDIDIKAN (BT)
C) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / JABATAN PELAJARAN NEGERI
(JPN) / PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) / PEJABAT PELAJARAN
GABUNGAN (PPG) / SEKOLAH
D) TANGGUNGJAWAB PIHAK PENGANJUR PROGRAM PENGAJIAN
E) TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG MENGURUSKAN PENEMPATAN
SEMULA SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG
F) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
(BPSM)
5

10. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
A) TANGGUNGJAWAB PPP YANG DILULUSKAN CBSG & CBTG
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
1. Permohonan CBSG & CBTG
• Permohonan CBSG & CBTG hendaklah
dikemukakan sebelum tarikh tutup iklan
yang disiarkan oleh BT
BT
Bahagian
JPN
Sekolah
Ketua
Jabatan
Dokumen berkaitan:
i. Borang Permohonan Kursus
Jangka Panjang Dengan
Kemudahan Cuti Belajar (KPM
(LDP) 1/2003 (Pindaan 2005)
ii. Borang Perakuan Kedudukan
Kewangan PPP sebelum CBSG
iii. Borang Perakuan Kedudukan
Kewangan PPP sebelum CBTG
(semua borang boleh dimuat
turun melalui laman web KPM)
2. Surat Tawaran Universiti
• Mengemukakan Surat Tawaran Universiti ke
BT
BT
Universiti
Surat tawaran mengandungi:
i. Tarikh pendaftaran/kemasukan
universiti
ii. Tempoh pengajian
iii. Bidang kursus
iv. Mod pengajian sepenuh masa
3. Surat Kelulusan CBSG & CBTG
• Memastikan tempoh kelulusan cuti belajar
direkodkan di dalam BRP
• Meninggalkan tempat bertugas setelah
menerima surat kelulusan CBSG & CBTG
BT
Bahagian
JPN
Sekolah
4. Kursus Kenegaraan Anjuran Biro
Tatanegara (BTN)
• Hadir dan Lulus Kursus Kenegaraan anjuran
BTN pada tarikh, masa dan tempat yang
ditetapkan
BT
BTN
PPP yang akan mengikuti pengajian
di luar negara sahaja
5. Borang Perjanjian CBSG & CBTG
Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran
• Mengisi dan mengemukakan Borang
Perjanjian yang lengkap ke BT dalam
tempoh 30 hari dari penerimaan surat
kelulusan CBSG & CBTG
BT
Penjamin
Dokumen berkaitan:
i. Borang Perjanjian CBSG &
CBTG
ii. Borang Perjanjian Pinjaman
Pelajaran
(Borang ini perlu diisi sekiranya
program menyediakan
kemudahan Pinjaman Pelajaran
KPM)
6

11. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
6. Mengikuti pengajian yang ditetapkan
dengan jayanya
• Memberi komitmen kepada pengajian dan
mematuhi peraturan-peraturan yang
berkaitan sebagai pelajar universiti, PPP
yang sedang cuti belajar dan penjawat
awam
BT
Peraturan-peraturan yang terlibat:
i. Akta Universiti dan Kolej Universiti
(AUKU)
ii. Terma dan syarat CBSG & CBTG
iii. Syarat Pinjaman Pelajaran
iv. Peraturan-Peraturan Pegawai
Awam (Kelakuan dan Tatatertib)
1993
v. Peraturan-peraturan lain yang
berkuatkuasa
7. Keputusan Peperiksaan
• Mengemukakan salinan keputusan
peperiksaan ke BT setiap semester dalam
tempoh 2 minggu selepas keputusan
diumumkan
Laporan Kemajuan Kursus
• Mengemukakan laporan kemajuan kursus
yang disahkan oleh Universiti ke BT setiap
6 bulan
BT
Perubahan Maklumat
• Memaklumkan kepada BT perubahan
maklumat PPP
Perubahan maklumat PPP seperti :
i. Tarikh kelulusan pengisytiharan
harta terkini (jika tamat tempoh
sah laku pengisytiharan harta
terdahulu semasa CBSG &
CBTG)
ii. Pertukaran status jawatan
iii. Pertukaran alamat surat
menyurat atau tempat bertugas
8. Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT)
• Mengemukakan LNPT yang lengkap diisi
ke BT melalui Bahagian HEP universiti /
IPG / Pusat Pengajian Siswazah /
Penyelaras Program selewat-lewatnya 15
Januari tahun berikutnya.
BT
IPG
Universiti
Dokumen berkaitan:
i. Borang Performance Appraisal On
Officer Attending Course (P.S.D.
FORM (Performance) 6/93)
(borang boleh dimuat turun
dari laman web KPM)
9. Permohonan Menarik Diri
• Mengemukakan permohonan menarik diri
daripada mengikuti pengajian sekurang-
kurangnya 14 hari selepas keputusan
menarik diri oleh PPP / Universiti / Hospital
Kerajaan
BT
Universiti
Hospital
Kerajaan
Dokumen berkaitan:
i. Surat permohonan menarik diri
daripada PPP
ii. Surat kebenaran/sokongan
daripada Universiti
iii. Surat pengesahan status
kesihatan daripada Hospital
Kerajaan
7

12. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
10. Permohonan Pelanjutan
• Mengemukakan permohonan pelanjutan
sekurang-kurangnya 4 bulan sebelum tamat
tempoh cuti belajar
Dokumen berkaitan:
BT i. Surat permohonan pelanjutan
daripada PPPUniversiti
ii. Surat sokongan daripada
Universiti
iii. Jadual perancangan pengajian
yang disahkan oleh Penyelia
Universiti
iv. Salinan keputusan peperiksaan
keseluruhan
v. Salinan surat kelulusan Cuti
Belajar yang asal / pelanjutan
11. Permohonan Penempatan Semula
• Tamat Pengajian
- PPP CBSG melengkapkan dan
mengemukakan Borang Penempatan
Semula ke BT selewat-lewatnya 4 bulan
sebelum tamat pengajian
- PPP CBTG dikehendaki mengisi Borang
Lapor Diri di BT untuk diberi penempatan
semula
• Gagal Dan Diberhentikan
- PPP dikehendaki melapor diri serta merta
setelah menerima surat pengesahan
diberhentikan daripada pihak universiti
• Menarik Diri Daripada Pengajian
- PPP dikehendaki melapor diri serta merta
setelah menerima surat kelulusan menarik
diri daripada BT
BT
BPSM
BPSH
BPTV
BPK
BPI
Universiti
Dokumen berkaitan:
i. Borang Permohonan
Penempatan Setelah Tamat
Kursus / Cuti Belajar KPM
(LDP)2/2003
(borang boleh didapati di
Bahagian HEP universiti, JPN
atau dimuat turun dari laman
web KPM)
ii. Borang Melapor Diri Pegawai
Yang Telah Tamat Mengikuti
Kursus
iii. Surat pengesahan diberhentikan
oleh Universiti
iv. Surat Kelulusan Menarik Diri
dari BT
Penempatan semula adalah tertakluk
kepada tarikh tamat CBSG & CBTG
atau tamat pengajian atau mana
yang terdahulu
PPP yang mengikuti pengajian di
Semenanjung Malaysia dikehendaki
melapor diri di BT
PPP yang mengikuti pengajian di
Sabah dan Sarawak dikehendaki
melapor diri di JPN Sabah/ Sarawak
8

13. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
PIHAK
TERLIBAT
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
BT
12. Permohonan Penyambungan Cuti Belajar
• PPP mengemukakan permohonan
penyambungan CBSG & CBTG ke BT untuk
kelulusan dalam tempoh 7 hari selepas
mendapat keputusan peperiksaan semester
akhir
Universiti
Dokumen berkaitan:
i. Surat permohonan
penyambungan Cuti Belajar
daripada PPP
ii. Surat sokongan daripada
Universiti
iii. Jadual perancangan pengajian
yang disahkan oleh Penyelia
Universiti
iv. Salinan keputusan peperiksaan
keseluruhan
v. Salinan surat kelulusan Cuti
Belajar yang asal / pelanjutan
13. Permohonan Pengurangan Bayaran Balik
Pinjaman Pelajaran
• Mengemukakan surat permohonan
pengurangan Bayaran Balik Pinjaman
Pelajaran 14 hari selepas majlis
konvokesyen
BT
Dokumen berkaitan:
i. Surat permohonan
ii. Salinan transkip penuh Ijazah
Pertama
iii. Salinan Ijazah Pertama
iv. Salinan Surat Kelulusan CBSG
& CBTG
(semua salinan dokumen hendaklah
disahkan oleh pegawai kerajaan
kumpulan ‘A’)
9

14. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
B) TANGGUNGJAWAB BT
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
1. Unjuran Senarai Bidang Kursus
• Mendapatkan Unjuran senarai bidang
kursus yang dibenarkan oleh KPM daripada
bahagian yang berkaitan
BPPDP
2. Makluman Tawaran CBSG & CBTG
• Memaklumkan tawaran CBSG & CBTG
melalui surat edaran kepada Bahagian/JPN,
siaran iklan dalam akhbar tempatan dan
laman web KPM
Bahagian
JPN
PPD
Sekolah
Dokumen berkaitan:
i. Surat Edaran
ii. Iklan tawaran CBSG & CBTG
3. Menyemak permohonan CBSG & CBTG dan
memberi kelulusan
• Menyemak permohonan CBSG & CBTG dan
membuat perakuan untuk pertimbangan dan
kelulusan Ketua Setiausaha KPM
• Mengemukakan surat kelulusan CBSG &
CBTG dan dokumen berkaitan kepada PPP
dan salinan kepada Bahagian / JPN / tempat
bertugas sebelum Cuti Belajar
Bahagian
JPN
KJ
Dokumen berkaitan:
i. Surat Kelulusan CBSG & CBTG
ii. Borang Perjanjian CBSG & CBTG
iii. Borang Perjanjian Pinjaman
Pelajaran KPM (jika berkaitan)
4. Memproses Borang Perjanjian
• Menerima dan memproses Borang
Perjanjian:
- menyemak borang & kuiri jika tidak lengkap
- menandatangani perjanjian bagi pihak
kerajaan dan saksi kerajaan
- mematikan setem hasil
• Mengemukakan Borang Perjanjian CBSG
dan Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran
KPM kepada PPP dan salinan kepada PPP
dan Penjamin
PPP
Penjamin
LHDN
Dokumen berkaitan:
i. Borang Perjanjian CBSG & CBTG
ii. Borang Perjanjian Pinjaman
Pelajaran KPM (jika berkaitan)
Satu salinan Borang Perjanjian
disimpan dalam fail peribadi PPP
sebagai rujukan
5. Pemantauan
• Melaksanakan pemantauan berkala ke atas
PPP dari aspek:
- Akademik
- Perkhidmatan
- Urusan Pembayaran Emolumen
• Menyediakan laporan hasil pemantauan dan
membentangkan ke Mesyuarat Lembaga
Biasiswa
BPSH
BPSM
BPG
JPN
Universiti
10

15. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
6. Menguruskan Laporan Nilaian Prestasi
Tahunan (LNPT)
Dokumen berkaitan:
• Membuat pengiraan markah LNPT PPP
(berdasarkan pemarkahan yang dinilai oleh
penyelaras/ penyelia dan pensyarah
pegawai)
• Menyediakan Kertas Pertimbangan Panel
Pembangunan Sumber Manusia (PPSM)
untuk kelulusan pergerakan gaji PPP
• Mengeluarkan surat kelulusan pergerakan
gaji kepada PPP dan salinan kepada
Bahagian / JPN / tempat bertugas yang
terlibat
i. Borang P.S.D. FORM
(Performance) 6/93BT
Jabatan ii. Salinan Surat Kelulusan CBSG
& CBTGBahagian
Sekolah iii. Salinan Keputusan Peperiksaan
Universiti iv. Salinan Surat Kelulusan
Pelanjutan/ Penyambungan Cuti
Belajar
7. Menguruskan Hal-hal CBSG & CBTG
• Memproses permohonan penangguhan
• Memproses permohonan menarik diri
daripada mengikuti pengajian
• Memproses permohonan pelanjutan
• Memproses permohonan penempatan
semula
• Memproses permohonan penyambungan
• Memproses permohonan pengurangan
Pinjaman Pelajaran KPM
Bahagian
JPN
PPP
Permohonan tersebut akan
dipertimbangkan untuk kelulusan :
i. Mesyuarat Jawatankuasa Kerja
Biasiswa / Pinjaman Pelajaran
ii. Mesyuarat Lembaga Biasiswa
8. Menguruskan Tindakan Tatatertib
• Membentangkan kertas kerja kes tatatertib
ke Mesyuarat Jawatankuasa Kerja Biasiswa
/ Pinjaman Pelajaran
• Mengemukakan permohonan pertukaran
PPP dari Jawatan Latihan ke Jawatan
Kumpulan BPSM. Satu salinan kepada JPN
dan PPP
BPSM
PUU
JPN
Universiti
11

16. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
C) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN / JABATAN PELAJARAN NEGERI (JPN)/
PEJABAT PELAJARAN DAERAH (PPD) / PEJABAT PELAJARAN GABUNGAN
(PPG) / SEKOLAH
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
1.
Makluman Tawaran CBSG & CBTG
• Mengedarkan Surat Tawaran CBSG &
CBTG kepada semua institusi di bawah
pentadbiran masing-masing
BT
Bahagian
JPN
PPD
PPG
Sekolah
Dokumen berkaitan:
i. Surat Tawaran CBSG & CBTG
2.
Menerima & Memproses Borang
Permohonan CBSG & CBTG
• Menerima dan menyemak borang
permohonan. Kuiri jika tidak lengkap
• Memperakukan permohonan yang
memenuhi syarat CBSG & CBTG
• Mengemukakan permohonan kepada BT
BT
PPP
Dokumen berkaitan:
i. Borang Permohonan KPM(LDP)
1/2003 (pindaan 2005)
(borang dimuat turun dari laman
web KPM)
3.
Menguruskan hal-hal Perkhidmatan PPP
CBSG & CBTG
• Merekodkan kelulusan CBSG & CBTG dan
mengemaskini maklumat berkaitan ke dalam
BRP
Dokumen berkaitan:
i. Surat kelulusan CBSG & CBTG
BT ii. BRP
Bahagian iii. Penyata Perubahan Mengenai
Pendapatan Seseorang Pegawai
(Kew.8-Pin.10/96)
JPN
PPD
PPG
Sekolah
• Menguruskan hal pembayaran:
- Pembayaran separuh emolumen
semasa CBSG dan pemberhentian
emolumen semasa CBTG
- pembayaran pemberian pindahan,
tuntutan pindah barang, tuntutan
perjalanan dan lain-lain tuntutan yang
layak
- Memohon peruntukan dari BT dan
mengubah caj vot pembayaran
emolumen dari vot Bahagian/JPN ke vot
Jawatan Latihan BT
• Menguruskan pengisian semula jawatan
yang telah dikosongkan
• Menguruskan hal-hal perkhidmatan PPP
CBSG & CBTG seperti urusan kenaikan
pangkat, urusan peperiksaan PTK dan lain-
lain
12

17. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
PIHAK
TERLIBAT
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
4.
Menguruskan Penempatan Semula
• Menerima senarai nama dan cadangan
penempatan semula dari Bahagian yang
berkenaan di KPM
• Mengeluarkan surat arahan penempatan
semula kepada PPP dan salinan kepada
Bahagian/Jabatan Asal / Tempat Bertugas
Sebelum CBSG & CBTG / BT
• Menyediakan Sijil Gaji Akhir dan
mengemaskini BRP sebelum
mengemukakan ke tempat bertugas baru
PPP
BT
BPSM
BPSH
BPI
BPTV
BPK
Tempat
bertugas
Baru PPP
Dokumen berkaitan:
i) Surat arahan penempatan semula
ii) Sijil Gaji Akhir
iii) BRP
13

18. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
D) TANGGUNGJAWAB PIHAK PENGANJUR PROGRAM PENGAJIAN
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB
PIHAK
TERLIBAT
CATATAN
1. Iklan Kursus
• Mengeluarkan iklan kursus-kursus yang
ditawarkan
BT
PPP
Universiti
2.
BT
Menguruskan Pemilihan Calon
• Memproses borang permohonan yang
diterima daripada PPP BPSM
• Mengemukakan senarai nama calon layak ke
BPSM untuk pengesahan bebas dari tindakan
tatatertib
• Mengeluarkan surat tawaran mengikuti
program kepada PPP yang layak
• Menghantar senarai nama PPP yang layak ke
BT untuk kelulusan CBSG & CBTG
PPP
Program yang terlibat:
i. Program PKPG
ii. PPGB (Mod Sepenuh Masa)
iii. Pendidikan Khas
iv. Program Bahasa-bahasa
Antarabangsa
3. Mengemukakan Ulasan Berhubung PPP
CBSG & CBTG
• Memberi ulasan bagi permohonan
Penangguhan, Menarik Diri, Gagal dan
diberhentikan oleh Universiti, Pelanjutan dan
Penyambungan ke BT
BT
4. Pemantauan
BT• Melaksanakan Pemantauan Berkala ke atas
PPP PPP
• Memantau keberkesanan pelaksanaan
program
• Membuat laporan pelaksanaan
penambahbaikan program dan
mengemukakannya kepada BT
14

19. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
E) TANGGUNGJAWAB PIHAK YANG MENGURUSKAN PENEMPATAN SEMULA
SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG
PIHAK
TERLIBAT
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
Menguruskan Penempatan Semula
• Menerima sesalinan borang penempatan
semula dari BT
1.
• Menguruskan penempatan semula PPP yang
tamat CBSG & CBTG / tarik diri / gagal dan
diberhentikan
• Mengeluarkan surat arahan penempatan
semula kepada JPN
• Mengemukakan salinan arahan penempatan
semula ke BT
BT
BPSM
BPSH
BPI
BPTV
BPK
JPN
Dokumen berkaitan:
i. Borang Permohonan
Penempatan Selepas Tamat
Kursus / Cuti Belajar
ii. Surat dan Borang Lapor Diri
Selepas Tamat Cuti Belajar
15

20. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
F) TANGGUNGJAWAB BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA
PIHAK
TERLIBAT
BIL PERANAN / TANGGUNGJAWAB CATATAN
1. Pengesahan Bebas Tindakan Tatatertib
BT• Membuat pengesahan bebas dari tindakan
tatatertib bagi menentukan samada PPP
layak ditawarkan program dan CBSG/CBTG
BPG
IAB
2. Menguruskan Tindakan Tatatertib
BT• Menerima dan mengambil tindakan terhadap
kes-kes tatatertib pegawai yang
dikemukakan oleh BT
JPN
• Mengeluarkan surat tindakan tatatertib
kepada JPN dan PPP
3. Menguruskan Pertukaran PPP Ke Jawatan
Kumpulan
• Menerima surat permohonan penempatan ke
Jawatan Kumpulan dari BT
• Sepanjang tempoh berada di Jawatan
Kumpulan, PPP akan menjalankan tugas
PPP di jabatan / sekolah asal dan layak
dibayar gaji penuh
• Menguruskan hal-hal perkhidmatan PPP
sepanjang tempoh berada dalam Jawatan
Kumpulan
• Mengemukakan arahan pertukaran PPP dari
Jawatan Kumpulan ke Jawatan Latihan
setelah tamat tempoh penangguhan CBSG /
CBTG
BT
Bahagian
JPN
Sekolah
16

21. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BAB 3 :
PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA CBSG & CBTG
A) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG
B) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PEMBAYARAN EMOLUMEN
CBSG & CBTG
C) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG
D) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA MENARIK DIRI DARIPADA
MENGIKUTI PENGAJIAN
E) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PELANJUTAN CBSG & CBTG
F) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENEMPATAN SEMULA
SETELAH TAMAT CBSG & CBTG
G) PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA
CBSG &CBTG
17

22. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
PROSES KERJA DAN CARTA ALIRAN KERJA CBSG & CBTG
Semua pihak yang terlibat dengan urusan CBSG dan CBTG bertanggungjawab untuk mengetahui
proses kerja berikut secara terperinci iaitu:-
A) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pemberian CBSG & CBTG
B) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pembayaran Emolumen CBSG & CBTG
C) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Pelanjutan CBSG & CBTG
D) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Menarik Diri Daripada Mengikuti Pengajian
E) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penangguhan CBSG & CBTG
F) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penempatan Semula Setelah Tamat CBSG & CBTG
G) Proses Kerja Dan Carta Aliran Kerja Penyambungan Semula CBSG & CBTG
Pemahaman terhadap kesemua proses kerja ini diharap dapat memastikan kelancaran pelaksanaan
CBSG & CBTG bagi mengurangkan masalah yang timbul seperti lebihan bayaran gaji dan kelewatan
mendapat kelulusan CBSG & CBTG. Dalam Bab terakhir ini, perincian akan diberikan kepada semua
proses kerja dan disertakan dengan carta aliran kerja bagi memperjelaskan lagi pelaksanaan urusan
CBSG & CBTG.
A) PROSES KERJA PEMBERIAN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
(CONTOH
PENGAJIAN
2009)
1. BT • Mendapatkan unjuran bidang kursus dari Bahagian Perancangan &
Penyelidikan Dasar Pendidikan (BPPDP)
3 Nov 2008
2. BT
Bahagian
JPN
• Mengeluarkan iklan tawaran CBSG & CBTG melalui :
a) Siaran iklan dalam akhbar tempatan
b) Surat Tawaran CBSG & CBTG kepada semua
Bahagian/Jabatan
c) Melalui laman web KPM
• Bahagian/JPN menerima Surat Tawaran dari BT dan mengedarkan
kepada semua institusi di bawah pentadbiran masing-masing
15 Dis 2008
Tarikh tutup
permohonan:
31 Januari
2009
3. PPP • Mengisi borang permohonan CBSG dan CBTG secara
online/manual. Borang permohonan yang lengkap hendaklah
diisertakan dengan dokumen berikut :
a) Salinan Kad Pengenalan
b) Salinan Sijil SPM, Ijazah beserta transkrip
c) Salinan surat pelantikan jawatan
d) Salinan surat pengesahan jawatan
e) Salinan surat pengisytiharan harta yang terkini
f) Borang Perakuan Kewangan (setuju arahan potongan gaji)
g) Salinan BRP
• Mengemukakan borang permohonan yang lengkap kepada KJ
Sebelum
tarikh tutup
permohonan
18

23. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
(CONTOH
PENGAJIAN
2009)
4. KJ
Bahagian
JPN
Sekolah
• Menerima dan memproses borang permohonan:
- Menyemak borang dan dokumen berkaitan
- Memastikan permohonan memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan
- Mengemukakan Borang Permohonan dan dokumen yang lengkap
seperti berikut:-
a) Permohonan dari Jabatan / Bahagian
(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT)
b) Permohonan dari IPG dikemukakan melalui BPG
(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT )
c) Permohonan dari Sekolah melalui JPN
(Memperakukan dan mengemukakan terus ke BT )
5. • Menerima dan memproses borang permohonan
- Kuiri jika tidak lengkap
- Dapatkan dokumen-dokumen tambahan (jika berkaitan)
- Memasukkan data pemohon ke dalam SISPADU
- Membuat saringan borang permohonan
- Mengemukakan senarai nama calon yang layak ke BPSM untuk
pengesahan bebas tindakan tatatertib
- Mengeluarkan surat kepada PPP yang tidak berjaya
1 hingga 28
Feb 2009
BT
BPSM
JPN
PPP
6. BT • Membuat perakuan calon layak CBSG & CBTG untuk pertimbangan
dan kelulusan KSU KPM
5 April 2009
7. BT
Bahagian
JPN
• Mengeluarkan senarai nama PPP yang layak CBSG & CBTG melalui
laman web KPM dan surat edaran kepada Bahagian/JPN
• Mengeluarkan Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian
kepada PPP yang layak CBSG & CBTG
• Mengeluarkan surat memohon Kursus Kenegaraan kepada BTN bagi
PPP yang mengikuti pengajian luar negara
Surat
Kebenaran
Mendapatkan
Tempat
Pengajian
adalah sah
digunakan
pada tahun
semasa
sahaja
8. PPP
BT
• Memohon tempat pengajian berdasarkan bidang kursus yang
dibenarkan oleh KPM dan diiktiraf oleh Kerajaan serta
mengemukakan salinan surat tawaran kemasukan Universiti ke BT
• Memastikan Surat tawaran Universiti hendaklah mengandungi
maklumat berikut:
a) Tarikh pendaftaran / kemasukan
b) Tempoh pengajian
c) Bidang kursus
d) Mod pengajian (sepenuh masa)
• Menghadiri Kursus Kenegaraan anjuran BTN pada tarikh, masa dan
tempat yang ditetapkan
19

24. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
TEMPOH
MASA
(CONTOH
PENGAJIAN
2009)
9. BT
Bahagian
JPN
KJ
PPP
• Menerima salinan surat tawaran kemasukan ke Universiti dan
mengemaskini maklumat tempoh kelulusan CBSG & CBTG dalam
SISPADU
• Mengeluarkan surat kelulusan CBSG & CBTG, Borang Perjanjian
CBSG & CBTG dan Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran (bagi
program yang berkaitan) kepada PPP serta salinan kepada
Bahagian /JPN / tempat bertugas sebelum PPP CBSG & CBTG
15 Jun 2009
10. Bahagian • Menyediakan Kew.8 dari gaji penuh kepada separuh gaji atau tanpa
gaji dan merekodkan kelulusan CBSG & CBTG ke dalam BRP
berdasarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG
JPN/
Sekolah
Nota:
Pegawai dipindahkan ke Jawatan Latihan, BT. Pembayaran
separuh emolumen semasa CBSG dan pemberhentian emolumen
semasa CBTG serta hal perkhidmatan diuruskan oleh Bahagian
/ JPN dengan menggunakan peruntukan Jawatan Latihan, BT
11. PPP • Mengemukakan Borang Perjanjian CBSG & CBTG dan Borang
Perjanjian Pinjaman Pelajaran yang telah dilengkapkan ke BT dalam
tempoh 30 hari dari tarikh surat kelulusan CBSG & CBTG
• Meninggalkan tempat bertugas dan mengikuti pengajian
12. BT • Menerima dan memproses Borang Perjanjian CBSG & CBTG dan
Borang Perjanjian Pinjaman Pelajaran:Bahagian
JPN
PPP
Penjamin
- Menyemak maklumat Perjanjian. Kuiri jika tidak lengkap
- Menandatangani Borang Perjanjian
- Mengembalikan Borang Perjanjian yang telah dilengkapkan
kepada PPP dan penjamin
13. BT • Menguruskan bayaran (bagi program yang berkaitan):
Universiti
PPP - Pinjaman Pelajaran kepada PPP
- Tuntutan inbois yuran pengajian daripada Bendahari universiti
- Mengemaskini lejer SISPADU
20

25. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
CARTA ALIRAN KERJA
PEMBERIAN CBSG & CBTG
Lengkap
BT mendapatkan unjuran bidang kursus dari BPPDP
BT mengeluarkan iklan dan surat tawaran CBSG & CBTG
PPP mengisi borang permohonan dan dokumen berkaitan serta
mengemukakan kepada KJ
Tidak KJ/Bahagian/JPN memproses permohonan dan mengemukakan ke BT
Lengkap
Lengkap
Tidak BT memproses permohonan
Lengkap
BT membuat perakuan calon layak CBSG & CBTG untuk
pertimbangan dan kelulusan KSU KPM
2
1
4
3
4a
5a
6
5
BT mengeluarkan Surat Kebenaran Mendapatkan Tempat Pengajian
dan surat ke BTN untuk Kursus Kenegaraan
PPP memohon tempat pengajian dan menghadiri Kursus Kenegaraan
BT mengeluarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG dan dokumen
berkaitan kepada PPP
Bahagian/JPN/Sekolah menyediakan Kew.8 dan merekod kelulusan
dalam BRP
PPP mengemukakan Borang Perjanjian ke BT dan meninggalkan
tempat bertugas
BT memproses Borang Perjanjian
Tidak Lengkap
Lengkap
BT menguruskan pembayaran yuran pengajian bagi program berkaitan
Tamat
13
7
11
12a
12
10
9
8
14
21

26. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
B) PROSES KERJA PEMBAYARAN EMOLUMEN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PERKARA
1. Bahagian
JPN
PTJ
Sekolah Harian PTJ
Sekolah Harian
Bukan PTJ
BT
SEBELUM CBSG & CBTG
• Berdasarkan Surat Kelulusan CBSG & CBTG, Bahagian/ JPN / PTJ /
Sekolah Harian PTJ / Sekolah Harian Bukan PTJ menyediakan dokumen
berikut:
a) 4 salinan Kew. 8
b) 1 salinan Surat Kelulusan CBSG / CBTG
c) 1 salinan Borang Perubahan Gaji (SG20)
d) 1 salinan Penyata Pengiraan jika berlaku lebihan gaji
2. Bahagian
JPN
PTJ
Sekolah Harian PTJ
Sekolah Harian
Bukan PTJ
• Mengemukakan dokumen pembayaran emolumen (Kew. 8) kepada pihak
berkuasa melulus (Sekolah Harian PTJ/ Sekolah Harian Bukan PTJ
mengemukakan dokumen tersebut ke JPN)
• Bahagian / JPN / PTJ menyemak, meminda dan meluluskan Kew.8
• JPN mengembalikan kelulusan kepada Sekolah Harian PTJ
3. Bahagian • Bahagian / JPN / Sekolah Harian PTJ mengemukakan dokumen tersebut
kepada ke Jabatan Akauntan Negara (JAN) Cawangan / Pejabat
Perakaunan masing-masing
JPN
PTJ
Sekolah Harian PTJ
JAN Cawangan
Pejabat Perakaunan
4. JAN Cawangan
Pejabat Perakaunan
• JAN Cawangan/Pejabat Perakaunan menyemak dan mengemaskini
maklumat PPP dalam Sistem Gaji Berkomputer (HRPY GFMAS)
• Kod perakaunan dan Gaji PPP akan dipinda daripada gaji penuh kepada
separuh gaji (CBSG) dan daripada gaji penuh kepada tanpa gaji (CBTG)
berdasarkan tempoh kelulusan CBSG & CBTG
5. PPP • Menyemak perubahan gaji berdasarkan slip gaji
6. Bahagian
Jabatan
PTJ
Sekolah Harian
PTJ
Sekolah Harian
Bukan PTJ
BT
SELEPAS MELAPOR DIRI CBSG & CBTG
• Ketua Jabatan tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG hendaklah
mengemukakan Salinan Sijil Gaji Akhir (LPC) beserta BRP ke tempat
bertugas PPP seperti dalam Surat arahan penempatan semula setelah
tamat CBSG & CBTG
• Berdasarkan Surat Arahan Penempatan Semula, tempat bertugas baru
PPP menyediakan dokumen berikut :
a) 4 salinan Kew. 8
b) 1 salinan Surat Arahan Penempatan Semula
c) 1 salinan Borang Perubahan Gaji (SG20)
d) 1 salinan Penyata Pengiraan jika berlaku lebihan bayaran gaji
• Ulangi proses kerja dari bil. 1 hingga 5
• Kod perakaunan dan Gaji PPP akan dipinda daripada separuh gaji kepada
gaji penuh (CBSG) dan daripada tanpa gaji kepada gaji penuh (CBTG)
22

27. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
CARTA ALIRAN KERJA
PEMBAYARAN EMOLUMEN CBSG & CBTG
SEBELUM CBSG & CBTG
Bahagian/JPN/PTJ menyediakan Kew.8, SG 20 dan Penyata Pengiraan
Mengemukakan Kew. 8 dan dokumen kepada Pihak Berkuasa Melulus
Tidak Pihak Berkuasa Melulus memproses dan kembalikan
Lulus
Lulus
JAN Cawangan/Pejabat Perakaunan meminda kod perakaunan
dan gaji PPP
PPP menyemak perubahan gaji
SELEPAS TAMAT CBSG & CBTG
Ketua Jabatan (Sebelum CBSG & CBTG) mengemukakan LPC
dan BRP dan ulangi langkah 1 hingga 5
Tamat
2
7
5
6
4
3a
3
1
23

28. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
C) PROSES KERJA PENANGGUHAN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
1. PPP • Mengemukakan surat permohonan penangguhan CBSG & CBTG dalam tempoh
14 hari dari keputusan menangguhkan pengajian oleh PPP / Universiti / Hospital
Kerajaan beserta dokumen berikut:
Universiti
Hospital Kerajaan
- Surat kebenaran menangguhkan pengajian daripada universiti
- Dokumen sokongan lain seperti surat pengesahan status kesihatan daripada
Pegawai Perubatan Kerajaan
2. BT • Menerima dan memproses permohonan penangguhan CBSG & CBTG
- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan
- Kuiri jika tidak lengkap
- Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut
(jika berkaitan)
3. BT • Membuat perakuan permohonan penangguhan CBSG & CBTG untuk
pertimbangan dan kelulusan KSU KPM
Nota : Pertimbangan dan kelulusan menangguhkan pengajian atas sebab
kesihatan dan kes tatatertib (gantung pengajian) sahaja
4. BT • Mengemaskini maklumat penangguhan dalam SISPADU
Bahagian
BPSM • Mengemukakan surat kelulusan penangguhan CBSG & CBTG kepada PPP dan
salinan kepada BPSM / Bahagian / JPN / tempat bertugas sebelum CBSG &
CBTG
JPN
Tempat Bertugas
• Mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP dari Jawatan
Latihan, BT ke Jawatan Kumpulan, BPSM berdasarkan tempoh yang ditetapkan
PPP
BPSM
• Jawatan PPP diletakkan secara pentadbiran di BPSM5.
• Urusan pembayaran emolumen dan perkhidmatan adalah di bawah
tanggungjawab BPSM
• PPP menjalankan tugas sebagai PPP dan layak dibayar emolumen penuh
6. PPP • Mendaftar semula dan menyambung pengajian selepas tamat tempoh
penangguhan CBSG & CBTG
• Mengemukakan slip pendaftaran semester ke BPSM
7. BPSM • Mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan PPP dari Jawatan
Kumpulan, BPSM ke Jawatan Latihan, BT berdasarkan slip pendaftaran semester
yang dikemukakan oleh PPP
8. BT • Mengemaskini maklumat dalam SISPADU
24

29. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
CARTA ALIRAN KERJA
PENANGGUHAN CBSG & CBTG
PPP mengemukakan permohononan penangguhan ke BT
Tidak
Lengkap BT memproses permohonan penangguhan
Lengkap
1
2a
3
2
BT membuat perakuan penangguhan CBSG & CBTG untuk
pertimbangan dan kelulusan KSU KPM
BT mengeluarkan Surat Kelulusan Penangguhan dan permohonan
pertukaran status Jawatan PPP
9
8
7
6
5
4
PPP menjalankan tugas dan layak dibayar emolumen penuh
PPP mendaftar semula dan mengemukakan slip pendaftaran
kepada BPSM
BPSM mengemukakan permohonan pertukaran status Jawatan
PPP
BT kemaskini rekod dalam SISPADU
Tamat
25

30. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
D) PROSES KERJA MENARIK DIRI DARIPADA MENGIKUTI PENGAJIAN
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
1. PPP • Mengemukakan surat permohonan menarik diri daripada mengikuti pengajian
dalam tempoh 14 hari dari keputusan menarik diri oleh PPP/Universiti/Hospital
Kerajaan beserta dokumen berikut :
Universiti
Hospital
Kerajaan - Surat kebenaran/sokongan daripada universiti
- Dokumen sokongan lain seperti surat pengesahan status kesihatan daripada
Pegawai Perubatan Kerajaan
2. BT
Penganjur
Program
• Menerima dan memproses permohonan menarik diri daripada mengikuti
pengajian:
- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan. Kuiri jika tidak lengkap
- Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut
(jika berkaitan)
3. • Membuat perakuan permohonan menarik diri CBSG & CBTG untuk pertimbangan
dan kelulusan KSU KPM
BT
Nota : Pertimbangan dan kelulusan menarik diri atas sebab-sebab kesihatan atau
masalah kewangan yang kritikal dan lain-lain (mengikut merit kes)
BT • Mengemukakan surat arahan melapor diri kepada PPP dan salinan kepada
Bahagian/JPN/tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG
4.
5. Bahagian • Menerima dan merekodkan kelulusan menarik diri CBSG & CBTG dalam BRP
PPPJPN
Tempat
Bertugas
6. PPP • Melapor diri:
- di BT (bagi PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia)
- di JPN Sabah dan Sarawak (bagi PPP yang mengikuti pengajian dan bertugas
di Sabah atau Sarawak)
26

31. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
CARTA ALIRAN KERJA
MENARIK DIRI DARIPADA MENGIKUTI PENGAJIAN
PPP mengemukakan permohonan menarik diri daripada mengikuti
pengajian ke BT
Tidak
Lengkap BT memproses permohonan menarik diri
1
2a
2
Lengkap
3
6
5
4
BT membuat perakuan menarik diri untuk pertimbangan dan
kelulusan KSU KPM
BT mengeluarkan Surat Arahan Melapor Diri
Bahagian/JPN merekodkan dalam BRP
PPP melapor diri
7 Tamat
27

32. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
E) PROSES KERJA PELANJUTAN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
1. PPP • Mengemukakan surat permohonan pelanjutan dalam tempoh 4 bulan sebelum
tamat tempoh CBSG & CBTG beserta dokumen berikut :
a) Surat sokongan dari universiti
b) Plan of study’ yang mengandungi baki jumlah jam kredit yang telah diambil
dan yang perlu disenaraikan pada semester tambahan
c) Salinan surat kelulusan CBSG & CBTG
d) Salinan kelulusan pelanjutan (jika berkaitan)
e) Salinan keputusan peperiksaan yang terkini
2. BT • Menerima dan memproses permohonan pelanjutan CBSG & CBTG dari PPP
- Menyemak surat permohonan dan dokumen berkaitan
- Kuiri jika tidak lengkap
- Mendapatkan ulasan penganjur program pengajian berkenaan kes tersebut
(jika berkaitan)
3. BT • Membuat perakuan permohonan pelanjutan CBSG & CBTG untuk pertimbangan
dan kelulusan KSU KPM
4. BT
Bahagian
JPN
• Mengemaskini tempoh kelulusan pelanjutan dalam SISPADU
• Mengemukakan surat kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG kepada PPP dan
salinan kepada Bahagian/JPN/ tempat bertugas sebelum CBSG & CBTG
5. Bahagian
JPN
Sekolah
• Menerima dan merekodkan tempoh kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG dalam
BRP PPP
6. PPP • Meneruskan pengajian berdasarkan tempoh kelulusan pelanjutan CBSG & CBTG
28

33. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
CARTA ALIRAN KERJA
PELANJUTAN CBSG & CBTG
PPP mengemukakan permohononan pelanjutan CBSG & CBTG
ke BT
Tidak
Lengkap BT memproses permohonan pelanjutan CBSG & CBTG
Lengkap
BT membuat perakuan pelanjutan untuk pertimbangan dan
kelulusan KSU KPM
BT mengeluarkan Surat Kelulusan Pelanjutan Tempoh CBSG &
CBTG
1
2a
3
2
5
4
Bahagian/JPN merekodkan kelulusan tempoh pelanjutan dalam
BRP
7
6 PPP meneruskan pengajian
Tamat
29

34. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
F) PROSES KERJA PENEMPATAN SEMULA SETELAH TAMAT CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
1. BT
Universiti
• Mengemukakan surat edaran kepada Universiti berhubung pemakluman
keperluan PPP mengemukakan Borang Permohonan Penempatan Selepas
Tamat Kursus/Cuti Belajar 4 bulan sebelum tamat pengajian / CBSG atau
mana yang terdahulu (bagi program CBSG)
(Borang boleh dimuat turun melalui laman web KPM)
2. PPP
JPN Sabah
JPN Sarawak
• PPP yang menarik diri, gagal dan diberhentikan oleh Universiti
dikehendaki melapor diri serta merta ke BT/JPN Sabah/Sarawak
Bagi PPP CBSG
• Mengisi dan mengemukakan Borang Permohonan Penempatan Setelah Tamat
Kursus/Cuti Belajar ke BT beserta dokumen berikut:
a) Salinan surat nikah/ sijil pendaftaran perkahwinan/sijil perceraian
b) Surat pengesahan majikan suami/isteri
c) Salinan sijil pendaftaran perniagaan suami/isteri
d) Salinan surat kelulusan CBSG
e) Salinan surat kelulusan pelanjutan CBSG
f) Surat kelulusan pertukaran kursus
g) Surat pengesahan tamat pengajian dari universiti
Bagi PPP CBTG
i. PPP yang mengikuti pengajian di Semenanjung Malaysia
• Melapor diri di BT selepas tamat pengajian atau tamat CBTG mana yang
terdahulu
• Mengisi Borang Lapor Diri Pegawai Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus
beserta dokumen berikut:
a) Salinan Surat kelulusan CBTG
b) Surat kelulusan pelanjutan CBTG
c) Surat pengesahan tamat pengajian dari Universiti
d) Salinan keputusan penuh peperiksaan
ii. PPP yang mengikuti pengajian dan bertugas di Sabah/Sarawak sebelum CBTG
• Melapor diri di JPN Sabah/Sarawak selepas tamat pengajian atau tamat CBTG
mana yang terdahulu
• Mengisi Borang Lapor Diri Pegawai Yang Telah Tamat Mengikuti Kursus
beserta dokumen seperti di atas.
(JPN Sabah/Sarawak akan mengemukakan Borang Lapor Diri PPP ke BT dalam
tempoh 7 hari selepas PPP melapor diri)
3. BT • Menerima dan memproses Borang Permohonan Penempatan/Borang Lapor
Diri. Kuiri jika tidak lengkap
• Mengemukakan borang ke Bahagian yang menguruskan penempatan semula
seperti berikut:
a) BPSM - bagi PPP CBTG peringkat Ijazah Lanjutan
b) BPSH - opsyen Akademik
c) BPI - opsyen Agama Islam
d) BPTV - opsyen Teknikal
e) BPK - opsyen Pendidikan Khas
30

35. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
4.
CARTA ALIRAN KERJA
PENEMPATAN SEMULA SETELAH TAMAT CBSG & CBTG
BT mengeluarkan surat edaran ke Universiti berhubung
makluman penempatan semula
PPP - CBSG
PPP mengemukakan Borang Permohononan Penempatan
Semula 4 bulan sebelum tamat pengajian kepada BT
PPP - CBTG
Melapor diri di BT/JPN Sabah/Sarawak dan mengisi Borang
Lapor Diri
Tidak
Lengkap BT memproses permohonan penempatan dan mengemukakan
ke Bahagian yang berkenaan
Lengkap
BPSM/BPI/BPTV/BPK mengeluarkan surat arahan penempatan
PPP melapor diri ke tempat bertugas yang baru
Bahagian/JPN/Sekolah mengemukakan Surat Pengesahan
Lapor Diri PPP ke BT
BT kemaskini rekod dalam SISPADU
Tamat
BPSM • Menguruskan penempatan semula PPP
BPSH
BPI
BPTV
BPK
• Mengeluarkan surat arahan penempatan semula PPP ke Bahagian/JPN
berkenaan dan salinan ke BT
5. PPP • Melapor diri ke Bahagian/JPN/sekolah seperti yang diarahkan dalam surat
arahan penempatan.
(Kegagalan berbuat demikian boleh menyebabkan berlakunya putus
perkhidmatan)
6. Bahagian • Mengeluarkan surat pengesahan melapor diri PPP ke BPSM /BPSH / BPI /
BPTV / BPK dan salinan ke BT.JPN
Sekolah
7. BT • Mengemaskini rekod dalam SISPADU
1
3
3a
2
4
5
6
7
8
31

36. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
G) PROSES KERJA PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG & CBTG
BIL TINDAKAN PROSES KERJA
1. PPP
Universiti
• Syarat-syarat penyambungan semula CBSG & CBTG:
a) PPP telah diberi penempatan semula selepas tamat pengajian/Cuti Belajar
b) PPP telah bertugas di tempat baru
c) PPP gagal dalam beberapa kursus berdasarkan keputusan semester akhir
d) PPP perlu mengulang kursus secara sepenuh masa
• Mengemukakan surat permohonan penyambungan CBSG & CBTG ke BT
dalam tempoh 7 hari selepas keputusan peperiksaan semester akhir
diumumkan beserta dokumen berikut:
a) Keputusan peperiksaan semester akhir
b) Perancangan Pengajian (plan of study)
c) Salinan Surat Kelulusan CBSG & CBTG
d) Surat pengesahan pendaftaran ke Universiti untuk menyambung
pengajian
2. BT • Menerima dan memproses permohonan. Kuiri jika tidak lengkap
3. BT • Membuat perakuan permohonan penyambungan semula CBSG & CBTG untuk
pertimbangan dan kelulusan KSU KPM
4. BT
Bahagian
JPN
Sekolah
• Mengemaskini maklumat dalam SISPADU
• Mengeluarkan surat kelulusan penyambungan CBSG & CBTG kepada PPP
dan salinan kepada Bahagian/ JPN/ Tempat bertugas sebelum penyambungan
semula CBSG & CBTG
5. PPP • Mendaftar semula ke Universiti dan mengikuti pengajian dalam tempoh yang
ditetapkan
6. BT • Menerima dan merekodkan tempoh kelulusan penyambungan CBSG & CBTG
dalam BRP
• Mengemukakan surat pengesahan ke BT tarikh sebenar PPP meninggalkan
tempat bertugas untuk menyambung pengajian
Bahagian
JPN
Sekolah
• Menyediakan Kew. 8 daripada gaji penuh kepada separuh gaji atau tanpa gaji.
Urusan pembayaran separuh gaji menggunakan peruntukan aktiviti Bahagian/
JPN
• Membuat Jernal pelarasan gaji menggunakan peruntukan Jawatan Latihan BT
• Mengisi kekosongan jawatan PPP yang diluluskan penyambungan dengan
GSTT atau guru ganti mana-mana yang bersesuaian.
32

37. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
CARTA ALIRAN KERJA
PENYAMBUNGAN SEMULA CBSG & CBTG
PPP mengemukakan surat permohonan penyambungan
CBSG & CBTG dan dokumen berkaitan ke BT
Tidak
Lengkap BT memproses permohonan penyambungan semula
Lengkap
BT membuat perakuan penyambungan semula untuk
pertimbangan dan kelulusan KSU KPM
BT mengeluarkan Surat Kelulusan Penyambungan
CBSG & CBTG
PPP mendaftar semula ke Universiti dan mengikuti pengajian
Bahagian/JPN merekodkan dalam BRP, menyediakan
Kew.8 dan membuat pengisian kekosongan jawatan
PPP melapor diri di tempat bertugas sebelum penyambungan
CBSG & CBTG setelah tamat pengajian
KJ mengemukakan Surat Pengesahan Lapor Diri dan
menyediakan Kew.8
BT kemaskini rekod dalam SISPADU
Tamat
TINDAKAN PROSES KERJABIL
7. PPP • Penempatan semula PPP sebelum penyambungan CBSG & CBTG adalah
kekal berkuatkuasa dan PPP dikehendaki melapor diri setelah tamat tempoh
pengajian atau penyambungan CBSG & CBTG mana yang terdahulu
8. • Mengemukakan surat pengesahan lapor diri PPP ke BTBahagian
JPN
Tempat
Bertugas
• Menyediakan Kew. 8 dari separuh gaji / tanpa gaji kepada bergaji penuh.
BT9. • Mengemaskini maklumat dalam SISPADU
3
2a
1
2
5
4
6
9
8
7
10
33

38. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
PENUTUP
Sebagai kesimpulan, Bab 1 menjelaskan mengenai perkara-perkara
asas yang perlu diketahui dalam urusan CBSG & CBTG. Antara perkara yang
dijelaskan adalah seperti jenis kemudahan, syarat-syarat permohonan dan
status perkhidmatan PPP CBSG & CBTG.
Bab 2 antara lain membincangkan mengenai tanggungjawab yang
perlu dilaksanakan oleh PPP sebelum, semasa dan selepas cuti belajar.
Selain itu, bab ini juga mengupas tanggungjawab yang perlu dilaksanakan
oleh semua pihak yang terlibat dalam urusan CBSG & CBTG seperti Bahagian
Tajaan Pendidikan, Bahagian Pengurusan Sumber Manusia, Bahagian-
bahagian lain di KPM, Jabatan Pelajaran Negeri, Pejabat Pelajaran Daerah,
Pejabat Pelajaran Gabungan dan sekolah. Bab ini memberi panduan
kepada semua pihak bagi memastikan semua urusan CBSG & CBTG berjalan
lancar.
Bab terakhir buku garis panduan ini, memberi penekanan kepada
proses kerja urusan CBSG & CBTG. Pemahaman kepada proses kerja tersebut
diharap dapat mengurangkan masalah yang sering berlaku dalam urusan
CBSG & CBTG. Antara proses kerja yang terlibat adalah seperti pemberian
CBSG & CBTG, pembayaran emolumen, pelanjutan tempoh, menarik diri dari
pengajian, penangguhan, penempatan semula dan penyambungan CBSG
& CBTG. Dengan adanya carta aliran kerja diharap dapat memperjelaskan
lagi proses kerja yang telah dinyatakan.
Bahagian Tajaan Pendidikan berharap agar buku garis panduan ini
dijadikan rujukan dalam pelaksanaan urusan CBSG & CBTG PPP selaras
dengan Teras 5 Pelan Induk Pembangunan Pendidikan (PIPP) iaitu
Memartabatkan Profesion Keguruan.
BAHAGIAN TAJAAN PENDIDIKAN
KEMENTERIAN PELAJARAN MALAYSIA
Cetakan Pertama
Edisi 2009
34

39. GARIS PANDUAN CBSG & CBTG
GLOSARI
AUKU : Akta Universiti dan Kolej Universiti
BPG : Bahagian Pendidikan Guru
BPI : Bahagian Pendidikan Islam
BPK : Bahagian Pendidikan Khas
BPPDP : Bahagian Perancangan Dan Penyelidikan Dasar Pendidikan
BPSH : Bahagian Pengurusan Sekolah Harian
BPSM : Bahagian Pembangunan Sumber Manusia
BPTV : Bahagian Pendidikan Teknik Dan Vokasional
BRP : Buku Rekod Perkhidmatan
BT : Bahagian Tajaan Pendidikan
BTN : Biro Tatanegara
CBSG : Cuti Belajar Separuh Gaji
CBTG : Cuti Belajar Tanpa Gaji
COLA : Cost of Living Allowance (Bantuan Sara Hidup)
HEP : Hal Ehwal Pelajar
IAB : Institut Aminuddin Baki
IPG : Institut Pendidikan Guru
IPTA : Institusi Pengajian Tinggi Awam
IPTS : Institusi Pengajian Tinggi Swasta
JAN : Jabatan Akauntan Negara
JPA : Jabatan Perkhidmatan Awam
JPN : Jabatan Pelajaran Negeri
KJ : Ketua Jabatan
KPM : Kementerian Pelajaran Malaysia
KSU : Ketua Setiausaha
LHDN : Lembaga Hasil Dalam Negeri
LNPT : Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
MARA : Majlis Amanah Rakyat
PIPP : Pelan Induk Pembangunan Pendidikan
PKPG : Program Khas Pensiswazahan Guru
PNGK : Purata Nilaian Gred Kumulatif
PPD : Pejabat Pelajaran Daerah
PPG : Pejabat Pelajaran Gabungan
PPGB : Program Pensiswazahan Guru Besar
PPP : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan
PPPLD : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Lepasan Diploma
PPPS : Pegawai Perkhidmatan Pendidikan Siswazah
PTJ : Pusat Tanggungjawab
PTK : Penilaian Tahap Kecekapan
PTPTN : Perbadanan Tabung Pendidikan Tinggi Nasional
PUU : Penasihat Undang-undang
SISPADU : Sistem Maklumat Bersepadu
35