Dokumen ini membahas tentang tahapan pengadaan dan pemeliharaan aset, mulai dari persiapan data kebutuhan oleh bagian-bagian, pengumpulan usulan, penyusunan rencana, hingga langkah-langkah penyusunan rencana tersebut dengan mempertimbangkan anggaran dan prioritas kebutuhan.

1. PENGADAAN DAN
PEMELIHARAAN ASET
Rahmawati, M.Si
2018
rahmawati@untirta.ac.id

2. Tahapan
1. Pejabat Eselon IV yang ditugasi mengurusi barang/aset di satuan kerjanya dalam
menyiapkan usulan pengadaan dan pemeliharaan barang/aset adalah persiapan
untuk mengumpulkan data usulan kebutuhan pengadaan barang dan
pemeliharaan barang inventaris/aset dari semua bagian/seksi di instansi/satuan
kerjanya untuk tahun fiskal ke depan.
Untuk terlaksananya pengumpulan data yang baik dan rasional yang bersangkutan
harus menyiapkan dan menyampaikan:
a. Informasikan kepada semua bagian di satuan kerja atau instansi tempatnya
bekerja bahwa usulan pengadaan dan pemeliharaan barang/aset akan dijadikan
rujukan dalam pembuatan rencana anggaran tahun depan. Untuk tujuan ini
semua bagian diminta segeramenyampaikan usulan tersebut.
b. Form (blanko) usulan rencana kebutuhan pengadaan dan pemeliharaan
barang/aset
c. Petunjuk teknis tentang cara pengisian serta dasar pertimbangan bagi mereka
dalam penyusunan bahan usulan pengadaan kebutuhan barang/aset.
d. Bahwa barang yang akan diusulkan itu harus jelas jumlah unitnya, spesifikasinya,
dan harganya.

3. 2. Tahap pengumpulan
- Pelaksanaan pengumpulan usulan rencana
kebutuhan pengadaan barang/aset daerah.
- Kepada semua bagian atau subbagian
disampaikan hal-hal atau bahan-bahan
(formulir-formulir) yang telah dipersiapkan
tersebut dengan surat dan dijelaskan batas
waktu akhir penyerahannya kembali.

4. Daftar usulan pengadaan barang
No Jenis barang Sudah ada
(unit)
Usulan
tambahan
Harga/unit
(Rp)
Total
harga
(Rp)
Ket/spesifik
asi/merk
SKPD :
Seksi/Bagian :
Jumlah Personil

5. Bbrp aspek dlm penyusunan rencana
kebutuhan pengadaan barang
1. Mengetahui dengan pasti data jumlah barang/inventaris pada
masing-masing bagian dari unit instansi/satuan kerja yang
diurusnya.
2. Mendata dan menghitung jumlah kekurangan atau keperluan
barang/inventaris sesuai standar kebutuhan.
3. Menghitung jumlah barang, harga per unit dan total harga atau
biaya yang dibutuhkan untuk pengadaannya.
4. Melakukan rapat koordinasi dan pembahasan penyusunan
rencana pengadaan barang/inventaris dalam lingkungan unit
kerjanya guna menentukan prioritas rencana pengadaan untuk
diajukan dalam tahun fiskal ke depan serta menyusun alternatif
skala prioritas yang disesuaikan dengan perkiraan anggaran.
5. Mempertimbangkan juga kemungkinan pengembangan
organisasi/personil serta barang yang diperkirakan akan rusak atau
dihapuskan pada tahun depan.

6. Langkah-langkah
1. Rekapitulasi data usulan
2. Penyusunan draft/konsep usulan
3. Rapat lengkap koordinasi perencanaan
mematangkan usulan rencana pengadaan dan
pemeliharaan barang/aset daerah untuk tahun
anggaran didepan yang diperlukan dalam
pertimbangan untuk menentukan skala perioritas
disebabkan keterbatasan ketersediaan jumlah
pengajuan anggaran yang memungkinkan untuk
diusulkan nanti pada Dana Alokasi Umum (DAU)
maupun untuk Dana Alokasi Khusus (DAK) nantinya.