MLS cuestiones previas a la puesta en marcha

PANEL DE GESTIÓN MLS
ASOCIACIONES INMOBILIARIAS

CUESTIONES PREVIAS A LA PUESTA EN
MARCHA DE UN SISTEMA MLS EN TU ZONA

La presente comunicación quedan sujetos a confidencialidad entre Urbaniza S.A. y la
asociación de Inmobiliarias, dirigiéndose exclusivamente como destinatario a éste
último. Los datos son de exclusivo uso interno y queda prohibida su divulgación, copia,
cesión, entrega, remisión o envío a terceros ajenos a la asociación de Inmobiliarias sin
consentimiento previo y escrito de Urbaniza Interactiva S.A.

Urbaniza interactiva S.A. A01306547

PREGUNTAS HABITUALES

¿Cuales son vuestros objetivos? … 4
Qué debe ser más exhaustivo: ¿MLS o Gestión propia? …. 5
¿Todo en exclusiva o hay excepciones? ….. 6
Los datos de contacto de un inmueble en la web común deben ser… 7
¿Qué hacer si se sospecha que hay quien trabaja sin exclusiva? O con exclusivas
vendidas? ¿cómo demostrarlo? ….. 8
¿Qué pasa cuando un comprador mío, al que he acompañado a una visita, acaba
comprando con otra agencia el inmueble? …. 9
¿Qué hacer con los inmuebles “Reservados”?¿Qué hacer con los inmuebles
“Vendidos” / “Alquilados”? ….. 10
¿Qué estado debe tener el inmueble cuando expira el contrato de exclusiva? …. 11
¿Qué datos se usan para controlar la no duplicidad de inmuebles? ….. 12
¿Un inmueble puede estar activo sin gestiones de compraventa, alquiler, traspaso,..?
…13
¿Qué hacer con las demandas de los clientes? … 14
¿Qué criterios se usan para definir zonas? ….. 15
¿Qué criterios se usan para establecer la tipología de inmuebles? … 16
¿Los asociados pueden publicar inmuebles captados por otros? …. 17
¿Se permite el uso de marcas de agua en Fotos y Videos? ….. 18
Posicionamiento de la web de la asociación en la página …. 19
Plan de comunicación …. 20
Otras recomendaciones ….. 21
Contacto ….. 22


INTRODUCCIÓN

Desde 2007, nuestra empresa está ofreciendo soluciones tecnológicas a agrupaciones
inmobiliarias que basan su funcionamiento en el sistema MLS.
La base es la exclusiva múltiple compartida, que supone un mayor compromiso con el
cliente vendedores y que permite a otras agencias colaboradores, representar a sus
clientes compradores, en busca de una operación compartida, tanto en el proceso
como en los honorarios.

A lo largo de estos años se han recogido dudas y consultas que aparecen de forma
frecuente en distintas agrupaciones de varias zonas de España.
Las diferentes asociaciones han tomado decisiones al respeto que sirven al resto de
nuevos entrantes a darse cuenta de la complejidad de organizar la colaboración, pero
también de encontrar soluciones y comprobar el resultado.

Este documento es susceptible de ser ampliado con nuevas preguntas; al final del
documento encontraréis nuestro contacto por si queréis sugerir nuevas preguntas o
aportar vuestra visión.

César Villasante Ochoa


1. ¿Cuales son vuestros objetivos?
–

Colaborar de forma reglada

–

Dignificar la profesión, desmarcarse de las malas prácticas,

–

Comunicar la forma de trabajo a la sociedad,

–

Captar más en exclusiva,

–

Vender más en menor plazo,

–

Incrementar la cuota de mercado,

–

Obtener y usar un sello de calidad,

–

Expansión a territorios de la provincia,

–

Mayor difusión y representación ante entidades y organismos públicos

–

Tener un portal web de referencia en la zona

–

Otros

Recomendación Urbaniza:
Hay que priorizarlos, siendo ambiciosos pero creciendo de forma escalonada.
Lo ideal es que el núcleo de colaboración sea reducido y se fortalezcan los
lazos entre los participantes, antes de dar el paso a crecer en número de
agencias participantes.
Hay que concienciar a los propios agentes, a los clientes (los existentes y los
nuevos), de que la forma de trabajar se basa en la exclusiva y que conlleva
mayor compromiso, derechos pero también obligaciones.
Cuando se llegue a ese momento, que la normativa sea clara, consensuada y
probada durante un plazo de tiempo entre todos los participantes iniciales, se
podrá abrir el abanico de colaboradores.


2. Dónde debe ser más exhaustivo el registro de datos de inmuebles
–

en la MLS o

–

en el sistema propio?

Creemos que lo justo es aportar la información de manera inicial y original al
sistema MLS; para que todos los colaboradores puedan tenerla desde el
posible.
Se trata de fomentar la colaboración en las gestiones, donde un agente es
captador y el resto son vendedores.
En el día a día de la MLS, se deben registrar las visitas a los inmuebles, propios
o captados por otra agencia, indicar las reservas y las ventas y alquileres, para
poder tener el histórico de los datos y consultar informes de actividad en el
mercado local.


3. ¿Todo en exclusiva o hay excepciones?
–

Producto bancario

–

Promociones de obra nueva

–

Alquileres

–

Inmuebles singulares o de propietarios que requieren confidencialidad

Siempre que un inmueble esté en gestión de venta, debería ir con
exclusiva.
Si se da el caso excepcional de que el propietario, por su poder de
negociación (bancos) no cede en los honorarios, se puede dar la
excepción, pero siempre hay que intentar convencer de las ventajas del
sistema y de la necesidad de los honorarios justos para poder compartir
con la agencia vendedora.


4. Los datos de contacto de un inmueble en la web común deben ser:
–

Los de la agencia captadora

–

Cualquiera menos los de la agencia captadora

–

Listado de oficinas asociadas

–

Una agencia de la zona, de forma rotatoria; criterios (ubicación,
tipología inmueble,…?

Lo más cómodo es que el captador sea quien reciba la solicitud de
información del inmueble. Teóricamente lo justo es que sea justo lo
contrario.
La realidad marca la primera opción como más viable porque el resto
suponen implicaciones que complican la selección (que una agencia tenga
varias oficinas, más comerciales, esté especializada en un producto o
cliente,…)


5. ¿Qué hacer si se sospecha que hay quien trabaja sin exclusiva? O con
exclusivas vendidas? ¿cómo demostrarlo?
–

El sistema custodia todas las exclusivas, la fechas de registro y la fechas
de fin de mandato

–

El sistema permite que un usuario autorizado pueda revisarlas

Las exclusivas se guardan de forma privada, sólo la agencia captadora
puede tener acceso al documento cargado en el sistema, pero
periódicamente se deben hacer comprobaciones, por parte de alguien
designado por la Junta, para verificar el correcto cumplimiento de esa
cuestión básica.


6. ¿Qué pasa cuando un comprador mío, al que he acompañado a una visita,
acaba comprando con otra agencia el inmueble?
–

El sistema registra las solicitudes de visitas a inmuebles captados
por otra agencia, guardando la fechas de solicitud, de la visita, el
inmueble y los datos de las agencias intervinientes

–

El sistema avisa si un mismo cliente ha realizado una visita previa al
mismo inmueble

Hay quien opina que si se ha hecho una visita, le corresponde parte de los
honorarios cuando ese mismo cliente ha hecho la operación con otra
agencia. El sistema lo que hace es registrar todas las peticiones, fechas y
datos cliente (de forma privada) para que se demuestren los hechos
cuando haya conflicto.


7. ¿Qué hacer con los inmuebles “Reservados”?
¿Qué hacer con los inmuebles “Vendidos” / “Alquilados”?
–

Se pueden mostrar o no tanto en la MLS como en la web común

–

Se marcan con una imagen de “reservado” o “vendido”

En el caso de reservados, seguir manteniéndolos activos en la MLS y en la
web común, con la marca de Reservado.
En el caso de vendidos, se pueden guardar datos para mostrar un listado
de “últimas ventas” en la web común.


8. ¿Qué estado debe tener el inmueble cuando expira el contrato
de exclusiva?
15 y 7 días antes de la fecha fin de mandato, se envía al agente asignado al
inmueble un email avisando de la próxima fecha de caducidad de la exclusiva.
El agente puede modificar las fechas del contrato; si se trata de un nuevo contrato
o renovación, se debe subir el contrato escaneado al programa, sustituyendo al
anterior.
Si la fecha fin de mandato se sobrepasa, el sistema puede obviarlo o modificar el
estado del inmueble de forma automática, pasando a estar en “Desactivado/baja”.
Se generaría una notificación del cambio de estado del inmueble a la agencia.

Establecer que las exclusivas activas sean sólo las vigentes, para asegurar la
calidad y actualización de la información .
Renegociar con el propietario las condiciones y plazo de la exclusiva compartida y
anotar la nueva fecha de vencimiento asociada a documento de exclusiva vigente.


9. ¿Qué datos se usan para controlar la no duplicidad de inmuebles?
Al dar de alta un inmueble, independientemente de la gestión, se solicitan los
datos registrales, el Idufir o la referencia catastral , para evitar duplicidades.
Se ha sugerido usar los datos catastrales, porque resultan más fáciles de
obtener, en especial para alquileres.
Al dar de alta el inmueble, añadir la dirección completa y algún dato identificativo de
los posibles: datos registrales, referencia catastral o Idufir.


10.

¿Un inmueble puede estar activo sin gestiones de compraventa, alquiler,
traspaso,..?

La cuestión es que si se da de alta un inmueble y puede estar si asociar
ninguna gestión (compraventa, alquiler, traspaso, alquiler con opción a
compra) o que cuando se finaliza una gestión, se debe mantener activa la
propiedad.

Cuando se tramita una gestión y ya no quedan otras gestiones activas (el
ejemplo más claro es cuando un inmueble está en venta y se registra la
venta, sin que esté además puesto en alquiler), se solicita al agente que
desactive manualmente el inmueble, salvo que quiera añadir una nueva
gestión (cuando se alquila pero se sigue queriendo mantener en venta).
El sistema puede automatizar la baja inmediata del inmueble sin gestiones
activas, pasando a estar en estado “tramitado”, pero lo hemos desestimado
hasta ahora porque hay usuarios que quieren mantener temporalmente el
inmueble en estado activo.

Al registrar la finalización de una gestión, el sistema lo guarda para consultas
posteriores, pudiendo desactivar el inmueble. En el caso de querer volver a
gestionar la venta o alquiler del mismo inmueble, se aconseja crear uno
nuevo, usando la herramienta “Duplicar” del sistema, con una nueva
referencia.


11. ¿Qué hacer con las demandas de los clientes?
–

No se comparten los datos de contacto de los clientes

–

Se comparte la información de las demandas, para conocer qué se solicita

–

En el panel hay informes para ver todas las demandas y filtrarlas por tipos,
zonas,…

–

En la web común se puede mostrar un listado con las últimas demandas
activas
Dado que no se comparten datos de personas, se puede compartir el resto
de información, en la MLS, para poder sacar informes de qué se pide en
cada momento y zona.
En la web se puede mostrar parte de esa información, con las últimas
demandas, o “tenemos compradores interesados en estas zonas”,
mostrando un listado de demandas recientes sobre inmuebles y
ubicaciones (sin datos de las personas)
Para asegurar la calidad y actualización de la información, se establece
un periodo máximo de vigencia de las demandas de los clientes, que
pueden renovarse en cualquier momento.


12. ¿Qué criterios se usan para definir zonas?
–

Códigos Postales

–

Datos oficiales de cada Diputación/ Ayuntamiento

–

Uso habitual en la zona

–

Consenso entre participantes
Las zonas consensuadas por los agentes de cada zona, que son las que
entienden los clientes.
Hay que indicar que esas zonas no tienen porqué coincidir con las que
tienen otros portales o programas de gestión, pero siempre que esté
geolocalizadas (latitud y longitud), se podrán exportar a otros entornos.


13. ¿Qué criterios se usan para establecer la tipología de inmuebles?

Lo idóneo es tener un listado corto de tipos de inmuebles, tratando de que se
amolde al estandar (cuando lo haya); Luego puede haber subtipos o etiquetas
que especifiquen los datos del inmueble.
A la hora de exportar, se debe usar un listado de mínimos y se puede ampliar la
información con subtipos o etiquetas, teniendo en cuenta que tiene que haber
una relación entre emisor y receptor de los datos, a través de tablas de
conversión.


14. ¿Los asociados pueden publicar inmuebles captados por otros
a. En su propia web?
b. En su oficina / escaparate?
c. En portales inmobiliarios?
d. En anuncios en otros medios?
Habitualmente en los estatutos se establece esa libertad de publicación, que
debería hacerse extensible a cualquier medio. El problema surge con portales
inmobiliarios que permiten duplicidades y el mismo inmueble se publica por varias
agencias de forma simultánea.
Nuestro módulo de exportación a portales permite a cada Asociación elegir si
se pueden seleccionar inmuebles de otros.
Cada asociación tiene parametrizadas varias opciones para poder
personalizar estos aspectos y determinar qué y dónde se pueden publicar los
inmuebles; usamos cuestionarios como este:
Criterios (por orden de prioridad):
o
o
o
INMUEBLE

Exclusividad: Con o sin exclusividad
Gestión: Compraventa, Alquiler, Traspaso, Alquiler con opción a compra
Marcas: Producto bancario / VPO/ Producto Propio

EXCLUSIVA
WEB
PROPIA

Todos / Gestión
Alquiler

Si
No

Todos / Gestión
Traspaso

Si
No

Todos / Gestión
Alquiler Op
Compra

Si
No

Todos / Gestión

Si

Compraventa

No

Producto
bancario

Si
No

Producto
PROPIO

PUBLICACIÓN
WEB
PORTALES
COMÚN

Si
No


RED
ASOCIACIONES

15. ¿Se permiten marcas de agua en Fotos y Videos?

Es práctica habitual en portales inmobiliarios la inserción de marcas de agua en la
que se muestre el nombre y/o logotipo del portal que publica la información del
inmueble.
Esta práctica es legítima en las webs propias y en soportes gestionados por la
propia inmobiliaria, como la página de empresa en Facebook o el canal de empresa
en Youtube.
La cuestión es si se debe mantener la marca de agua con el nombre comercial y/o
logotipo de la agencia captadora en soportes colectivos, como la web de la
Asociación y en la propia MLS interna.

En los medios colectivos, como la MLS y la Web de la Asociación, no deberían
añadirse esas marcas, que identifican a la agencia inmobiliaria captadora.
En el sistema MLS se permite la publicación de fichas de inmuebles de cualquier
agencia en diferentes soportes, como escaparate, web propia, blog, en los envíos
por email a clientes,…
Por lo tanto, no tiene sentido publicar, entregar ni enviar información de una
propiedad marcada por otra agencia, porque crea confusión en el comprador y
además impide una correcta comercialización por parte de la agencia colaboradora.


16. Posicionamiento de la web de la asociación:
o

Portal de viviendas en la zona

o

Espacio para la difusión de sus servicios y ventajas


A clientes vendedores



A clientes compradores



A otras agencias inmobiliarias



A la opinión pública, medios, instituciones

o

En una primera fase es importante crear marca, difundir las ventajas
de trabajar con agencias asociadas

o

A medio plazo, se podría posicionar el producto, porque está muy
concentrado en una zona y el volumen es grande

A largo plazo la web común debe ser la referencia de la zona, pero a corto
plazo es importante posicionar los objetivos, valores y misión de la asociación y
de los asociados.
El contenido que se pueda generar es esencial para ello; contenido local
generado desde la propia web o sumando esfuerzos de los asociados desde
sus propias webs y blogs.
Cuando se consiga ese posicionamiento de “asesores inmobiliarios en” se
podrá pasar a un posicionamiento más de producto “pisos en”.


17. Plan de comunicación de la actividad:
–

Qué?

–

Cómo?

–

A quien?

–

Dónde?

–

Cuando?

–

Quien?

Es importante que hay aun responsable de esta área que tenga la confianza
del resto para difundir la visión y misión de la asociación.
Según los objetivos marcados en el punto 1, se establece el público objetivo, se
confeccionan los mensajes y se usan los canales apropiados para ello.


OTRAS RECOMENDACIONES
•

Reparto de tareas
–

•

Más allá del cliente
-

•

Evangelización desde el interior (personal de la empresa) al exterior
(clientes, otras agencias)

Disciplina
–

•

Contar con los Comercios de la zona, medios de comunicación
locales, para que so ayuden en la difusión de vuestros servicios

Difusión de forma de trabajo y ventajas
–

•

Designar responsables por áreas: Tecnología, Administraciones,
Jurídico, Comunicación,…

Registro de información: "HAZ DEL CAMBIO UN HÁBITO"

Selección Proveedor por Diferenciación
–

Formación,

–

Soporte/Atención,

–

Plan Marketing,

–

Contrato (datos, propiedad web),

–

Independencia,…


URBANIZA INTERACTIVA S.A.

•

Desde el año 2.000, especializados en tecnología y marketing digital para
el sector inmobiliario. www.urbanizainteractiva.com 902 180 654

CÉSAR VILLASANTE OCHOA cesar@urbaniza.com

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