presentacion - diseño e implementacion de un programa de gestion documental para la caja de retiro de las fuerzas militares realizada para optar al titulo profesional de sistemas de informacion y documentacion.

1. PROPUESTA DE DISEÑO Y
ELABORACIÓN DEL PROGRAMA DE
GESTIÓN DOCUMENTAL PARA LA
CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS
MILITARES. (CREMIL)

2. LUISA YANETTH RUEDA HERREÑO
CAMPO ELIAS ARIAS PARRA
CESAR AUGUSTO BUENO PARRA
FACULTAD DE INGENIERÍA Y TECNOLOGÍAS DE LA
INFORMACIÓN
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y BIBLIOTECOLOGÍA
Asesor Metodológico: Mg. ROSA HELENA GOMEZ HURTADO
Asesor Temático: Esp. GLORIA MARÍA PARRA

3. ANTECEDENTES
En Colombia gracias a la creación del Archivo General de la
Nación y con su normatividad sobre el manejo y custodia de los
archivos se han establecido y logrado mejoras dentro del campo
archivístico colombiano, con base a la directriz establecida, el
presente anteproyecto tiene como finalidad la Propuesta de
diseño y elaboración del Programa de Gestión Documental para
la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (CREMIL), entidad del
estado la cual
debe cumplir con todos los parámetros de
normatividad y regulación vigente en materia archivística, se
entiende que un Programa de Gestión Documental – P.G.D., es
“un proceso archivístico- sistemático encaminado al eficiente,
eficaz y efectivo manejo y organización de la documentación
producida y recibida por una entidad”.

4. EL PROBLEMA
 Aplicación
de normatividad y Legislación Vigente para la
Elaboración de un PGD.
 Reglamentación del Archivo según el AGN.
 Detrimento Patrimonial
 Integración de Procesos Archivísticos con las Tic’s
 Preservación del Patrimonio Documental

5. JUSTIFICACION
Reglas y Principios Basados en el AGN
Regulación de la Función Archivística Mediante la Aplicación de la
Ley 594 de 2000.
Implementación de PGD en Entidades Publicas o Privadas
Integrar y Modernizar los Procesos de Gestión Documental para
CREMIL
Beneficios

6. JUSTIFICACIÓN

7. JUSTIFICACION
El reto de la gestión documental es buscar
soluciones funcionales y tecnológicas que
garanticen su fiabilidad e integridad, y a la vez
que de un acceso seguro a la información. En
fin la gestión documental es una función clave
que debe estar alineada con la estrategia y los
objetivos de negocio, orientada a los procesos
sobre los que se desarrolla la estrategia e
integrada con los sistemas de información y
gestión que dan soporte a estos procesos.

8. OBJETIVO GENERAL
Elaborar la propuesta del Programa de Gestión Documental para la
Caja de Retiro de las Fuerzas Militares (CREMIL), con base a la
normatividad archivística vigente.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
Diagnosticar la situación actual de la Caja de Retiro de las Fuerzas
Militares CREMIL en cuanto a la implementación de procesos y
componentes del Programa de Gestión Documental (PGD).
Recopilar y analizar la situación con respecto a la normatividad vigente
para constituir un referente que permita el desarrollo de las actividades
a solucionar.
Elaborar la propuesta del Programa de Gestión Documental (PGD)
(producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta,
conservación y disposición final) para la Caja de Retiro de las Fuerzas
Militares CREMIL.

9. MARCO DE REFERENCIA
El proyecto elaboración del programa de gestión documental
para la caja de retiro de las fuerzas militares en el cual se
implementaron actualización de los procedimientos de gestión
documental, en los que se mejoraron y optimizaron los
procedimientos para el manejo del acervo documental de la
institución.
Se aplicaron los parámetros de normalización y regulación de
archivos según la ley 594 del 2000 “Ley General de Archivos” y
basados en la normatividad dispuesta por el Archivo General
de la Nación. Las cuales permitieron definir las diferentes
etapas, políticas y aplicación de las Tic’s para el desarrollo
actualización e implementación del PGD, cumpliendo de esta
manera con los propósitos institucionales de la Caja de Retiro
de las Fuerzas militares (CREMIL)

10. MARCO LEGAL
Ley 594 de 2000: Reconoce que los documentos institucionalizan las
decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta
indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural
del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y
de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.
Decreto 2609 de 2012: Por el cual se reglamenta el Título V de la Ley
594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y
se dictan otras disposiciones en materia de Gestión Documental para
todas las Entidades del Estado.
.
Decreto 2578 de 2012: Reglamenta el Sistema Nacional de Archivos,
establece la Red Nacional de Archivos y deroga el Decreto 4124 de 2004.

11. MARCO LEGAL
Acuerdo 03 de 2013: Por medio del cual se reglamenta parcialmente el
Decreto 2578 de 2012, se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 04 de 2013: Por medio del cual se reglamenta parcialmente el
Decreto 2578 de 2012 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento
para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de la Tablas de Retención Documental y las Tablas de
Valoración Documental”
Acuerdo 05 de 2013: Por el cual se establecen los criterios básicos para
la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones y se dictan otras
disposiciones.

12. NORMATIVIDAD DE LA CAJA DE RETIRO DE LAS FUERZAS MILITARES
(CREMIL)
Acuerdo
4
25/01/1989:
“Por el cual se autoriza la
microfilmación de los archivos de la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.
Resolución
293
13/02/2007:
“Por la cual se modifica el
Comité de Archivo y Microfilmación de la Caja de Retiro de las Fuerzas
Militares y se dictan otras disposiciones”.
Resolución
2928
07/09/2001:
"Por la cual se adopta la
aplicación de las Tablas de Retención Documental en la Caja de Retiro de las
Fuerzas Militares.“
Resolución
485- 25/09/2008: "Por la cual se crea el instructivo para la
aplicación de las Tablas de Retención Documental en CREMIL."
Directiva permanente 200-001-08/02/2008: "Transferencias documentales
200-001-08/02/2008
al archivo central y conformación de los archivos de gestión"

13. MARCO TEÓRICO
De acuerdo con el Archivo General de la Nación para efectos de la
conceptualización de un Programa de Gestión Documental dentro del Decreto
2609 de 2012, se determinan los siguientes procesos que estarán
interrelacionados entre si y se desarrollaran en las unidades de
correspondencia y durante las etapas del ciclo vital de documento (Archivo de
Gestión, Archivo Central y Archivo Histórico).
Planeación
Transferencia.
Producción.
Disposición de documentos.
Gestión y trámite.
Preservación a largo Plazo.
Organización.
Valoración.

14. METODOLOGÍA
TIPO DE ESTUDIO
Acción Participativa , método de estudio
y acción de tipo cualitativo que nos
permitió obtener resultados fiables
mediante la observación de la situación
real de la entidad.
POBLACIÒN Y MUESTRA
La población objeto de análisis fue los
funcionarios de la Caja de Retiro de las
Fuerzas Militares CREMIL y como
muestra se tomó los directores(as) de
las diferentes unidades que conforman
la entidad.
VARIABLES DE ESTUDIO
cualitativo
INSTRUMENTO DE RECOLECCIÒN
DE DATOS
Instrumento de Recolección de Datos:
Encuesta electrónica
enviada a los
diferentes Directores de departamento.
Ver encuesta

15. DISEÑO DE INSTRUMENTO DE RECOLECCIÓN DE DATOS
El diseño del la encuesta permitió recabar la información para
analizar el nivel de conocimiento y adopción de la normatividad
vigente, Principalmente lo correspondiente al Decreto 2609 de 2012
en
materia
de
Gestión
Documental
de
CREMIL.

16. RESULTADOS
Los
resultados
fueron
analizados
en una matriz que
permitió tabular los
datos y generar las
conclusiones
necesarias
para
continuar con el
proceso.

17. ANÁLISIS
El 19% de los encuestados
afirma que no conoce y por
consiguiente no aplica la
normatividad vigente,
esto
confirma que hay que hacer
una labor mas decidida en la
difusión y la concientización a
los funcionarios de la entidad,
con el fin de que conozcan las
normas que rigen y dan
respaldo
a
la
gestión
documental.

18. CONCLUSIONES
•La Caja de Retiro de las Fuerzas Militares-CREMIL cuenta con un
sistema de administración de archivos con la implementación de la
Resolución 0271 del 06 de febrero de 2007.
•El la Entidad existe un desconocimiento leve de la normalización
relacionada con la normatividad vigente en materia de Gestión
Documental.
•La infraestructura existente dentro del archivo de la Caja de Retiro
de las Fuerzas Militares es la adecuada para la conservación y
preservación contando con un sistema de protección del medio
ambiente, la protección y la reglamentación exigida por el AGN.
•En la institución existe un desconocimiento parcial de la
normatividad vigente relacionada con el manejo del documento
electrónico.

19. DISEÑO DE LA PROPUESTA
La propuesta incluye los siguientes programas:
•Programa de normalización de formas y formularios electrónicos
•Programa de documentos vitales o esenciales (asociados al plan
de riesgos operativos de la entidad en caso de la emergencia)
•Programa de gestión de documentos electrónicos
•Programa de reprografía (incluye los sistemas de fotocopiado,
impresión, digitalización y microfilmación)
•Plan institucional de capacitación
•Programa de auditoría y control.

20. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
Esta propuesta es un punto de partida para la aplicación
del Programa de Gestión Documental para la caja de retiro
de las fuerzas militares CREMIL
El programa no solo permitirá la consolidación de los
procesos
archivísticos
dando
cumplimiento
ala
normatividad vigente, sino que facilitara la comprensión y
adopción de lo contemplado en el Decreto 2609 de 2012
relacionado con el documento electrónico, la
correspondencia electrónica y el archivo digital.

21. BIBLIOGRAFÍA
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BUENDÍA LEDERMAN, Andrés. Propuesta para la implementación del primer nivel de un programa de Gestión
Documental. Bogotá, 2007, 94h. Trabajo de Grado (Especialización en Sistemas de Información Y Gerencia de
Documentos) Universidad de la Salle. Facultad de Ciencias Económicas Y Sociales.
LLANSÓ SANJUAN, Joaquim. Sistemas archivísticos y gestión de documentos: ponencia. 14. Congreso Internacional
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RICKS, Ariel. La administración de documentos como función archivística. En: Boletín Interamericano de Archivos, V
3,.. Córdoba: CIDA, 1976. p 23-34
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TRIANA, Jorge (compilador). Manual de archivística primera fase. Guía para la implementación de un programa de
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HERNÁNDEZ R, FERNÁNDEZ C. & BAPTISTA P. Metodología de la Investigación. 3
ed. México,D.F.: McGraw Hill. 2003. 705 p.
LERMA GONZÁLEZ, Héctor Daniel. Metodología de la Investigación. 4 ed. Bogotá: Ecoe Ediciones. 2009. 193 p