Primer informe de primer año de Bachillerato en Administración de Oficina.

1. INTRODUCCIÓN<br /> Los adelantos en la tecnología han traído significativos cambios en las funciones del personal administrativo en todos los sectores de la industria laboral. Estos cambios lo podemos observar en las pequeñas oficinas, donde el asistente administrativo ejerce prácticamente todo el control de una oficina. No hace mucho menos un par de décadas las funciones del personal de oficina, en este caso la o el secretario (a) ejercían funciones delegadas a la producción de documentos, archivo, manejo de la correspondencia entre otros. Ante la invención de las computadoras y los diversos programas para manejar base de datos, hojas de cálculos y presentaciones; el personal administrativo ejecuta con mayor flexibilidad y rapidez las tareas comunes en la oficina y otras que requieren de altos conocimientos en el manejo de las nuevas tecnologías.<br />Las nuevas competencias o destrezas en el profesional administrativo demandan la capacidad o el grado de “Inteligencia Emocional” que este emplea para ser productivo en escenarios con mucho estrés, flexible y empático ante las diferencias; uso y manejo del tiempo con eficiencia y productividad en sus ejecutorias. Ante el escenario de un mercado laboral abierto y multicultural es necesario conocer y dominar otros idiomas a parte del vernáculo, igualmente se hace importante conocer aspectos generales de otras culturas para mantenerse competitivo. <br />En vista a esta realidad el profesional administrativo en la oficina representa uno de los activos más atrayente, pues básicamente sobre el recae la imagen corporativa ante los inversionistas y clientela. Se enfatizan que las nuevas competencias en el profesional administrativo estén dirigidas en tener o desarrollar excelentes destrezas de comunicación, buenas relaciones humanas, competencias gerenciales y compromiso con la visión de las organizaciones ante el efecto de “Calidad Total” en la garantía de satisfacción de sus productos y servicios a sus clientes. <br />Las Nuevas Competencias en el Asistente Administrativo<br />Los nuevos adelantos en la tecnología junto a la diversidad laboral en exigir mayores competencias en el campo de los profesionales administrativos; nos lleva a reflexionar y tomar en consideración aquellos aspectos en nuestro campo profesional necesitamos actualizar o capacitarnos con nuevos cursos, para ser competentes y que nuestra carrera alcance nuevos designios. Los retos que el mundo laboral demanda de los profesionales administrativos se centran en varios aspectos como son el dominio de varios idiomas, poseer y desarrollar excelentes relaciones interpersonales e integrar sus conocimientos y habilidades a la filosofía de la empresa con el objetivo común de brindar a sus clientes un servicio en el marco de “Calidad Total”. Para las empresas es de suma importancia que sus empleados estén conscientes de este nuevo enfoque de servicio al cliente. El profesional administrativo que desee ver su carrera en continuo accenso debe considerar que entre sus funciones esta integrar sus conocimientos técnicos y desarrollar mejores habilidades en el manejo del stress, comunicación efectiva, manejo del tiempo enmarcado a la productividad y la eficiencia en sus funciones administrativas. Es requisito que el profesional administrativo se mantenga actualizado en cuanto a los adelantos en la tecnología, entender conceptos sobre el significado de “La Nueva Economía de los Conocimientos”, desarrollar técnicas de habilidades interpersonales para ser asertiva en el manejo de conflictos, mejorar el servicio al cliente, trabajo en equipo etc. Estas cualificaciones son las que esperan identificar los empleadores al momento de evaluar a sus posibles candidatos; es menester que los profesionales administrativos conozcan hacia donde redirigen sus pasos y busquen su continuo desarrollo profesional y personal. <br />Los Cambios en la Tecnología<br />Para los grandes magnates en los diseños de nuevos programas de aplicaciones, sistemas operativos entre otros; es cosa de juego cada nueva invención que lanzan al mercado. El mercado de desarrollo de productos tecnológicos es altamente competitivo las nuevas invenciones representan ganancias, prestigios o reconocimientos a estas empresas “quien mejora a quien”. De igual manera para los profesionales administrativos la competitividad es crucial ante los cambios económicos, escenarios de trabajo transculturales, la globalización y las oportunidades que presenta a las corporaciones, medianas o pequeñas empresas mercadear sus productos o servicios a otras partes del mundo. Toda esta diversidad laboral tiene su efecto multiplicador en aquellas nuevas competencias requeridas a los asistentes administrativos. <br />Tal vez en el desarrollo de nuevas aplicaciones o “software” no esté todo escrito, las mismas continuamente van siendo modificadas, lo que trae consigo aprender a manejar las mismas con sus nuevos diseños. El desarrollo de estas nuevas tecnologías ha implicado que el trabajo del profesional administrativo sea uno más guiado a la toma de decisiones, lo cual envuelve capacidades de razonamiento, buen juicio al tomar las mismas. Esta capacidad para fijar prioridades, asumir posiciones de liderato son una de las tantas competencias que se espera posea el profesional administrativo. <br />Capacidades Administrativas y Gerenciales <br />Ante las nuevas demandas requeridas al asistente administrativo esta la capacidad en la toma de decisiones, resolver problemas, facilidad para establecer procedimientos que impliquen que la empresa u la organización logre sus objetivos, forman partes de las nuevas habilidades o destrezas a ser vistas por los gerentes. En la actualidad se les delegan a los asistentes administrativos funciones que eran realizadas por altos gerenciales. El profesional administrativo debe demostrar altas capacidades en el manejo de estas responsabilidades. Tales características son altamente relacionadas al carácter para asumir con aplomo y seguridad en demostrar con profesionalismo las funciones que se le deleguen cumpliendo a cabalidad sus ejecutorias. El desarrollo de las mismas es una que va adquiriéndose a través de la experiencia, y el compromiso del profesional administrativo en mantenerse competitivo actualizando sus conocimientos y tomando talleres de mejoramiento profesional. Capacidades gerenciales en el profesional administrativo han de ser uno de los requerimientos más esperados por los empleadores, pues ha de significar delegar funciones de carácter gerencial al profesional administrativo que demuestre capacidad para asumir tales responsabilidades. Oportunidad que le brindara al profesional administrativo ver su carrera evolucionar en otros aspectos.<br />Eficacia en la Comunicación y Relaciones Interpersonales<br />¿Qué es la eficacia en la comunicación? La eficacia tiene su resultado en la eficiencia, cuando se logra un efecto. La comunicación efectiva tiene que tener como consecuencia, que el objetivo esperado al comunicar surtió efecto y esto a su vez genero unos cambios o resultados. La redundancia en este elemento no es superficial; “todos hablamos”, pero el comunicar demanda juicio, razonamiento, inclusive estudiar aquellas posibles reacciones que se puede generar en el receptor al emitir un mensaje. El desarrollo de las buenas relaciones interpersonales estan anexadas a la eficiencia en la comunicación. Para las empresas este elemento es altamente reconocido, pues redunda en beneficios en cuanto a la producción, mejores escenarios de trabajos, relaciones con los socios y la excelencia en el servicio al cliente. El profesional administrativo debe conocer la importancia en desarrollar las técnicas de la comunicación efectiva e implementarlas como parte de sus funciones y el valor añadido que le traerá a su carrera profesional. <br />Estrés e Inteligencia Emocional <br />El estrés puede ser en efecto un agente motivador, siempre y cuando se reconoce las causas del mismo. Cuando reconocemos aquellos escenarios que nos generan una profunda ansiedad o miedo, podemos identificar y modificar hábitos, costumbres malempleadas en el manejo del tiempo al realizar cualquier actividad. En el escenario laboral se nos presentan en demasiadas ocasiones situaciones que generan cierto tipo de nivel de estrés; el manejo del mismo demanda una capacidad cualitativamente definida como “Inteligencia Emocional”. “La vida es estrés” Inteligencia Emocional, es un término que ha sido muy popularizado, para clasificar entre las múltiples tipos de inteligencia, un subtipo que designa como las personas manejan de manera saludable o aceptables sus emociones y la de los demás. La realidad del mundo en que vivimos es desafiante y altamente demandante, sin entrar en detalles en comparación a otras décadas; cada tiempo ha tenido sus retos y desafios en las cuales las personas han tenido que desarrollar mecanismos para sobrellevar los mismos. Hoy se nos presentan continuos cambios en la tecnología, económicos, y hasta ecológicos “todo es cambio y movimiento”. En el ámbito profesional es crucial conocer dichos cambios, pues en buena medida estos afectan a las empresas y por ende redunda en sus empleados; para enfrentar las demandas del mundo laboral y las nuevas exigencias requeridas a los profesionales administrativo es requeridle aprender a manejar nuestras emociones. Inteligencia Emocional en las organizaciones en un concepto que ha tenido gran aceptación y muchas empresas organizan talleres de capacitación para sus empleados. Como profesionales administrativos no solo las aptitudes intelectuales o destrezas técnicas son parte de nuestras responsabilidades y funciones. Las mismas son importantes para un buen desempeño, pero junto a estas se suman elementos como el empleo de la comunicación efectiva, capacidad en la toma decisiones, e integrando la inteligencia emocional en el buen manejo de las relaciones interpersonales.<br />CONCLUSIÓN<br />Todo nos hace suponer que las nuevas competencias en los profesionales administrativos, son de alta demanda ante lo competitivo del mercado laboral, cambios económicos y los continuos avances en la tecnología. Sobre el personal administrativo recae la responsabilidad de mantener actualizado sus conocimientos por medios de cursos continuos y continuar adquiriendo nuevas destrezas profesionales. La diversidad cultural en el mercado laboral es uno de los tantos escenarios que ante la globalización ha transcendido en las empresas y organizaciones que mantienen bases operacionales en otros países, en los cuales brindan sus servicios o productos. Este hecho nos brinda la oportunidad de crecer profesionalmente, pues en momentos determinados se nos puede requerir que asistamos o acompañemos al ejecutivo en algún evento especial como convenciones, conferencias etc. El efecto de tales posibilidades trae como competencia la necesidad de dominar varios idiomas, conocer aspectos culturales de otros países, capacidad de asumir liderato y flexibilidad para adaptarse a nuevas responsabilidades y competencias en dichas ejecutorias. Ante los continuos cambios del mundo de hoy, resalta una cualidad o habilidad que tiene cada individuo para adaptarse a los cambios conocida como “Resilencia”. El profesional administrativo debe poseer y desarrollar tales características, pues estas le ayudara a obtener mejor desempeño en sus funciones; de manera que pueda acoplarse a los continuos cambios de la profesión y diversos escenarios de trabajo.<br />REFERENCIAS<br />Maldonado Ruiz, Amelia, Delgado, Conchita (2008). Procedimientos Administrativos parala Oficina. México: McGraw Hill.<br />Fuente de internet. http://ponce.inter.edu/cai/tesis/mtorres/cap1.htm. Recuperado 12 de abril de 2011. <br />Diccionario en internet. Word Reference.com. http://www.wordreference.com/definicion/<br />