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Manejo de equipos

  1. Manejo de equipos
  2. RESISTENCIA AL CAMBIO La resistencia al cambio se define como la reacción negativa que ejercen los individuos o los grupos que pertenecen a una organización ante la modificación de algunos parámetros del sistema organizativo.
  3. -Miedo a lo desconocido. -Falta de información- Desinformación -Factores históricos. -Amenazas al estatus. -Amenazas a los expertos o al poder. -Amenazas al pago y otros beneficios. -Clima de baja confianza organizativa. -Reducción en la interacción social. -Miedo al fracaso. -Resistencia a experimentar. -Poca flexibilidad organizativa. -Aumento de las responsabilidades laborales. -Disminución en las responsabilidades laborales. -Temor a no poder aprender las nuevas destrezas requeridas. Causas de resistencia al cambio
  4. Cómo evitar la resistencia al cambio. Durante el proceso de cambio organizativo la resistencia al cambio puede darse en diferentes momentos: Durante el proceso de diseño del cambio. Durante el proceso de decisión en el que se escoge el nuevo sistema organizativo. Durante el proceso de implementación del cambio organizativo. RESISTENCIA AL CAMBIO
  5. Cómo evitar la resistencia al cambio. Las dos medidas que permiten superar el cambio son: hacer un diagnóstico profundo sobre los actores que se resisten al cambio y los motivos que les inducen a ello e, impulsar el cambio de forma transparente, informando e implicando a los distintos sectores de la organización. Primero debe analizarse las reacciones que genera el cambio propuesto, ya que para producir cambios efectivos es necesario pulsar el clima de la organización, sus conductas y las causas que las motivan, así como preparar a la misma para la percepción de los cambios y las finalidades que se persiguen con los mismos. La resistencia se puede utilizar como indicador de qué la provoca.
  6. El modelo de los ocho factores Este modelo comprende ocho factores que debidamente armonizados permiten generar un óptimo y exitoso cambio organizacional. RESISTENCIA AL CAMBIO
  7. 1. Necesidad sentida. La existencia de tensión o malestar internos –o sea, una necesidad sentida- es una condición previa para el cambio de sistemas humanos a cualquier nivel de análisis. Resulta claro que el tiempo óptimo para intervenir en un entorno organizacional es cuando existe tensión suficiente en el sistema para motivar a los miembros a buscar métodos o soluciones opcionales. 2. Apoyo visible de la alta dirección. El apoyo de una dirección general respetada y confiable aumenta la confianza de los miembros de la organización en que un cambio propuesto será exitoso. La dirección general debe manifestar un fuerte compromiso por el cambio, tanto con palabras como con hechos (patrocinadores).
  8. 3. Clarificación gradual. Los cambios organizacionales amenazan la naturaleza, y aun la existencia, de un intercambio del empleado con la organización. La cuestión fundamental para los miembros de la organización es "¿Qué significa esto para mí? ¿Me irá mejor?“. En vista de los numerosos interrogantes que los empleados desearán que se les resuelvan, los directivos deben proporcionar información anticipada acerca del cambio que se planea y deben comunicarse frecuente y plenamente. 4. Instrumentación y apoyo. Un paso que minimiza la resistencia al cambio es ayudar a los empleados a adquirir las nuevas habilidades requeridas. Para ello es esencial proporcionar instrucción o capacitación formal. La introducción gradual de los cambios contribuye a facilitar la aceptación. "Cambio masivo, ansiedad masiva, resistencia masiva". RESISTENCIA AL CAMBIO
  9. 5. Modificación de los subsistemas componentes. Algunas veces las organizaciones se ven atrapadas en sistemas de creencias y prácticas que ya no son soluciones adecuadas a los problemas es más probable que los cambios que se intentan en las organizaciones prosperen si comprenden varios subsistemas relevantes en lugar de uno sólo. 6. Aumento de la autoestima. Las reacciones ante el cambio, y la efectividad de los esfuerzos de cambio, tienden a ser favorables en la medida que los cambios eleven el sentido de autoestima de los empleados. Puede afectarse la autoestima de los empleados por la forma en que se introduce el cambio. RESISTENCIA AL CAMBIO
  10. 7. Participación. La participación de los empleados en el proceso de cambio mejora las reacciones ante el mismo y la efectividad de los esfuerzos de cambio planeado. 8. Presentación de los beneficios del intercambio. Los miembros de las organizaciones son muy sensibles a las posibles consecuencias adversas que provienen de los cambios. A veces, es por tal motivo necesario que los gerentes proporcionen prestaciones adicionales a los empleados para facilitar la aceptación de los cambios pretendidos.
  11. RESISTENCIA AL CAMBIO La pirámide de resistencia En primer lugar es conocimiento. Puede proporcionarse conocimiento con información sobre el proceso de cambio. El segundo nivel de la pirámide –la capacidad- es tratado con formación y entrenamiento. El deseo de cambio se sitúa en el nivel más alto de la pirámide. La adquisición de conocimientos en los niveles más bajos y la capacitación en los niveles intermedios ayudará a las personas a tener un mayor deseo de cambio.
  12. ✓ El conflicto ✓ Reflexión ✓ Que es el conflicto? ✓ Cuando es constructivo? ✓ Diagnostico de un conflicto y su solución ✓ Como influyen las percepciones? ✓ Manejo de las percepciones ✓ Métodos alternativos de solución de conflictos ✓ Cuales son las más comunes?
  13. EL CONFLICTO Cuando hablemos de conflictos es importante recordar que solo en ocasiones nos referimos a la guerra y a los conflictos armados. La nueva mirada del conflicto implica atender, entender y actuar sobre situaciones cotidianas, que producen muchas más muertes y
  14. REFLEXION NI UN INDIVIDUO NI UN PUEBLO PUEDEN VIVIR SIN PROBLEMAS; AL CONTRARIO, TODO INDIVIDUO, TODO PUEBLO VIVE PRECISAMENTE DE SUS PROBLEMAS”. José Ortega y Gasset
  15. QUE ES EL CONFLICTO ? DEFINICIONES ● Proceso de enfrentamiento entre dos o más partes ocasionado por un choque de intereses, valores, acciones o direcciones. ● El conflicto es un fenómeno constante. ● El conflicto es una fuerza motivacional que lleva al cambio. ● El conflicto y el cambio son inseparables. Sin procesos de cambio los individuos, las comunidades, las empresas y los países serian incapaces de crecer y desarrollarse, tener
  16. CUANDO ES CONSTRUCTIVO? ● Se ve como una oportunidad y no como un problema. ● Estimula a los individuos a ser constructivos y no destructivos. ● Se ve como una posibilidad de aprendizaje. ● Genera opciones diferentes a la violencia. ● Se ve como una oportunidad de comprender y entender al otro. ● Fomenta el dialogo critico pero constructivo. ● Se puede concebir diferentes y nuevas formas de comunicación. ● Aceptamos y entendemos las diferencias.
  17. ● Se le da más atención que a las cosas realmente importantes. ● Socava la moral o la autopercepción. ● Polariza la gente o los grupos, reduciendo la cooperación. ● Aumenta y agudiza las diferencias. ● Conduce a un comportamiento irresponsable y dañino, tal como insultos, malos nombres o peleas. CUANDO ES DESTRUCTIVO?
  18. DIAGNOSTICO DE UN CONFLICTO Y SU SOLUCION ● Para solucionar positivamente un conflicto es necesario hablar abiertamente del mismo, diagnosticar sus causas y sus efectos y buscar posibles soluciones de mutuo beneficio ● No es facil se requiere una dosís de voluntad.
  19. 1. Etapa: (personas) definir quienes son los involucrados en el conflicto. 3. Etapa: (proceso) saber como se desarrolla el conflicto. 2. Etapa: (Problema) definir en que consiste el conflicto y cuales son sus causas. DIAGNOSTICO DE UN CONFLICTO Y SU SOLUCION NEGOCIACIÓN
  20. 1. Etapa: desarrollar actitudes y condiciones para resolver el conflicto. 3. Etapa: establecer opciones y acuerdos. 2. Etapa: determinar los principales criterios para la soluciòn del conflicto. SOLUCIÓN DIAGNOSTICO DE UN CONFLICTO Y SU SOLUCION
  21. COMO INFLUYEN LAS PERCEPCIONES? Recuerden que cuando yo me comunico con otro, lo hago desde mi historia personal, desde mis vivencias, desde mis experiencias, mis valores y mis prejuicios (personalidad).
  22. MANEJO DE LAS PERCEPCIONES ● Entender lo que causa las percepciones subjetivas. ● Ser conscientes de nuestros propios prejuicios. ● Entender como los otros ven las cosas. ● Encontrar ejemplos de sus percepciones. ● Invertir los papeles que contrasten. ● Pongase en el lugar del otro.
  23. ● Hable en primera persona, es decir yo. ● Discuta el caso desde el lado de el otro. ● Empezar por demostrar que entendemos las percepciones de los otros para luego explicar nuestras percepciones. ● Pensar en acudir a otro tipo de ayuda o interpretacion que pueda ser neutral y lo mas objetiva posible. MANEJO DE LAS PERCEPCIONES
  24. METODOS ALTERNATIVOS DE SOLUCION DE CONFLICTOS MÁS COMUNES Son posibilidades diferentes a la via judicial para resolver los conflictos, es decir caminos rapidos que existen para solucionar oportuna, economica y eficazmente los conflictos.
  25. CUALES SON LOS MÁS COMUNES? NEGOCIACIÓN Es un proceso de interacciòn entre dos o màs partes que buscan llegar a un acuerdo manejando el conflicto de forma efectiva, con una comunicacion adecuada que les permita alcanzar las metas que ambas partes se han propuesto. MEDIACIÓN Es una figura por medio de la cual las partes involucradas en un conflicto buscan una solución, con la colaboracion de un tercero llamado mediador (imparcial). Esta ayuda a las partes a clarar sus intereses y a facilitar un camino para que encuentren la solucion.
  26. CONCILIACION Conjunto de actividades a traves de las cuales las personas resuelven un conflicto con la intervenciòn de un tercero (imparcial), llamado conciliador. Tipos de conciliaciòn: ● En derecho ● En equidad CUALES SON LOS MÁS COMUNES?
  27. ARBITRAMENTO Procedimiento en el cual las partes envueltas en el conflicto lo resuelven a través de la decisión tomada por un tribunal de arbitramento compuesto por un tercero (particular) llamado arbitro La negociaciòn es un metodo para llegar a un acuerdo en presencia de elementos competitivos y cooperativos. CUALES SON LOS MÁS COMUNES?
  28. PAUTAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EXITOSA COMUNICACIÓN HUMANA RACIONALIDAD SENSIBILIDAD LA COMUNICACIÓN Es un proceso mediante el cual dos o más personas intercambian y comprenden ideas y sentimientos, para influirse mutuamente y realizar una acción
  29. PAUTAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EXITOSA PRIMER PRINCIPIO – CUIDAR LA AUTOESTIMA • Autoestima es el sentimiento que acompaña al autoconcepto • Autoconcepto es la idea u opinion que se tiene sobre si mismo • Es una valoración continua de si mismo, una convicciòn de lo que puede o no hacer • Es el sentido de valía que se tiene de si mismo
  30. PAUTAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EXITOSA SEGUNDO PRINCIPIO – ENFOCAR EL PROBLEMA NO LA PERSONALIDAD • Comportamiento es todo lo que se puede observar que hace una persona, hechos, actuaciones, situaciones, etc. • Personalidad es el conjunto de caracteristicas que tiene una persona, que no se puede ver en el individuo, sino que se infiere de su comportamiento repetitivo, son caracteristicas relativamente permanentes
  31. PAUTAS PARA UNA NEGOCIACIÓN EXITOSA TERCER PRINCIPIO – COMUNICACIÓN EMPATIVA Y ASERTIVA • Es la capacidad de ponerse en el lugar del otro, para ver las cosas como el otro las ve, comprendiendo los sentimientos y las actitudes • Detras de toda idea hay un sentimiento sobre todo cuando se esta angustiado • Escuchar empáticamente, es tener la capacidad de que el otro me importe reconociendolo en la convivencia
  32. – Fases para realizar el trabajo en equipo (Dinámica) – Inconvenientes para realizar el trabajo en equipo – Principios de las 5 ”C” – Grupos de trabajo V.S. Equipos de trabajo
  33. ✓EQUIPO EFICIENTE – Es un conjunto de colaboradores interdependientes, que persiguen un fin común, aunque sus tareas sean muy diferentes ✓FASES PARA REALIZAR EL TRABAJO EN EQUIPO – Proceso de Organización – Proceso de Producción – Proceso de Conclusión ✓DINÁMICA GRUPAL (Rompecabezas)
  34. ✓ Visualizar el equipo ✓ Asignar funciones ✓ Establecer reglas Proceso de Organización
  35. ✓ Planear el trabajo ✓ Hacer el trabajo ✓ Revise el desempeño del equipo ✓ Completar el trabajo Proceso de Producción
  36. ✓ Publique los resultados ✓ Recompense el equipo ✓ Siga el camino Proceso de Conclusión
  37. SEGURIDAD ✓ No quiero dar pasos al vacío, ahora que estoy estable... ✓ La incertidumbre es muy peligrosa para mi CAMBIO ✓ Debo buscar otras formas de lograr mis metas, salir de la rutina, generar otras estrategias
  38. NOTORIEDAD ✓ Para subir tengo que hacerme notar, ¿Cómo llamar la atención? ✓ Puedo hacerlo pisando a los demás... O por mis méritos AJUSTES ✓ De esto surgen los lastres que dificultan el trabajo de un grupo ✓ Conocernos es básico para el logro de las metas
  39. AGRESIVIDAD ✓ Se reacciona de mala manera ante el grupo no por lo que sucede en el momento, sino por los problemas personales fuera del trabajo ✓ Otros se “muestran” agresivos para notarse CONVENIENCIA ✓ Adherir al bando ganador ✓ Buscar el sol que más calienta
  40. NEGATIVISMO ✓ No colaborar, callarse, inhibirse, no actuar ✓ NO al sí, NO al no PROYECCIÓN ✓ No aceptar la propia responsabilidad por los resultados ✓ Culpar a otros
  41. DESPLAZAMIENTO ✓ Desviar el tema para que no se cobren las fallas ✓ Deslizar la controversia a terrenos más conocidos RACIONALIZACIÓN ✓ Argumentar, reargumentar y contra argumentar para convencer a los demás ✓ Analizar tanto las decisiones que se produce parálisis y nunca se toman
  42. Las características del trabajo en equipo se basan en el principio de las 5 “C”
  43. Cada miembro domina una fase determinada del proyecto.
  44. El equipo de profesionales, con un líder a la cabeza, debe actuar de forma organizada con mira a sacar el proyecto adelante
  45. El trabajo en equipo exige una comunicación abierta entre todos sus miembros, esencial para poder coordinar las distintas actuaciones individuales.
  46. Es el convencimiento que alcanzamos sobre nuestras propias capacidades y cualidades. Cada persona confía en el buen hacer del resto de sus compañeros.
  47. Cada persona se compromete a aportar lo mejor de si mismo, a poner todo su empeño en sacar el trabajo adelante. .
  48. GRUPO ∙ Es reactivo con la gerencia. Su trabajo es más fácil dentro de ciertos límites. EQUIPO ∙ Es proactivo en la mayoría de sus relaciones, muestra un estilo personal que inspira el trabajo de equipo.
  49. GRUPO ∙ Ignora los conflictos entre los miembros del personal o con otros grupos. EQUIPO ∙ Interviene en los conflictos antes de que sean destructivos.
  50. GRUPO ∙ En ocasiones modifica los acuerdos del grupo por conveniencia personal. EQUIPO ∙ Mantiene los compromisos y espera que los demás hagan lo mismo
  51. GRUPO ∙ Controla la información y comunica solamente lo que los miembros del grupo necesitan o deben saber. EQUIPO ∙ Se comunica total y abiertamente. Acepta las preguntas. Permite que el equipo haga su propio escrutinio.
  52. GRUPO ∙ Considera la solución de problemas como una pérdida de tiempo o como una abdicación de la responsabilidad de la gerencia. EQUIPO ∙ Considera que la solución de problemas es responsabilidad de los miembros del equipo.
  53. GRUPO ∙ Desconfía de los empleados que conocen su trabajo mejor que el Gerente. EQUIPO ∙ Busca a quienes quieren sobresalir y trabajar en forma constructiva con los demás. Siente que es su deber fomentar y facilitar esta conducta.
  54. ✓Reflexión ✓Introducción ✓Matriz del tiempo ✓Los ladrones mas comunes ✓Conclusiones
  55. Los empleados en una empresa malgastan más del 50% de su tiempo. Estudio realizado por la Universidad de Miami REFLEXIÓN
  56. ¿Sabe usted cuáles son los ladrones más comunes de este tiempo? ¿Sabe usted diferenciar lo qué es urgente de lo importante? ¿Sabe lo que impacta en su productividad y la de su equipo? LOS LADRONES MAS COMUNES
  57. ✓ Durante los últimos años el tiempo ha logrado influir mucho en el comportamiento de los Gerentes, vemos como la globalización trajo consigo el rompimiento de la barreras de la comunicación para hacer de este más productivo ✓ Se puede aprender a manejar las interrupciones, las prioridades, la postergación y los conflictos que genera el manejo del tiempo. ✓ Simplemente se necesita identificar primero cuáles son esos ladrones que le están robando eficacia, eficiencia y efectividad. INTRODUCCIÓN
  58. Las actividades del cuadrante uno, se hacen inmediatamente. CUADRANTE 1 LO URGENTE E IMPORTANTE: Es conocido como el cuadrante de la necesidad. Del reactivo. Del “muy ocupado” y con alto nivel de estrés. Muchas personas pasan excesivo tiempo en este cuadrante. Esto no es malo en sí. Lo malo es pasar demasiado tiempo apagando fuegos, para hacer lo urgente e importante, mientras trabajan con un alto nivel de estrés. MATRIZ DEL TIEMPO
  59. CUADRANTE 2 LO IMPORTANTE Y NO URGENTE: Es cuadrante del liderazgo. Del proactivo. De la gente exitosa. Las del dos, se programan y se llevan a cabo de acuerdo al plan, puesto que son: planear, prevenir, preparar, establecer relaciones La recomendación es: “empecemos a ser más productivos y ubiquemos todas las actividades que nos sean posibles en este cuadrante. MATRIZ DEL TIEMPO
  60. CUADRANTE 4 LO NO URGENTE Y NO IMPORTANTE: Es el cuadrante del escape. Del los inactivo, holgazanes. De los desmotivados. CUADRANTE 3 LO URGENTE Y NO IMPORTANTE: Es el cuadrante de la decepción, ó “sobre reactivo”. De los que trabajan mucho, pero no son exitosos. Las del tres, hacen necesario, buscar más información, delegarlas reprogramarlas, o simplemente no hacerlas Las del cuatro, se evitan, para protegerse de ellas. No hacerlas, eliminarlas, cancelarlas, rechazarlas... El 50% de las personas que no son exitosas, pasan la mayor parte del tiempo en estos cuadrantes. MATRIZ DEL TIEMPO
  61. 1. Interrupciones a. Saber decir NO b.Separe el tiempo en su calendario c. Ponga un letrero en la puerta: “no interrumpir” d.Saque las sillas de la oficina para que no tengan dónde sentarse y se demoren e. Cuando llegue alguien a interrumpir, párese y dé vueltas alrededor del escritorio. Esto denota que usted necesita continuar en su actividad LOS LADRONES MAS COMUNES
  62. 2. Postergaciones a. “Hágalo ahora” b.Haga lo que menos le cuesta trabajo primero c. Regalese un premio por lograrlo d.Reparta lo que tiene que hacer en pequeñas partes (Diferenciación) 3. Prioridades Conflictivas a. Definir cuales son nuestros valores b.Establecer su orden de importancia c. Definir los comportamientos relacionados con ese valor LOS LADRONES MAS COMUNES
  63. 4. Reuniones a. Conduzca las reuniones con objetivo especifico b.Incluya a las personas que realmente son necesarias y aportan para lograrlo c. Defina roles para cada una de las personas que asisten, para que exista un claro manejo del tiempo: toma de notas, control del proceso, etc. d.Inicie y termine a tiempo la reunión e. No permita interrupciones. Evite los celulares, entrada y salida de personas, etc. f. Asegúrese de que el resultado de las reuniones tenga seguimiento y sea medible LOS LADRONES MAS COMUNES
  64. Error número 1: no se expresa claramente el objeto de la reunión. Cuando se prepare la convocatoria y se envíe a los interesados, no debe quedar ninguna duda respecto al objetivo que se persigue con ella. Además, en el momento mismo de iniciarse la reunión se debe volver a definir claramente el objetivo. Error número 2: la reunión no es el instrumento apropiado. Una reunión sirve para debatir una cuestión importante. Si se trata sólo de informar, no es necesario convocar una reunión, basta con escribir una nota, antes de organizar una reunión, pregúntese con sinceridad si no puede alcanzar su objetivo con una conversación personal.
  65. Error número 3: mala preparación. Antes de enviar la convocatoria, tiene que tener claras las siguientes cuestiones: ¿qué objetivo persigue la reunión? ¿Cuánto debe durar? ¿Dónde se va a celebrar? ¿Quiénes deben asistir obligatoriamente, y de quiénes se podrían prescindir en determinadas circunstancias? Error número 4: conclusiones precipitadas. Los grupos suelen mostrar tendencia a centrar su atención en los aspectos más actuales, controvertidos o espectaculares de un problema, con lo que se pasa por alto un análisis detenido y sistemático, al mismo tiempo que se toman decisiones demasiado pronto y basándose en una información claramente insuficiente.
  66. Error número 5: seguimiento inadecuado. Las reuniones suelen terminar con la designación de las personas que han de poner en práctica lo que se ha decidido. Se debe nombrar a alguien que se encargue de supervisar y hacer el seguimiento a esa puesta en práctica. Si no lo hace así (o si el equipo sabe que no lo hace así) no tendrá manera de saber si la reunión ha sido eficaz o no ha servido para nada. Error número 6: en algunas reuniones se da la situación de que los participantes tratan menos de resolver un problema que de airear conflictos personales, el resultado es que puede llegarse a rechazar una idea valiosa sólo para oponerse a la persona que la ha propuesto. Las reuniones no son el lugar indicado para dirimir conflictos personales. MAS SOBRE REUNIONES
  67. Error número 7: uso de criterios arbitrarios de decisión. Si no se han establecido correctamente las reglas del juego, en las reuniones se acaban imponiendo no los mejores argumentos, sino las opiniones de los más habladores y de los que más poder tienen. Ese peligro se puede evitar estructurando racionalmente el procedimiento de decisión al que deben atenerse todos los participantes. El proceso puede ser el siguiente: definición del problema; análisis del problema; establecimiento de los criterios con los que evaluarán las decisiones; búsqueda de soluciones alternativas; selección de la mejor solución. MAS SOBRE REUNIONES
  68. 1. Mala actitud 2. No delegar 3. Distraído 4. Descripción confusa del trabajo 5. Esperar respuestas de otros 6. Socializar demasiado 7. Barajar papeles 8. Demasiado trabajo 9. Burocracia 10. Prioridades cambiantes 11. Indecisión 12. Planificación pobre 13. Falta de autoridad 14. No escuchar 15. Preocupación 16. Fatiga 17. Errores estúpidos (de otros) LOS LADRONES MAS COMUNES
  69. ✓El grado en que lo urgente domine nuestra vida, es usualmente el grado en que no hacemos lo importante ✓El no comprometerse a hacer aquello que es importante, es un compromiso inconsciente con aquello que no es importante CONCLUSIONES
  70. 18. Falta de equipos o maquinarias 19. Comunicación pobre 20. Jefe desorganizado 21. Desorganización personal 22. Falta de autodisciplina 23. Actividades externas 24. Escritorio desorganizado 25. Perfeccionismo 26. Plazos cambiantes o cambio de fecha limite 27. Demasiados viajes 28. Exigencias del equipo de trabajo 29. Baja moral de la empresa 30. Reuniones innecesarias 31. Falta de herramientas de trabajo 32. Falta de metas 33. Tratar de hacer demasiado 34. Correo o cartas sin valor 35. Distracciones personales 36. Compañeros de trabajo ineptos LOS LADRONES MAS COMUNES
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