Gestión de proyectos con la herramienta MS Project

1. Gestión de Proyectos
con MS Project

2. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
¿Qué es Microsoft Project 2010?
Microsoft Project es una herramienta de administración de
proyectos que permite:
O Programar tareas y recursos.
O Visualizar el plan del proyecto.
O Realizar un seguimiento de toda la información.
O Intercambiar información de proyecto.
O Comunicar la información a los recursos y otros participantes.
Project permite que se puedan respetar los plazos sin
exceder el presupuesto y conseguir así los objetivos
planteados.

3. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
¿Cómo iniciar con el programa?
Para iniciar Microsoft Project:
O En el menú Inicio seleccionar
Programas-Microsoft Project
O Abrir archivos de Project en el
Explorador de Windows o en Mi PC
O A través del submenú Documentos,
el cual contiene los nombres de los
archivos Project con los que ha
trabajado recientemente
O A través de accesos directos a
archivos Project

4. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Al iniciar…….
O Si inicia Project con un proyecto o una plantilla concreta, verá dicho
proyecto o un nuevo proyecto basado en dicha plantilla.
O Si inicia Project sin especificar un proyecto o plantilla concreta verá un
proyecto en blanco.

5. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Entorno de trabajo

6. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Planificación previa a iniciar algún proyecto
La fase de planificación de un proyecto es la más
importante de toda la vida del mismo.
O Se especifica y organiza la lista de tareas que se deben realizar, así como
la duración de cada tarea.
O Se agrega al plan personas, equipamiento y materiales, y sus costos.
O Se asignan estos recursos a las tareas.
O Microsoft Project crea una programación.
O Se puede comprobar la programación y ajustarla según sea necesario.
Antes de empezar a definir las tareas en Project hemos de
realizar tres cosas:
O Introducir información del proyecto.
O Elegir los horarios de trabajo.
O Establecer las propiedades del archivo.

7. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Tareas
O Una vez definidas las tareas, las introducimos en nuestra
programación a través del Diagrama de Gantt.
O El Diagrama de Gantt es un recurso para visualizar las tareas de un
programa, sus tiempos y sus relaciones.
Declaración de tareas:
Los pasos a seguir para declarar las tareas son los siguientes:
1) Introducir los nombres de las tareas.
2) Organizar las tareas asignándoles jerarquías.
3) Añadir las duraciones.
4) Vincular las tareas.

8. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Ingresar una tarea
Hay varias formas de insertar una tarea:
O Escribir sobre la barra de Entrada, como se muestra en la figura.
O Escribiendo directamente sobre la columna “Nombre de la Tarea”.

9. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Duración de las tareas
La duración es el tiempo estimado necesario para completar la tarea.
O El tiempo que tarde en realizarse una tarea depende de la capacidad de los recursos
disponibles así como de la cantidad de los mismos.
O El número ingresado en la duración, indicará la cantidad de unidades, seguido de la
abreviatura de la unidad a emplear que pueden ser:
O Minutos: m.
O Horas: h.
O Días: d.
O Semanas: s.
O Meses: ms.
O Duración aproximada: si no está seguro del tiempo que va a llevar una cierta labor.
O Duración transcurrida: duración que se sale del horario de trabajo pero que no puede
ser interrumpida.

10. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Dependencia entre tareas
O Muchas veces, el comienzo o finalización de una tarea depende del
comienzo o finalización de otra.
O Al vincular tareas se establece una relación de dependencia entre dos
o más tareas.
O Los tipos de relaciones entre las tareas son:

11. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
¿Cómo vincular tareas?
O La vinculación de tareas debe hacerse siempre antes que la asignación de
recursos y costes.
O Una vez vinculadas las tareas, los cambios realizados en las fechas de la
predecesora afectarán a las fechas de la sucesora.

12. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Retrasos y superposiciones
O Las tareas pueden solaparse o retrasarse de manera de reflejar con mayor
exactitud como va a funcionar su programación.
O Usted puede retrasar una tarea especificando un tiempo de posposición o
solapar tareas especificando un tiempo de adelanto.

13. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Delimitaciones
Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma
en que Project calculará las fechas de comienzo y de fin de las tareas.
Nomenclatura de abreviaciones par los tipos de delimitaciones son:
O Debe comenzar el (DCE)
O Debe finalizar el (DFE)
O Lo antes posible (LAP)
O Lo más tarde posible (LMTP)
O No comenzar antes del (NCAD)
O No comenzar después del (NCDD)
O No finalizar antes del (NFAD)
O No finalizar después del (NFDD)

14. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
¿Cómo delimitar las tareas?
O Click derecho sobre la tarea, y elegir del
menú la opción «información». En las
opciones de información de la tarea
indicar el tipo de restricción que
delimitará tus tareas.

15. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Planificar los recursos
Después de establecer el ámbito y los objetivos, y
configurar la lista de tareas en el plan del proyecto, puede
planear los recursos.
Para identificar los tipos y cantidades de recursos
necesarios para llevar a cabo el proyecto es necesario:
O Revisar el ámbito del proyecto y la lista de tareas.
O Obtener información histórica sobre duraciones y recursos.
O Considerar cómo afecta a las duraciones la cantidad de recursos.
O Considerar cómo afectan a las duraciones la capacidad y la calidad.
O Revisar y perfeccionar las estimaciones de duración.
O Identificar los tipos y cantidades de recursos necesarios.
O Confiar a un experto la revisión de los requisitos de los recursos.

16. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Declaración de los recursos
O Una vez definidos los recursos, los introducimos en
nuestra programación a través de la Hoja de recursos.

17. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
¿Cómo ingresar un recurso?

18. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Configuración y características de los recursos
Un nuevo recurso de trabajo se define indicando la
cantidad de tiempo, o capacidad máxima, que el recurso
va a dedicar al proyecto en conjunto:
O Tiempo completo (100%).
O Tiempo parcial (50%, por ejemplo).
O Múltiple (por ejemplo, 300% para tres carpinteros en el proyecto).
En un recurso material, se define la etiqueta de material, o
unidad de medida, para el material. Ejemplos de etiquetas
son:
O Metros cúbicos.
O Toneladas.
O Cajas.

19. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Asignación de recursos a las tareas
Una asignación es la asociación de un recurso a una tarea específica
para la realización del trabajo.
Puedo asignar:
O Un recurso a una tarea
O Varios recursos a una tarea
O Un recurso a varias tareas
Existen varios formas de asignar recursos a las tareas:
O Botón Asignar recursos de la barra de herramienta Standard.
Recursos.
O Opción Herramienta, asignar Recursos.
O Combinación de teclas ALT + F10.

20. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Asignación de recursos a las tareas

21. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Costos
El costo o presupuesto es uno de los pilares del proyecto.
O Para muchos administradores de proyectos, el costo es un aspecto
importante de la programación y del control del proyecto.
O En algunos casos, el éxito de un proyecto se puede medir por el
acercamiento que se haya alcanzado entre los costos finales del
proyecto y los costos presupuestados o previstos.
En muchos de los proyectos, los recursos materiales y de trabajo
cubren la mayor parte de los costos.

22. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Tipos de costos
Hay dos tipos de costos asociados a un proyecto:
O Costos variables.
O Costos fijos.

23. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Asignar costos a tareas
O Para asignar costos a las tareas hay que ubicarse en la
vista Diagrama de Gantt, en la tabla Costo.

24. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Asignar costos a recursos
O Es posible asignar costos a los recursos en la vista Hoja de recursos
o en el cuadro de diálogo Información del recurso.

25. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
Costo del proyecto
O Es posible ver los costos
actuales, previstos, reales y
restantes del proyecto para
determinar si se ajustan al
presupuesto global.
O Click en el icono de
«información del proyecto», al
acceder a la venta dar click
en la opción «estadísticas»

26. Centro de Innovación para la Acreditación
CINNA-CAMPUS
CINNA - CAMPUS