Este documento describe la evolución de las normas de descripción archivística y varios proyectos colaborativos internacionales para implementar la norma EAD. Resume que la EAD permite intercambiar e instrumentos de descripción de forma estandarizada y a largo plazo. Luego describe proyectos como un proyecto australiano para crear una base de datos nacional de instrumentos de descripción de colecciones literarias, y proyectos estadounidenses como el Proyecto de Archivo Virtual Americano Heritage y el Archivo En Línea

1. 1.­ INTRODUCCIÓN.
1.1.­ Evolución de las normas de descripción.
• Años 30 (EEUU): algunos archivos publicaron resúmenes de sus fondos.
• Finales años 50: intento de agrupar resúmenes descriptivos de todo el país
(EEUU).
o National Union Catalog of Manuscript Collection (1959).
o Guide to Archives and Manuscripts in the United States (Hamer ­ 1961)
• Finales de los 70: AMC de MARC (norma de estructura de datos).
• Principios de los 80: APPM (norma de contenido de datos complementaria a
AMC por la que se asignaban puntos de acceso controlados a los registros de
catálogos resultantes)
• Europa: Años 90: ISAD (G) e ISAAR (CPF).
o Motivo: Certeza de que para facilitar el intercambio y la recuperación de
la información archivística contenida en sistemas unificados o de
información de varios países, era necesaria una determinada consistencia
descriptiva.
• EAD (Encoded Archival Description): mediados – finales de los 90.
1

2. • Finalmente: se está trabajando en la EAD de Autoridades (que resultaría algo así
como: EAAR – Encoded Archival Authority Record).
1.2.­ Encoded Archival description (EAD).
EAD se define como:
• “Una estructura de datos normalizada para instrumentos de descripción
que permite intercambiarlos, acceder a ellos a largo plazo y emplear la
información que contienen de muchas y diversas formas.
• Un formato de comunicación que permite a los archivos distribuir
electrónicamente – incluso por Internet – instrumentos de descripción a
usuarios locales y / o distantes .
• Una tecnología basada en normas previas, independiente de plataformas
informáticas y que emplea poderosas herramientas para buscar,
recuperar, mostrar y navegar por instrumentos de descripción”1.
2.­ PROYECTOS COLABORATIVOS DE IMPLEMENTACIÓN DE EAD.
A continuación vamos a comentar brevemente los proyectos multi­
institucionales que se están llevando a cabo en el ámbito internacional:
• A National Dtabase of Electronic Finding Aids for Australian Literacy
Manuscript Collections.
(http://www.library.uwa.edu.au/research/rief)
1
THE SOCIETY OF AMERICAN ARCHIVIST. Descripción Archivística Codificada: directrices de
aplicación, versión 1.0. Madrid: Fundación Histórica Tavera, 2000.
2

3. Se trata de un proyecto conjunto en el que colaboran seis bibliotecas
australianas, bajo la dirección de la Universidad del Oeste de Australia (University
of Western of Australia), con el objetivo de construir una base de datos nacional de
instrumentos de descripción (guías electrónicas) codificados con EAD (Encoded
Archival Description) de las colecciones de manuscritos de literatura australiana.
Las bibliotecas o instituciones colaboradoras son:
• University of Western of Australia (institución principal)
• National Library of Australia.
• Australian Defence Force Academy.
• State Library of New South Wales.
• University of Queensland.
• University of Sidney.
El proyecto, subvencionado por el “Plan de Equipamiento de Infraestructuras y
Facilidades de Investigación del Consejo de Investigación Australiano” (Australian
Research Council’s Research Infraestructure Equipment and Facilities Scheme),
persigue mejorar el acceso de los investigadores a una información consistente y
detallada sobre las colecciones de manuscritos australianos; y se creó para ser el
primer uso conjunto significativo del formato EAD en Australia con la intención de
actuar como sitio demostrativo de la capacidad de este formato.
3

4. La base de datos resultante, consta de instrumentos de descripción para más de
80 colecciones de manuscritos.
Las herramientas utilizadas en el proyecto son:
• Notetab.
• Xmetal.
• Internet Explorer.
• OmniMark 5.
• American Heritage Virtual Archive Project – AHVAP. Noviembre 96 – Junio
98.
(http://sunsite.berkeley.edu/amher)
Este proyecto se ha llevado a cabo en colaboración con las siguientes
universidades:
• Duke University.
• Stanford University.
• The University of California, Berkeley.
• The University of Virginia.
Está subvencionado en parte por la “Fundación Nacional para las
Humanidades” (National Endowment for the Humanities).
4

5. El AHVAP se hizo eco del problema de la distribución geográfica de las
colecciones de documentos primarios y las guías impresas que describen y
proporcionan acceso a éstas.
Para solventar este problema, se propuso la creación de un prototipo de “archivo
virtual” que integrara, en una única fuente, cientos de instrumentos de descripción
de archivo que describiesen y proporcionasen acceso a un gran conjunto de
colecciones de documentos primarios de las cuatro bibliotecas de investigación
científica principales que documentan la historia y cultura americana.
El resultado es una base de datos instrumentos de descripción codificados en
EAD; y el objetivo principal del mismo era desarrollar un sistema de demostración
que permitiera proporcionar un banco de pruebas para evaluar la efectividad de la
Descripción Archivística Codificada (EAD).
• Online Archive of California – OAC. Julio 96 – Junio 98.
(http://sunsite2.berkeley.edu/oac)
El OAC es un proyecto piloto, que se llevó a cabo en dos años, desarrollado por
la Universidad de California con la pretensión de realizar un prototipo de base de
datos que recogiese instrumentos de descripción de archivos codificados usando
EAD.
Esta base de datos sería la base para el desarrollo de un archivo digital a gran
escala del Sistema de la Universidad de California disponible en la web para
comunidades de usuarios diversas.
5

6. Con el objetivo de facilitar el desarrollo de esta base de datos, los participantes
del proyecto incluyen en la web del mismo:
 Plantillas, tanto genéricas como personalizadas.
 Las directrices de conversión retrospectiva como suplemento de
las Directrices de la SAA (Society of American Archivist –
Sociedad de Archiveros Americanos).
 Además de otras herramientas e información relacionadas con el
proyecto.
Los objetivos principales que perseguía este proyecto eran los siguientes:
o Construir un prototipo de base de datos colectiva que suministrase
acceso integrado a los fondos de archivo de todas las unidades de
archivos universitarios y colecciones especiales de la Universidad de
California.
o Evaluar la efectividad de la EAD como formato de codificación para esta
base de datos.
El OAC:
o Es una fuente de información digital que facilita y proporciona acceso a
materiales tales como manuscritos, fotografías y obras de arte
conservadas en bibliotecas, museos, archivos y otras instituciones de
toda California.
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7. o Está disponible para un amplio espectro de usuarios: estudiantes,
profesores e investigadores de todos los niveles.
o Permite acceder a la información a cerca de las colecciones de
documentos sin necesidad de desplazarse a los lugares donde éstas estén
almacenadas.
Los participantes en este proyecto son:
• Duke University.
• Stanford University.
• University of Virginia.
• University of California, Berkeley.
• University of California, Davis.
• University of California, Irvine.
• University of California, Los Angeles.
• University of California, Riverside.
• University of California, San Diego.
• University of California, San Francisco.
• University of California, Santa Cruz.
• University of California, Santa Barbara.
• Museums and the Online Archive of California – MOAC.
(http://www.bampfa.berkeley.edu/moac)
El proyecto MOAC, subvencionado desde Octubre del 99 por el “Instituto de
Servicios de Museos y Bibliotecas” (Institute of Museum and Library Service),
pretendía resolver el problema de la distribución geográfica y el límite de acceso a
las colecciones de materiales únicos que se conservan en bibliotecas, museos y
archivos de todo el mundo.
7

8. Para solucionar este problema, se crea un prototipo de “Archivo Museo Virtual”
(Virtual Museum Archive) que integra instrumentos de descripción, normalizados y
codificados en EAD, para museos y colecciones especiales de bibliotecas dentro de
una única fuente. De esta forma se proporcionará acceso a las colecciones de
archivos, muesos y bibliotecas de todo el estado de California.
Los participantes del proyecto son:
• Berkeley Art Museum / Pacific Film Archive.
• Japanese American National Museum.
• Oakland Museum of CA.
• Phoebe Hearst Museum of Anthropology.
• Iris & B. Gerald Cantor Center for Visual Arts at Stanford University.
• UC Berkeley Bancroft Library.
• UC Berkeley Museum Paleontology.
• UCLA Grunwald Center for the Graphic Arts.
• UCLA Fowler Museum of Cultural History.
• UCR / California Museum of Photography.
• California Heritage Digital Image Project.
(http://sunsite.berkeley.edu/CalHeritage)
California Heritage Collection es el archivo online de más de treinta mil
imágenes ilustrativas de la historia y cultura de California resultante del California
Heritage Digital Image Project.
Este archivo proporciona acceso a fotografías, imágenes y manuscritos de las
colecciones de la “Bancroft Library” de la Universidad de California, Berkeley a
través de instrumentos de descripción codificados con EAD.
8

9. Todas las imágenes están disponibles al visualizar las descripciones de las
diferentes colecciones, y sólo basta con pinchar en cada una de ellas para
visualizarla por completo o ver las imágenes asociadas.
NOTA: Estos cuatro proyectos, American Heritage Virtual Archive Project,
Online Archive of California, Museums and the Online Archive of California y
California Heritage Digital Image Project, son complementarios y el resultado de
los mismos nos lleva a la creación de una base de datos online conjunta de
instrumentos de descripción de colecciones archivos.
Esta base de datos incluye instrumentos de descripción de:
•
Berkeley Art Museum/Pacific Film Archives
•
California Historical Society
•
California Institute of Technology
•
California State Archives
•
California State Library
•
California State Railroad Museum Library
•
California State University, Chico
•
California State University, Dominguez Hills
•
California State University, Fresno
•
Center for Mennonite Brethren Studies
•
Fowler Museum of Cultural History (UCLA)
•
Free Speech Movement Collections
•
Fresno City and County Historical Society
•
Gay and Lesbian Historical Society of Northern California
•
Getty Research Institute
•
Graduate Theological Union
•
Grunwald Center for the Graphic Arts (UCLA)
•
Historical Sites Society of Arcata Finding Aids
9

10. •
Holocaust Center of Northern California
•
The Hoover Institution
•
Humboldt State University
•
The Huntington Library
•
Japanese American National Museum
•
Labor Archives Research Center (San Francisco State University)
•
Mills College
•
Oakland Museum of California Finding Aids
•
NASA Ames History Project
•
Pasadena Historical Museum
•
Sacramento Archives and Museum Collection Center
•
San Diego State University
•
San Francisco Maritime National Historical Park
•
San Joaquin County Historical Society and Museum
•
Santa Clara University
•
Sonoma State University
•
Southern California Library for Social Studies & Research
•
Stanford University
•
UC Berkeley
•
UC Davis
•
UC Irvine
•
UC Los Angeles
•
UC Riverside
•
UC Riverside Museum of Photography
•
UC San Diego
•
UC San Francisco
•
UC Santa Barbara
•
UC Santa Cruz
•
University of the Pacific
•
Western Jewish History Center
10

11. Todos los instrumentos de descripción se ofrecen como ficheros HTML
convertidos desde SGML a través del servidor DynaWeb de Inso.
• Manuscripts and Letters via Integrated Network in Europe – MALVINE.
(http://www.malvine.org/malvine )
MALVINE es un proyecto europeo patrocinado por “K.G. Saur Verlag, Munich,
Alemania” en el que participan:
•
Biblioteca Nacional de Portugal, Lisboa, Portugal
•
British Library, Londres, Reino Unido
•
Deutsches Literaturarchiv, Marbach, Alemania
•
Forschungsstelle und Dokumentationszentrum für Österreichische
Philosophie, Graz, Austria
•
Fraunhofer­Institut Software­ und Systemtechnik, Berlín, Alemania
•
Goethe­ und Schiller­Archiv, Weimar, Alemania
11

12. •
Institut des Textes et Manuscrits Modernes, París, Francia
•
Institut für Wissenschaftstheorie und Wissenschaftsforschung der Universität
Wien, Viena, Austria
•
Institut Mémoires de l'Édition Contemporaine, París, Francia
•
Joanneum Research, Graz, Austria
•
Nationalmuseet, Copenhague, Dinamarca
•
Österreichische Nationalbibliothek, Viena, Austria
•
Swiss National Library, Berna, Suiza
•
Universitetet i Bergen, Bergen, Noruega
Lo que se persigue con este proyecto es mejorar y facilitar el acceso a diferentes
colecciones de cartas y manuscritos modernos conservados y catalogados en
bibliotecas, archivos, centros de documentación y museos europeos.
Se trata de crear una red que conecte estas instituciones en Europa y que sea
accesible desde cualquier lugar del mundo vía web como si se tratase de una base de
datos homogénea y unificada.
El proyecto proporcionará una interfaz de usuario multilingüe que emplee una
terminología común y ofrezca copias en formato digital de documentos valiosos. De
esta forma se facilitará tanto el acceso a manuscritos modernos originales europeos
como el intercambio de datos entre sistemas heterogéneos. Todo esto va a contribuir
a la protección y conservación de los documentos originales.
En definitiva, el proyecto MALVINE lo que pretende es establecer una
infraestructura que:
o permita un servicio de búsqueda de manuscritos y petición de copias y
12

13. o proporcione a los usuarios información de los distintos catálogos
codificados con XML utilizando EAD.
Esto va a permitir que cualquier institución, independientemente de su tamaño,
ponga a disposición de un amplio público sus colecciones contribuyendo así con los
objetivos de la sociedad de la información.
Los principales resultados de este proyecto son:
o Una herramienta de conversión para traducir los catálogos almacenados
en distintos formatos locales a un formato común de intercambio. Este
formato es SGML o XML usando la DTD EAD. La herramienta está
programada con Perl.
o Un conversor EAD online que intenta convertir cualquier fichero dado a
un fichero codificado con XML usando también la DTD EAD. Para que
el conversor realice la operación con éxito, el fichero que se intenta
convertir debe estar entre los formatos nativos que éste conozca.
o Una herramienta de conversión que demuestra como la traducción de los
diferentes formatos nativos al formato EAD puede hacerse usando
diferentes hojas de estilo (XSL).
Todas estas herramientas están disponibles vía web en la página del proyecto.
Además también se recogen ejemplos de los catálogos de colecciones que
actualmente están disponibles en línea.
La presentación de los registros de los mismos viene determinada por la hoja de
estilo que hayamos elegido dentro de la lista que se nos proporciona.
13

14. Se permite la visualización de los registros en cinco hojas de estilo diferentes,
aunque por el momento sólo dos se encuentran activadas:
o XML Source Code.
o MALVINE Generic.
o NMD Style (formato usado por el “National Museum of Denmark”­ está
en construcción).
o ÖND (formato usado por la “Austrian National Library”­ está en
construcción).
o USMARC (En construcción).
• Virginia Heritage Project (VHP). Guides to Manuscript
Archival Collections in Virginia.
(http://www.lib.virginia.edu/vhp)
Este proyecto está subvencionado por la “Fundación Nacional para las
Humanidades” (National Endowment for the Humanities).
14

15. Comenzó en Mayo de 2000 y tiene previsto finalizar en Junio de 2002.
Persigue dos objetivos fundamentales:
• La creación de una gran base de datos única de instrumentos de
descripción, codificados usando EAD, de colecciones de archivos de
Virginia (aproximadamente 17.500 páginas).
• El desarrollo e implementación de un modelo estatal de difusión y
formación en normas y tecnologías emergentes.
La página del proyecto incluye:
• Una guía de procedimiento, disponible en formato pdf y html,
mediante la cual se pretende guiar sobre el uso de la EAD para
codificar instrumentos de descripción de manuscritos.
• Una adaptación de la guía de conversión retrospectiva de EAD
realizada por Daniel V. Pitti como suplemento de las Directrices de la
SAA (Society of American Archivist). Esta guía está disponible en
formato pdf y doc.
Y las instituciones participantes:
• University of Virginia.
• The College of William and Mary.
• George Mason University.
• The Library of Virginia.
• Old Dominion University.
15

16. • Virginia Commonwealth University.
• The Virginial Historical Society.
• Virginia Polytechnic Institute and State University.
• The Virginia Military Institute.
• Virginia State University.
• Washington University.
• Lee University.
• Texas Archival Resources Online – TARO.
(http://taro.lib.utexas.edu)
Las instituciones participantes en este proyecto son:
• Rice University.
• Texas A & M University.
• Texas State Library.
• Texas Tech University.
• University of Houston.
• University of Texas at Austin.
La página del proyecto sólo proporciona información sobre la primera fase del
mismo (Agosto 1999 – Enero 2001).
Durante esta primera fase los objetivos han sido los siguientes:
• Instalar un servidor central y un motor de búsqueda en la University
of Texas at Austin.
16

17. • Establecer directrices de contenido y marcado / etiquetado para
instrumentos de descripción.
• Codificar en EAD los instrumentos de descripción de todos los
depósitos documentales de las seis instituciones participantes.
• Formar al personal participante en el proceso de codificación.
• Establecer la infraestructura necesaria que facilite codificar nuevos
instrumentos de descripción.
En futuras fases, se pretende incorporar documentos digitales de muchos tipos de
materiales de las colecciones: imágenes de documentos y objetos, archivos o ficheros
sonoros e imágenes en movimiento.
Además de los objetivos comentados, este proyecto persigue ser de utilidad en el
ámbito de la enseñanza:
• Los profesores podrán incluir los materiales online proporcionados en la web
del proyecto como material de apoyo para impartir sus clases.
• Y los estudiantes, por su parte podrán encontrar en estos documentos fuentes
útiles para su educación e investigación.
Para realizar la conversión de los instrumentos de descripción existentes a formato
EAD, se envían estos instrumentos a un proveedor, como puede ser Apex Data Services.
• Online Archive of New México – OANM.
17

18. (http://elibrary.unm.edu/oanm)
Está subvencionado en parte por la “Fundación Nacional para las Humanidades”
(National Endowment for the Humanities), el soporte técnico lo proporciona la
University of New México y se basa en los procedimientos y normas desarrollados por la
Bancroft Library (UC­Berkeley) de los que han resultado los proyectos:
o American Heritage Virtual Archive Project – AHVAP.
o Online Archive of California Project – OAC.
El OANM es una fuente única e integrada para la búsqueda y navegación en
instrumentos de descripción de colecciones de archivos. Estos instrumentos (guías o
inventarios), codificados usando la DTD EAD, contienen información descriptiva de las
colecciones de archivos y manuscritos albergadas en instituciones de investigación de
Nuevo México (New México).
Hay dos formas de localizar el material en este sitio:
o Se puede ir visualizando la lista de títulos de las colecciones bajo el
nombre de cada institución participante. Esta lista proporciona acceso
directo a cada instrumento de descripción.
o Se puede usar la función “search” para realizar una búsqueda por
palabra clave en todos los instrumentos de descripción.
Algunos de los documentos históricos listados en el OANM han sido digitalizados:
cartas, fotografías y panfletos. Estos documentos están disponibles visualizando
directamente los instrumentos de descripción. Por su parte los instrumentos de
18

19. descripción que tienen imágenes adjuntas son identificados en la “browse list” por el
icono .
También se incluyen en este sitio algunos ejemplos de colecciones de historias
orales y música folklórica.
Las instituciones participantes en el proyecto son:
• The Center for Southwest Research at the University of New
Mexico in Albuquerque.
• The Rio Grande Historical Collections at New Mexico State
University in Las Cruces.
• The New Mexico State Archives and Records Center in Santa
Fe.
• The Fray Angélico Chávez History Library at the Palace of the
Governors, Santa Fe.
Al igual que en el proyecto comentado anteriormente, en este caso, también se hace
hincapié en el apoyo que puede suponer a la enseñanza un proyecto de este tipo. Los
documentos recogidos online pueden ser muy útiles, tanto para profesores como para
alumnos, dentro de los programas de educación como material de apoyo a la enseñanza.
• Otros proyectos cooperativos:
o Research Libraries Group (RLG).
o University of Kentucky (EEUU).
o University of North Carolina (EEUU).
o University of Massachusetts (EEUU).
19

20. o Proyecto llevado a cabo por la Higher Education Archives Hub (Gran
Bretaña).
o Proyecto llevado a cabo por la Historical Manuscripts Comisión
Register of Archives (Gran Bretaña).
o Proyecto A2A (Access 2 Archives) (Gran Bretaña).
3.­ CONCLUSIONES.
Una vez consultadas las páginas de los proyectos comentados con anterioridad,
llegamos a la conclusión de que todos persiguen en cierta forma los mismos
objetivos:
o Desarrollar un sistema de demostración que permita proporcionar un
banco de pruebas para evaluar la efectividad de la Descripción
Archivística Codificada (EAD).
o Solucionar el problema de la distribución geográfica de las colecciones
de documentos.
o Crear un prototipo de base de datos que integre, en una única fuente,
cientos de instrumentos de descripción de archivo que describan y
proporcionen acceso a un gran conjunto de colecciones de documentos
primarios que documenten la historia y cultura del estado o país donde se
realice el proyecto.
o Servir de apoyo a la enseñanza.
20

21. Cabe destacar también la atención prestada al tema de la conversión
retrospectiva de los instrumentos de descripción codificados en formatos nativos.
Se trata de convertir los instrumentos que se encuentran en distintos formatos
nativos a un formato común de intercambio. Este formato se basa en XML o SGML
y EAD para hacer una DTD.
Al usar XML o SGML los instrumentos de descripción se transforman en
formatos abiertos no propietarios, lo que garantizará que la información perdurará a
pesar de los cambios en hardware y software.
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