Este documento presenta un proyecto de sistema de gestión de calidad para una empresa de transporte llamada Interveloz S.A. Incluye la introducción, objetivos, descripción de la empresa, proceso de administración de personal, convocatoria, selección, contratación y evaluación de desempeño.

1. Servicio Nacional de Aprendizaje Sistema de Gestión de la Calidad TEMA INTEGRANTES María del pilar Castilblanco Yenny Marcela Yate CENTRO AGROECOLOGICO Y EMPRESARIAL Mayo de 2009 CONTENIDO Introducción Objetivos Objetivos generales Objetivos específicos 3. Nombre de la empresa 4. Identificación del sector económico 5Logotipo 6. Estructura orgánica de la empresa 7. Descripción general de la empresa 8. Descripción de la administración de personal 9. descricion del puesto de trabajo 10. Convocatoria 11. Selección 12. Contratación 13. Evaluación de desempeño 14. Conclusiones 15. Bibliografía 1. INTRODUCCION En cumplimiento a la ley 594 de 2002, articulo, obligatorio de las tablas de retención documental se proponen elaborar aprobar e implementar las tablas de retención documental siguiendo los parámetros y lineamientos archivísticos emanados por el archivo general de la nación, obedeciendo los principios metodológicos descritos principalmente en el acuerdo 039 de 2002 y demás disposiciones que reglamenta la producción y conservación de los documentos en las entidades publicas. OBJETIVOS OBJETIVO GENERAL Lograr la satisfacción permanente de las necesidades y expectativas de los clientes con objetivos de productividad, competitividad y crecimiento; garantizando estándares de calidad y seguridad en todos los procesos de la Compañía con un talento humano ético, comprometido e idóneo OBJETIVO ESPECIFICOS Afianzar el contacto permanente con los clientes, conociendo sus preferencias y sugerencias respecto a nuestros productos y servicios.Buscar la alineación de las iniciativas de tecnología con los objetivos de nuestra empresa. DESARROLLO DEL PROYECTO Nombre de la empresa: Interveloz S.A Razón social: Prestar el servicio logístico de transporte de documentos, paquetes y carga. Sector económico: terciario prestación de servicios. -16573532385 ESTRUCTURA ORGANICA GERENCIA SUD GERECIA JEFE DE ARCHIVO TESORERIARECURSOS HUMANOS AUXILIAR DE ARCHIVO CONTABILIDADOTROS TRABAJADORES 9. Descripción genérica dela empresa MISIÓN: Para el 2011 prestar nuestros servicios con estándares de alta calidad en todos los municipios de Colombia a través de interveloz y articular nuestra red con alianzas estratégicas al resto del mundo, innovar permanente nuestros procesos y productos para convertirnos en la mejor solución logística de nuestros clientes. VISIÓN Prestar el servicio logístico de trasporte de documentación, paquetes y carga generando soluciones seguras y confiables que cumple con los altos estándares de calidad. Optimizando al máximo nuestros procesos, contribuyendo a desarrollar beneficios de común alcance, representante en valor agregado para nuestros clientes y nuestra compañía. En este mundo tan competitivo, sabemos lo importante q representa hacer las cosas en el menor tiempo posible la rapidez y la calidad de nuestros servicios. 10. Descripción del proceso de administración de personal MANUAL ESPECÍFICO DE FUNCIONES Y DE REQUISITOSIDENTIFICACIÓN DEL CARGODenominación:Auxiliar de archivoCódigo: 00-550Dependencia:Administración DocumentalJefe Inmediato:Jefe de archivoPropósito Estratégico: Resguardar documentos, expedientes y demás información de interés para la organización., actividades de recepción, archivo y custodia de documentos, en una unidad de archivo, a fin de mantener información organizada a disposición de la organización.DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES ESPECÍFICAS Identificar las carpetas donde va a ser archivado el material. Recibir el material para archivar. Suministrar expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente. Archivar en los expedientes y/o carpetas correspondientes los documentos recibidos. Ubicar las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. Retirar e incorporar en los archivos, expedientes y/o carpetas con documentos. Llevar el control de préstamos de expedientes y/o documentos. Preparar los índices y rótulos de identificación del contenido de las carpetas. Entregar la lista de asuntos nuevos al archivista para la actualización del Thesauro en términos claves. Recibir el material desincorporado del archivo activo y de otras dependencias de la dirección o coordinación. Desincorporar de acuerdo con las normas establecidas, documentos y expedientes activos y los incorpora al archivo de inactivos. Proporcionar información del material archivado, según las normas establecidas. Cumplir con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral, establecidos por la organización. Mantener en orden equipo y sitio de trabajo, reportando cualquier anomalía. Elaborar informes periódicos de las actividades realizadas. Realizar cualquier otra tarea afín que le sea asignada. COMPETENCIAS LABORALES REQUERIDASCOMPETENCIACONDUCTAS ASOCIADASMínimo 3 CompetenciasConfidencialidadResponsabilidadToma de decisiones -Maneja en forma indirecta un grado de confidencialidad medio.-Maneja constantemente equipos y materiales de fácil uso, siendo su responsabilidad directa.- participa en la toma de decisiones basadas en procedimientos y/o experiencias anteriores para la ejecución normal del trabajo. REQUISITOSESTUDIOSEXPERIENCIABachiller, más curso de archivoTécnico/Tecnólogo en Administración DocumentalAtención al público.Relaciones humanas.Mínimo seis (6) meses de experiencia progresiva de carácter operativo en el área de archivo y oficina. 11. Descripción del puesto de trabajo ITEM: descripción del cargo 1. Nombre del cargo:Auxiliar de archivo2. Posición del cargo en el organigramaa) Subordinación: (Indique si en este cargo tiene o no personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del cargo de los subordinados)nob) Supervisión: (Indique si el cargo tiene supervisión de alguien, a quién le corresponde este rol indicando el cargo).Jefe de archivoc) Comunicaciones colaterales: (Indique con qué estamentos de la organización se relaciona para que las funciones de este cargo sean exitosas, detallando el nivel de dependencia y relación).3. Contenido del cargoElabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral que estima dedica a cada una de ellas.Tarea Principal% Tiempo LaboralOrdenar y archivar Tablas de retenciónRedactar informesProducción de documentosRegistro de documentosControl del proceso de eliminación de documentosRegistro de documentos en préstamoControl y gestión de los espacios del sitio de conservaciónElabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo laboral se estima dedica a cada una de ellas.Tarea Secundaria% Tiempo LaboralIdentifica las carpetas donde va a ser archivado el materialRecibe el material para archivar. Suministra expedientes y/o documentos a las diferentes unidades, según la normativa vigente. Archiva en los expedientes y/o carpetas correspondiente los documentos recibidosUbica las carpetas nuevas en sus respectivos archivadores. 4. Responsabilidades¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo?. ¿Cuál es el peso relativo que tiene cada una de ellas? (marque con una X).ResponsabilidadPeso RelativoPrimariaSecundariaUso de materiales y equiposxSupervisión del trabajo de otras personasxManejo de dinero, títulos o documentos afinesxResponsabilidad de manejo de información xResponsabilidad en relaciones públicasxResponsabilidad en la confidencialidad de la informaciónxResponsabilidad académicaxResponsabilidad administrativax ITEM: análisis del cargo 1. Requisitos técnicosNivel educacional: tecnólogo en administración documentalTítulo profesional:Cursos de perfeccionamiento (últimos dos años):Técnicas y procedimientos de archivoTécnicas y procedimientos de oficinaMecanografía.Título de post- grado:Experiencia anterior necesaria (señalar si se requiere, si fuese necesaria especificar de qué tipo)Mínimo 6 meses laborados2. Aptitudes necesarias¿Cuáles de las aptitudes descritas a continuación son deseables o esenciales para el desempeño del cargo y en que grado?.No necesariaDeseableEsencialAgudeza visualxAgudeza auditivaxRapidez de decisiónxHabilidad expresivaxCoordinación tacto visualXCoordinación generalXIniciativaXCreatividadXAptitud investigativaxCapacidad de juicioxAtenciónXComprensión de lecturaxCálculoXRedacciónXTrabajo de equipoXLiderazgoXToma de decisiónXSociabilidadxComunicación interpersonalXOrden y organizaciónXMinuciosidadXDominio tecnologías informáticas de comunicaciónXOtros 3. Nivel de desempeño¿Qué factores definiría usted como fundamentales para medir el desempeño del puesto? (indicar conductas observables y medibles) 12. convocatoria Se necesita personal femenino técnico o tecnólogo en l área de asistencia administrativaDe 18 a 30 años Excelente presentación Con Facilidad de expresión verbal y escrita.Experiencia laboral mínimo de 6 meses Interesadas llevar hoja de vida a la carrera 6 # 3_45 único día 31 de agosto de 2009 Preselección: 7 y 8 de septiembreSelección: 14 y 15 de septiembreInducción: 21 al 30 septiembreInicio laboral: 1 de octubre de200978041541910 13.Proceso de selección Al realizar adecuadamente el proceso de selección se pueden obtener una serie de ventajas que se traducen en beneficios para las empresas. Las ventajas son: Contratar a la persona adecuada para el puesto adecuado. Realizar una contratación con el 100% de éxito. Disminuir el índice de rotación en las empresas. Contar con personal que se encuentre más comprometido con la empresa. Obtener personas que se sientan satisfechas con las actividades que desempeña. Evitar costos. HOJA DE VIDA Principio del formularioDATOS BASICOSDiligencie los datos del lugar de expedición de su documento de identidadIdentificación *Tipo *Número Lugar de Expedición del Documento de IdentidadFinal del formulario . Municipio: Depto. País: Principio del formulario*Primer apellido Segundo apellidoFinal del formulario Principio del formulario*Nombres *sexo Final del formulario Municipio: Depto. País: Principio del formularioFecha de nacimiento dd/mm/aaaa EdadFinal del formulario Principio del formulario*Estado civil *Libreta militar *Número de personas a cargo *Posición familiar Final del formulario Principio del formulario*País*Departamento de residencia*Municipio de residencia Zona, comuna o localidadFinal del formulario Principio del formularioBarrio *Dirección domicilio Final del formulario *Teléfono principal Teléfono alterno Final del formularioPrincipio del formularioTeléfono celularNúmero de beeper Cód.:Final del formulario Principio del formularioE-mail*EstratoFinal del formulario Educación básica primaria Educación secundaria Educación superior Principio del formularioSituación Ocupacional Aspirante Final del formulario EXPERIENCIA LABORAL Ocupación y funciones Escriba los logros, competencias o aspectos que el candidato desee destacar sobre su desempeño en esta experiencia laboral: Duración Actualmente se encuentra laborando allí: si no Fecha Ingreso dd/mm/aaaa Fecha Retiro dd/mm/aaaa REFERENCIAS PERSONALES REFERENCIAS FAMILIARES 3. Describir las característic 13. CONTRATACION CONTRATO INDIVIDUAL DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO Nombre del empleador: __________________________________________ Representante legal:_____________________________________________ Nombre del empleado(a):_________________________________________ Identificada con cédula n.°:_______________ Lugar de residencia n.°:__________________________________________ Teléfonos n.°: _________________________ Cargo a desempeñar:____________________________________________ Salario:_______________________________ Entre el empleador y trabajador(a), ambas mayores de edad, identificadas como ya se anotó, se suscribe CONTRATO DE TRABAJO A TÉRMINO FIJO, regido por las siguientes cláusulas: PRIMERA: Lugar. El trabajador(a) desarrollará sus funciones en las dependencias o el lugar que la empresa determine. Cualquier modificación del lugar de trabajo, que signifique cambio de ciudad, se hará conforme al Código Sustantivo de Trabajo. SEGUNDA: Funciones. El empleador contrata al trabajador(a) para desempeñarse como ________________________________, ejecutando labores como: __________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________________________________ TERCERA: Elementos de trabajo. Corresponde al empleador suministrar los elementos necesarios para el normal desempeño de las funciones del cargo contratado. CUARTA: Obligaciones del contratado. El trabajador(a) por su parte, prestará su fuerza laboral con fidelidad y entrega, cumpliendo debidamente el (Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y de Seguridad –si lo hay-), cumpliendo las órdenes e instrucciones que le imparta el empleador o sus representantes, al igual que no laborar por cuenta propia o a otro empleador en el mismo oficio, mientras esté vigente este contrato. QUINTA: Término del contrato. El presente contrato tendrá un término de duración de ____________________, pero podrá darse por terminado por cualquiera de las partes, cumpliendo con las exigencias legales al respecto. SEXTA: Periodo de prueba: Acuerdan las partes fijar como periodo de prueba los primeros ______ días de labores que no es superior a la quinta parte del término inicial ni excede dos meses. Durante este periodo las partes pueden dar por terminado unilateralmente el contrato. Este periodo de prueba solo es para el contrato inicial y no se aplica en las prorrogas. SEPTIMA: Justas causas para despedir: Son justas causas para dar por terminado unilateralmente el presente contrato por cualquiera de las partes, el incumplimiento a las obligaciones y prohibiciones que se expresan en los artículos 57 y siguientes del Código sustantivo del Trabajo. Además del incumplimiento o violación a las normas establecidas en el (Reglamento Interno de Trabajo, Higiene y de Seguridad –si lo hay-) y las previamente establecidas por el empleador o sus representantes. OCTAVA: Salario. El empleador cancelará al trabajador(a) un salario mensual de _______________________________ pesos moneda corriente ($______________), pagaderos en el lugar de trabajo, el día _______ de cada mes. Dentro de este pago se encuentra incluida la remuneración de los descansos dominicales y festivos de que tratan los capítulos I y II del título VII del Código Sustantivo del Trabajo. NOVENA: Trabajo extra, en dominicales y festivos. El trabajo suplementario o en horas extras, así como el trabajo en domingo o festivo que correspondan a descanso, al igual que los nocturnos, será remunerado conforme al código laboral. Es de advertir que dicho trabajo debe ser autorizado u ordenado por el empleador para efectos de su reconocimiento. Cuando se presenten situaciones urgentes o inesperadas que requieran la necesidad de este trabajo suplementario, se deberá ejecutar y se dará cuenta de ello por escrito, en el menor tiempo posible al jefe inmediato, de lo contrario, las horas laboradas de manera suplementaria que no se autorizó o no se notificó no será reconocido. DÉCIMA: Horario. El trabajador se obliga a laborar la jornada ordinaria en los turnos y dentro de las horas señaladas por el empleador, pudiendo hacer éste ajustes o cambios de horario cuando lo estime conveniente. Por el acuerdo expreso o tácito de las partes, podrán repartirse las horas jornada ordinaria de la forma prevista en el artículo 164 del Código Sustantivo del Trabajo, modificado por el artículo 23 de la Ley 50 de 1990, teniendo en cuenta que los tiempos de descanso entre las secciones de la jornada no se computan dentro de la misma, según el artículo 167 ibídem. DECIMA PRIMERA: Afiliación y pago a seguridad social. Es obligación de la empleadora afiliar a la trabajadora a la seguridad social como es salud, pensión y riesgos profesionales, autorizando el trabajador el descuento en su salario, los valores que le corresponda aportan, en la proporción establecida por la ley. DECIMA SEGUNDA: Prorroga. Si el aviso de no prorrogar el contrato no se da o se da con una anticipación menor a treinta (30) días, el contrato se prorroga por un periodo igual al inicial, siempre que subsistan las causas que lo originaron y la materia del trabajo. DECIMA TERCERA: Modificaciones. Cualquier modificación al presente contrato debe efectuarse por escrito y anexarse a este documento. DECIMA CUARTA: Efectos. El presente contrato reemplaza y deja sin efecto cualquier otro contrato verbal o escrito, que se hubiera celebrado entre las partes con anterioridad. 14.EVALUACION DE DESMPEÑO PARA AUXILIAR DE ARCHIVO EMPRESA: INTERVELOZ S.A Preparación de las Evaluaciones de Desempeño de Interveloz S.A. El objetivo de la Evaluación del Desempeño, es proporcionar una descripción exacta y confiable de la manera en que el empleado lleva a cabo su puesto. A fin de lograr este objetivo, los sistemas de evaluación deben estar directamente relacionados con el puesto y ser prácticos y confiables. Evaluación de desempeño 22161545085 GENERAL EVALUADOR Nombres: Apellidos: C.C. _________________________________________________________________________________ Dependencia: _________________________________________________________________________________ EVALUADO Cargo: Nombres: Apellidos: C.C. _________________________________________________________________________________ Cargo: PERÍODO EVALUADO Desde Día Mes Año Hasta Día Mes Año MOTIVO DE LA CONCERTACIÓN Período Anual Cambio de Empleo Período de Prueba Cambio de Evaluador INSTRUCCIONES Concertación de Objetivos de Desempeño 1. Diligencie este formato al inicio del período anual, cuando se produzca cambio de empleo y cuando se inicie el período de prueba. 2. Defina los objetivos de productividad y de conducta laboral de acuerdo con la misión, meta o finalidad asignada a su dependencia y dentro del marco de las funciones del empleado. 3. Redacte conjuntamente con el empleado los objetivos a lograr en el período respectivo. 4. Plantee objetivos realizables, medibles y cuantificables. 5. Describa en el objetivo señalado el qué, el cuándo, el cuánto y el dónde. 6. Asigne pesos porcentuales, en múltiplos de cinco sobre un total de 100%, de acuerdo con la importancia de cada Objetivo. Modificación de Objetivos 7. Consigne las modificaciones que se efectúen a la descripción, a las fechas de entrega o al peso porcentual. Evaluación de Objetivos 8. Escriba el porcentaje de ejecución o logro alcanzado. 9. Valore cada objetivo multiplicando el porcentaje del logro por el peso porcentual respectivo. 10. Obtenga la calificación final sumando los puntajes de cada objetivo y multiplicando el total por 10 para transformarla a una escala de 1000, este resultado será sumado al de la valoración de indicadores en el formato 3. El instrumento para la evaluación del desempeño se componede tres partes:D - 1 Para la concertación de objetivos al iniciar el períodoD - 2 Para la valoración semestralD - 3 Para las evaluaciones parciales y/o definitivas CONCERTACIÓN DE OBJETIVOS DE DESEMPEÑO No DESCRIPCIÓNPESO % 1234 Total 100% Nota: Lleve este puntaje al Formulario No. 3 CONCERTADOS EL: Día: ______ Mes: ______ Año: ______ Firma Evaluador ___________________________________ Firma Evaluado ___________________________________ LOGRO DE OBJETIVOS ________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________________ EVALUACION DE MITAD DE PERÍODO Y SEGUIMIENTO DE LOS OBJETIVOS LIMITACIONES TÉCNICAS Y/O ADMINISTRATIVAS EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ FACTORES Y ASPECTOS QUE SE DEBEN MEJORAR _______________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ FACTORES EN LOS QUE SOBRESALE EL EVALUADO ______________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ LIMITACIONES TÉCNICAS Y/O ADMINISTRATIVAS EN EL LOGRO DE LOS OBJETIVOS _____________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________ FACTORES Y ASPECTOS QUE SE DEBEN MEJORAR _______________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________ FACTORES EN LOS QUE SOBRESALE EL EVALUADO PRODUCTIVIDAD INSTRUCCIONES Fecha de diligenciamiento Firma del evaluador ________________________________ Firma del evaluado ____________________________ Concluya su aprendizaje como resultado del desarrollo de la temática De Contrato Laboral. 15. Conclusiones 16.Bibliografía