2. “Não há progresso sem mudanças. E quem
não consegue mudar a si mesmo acaba não
mudando coisa alguma.”
George Shaw
3. Proporcionar uma compreensão
dos conceitos básicos de
questões relativas ao
gerenciamento de documentos.
Apresentar os cuidados básicos
para a preservação dos
documentos.
4. A conservação dos documentos envolve fatores
intrínsecos e extrínsecos relacionados aos
suportes da informação. Os fatores intrínsecos
estão relacionados com a composição dos
materiais, como:
Processos de
fabricação;
Tipos de fibras;
Resíduos químicos etc.
5. Como os fatores extrínsecos fatores externos
aos materiais podemos subdividi-lo da
seguinte maneira acompanhe a seguir:
6. A luz seja ela natural ou
artificial, induz o processo de
envelhecimento acelerado.
Cuidado especial deve ser
tomado com os papéis
termosensíveis, como os
recebidos de transmissões
via fax, que devem ser
xerocados tão rapidamente
quanto possível.
7. O calor e a umidade podem
ser altamente nocivos aos
materiais, quanto mais a
temperatura aumenta, mais
intensiva se tornam as
reações químicas de
degradação.
8. Pilhas de documentos que
são amarradas com
barbantes e que podem ter
suas margens cortadas. As
dobras excessivas de
papéis que fragilizam e
facilitam a ruptura.
9. Poluentes atmosféricos, a poeira que
potencializa a ação de agentes biológicos,
pois transportam inúmeros ácaros e
microorganismos.
14. Pelo seu tamanho, o
microfilme não é
legível a olho nú;
apesar da extrema
redução mantém as
caracterísitcas fiéis
do documento e
pode ser lida através
da ampliação da
imagem num
aparelho de leitura.
15. Economia de espaço físico e mão de obra.
Maior segurança na conservação de
documentos vitais da empresa contra
riscos como furtos, incêndios, inundações
etc. Já que podem ser armazenados em
cofres.
Facilita e agiliza a consulta.
16. Acondicioná-lo em ambiente climatizado,
temperatura de 19ºC a 22ºC, e 40% a 50%
de humidade, pois a baixa umidade pode
tornar a película do microfilme quebradiça
e a alta umidade cria mofo e manchas
microscópicas.
Revisar periódicamente o aparelho de
leitura e mante-lo limpo para não
danificar o microfilme.
Evitar a incidência prolongada de luz sobre
a película.
17. A Digitalização de Documentos,
visa fundamentalmente, eliminar
os arquivos de documentos que,
por sua própria característica, são
volumosos, pesquisáveis por uma
única sequência, deterioráveis e
inseguros. Proporcionado ainda a
agilização da informação tão
fundamental para as empresas
nos dias de hoje.
18. Um arquivo metálico de 4 gavetas, com
capacidade de armazenar 22000
documentos, pode ter seu conteúdo
facilmente acomodado em 1 Giga de espaço
de disco.
19. A troca e a difusão de informações, no decorrer do
tempo, sempre foram responsáveis pelo
desenvolvimento dos mecanismos de
transformação social, já que onde houve
revoluções houve necessariamente a disseminação
de ideais. A presença cada vez maior dos
computadores em nossas vidas, a capacidade de
coletar e analisar dados e disseminá-los através
das rápidas vias das telecomunicações, nos tem
proporcionado benefícios, mas, na mesma
proporção, também malefícios.
20. Conjunto de procedimentos e operações técnicas
referentes às atividades de produção, tramitação,
uso, avaliação e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para a guarda
permanente.
21. Assegurar, de forma eficiente, a produção,
administração, manutenção e destinação de
documentos.
Garantir que a informação institucional
esteja disponível quando e onde seja
necessária à instituição e aos cidadãos.
22. Contribuir para o acesso e preservação dos
documentos que mereçam guarda
permanente por seus valores histórico e
científico.
Assegurar a eliminação dos documentos
que não tenham valor administrativo, fiscal,
legal ou para a pesquisa científica.
23. Com o passar dos anos, começou-se a perceber
um grande acúmulo de papéis em grandes
centros, e essa quantidade vem aumentando a
cada dia. Para cuidar da organização e segurança
destes documentos, iniciaram-se os estudos em
relação ao GED (Gerenciamento Eletrônico de
Documentos).
24. O GED é a soma de todas as tecnologias e
produtos que visam o gerenciamento de
informações de forma eletrônica, fechando
o ciclo completo, desde sua criação até o
seu arquivamento.
25. O GED é um sistema que converte
informações em voz, texto ou imagem
para a forma digital. Funciona com
softwares e hardwares específicos que
permitem a captação, o armazenamento, a
localização e o gerenciamento das versões
digitais das informações.
26. Redução de custos com cópias, já que os
documentos são disponibilizados em rede
local.
Economia de espaço físico, pois um
arquivo metálico de 4 gavetas, com
capacidade de 22.000 documentos, pode
ser facilmente acomodado em 1GB de
espaço de disco.
27.
28. Absoluto controle dos processos da
empresa.
Alta velocidade e precisão na localização
de documentos.
Disponibilidade instantânea de
documentos sem limites físicos. Um
mesmo documento pode ser acessado por
mais de uma pessoa simultaneamente,
economizando tempo dos funcionários.
29. Gerenciamento automatizado de
processos, minimizando recursos
humanos e aumentando a produtividade.
Para saber mais sobre o Gerenciamento
eletrônico, assista um vídeo institucional
de uma empresa que atua nessa ramo.
30. O desenvolvimento tecnológico resultou no
advento de uma nova era para a humanidade,
a denominada “Era da Informação”.
31. Pela primeira vez na
história, somos capazes
de organizar e dominar a
informação como nunca,
por meio da utilização de
computadores, da
Internet e de outras
tecnologias relacionadas.
32. A troca e a difusão de informações, no decorrer do
tempo, sempre foram responsáveis pelo
desenvolvimento dos mecanismos de
transformação social, já que onde houve
revoluções houve necessariamente a disseminação
de ideais. A presença cada vez maior dos
computadores em nossas vidas, a capacidade de
coletar e analisar dados e disseminá-los através
das rápidas vias das telecomunicações, nos tem
proporcionado benefícios, mas, na mesma
proporção, também malefícios.
