Este documento ofrece consejos para redactar correos electrónicos eficaces. Explica que la primera impresión que da un correo depende del comportamiento, lenguaje, presentación y contenido. Recomienda planificar el objetivo y la imagen que se quiere transmitir, y evitar ejemplos que muestren falta de educación o profesionalismo. Además, da pautas sobre la tipografía, colores, imágenes y firma para facilitar la lectura, y sobre el uso de saludos, introducciones, párrafos y despedidas para estruct

1. Tienes un e-mail:
¿Cómo redactar correos electrónicos
eficaces?
Beatriz Román
Diciembre 2010
Teresa Baró, La guía imprescindible per redactar correus
electrònics eficaços, Editorial columna.

2. la gente no tiene un interés especial
en leer tus correos electrónicos,
lo siento … pero el mundo no gira
entorno a ti y cuanto antes te des
cuenta mejor.

3. Índice




Envíame un e-mail y te diré quién eres
Buenas prácticas en la correspondencia electrónica
Facilita la lectura
El texto

4. Envíame un e-mail y te diré quién
eres

5. La primera impresión

Comportamiento
→ Refleja nuestra educación, respeto por los destinatarios, conocimiento
de las pautas de relación en el ciberespacio, etc.

Lenguaje
→ Habla de nuestro nivel de formación, de nuestra capacidad para
expresarnos.

Presentación
→ Refleja nuestra presencia y el cuidado que tenemos en los aspectos
formales y estéticos.

Contenido
→ Refleja nuestra actividad profesional, nuestras opiniones, inquietudes,
etc.
→ Nuestra capacidad para gestionar situaciones difíciles y nuestra
habilidad en la gestión de la comunicación.

6. A la hora de escribir un e-mail



Objetivo de comunicación
Que imagen queremos transmitir (profesional, cortés,
cercana, informal,…)
Ponernos en el lugar de la persona que recibirá el correo,
preguntándonos que imagen se formará de nosotros

7. Ejemplos que hay que evitar



Ejemplo 1
E leído su oferta de trabajo en el periódico, y me gustaría
que me contactasen. Me acabo de licenciar en periodismo.
Ejemplo 2
Esta semana, y quizás también la siguiente, tenemos una
oferta de toners. Los negros y rojos cuestan un diez por
ciento menos que el mes pasado. Los azules y verdes, entre
un quince y un veinte. A confirmar. Esperamos su llamada.
Ejemplo 3
ME LO MIRO MAÑANA!!

8. La imagen de los correos

Tipografia
→ Tamaño letra: 10-12

Descartar
→
→
→
→
→
→

Excéntricas
I nf ant i l es
Ininteligibles
Pretenciosas
Estridentes
de imitación caligráfica
Escojer
→
→
→
→
→
→
Times
Garamond
Arial
Lucida
Century
Calibri

9. La imagen de los correos

Colores
→ Para destacar aspectos importantes (hora y lugar, etc)
→ Evitar utilizarlos de fondo

Imágenes
→ Evitar utilizarlas de fondo
→ Ojo con Logo empresa

Firma
→ Nombre personal, cargo, nombre empresa, dirección empresa,
teléfono contacto, mail de contacto.
→ Manual de estilo.

10. Para: 'FCP'
CC: CF; CM; MR; MC; PH'
Asunto: Reunión Comité Executivo
Hola,
La reunión será el próximo Jueves, 17 de Abril a las 19h.
En Vía Augusta, 13-15 Despacho 302.
Confirmar asistencia.
Un Saludo,
Marcelino
FEDERACIÓN CATALANA DE PÁDEL
Rambla Guipúscoa, 23-25 Despatx 1D
08018 Barcelona
Tel. 93 307 62 84 Fax 93 307 63 52
padel@fcpadel.com - www.fcpadel.com

11. Recuerda...
 Seleccionar
una tipografia universal y fácil de leer
 Evitar colores de fondo
 No cargar de excesivas imágenes
 Firma con todos los datos identificación (seguir
normativa corporativa)
 Notas finales, definen la imagen corporativa

12. Buenas prácticas en la
correspondencia electrónica

13. Correos internos y externos

Tratamiento respetuoso y amable en función del grado
de relación.

14. Correos internos y externos

Múltiples destinatarios
Cada destinatario en su sitio
A: persona/as con las que se está comunicando.
CC: personas que deben estar informadas del asunto tratado
CCO: se debe limitar a correos enviados a un grupo de personas
que no se conocen entre sí, como un grupo de clientes.

15. Múltiples destinatarios

Utilización del campo cco
→ Es común recibir cadenas de e-mails donde podemos ver que el
remitente le envió la cadena a muchos contactos al mismo tiempo
y a su vez podemos ver como esa cadena paso antes por otras
personas que hicieron lo mismo. El resultado son cientos de
direcciones que, además de dificultar la lectura del mail, pueden
ser (y son) recolectados por los spammers para el envío de correo
basura.
→ Al utilizar el campo CCO, estaremos evitando el spam y respetando
la privacidad de los contactos que no quieren que sus direcciones
de correo sean públicas o estén expuestas a las amenazas del
spam.
→ Cuando escribimos una o varias direcciones en este campo, el mail
será enviado correctamente a todos los destinos pero con el
pequeño y gran detalle de que cada destinatario no podrá ver a
quién más fue enviado ese mismo correo.

16. Adjuntar documentos




Los "attachments" deben ser ligeros, compatibles y se debe comentar
el contenido en el mail o en el “asunto”.
Deben ser fácilmente localizables en el futuro.
En los documentos procura enviar solo las páginas que hacen falta y
evita el incluir imágenes pesadas.
En documentos tipo gráficos, el principal problema es la visualización
en ordenadores que no tienen el programa de diseño.
→ Evita el enviar cualquier otro formato que no sea PDF, JPG o GIF.
→ En cualquier otro documento, procura comentar el formato, asegurate de
que los receptores tiene el programa para visualizarlo o en su defecto
enviar alguna dirección de portales destinados a contener documentos y
dar acceso a la persona que se envía, como por ejemplo:



Google docs
www.yousendit
www.flikr.com

17. Tiempo de respuesta

En función de los requerimientos del “asunto”
→ De forma inmediata
→ Plazo máximo de 24 h

18. Gestión del correo




Eliminar spam i correos inútiles
Revisar correos eliminados
Clasificación por carpetas
Responder por orden de dificultad
1.
2.
3.

Respuesta rápida y breve
Utilizando plantilla
Requieren mayor elaboración y complejidad
Bandeja de entrada
1.
2.
3.
4.
Orden de llegada
Grado urgencia
Grado importancia
Grado dificultad de la respuesta

19. Ejemplo - correo informal
Hola, Luisa,
He recibido el correo. Me lo miro y te digo alguna cosa en
breve.
Saludos,
Pedro Quim
Jefe de Ventas
IRK Informática
Irk.es

20. Ejemplo - formal
Sra. García,
He recibido su correo del día 17 de noviembre con la
información correspondientes al Congreso de Londres. En
cuanto la haya estudiado, le confirmaré cuantos
comerciales asistirán.
Saludos cordiales,
Pedro Quim
Jefe de Ventas
IRK Informática
Irk.es
93 207 06 33

21. Errores a evitar




Planificar
Revisar
Borradores
Dirección del destinario al final

22. Recuerda...




Correo interno o externo: grado de formalidad
Copias: confidencialidad de la información
Tiempo de respuesta: notificar recepción
Responsabilizarse de los errores: disculpa obligatoria

23. Otros consejos




No es aconsejabla utilizar dirección profesional para
usos personales
Seguridad información confidencials
No enviar “Prioridad alta”, dejar al lector decidir si es
urgente o no
Evitar activar la confirmación de lectura automática.

24. Facilita la lectura

25. Brevedad

Lo bueno si breve…dos veces bueno

26. Legibilidad


Redactar de forma clara y correcta.
Utilizar recursos tipográficos.

27. Legibilidad

Utilizar recursos tipográficos.
→ Estilos de letra



Subrallado: se utiliza para indicar un enlace (puede salir por defecto al
escribir una dirección de web o correo electrónico).
Negrita: Permite dirigir la atención a las palabras clave del mensaje y ayuda
a seleccionar la información esencial.
Cursiva: para los estrangerismos, palabra o expresión que queremos
remarcar, citaciones textuales literales,, etc.
→ Mayúsculas
 Son consideradas como SINÓNIMOS DE CHILLAR.
 No se aconsejan ni en el asunto ni en el texto.
→ Colores de letra
 Pueden sugerir emociones diferentes.
 Nos puede ayudar a distinguir la marca comercial de la empresa cuando
figura en el texto o en la firma.
 Reservarlo para mensajes informativos/comerciales de envío masivo.

28. Legibilidad - Emoticones

Un mail tiene muchas posibilidades de ser malinterpretado por el
destinatario
→ El sentido que se le da a algunas palabras puede ser diferente para
cada persona.
→ Podemos comunicarnos a diario con personas de diferentes culturas
(hay palabras que en un país significan una cosa y en otro país
significan una muy diferente)

La letra escrita no transmite emociones y puede ser mal
interpretada.
→ No es lo mismo decir "no seas idiota" mientras tomamos algo con un
amigo y nos reímos que escribir en un mail "no seas idiota".

29. Legibilidad - Emoticones




Para transmitir la emoción o el estado de ánimo del que escribe
En ocasiones el uso de estos símbolos es imprescindible, en el lugar
correcto puede evitar la malinterpretación de una frase (sobre todo
cuando la frase fue escrita con ironía o a modo de broma)
Poniendo un simple :-) al final de la frase quedará claro que se trata
de una broma
por ejemplo:
→ "hoy voy a matar a alguien“
:-)Sonrisa
:-)) risa
;-) ironia, broma, complicidad
"hoy voy a matar a alguien ;-)"
:-D carcajada
:-( Tristeza
:-o sorpresa

30. El texto

31. Partes de un mensaje





Asunto
Saludo
Introducción
Contenido
Despedida

32. Asunto



Es lo primero que lee el receptor
Ha de informar de forma sintética y atractiva el motivo
de la comunicación
Ha de constituir una etiqueta inteligible y completa
(adjunto protocolo CHARM, corrección historiales
CHARM)
→ Permite su fácil localización introduciendo la palabra clave en el
buscador

33. Saludo

Dependerá de la relación existente con el interlocutor
Saludo formal
Señor Pérez,
 Apreciada Ana,
 Sr. Miret,
 Distinguido cliente,


Saludo informal
Hola, Montse!
 Hola a todo el mundo!
 Cómo te va, Pilar?
 Pedro,

Utilizar fórmulas exentas de tiempo si no sabemos cuando
leerán nuestro mensaje (buenos días, buenas tardes, etc)

34. Introducción

Muy importante para
→ Captar la atención
→ Plantear el tema
→ Establecer una buena relación con el destinatario

También se puede informar de
→ la finalidad del correo
→ Lo que esperamos que realice el interlocutor

35. Contenido

Organizar las diferentes ideas en párrafos
→ Se puede aprovechar para utilizar las viñetas

36. Despedida



Depende de la relación que se tenga con el interlocutor.
Debe ser adecuado al grado de formalidad del escrito
Si solicitamos alguna cosa conviene añadir
→ Agradezco de antemano su colaboración
→ Agradecido de antemano
Despedida formal
Saludos cordiales,
 Cordialmente,
 Atentamente,
 Saludos,

Despedida informal
Hasta pronto,
 Hasta la próxima!


37. La redacción

Muy importante seguir los pasos
→ Organizar el contenido
Si es necesario, se puede hacer un esquema previo para ordenar
los puntos que queremos transmitir
→ Redactar el texto
ágil, adecuada al receptor y que recoja los objetivos
→ Revisar lo que hemos escrito!

38. Redactar el Texto


Redacción clara, adecuada al receptor y al contexto
Frases
→ Han de ser cortas
→ Que estén bien ligadas con los conectores correctos
→ Han de tener los mínimos incisos
→ No han de contener información irrelevante

Párrafos
→ Cada párrafo expresa una idea
→ No ha de ocupar todo el correo

39. Para una lectura rápida y ágil




Frases cortas
Limitar el uso de incisos
Evitar información irrelevante
Frases en voz activa
→ Recomendable. La señora Pineda me ha enviado el informe
CHARMAN que le habías solicitado
→ Poco recomendable. El informe CHARMAN que habías pedido ha
sido enviado por la señora Pineda

Construcciones afirmativas mejor que negativas
→ Recomendable. La reunión fue formal
→ Poco recomendable. La reunión no fue informal

40. Para una lectura rápida y ágil

Evitar el uso de gerundios como nexo entre frases
→ Recomendable. El señor Pérez vino al despacho, y nos explicó por qué
el material llegó tarde.
→ Poco recomendable. El señor Pérez vino al despacho, ofreciendo una
explicación de por qué el material no fue entregado a tiempo.

Mantener el orden lógico de los elementos de la frase: sujetoverbo-complementos
→ Recomendable. Les queremos agradecer las atenciones recibidas por
su parte y de su equipo en el curso de la formación impartida los días
19 y 26 de febrero
→ Poco recomendable. Sirvan estas líneas para dejar constáncia de
reconocimiento, por sus atenciones y las de su equipo recibidas en el
curso de la formación impartida los días 19 y 26 de febrero

41. Ejemplo – proponer una visita
A: asalat@plurilingua.es
CC:
CCO:
Asunto: Propuesta de fecha para visita
Sr. Salat,
Atendiendo a su petición de reunión con el gerente del Consejo Comarcal, el Sr. Pedro
Font, le propongo la fecha del 20 de octubre a las 11,00 h en la sede del Consejo
Comarcal (Parque Verde, Vilagran).
En espera de su respuesta, le envío cordiales saludos,
María Artós
Secretaria de Gerencia
Consejo Comarcal

42. Ejemplo – convocatoria reunión
A: martina@pharma.com;juan@pharma.com;silvia@pharma.com;
Asunto: Propuesta de reunión-Protocolo CHARM
Hola,
Nos hemos de reunir para finalizar los puntos que quedaron pendientes del protocolo del estudio CHARM, y poder enviarlo
a imprenta.
Propongo la reunión para el próximo viernes 9 de diciembre a las 12 h.
Los puntos a tratar son:
1.
2.
3.
4.
Objetivo del estudio (todos)
Criterios de inclusión (martina)
Criterios de exclusión (juan)
Metodología (silvia)
Espero vuestros comentarios para añadirlos a la orden del día.
Saludos cordiales,
Jaime Raventós
Área Manager
CR&D

43. Recuerda...
La redacción de un texto:
Organizar la información en párrafos
El estilo funcional es más efectivo
Adecuar el lenguaje a nuestro lector
La corrección gramatical, aporta rigor y calidad del
mensaje
Lectura rápida y ágil
1.
2.
3.
4.
5.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Frases cortas
Limitar uso de incisos
Evitar información irrelevante
Frases en voz activa
Construcciones afirmativas mejor que negativas
Evitar uso de gerundios como nexos
Mantener orden lógico de las frases

44. Bibliografía




Teresa Baró. “Tens un e-mail”
Eugenio Siccardi. “Como escribir un mail”
Cesar Martín. “Cómo escribir emails decentes”
Fernando Plaza. “Cómo escribir e-mails que la gente lea”