การออกแบบแม่แบบเอกสารงานพิมพ์ด้วย Microsoft Word

1. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
เอกสารหมายเลข: ICTA-003 จัดทําเมื่อ: 02/02/2547
บทความ ICT
แกไขครั้งที่: 1 วันที่แกไข: 02/02/2547 หนา: 1/6
(ICT Article)
ผูเขียน: บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หัวขอ: ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
ตนแบบเอกสาร หรือ Document Template เปนไฟลเอกสารลักษณะพิเศษ ใชเก็บคาเริ่มตน ตลอดจนรูปแบบ
ที่กําหนดเฉพาะ เพื่อใหสามารถเรียกใชงานในครั้งตอไปไดสะดวก และรวดเร็ว มักนํามาใชกับงานที่ตองทําเปนประจํา
เชน ตนแบบของจดหมาย ตนแบบของบันทึก โดยผูใชไม จําเปนตองมากําหนดคาเกี่ยวกับหนากระดาษ แบบอักษร
ลักษณะตัวอักษร ซ้ําทุกๆ ครั้งเมื่อตองการใชงาน
การสรางตนแบบเอกสารมีสวนเพิ่มเติมที่สําคัญคือ Style หรือลักษณะที่ใชในการพิมพ ดังนั้นหลักการสราง

ตนแบบเอกสารจึงอยูท่การวิเคราะหความตองการออกมากอน ดังนี้
ี
• ลักษณะของหนาเอกสาร (หนากระดาษ)
• ลักษณะของหัวกระดาษ, ทายกระดาษ และองคประกอบอื่นๆ ที่จําเปน
• ลักษณะของการจัดพารากราฟ
• ลักษณะของขอความรูปแบบตาง เชน หัวเรื่องใหญ, หัวเรื่องยอย, คําอธิบายตาราง, คําอธิบายรูปภาพ,
ขอความปกติ
เพื่อใหมองเห็นภาพการสรางตนแบบเอกสารไดชัดเจน จึงขอแนะนําแบบฝกปฏิบัติ ดังนีตองการสรางตนแบบ
้
เอกสารของ NECTEC โดยกําหนดใหใชกระดาษ A4 แนวตัง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา, บน และขอบลาง
้
เทากับ 1 นิ้ว มีหัวกระดาษเปนชื่อศูนยฯ อยูดานซาย เลขหนาอยูดานขวา และสวนทายกระดาษใหแสดงชื่อไฟลพรอม

ไดเร็กทรอรี่
สําหรับลักษณะของขอความและการจัดพารากราฟ กําหนดไวดังนี้
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 1 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา จัดกึ่งกลางหนากระดาษ
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 2 เปนฟอนต Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย
• ขอความสวนหัวเรื่องลําดับที่ 3 เปนฟอนต Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอ
หนาเขามา 0.5 นิ้ว
• ขอความปกติ เปนฟอนต Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว
1. เปดโปรแกรม Microsoft Word (ยกตัวอยางโปรแกรม Microsoft Office 2000/XP) แลวสรางเอกสารวาง
2. จัดเก็บไฟล (Save) ตั้งชื่อวา “template-v1”
3. กําหนดลักษณะของหนากระดาษตามขอกําหนด คือกระดาษ A4 แนวตั้ง ขอบซายเทากับ 1.5 นิ้ว ขอบขอบขวา,
บน และขอบลางเทากับ 1 นิ้ว ดวยคําสั่ง File, Page Setup…
NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER
21st. Fl, Gypsum Metropolitan Bldg., 539/2 Sri Ayudhya Rd, Rachathewi, Bangkok 10400, HAILAND
Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014
Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: boonlert@nectec.or.th

2. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
เอกสารหมายเลข: ICTA-003 จัดทําเมื่อ: 02/02/2547
บทความ ICT
แกไขครั้งที่: 1 วันที่แกไข: 02/02/2547 หนา: 2/6
(ICT Article)
ผูเขียน: บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หัวขอ: ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
4. เปดการทํางานสวนหัวกระดาษ และทายกระดาษ โดยเลือกรายการ View, Header and Footer พิมพชื่อ
หนวยงานที่ขอบซายของสวนหัวกระดาษ กดปุม <Tab> เลื่อนเคอรเซอรไปชิดขอบขวา แลวเลือกคําสั่ง Insert,
Page Number… เพื่อใสเลขหนาไวที่ขอบบนขวาของหนากระดาษ
5. เลื่อนจอภาพลงมาคลิกในสวนทายกระดาษ เพื่อใสชื่อไฟลพรอมไดเร็กทรอรี่ของไฟลดวยคําสั่ง Insert, Field…
แลวเลือกรายการ Categories เปน Document Information เลือกรายการ Field names: เปน FileName จากนั้น
คลิกเลือกรายการ Add path to filename ดังตัวอยาง คลิกปุม Ok เพื่อยืนยันการใสชื่อไฟลและพาธ

6. กลับสูการทํางานโหมดปกติ โดยคลิกเลือกคําสั่ง View, Header and Footer ซ้ําอีกครั้ง
7. สรางลักษณะของขอความรูปแบบตางๆ โดยเลือกเมนูคําสั่ง Format, Styles and Formatting… ปรากฏ
กรอบทํางานดังนี้
8. คลิกเลือกรูปแบบที่ชื่อ Heading 1 คลิกปุมขวาของเมาส แลวเลือก Modify
9. ปรากฏกรอบทํางาน ดังนี้
NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER
21st. Fl, Gypsum Metropolitan Bldg., 539/2 Sri Ayudhya Rd, Rachathewi, Bangkok 10400, HAILAND
Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014
Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: boonlert@nectec.or.th

3. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
เอกสารหมายเลข: ICTA-003 จัดทําเมื่อ: 02/02/2547
บทความ ICT
แกไขครั้งที่: 1 วันที่แกไข: 02/02/2547 หนา: 3/6
(ICT Article)
ผูเขียน: บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หัวขอ: ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
10. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Font ตั้งคาแบบอักษร ดังนี้ ฟอนต Tahoma ขนาด 14pt. สีดําตัวหนา แลว
คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบอักษร
11. คลิกปุม Format แลวเลือกรายการ Paragraph เพื่อจัดกึ่งกลางหนากระดาษ โดยเลือกจากรายการ Alignment
เปน Centered คลิกปุม Ok เพือยืนยันการจัดรูปแบบหนากระดาษ
12. ทําซ้ํากับรายการชื่อ Heading 2, Heading 3 และ Normal ตามคาดังนี้
• Heading 2 Tahoma ขนาด 12pt. สีดําตัวหนา จัดชิดซาย
• Heading 3 Tahama ขนาด 11pt. สีดําตัวหนาและเอียง จัดชิดซาย ยอหนาเขามา 0.5 นิ้ว
• Normal Tahama ขนาด 10pt. สีดํา จัดชิดขอบซาย ยอหนาบรรทัดแรกเขามา 0.5 นิ้ว
11. บันทึกไฟลในชื่อเดิมดวยคําสั่ง File, Save
19. สรางตนแบบเอกสารดวยคําสั่ง File, Save as…
20. กําหนดรายการ “Save as type” เปน “Document Template (*.dot)” โดยไฟลที่ไดจะถูกเก็บไวที่
C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates สําหรับ Windows 98 หรือ
C:Documents and SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates สําหรับ Windows 2000
หมายเหตุ: ชื่อ Boonlert1 เปนชื่อบัญชีผูใช จะเปลี่ยนตามระบบคอมพิวเตอรนั้นๆ
NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER
21st. Fl, Gypsum Metropolitan Bldg., 539/2 Sri Ayudhya Rd, Rachathewi, Bangkok 10400, HAILAND
Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014
Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: boonlert@nectec.or.th

4. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
เอกสารหมายเลข: ICTA-003 จัดทําเมื่อ: 02/02/2547
บทความ ICT
แกไขครั้งที่: 1 วันที่แกไข: 02/02/2547 หนา: 4/6
(ICT Article)
ผูเขียน: บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หัวขอ: ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
การแกไขไฟลตนแบบเอกสาร
ไฟลตนแบบเอกสารก็มีลักษณะคลายกับไฟลเอกสาร เพียงแตมีสวนขยายเปน .dot และโดยปกติจะเก็บไวที่
โฟลเดอร C:Program FilesMicrosoft OfficeTemplates หรือ C:Documents and
SettingsBoonlert1Application DataMicrosoftTemplates ดังนั้นเมื่อตองการแกไขหรือปรับเปลี่ยนก็ใชคําสั่ง
File, Open… แลวเลือกไฟลจากโฟลเดอรดังกลาวมาแกไขตามปกติ โดยในหนาตางเปดไฟลจะตองเปลี่ยน
รายการ “Files of type:” เปน “Document Templates (*.dot)”
หรือเปดไฟลตนแบบเอกสาร ตนฉบับซึ่งบันทึกดวยสวนขยาย .doc แลวบันทึกเปนแมแบบซ้ําอีกครั้งก็ได

การใชงานตนแบบเอกสาร
การเรียกใชงานไฟลตนแบบเอกสาร กระทําไดโดยเรียกเมนูคําสั่ง File, New… ซึ่งจะปรากฏหนาตางทํางาน
ใหเลือกใชแมแบบตามที่ตองการ
โปรแกรมจะแสดงหนาตางทํางานดังภาพบน คลิกเลือกรายการ General Templates… จากหมวด New from
Template ปรากฏหนาตางเลือกแมแบบเอกสาร เพื่อใหเลือกใชงานดังนี้
NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER
21st. Fl, Gypsum Metropolitan Bldg., 539/2 Sri Ayudhya Rd, Rachathewi, Bangkok 10400, HAILAND
Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014
Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: boonlert@nectec.or.th

5. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
เอกสารหมายเลข: ICTA-003 จัดทําเมื่อ: 02/02/2547
บทความ ICT
แกไขครั้งที่: 1 วันที่แกไข: 02/02/2547 หนา: 5/6
(ICT Article)
ผูเขียน: บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หัวขอ: ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
การพิมพขอความดวยตนแบบเอกสาร
เมื่อสรางไฟลตนแบบเอกสาร และมีการเรียกใชงาน โปรแกรมจะกําหนดหนากระดาษ, หัวกระดาษ และทาย
กระดาษ ใหโดยอัตโนมัติ แตการพิมพขอความจะใชปุม Style มาควบคุม ดังนี้
กรณีที่มีขอความเดิมอยูแลว
• คลิกในบรรทัดที่ตองการปรับแตง
• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style
กรณีพมพขอความใหม
ิ
• เลือกลักษณะขอความที่ตองการจาก ตัวเลือก Style
• พิมพขอความทีตองการ
่
NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER
21st. Fl, Gypsum Metropolitan Bldg., 539/2 Sri Ayudhya Rd, Rachathewi, Bangkok 10400, HAILAND
Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014
Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: boonlert@nectec.or.th

6. ศูนยเทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกสและคอมพิวเตอรแหงชาติ
เอกสารหมายเลข: ICTA-003 จัดทําเมื่อ: 02/02/2547
บทความ ICT
แกไขครั้งที่: 1 วันที่แกไข: 02/02/2547 หนา: 6/6
(ICT Article)
ผูเขียน: บุญเลิศ อรุณพิบูลย
หัวขอ: ไฟลตนแบบเอกสารงานพิมพ (Template File)
การสรางสารบัญจาก Style
จุดเดนของการทํางานดวยแมแบบ และสไตล ก็คือการทําสารบัญ, ดัชนี และเชิงอรรภ ซึ่งมีวิธการดังนี้
ี
• พิมพเอกสารดวยสไตล
• เลื่อนเคอรเซอรไปบรรทัดสุดทายของหนาสุดทาย
• ขึ้นหนาใหมแบบตอนใหม (Section) เพื่อทําสารบัญ ดวยคําสั่ง Insert, Break, Next Page…
• เลือกคําสั่ง Insert, Reference, Index and Tables… คลิกเลือกบัตรรายการ Table of Contents
• คลิกปุม Options…
• จากกรอบทํางานขางตน ใหปอนเลข 1, 2 หรือ 3 กํากับสไตลที่ตองการนํามาใชประกอบการทําสารบัญ
แลวคลิกปุม OK เพื่อยืนยันการสรางสารบัญ จะปรากฏสารบัญโดยอัตโนมัติ
การปรับปรุงสารบัญ
• คลิกขวาในพื้นที่สารบัญเดิม แลวเลือกคําสั่ง Updated Fields…
NATIONAL ELECTRONICS AND COMPUTER TECHNOLOGY CENTER
21st. Fl, Gypsum Metropolitan Bldg., 539/2 Sri Ayudhya Rd, Rachathewi, Bangkok 10400, HAILAND
Tel: 02- 642-5001..10 Ext.141 Fax: 02-642-5014
Website: www.nectec.or.th/courseware E-mail: boonlert@nectec.or.th