ขนาดกระดาษ ตั้งค่าให้ถูกต้องก่อนพิมพ์งาน – MS Office Word 2013

1. ขนาดกระดาษ ตั้งค่าให้ถูกต้องก่อนพิมพ์งาน – MS Office Word 2013
ก่อนพิมพ์งานหรือสร้างสรรค์เอกสาร ควรตรวจสอบขนาดกระดาษ (Paper size) ก่อนทุกครั้ง เพราะ
โดยปกติโปรแกรม MS Word จะตั้งค่า Default ของกระดาษเป็นแบบ Letter ซึ่งแตกต่างจาก
การพิมพ์ปกติที่เรามักจะใช้กระดาษขนาด A4 ซึ่งหลายๆ ท่านอาจจะสร้างสรรค์ผลงานโดยละเลยค่ากาหนดนี้
ส่งผลให้งานพิมพ์มีความผิดพลาดเมื่อสั่งพิมพ์ หรือใช้งาน
คาสั่งตั้งค่าขนาดกระดาษ ทาได้คลิกเมนู Page Layout จากนั้นคลิกปุ่มลูกศรชี้ลงที่มุมล่างขวาของ
ชุดคาสั่ง Page Setup
จะปรากฏจอภาพการตั้งค่ากระดาษ Page Setup ดังนี้

2. จากจอภาพการตั้งค่ากระดาษ Page Setup ให้คลิกแท็บ Paper แล้วเลือกค่าขนาดกระดาษ Paper
Size เป็น A4 แล้วคลิกปุ่ม Set as Default เพื่อกาหนดให้การตั้งค่านี้เป็นค่า Default ต่อไปของ MS Word
โดย MS Word จะแสดงจอภาพยืนยันการตั้งค่า Default ให้คลิกปุ่ม Yes เพื่อยืนยัน
เพียงเท่านี้ การใช้งาน MS Word ในครั้งถัดไป ก็จะระบุให้ขนาดกระดาษ (Paper Size) เป็น A4 เมื่อ
กาหนดขนาดกระดาษแล้ว การสร้างเอกสารใดๆ ควรกาหนดระยะขอบกระดาษ แนวกระดาษให้เหมาะสม
ก่อนด้วยเช่นกัน โดยกาหนดได้จากแท็บ Margins

3. โดยกาหนดได้จากรายการแนวกระดาษ (Orientation) และระยะขอบกระดาษ (Margins) ทั้งนี้หาก
การสร้างเอกสารใช้ค่าดังกล่าวประจา สามารถคลิกปุ่ม Set As Default เพื่อกาหนดให้เป็นค่า Default ของ
MS Word ได้เช่นกัน
ตัวอย่างการกาหนดกระดาษสาหรับหนังสือราชการ
สานักนายกรัฐมนตรีได้จัดทาคาอธิบายการพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วยโปรแกรมการพิมพ์ใน
เครื่องคอมพิวเตอร์ เป็นคาอธิบายเพิ่มเติมต่อจากคาอธิบายการพิมพ์การพิมพ์หนังสือราชการภาษาไทยด้วย
เครื่องพิมพ์ดีด ลงวันที่ 30 พฤศจิกายน 2553

4. โดยประกาศดังกล่าวได้กาหนดให้หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา ใช้กระดาษ
ขนาด A4 และกาหนดระยะขอบดังนี้
 ขอบบน 1.5 ซม.
 ขอบขวา 2 ซม.
 ขอบซ้าย 3 ซม.

5. จากประกาศข้างต้น จึงสามารถกาหนดขนาดกระดาษ และค่าต่างๆ ของกระดาษได้ดังนี้
 ขนาดกระดาษ A4
 แนวกระดาษ Portrait
 ขอบบน 1.5 ซม. (เนื่องจากประกาศไม่ได้ระบุค่าขอบล่าง จึงแนะนาให้
กาหนดเป็นค่าเดียวกับค่าขอบบน)
 ขอบขวา 2 ซม.
 ขอบซ้าย 3 ซม.
หมายเหตุ กรณีที่ MS Word กาหนดค่ามาตราวัดเป็นหน่วยนิ้ว สามารถระบุตัวเลขพร้อมตัวย่อของ
มาตราวัดต่อท้ายได้ ดังภาพคือขอบซ้ายกาหนดเป็นระยะ 3 ซม ให้ระบุเป็น 3cm