Presentación del estado actual y su evolución realizada el 22 de septiembre de 2014 en el Consejo de Dirección de la Biblioteca.

1. Espacios de colaboración para la gestión documental Intranet de la BNE
Presentación de estado actual y evolución
Consejo de Dirección, 22 de septiembre de 2014
Ana Carrillo Pozas
1

2. Intranet BNE: espacios de colaboración

La Intranet de la Biblioteca provee a los empleados de servicios de gestión documental desde mayo de 2013 y se ofrecen a través de espacios de colaboración.

Estos servicios están soportados por la herramienta Alfresco Share, si bien, se han desarrollado funcionalidades propias en la línea de sentar las bases de una Gobernanza de la Información de la BNE.

Alfresco se ha integrado en la Intranet de la BNE, soportada por el gestor de contenidos OpenCMS. 2

3. 3
Los espacios de colaboración son un medio.
El fin último es garantizar la adecuada gestión de los documentos que generan o reúnen diariamente las diferentes unidades de la Institución en el ejercicio de sus funciones.

4. LÍNEAS DE TRABAJO
Mayo 2013 – julio 2014
4

Desarrollos evolutivos para Gobernanza de Información

Formación a usuarios y gestión del cambio

5. Estructura del Sistema de Gestión Documental BNE
5
Alfresco
v.4.2.c Community Edition
Desarrollo propio de funcionalidades
v.3.0.1
Mapa de Procesos
Esquema de metadatos para documento-e BNE

6. Desarrollos evolutivos definidos por BNE
6
Mapa de Procesos
Proveer a la gestión documental de un marco de Gobernanza de Información
Vinculación de espacios de colaboración (sites) con procesos del Mapa
Modelo de datos
2 nuevos procesos 13 nuevos subprocesos 134 nuevas series documentales 47 subprocesos/series modificados
Bibliotecas de Documentos controladas
Esquema de metadatos de documento BNE en consonancia con ENI

7. Vinculación de espacios de colaboración con el Mapa de procesos BNE
7
Subproceso:
Normalización de procesos técnicos
Proceso:
Proceso técnico de fondos
MAPA DE PROCESOS
ESPACIOS DE COLABORACIÓN (Alfresco)
Grupo de Trabajo de Normalización
Biblioteca de Documentos del Grupo
Series:

8. Modelo de datos
El modelo de datos de Alfresco ha sido extendido para dar cabida a los nuevos metadatos requeridos:
Tipo documental
Proceso
Subproceso
Serie
Denominación ENI
Unidad productora
Condiciones de acceso
Condiciones de reutilización
Grupos de trabajo
8

9. Esquema de metadatos del documento
9
Metadato
Fuente
Título del documento
Fichero
Nombre del fichero
Fichero
Descripción
Usuario
Tipo MIME
Alfresco
Autor
Fichero
Tamaño
Alfresco
Creador
Fichero
Fecha de creación
Alfresco
Modificador
Alfresco
Fecha de modificación
Alfresco
Tipo documental
Mapa de Procesos BNE
Proceso
Mapa de Procesos BNE
Subproceso
Mapa de Procesos BNE
Serie
Mapa de Procesos BNE
Denominación ENI
Mapa de Procesos + Alfresco (Desarrollo propio)
Unidades productoras
Mapa de Procesos BNE
Condiciones de acceso
Mapa de Procesos BNE
Condiciones de reutilización
Mapa de Procesos BNE
Grupos de trabajo
Alfresco (site)
Definidos por BNE

10. Formación a usuarios y Gestión del Cambio
Formación
Inicial
Periódica
Avanzada
Gestión del Cambio
Integración de Alfresco en la Intranet BNE
1 sesión con la organización del grupo, para formarles en los nuevos procedimientos colaborativos
sesiones semanales y temáticas: flujos de trabajo, versionado de documentos, etc
1 sesión avanzada incluida en el Plan de Formación de la BNE 2014
Más información en: Integración de una solución de gestión documental colaborativa en la Intranet, un caso de éxito, Blog de la BNE, 31 oct. 2013

11. RESULTADOS
11

12. Nº de espacios de colaboración para gestión documental
12
4
8
21
0
5
10
15
20
25
mayo-13
diciembre-13
julio-14
Nº espacios

13. Nº de empleados miembros de espacios de colaboración
13
28
82
174
0
20
40
60
80
100
120
140
160
180
200
mayo-13
diciembre-13
julio-14
Nº miembros

14. Porcentaje de empleados usuarios de espacios de colaboración
14
41,62%
Miembros de
espacios de
colaboración
Nº de efectivos en la BNE: 418
Fuente: Área RRHH (16/09/2014)

15. Procesos con espacios de colaboración asociados
15
2
2
4
5
2
3
1
1
Nº espacios de colaboración

16. Espacios de colaboración existentes
16

17. Tipología de espacios de colaboración
17

Para funcionamiento de los Grupos de Trabajo.

GT de Plan Estratégico.

GT del Plan RISP.

GT de Conservadores Web.

GT de Depósito Legal Electrónico.

GT de Normalización.

GT de Circulación.

etc

Para la gestión de los procesos.

Gestión de la información, los documentos y el conocimiento.

Procesos técnicos de seriadas.

Comunicación interna.

etc

18. Crecimiento del repositorio
18
Nº documentos: 1.840
Tamaño (MB): 1.500 MB

19. Documentos críticos que se están elaborando en estos espacios
19

Plan Estratégico 2015-2018.

Plan RISP.

Política de comunicación interna.

Borrador del RD de DLe.

Diversos procedimientos de catalogación, circulación...

……

20. Sentando las bases del futuro Archivo digital de la BNE
20
El esquema documental resultante es el mapa de procesos de la BNE.

21. PRÓXIMOS PASOS
21

22. Migración de documentos…
22
De OpenCMS… Sistema de Gestión de Contenidos de Intranet
…a Alfresco
Sistema de Gestión Documental BNE
Análisis y descripción de 3.700 documentos

23. CONTINUARÁ……..
23
ANA CARRILLO POZAS

24. Ana Carrillo Pozas
24
Jefe de Servicio de Intranet
Responsable del Sistema de Gestión Documental
y del Mapa de Procesos Biblioteca Nacional de España
@anacarrillop