Genomgång kring dokumenthantering för Digital Workplace Summit

1. value through excellence
Stockholm 2016-04-27

2. Dokumenthantering
Intranät
Digital Workplace Summit
27 April
Lars Blixt
Mobil: 0733-98 80 43
lars.blixt@preciofishbone.se
@larsblixt
Blogg: http://kompetens.wordpress.com/

3. Syfte och Mål
Få förståelse för dokumenthantering
problem och möjligheter
Få förståelse för
Olika typer av dokument och applikationer
Metadata
Dokumenthanteringsprocess
Versions- och revisionshantering
Få förståelse för fällorna vid införande av
dokumenthantering.
Få förståelse för förändringsledning vid ett
införande av dokumenthantering i en
organisation.

4. Workshop innehåll
1. Inledning
2. Intranät och dokumenthantering vad menar vi?
3. Olika typer av applikationer och dokument
4. Metadata lösningen på problemet?
5. Dokumenthanteringsprocess
6. Versions- och revisionshantering
7. Förändringsledning vid införande av ett
dokumenthanteringsprojekt
8. Praktiska erfarenheter av införande av dokumenthantering
9. Exempel dokumenthantering
10.Avslutning frågor

5. Presentation
• Vem är jag?
• Vem är du?

6. Inledning
• Nyttan
• Historia
• Informationshantering
utveckling
• Slutsats
1

7. Helhet! Nytta!
Teknik/Innehåll/system
Arbetsprocesser Användare
Krav tekniskt system
Krav utbildning/informationKrav rutiner/instruktioner
Management/Organisation
Krav resurser/engagemang

8. Vad är ett dokument?
Information som står för sig själv och
kan tydas, utskriven på papper eller i
elektronisk form.

9. Informationshantering utveckling

10. Hur stor plats tar
informationen?
Volvo FM340 skåpbil med baklyft
Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton.
Volym: 40 m3
Sandisk microSD-kort med 512 GB
(11*15*1 mm)
Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg =>
1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000
5,6 miljoner sidor
1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb
Antal sidor 500 000 * 1000 =
Ca 500 miljoner sidor

11. Slutsats?

12. Intranät och dokumenthantering
vad menar vi?
Vad är dokumenthantering?
Dokumenthantering kopplat till intranät
2

13. Dokumenthantering
1. Skapa/upprättar dokument
2. Fastställa/godkänna dokumentet
3. Förändring av dokument
4. Hitta/söka dokument
5. Arkivering/rensning av dokument

14. Olika typer av dokument?
Styrande dokument (Specificerade)
Policy, rutiner, riktlinjer, handledning
Redovisande dokument (Beskrivande)
Mötesprotokoll, rapporter, brev etc

15. Dokumenthantering?
Basen dokumenthantering
Ledningssystem CRM-systemProjektplats Avtalssystem
Fileshare
Avd.disk
Versionshantering
In-utcheckning
Behörighet och säkerhet
Struktur
Sökning
Basen:
Intranät

16. Varför dokumenthantering
Varför dokumenthantering?
Hur arbetar många organisationer idag?
Dokumentationsmognad?
Flytta från fileshare?
3

17. Gruppövning
Varför är dokumenthantering viktigt?
Vad vill Ni uppnå?
Bi-kupor två och två 5 min

18. Varför dokumenthantering?
Tillgängligt för ”rätt” personer
Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”
Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för obehöriga.
Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial
(Statushantering, dokumentlivscykel)
Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen
(Versionshantering)
Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion (Collaboration)
Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap
Kunna rensa/gallra och arkivera information på strukturerat sätt

19. Hur arbetar Pelle och Lisa
idag?

20. Hur arbetar man idag?
• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller
policy
• Egna namnstandardar och mappstrukturer
• Arbetar mycket på C: och G: etc, lever i sk
informationsöar
• Använder outlook som dokumenthanteringssystem
• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox,
onedrive, projectplace etc
• Ibland använder man sig av SharePoint (Ofta utan
styrning och tanke)

21. Dokumenthantering =>
mappar i Fileshare?
• Det är en de-facto standard hos
många idag
• Metaforen lever kvar
• Lätt att kopiera filer, lägger de
elektroniska dokumenten i flera
mappar

22. Dokumentationstrappan
0. Ingen tjänst använder ingen metadata
1. Använder tjänst, men ingen metadata
2. Använder tjänst med metadata
3. Som 2 och mallar och policy/regler
4. Som 3 med komplett dokumentprocess
Inkl arkivering/rensning, flöden, sekretess
timestamp/verifiering mm
0
1
2
3
4
De flesta organisationer ligger mellan
0-2 i trappstegen, med tonvikt på 0-1
Var befinner sig er organisation?

23. Flytta/migrera till ett
dokumenthanteringssystem

24. Övning
Vad är de största problemen med
dokumenthantering idag hos er?

25. Flytta ifrån filhanteraren
(fileshare)?
• Är ordningen bra idag?
• Rensas dokument?
• Är det lätt att hitta?
• Har rätt personer tillgång till
informationen?
• Finns en policy på hur
dokumenten ska hanteras?

26. Företag X
Ekonomi Internt Produktion
Försäljning &
Marknad
Marknad
Stora sjukhus Tjänstesektorn Inudstri
Statliga
myndigheter
Sjukvård
Privata lab Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
20122011 2010
Små Mindre kliniker
Forskning
institutioner
Landsting
stora små
Försäökning PR Nyhetsbrev
Fileshare
“finns i sjön”

27. Flytta kaos ifrån fileshare och outlook till
SharePoint blir det bättre?

28. Resultat: SharePoint är ett skräpsystem

29. Slutsats
SharePoint eller annat system löser inte
oordning i rutiner eller arbetsprocesser.
Stort manuellt arbete att flytta oordning
och kaos in till en bestämd struktur.

30. Är metadata lösningen?
Varför metadata?
Vad är metadata?
Filsystem ostrukturerad metadata
Virtuella mappar
4

31. Är metadata
lösningen?

32. Vad är metadata?
• Data om Data (Information om
information)
• Metadata är information som beskriver,
klassificerar, identifierar och lokaliserar en
informationsresurs företrädesvis en digital,
men det kan t ex också vara fysiska
resurser såsom böcker LP-skivor mm.

33. Varför metadata?
• Hitta rätt, snabbt
• Få en dynamisk struktur (navigation)
• Styra flöden och funktioner
=> Ordning och reda

34. Metadata
Ingredienser
Tomatpuré, Vatten, Grädde, Förtjockningsmedel (E
1422), Vegetabilisk olja, Hummer mald [2,5%], Salt,
Arom (innehåller selleri), Smakförstärkare
(mononatriumglutamat, dinatriumguanylat, -inosinat),
Kryddor (bl a vitlök), Maltodextrin (potatis- och
vetebaserad), Fiskpulver, Jästextrakt
Näringsvärde per 100gram
Energi: 55 kcal
Proteiner: 1,5 g
Kolhydrater: 4 g
Fett: 3,5 g
Vad? Beskrivning?
Hummersoppa
Volym? Vikt?
6 dl, 600 gram

35. Ingen metadata !!

36. Filsystem
Filnamn
Mappnamn
Ekonomi
Prognos
Prognos förändring
Faktura logg
Underarbete bilaga
Prognos utfall
Översta mappen

37. Företag X
Ekonomi Internt Produktion
Försäljning
&
Marknad
Marknad
Stora
sjukhus
Tjänstesek
torn
Inudstri
Statliga
myndighet
er
Sjukvård
Privata
lab
Sjukhus
Privat Statligt
Stora
Söder
20122011 2010
Små
Mindre
kliniker
Forskning
institutione
r
Landsting
stora små
Försäöknin
g
PR Nyhetsbrev
Fileshare
“ostrukturerad
metadata”

38. Virtuella mappar med exakt innehåll när
metadata finns
Policy för företaget
Mötesanteckningar för avdelningen
Alla dokument som skapats inom ekonomi

39. Exempel metadata prisjakt

40. Mappar och/eller metadata?
• Mappar nackdelar
– Linjär struktur, måste navigera ner i mappen för att hitta dokumentet, många
klick
– Ostrukturerad metadata, vilka mapp- och filnamn som helst
– Ej indexerat det som är i mappnamnet, för sökning, måste navigera ner i
mappen
– Flyttar du filen i mappstrukturen, ny url
– Svårt att hitta dokumenten pga djup och ostrukturerad mappstruktur
– Mappar kan bara visas på ett sätt
– Måste spara dokumentet i två mappar om det är aktuellt att visa på flera
platser
– För enkelt att skapa/ändra mappar, användaren är i händerna på den som
skapar/ändrar mappstrukturen
• Fördel
– Skapa behörighet på en mapp, vet vilka som kan komma åt dokumenten
– Snabbt att skapa nya mappar, användarna är vana vid det

41. • Metadata fördelar
– Kan lagras på ett ställe, behåller url
– Metadata indexeras gör det enklare att använda sök på ett effektivt
sätt
– Filen kan visas och kombineras på många olika sätt vilket betyder
att den endast behöver sparas på ett ställe, en originalfil
– Möjlighet att styra användarna på ett bättre sätt, genom att
använda sig av strukturerad metadata
– Visuellt kan man få metadata att uppträda som mappar
• Metadata nackdelar
– Går ej att sätta behörighet på ett metadatavärde (SharePoint)
– Svårare att jobba i utforskaren och offline (SharePoint)
Mappar och/eller metadata?

42. Många varor !
Mycket information !
Ingen metadata medför större problem.

43. Exempel metadata
• Ett skivspår på en CD
– Låttitel
– Album
– Artist
– Utgivningsår
– Kompositör
– Genre
– Betyg
– Inspelningsplats
– Producent
– Betyg

44. Metadata standard
• Dublin Core
• MoReq (2)
• METS
• Bygginformation (www.metadata.se)

45. Dublin Core finns std i SP

46. Producent kontra konsument
Metadata
Så enkelt som möjligt
Få metadata
Möjlighet att söka på
många metadata

47. Övning
Vad använder Ni för metadata idag
för er dokumentproduktion?

48. Exempel
Fält Förklaring
Dokument id Unikt dokument nr
Dokumenttyp Typ av dokument, taxonomi eller lista
Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet
Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet
Författare Författare till dokumentet
Sekretessklass Sekretessnivå för dokumentet
Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde
Språk Språk för dokumentet
Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?
Dokumentdatum Senast uppdaterat
Giltig till Hur länge är det giltigt?
Version Version på dokumentet
Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?

49. Dokumenthanteringsprocess
Hur ska vi hantera dokumenten?
Dokumenthanteringsprocess
5

50. Hur ska vi hantera våra dokument?
Har vi olika typer av dokument?
Nuvarande inriktning av dokumenthantering?
Vilken typ av dokumentation är det fokus på?
Styrande dokument/Specificerande dokument?
Redovisade dokument?
Var finns dessa dokument idag?
Hur navigerar/söker man efter dem?
Hur skapas dessa dokument och av vem?
Ska dokumenten arkiveras/rensas/gallras?
Vad är det som inte fungerar idag?
Finns det någon policy/rutin som hanterar/beskriver
dokumenthanteringen?
Hur fastställs ett dokument i er organisation?
Versionshantering hur fungerar det?

51. Dokumenthanteringsprocess
Metadata?
Struktur
Mallar?
Långtidslagring?
Vem? Roller?
Vem?
Behörighet?
Revisioner?
Låsta dokument?
Var?
Vem?
Rensning/gallring?

52. Versions- och revisionshantering
Hur ser vi att dokumentet är
gällande/fastställt?
Hur hanterar vi versioner/revisioner?
Versionshantering rekommendationer?
6

53. Versionshantering
Hur ska vi hantera versioner?
Varför vill vi använda oss av versioner?
Vad har vi för begrepp i vår organisation?
Versioner? Arbetsversioner?
Huvudversioner? Revisoner? Utgåvor?
Talar hela organisationen samma språk?

54. Rekommendation versionshantering
Sätt era begrepp, kommunicera
Använd funktionalitet standard i SharePoint
med arbetsversioner och huvudversioner
Följ upp och var polis.

55. Förändringsledning vid införande av ett
dokumenthanteringsprojekt
Hur arbetar vi med ett införande?
Varför är dokumenthanteringen oftast
ett förändrningsprojekt?
Förändringsledning rekommendationer
7

56. Problem och utmaningar
Införande av nytt arbetssätt

57. Hur ska man flytta ifrån C: och G:?
Scenario.
En organisation har idag alla sina dokument på C:
och fileshare samt i Outlook och vill få bättre
ordning, lösningen som föreslagen är SharePoint.
Fundera hur skulle Ni ha gjort?

58. Vilken väg ska vi ta?
Basen dokumenthantering
Intranät Ledningssystem ÄrendehanteringProjektplats Avtalssystem
Fileshare
Avd.disk

59. Strategi
Var är vi nu? Nuläge
Vart vill vi? Målbild
1
2
Hur tar vi oss dit?3
Handlingsplan/
Projektet

60. Vart är vi nu? Definiera problemet och
ägare
1. Vilka dokument är mest kritiska?
2. Hur arbetar man idag med dokument?
3. Hur ser det ut idag? Var finns dokumenten?
4. Vem äger informationen?
5. Vem äger dokumenthanteringsprocessen?

61. Vart ska vi? Vad ska vi sikta emot?
1. Vilka delar ska vi förändra?
2. Hur vill vi att vi ska arbeta?
3. Ska vi dela upp den stora målbilden i delmål?

62. Hur tar vi oss dit?
1. Vad ska förändras?
2. Tänk nytta
3. Vad ska vi göra inom respektive område?
4. Projektplan/Handlingsplan
5. Inte bara ett tekniskt projekt, tänk användare

63. Kravställ ! !
och involvera användarna

64. Lagom breda och hög staket
för dokumenthantering
Mål: Ordning & Reda

65. Mina fem ”käpphästar”
• Dokumenthanteringsprocess inkl policy/riktlinjer
• Metadata
• Mallar
• Enkelt användarvänligt, använda system på rätt
sätt. Styra användarna lagom.
• Kommunikation och delaktighet

66. Ät elefanten i små tuggor

67. Förändringsledning vid införande av ett
dokumenthanteringsprojekt, Överge C:
• Göra arbetsprocessen och verktyget
tillräckligt enkelt användarvänligt
• Informera, engagera och följa upp
• Delaktighet
• Lagom brett och högt staket som styr mot
målet

68. Praktiska erfarenheter av införande av
dokumenthantering
Exempel Trafikverket Mälarbanan
Varför misslyckas ofta
dokumenthanteringsprojekt?
Vad ska man tänka på?
Egna erafarenheter
8

69. Exempel projekt Mälarbanan
Projekt Mälarbanan bygger ut järnvägen mellan Tomteboda och Kallhäll nära
Stockholm med två nya spår. Ska vara klart 2015, budgeterad kostnad 14
miljarder kronor.
Utmaningen: Använder sig av en färdig ”produkt” projektportal investera för projekt-
administrativa dokument. Har inte använts på rätt sätt, djupa mappstrukturer. Gå
över till en metadatastyrd navigation. Ett nytt tänk.

70. Implementering
Intervjuat delprojektledare
Utsett superanvändare
Diskuterat metadata och uppdaterat användardokumentation
Utbildat alla användare
Implementerat en förvaltningsorganisation
Metadata på tre nivåer
Central nivå (Hela Trafikverket)
Central nivå för investeringsprojekt
Lokal nivå i projektet

71. Vanligaste felen som jag har sett...
• Ej förankrat från ledningen, det där med
dokumentation är inte så viktigt...
• Tänker inte att det är en
dokumenthanteringsprocess
• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen
• Tekniken först, sedan löser vi arbetsmetoderna
• Släpper användarna helt fria, fortsätter med
samma arbetssätt som innan

72. Vanligaste felen forts ..
• Ingen förankrad metadata
• Utnyttjar inte potentialen i mallar
• Ingen eller lite utbildning vid införande av
dokumenthanteringssystemet
• Försöker svälja elefanten i en tugga
• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt
• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten
• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB,
hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.

73. Det tar tid, tänk långsiktigt

74. Exempel dokumenthantering kopplingar
intranät
Jönköping Energi (“Färdig product” )
Försäkringsbolag (Anpassad lösnining)
Brittiska Röda korset (Anpassad lösning)9

75. Frågor/diskussion
10 Vad var bra?
Vad kan bli bättre?

76. Tips på bloggar och personer
Richard Harbridge http://www.rharbridge.com/
Christian Buckley http://www.buckleyplanet.com/
Nothing but SharePoint
https://www.nothingbutsharepoint.com/sites/eusp/Pages/default.aspx
AIIM SharePoint http://www.aiim.org/community/sharepoint
Scott Jamison http://www.scottjamison.com/blog/
Susan Hanley http://www.susanhanley.com/

77. Tack
För mig !!
Kontakt:
lars.blixt@preciofishbone.se
mobil: 0733 98 80 43