Ett försök att beskriva möjligheterna och problemen med dokumenthantering för Sharepoint 2010

1. Dokumenthantering med
SharePoint 2010
Sundsvall 42
2012-10-18
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Lars Blixt
Mobil: 0733-98 80 43
Lars.blixt@precio.se
@larsblixt
Blogg: http://kompetens.wordpress.com/

2. Agenda
• Inledning, presentation, historik
• Varför dokumenthantering?
• Vad menar vi med dokumenthantering?
• Vad vill vi uppnå med dokumenthantering?
• Varför är metadata viktigt?
• Demo SharePoint
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
• Problemen vid införande av ett
dokumenthanteringssystem?
• Frågor & diskussion

3. Dokument?
• Information som står för sig själv och kan
tydas, utskriven på papper eller i elektronisk
form.
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

4. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Informationshantering utveckling

5. Historia lagringsmedium
Papper Hålkort 1800
Hårddisk 1950
Tape/Band 1951
Floppy disk 1960
Stordator CD 1981
Vadstena diariet 1336 DVD 1995
Gutav Vasa, Riksregistratur 1523 PC CF 1995
USB 2000
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Amerikanska folkbokföring 1890
Wikipedia 2001
1500 1600 1700 1800 1900 2000

6. Hur stor plats tar informationen?
Volvo FM340 skåpbil med baklyft Kingmax microSD-kort med 64 GB
Totalvikt: 26 ton. Lastförmåga: ca 14 ton. (11*15*1 mm)
Volym: 40 m3
Papper 500 st ark papper, ca 2,5 kg => 1 kb = 1 sida => 1000 sidor 1 mb
1000 sidor => 14 000 / 2,5 = 5600 * 1 000
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Antal sidor 64 000 * 1000 =
5,6 miljoner sidor 64 miljoner sidor

7. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Slutsats?

8. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
dokumenthantering?
Varför

9. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Dokumenthantering
Vad är det?

10. Dokumenthantering
• Skapa/upprättar dokument
• Fastställa/godkänna dokumentet
• Förändring av dokument
• Hitta/söka dokument
• Arkivering/rensning av dokument
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

11. Dokumenthantering?
Intranät Ledningssystem Projektplats Avtalssystem Ärendehantering
Basen dokumenthantering
Fileshare
Avd.disk
Versionshantering
Basen: In-utcheckning
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Behörighet och säkerhet
Struktur
Sökning

12. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Vad vill Ni uppnå?

13. Varför dokumenthantering?
– Tillgängligt för ”rätt” personer
– Strukturerad så att det går att hitta ”rätt” och ”lätt”
– Säker, så den inte kan bli förstörd, inte tillgänglig för
obehöriga.
– Se skillnad på färdiga dokument och arbetsmaterial
(Statushantering, dokumentlivscykel)
– Spårbarhet, kunna se vad som har hänt med informationen
(Versionshantering)
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
– Arbeta tillsammans kring dokumentproduktion
(Collaboration)
– Stödja arbetsprocessen, tydligt ägarskap
– Kunna rensa/gallra information på strukturerat sätt

14. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Hur arbetar Pelle och Lisa idag?

15. Hur arbetar man idag?
• Individuellt, delvis egna arbetssätt, inget regelverk eller policy
• Egna namnstandardar och mappstrukturer
• Arbetar mycket på C: och G: etc, lever i sk informationsöar
• Använder outlook som dokumenthanteringssystem
• Använder olika typer av öppna filtjänster t ex dropbox,
skydrive etc
• Ibland använder man sig av SharePoint (Ofta utan styrning och
tanke)
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
• Diariet lever sitt eget liv, men ej till det dagliga arbetet

16. Dokumenthantering =>
mappar i Fileshare?
• Det är en de-facto standard
hos många idag
• Metaforen lever kvar
• Lätt att kopiera filer, lägger de
elektroniska dokumenten i
flera mappar
• Officiellt system t ex diariet
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
(Platina, W3D3, Public 360)
sedan arbetar man utanför
detta.

17. Företag X
Försäljning &
Ekonomi Internt Produktion
Marknad
Forskning
Marknad Små Mindre kliniker Landsting Försäökning PR Nyhetsbrev
institutioner
Statliga
Stora sjukhus Tjänstesektorn Inudstri Sjukvård stora små
myndigheter
Privata lab Sjukhus
Privat Statligt
Fileshare
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Stora
“finns i sjön”
Söder
2011 2010 2012

18. Flytta kaos ifrån fileshare till
SharePoint blir det bättre?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

19. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
SharePoint är ett skräpsystem
Resultat

20. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Är metadata
lösningen?

21. Varför metadata?
• Data om Data (Information om information)
• Hitta rätt, snabbt
• Få en dynamisk struktur (navigation)
• Styra flöden och funktioner
• Ordning och reda
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

22. Företag X
Försäljning
Ekonomi Internt Produktion &
Marknad
Mindre Forskning
Marknad Små Landsting Försäökning PR Nyhetsbrev
kliniker institutioner
Statliga
Stora Tjänstesekt
Inudstri myndighete Sjukvård stora små
sjukhus orn
r
Privata
Sjukhus
lab
Privat Statligt
Fileshare
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Stora
“ostrukturerad
Söder
metadata” 2011 2010 2012

23. Exempel metadata
• Ett skivspår på en CD
– Artist
– Utgivningsår
– Kompositör
– Genre
– Betyg
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
– Inspelningsplats
– Producent

24. Metadata standard
• Dublin Core
• MoReq (2)
• METS
• Bygginformation (www.metadata.se)
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

25. Producent kontra konsument
Metadata
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Så enkelt som möjligt Möjlighet att söka på
Få metadata så många metadata

26. Exempel
Fält Förklaring
Dokument id Unikt dokument nr
Dokument typ Typ av dokument, taxonomi eller lista
Beskrivning/titel Beskrivning av dokumentet
Ägare/ansvarig Ansvarig för dokumentet
Författare Författare till dokumentet
Sekretessklass Sekretessnivå
Dokumentstatus Status på dokument lista, flöde
Språk Språk för dokumentet
Beslutat av Vem har beslutat/fastställt dokumentet?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Dokumentdatum Senast uppdaterat
Giltig till Hur länge är det giltigt?
Version Version på dokumentet
Bevarande period Hur länge dokumentet ska bevaras?

27. Demo Sharepoint
• Som innan, göra likadant fast i SharePoint
• Tänk efter före. Tänk metadata.
• Hur ska vi söka efter informationen?
• Hur får vi in metadatan enklast?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010

28. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Informationen måste kunna dö?

29. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Dokumenthanterings-
process

30. Dokumenthanteringsprocess
Revisioner?
Låsta dokument?
Var?
Vem?
Vem?
Vem? Roller? Behörighet?
Metadata?
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Struktur
Mallar? Rensning/gallring?
Långtidslagring?

31. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Problem och utmaningar

32. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
SharePoint paradoxen

33. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Vilken väg ska vi ta?

34. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Tänk rätt och sikta rätt

35. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Ät elefanten i små tuggor

36. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
och involvera användarna
Kravställ ! !

37. Vanligaste felen som jag har sett...
• Ej förankrat från ledningen, det där med
dokumentation är inte så viktigt...
• Tänker inte att det är en
dokumenthanteringsprocess
• Ingen äger dokumenthanteringsprocessen
• Tekniken först, sedan löser vi
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
arbetsmetoderna
• Släpper användarna helt fria, fortsätter med
samma arbetssätt som innan

38. Vanligaste felen forts ..
• Ingen förankrad metadata
• Utnyttjar inte potentialen i mallar
• Ingen eller lite utbildning vid införande av
dokumenthanteringssystemet
• Försöker svälja elefanten i en tugga
• Bestäm omfång och ambitionsnivå, sikta rätt
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
• Ingen tanke på att rensa/gallra dokumenten
• Symbios med gamla arbetssätt, outlook, USB,
hårddisk etc. Tillräckligt enkelt.

39. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Det tar tid, tänk långsiktigt

40. Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
Frågor och diskussion

41. Tack
För mig !!
Intresserad
Kurs Dokumenthantering i Praktiken
Copyright Precio Systemutveckling AB 2010
14-15 November Stockholm