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[UNIDAD EDUCATIVA SALESIANA MARIA AUXILIADORA │

1. ¿Qué es el Excel? ----------------------------------------------------------------------------------------------4
Rango de Datos----------------------------------------------------------------------------------------------------4
1.2 Referencias absolutas y referencias relativas --------------------------------------------------------5
1.3 Ejercicio 1 ------------------------------------------------------------------------------------------------------5
1.4 Operadores ----------------------------------------------------------------------------------------------------6
1.4.1 Operadores aritméticos ---------------------------------------------------------------------------------6
1.4.2 Operadores de Comparación --------------------------------------------------------------------------6
1.4.3 Operador de Texto ---------------------------------------------------------------------------------------7
2. Series y Listas ---------------------------------------------------------------------------------------------------7
3. Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa -----------------------------------------8
4. ¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo? --------------------------------------------------------8
4.1 Variar el ancho de columna o el grosor de la fila ---------------------------------------------------8
4.2 Insertar o eliminar una fila y una columna -----------------------------------------------------------8
5. Dar formato a la información -----------------------------------------------------------------------------8
5.1 Barra de formato---------------------------------------------------------------------------------------------8
5.2. Formato--------------------------------------------------------------------------------------------------------9
5.2.1 Celdas---------------------------------------------------------------------------------------------------------9
5.2.2 Número ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
5.2.3 Fuentes ----------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
5.2.4 Bordes y Diseño de celdas ---------------------------------------------------------------------------- 10
5.2.5 Alineación ------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
5.2.6 Fila ----------------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
5.2.7 Columna --------------------------------------------------------------------------------------------------- 11
5.2.8 Hoja --------------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
PRACTICA 2.1.---------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
PRACTICA 2.2.---------------------------------------------------------------------------------------------------- 12
6. Funciones ------------------------------------------------------------------------------------------------------ 12
6.1 Familia de Funciones-------------------------------------------------------------------------------------- 13
6.2 Mensajes de error más frecuentes -------------------------------------------------------------------- 13
7. Funciones de la familia de Fecha y Hora -------------------------------------------------------------- 14
7.1 Formato de Fechas ---------------------------------------------------------------------------------------- 14
7.1.1 Formatos Predefinidos --------------------------------------------------------------------------------- 14
7.1.2 Formatos personalizados ----------------------------------------------------------------------------- 15
8. Fórmulas con Fechas --------------------------------------------------------------------------------------- 15
8.1 Sumar días a una fecha----------------------------------------------------------------------------------- 15
8.1.1 Función Fecha.Mes (Fecha_inicial;meses) -------------------------------------------------------- 16

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8.1.2 Función Fin.Mes (Fecha_inicial;meses) ----------------------------------------------------------- 17
8.2 Restar dos fechas ------------------------------------------------------------------------------------------ 18
8.2.1 Funciones Asociadas a Fechas ----------------------------------------------------------------------- 18
Practica 3.1 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 19
8.2.2 Aplicaciones de las funciones de fecha------------------------------------------------------------ 19
Caso1. Calcular la Edad ---------------------------------------------------------------------------------------- 19
Caso 2 Calcular el primer día del mes de una fecha --------------------------------------------------- 19
Otras aplicaciones con funciones de fecha -------------------------------------------------------------- 20
8.2.3 Función DIAS.LAB --------------------------------------------------------------------------------------- 20
9. Funciones de Texto ----------------------------------------------------------------------------------------- 21
9.1.1 Largo(celda) ---------------------------------------------------------------------------------------------- 21
9.1.2 Mayusc(celda) -------------------------------------------------------------------------------------------- 21
9.1.3 Minusc(celda) -------------------------------------------------------------------------------------------- 22
9.1.4 Izquierda (cadena;caracteres) ----------------------------------------------------------------------- 22
9.1.5 Derecha (cadena;caracteres) ------------------------------------------------------------------------- 22
9.1.6 Extrae(cadena;posición_inicial;num_caracteres) ---------------------------------------------- 22
9.1.7 Hallar (texto_buscado;dentro_del_texto;[num_inicial]) ------------------------------------- 22
9.1.8 Encontrar(texto_buscado;dentro_del_texto;[num_inicial]) -------------------------------- 22
9.2 Aplicaciones de las funciones de Texto -------------------------------------------------------------- 22
9.2.1 Concatenar Textos -------------------------------------------------------------------------------------- 22
9.2.2 Creación de códigos autogenerados --------------------------------------------------------------- 22
9.2.3 Texto en Columnas ------------------------------------------------------------------------------------- 23
9.2.4 Práctica Texto1------------------------------------------------------------------------------------------- 24
10. Funciones de Información ------------------------------------------------------------------------------- 25
10.1 Función ES -------------------------------------------------------------------------------------------------- 25
10.1.1 ESBLANCO (celda) ------------------------------------------------------------------------------------- 25
10.1.2 ESERR (celda) ------------------------------------------------------------------------------------------- 25
10.1.3 ESERROR (celda) --------------------------------------------------------------------------------------- 25
10.1.4 ESLOGICO (celda) -------------------------------------------------------------------------------------- 25
10.1.5 ESNOD (celda) ------------------------------------------------------------------------------------------ 25
10.1.6 ESNOTEXTO (celda) ----------------------------------------------------------------------------------- 26
10.1.7 ESNUMERO (celda) ------------------------------------------------------------------------------------ 26
10.1.8 ESREF (celda) -------------------------------------------------------------------------------------------- 26
10.1.9 ESTEXTO (celda) ---------------------------------------------------------------------------------------- 26
10.2 Otras funciones de información---------------------------------------------------------------------- 26
10.2.1 ES.PAR (numero) --------------------------------------------------------------------------------------- 26

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10.2.2 ES.IMPAR (numero) ----------------------------------------------------------------------------------- 26
10.2.3 CELDA (tipo;ref) ---------------------------------------------------------------------------------------- 26
11. Comparación de alternativas -------------------------------------------------------------------------- 27
Práctica Funciones ---------------------------------------------------------------------------------------------- 28
TRABAJO FINAL -------------------------------------------------------------------------------------------------- 28
12. INTRODUCCION -------------------------------------------------------------------------------------------- 30
EJERCICIO 4 ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 31
12.1 Gráficos ---------------------------------------------------------------------------------------------------- 32
12.1.1 Asistente para Gráficos ------------------------------------------------------------------------------ 32
12.1.2 Modificación de los Gráficos ----------------------------------------------------------------------- 34
Práctica 5 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 35
13. Bases de Datos --------------------------------------------------------------------------------------------- 35
13.1 Ordenar datos --------------------------------------------------------------------------------------------- 36
13.2 Filtrado de una Lista ------------------------------------------------------------------------------------- 37
14. Automatización de Tareas Repetitivas -------------------------------------------------------------- 38
14.1 Creación de Macros-------------------------------------------------------------------------------------- 38
14.2 Ejecución de macros ------------------------------------------------------------------------------------- 38
Práctica 8 ---------------------------------------------------------------------------------------------------------- 39

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1. ¿Qué es el Excel?

Microsoft Excel es un potente programa de aplicación del tipo hoja de cálculo que se puede
utilizar de forma eficaz para almacenar y trabajar con listas de datos, calcular números,
crear informes y gráficos. Está diseñada para manipular datos y números, con base en el
concepto de hoja tabular y se utiliza para resolver cálculos matemáticos en distintas
disciplinas. Entre sus principales funciones incluye el manejo de:

Fórmulas y Funciones
Bases de datos
Macros
Mapas
Hipervínculos
Gráficos Estadísticos

Excel organiza todos los datos en archivos llamados Libros de Trabajo, los cuales se
componen de hojas de trabajo u hojas de cálculo, estos tienen una extensión xls. Dicha hoja
está dividida en filas y columnas. La intersección de una fila y una columna se denomina
celda. Cada celda tiene una dirección única, que también se denomina referencia de celda.
Las líneas de división sirven para identificar rápidamente dónde está la celda. Las filas
están identificadas por números en la barra vertical de la izquierda y las columnas por
letras en la barra superior horizontal.

Cada celda tiene una identificación única dada por la combinación de la letra que designa
la columna y el número de fila. Por ejemplo, la celda creada por la intersección de la
columna G y la fila 4 se denomina celda G4, es así que una hoja de trabajo tiene 16384
columnas y 1048576 filas.

Columna
Filas
Celda
Activa

Con Microsoft Excel se pueden realizar diferentes aplicaciones como por ejemplo:
Elaboración de facturas
Cálculos de Impuestos
Control de Notas de Alumnos
Elaboración de Roles de Pago, etc.

Rango de Datos

Un conjunto rectangular de una o más celdas es un rango. Los rangos se determinan para
aplicar un comando o una fórmula a todas las celdas que se agrupan. Un rango se designa
por lo extremos de sus diagonales, por ejemplo, "B2:F6" indica que el rango inicia en la
celda B2 y termina en F6.

B2 : F6 Desde B2 (: ) hasta F6

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1.2 Referencias absolutas y referencias relativas

Cuando en Excel introduce una fórmula que hace referencia a otra u otras celdas hay
varias formas de hacerlo según el uso que vaya a hacer posteriormente de ella.

Una referencia relativa indica la posición relativa de una celda con respecto a la que
contiene la fórmula y cuando se copia en otra posición modifica y actualiza las posiciones.
Son referencias posiciónales, ejemplo: C4.

Una referencia absoluta es una introducción explícita y única de otra celda en un cálculo,
no de su posición relativa, ejemplo: $C$4. En la hoja de cálculo se trabaja normalmente con
referencias relativas. Es el tipo de referencia que emplea Excel por defecto. Para trabajar
con referencias absolutas se debe especificar escribiendo el signo $ delante de la letra de la
columna y el número de fila. Por ejemplo $A$3 se refiere exclusivamente a la celda A3 y, al
aplicar llenados –hacia abajo o hacia la derecha- u operaciones de copiar y pegar las
referencias que tengan el signo $ delante no serán actualizadas.

También puede incluirse referencias mixtas. Son referencias mixtas $C4 o C$4. en el
primer caso la columna es absoluta y la fila relativa, y en el segundo caso la columna es
relativa y la fila absoluta.

1.3 Ejercicio 1

a) Enlace lo correcto con una línea, puede haber más de una respuesta acertada:

Microsoft Excel: Es un Programa
Es un Sistema Operativo
Es un Procesador de Palabras
Es Software
Es un Graficador
Sirve para hacer cálculos
Es de la empresa Microsoft
Es Hardware
Pertenece al paquete Office

b) Señale lo correcto haciendo un círculo junto a la pregunta:

Hablar de Excel es igual que hablar de Hoja de Cálculo F V
Existe excel en diferentes versiones? F V
Excel funciona sólo con Windows XP ? F V

¿Escriba para que sirve Excel?
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________.

d) Responda:

Los archivos de Excel tienen la extensión: __________________________________.
La letra que identifica a Excel es: __________________________________________.

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¿Qué es una hoja de cálculo?
________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________________.
¿Qué son celdas?
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________________________.

¿Qué son referencias de celda?
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________________.

¿Qué es un Rango de celda?
________________________________________________________________________________________________________
______________________________________________________________________________________________.

1.4 Operadores

Los operadores son signos que se utilizan para estructurar determinada operación o
fórmula; por ejemplo, la suma, si son aritméticos, o mayor que, si son de comparación.

1.4.1 Operadores aritméticos

Los operadores aritméticos realizan operaciones matemáticas básicas con valores
numéricos, recuerde siempre antes de introducir una fórmula/función coloque el signo
igual (=) al comienzo por ejemplo =A1+B1.
Excel ofrece los siguientes operadores aritméticos:

/ División
- Resta o negación, resta dos valores o niega uno.
* Multiplicación
% Porcentaje
^ Función exponencial
+ Suma

1.4.2 Operadores de Comparación

Son utilizados para obtener valores lógicos, es decir, FALSO o VERDADERO. También debe
iniciarse antes de la fórmula con el signo igual (=).

Excel ofrece los siguientes operadores de comparación:

= Igual
> Mayor que
< Menor que

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>= Mayor o igual
<= Menor o igual
<> Diferente de

Por ejemplo, si necesitamos compara los valores de las celdas A2 (75) y F5 (50) podemos
utilizar la siguiente fórmula:

= A2 > F5

Que, devolverá un valor VERDADERO en la celda activa, ya que el valor de A2 es mayor que
F5.

1.4.3 Operador de Texto

Existe un operador de texto que uno dos o más valores en uno solo, este operador es &.por
ejemplo, si la celda C2 contiene el texto "Ingreso de alumnas" y la celda D2 contiene el
texto "para el año 2002", la fórmula sería:

= C2 & D2
y el resultado sería:

"Ingreso de alumnas para el año 2002"

2. Series y Listas

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automáticamente. Esto se puede
realizar de dos maneras, cada una es para un tipo de datos distinto. Así:
Seleccionando Edición, luego Llenar y finalmente Series.
Aparecerá el cuadro de diálogo Series en donde se escogerán las diversas opciones que
tiene el mismo.

Otra manera de rellanar una serie en el caso de que la serie contenga datos numéricos es
la siguiente:
Escribir los dos primeros números de la serie con su intervalo correspondiente.
Luego marcar las celdas que contienen los números.
Colocar el puntero del mouse en la parte inferior izquierda hasta que el cursor cambie a +.
A continuación arrastrar las celdas marcadas y la serie se generará automáticamente.

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3. Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa

Para seleccionar una celda individual: Hacer clic en la celda deseada.
Para seleccionar una fila o columna: Hacer clic en los encabezados de la fila o columna.
Para seleccionar toda la hoja de cálculo: Hacer clic en el botón Seleccionar todo (cuadrado
de la hoja de cálculo situado en la esquina superior izquierda debajo de las barras de
herramientas).
Para seleccionar un rango de celdas: Arrastrar desde la primera celda del rango a la
última.
Para celdas no adyacentes: Seleccionar la primera celda o rango que se desee, y con la tecla
Ctrl, pulsada, seleccionar la celda o rango siguiente.

4. ¿Cómo variar las celdas de la hoja de cálculo?

4.1 Variar el ancho de columna o el grosor de la fila

Para variar el ancho de la columna se coloca el puntero del mouse entre las celdas hasta
que aparezca el icono de una flecha de doble punta, manteniendo pulsado el botón del
ratón y se puede arrastrar la división hasta donde se desea.

Para variar el ancho de una fila debe seguir los mismos pasos anteriormente explicados.

4.2 Insertar o eliminar una fila y una columna

Se selecciona la fila sobre la que se desea que aparezca la nueva línea, es decir si se quiere
que la fila nueva sea la 2, seleccione la fila 2 actual. Una vez hecha la selección elegir
Insertar Fila, de forma automática aparece la nueva fila, y se desplaza toda la información
hacia abajo. Cuando se desea insertar una columna la nueva desplaza a las anteriores a la
derecha.
Para eliminar una fila o una columna completa únicamente es necesario seleccionarla y
elegir Edición Eliminar.

5. Dar formato a la información

La forma en que la información aparece en la hoja de cálculo se puede cambiar si se
cambia el tamaño, estilo y color de los datos dentro de esas celdas. El formato
predeterminado que presenta Excel, diferencia entre valores numéricos y valores de texto:
basta fijarse en que la alineación dentro de la celda no es la misma en los dos casos. Del
mismo modo, los formatos aplicables a las celdas por el usuario, se establecen por
separada según sean de aplicación sobre números, texto o ambas cosas.
A una celda se le puede aplicar formato a través del menú Formato en la opción Celdas o a
través de la barra de Formato.

5.1 Barra de formato

La forma más sencilla de variar el aspecto de las celdas es a través de esta barra.
Todas las funciones de esta barra se pueden activar antes de escribir los datos, o bien
cuando ya se ha escrito seleccionando lo que se quiera variar con el ratón.

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El primer recuadro es el tipo de letra, junto con el tamaño que se le quiera dar. La negrita,
cursiva y subrayado ayuda a resaltar datos significativos.

También se puede alinear el texto dentro de las celdas, con los botones de la barra en
forma de párrafo se puede alinear el texto o los números, a la izquierda, en el centro y a la
derecha.

Este botón sirve para convertir varias celdas en una sola de modo que sea la
cabecera de distintas columnas.

El botón con monedas, sirve para añadir el símbolo monetario que esté definido.
El % sirve para los porcentajes, hay que introducir los datos en tanto por uno, el
ordenador multiplicará por cien el dato que se le introduzca.

Los ceros con flechita hacia la izquierda o hacia la derecha sirven para añadir o quitar
decimales.

El primer botón que es un recuadro sirve para añadir bordes a las celdas, pinchando sobre
este botón se despliega un menú donde aparecen diferentes ventanitas con las diferentes
formas de aplicar los bordes. Con el bote de pintura se puede seleccionar en color del
relleno de la celda, y aplicarlo a la zona en la que se de un clic. Y con la letra se selecciona
el color de la letra de la celda, y se aplica. En ambos casos hay que pinchar la lecha de la
derecha para que se despliegue la paleta de colores.

5.2. Formato

5.2.1 Celdas

En el menú Formato Celdas aparecerá un cuadro de diálogo donde se encuentran todas las
posibilidades para formatear el contenido de las celdas, de esa forma conseguirá
presentaciones de alta calidad.

Todas las celdas en una hoja de cálculo nueva tienen formato estándar.
Para cambiar el formato, hay que seleccionar el conjunto de celdas sobre las que queremos
que se apliquen los cambios y elegir el menú Formato Celdas.

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5.2.2 Número

Se selecciona la sección
correspondiente a Número haciendo
clic en la etiqueta de la carpeta. Puede
emplearse uno de los formatos de
número incorporados o crear
formatos personalizados.

En el cuadro de diálogo podrá elegir
Categorías. Si elige todas verá todos los formatos posibles en cuadro Tipo, para un formato
más concreto como Monedas, Fecha y Hora, Porcentaje, en el Tipo aparecerán las opciones
más específicas.

En el primer recuadro de Tipo muestra el formato seleccionado. Para agregar un formato
personalizado, escriba ahí uno nuevo. Este se agregará al tipo de valor que esté
seleccionado en ese momento. Hacer clic sobre Aceptar.
Cuando se trabaja con el formato Porcentaje Excel multiplica por 100 el valor de la celda
automáticamente. Hay que tenerlo en cuenta para introducir bien los números y también
en las fórmulas de porcentajes: el dato debe estar en tanto por uno para que la aplicación
del formato sea correcta.

5.2.3 Fuentes

Algunos elementos de formato son aplicables a las celdas con independencia del tipo de
valor que contenga. Por ejemplo, la fuente, el tamaño o el color.
La opción Formato Celdas en la carpeta Fuentes es donde se podrá elegir el formato de los
caracteres previamente seleccionados.

Dentro del formato de carácter hay distintos componentes la fuente, que es el tipo de letra,
el estilo: si el texto irá en cursiva, negrita, el subrayado, el color y los efectos de tachado,
superíndice y subíndice. Todas estas modificaciones ayudan a poner títulos, destacar,
subrayar y seleccionar color. Los cambios que se vayan efectuando se verán reflejados
dentro del cuadro Muestra.

5.2.4 Bordes y Diseño de celdas

Excel ofrece la posibilidad de crear fácilmente líneas y tramas para organizar y presentar
de forma más clara la información de la hoja de cálculo.

Con la sección Bordes del menú Formato Celdas se puede personalizar, elegir el borde que
se desee para las celdas, el estilo y también su color.

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En la sección Diseño se elegirán las tramas y sombreados que permitirán modificar la
presentación.

5.2.5 Alineación

La información tipo texto en las celdas aparece alineada a la izquierda. Se diferencia de la
numérica porque esta aparece alineada a la derecha.

Por defecto la orientación Horizontal es la general que diferencia texto y números. Se
puede cambiar y alinear números a la izquierda. Para hacerlo bastaría con seleccionar el
rango de celdas a que se desea aplicar, elegir Formato Alineación y hacer un clic en el
botón izquierda y Aceptar.

La orientación Vertical se refiere a la situación del texto en la celda considerando de arriba
hacia abajo. Tendrá importancia en celdas muy anchas o cuando se requiere buena
presentación en tablas, etc. Podrá elegir superior, cerca del borde superior de la celda,
media, centrada verticalmente, o inferior, cerca del borde inferior de la celda.

El sentido de la información en la celda puede cambiarse. Dentro del cuadro de diálogo
orientación verá reflejados los cambios que realice en la orientación del texto que haya
seleccionado. La orientación del texto se puede cambiar tanto en una celda, como en un
título de un gráfico, en un rótulo de un eje, etc.

Para que el texto de una celda se divida en varias líneas se marca la opción Retorno
Automático de este cuadro de diálogo.

5.2.6 Fila

Al seleccionar Fila dentro del menú Formato se despliega un menú con diferentes opciones
referentes al tamaño y a la vista o no de la fila.

Con Alto se selecciona la altura de toda la fila. Con Ajustar a la selección la altura de toda la
fila al tamaño de una de sus celdas.

Con las opciones Ocultar y Mostrar. Se puede ocultar en pantalla una fila, o mostrarla.
Estos datos no son eliminados de la hoja de cálculo, pueden ser recuperados en cualquier
momento. Esto suele ser necesario cuando se trabaja con muchos datos, y se prefieres
ocultar aquello que no sea necesario en ese momento.

5.2.7 Columna

Al igual que en Fila, el menú que se despliega al pinchar sobre Columna sirve para ajustar
el tamaño de la columna en la que se encuentre el cursor en ese momento. En el caso de la
columna lo que se ajusta es el ancho. También se puede ocultar o mostrar la columna
ocultas. Para esto último se debe seleccionar Edición Ir a _ dar la referencia de la columna
o fila que queramos volver a mostrar. Y sin pulsar en ninguna celda seleccionar Formato
Columna Mostrar.

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5.2.8 Hoja

Esta opción se refiere a la hoja en la que estemos trabajando en ese momento, se le puede
cambiar el nombre, ponerle un fondo distinto, y al igual que las columnas y las filas, se
puede ocultar o mostrar.

PRACTICA 2.1.

Abra el archivo Practica 2.1. fórmulas” de Practicas de Excel en la carpeta de su curso.
Utilice para la parte de Ingresos una fórmula con + para sumar los datos tanto de manera
horizontal como vertical. Para la parte de Gastos utilice Autosuma Los resultados de las
sumas deben ubicarse en las filas y columnas sombreadas.
En la hoja “Costos” realice las fórmulas de suma, sin utilizar autosuma, para obtener los
costos para los meses indicados
En la hoja “Ventas” realice la fórmula para calcular el precio total para la lista de
productos, haga la primera fórmula y copie para las filas siguientes
En la hoja “Promedios” obtenga el precio promedio para los artículos (columna E) y el
promedio de ventas anual (fila 12). Realice usted mismo la fórmula o utilice la función
financiera promedio
En la hoja “Sueldos” obtenga el total a pagar al empleado según las horas trabajadas
En la hoja “Ganancia” realice las fórmulas necesarias para obtener la ganancia en los
artículos
En la hoja “Operadores” coloque en la columna D, una operación con el signo necesario
para que la respuesta de VERDADERO. No repita ningún operador
En la misma hoja en la parte inferior coloque los números necesarios en la fila 14, para que
en todas las condiciones aparezca el valor VERDADERO

PRACTICA 2.2.

Abra el archivo Practica 2.2. Referencias Absolutas” de Practicas de Excel
En la hoja “Series”
Desde C5 haga una serie que comience en 4, con el intervalo de 3 hasta C25
Desde D5 haga una serie que comience en 1 con intervalo de 5 hasta C25
Desde F5 obtenga la suma de los elementos de las dos series de la misma fila
Desde H5 obtenga el promedio de los elementos de las dos series de la misma fila
Desde G5 sume cada elemento de la Serie 1 con el valor de A5
Desde I5 obtenga el promedio de cada elemento de la Serie 2 con el valor de A5
En la última hoja “Incremento Mensual”, siga las indicaciones dadas en las celdas

6. Funciones

Las funciones son fórmulas programadas o previamente hechas en Excel que tienen un
nombre que permite hacer gran cantidad de cálculos. Excel contiene cientos de funciones
que puede utilizar en fórmulas.

Una función puede requerir de uno o más valores y ofrecer como resultado uno o más
valores.

Entrada Función Resultado

Por ejemplo la función RAIZ que permite calcular la raíz cuadrada de un número, recibe
como entrada el número del que se desea calcular y devuelve como resultado la raíz
cuadrada de ese número.

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Las entradas de una función reciben el nombre de argumentos

Para escribir una función debe considerarse:

Utilizar el signo = antes del nombre de la función.
Los argumentos o datos para la fórmula deben especificarse entre paréntesis,
luego del nombre de la función.
Si hay varios argumentos deben separarse por puntos y comas (;), o comas (,)
según la configuración del computador.

Por ejemplo para calcular 42 se puede utilizar la función POTENCIA y la fórmula sería:
= POTENCIA (4;2)

Para crear una función puede escribir directamente el nombre de la misma sobre una
celda, escoger la opción Insertar/función o puede selección el botón luego debe
ingresar los argumentos que se le piden.

6.1 Familia de Funciones

Excel provee gran cantidad de funciones, las cuales pueden ser agrupadas en las siguientes
familias:

Financieras: Para cálculos financieros, depreciaciones, cálculos de interés, etc.
Matemáticas y Trigonométricas: Proporciona una variedad de funciones matemáticas y
trigonométricas, exponenciales, radianes, logarítmicas, factoriales, para redondear,
matrices, etc.
Estadísticas: Funciones para trabajo estadístico como variaciones, desviaciones,
probabilidades, distribuciones, etc.
Búsqueda y referencia: Estas funciones permiten buscar uno o varios datos dentro de un
grupo, de los valores que cumplen con cierto criterio de búsqueda.
Base de Datos: Funciones para el trabajo con Datos grabados previamente en una Base,
con la que se puede relacionar en Excel.
Texto: Son funciones para trabajar con textos, cadenas de caracteres, por ejemplo, para
convertir textos en mayúsculas, buscar letras o palabras en frases, etc.
Lógicas: Funciones lógicas como Y, O, FALSO, VERDADERO
Información: Estas funciones son para obtener información sobre datos, textos
almacenados en las celdas.
Fecha y Hora: Permite obtener información referente a la fecha, hora, hacer cálculos con
fechas, etc.

6.2 Mensajes de error más frecuentes

Cuando se usan fórmulas, es posible que estas no estén bien construidas, dependiendo de
la situación, en las celdas cuyos valores no pueden determinarse aparece un mensaje que
empieza con el símbolo #. Estos mensajes pueden ser los siguientes:

#DIV/0 Aparece si la fórmula contiene una división para cero.
#N/A Aparece si una fórmula hace referencia a una celda que no tiene valor.
#¡NULO¡ Ocurre cuando se intersecan dos grupos de celdas y no hay ninguna celda
común a las dos áreas.
#¡NUM¡ Indica que existe un problema relacionado con un número, esto ocurre
cuando se especifica un argumento numérico incorrecto para una función

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Por ejemplo: RAIZ(-2) o cuando el resultado de una fórmula es un
número muy pequeño o uno muy grande POTENCIA (999,99).

# ¡VALOR¡ Aparece cuando no se usa el tipo de argumento que necesita la fórmula,
ejemplo: RAIZ(“de”), en este caso se necesita de un número no de una palabra.

7. Funciones de la familia de Fecha y Hora

Excel considera a las fechas como valores numéricos, Estos valores están entre 1 el cual es
considerado como 1 de enero de 1900 al 2958465 correspondiente al 31 de diciembre de
9999, Así, el numero 5 corresponde al 5 de enero de 1900 y el 32 al 1 de febrero de 1900.
Al contener números, las celdas pueden ser usadas para definir fórmulas.

El ingreso de fechas debe ser muy preciso. En la hoja 1 de su libro de Excel, escriba:

5-dic
5-12
5/12
5/12/86

Si no se escribe el año, las fechas son consideradas del año actual. Si se escribe una fecha y
solamente se escribe dos dígitos para el año, Microsoft Excel completa el año 2000 para
fechas menores a 1930 y 1900 para los posteriores.

Si usted escribe: 30-mar-10 Excel la considera como 30-mar-2010
Si usted escribe: 30-mar-72 Excel la considera como 30-mar-1972

7.1 Formato de Fechas

Excel aplica un formato automático a las celdas que contiene fechas, el formato aplicado es
dd-mmm dos dígitos para el día y 3 caracteres para el mes.

7.1.1 Formatos Predefinidos

Para cambiar el formato de fechas
aplicado a una celda o a un rango se
realiza el siguiente procedimiento:

Seleccione las celdas a cambiar el
formato.
Elija el menú Formato, Celdas,
Número y finalmente escoja la
categoría Fecha.

Seleccione uno de los formatos
integrados.

En la siguiente ilustración, se muestra algunos de los formatos de este cuadro de diálogo.
Para probar estas opciones escriba en alguna celda la fecha 12-11-71 y aplique los
formatos integrados que aparecen en el cuadro de diálogo antes mostrado.

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7.1.2 Formatos personalizados

Al igual que con los números, Excel permite crear formatos personalizados para mostrar
solo el mes de una fecha, quizás incluir el nombre del día a una fecha o incluso mostrar un
texto que acompañe a una fecha:

La fecha 30-3 se puede mostrar como : Marzo
Martes 30 de marzo
30- Mar Cumpleaños de Doris

Para realizar estas acciones es necesario conocer los códigos que tiene Excel para el
tratamiento de fechas, los mismos que son mostrados en la siguiente tabla:

CÓDIGO UTILIDAD
d Muestra dígitos para el día.
ddd Muestra la abreviatura del día.
dddd Muestra el nombre del día
m Muestra dígitos para el mes
mmm Muestra la abreviatura del mes
mmmm Muestra el nombre del mes
aa Muestra dígitos para el año
aaaa Muestra 4 dígitos para el año

8. Fórmulas con Fechas

Las fechas son tratadas como números. Así usted podrá usar celdas que contiene fechas
para usar funciones o definir fórmulas. Podrá sumar días a una fecha o restar dos fechas
para hallar el intervalo de días entre ellas.

8.1 Sumar días a una fecha

Al sumar números a una celda que contenga fechas, Excel considera que se suman días y el
resultado se representa con formato de fecha. Observando un ejemplo práctico se pide
calcular el Vencimiento. Para realizar esto, es necesario sumar a la Fecha de Préstamo el
número de días de la columna D.

La fórmula será:

=C3+D3

Letras por Cobrar
Nro. Monto Fecha de préstamo Días Préstamo Vencimiento
10101 2100 03-Ene 15 18-Ene
10102 3210 03-Ene 20 23-Ene
10103 5620 03-Ene 14 17-Ene
10104 4510 04-Ene 10 14-Ene
10105 8520 05-Ene 10 15-Ene

Nota: en el caso de que la fórmula creada no muestra como resultado una fecha, es
necesario aplicar un formato de fecha.

Módulo Excel | 15


Realizando otro ejemplo observamos que se desea incrementar a la Fecha de Préstamos
con semanas, entonces la fórmula para el vencimiento será:

=C3 + (D3*7)

Al realizar ésta fórmula se multiplica al valor que se encuentra en la celda D3 el valor 7
para poder incrementar semanas a la Fecha de Préstamo.

Letras por Cobrar
Nro. Monto Fecha de préstamo Semanas Vencimiento
10101 2100 03-Ene 5 07-Feb
10102 3210 03-Ene 2 17-Ene
10103 5620 03-Ene 5 10-Ene
10104 4510 04-Ene 2 25-Ene
10105 8520 05-Ene 1 05-Ene
10106 1450 06-Ene 3 06-Ene

Realice una tabla similar a la de los ejemplos anteriores sustituyendo el campo Semanas
con el campo Meses y utilice la fórmula que usted crea conveniente para agregar a la
Fecha de Préstamo los días correspondientes.

Letras por Cobrar
Nro. Monto Fecha de préstamo Meses Vencimiento
10101 2100 03-Ene 5 01-Jun
10102 3210 03-Ene 2 03-Mar
10103 5620 03-Ene 5 01-Jun
10104 4510 04-Ene 2 04-Mar
10105 8520 05-Ene 1 04-Feb
10106 1450 06-Ene 3 05-Abr
10107 3650 06-Ene 8 02-Sep
10108 5260 06-Ene 4 05-May

8.1.1 Función Fecha.Mes (Fecha_inicial;meses)

Esta función nos permite sumar meses a una fecha inicial. Entonces la fórmula en la hoja
será:

=Fecha.mes(C3;D3)

Realizar la tabla correspondiente con dicha función utilizando como base la tabla anterior
y aumentando la columna Vencimiento Función.

Módulo Excel | 16

Letras por Cobrar
Nro. Monto Fecha de préstamo Meses Vencimiento Vencimiento Función
10101 2100 03-Ene 5 01-Jun 03-Jun
10102 3210 03-Ene 2 03-Mar 03-Mar
10103 5620 03-Ene 5 01-Jun 03-Jun
10104 4510 04-Ene 2 04-Mar 04-Mar
10105 8520 05-Ene 1 04-Feb 05-Feb
10106 1450 06-Ene 3 05-Abr 06-Abr
10107 3650 06-Ene 8 02-Sep 06-Sep
10108 5260 06-Ene 4 05-May 06-May

8.1.2 Función Fin.Mes (Fecha_inicial;meses)

Esta función nos permite saber el ultimo d del mes siguiente indicado con el argumentos
Meses a una fecha inicial. Entonces la formula en la hoja será:

Caso 1

En el siguiente cuadro tenemos la fecha inicial y necesitamos la fecha de vencimiento a fin
de mes después de n meses.

=fin.mes(A4;B4)

Fecha de Vencimiento a Fin de Mes
Fecha Inicial Meses Fecha de Vencimiento
16/03/2008 1 30/04/2008
17/03/2008 2 31/05/2008
18/03/2008 5 31/08/2008

Observando la tabla anterior se puede determinar que el resultado de la función utilizada
es la fecha de fin de mes de vencimiento.

Caso 2

En este caso se desea obtener las Fechas de Pago de las cuotas a fin de mes de acuerdo a la
fecha de contrato.

En el ejemplo la fecha de contrato es 4 de septiembre de 2008, por lo tanto las fechas de
pagos serán:

31 de octubre, 30 de noviembre, 31 de diciembre, 31 de enero, etc.

=fin.mes($B$4;A6)

Módulo Excel | 17


Fecha Contrato 04/09/2008
CUOTAS FECHA PAGO
1 31/10/2008
2 30/11/2008
3 31/12/2008
4 31/01/2009
5 28/02/2009
6 31/03/2009

8.2 Restar dos fechas

Excel permite restar celdas que contengan fechas, de esa forma se puede calcular el
intervalo de días entre dos fechas.

En el siguiente ejemplo se pide calcular los días de atraso para cada letra. Observe que en
la celda F2 se tiene una fecha, entonces para calcular los días de atraso debemos restar la
fecha de pago de la fecha de la celda F2. La función a utilizar será:

=F1-E3

Letras por Cobrar 30-Ene
Días de
Nro. Monto Fecha de préstamo Días Préstamo Vencimiento Atraso
10101 2100 03-Ene 15 18-Ene 12
10102 3210 03-Ene 20 23-Ene 7
10103 5620 03-Ene 14 17-Ene 13
10104 4510 04-Ene 15 19-Ene 11
10105 8520 05-Ene 12 17-Ene 13
10106 1450 06-Ene 19 25-Ene 5
10107 5260 06-Ene 12 18-Ene 12

8.2.1 Funciones Asociadas a Fechas

Existen algunas funciones que el Excel provee para trabajar con fechas las cuales
mencionaremos a continuación:
Hoy
Ahora
Dia
Mes
Año
Dias360
Diasem
Hora

Módulo Excel | 18


Practica 3.1

En un libro nuevo en la hoja1
Cambiar el nombre de la hoja por FUNCIONES DE FECHA, cambiar el color de
etiqueta al de su preferencia.
Pruebe las funciones de fecha HOY (), AHORA (), DIA (), HORA (), DIA360 (),
DIASEM (), AÑO (), MES ().
Guarde el archivo con el nombre de FUNCIONES DE FECHA, en la carpeta de su
curso.

8.2.2 Aplicaciones de las funciones de fecha

Caso1. Calcular la Edad

Una de las aplicaciones de las funciones podría ser la de calcular la edad de una persona.
En la hoja se pide calcular la edad de los pacientes. Lo primero que debemos hacer es
calcular el número de días de la fecha actual a la fecha de nacimiento. La función necesaria
se deberá escribir así:

BUENA SALUD PACIENTES

Nombre Fecha de nacimiento Edad
Doris Nelly 30/03/1972
Andrea Marissa 23/06/1999
Diana Paola 10/03/2006
Andres Santiago 25/07/1978

=HOY() – B4 : tomando en cuenta que en B4 se encuentra el valor de la fecha de
nacimiento. Esto dará como resultado días, los cuales deber ser convertidos a años,
esto dividiendo entre 365 (días de un año).

=(HOY()-B4) /365

Finalmente debemos quedarnos con la parte entera de este resultado:

=ENTERO((HOY() –B4) /365)

Otra forma de calcular la edad podría ser a través de la función Año. Por ejemplo la
siguiente fórmula puede ser considerada por usted:

=AÑO(HOY())-AÑO(B4)

Caso 2 Calcular el primer día del mes de una fecha

Si se tiene una fecha, podrá mostrar el primer día del mes correspondiente a esa fecha. Por
ejemplo, para el 15 de febrero se mostrará 1 de febrero.

En la celda B11 de la misma hoja, escriba:

=FECHA(AÑO(A11); MES(A11);1)

Módulo Excel | 19


Se escribe 1 porque se desea mostrar el primer día de dicho mes.

También se puede calcular el primer dia del mes siguiente de una fecha, es decir para el 15
de febrero se mostrará 1-marzo, para el 30-marzo se mostrará 1-abril, etc.

En la celda C11 de la misma hoja, escriba:

=FECHA(AÑO(A11);MES(A11)+1;1)

Otras aplicaciones con funciones de fecha

Por ejemplo en la siguiente hoja se pide calcular el ESTADO:”Refrigerar” para los
productos que ingresaron antes de la quincena de Noviembre y “Almacén Tránsito” para
los que ingresaron después de la quincena.

Así la fórmula será

=SI(DIA(B3)<15;”REFRIGERAR”;”ALMACÉN TRÁNSITO”)

Además en la celda E3 podrá emplear fórmulas como:

=SI(MES(D3)<7;”SEMESTRE1”;”SEMESTRE2”)

Aquí la función identifica se corresponde al primer o segundo semestre del año.

Producto Ingreso Estado Pedido Semestre
A005 10-Nov 14-Jun
A006 18-Nov 29-Jun
A007 12-Nov 18-Sep
A008 16-Nov 02-Abr
A009 18-Nov 01-Oct
A010 20-Nov 15-Mar
A011 10-Nov 14-Ago
A012 26-Nov 28-Sep
A013 28-Nov 10-Mar

8.2.3 Función DIAS.LAB

Devuelve el número de días laborables entre una fecha inicial y otra fecha final. Los días
laborables no incluyen los fines de semana ni otras fechas que se identifiquen en el
argumento festivos.

Al utilizar DIAS.LAB se puede calcular el incremento de los beneficios acumulados de los
empleados basándose en el número de días trabajados durante un período específico. Si
esta función no está disponible devuelve el error #NOMBRE?, se debería instalar algunos
complementos al Excel.

Módulo Excel | 20


Sintaxis

Días.lab(fecha_inicial; fecha_final;feriados)
Donde:
Fecha_inicial: Es una fecha que representa la fecha inicial.
Fecha_final: Es una fecha que representa la fecha final.
Feriados: es una rango opcional de una o varias fechas que deven excluirse del
calendario laboral, como los días festivos nacionales y locales. La lista puede ser un
rango de celdas que contengan las fechas.

Ejemplo:

Para hallar los días laborados durante el mes de septiembre se ingresa de la siguiente
manera la función:

=DIAS.LAB(A4;B4)

Pago por comisiones por días laborados

Fecha Ingreso Fecha Término Días Laborables
01/09/2004 30/09/2004 22

Si se dieran feriados durante las dos fechas estos pueden ser considerados en un rango y la
expresión que resuelve los días laborados sería el siguiente:

=DIAS.LAB(A4;B4;C4:C7)

Fecha Ingreso Fecha Término Feriados Días Laborables
38231 38260 38233 18
38245
38254
38257

9. Funciones de Texto

Así como también Excel manipula y define fórmulas con números, se tiene un conjunto de
herramientas y opciones que permiten manipular texto y crear fórmulas con ellos.

9.1.1 Largo(celda)

Nos devuelve como resultado la longitud de una celda. Cada carácter, incluido los
espaciones en blanco, es considerado en esta función.

9.1.2 Mayusc(celda)

Devuelve el texto de la celda en mayúsculas.

Módulo Excel | 21


9.1.3 Minusc(celda)

Devuelve el texto de la celda en minúsculas

9.1.4 Izquierda (cadena;caracteres)

Extrae caracteres desde el extremo izquierdo de una cadena de texto.

9.1.5 Derecha (cadena;caracteres)

Extrae caracteres desde el extremo derecho de una cadena.

9.1.6 Extrae(cadena;posición_inicial;num_caracteres)

Extrae n caracteres de una cadena de texto, empezando desde la posición inicial indicada
en dicho argumento.

9.1.7 Hallar (texto_buscado;dentro_del_texto;[num_inicial])

Devuelve el numero de posición de la ocurrencia entre las cadenas de texto. Es decir busca
el texto escrito en el primer argumento dentro de la cadena de texto escrita en el segundo
argumento y muestra la posición en la que se encuentra.

9.1.8 Encontrar(texto_buscado;dentro_del_texto;[num_inicial])

A diferencia de la función Hallar, distingue las mayúsculas y minúsculas al momento de
realizar la búsqueda.

9.2 Aplicaciones de las funciones de Texto

Todas las fórmulas vistas son muy prácticas. Puede combinar estas funciones y podrá
crear fórmulas más robustas y útiles.

9.2.1 Concatenar Textos

Usando el símbolo & para concatenar (unir) textos.

=texto1&texto2&texto3

Realice una tabla de datos en Excel con cinco elementos con los siguientes encabezados:

Ap Pat. Ap Mat. Sexo Area Apellidos Completos

9.2.2 Creación de códigos autogenerados

Las funciones de texto nos permiten generar códigos basados en los datos de los usuarios.
Así como en el Seguro social, donde se generan códigos basados en los apellidos y
nombres de los afiliados (por ejemplo se toma el 4to carácter del apellidos, el 4to caracter
del nombre, etc); o cualquier otra validación que se requiera.

En nuestro cas, vamos a generar cógigos en la hoja de datos de acuerdo a los siguientes
requerimientos:

Módulo Excel | 22


La inicial del área + 00 + Nro + Guión + 3 caracteres del nombre + 3 últimos caracteres del
apellido paterno.

En este caso la fórmual será algo larrga, por eso es preferible descomponerla para luego
generar la fórmula final.

Por ejemplo:

=IZQUIERDA (f3;1) primer caracter del área

“00” dos ceros

A3 celda del Nro.

“-“ guión

IZQUIERDA(B3;2) 2 caracteres del nombre

DERECHA(C3;3) 3 últimos caracteres del apellido paterno

Entonces, sólo debemos concatenar estas expresiones. La fórmula nos dará como
resultados:

Nro. Nombres Ap. Paterno Area Autogenerado
1 Doris Nelly Mayuri Ventas V001-Douri
2 Juan Carlos Castro Soporte S002-Jutro
3 Andrea Marissa Vega Ventas V003-Anega
4 Paola Danitza Díaz Ventas V004-Paíaz
5 Carlos Santiago Rodriguez Ventas V005-Cauez
6 Elsy Graciela Herrera Soporte S006-Elera

9.2.3 Texto en Columnas

Una cadena de textos se puede convertir en columnas, así por ejemplo, en la hoja columna
correspondiente a Nombres puede separarse en dos (una que contenga el primer nombre
y otra que contenga el segundo).

Seleccione el rango desde B3:B8
Elija la opción Texto en Columnas del menú Datos
El paso 1 del asistente le pedirá la confirmación de que sus datos son delimitados
(separados por algún caracter) o de ancho fijo (longitud fija para sus campos).
Elija Delimitados y haga clic en Siguiente
En el paso 2 debe elegir el separador de campos. Debe notar que en la parte
inferior Vista Previa. Elija como separador el espacio en blanco y haga clic en
Terminar.

Módulo Excel | 23


Nro. Nombres Autogenerado 1er Nombre 2do Nombre
1 Doris Nelly V001-Douri Doris Nelly
2 Juan Carlos S002-Jutro Juan Carlos
3 Andrea Marissa V003-Anega Andrea Marissa
4 Paola Danitza V004-Paíaz Paola Danitza
5 Carlos Santiago V005-Cauez Carlos Santiago
6 Elsy Graciela S006-Elera Elsy Graciela

9.2.4 Práctica Texto1

1. Abra el archivo Lista de clientes.xls de la carpeta de su curso

CD LUZ
Relación de Clientes

Medidor Cliente Zona Categoría Fecha Autogenerado
S-10001 Vargas Tenorio, Luis 1 A 10-ago-1995
S-10002 Díaz Guerra, Alberto 2 B 15-ago-1995
S-10003 Torres Jimenez, Alfredo 2 B 17-ago-1995
S-10004 Osorio Sanchez, Miguel 3 B 04-sep-1995
S-10005 Zuloaga García, Pedro 1 A 15-sep-1995
S-10006 Lopez Lopez, Arturo 2 B 25-sep-1995
S-10007 Pereyra Lu, Hans 2 A 04-oct-1995
S-10008 Paricahua Ramirez, Luis 2 A 12-oct-1995
S-10009 Guerra Alvarez, Alberto 3 B 14-oct-1995
S-10010 Galvez Hinostroza, Miguel 3 B 12-nov-1995

2. Obtenga un código autogenerado con los siguientes requerimientos:
3 letras del apellido Paterno + 2 letras del apellido Materno + Guión + Categoría +
Zona + Guión + 4 últimos caracteres del medido + Guión + 2 últimos dígitos del año

3. Abra el archivo Correo Generado.xls de la carpeta de su curso.

Nombre Apellido Fecha Nac Servidor Email
Katty Mendoza 28/12/1975 Hotmail
Graciela Herrera 03/03/1980 LatinMail
Zulema Camaque 03/02/1979 Terra
Gina Valladares 01/04/1975 Hotmail
Flor Moreano 05/10/1981 Uni
Miluska Vera 02/01/1985 LatinMail
Maritza Alvarez 10/10/1983 LatinMail
Natalia Flores 02/02/1984 Uni

4. Se pide obtener el código de acuerdo a lo siguiente:
Primera letra del nombre en minúsculas + apellido paterno en minúsculas+ 2
últimos dígitos de año+ símbolo @ + servidor + .com

Módulo Excel | 24


5. Abra el archivo Autogenerado.xls

AUTOGENERADO APELLIDOS Y NOMBRES FNAC DNI CONDICIÓN
RAMSEY CALLE, Paul William 01/01/1976 16674980 C
WOLL SAVASTANO, Hans Alexander 01/02/1970 23568987 P
SORIANO CASTILLO, Diego Martín 12/12/1972 23648214 P
AMES VILCHES, Jonathan Paul 23/10/1971 78921455 P
MALLA ALCALDE, Javier Lowis 22/05/1969 12354651 P
MITRI GIBA, Kamel Jorge 23/06/1969 89565223 C
BENTIN DE AMERO, Antonio Martín 12/11/1966 54545453 C
BATTIFORA DE NORIEGA, Eduardo Alfr 11/03/1968 26546635 C
GODOY URQUEAGA, Ximena 26/07/1970 32656654 C
HOYLE CROSBY, Manuel 24/07/1978 54546566 P
MIRO-QUESADA BOJANOVICH, Carolina 23/10/1971 45496464 P
TABOADA SAMANAMUD, Carmen Lourdes 25/08/1970 23524545 P
PINTO CORRALES, José Antonio 14/11/1972 98457832 C
PALACIOS RAMIREZ, Paola Bertha 22/05/1969 57785545 C

6. Obtener el AUTOGENERADO
Condición + 2 primeros dígitos de D.Identidad + 2 primeros dígitos del nombre + “-
“ + 2 primeros dígitos del apellido paterno + 2 últimos dígitos de la fecha de
ingreso.

10. Funciones de Información

10.1 Función ES

Dentro de esta función encontraremos que existen 9 funciones relacionadas donde es
importante conocer las diferencias entre ellas.

10.1.1 ESBLANCO (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiera a una celda vacía.

10.1.2 ESERR (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a cualquier error con excepción de #N/A

10.1.3 ESERROR (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a uno de los valores de error mencionados
anteriormente en este módulo.

10.1.4 ESLOGICO (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a un valor lógico.

10.1.5 ESNOD (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere al valor de error #N/A.

Módulo Excel | 25


10.1.6 ESNOTEXTO (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a cualquier elemento que no sea texto.

10.1.7 ESNUMERO (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a un número.

10.1.8 ESREF (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a una referencia

10.1.9 ESTEXTO (celda)

Devuelve el valor VERDADERO si se refiere a un texto.

10.2 Otras funciones de información

10.2.1 ES.PAR (numero)

Devuelve VERDADERO si el número es par y FALSO si el número es impar.

10.2.2 ES.IMPAR (numero)

Devuelve el valor VERDADERO si el número es impar y FALSO si no lo es.

10.2.3 CELDA (tipo;ref)

Devuelve información acerca del formato, ubicación o contenido de la celda del extremo
superior izquierda de una referencia.

Tipo: es un valor de texto que especifica el tipo de información que se desea obtener
acerca de la celda. La siguiente lista muestra los posibles calores de tipo_de_info y los
correspondientes resultados:

“ANCHO”: el ancho de la columna redondeado a un entero.
“ARCHIVO”: el nombre del archivo incluyendo la ruta de acceso que contiene referencia al
formato de texto.
“COLOR”: 1 si la celda tiene formato de color para los calores negativos; en caso contrario
devuelve 0.
“COLUMNA”: El número de columna de la celda del argumento ref.
“CONTENIDO”: Valor de la celda superior izquierda de la referencia, no es una fórmula.
“DIRECCION”: La referencia, en forma de texto
“FILA”: El numero de fila de la celda.
“FORMATO”: Un valor de texto correspondiente al formato numérico de la celda.
“PARENTESIS”: 1 si la celda tiene formato con paréntesis para los valores positivos o para
todos los valores, de lo contrario, devuelve 0.
“PREFIJO”: Un valor de texto que corresponde al “prefijo rótulo” de la celda.
“PROTEGER”: 0 si la celda no está bloqueada y 1 si la celda está bloqueada.
“TIPO”: Un valor de texto que corresponde al tipo de datos de la celda.

Módulo Excel | 26


13. Funciones lógicas Estudio Especial

Existen principalmente 3 funciones lógicas:

Y Para comparar si el primer valor Y el segundo valor es verdadero
1>0 Y 2>0 en Excel se coloca: Y(1>0;2>0) =VERDADERO
1>0 Y 2<0 en Excel se coloca: Y(1>0;2<0) =FALSO

O Devuelve verdadero si el primer valor O el segundo valor es verdadero
1>0 Y 2>0 en Excel se coloca: O(1>0;2>0) =VERDADERO
1>0 Y 2<0 en Excel se coloca: O(1>0;2<0) =VERDADERO

NO Devuelve el valor contrario al dado. Trabaja sólo con los valores lógicos de 0 y 1
NO (1) = 0 ó FALSO
NO (0) =1 ó VERDADERO

11. Comparación de alternativas

Cuando se está trabajando con datos tal vez puede preguntarse ¿Qué pasaría si ….? En
Excel puede hacer estas preguntas, para comparar entre alternativas o para tomar
decisiones.
Por ejemplo se trabaja en una libreta de calificaciones y al ingresar la nota, se desea saber
si pasa o no de año

Nota > 15 SI: Pasa de año

NO: Pierde el año

Si nota>15 Entonces Pasa de año Caso Contrario Pierde el año

En Excel si suponemos que en la celda C2 está la nota, en una función se representa:

=SI(C2>15, “Pasa de año”,”Pierde el año”)
Condición Entonces Caso contrario

11.1 Función SI anidada

En el caso de que el resultado Si o el resultado NO trae consigo otras preguntas, debe
ocurrir un anidamiento de SI.

Por ejm. Una alumna tiene al final del año tres posibilidades:

Si nota > =16 entonces “Pasa el año”
Si nota >=12 y <16 entonces “Supletorio”
Si nota <12 entonces “Pierde el año”

Módulo Excel | 27


11.2 Funciones de Búsqueda

En ocasiones puede necesitar buscar en una Base de Datos los datos referentes a cierto
dato y colocarlos en otras celdas, para lo que se utiliza la función BUSCARV
Por ejem. en la Base de Datos

A B C
1 Código Producto Precio
2 Co1 Sillas 30000
3 Co2 Mesas 50000

En otra celda deseamos obtener el nombre del producto automáticamente al colocar el
código co2, la función a utilizar es BUSCARV, en donde los parámetros significan:

BUSCARV ( dato a buscar, rango donde se buscará, el dato de que columna se sacará)

BUSCAR (co2, A2:C3, 2)

En la celda en la que se está ubicado aparecerá el dato “Mesas”

Práctica Funciones

Abra el archivo Practica 4.1 Funciones
En la primera hoja llamada Funciones Trigonométricas realice un cuadro para
obtener las funciones SENO, COSENO, TANGENTE para los ángulos comprendidos
entre 0 y 90 grados con un incremento de 5 grados.
Para la hoja funciones de texto, escriba de forma separada los dos nombres, los dos
apellidos para 10 alumnas y una todo el nombre con una función, luego obtenga el
número de caracteres que tienen nombres y apellidos. Posteriormente utilizando
alguna función, convierta su nombre completo a mayúsculas
En la hoja Fechas debe introducir la fecha de su nacimiento, obtener la fecha
actual y con algunas funciones hallar el número de días vividos, el número de día
de la semana en que nació.
En la hoja fechas, con la función SI debe traducir el número de día de la semana al
nombre del día. Por ejem Si el número es 2 el día debe ser Lunes.
Grabe el archivo en la carpeta que corresponde al curso de Excel.

TRABAJO FINAL

Haga en un nuevo libro una “Factura de Ventas”
En una hoja llamada Productos, realice una lista de artículos de un almacén:
Código, Descripción, Valor Unitario
En otra hoja llamada Clientes, realice una lista que contenga: Código, Nombre
Cliente, Dirección, Teléfono, Tipo de Cliente (A ó B)
En una hoja llamada Factura haga una factura completa, que contenga un
encabezado: Nombre de la empresa, Logotipo de la empresa, Fecha, Factura No.
El encabezado también debe tener una celda con el código del cliente y según esta
debe aparecer el nombre, dirección y tipo de Cliente
El detalle de venta de 20 productos: Código, Descripción, Cantidad, Precio unitario,
Precio total.
Al final obtenga el subtotal de la factura, IVA , Descuento, Recargo de Transporte,
Total
El Descuento será de 10% para clientes A

Módulo Excel | 28


El Descuento será de 7% para clientes B
El Impuesto será de 3% para todos los clientes
Total= Subtotal+IVA-Descuento+Recargo
Formatee las celdas según el contenido de cada una de ellas.
Coloque bordes, sombreado
Grabe con el nombre “Factura de Ventas”

Señale lo correcto haciendo un círculo junto a la pregunta:

¿Si una celda tiene formato monetario, se puede ponerle en formato fecha?
F V
¿Puede cambiar ancho y alto de una celda sin utilizar menús?
F V
¿Los argumentos son los datos de los rangos?
F V
¿Puede desaparecer filas, columnas u hojas sin que se borren?
F V

¿Qué es formatear datos?
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
______.

¿Qué es un libro de trabajo?
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________.

¿Coloque 3 funciones y explique para que sirven?
1.______________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
______.
2.______________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
______.
3.______________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
______.

Módulo Excel | 29


12. INTRODUCCION

Las hojas de cálculo como lo es Excel, permiten organizar y realizar cálculos de diversa
índole, con datos ubicados en celdas y relacionados por fórmulas, que son recalculadas
automáticamente al cambiar algún valor de la fórmula. Estas hojas de cálculo se aplican en
una variedad de campos, pero no solamente se utilizan para fórmulas simples o para
ordenar datos como si la hoja de cálculo fuese una gran tabla.

Tienen otras utilidades como:

Gráffiicos
Grá cos
Las relaciones entre números son
más fáciles de entender mediante
gráficos, cuando se cambian los 100
valores que representa el gráfico, este
se actualiza automáticamente. Los
50
gráficos son de amplia difusión,
especialmente para estadísticas. En
las elecciones se puede apreciar que 0
la información de los candidatos se 1er 2do 3er 4to
trim . trim . trim . trim .
expresa más fácilmente en gráficos.

No solamente se pueden realizar en
barras, sino que pueden ser horizontales, verticales, circulares, por áreas, anillos, líneas, en
2 ó 3 dimensiones. Los gráficos pueden personalizarse según la necesidad, colocando los
colores, tipos de letras para títulos, fondos, líneas divisorias, leyenda que sean necesarios
para un gran impacto en el dibujo.

BASES DE DATOS
BASES DE DATOS

En Excel también es muy frecuente el ordenar y trabajar con listas de datos. Se llama Base
de Datos a una lista completa de datos organizados en columnas y filas. Cada fila posee los
datos completos de una entidad, esa fila se llama Registro, Cada tipo de información de la
entidad se llama Campo. Al tener una gran cantidad de datos puede necesitarse ordenar de
alguna manera esos datos, Excel ayuda a que rápidamente se vea o se oculte solo los datos
necesitados y ordenados de alguna manera.

Las listas pueden ser por ejem: una guía telefónica, listas de clientes, lista de empleados de
la empresa, lista de productos de una empresa, rutas de viajes de aviones, etc.

MACROS
MACROS

Algunas tareas realizadas en Excel pueden resultar repetitivas, por lo que en lugar de
ejecutar la misma secuencia de tareas una y otra vez, se puede crear una macro para que al
aplastar ciertas teclas o escoger cierto menú, se realice automáticamente esa tarea.
La macro es una secuencia de acciones que se graban para luego solamente ejecutar la
macro y se hará toda la secuencia que se grabó. Al grabar la macro la secuencia de
acciones se transforma en instrucciones escritas en un lenguaje llamado Visual Basic. No
se necesita conocer este lenguaje porque al grabar la macro Excel traduce
automáticamente al lenguaje de programación.
Si desea alterar directamente desde las instrucciones en Visual Basic necesita conocer el
funcionamiento e instrucciones de este lenguaje.

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EJERCICIO 4

Escriba:
Los gráficos se utilizan frecuentemente
porque_______________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
_________________________________________________________________________.
Cuatro ejemplos de tipos de gráficos que haya visto
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________________.

Cuatro ejemplos de utilización de los gráficos
_____________________________________________________.
_____________________________________________________.
_____________________________________________________.
_____________________________________________________.

Defina

Una base de datos es
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________.
Los campos son
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________.
Los registros son
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________.

Realice un ejemplo de Base de Datos:

Complete:

Una macro sirve para
________________________________________________________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________
________.

El lenguaje de programación al que se traducen las macros se llama
________________________________________________________________________________________________________

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________________________________________________________________________________________________________
________.

12.1 Gráficos

Se pueden mostrar los resultados en diversas formas, una de ellas es en forma gráfica. Al
presentar los datos en forma gráfica nos permite compararlos, observar los cambios,
verlos en forma reducida y conjunta es decir los datos pueden ser interpretados más
fácilmente.

Excel ofrece varios tipos de gráficos, como áreas, barra, columnas, líneas, circular, anillos,
radar, dispersión x-y, piramidal, cotizaciones y en tres dimensiones.

Se pueden crear gráficos de dos formas: en la misma hoja en la que están los datos o en
una hoja aparte en el mismo libro de trabajo. Cuando se crea un gráfico en la misma hoja,
se puede ver los datos y el gráfico al mismo tiempo, este gráfico se llama Gráfico
incrustado, un gráfico en otra hoja se llama Hoja de gráfico.

12.1.1 Asistente para Gráficos

El Asistente para gráficos es una serie de cuadros de diálogo que permiten fácilmente la
creación de gráficos a partir de datos. Para ejecutar dichos asistente deberá seguir los
siguientes pasos:

Seleccione los datos en la hoja de cálculo a partir de los cuales generará los figuras.

Haga clic en el botón Asistente para Gráficos.

Suponga que tiene los datos de "Venta de Computadoras" y desea representarlos
gráficamente:

Seleccione los datos comprendidos en el rango B4:D6

Presione el botón Asistente para Gráficos

Paso 1 de 4: Tipo de Gráfico: se visualizará la primer ventana de diálogo del Asistente.
Seleccione en el cuadro correspondiente el Tipo de Gráfico Estándar (Columnas), haciendo

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clic sobre éste y escoja Subtipo de gráfico deseado y presione el botón Siguiente para
continuar con el paso 2.

Paso 2 de 4: Datos de Origen: se
visualizará la segunda ventana, seleccione
Serie en: la opción que corresponde a
Columnas ya que nuestros datos se
encuentran ordenados por columnas.
Presione el botón Siguiente para continuar
con el paso 3.

Paso 3 de 4: Opciones de gráfico: se
visualizará la tercer ventana, escriba en título del gráfico: el texto Venta de Computadoras,
en Eje de categorías (x) Mes y en Eje de valores (Y) Unidades. Ingresar a las diversas
opciones que ofrece éste cuadro de diálogo como son: Eje, Líneas de división, Leyenda,
Rótulos de datos, Tabla de datos y por usted misma encontrar la utilidad que tiene cada
una en la creación de gráficos, a continuación haga clic en el botón siguiente para
continuar con el cuarto paso.

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Paso 4 de 4: Ubicación del gráfico: en la ventana Asistente para gráficos paso 4 de 4
aparece dónde situar el gráfico: en la misma hoja o en una hoja nueva, escoja la primera si
desea que el gráfico sea considerada Como objeto en la hoja o escoja la opción en una hoja
nueva si desea que el gráfico cree una Hoja Gráfica con el nombre predeterminado de
Gráfico 1.

Haga clic en
Finalizar para cerrar
el Asistente.
Finalmente quedará
el gráfico de la
siguiente manera si
usted escogió la
opción Como objeto
en.

12.1.2 Modificación de los Gráficos

Si halla que la información del gráfico es demasiada, escasa o equivocada, puede
cambiarlos. Antes de hacer cualquier cambio necesita activarlo con un clic y aparecerá una
barra de herramientas y las órdenes para modificar el gráfico están disponibles al
aparecer un nuevo menú Gráfico o al dar un clic con el botón derecho sobre un espacio en
blanco del gráfico.

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Para cambiar los datos del gráfico debe seleccionar la opción datos de origen, presionar
del botón rango de datos, borrar la elección actual y seleccionar la nueva, para regresar a
la edición del gráfico presione nuevamente el botón rango de datos.

Para cambiar el tipo de gráfico, seleccione la opción Tipo de gráfico y escoja el nuevo tipo
de dibujo.

Si da un clic sobre cualquier sitio dentro del gráfico para seleccionar por ejemplo el título,
los ejes de valores, las líneas divisorias y luego da doble clic sobre la selección aparecerán
varias opciones para modificar el color, tipo de letra, tamaño, texto, etc.

Práctica 5

Conteste:

Un gráfico en la misma hoja en donde están los datos se llama _____________________
Un gráfico en una hoja diferente llama___________________________________

Abra el archivo Práctica 5 Gráficos desde la carpeta Prácticas de Excel

Para todos los gráficos que realice debe cambiar los colores, tipo de letra. Busque una
buena presentación del dibujo.
En la hoja gastos haga un gráfico
incrustado tipo columnas $ 450,000
$ 400,000
Para la hoja pasajes cree en una $ 350,000

hoja de gráfico un dibujo de tipo $ 300,000

barras 3D $ 250,000
$ 200,000
Para la hoja ventas haga un $ 150,000

gráfico incrustado que exprese $ 100,000

para cada persona cuanto
$ 50,000
$0
vendió en cada zona. Ud. vea el
Totales 1996

Total ingresos
Trim 4

Coste mercancías vendidas

gráfico, tamaño, tamaño de letra
Beneficio bruto
Trim 3

Trim 2

Gastos
Trin 1

Ingresos de explotación

más conveniente, trate de que 2002
su gráfico se vea bien
presentado. La leyenda debe
estar presente
Para la hoja meses haga un
gráfico circular 3D incrustado
En la hoja presupuesto cree un gráfico cilíndrico, el gráfico debe quedar en esta forma, los
textos son a su voluntad

13. Bases de Datos

En Excel es muy frecuente el utilizar listas de datos o bases de datos, estos se organizan
con cabeceras de columnas que se llaman Campos y las filas son los registros.

Campos
Ejem:
Clave Apellido Nombre Cargo
1020 Valdivieso Pedro Ingeniería
1875 Gonzales Estefanía Administración
Registro
1425 séller Samuel Diseño

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Aquí un registro contiene toda la información de una persona, mientras que cada columna
o tipo de información es un campo
Toda la lista completa de datos organizados en campos y registros se llama Base de Datos.
Las bases de datos pueden ser listas de personas, lugares, productos, etc.

Excel reconoce automáticamente que una lista de datos de cualquier tipo, es una Base de
Datos siempre que está organizada en campos y automáticamente se activan las opciones
del menú Datos que permiten trabajar con las listas.

13.1 Ordenar datos

Algunas veces es necesario ordenar los registros de una lista de determinada manera,
ejemplo: por NOMBRE. En los siguientes ejemplos se van a ordenar los registros por el
campo NOMBRE en forma alfabética y ascendente.

Seleccione cualquier celda de la tabla

Elija Instrucción Ordenar del menú Datos. Se visualizará la ventana de diálogo Ordenar.

Escoja el campo en el área Ordenar por y presione el círculo de selección correspondiente
a Ascendente.
Elija Sí en el área La lista tiene fila en encabezamiento, si aún no ha sido elegido.
También se pueden ordenar directamente en forma ascendente o descenderte, con un solo
criterio utilizando iconos de la barra de herramientas.

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13.2 Filtrado de una Lista

Una de las operaciones más comunes que se hacen con las bases de datos es la consulta.
Cuando se efectúa una consulta, por lo general se está buscando registros que coincidan
con algún valor o criterio. Existen varias formas de buscar la información, los filtros son
una de ellas.

El siguiente ejemplo muestra los pasos que se debe seguir si desea filtrar datos de una
lista:

Seleccione una celda cualquiera de una base de datos.

Seleccione la orden Filtro del menú Datos y luego elija la opción Autofiltro. Como se puede
observar, en cada una de las celdas del encabezado de la lista aparecen los botones de la
flecha de filtro.

Seleccione el botón de la flecha de filtro de la celda C1, que corresponde al campo EDAD y
se despliega una ventana con una lista de criterios por escoger:

Todas: Permite visualizar todos los registros de la lista de datos.
Las diez más: visualiza ya sea las diez superiores o 10 inferiores
Personalizar: Pueden verse todos los registros de la lista de datos con criterio

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Seleccione 28 en la lista de criterios, y quedará de la siguiente manera los registros
filtrados.

Importante:

Para que aparezcan los demás datos que fueron filtrados anteriormente deberá escoger la
opción Filtro del menú Datos y luego elegir Mostrar todo.

14. Automatización de Tareas Repetitivas

Algunos ingresos de datos o tareas que realiza en Excel pueden ser repetitivos, en lugar se
hacer la misma acción una y otra vez, se puede crear una MACRO, entonces en lugar de
repetir la acción, solamente ejecuta la MACRO la cual hará sus tareas automáticamente.
Una macro consta de una serie de instrucciones escritas en un lenguaje de programación
llamado Visual Basic, para crear una macro no necesita comprender el lenguaje que se
utiliza, sólo se necesita saber qué órdenes necesita que la macro haga. Se puede grabar las
órdenes en secuencia y éstas serán traducidas al lenguaje Visual Basic.

Si observa que ejecuta con frecuencia tareas como negrita, cursiva y un tamaño mayor de
letra, puede ahorrar tiempo al automatizar estas tareas.
Para crear una macro active la Grabadora de macros, luego debe ejecutar la secuencia de
acciones que se desea grabar y luego desactive la grabadora de macros. Cuando se grabe la
macro, las órdenes serán traducidas automáticamente al lenguaje Visual Basic.

14.1 Creación de Macros

Antes de grabar una macro necesita planificar exactamente que desea que haga y en qué
orden, después debe seleccionar Herramientas/Macro/Grabar Nueva Macro, luego se le
pedirá un nombre que identifique a la macro que va a crear, una combinación de teclas
CTRL+tecla, y una descripción de la nueva macro. Desde ese momento cada celda u opción
que seleccione serán grabados bajo el nombre dado a la macro, los nombres de macro no
deben incluir espacios o puntos.

Una vez que termine de realizar las acciones que desea que grabe la macro, debe presionar
del botón de Stop de la pequeña barra de herramientas que aparece sobremontada.
Para ver la macro transformada al lenguaje de programación visual Basic seleccione:
Herramientas/Macro/Editor de visual Basic

14.2 Ejecución de macros

Cuando ejecuta una macro, ésta simplemente realiza todas las acciones que realizó
mientras estaba grabando. Para ejecutarla puede seleccionar el nombre de la misma de
una lista desde Herramientas/Macro/Macros ó puede presionar la combinación de teclas
que la activarán, definidas al grabar la macro. La combinación de teclas siempre
comenzará con la tecla CTRL.

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Práctica 8

En un documento nuevo que le llamará Practica 8 Macros haga:
Realice 3 macros que le ayuden a ejecutar con rapidez 3 acciones que para usted
son repetitivas.
A dos macros asígneles un botón de macro
Cambie la configuración de uno de los botones con otro dibujo.
Al otro botón asígnele un texto
La tercera macro debe poseer una combinación de teclas para ejecutarla.
Grabe el archivo en la carpeta que corresponde al curso de Excel.

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