VidenDanmark seminar om Elektronisk Dokumenthåndtering og Enterprise Search Best Practice 2011. 31. marts 2011.

1. ECM
Enterprise Content Management
VidenDanmark – 31. marts 2011

2. ECM – VidenDanmark
• Præsentation
Bare spørg!!
• Hvad er ECM
• Vælg det rette værktøj
• Viden
• Tidens trends
• Modenhedsmåling
• Mere viden

3. Præsentation
• Michael Fray, ECM Specialist - AlphaDoc A/S
• President, CDM Europe
• Formand, DIMO ECM-erfagruppe
• Bestyrelsesmedlem, DIMO
• Forfatter til ECM – Enterprise Content
Management: ISBN 9788779008311
• AIIM Ambassador + Education partner

4. Publikum?
• Kunder
• Leverandører
• Alle kan lære noget

5. Øvelse – 5 minutter
• Hvad er Enterprise Content Management - Skriv det
eller de ord der først falder dig ind på en gul lap
Maks. 3 lapper

6. Øvelse – 5 minutter
• Udpeg en eller flere personer til at sortere dem i
X antal hovedgrupper

7. ECM er ikke
• Én enkelt teknologi
• Én mirakelkur
• Let
• Overstået på en uge

8. Hvad er ECM
Strategies, methods and tools used to capture, manage, store,
preserve, and deliver content and documents related to key
organizational processes.
Capture Manage Store Preserve Deliver
Kilde: AIIM International

9. På dansk
ECM er de teknologier der bruges til at
opsamle, håndtere, lagre, bevare og levere
informationer og dokumenter relateret til
organisationens processer.
Enterprise = Hele virksomheden

10. AIIM – ECM Roadmap
Kilde: AIIM International

11. ECM = Ustruktureret indhold
• 80% er ustruktureret indhold – dokumenter på
fællesdrev osv.
• 90% af dette indhold er uden virksomhedens kontrol
• Dvs. 72 % er ustruktureret indhold uden kontrol
Kilde: AIIM International

12. Videnøkonomi og -medarbejdere

13. Hvad er papiret værd?

14. Vælg det rette værktøj
• Hvad er det rigtige værktøj?
• ?
• Det kan kun en analyse afsløre

15. Vælg det rette værktøj

16. Vi lærer det nok..

17. ECM Bilen
Kilde: AIIM International

18. ECM Bilen
Kilde: AIIM International

19. ECM Bilen
Kilde: AIIM International

20. Opgradering af viden
Mere Ny
Viden Ny viden
viden
Kilde: AIIM International

21. Behov for viden
• Økonomi - Tal
• HR - Mennesker
• IT

22. I gang med ECM
• Identificer og dokumenter de reelle
forretningsmæssige krav
• Etabler en god politik og styring (governance)
• Opbyg en struktur for taksonomi
• Opret og anvend et kontrolleret ordforråd
• Design en passende sikkerhed

23. 8 måder at slå sit ECM-projekt ihjel på
1. Sørg for kun at medtage ledere på højt niveau i
planlægningsfasen.
2. Undlad at vælge en projektleder - Eller vælg nogle stykker..
3. Skriv detaljerede projekt- og tidsplaner, og ignorer dem derefter.
4. Kæmp om hvem der skal betale for hvad.
5. Lad de brugere der klynker mest få mest indflydelse.
6. Få masser af råd om ”best practice” for gennemførelse af ECM
projekter, og gør derefter det modsatte. I er specielle!
7. Nægt at ændre noget som helst ved nuværende
forretningsprocesser.
8. Klag til alle der vil lytte om hvor forfærdeligt den nye software er,
og hvordan din papirbaserede processer var så meget bedre.
Kilde: AIIM ECM Toolkit

24. Tidens trends
• Kanalstrategier
• Automatisering

25. Kanalstrategier
• Veje ind i organisationen
• Veje ud af organisationen

26. Hvad koster dine kanaler?

27. Digitalisering + Automatisering =
Effektivisering
• Mange virksomheder har styr på digitalisering
• Tid til automatisering
• Automatisering forudsætter digitalisering
– Input Management
– Output Management
– Process Management
– Workflows
– Tæt integration

28. Automatisering

29. Erfaringer med automatisering
• Fakturagodkendelse
• HR
• Kundeservice
• ….

30. Kom godt i gang med automatisering
• Brug automatisering til at forstå ECM
• Processens start – undgå overdragelser
– Start af opgaver = start af proces
• Automatiser fremsendelsen
• Automatiser proces
– Større effektivitet, ensartet kvalitet og udførelse
Kilde: IBM

31. Modenhed
• ECM Maturity Model – ECM3
• www.ecm3.org

33. • 1. Servicegruppen (Tidl. postrumsgruppen)
• 2. Flowgruppen
• 3. Format og arkiv
• 4. ECM
• Ture, virksomhedsbesøg og arrangementer
• Er både for brugere og leverandører!

34. • Fællesskab af europæiske foreninger med fokus
på Enterprise Content Management

35. Målsætninger
• Strategisk netværk til at samle organisationer, der
beskæftiger sig med ECM
• Støtte medlemmerne i at opfylde deres roller og
ansvar som ECM/EDH/ESDH organisationer
• Øge bevidstheden om ECM
• Teknologi- og videndeling
• Lette samarbejder mellem lokale foreninger,
lokale leverandører af løsninger og services samt
partnere i Europa

36. Fora

37. Mere viden
• CDM Europe - www.cdm-europe.org
• DIMO - www.dimo.dk
• AIIM – www.aiim.org
• AIIM Communities: www.aiimcommunities.org
• LinkedIn: www.linkedin.com/groups?gid=2327325
• ECM3: ecm3.org
• Podio: https://videndanmark.podio.com/
• ECM Akademiet: www.ecmakademiet.dk

38. Arrangementer
• 6. – 7. april
Digitaliser Danmark 2011 –
Digitaliseringskonferencen - digitaliser.dk
• 20. -22. september
DMS EXPO - dmsexpo.com
• 29. september
Digitaliseringsmessen -
digitaliseringsmessen.dk

39. Papirfri dag 2011
• 27. oktober 2011
• København
• CDM Europe konference
• www.papirfridag.dk

40. Kontaktinfo
• Michael Fray
• mf@alphadoc.dk
• Mob. 25 11 10 06
• Twitter: http://twitter.com/michaelfraydk
• LinkedIn: http://dk.linkedin.com/in/michaelfray
• AlphaDoc A/S: www.alphadoc.dk
• ECM Akademiet: www.ecmakademiet.dk