1. Poznań, 25.07.2012 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 4/2012/GSBW
(do niniejszego trybu nie stosuje się przepisów Ustawy Prawo Zamówień Publicznych)
Zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert, prowadzonego zgodnie z Zasadą
konkurencyjności (Podstawa: Zasady Finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia
22.12.2011 roku), na wyłonienie Wykonawcy usługi organizacji wizyty studyjnej do Sztokholmu
w Szwecji, organizowanej w ramach Projektu „Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i
integracji społecznej” zadanie nr 4 - „Działania w zakresie standaryzacji pracy z bezdomnymi w tym:
Opracowanie modelu „Gminnego Standardu Wychodzenia z Bezdomności”, współfinansowanego ze
Środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego (zwany dalej Projektem
Standardy w Pomocy lub Projektem SwP).
Zamówienie obejmuje realizację usługi zorganizowania i przeprowadzenia zagranicznej wizyty
studyjnej do Szwecji dla grupy 11 osób, według listy nazwisk wskazanej przez Zamawiającego.
Od Wykonawcy oczekuje się zapewnienia transportu uczestników do kraju i miejscowości
przeprowadzenia wizyty, zapewnienia transferów lokalnych w miejscu wizyty, organizacji noclegu i
wyżywienia dla uczestników wizyty studyjnej, transport uczestników do miejsc spotkań z
przedstawicielami wybranych instytucji, ubezpieczenia uczestników wizyty oraz zabezpieczenia
odpowiedniego personelu.
I. Nazwa i adres Zamawiającego
Związek Organizacji Sieć Współpracy BARKA
ul. Św. Wincentego 6/9
61-003 Poznań
KRS 0000208767
NIP 782-23-00-298
REGON 634594030
II. Postępowanie prowadzone jest zgodnie z Zasadą konkurencyjności w ramach Zasad Finansowania
Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki z dnia 22.12.2011 r. Do postępowania nie mają zastosowania
przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2007 r. Nr 223,
poz. 1655, z późn. zm.).
III. Wspólny Słownik Zamówień
55100000-1 Usługi hotelarskie
55300000-3 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków
60112000-6 Usługi w zakresie publicznego transportu drogowego
60170000-0 Wynajem pojazdów przeznaczonych do transportu osób wraz z kierowcą
60410000-5 Usługi regularnego transportu lotniczego
63515000-2 Usługi podróżne
63520000-0 Usługi agencji transportowych
66510000-8 Usługi ubezpieczeniowe
79540000-1 Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

2. IV. Opis przedmiotu zamówienia
Termin realizacji wizyty studyjnej do Szwecji: 17-21.09.2012 roku.
Zakres usługi obejmuje:
1. Zapewnienie transportu dla uczestników wizyty studyjnej z Lwówka Wielkopolskiego do
Szwecji wraz z drogą powrotną. Zamawiający dopuszcza wykorzystanie następujących
środków transportu:
a) Bus na trasie Lwówek Wlk. – Poznań, Poznań – Lwówek Wlk.
b) Samolot – wylot i powrót na trasie Poznań – Sztokholm (bilety zostaną zarezerwowane w
klasie ekonomicznej, w samolotach rejsowych).
Proponowany termin i miejsce:
 odlotu – z Poznania do Sztokholmu 17.09.2012 rok;
 przylotu – ze Sztokholmu do Poznania 21.09.2012 rok.
2. Zapewnienie noclegów dla uczestników wizyty. Wykonawca zapewni uczestnikom w całym
okresie pobytu (4 noclegi) zakwaterowanie w jednym obiekcie zapewniającym uczestnikom dobre warunki
pobytu (hotel o standardzie przynajmniej 3 gwiazdkowym w pokojach 2 osobowych. Każdy z
pokojów musi być wyposażony w łazienkę z pełnym węzłem sanitarnym);
3. Zapewnienie wszelkich transferów na miejscu. Zapewnienie transferów lokalnych dla całej
grupy, w tym transport uczestników z lotniska do hotelu, transport uczestników na miejsca spotkań
wynajętym busem (bus przygotowany do transportu 12+1 pasażerów, wyposażony w klimatyzację,
ABS, ASR oraz jeśli możliwe ESP);
W wyjątkowych sytuacjach Zamawiający dopuszcza możliwość skorzystania ze środków transportu
zbiorowego;
4. Zapewnienie wyżywienia dla uczestników wizyty studyjnej. Wykonawca zobowiązany jest
zapewnić pełne wyżywienie składające się ze śniadania, obiadu i kolacji. Zamawiający dopuszcza
sytuację, w której śniadanie będzie wydawane w hotelu. Pozostałe posiłki powinny być realizowane
poza miejscem zakwaterowania uczestników wizyty studyjnej.
Przewiduję się następującą liczbę posiłków dla 11 osób:
 17.09. – kolacja;
 18, 19 i 20.09. – śniadanie, obiad, kolacja;
 21.09. – śniadanie, obiad;
wynoszącą w sumie 4 śniadania, 4 obiady, 4 kolacje.
5. Zapewnienie personelu. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia:
a) przewodnika grupy, który zajmie się opieką nad uczestnikami wizyty studyjnej. Przewodnik
grupy może dołączyć do grupy na miejscu. W takim wypadku Wykonawca jest zobowiązany
zapewnić wszelkie wsparcie uczestnikom wizyty studyjnej do momentu rozpoczęcia podróży aż do
jej zakończenia w miejscu przeprowadzenia wizyty. Przewodnik grupy powinien posiadać wiedzę
nt. lokalnej obyczajowości, komunikacji w miejscu przeprowadzania wizyt studyjnych.
b) tłumacza z języka szwedzkiego, który zapewni tłumaczenie w trakcie spotkań merytorycznych
i będzie posiadał dobrą znajomość zagadnień z zakresu bezdomności i systemu wsparcia osób
bezdomnych; musi władać biegle językiem polskim w mowie i w piśmie oraz posiadać co najmniej
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

3. 2-letnie doświadczenie w prowadzeniu tłumaczeń konferencyjnych; posiadać wyższe
wykształcenie w zakresie lingwistyki stosowanej lub ukończone studia dla tłumaczy
konferencyjnych w zakresie języka używanego podczas spotkań z przedstawicielami instytucji
wskazanymi Wykonawcy przez Zamawiającego.
Zamawiający dopuszcza sytuację, w której funkcje przewodnika i tłumacza wykonywane są
przez jedną osobę.
6. Ubezpieczenie uczestników wizyty studyjnej od następstw nieszczęśliwych wypadków,
kosztów leczenia oraz utraty bagażu. Wykonawca zobowiązany jest do ubezpieczenia każdego z
uczestników wizyty studyjnej od następstw nieszczęśliwych wypadków na kwotę co najmniej 20
tys. złotych, jak również od kosztów leczenia na kwotę co najmniej 100 tys. złotych. Ponadto
zobowiązany jest ubezpieczyć bagaż każdego z uczestników wizyty na kwotę co najmniej 4 tys.
złotych.
Zamawiający bierze odpowiedzialność za zorganizowaniem spotkań z przedstawicielami
wybranych instytucji w Sztokholmie. Dokładny program przeprowadzenia wizyty studyjnej
wraz z rozkładem czasu i miejsc spotkań zostanie przekazany Wykonawcy usługi przez
Zamawiającego.
V. Minimalne wymagania dotyczące Wykonawcy
1. Posiadanie przynajmniej 3 letniego doświadczenia w realizacji podobnych usług.
VI. Sposób potwierdzenia spełnienia wymagań dotyczących Wykonawcy
1. Oświadczenie orzekające o skutecznym przeprowadzeniu 3 podobnych zamówień w ciągu
ostatnich 5 lat.
2. Dane osób zaangażowanych w realizację wizyty studyjnej (personel) w postaci dokumentów:
 Curriculum Vitae
 certyfikatu poświadczającego znajomość danego języka obcego (tłumacz),
3. Kosztorys realizacji zlecenia z podaniem kwoty brutto realizacji przedmiotu zamówienia.
4. Wyznaczenie osoby do kontaktu w kwestii organizacji wizyty studyjnej.
VII. Sposób przygotowania oferty
1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.
2. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
3. Ofertę należy sporządzić wg formularza ofertowego stanowiącego Załącznik nr 1 do Zapytania
Ofertowego.
4. Oferta może zostać złożona w formie elektronicznej (zeskanowane, podpisane dokumenty) lub w
formie pisemnej (osobiście lub pocztą) na adres Zamawiającego.
5. Treść oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego i zostać przygotowana w języku polskim.
6. Zaoferowana cena powinna uwzględniać wykonanie wszystkich prac i czynności świadczonych
przez okres i na warunkach określonych w ofercie. Zleceniodawca proponuje aby oferta podzielona
była na odpowiednie pozycje kosztowe jak w punkcie IV niniejszego zapytania.
7. Oferta oraz wszelkie załączniki powinny być podpisane przez osobę/osoby upoważnione do
reprezentowania Wykonawcy, zgodnie z formą reprezentacji określoną w rejestrze sądowym lub
innym dokumencie, właściwym dla danej formy organizacyjnej Wykonawcy albo przez osobę
umocowaną przez osobę uprawnioną, przy czym pełnomocnictwo musi być załączone do oferty.
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

4. 8. Wszystkie miejsca, w których Wykonawca naniósł zmiany, winny być parafowane przez
osobę/osoby podpisujące ofertę. Poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny oraz opatrzone
datą ich dokonania.
9. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu
przepisów ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2003 r.
Nr 153 poz. 1503 z późn. zm.), Wykonawca powinien wyraźnie zastrzec to w ofercie i odpowiednio
oznaczyć zastrzeżone informacje.
10. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty niezależnie od
wyników postępowania.
VIII. Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub
kapitałowo, z zastrzeżeniem dotyczącym nie otrzymania żadnej oferty.
Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między zamawiającym
lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami
wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem
procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na:
a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji;
c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii
prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku
przysposobienia, opieki lub kurateli.
IX. Data i sposób złożenia oferty
1. Oferty należy złożyć drogą mailową na adres: michal.remisz@barka.org.pl lub w biurze
Zamawiającego: Związek Organizacji Sieć Współpracy Barka ul. Św. Wincentego 6/9, 61-003 Poznań
do dnia 10 sierpnia 2012 r. do godziny 12.00. Decydująca jest data wpływu oferty.
2. Wykonawca może, przed upływem terminu przesyłania ofert, zmienić lub wycofać ofertę.
3. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może zażądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących
treści złożonych ofert.
X. Kontakt z Zamawiającym
1. Osobą wyznaczoną do kontaktów z wykonawcami jest Michał Remisz tel. 697-570-307, (61) 668-
23-14; adres e – mail: michal.remisz@barka.org.pl.
2. Wszelkie wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą
pisemną lub elektroniczną. W przypadku przekazywania oświadczeń, wniosków, zawiadomień oraz
informacji drogą elektroniczną, każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt ich
otrzymania.
XI. Kryteria wyboru oferty
1. Ocenie zostaną poddane jedynie oferty spełniające wszystkie wymogi formalne. Zamawiający
dokona oceny i porównania ofert oraz wyboru oferty najkorzystniejszej na podstawie następujących
kryteriów:
a) Formalne:
a) Minimalne wymagania dotyczące Wykonawcy (punkt V) – warunek konieczny – oceniany
na zasadzie spełnia/nie spełnia.
b) Oferty nie spełniające minimalnych wymogów zostaną odrzucone.
b) Merytoryczne:
a) Cena - waga procentowa kryterium - 100%
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego

5. b) Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium – oferta z najkorzystniejszą
ceną otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację proporcjonalną do jej
atrakcyjności cenowej (równą wartości procentowej).
c) Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej spośród ofert niepodlegających
odrzuceniu. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta z najwyższą oceną.
d) W przypadku nie wybrania Wykonawcy (np. brak ofert, odrzucenie ofert) Zamawiający
dopuszcza możliwość ponownego rozpoczęcia procedury zapytania ofertowego.
XII. Przesłanki odrzucenia oferty
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
 jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego;
 zostanie złożona po terminie składania ofert;
 będzie zawierała rażąco niską cenę;
 będzie nieważna na podstawie odrębnych przepisów;
 nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub
oświadczeń.
XIII. Ogłoszenie wyników postępowania
1. Informacje o wynikach postępowania zostaną opublikowane na stronie internetowej
Zamawiającego www.barka.org.pl do dnia 14 sierpnia 2012 roku do godz. 17:00.
2. O fakcie wyboru oferty oraz terminie zawarcia umowy Zamawiający powiadomi wybranego w
drodze postępowania Wykonawcę drogą elektroniczną.
XIV. Inne informacje dotyczące postępowania
1. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub odwołane, o czym
Wykonawcy zostaną powiadomieni.
2. Konkurs może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość podjęcia indywidualnych negocjacji dotyczących ceny z
każdym Wykonawcą, jeżeli zaproponowane przez Wykonawców ceny przekroczą kwotę, jaką
Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. Wynikiem negocjacji będzie
wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową
niższą ceną.
Lista załączników:
1. Załącznik nr 1 - wzór formularza ofertowego;
2. Załącznik nr 2 - wzór umowy;
Projekt współfinansowany ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego