1. PROJEKT REGIONALNE CENTRUM EKONOMII SPOŁECZNEJ
KSI¢GOWOÂå
SPÓŁDZIELNI SOCJALNEJ
PROJEKT REGIONALNE CENTRUM CENTRUM EKONOMII SPOŁECZNEJ
PROJEKT REGIONALNE EKONOMII SPOŁECZNEJ
biuletyn
B I U L E T Y N W S P Ó ¸ f I N A N S O WA N Y Z E Â r O D KÓ W U N I I E U r O P E J S K I E J W r A m A C h E U r O P E J S K I E G O f U N D U S Z U S P O ¸ E C Z N E G O

2. Biuletyn współfinansowany ze Środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Autorzy: Grażyna Grześkowiak
Korekta: Grażyna Grześkowiak
Opracowanie graficzne i druk: Studio Positiv (www.positiv.com.pl)
Copyright by Fundacja Pomocy Wzajemnej „Barka”, Poznań 2010
Wszelkie prawa zastrzeżone.
Każda reprodukcja lub adaptacja całości lub części niniejszej publikacji,
niezależnie od zastosowanej techniki reprodukcji,
wymaga pisemnej zgody Autora i Wydawcy.
Wydawca:
Fundacja Pomocy Wzajemnej Barka
ul. Św. Wincentego 6/9
61-003 Poznań
Tel.: 61 872 02 86
Fax: 61 872 90 50
www.barka.org.pl

3. Spis treści:
Wstęp str. 4
I. Podstawowe pojęcia księgowe. str. 5
II. Dokumenty księgowe. str. 9
III. Dowody księgowe. str. 15
IV. Ewidencja środków pieniężnych. str. 25
V. Polityka magazynowa. str. 27
VI. Umowa o pracę. str. 29
VII. Sprawozdanie finansowe jako podstawa analizy finansowej. str. 39

4. Wstęp
Spółdzielnia Socjalna jest jedną z form prowadze-
nia działalności gospodarczej.
Jak na każdym podmiocie prowadzącym dzia-
łalność gospodarczą, ciąży na niej obowiązek
prowadzenia dokumentacji finansowo – księgo-
wej. Spółdzielnia socjalna w momencie wpisania
do Krajowego Rejestru Sądowego nabywa oso-
bowość prawną. Fakt ten wymusza na spółdzielni
socjalnej obowiązek prowadzenia dokumentacji
księgowej zgodnie z Ustawą o rachunkowości
– tzw. pełnej księgowości.
Publikacja zawiera podstawowe informacje
dotyczące pojęć księgowych, dokumentów księ-
gowych oraz analizy dokumentacji księgowej.
Niezbędnym jest, aby każdy członek spółdzielni
socjalnej prowadzącej działalność gospodarczą,
posiadał wiedzę dotyczącą podstaw księgowo-
ści. Pozwoli to na prawidłowe sporządzanie źró-
dłowych dowodów księgowych oraz ocenę sytuacji
finansowej spółdzielni.

5. I Podstawowe pojęcia księgowe
Przychodem przedsiębiorcy jest kwota należna ze W ujęciu przedmiotowym przedsiębiorstwo
sprzedaży towarów, produktów i usług, i to nieza- pojmowane jako kompleks majątkowy, zorganizo-
leżnie, czy kontrahent rzeczywiście nam zapłacił. wany w celu prowadzenia działalności gospodar-
Do przychodów zalicza się też inne świadczenia czej, określa się jako aktywa.
na rzecz firmy - w naturze, nieodpłatne, subwencje Składają się one z:
i dotacje, odsetki od środków na rachunkach ban- - majątku trwałego
kowych związanych z działalnością, otrzymane - majątku obrotowego.
kary umowne, przychody ze sprzedaży najmu lub
dzierżawy składników majątku firmy, odszkodowa- Majątek trwały stanowią: ziemia, budynki, maszyny
nia za straty powstałe w tym majątku. i urządzenia. Wszystkie te składniki biorą aktywny
udział w realizacji zadań gospodarczych przedsię-
Kosztami uzyskania przychodów są wydatki po- biorstwa. Na bieżąco majątek trwały nie jest okre-
niesione w celu osiągnięcia przychodów. Są to np. ślany według cen jego zakupu, lecz po odliczeniu
koszty zakupu towarów, eksploatacji samochodów amortyzacji. Środki trwałe charakteryzują się tym,
wykorzystywanych w tej działalności, czynsz za że wykorzystywane są w wielu cyklach produkcyj-
lokal, w którym wykonywana jest działalność nych, stopniowo się zużywając. Wartość zużycia
(nawet wtedy, gdy lokalem jest własne mieszkanie w ciągu jednego roku nazywa się amortyzacją.
- z tym, że trzeba wówczas zmienić jego przezna- Oblicza ją się dzieląc cenę zakupu, np. maszyny,
czenie - na lokal użytkowy), wynagrodzenia pra- przez ilość lat przyjętą jako okres jej zużycia.
cowników, niektóre podatki (np. od nieruchomości, Wydatki związane z nabyciem czy wytworzeniem
od środków transportowych, akcyza), rachunki majątku trwałego nie podlegają w zasadzie za-
telefoniczne, za prąd, wydatki na reklamę, zakup liczeniu do kosztów uzyskania przychodu z chwi-
wyposażenia, amortyzacja środków trwałych. lą ich poniesienia, ale stopniowo w okresie ich
Jeżeli przychody są większe niż koszty, powstaje wykorzystywania poprzez odpisy amortyzacyjne.
dochód do opodatkowania. W odwrotnej sytuacji Rygorom tym podlegają jednak wyłącznie skład-
- gdy koszty przewyższają przychody - powstaje niki majątku stanowiące zgodnie z ustawowymi
strata. Podatku się wówczas nie płaci, a stratę definicjami środki trwałe albo wartości niemate-
można odliczyć w ciągu następnych pięciu lat od rialne i prawne. Ponadto jeżeli nawet składnik ma-
uzyskanego w tych latach dochodu z działalności jątku stanowi zgodnie z definicją ustawową śro-
gospodarczej. dek trwały albo wartość niematerialną i prawną,
to w niektórych przypadkach podatnik i tak ma
Przedsiębiorstwo jest podmiotem gospodarczym możliwość szybszego ujęcia w kosztach wydatków
prowadzącym na własny rachunek działalność na nabycie czy wytworzenie. [Tabela 1]
produkcyjną lub usługową w celu osiągnięcia okre- Amortyzacja naliczana jest do czasu, kiedy cała
ślonych korzyści. Korzyści te mogą być różnie ro- wartość początkowa zostanie zaliczona do kosz-
zumiane, ale w gospodarce rynkowej w większo- tów uzyskania przychodu poprzez odpisy amor-
ści dają się sprowadzić do maksymalizacji zysku tyzacyjne. Przy wcześniejszej sprzedaży majątku
w długim okresie. trwałego cała niezamortyzowana część wartości

6. [Tabela 1]
Przewidywany okres używania Przewidywany okres używania przekracza
nie przekracza 1 roku 1 rok
Wartość początko- To nie jest środek trwały ani To jest środek trwały lub wartość niematerial-
wa nie przekracza wartość niematerialna i prawna. na i prawna. Podatnik może - według własne-
3500zł Wydatek na nabycie stano- go uznania - amortyzować go albo zaliczyć
wi koszt uzyskania przychodu wydatki do kosztów uzyskania przychodu
w dniu jego poniesienia. w dniu przekazania do używania (nie wpisując
do ewidencji środków trwałych) albo dokonać
amortyzacji jednorazowej 100% (wpisując
do ewidencji środków trwałych).
Wartość począt- To nie jest środek trwały ani To jest środek trwały lub wartość niematerial-
kowa przekracza wartość niematerialna i prawna. na i prawna podlegające amortyzacji. Wydat-
3500zł Wydatek na nabycie stano- ki na nabycie czy wytworzenie nie podlegają
wi koszt uzyskania przychodu zaliczeniu do koszów uzyskania przychodu
w dniu jego poniesienia. (z wyjątkiem wydatków niezamortyzowa-
nych w przypadku sprzedaży). Do kosztów
zalicza się jedynie odpisy amortyzacyjne.
początkowej stanowić będzie koszt uzyskania Na majątek obrotowy przedsiębiorstwa składają
przychodu ze sprzedaży. Przychód ze sprzedaży się: zapasy, należności zewnętrzne oraz środki
całkowicie zamortyzowanego majątku trwałego pieniężne. Zapasy stanowią różne dobra prze-
odbywa się bez rozliczania kosztów uzyskania chowywane przez przedsiębiorstwo na potrzeby
przychodu (rozliczono je wcześniej). przyszłej produkcji i sprzedaży. Są to więc surow-
W przypadku zakończenia użytkowania inwestycji ce, półfabrykaty i paliwa, których pewne zapasy
w obcym środku trwałym bez odsprzedaży nakła- są niezbędne po to, by produkcja mogła
dów niezamortyzowana część wartości począt- rytmicznie przebiegać oraz pozostające
kowej nie będzie ani dalej amortyzowana, ani nie na składzie, jeszcze nie sprzedane wyroby
stanowi kosztu uzyskania przychodu w związku gotowe. Pozostałą część aktywów przedsiębior-
z zakończeniem użytkowania (koszt przepada). stwa stanowią należności zewnętrzne (głów-
Warto dodać, że zgodnie z definicją środków trwa- nie z tytułu nie uregulowanych rachunków
łych niektóre składniki majątku o przewidywanym za sprzedaż wytworzonych towarów innym pod-
okresie użytkowania (np. inwestycje w obcym miotom gospodarującym oraz z tytułu posia-
środku trwałym, budynki i budowle wybudowane dania obcych obligacji) oraz zasoby środków
na cudzym gruncie czy majątek leasingowany pieniężnych (gotówki i obcych czeków). Przed-
w leasingu finansowym, kapitałowym) również siębiorstwa, których klienci zwlekają z płaceniem
stanowią środki trwałe podlegające amortyzacji. rachunków, często cierpią na brak gotówki
Składniki majątku użyczone - całkowicie nieodpłat- niezbędnej do pokrycia zobowiązań własnych
nie - nie podlegają amortyzacji, gdyż nie są zwią- w stosunku do innych podmiotów – wtedy mówimy
zane z uzyskiwaniem przychodu. o braku płynności finansowej (cash flow). Należy
podkreślić, że obrotowe elementy majątku przed-
siębiorstwa biorą także – podobnie jak majątek

7. trwały – aktywny udział w realizacji zadań gospo- też długiego okresu czasu. Krótki okres to taki, w
darczych tego podmiotu. którym rozmiary choćby jednego z używanych za-
Źródła finansowania aktywów przedsiębiorstwa sobów nie ulegają zmianie. Natomiast jako długi
określa się jako pasywa. rozumiemy taki okres, w którym rozmiary wszyst-
Składają się one z: kich używanych zasobów ulegają zmianie.
- funduszy własnych, W krótkim okresie czasu pewna część kosztów
- funduszy obcych jest wielkością niezmienną, co wynika z tego,
że nie zmieniają się rozmiary i technologia przed-
Fundusze własne stanowią równowartość wkładu siębiorstwa. Są to koszty stałe. Zalicza się do nich
majątkowego właścicieli przedsiębiorstwa oraz re- amortyzację, koszty zakupu lub dzierżawienia
inwestowane zyski nie podzielone, przeznaczone ziemi i innego majątku, odsetki od kredytów,
na dalszy rozwój firmy. składki ubezpieczeniowe. Koszty te ponoszone są
Fundusze obce składają się z: zobowiązań wobec w jednakowej wysokości, niezależnie od tego czy
dostawców czynników produkcji, zobowiązań wo- jakakolwiek produkcja ma miejsce.
bec banków i innych zobowiązań. Nie zapłacone Koszty, których wysokość pozostaje w bezpośred-
rachunki za dostarczenie przedsiębiorstwu ziemi nim związku z rozmiarami produkcji, nazywamy
(np. nie uregulowanie opłaty dzierżawnej), pracy kosztami zmiennymi. Zalicza się do nich płace,
(np. zaległe płace) i kapitału, stanowią jego obcią- wydatki na zakup surowców, półfabrykatów, paliw,
żenie. Podobnie w przypadku zobowiązań wynika- materiałów biurowych itp. Koszty te rosną wraz
jących z konieczności spłaty rat i procentów z ty- ze wzrostem rozmiarów produkcji (dóbr lub
tułu wcześniej zaciągniętych kredytów bankowych usług).
długo- i krótko terminowych. Inne zobowiązania Suma kosztów stałych i kosztów zmiennych two-
wiążą się z ustawową koniecznością dokonywania rzy koszty całkowite. Rosną one wraz ze wzrostem
różnego rodzaju opłat. rozmiarów produkcji.
Te dwa rodzaje funduszy nie pełnią aktywnej roli Koszty finansowe są związane z działalnością
w działalności przedsiębiorstwa. Dlatego właśnie finansową w przedsiębiorstwie. Działalność
nazywane są pasywami. Są one tylko jakby cie- ta polega m.in. na sprzedaży/kupnie papie-
niem majątku przedsiębiorstwa. Niezwykle ważna rów wartościowych, udziałów i akcji; zaciąganiu
jest jednak struktura tego cienia. Udział funduszy kredytów. Koszty finansowe to:
obcych nie powinien stanowić nadmiernej części - koszty z tytułu zapłaconych odsetek od nieter-
pasywów, ponieważ może to doprowadzić do bra- minowej zapłaty zobowiązań,
ku możliwości regulowania długów i stopniowego - odsetki od zaciągniętych kredytów, pożyczek,
popadania w pułapkę zadłużenia. odsetki karne,
- odsetki za zwłokę w zapłacie,
Przedsiębiorstwo prowadząc proces produkcji - odsetki od wyemitowanych obligacji,
(dóbr lub usług) ponosi określone koszty. W ujęciu - straty z tytułu zbycia inwestycji,
globalnym rosną one wraz ze wzrostem rozmiarów - ujemne różnice kursowe,
produkcji dóbr lub usług. W poszczególnych seg- - dyskonto od weksli własnych oraz, przy sprze-
mentach kosztów, ich zmiany najczęściej jednak daży czeków i weksli obcych.
nie są dokonywane proporcjonalnie w stosunku
do zmian wielkości produkcji. Zależność powyż- Koszty finansowe to koszty, które odnoszą się do
sza nabiera także pewnej specyfiki z zależności korzystania przez przedsiębiorstwo z kapitału ob-
od tego, czy rozpatrujemy ją dla krótkiego czy cego. Inne koszy finansowe obejmują też opłaty

8. skarbowe od umowy pożyczki, prowizje bankowe. mu pomniejszonemu o wartość odsetek kapita-
łowych, które można by uzyskać wypożyczając
Koszty operacyjne. równowartość kosztów wg przeciętnego opro-
Do kosztów bezpośrednio dotyczących działalno- centowania kredytów w tym samym okresie
ści operacyjnej zalicza się koszty działalności pod- · normalny zysk przedsiębiorstwa - ma miejsce
stawowej oraz koszty ogólnego zarządu. Wśród wtedy gdy zysk ekonomiczny jest równy 0.
kosztów związanych z działalnością podstawową Oznacza to w praktyce, że przedsiębiorstwo
figurowały będą koszty wykonywania usług han- nie tworzy rzeczywistej wartości dodanej
dlowych, płace personelu, koszty poniesione · zysk kapitałowy - to wzrost wartości samego
z tytułu zużycia środków trwałych itp. Przy ujmo- kapitału, np. w wyniku wzrostu cen posiada-
waniu kosztów w księgach notarialnych obowią- nych papierów wartościowych na giełdzie,
zywać winna zasada współmierności różnic kursowych walut lub cen nieruchomości,
przychodów i kosztów. Koszty zarządu są to maszyn i materiałów.
koszty kompleksowe zawierając elementy tak
kosztów prostych, jak i złożonych, będą to zatem
koszty administracyjno-gospodarcze.
Rodzajową strukturę kosztów bezpośrednio zwią-
zanych z działalnością operacyjną konstytuują:
koszty amortyzacyjne, wynagrodzenia pracowni-
ków, ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia
płacone przez pracodawcę, koszty z tytułu zużycia
materiałów i energii, koszty usług transportowych,
remontowych i telekomunikacyjnych, a także po-
datki od nieruchomości, opłaty skarbowe i notarial-
ne oraz wszystkie inne wydatki nie mające charak-
teru kosztów działalności operacyjnej.
Zysk w rachunkowości jest to dodatni wynik finan-
sowy przedsiębiorstwa lub określonej inwestycji
albo pożyczki. Jego przeciwieństwem jest strata.
Zysk jest wartością ekstensywną i nie określa
bezpośrednio efektywności gospodarowania lub
inwestowania. Wartością określającą efektywność
gospodarowania i inwestowania jest rentowność.
Rodzaje zysku:
· księgowy zysk przedsiębiorstwa - jest równy
bezpośrednio wynikowi finansowemu obliczo-
nemu z rachunku zysków i strat przedsiębior-
stwa.
· ekonomiczny zysk przedsiębiorstwa zwany
czasami nadzwyczajnym, lub rzeczywistą war-
tością dodaną - jest równy zyskowi księgowe-

9. II Dokumenty księgowe
Faktura Vat gdy nie ma takiego kodu PKWiU - wówczas trze-
Każdy podatnik VAT zobligowany jest do wypisy- ba wyjaśnić z jakiego powodu stosuje się obniżoną
wania faktury VAT. Opodatkowaniu ulegają czyn- stawkę.
ności wykonywane na terenie kraju. Kiedy zbyt od- Pozycja faktury VAT winna zawierać w szczegól-
nosi się do osób, nie będących podatnikami VAT, ności dane takie jak:
nie ma konieczności wystawiania faktury VAT. · ilość,
W takim wypadku w zupełności wystarczy rachu- · wartość brutto,
nek. Podatnik zobligowany jest do wystawienia · opis towaru,
faktury w 2 egzemplarzach. Kopię zachowuje dla · cenę,
siebie, zaś oryginał odbiera kupujący. Od dnia 17 · stawkę VAT(22%,7% itp),
grudnia 2005 roku wystawienie faktury lub rachun- · wartość netto,
ku niepoprawnie karane jest grzywną. Nie prze- · podatek - cena netto x 1 + stawka podatku.
chowywanie faktur lub rachunków (wystawionych
przez samego siebie) podlega karze grzywny. Faktura musi mieć w szczególności dane takie
Dokument sprzedaży należy wypisać w terminie jak:
do 7 dni od wydania towaru lub wykonania usłu- · sposób płatności - gotówka lub przelew,
gi. W przypadku umów o charakterze ciągłym fak- · kwota brutto,
turę VAT wypisuje się nie później niż 7 dni po mie- · data wystawienia,
siącu w którym dotyczy dana umowa (abonament, · dane wystawcy,
czynsz). · dane kupującego,
Do typów faktur VAT możemy zaliczyć takie jak · podsumowania słownie oraz cyframi,
końcowa, faktura zaliczka, zwykła faktura, korek- · nr faktury vat np FVS 9/3/2008,
ta, istnieje również faktura proforma, która nie jest · napis faktura VAT,
fakturą VAT. Kiedy występuje wewnatrzwspolno- · wyszczególnienie stawek,
towa dostawa towarów faktura VAT stwierdzająca · powinna być w 2 egzemplarzach
tę dostawę musi zawierać numer identyfikacji po- (kopia i oryginał),
datkowej podatnika dokonującego dostawy (ko- · termin do kiedy trzeba opłacić fakturę.
niecznie zarejestrowanego jako podatnik VAT UE)
numer ten winien być poprzedzony kodem PL. Po- Faktura korygująca Vat
nadto na fakturze VAT należy wpisać odpowiedni i Fakturę korygującą wypisuje się, kiedy zwiększono
ważny NIP dla transakcji typu WDT, nadany przez cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdze-
kraj członkowski nabywcy, posiadający symbol nia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku
tego państwa. Gdy dostawa dotyczy artykułów lub bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury. Doku-
wykonywania usług objętych stawką podatku ob- ment sprzedaży korygujący musi zawierać słowa
niżoną a także dostarczenia artykułów lub świad- „korekta” lub „faktura korygująca”. W prowadze-
czenia usług zwolnionych od podatku VAT na- niu działalności występują sytuacje kiedy powin-
zwa produktu lub usługi obejmuje także kod pro- niśmy wypisać fakturę korygującą. Częstym nie-
duktu lub usługi, określony w PKWiU, z wyjątkiem dopatrzeniem jest wpisanie złych danych nabywcy

10. (NIP, dane adresowe) albo kwot w pozycjach fak- na zamówieniu powinno się wystawić korektę fak-
tury. Wtedy musimy wypisać fakturę korygującą. tury zaliczkowej. Faktura zaliczkowa musi mieć
W wypadku gdy przeinaczenie zostanie zauwa- listę wszystkich uprzednio zainkasowanych za-
żony przez kupującego, może on wypisać notę datków, a także objaśnienie zamówienia. Jeżeli
korygującą. Faktura korygująca, winna zawierać zamówienie dotyczy usług albo towarów objętych
informacje: numer kolejny i datę jej wystawienia, kilkoma stawkami VAT, należy proporcjonalnie
nazwę sprzedawcy i kupującego, ich adresy i nu- do zamówienia wyliczyć podatek. Faktura koń-
mery identyfikacji podatkowej, datę wystawienia cowa VAT, jest to zamykająca zamówienia fak-
i numer faktury korygowanej, oraz oznaczenie tura zaliczkowa. Od typowej zaliczki różni się tym,
„FAKTURA KORYGUJĄCA”. Winna także mieć że powinno się ją zaksięgować do Księgi przycho-
treść przed wystawieniem korekty i po jej wyko- dów i rozchodów.
naniu oraz powód tej korekty. Kiedy odnosi się
do udzielenia rabatu, oddania towarów, wówczas Pozycja faktury VAT musi mieć dane takie jak:
należy wykazać kwotę i rodzaj udzielonej zniżki. · ilość towarów,
Dla potrzeb rozliczenia podatku VAT wymagane · wartość towarów,
jest posiadanie potwierdzenia odbioru faktury ko- · wartość brutto,
rygującej. · cenę netto,
· opis towaru,
Pozycja faktury powinna zawierać takie dane: · stawkę podatku VAT,
· stawkę podatku VAT, · podatek.
· cenę jednostkową
· wartość netto, Zaliczka musi zawierać w szczególności dane
· wartość brutto, takie jak:
· opis usługi, · informacje o sprzedawcy,
· podatek, · dane kupującego,
· ilość zamówionych towarów. · nr faktury np.: FVS 6/4/2009,
· wyszczególnienie stawek,
Faktura zalIczkoWa · kwota brutto,
Faktura tego rodzaju nie jest przychodem podczas · data wystawienia dokumentu sprzedaży.
obliczania podatku od dochodu, trzeba ją umie-
ścić w rejestrze sprzedaży. Faktura zaliczka jest Faktura Pro ForMa
swoistym wariantem faktury, która jest wystawiana Pro forma (łc. dla pozoru) z wyglądu nie różni się
w warunku skasowania zadatku za przedmiot od zwyczajnej faktury VAT (poza napisem faktura
lub usługę. Faktura ta winna zawierać zwykłe pro forma). Służy jedynie celom informacyjnym.
składniki wzięte z normalnej faktury oraz zawierać Jest to fikcyjna faktura wypisywana przed za-
objaśnienie zaliczka. Nabywca ma możliwość od- warciem transakcji. Dokument tego typu jest trak-
liczyć podatek VAT naliczony z faktury rozliczając towany jako zapowiedzenie wystawienia rutyno-
okres, w którym ją otrzymał. wej faktury z zawartością taką samą jak faktura
Fakturę wypisuje się w dodatku 7 dni od dnia pro forma.
w którym odebrano przedpłatę. W sytuacji gdy za- Wobec tego do czego służy faktura pro forma?
datki są całością zamówienia, należy wystawić Tego rodzaju dokument jest w praktyce specyfika-
fakturę VAT końcową, którą należy wprowadzić cją późniejszego zamówienia i jest zwykłym świst-
do KPiR. Kiedy przedpłaty przekroczą kwotę kiem papieru. Faktura pro forma nie stanowi do-
10

11. kumentu księgowego i w związku z tym nie wkle- zakończeniu sprzedaży w ostatnim dniu mie-
pujemy jej do rejestru sprzedaży VAT również siąca, nie później jednak niż przed rozpoczę-
do księgi. Toteż nabywca nie jest uprawniony ciem sprzedaży w następnym miesiącu, ewi-
do odliczenia podatku VAT naliczonego na pod- dencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy re-
stawie tego dokumentu. W niektórych programach zerwowej lub zaprzestania sprzedaży,
dokument tej podklasy jest podstawą do wystawia- · dokonywania wydruku wszystkich emitowanych
nia faktury zaliczkowej VAT. przez kasę dokumentów i ich kopii na taśmie
papierowej z rolki,
Pozycja faktury musi mieć takie dane: · przechowywania kopii dokumentów kasowych
· cenę, przez okres do 7 lat;
· stawkę podatku, · stosowania kas wyłącznie do prowadzenia
· podatek - cena netto x 1 + stawka podatku, ewidencji własnej sprzedaży, bez prawa
· ilość towarów, ich używania przez osoby trzecie;
· cenę netto x ilość, · zgłoszenia kasy w terminie 7 dni od dnia
· razem, jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowe-
· nazwę towaru lub usługi. go w celu otrzymania numeru ewidencyjnego
kasy;
Faktura musi posiadać w szczególności dane · naniesienia na obudowę kasy w sposób trwały
takie jak: jej numeru ewidencyjnego,
· nr faktury vat np FV 1/2007, · zamieszczania wpisów w książce kasy rejestru-
· stawki podatku z wartościami, jącej,
· data wystawienia dokumentu sprzedaży, · przechowywania książki kasy w miejscu i przez
· kwota razem, okres jej użytkowania oraz udostępniania
· termin zapłaty, jej na żądanie właściwych organów,
· objaśnienie faktura pro forma, · prowadzenia po fiskalizacji kasy wyłącznie
· sposób zapłaty za fakturę - przelew sprzedaży w trybie fiskalnym i nieprowadzenia
czy gotówka, sprzedaży na kasie po jej fiskalizacji w żadnym
· dane nabywcy, innym trybie niefiskalnym, w tym w trybie szko-
· informacje o sprzedawcy. leniowym.
kaSa FISkalNa I ParagoNy racHuNEk
Podatnicy prowadzący ewidencję przy zastosowa- Prowadzący działalność gospodarczą nie posia-
niu kas rejestrujących są obowiązani do: dający statusu podatnika VAT czynnego (w tym
· dokonywania rejestracji każdej sprzedaży przy podatnicy VAT zwolnieni podmiotowo) dokumen-
zastosowaniu kasy i dokonywania wydruku tują sprzedaż przy pomocy rachunków. Rachunki
z każdej sprzedaży paragonu fiskalnego lub wystawiają również podatnicy VAT w stosunku
faktury VAT oraz do wydawania oryginału do czynności nieopodatkowanych podatkiem VAT,
wydrukowanego dokumentu nabywcy, np. komisanci z tytułu prowizji za wykonaną usługę
· sporządzania raportu fiskalnego dobowego komisu.
po zakończeniu sprzedaży za dany dzień, nie Przez działalność gospodarczą rozumieć nale-
później jednak niż przed dokonaniem pierwszej ży każdą działalność zarobkową w rozumieniu
sprzedaży w dniu następnym, oraz sporządza- przepisów o swobodzie działalności gospodarczej,
nia raportu fiskalnego za okres miesięczny po w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także
11

12. każdą inną działalność zarobkową wykonywaną Treść rachunków reguluje rozporządzenie ministra
we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachu- finansów z dnia 22 sierpnia 2005r. w sprawie nali-
nek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej dzia- czania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyj-
łalności do działalności gospodarczej lub osoby nej, a także zakresu informacji, które muszą być
wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców. zawarte w rachunkach. Rachunek może zawierać
Zatem brak przychodów z pozarolniczej działalno- również inne dane, w tym termin i zasady płatno-
ści gospodarczej nie oznacza wcale, że podatnik ści, treści reklamowe itp.
nie ma obowiązku wystawić rachunku. Rachunki
wystawiają na przykład nie prowadzący własnych DElEgacjE
firm: wynajmujący, zatrudnieni na podstawie umo- Wysokość oraz warunki zwrotu kosztów delegacji
wy zlecenia, umowy o dzieło czy twórcy - jeżeli nie krajowej pracownika państwowej lub samorzą-
wystawiają faktury VAT. dowej jednostki sfery budżetowej określa roz-
porządzenie ministra pracy i polityki społecznej
Rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży z 19 grudnia 2002 r.
lub wykonanie usługi zawiera co najmniej:
· imiona i nazwiska (nazwę albo firmę) oraz adre- Dla pozostałych pracowników wysokość należ-
sy sprzedawcy i kupującego badź wykonawcy ności określa się w układzie zbiorowym pracy lub
i odbiorcy usługi; regulaminie wynagradzania, a jeżeli takie nie obo-
· datę wystawienia i numer kolejny rachunku; wiązują - w umowie o pracę. Postanowienia ukła-
· odpowiednio wyraz „ORYGINAŁ” albo du zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania
„KOPIA”; lub umów o pracę nie mogą ustalać diet za dobę
· określenie rodzaju i ilości towarów lub wykona- podróży służbowej na obszarze kraju w wysoko-
nych usług oraz ich ceny jednostkowe; ści niższej niż dieta z tytułu podróży służbowej
· ogólną sumę należności wyrażoną liczbowo dla pracowników sfery budżetowej.
i słownie;
· czytelny podpis wystawcy rachunku oraz od- zWrot koSztóW
cisk pieczęci wystawcy rachunku, jeżeli się nią Jeżeli układ zbiorowy pracy, regulamin wynagra-
posługuje. dzania lub umowa o pracę nie określa wysokości
należności na pokrycie kosztów podróży służbo-
W odróżnieniu zatem od faktury w rachunku wej, stosowane będą stawki wymienione w tym
wymagany jest podpis wystawcy. Podatnicy rozporządzeniu.
wystawiający rachunki mają obowiązek numero- Za czas podróży służbowej pracownikowi przy-
wać je kolejno, tzn. mogą prowadzić więcej nume- sługuje wynagrodzenie za pracę, diety oraz zwrot
racji równolegle w tym samym czasie (np. dla każ- kosztów z tytułu przejazdów, noclegów, dojazdów
dego sklepu odrębnie), ale każda z tych numeracji środkami komunikacji miejscowej czy innych udo-
powinna być kolejna. kumentowanych wydatków określonych przez pra-
codawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.
W przypadku gdy oryginał rachunku zaginął Z tytułu zwrotu kosztów podróży służbowej pra-
lub uległ zniszczeniu, ponownie wystawiony cownik musi otrzymać kwotę odpowiadającą do-
rachunek zawiera oprócz ww. danych: datkowym wydatkom, które poniósł w celu speł-
· wyraz „DUPLIKAT”; nienia świadczenia pracy poza miejscowością,
· datę ponownego wystawienia rachunku. w której znajduje się siedziba pracodawcy
lub miejsce świadczenia pracy.
12

13. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów podróży śroDkI traNSPortu
służbowej w wyższej wysokości niż ustalona w roz- Każdemu zatrudnionemu przysługuje zwrot kosz-
porządzeniu, układzie zbiorowym pracy czy regu- tów poniesionych na przejazd do miejsca wykony-
laminie wynagradzania lub umowie o pracę, jeżeli wania zadań służbowych.
poniesienie wyższych kosztów byłoby niezbędne
do należytego wykonania zadania służbowego. Za zgodą pracodawcy pracownik może odbyć
Pracodawcę obciążają bowiem niezbędne koszty, podróż służbową samochodem osobowym,
które wynikają z wykonywania zadania służbowe- motocyklem lub motorowerem, niebędącym włas-
go poza miejscowością, w której znajduje się sie- nością pracodawcy. Przysługuje mu wówczas
dziba pracodawcy lub miejsce świadczenia pracy. zwrot kosztów przejazdu w wysokości stanowiącej
iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę
NalEżNoścI z tytułu DIEt za kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodaw-
Dieta jest przeznaczona na pokrycie zwiększo- cę. Maksymalne stawki za 1 km przebiegu wyno-
nych kosztów wyżywienia w czasie podróży. szą obecnie:
Od 1 stycznia 2007 r. wynosi ona 23 zł na dobę - 0,4894 zł - dla samochodu osobowego
podróży. Należności z tytułu diet oblicza się za czas z silnikiem o pojemności skokowej do 900 cm3,
od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu - 0,7846 zł - dla samochodu osobowego
zadania zleconego przez pracodawcę. Czas dele- z silnikiem o pojemności skokowej powyżej
gacji pracownika to nie tylko czas pobytu w miej- 900 cm3,
scowości, do której pracownik został skierowany, - 0,2161 zł - dla motocykla,
ale również czas przemieszczania się pracownika - 0,1297 zł - dla motoroweru.
w celu dojechania do wskazanej miejscowości
i powrotu z niej. W poleceniu wyjazdu służbowego pracodawca
Zasady obliczania są następujące: powinien szczegółowo określić rodzaj pojazdu,
1. Jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi: którym będzie poruszał się pracownik (samo-
- od 8 do 12 godzin - przysługuje połowa diety, chód, motocykl, motorower), markę i typ pojazdu,
- ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej a w przypadku samochodu także pojemność
wysokości, silnika oraz numer rejestracyjny pojazdu. Nato-
2. Jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą miast delegowany powinien prowadzić ewidencję
dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, przebiegu pojazdu na podstawie wskazań licznika
a za niepełną, ale rozpoczętą dobę: pojazdu. Może być ona wpisana do druku delega-
- do 8 godzin - przysługuje połowa diety, cji lub stanowić odrębny dokument - jako załącznik
- ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej do właściwego polecenia wyjazdu służbowego.
wysokości.
ryczałt za NoclEg
Dieta nie przysługuje pracownikowi, który jest Podróż służbowa często trwa dłużej niż jeden
delegowany do miejscowości swojego czaso- dzień i pracownik musi w tym czasie nocować
wego lub stałego pobytu; przebywa w podró- poza miejscem swojego zamieszkania. Jeże-
ży służbowej co najmniej dziesięć dni i w dniu li pracownik nie ma zapewnionych bezpłatnych
wolnym od pracy wraca do swojego miejsca noclegów, ma prawo do zwrotu kosztów hotelu
pobytu (dieta nie przysługuje za pobyt w miej- lub noclegu w innym obiekcie świadczącym usłu-
scu stałego lub czasowego pobytu) lub ma za- gi hotelarskie. Aby zwrot mógł nastąpić, pracow-
pewnione całodniowe bezpłatne wyżywienie. nik musi jednak przedłożyć pracodawcy rachunki
13

14. dokumentujące poniesione koszty noclegów.
Jeżeli zatrudniony nie złoży rachunku, a pracodaw-
ca nie zapewni mu bezpłatnego noclegu, przysłu-
guje mu ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150
proc. diety, pod warunkiem że nocleg trwa co naj-
mniej 6 godzin pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00.
Od 1 stycznia 2007 r. ryczałt za nocleg wynosi
34,50 zł.
Zwrot kosztów noclegu lub ryczałt za nocleg nie
przysługuje za czas przejazdu, jeżeli przejazd miał
miejsce w nocy. Dotyczy to na przykład sytuacji,
gdy pracownik wracał z delegacji w godzinach
nocnych pociągiem w wagonie sypialnym lub
korzystał z kuszetki. W takim przypadku zwrot
obejmuje tylko cenę biletu wraz ze stosownymi
opłatami.
Pracownikowi nie będzie także przysługiwał zwrot
kosztów noclegów lub ryczałt za nocleg za czas
przejazdu, jeżeli pracodawca uzna, że miał on
możliwość powrotu każdego dnia do miejscowości
swojego stałego lub czasowego pobytu.
W przypadku delegacji trwających dłużej niż
dziesięć dni pracownik ma prawo do dojazdu
w dni wolne do miejsca zamieszkania na koszt
pracodawcy. Za czas spędzony w miejscu
zamieszkania diety i ryczałty nie przysługują.
Za przejazd do miejscowości stałego lub czaso-
wego pobytu i z powrotem przysługuje wyłącznie
zwrot kosztów przejazdu środkiem transportu
określonym przez pracodawcę.
1

15. III Dowody księgowe
Istota dokumentacji księgowej polega na utrwale- Cechy dowodu księgowego:
niu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu 1. Określenie rodzaju dowodu i jego numeru iden-
procesów gospodarczych, które są przedmiotem tyfikacyjnego,
ewidencji księgowej. Dokumentacja księgowa 2. Określenie stron (nazwy, adresy) dokonują-
składa się zatem z odpowiednio sporządzonych cych operacji gospodarczej,
dokumentów, wyrażających przebieg lub skutek 3. Opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to moż-
wykonywanych operacji gospodarczych. liwe, określoną także w jednostkach natural-
nych,
Dowodami księgowymi są te dokumenty, któ- 4. Data dokonania operacji, a gdy dowód został
re stwierdzają dokonanie operacji gospodarczej sporządzony pod inną datą - także datę spo-
i podlegają ewidencji księgowej. rządzenia dowodu,
5. Podpis wystawcy dowodu oraz osoby, któ-
Od jakości dokumentów, tj. od ich prawidłowości rej wydano lub od której przyjęto składniki ak-
i wiarygodności, zależy również jakość informa- tywów,
cji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego 6. Stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania
też dokumentacji księgowej przypisuje się tak dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
duże znaczenie. Dokumenty księgowe stanowią przez wskazanie miesiąca oraz sposobu
nie tylko podstawę zapisów księgowych, ale rów- ujęcia dowodu w księgach rachunkowych
nież spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia 7. Sprawdzony pod względem:
sporu z innymi przedsiębiorstwami, instytucjami - merytorycznym,
lub osobami, a nadto stanowią ważne narzędzie - formalno - rachunkowym.
w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób 8. Zatwierdzony do wypłaty
materialnie odpowiedzialnych). Dokumenty księ- 9. Oznaczony numerem określającym powiąza-
gowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa nie dowodu z zapisami księgowymi dokonany-
dokumentowanej co roku kontroli sprawozdania mi na jego podstawie.
finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej.
Aby dokumentacja stanowiła wiarygodny dowód Oprócz tych cech, w większości dowodów wy-
przeprowadzenia operacji gospodarczych, musi stępują również inne jeszcze elementy, jak na
spełniać ściśle sprecyzowane wymagania. Są one przykład nazwa dowodu ( faktura, kasa przyjmie
określone w obowiązujących rozporządzeniach itp.) lub jego symbol (np. „KP”, „Pz”, „Rw” itp.)
(obecnie jest to rozporządzenie ministra finan- a także numer dowodu, nadany mu przez jego
sów z dnia 15 stycznia 1991 r w sprawie zasad wystawcę. W przypadku braku możliwości uzyska-
rachunkowości - Dz. U. z 1991r.,nr 10, poz.35 oraz nia - z przyczyn uzasadnionych - obcych dowodów
nr 124, poz. 554 i z 1992 r., nr 96 poz. 476). księgowych, kierownik jednostki gospodarczej
Na podstawie tego rozporządzenia za prawidłowy może uznać za właściwe dla udokumentowa-
uznaje się dokument (dowód księgowy). nia operacji gospodarczych dowody wystawione
przez pracowników dokonujących operacji w imie-
niu jednostki. Dowody te powinny zawierać: datę
1

16. dokonania operacji gospodarczej, miejsce i datę Wyróżnia się wówczas:
wystawienia dokumentu, przedmiot i wartość ope- - dowody źródłowe - zwane pierwotnymi,
racji oraz podpis osoby, która bezpośrednio do- stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie
konała wydatku. faktu dokonania operacji gospodarczej,
np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki,
PoDzIał DokuMENtóW kSIęgoWycH - dowody wtórne - sporządzone na podstawie
Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje kilku dowodów źródłowych, np. raport kasowy,
konieczność przeprowadzenia odpowiedniej rozdzielniki zużytych materiałów.
ich klasyfikacji. Jest ona potrzebna z wielu
względów (np. różne są zasady poprawiania Oprócz przytoczonej podstawowej klasyfikacji
poszczególnych grup dowodów, jak również różny dowodów księgowych w literaturze przedmiotu
może być ich obieg wewnętrzny). Klasyfikację można spotkać również inne przekroje klasyfika-
dokumentów, będących dowodami księgowymi, cyjne. Zaliczyć do nich można między innymi, po-
można przeprowadzić według różnych kryteriów. dział dowodów według celu wystawienia oraz we-
dług treści (rodzajów ) operacji gospodarczych.
Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody
księgowe dzieli się je na: Według pierwszego kryterium dzieli się dowody
- dowody obce na:
- dowody własne. a) dowody dyspozycyjne – tj. zawierające
w sobie jedynie dyspozycję (polecenie) doko-
Dowody obce - są to dowody sporządzone przez nania operacji gospodarczej (przykładem
obce jednostki i przekazane tej jednostce gospo- może tu być wezwanie do zapłaty, polecenie
darczej, której staną się przedmiotem ewidencji wyjazdy służbowego),
np.: faktury dostawców za zakupione materiały. b) dowody wykonawcze – tj. stwierdzające fakt
dokonania operacji gospodarczej (np. faktury,
Dowody własne - są to wszystkie dowody spo- listy płac),
rządzone przez tę jednostkę, w której podlegają c) dowody dyspozycyjno-wykonawcze – tj. takie,
zaewidencjonowaniu bez względu na ich prze- które zawierają w sobie cechy zarówno do-
znaczenie, np. faktury wystawione dla odbiorców wodów dyspozycyjnych jak i wykonawczych
za sprzedane towary. (przykładem tego typu dokumentów mogą
być asygnaty kasowe i materiałowe, polece-
Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe nia przelewu itp.).
dzielimy na:
- dowody zewnętrzne - ( wystawione przez daną Według drugiego kryterium dowody dzielimy na:
jednostkę z przeznaczeniem dla kontrahentów a) gotówkowe
i im przekazywane, np. faktury dla odbiorców). b) bezgotówkowe (materiałowe).
- dowody wewnętrzne - (wystawione przez daną
jednostkę dla własnych potrzeb, np. karty pra- Z kolei mogą się one dzielić na:
cy, dowody wydania materiałów ). - dowody materiałowe,
- dowody płacowe,
Dowody księgowe można też podzielić ze względu - dowody kosztowe itd.
na etapy sporządzenia.
1

17. Duże znaczenie, jakie przypisuje się dowodom porządkowy dowodu - mogą być nanoszone
księgowym, znajduje pełne odzwierciedlenie pieczęciami lub numeratorami,
w obowiązujących zasadach ich wystawia- b) podpisy osób uczestniczących w dokony-
nia, opracowania, kontroli i przechowywania. waniu operacji gospodarczej muszą być
Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powin- autentyczne i składane w dowodzie atra-
ny być wystawiane w sposób staranny, czytelny mentem lub długopisem w kolorze czarnym
i trwały. Podpisy na dowodach księgowych skła- lub niebieskim,
da się odręcznie. Dowód księgowy powinien być c) treść dowodu powinna być pełna i zrozu-
sporządzony w języku polskim. Może on być wy- miała, wystawiona w sposób staranny i czy-
stawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji telny; formułując treść dokumentu dopusz-
gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub cza się możliwość używania powszechnie
gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie stosowanych skrótów i symboli,
na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku d) błędne zapisy w dowodach księgowych
obcym. mogą być poprawione przez skreślenie
błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czy-
Prawidłowe sporządzanie dowodu księgowego. telności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpi-
1. Udokumentowaniem zapisów księgowych mo- sanie treści poprawnej i daty poprawki oraz
gą być wyłącznie prawidłowe dowody księgo- złożenie podpisu (zgodnie z § 2 pkt 8) przez
we. osobę dokonującą poprawki. Niedopusz-
2. Dowód księgowy powinien być rzetelny i zgo- czalne jest dokonywanie w dowodach księ-
dny z rzeczywistym przebiegiem operacji gowych wymazywań i przeróbek.
gospodarczej oraz wolny od błędów rachun-
kowych. Błędy w dowodach kasowych mogą być poprawio-
3. Dowód księgowy sporządza się w języku pol- ne jedynie przez unieważnienie dowodu zawie-
skim. Dowód księgowy może być również rającego błąd i wystawienie nowego właściwego
sporządzony w języku obcym, jeżeli dotyczy dowodu.
realizacji operacji gospodarczych z kontrahen-
tem zagranicznym - w sposób jednoznaczny Dowody księgowe, przed ich zaewidencjonowa-
i zrozumiały. Jeżeli dowód księgowy zawiera niem, muszą być odpowiednio opracowane. Na
wartość operacji gospodarczo – finansowej opracowanie dowodów składają się czynności:
wyłącznie w walucie obcej, należy ją prze- 1) sprawdzenie dokumentów (pod względem
liczyć i wpisać wartość w PLN w wolnych miej- formalnym, rachunkowym i merytorycznym),
scach dokumentu lub załączniku. 2) dekretowanie dokumentów,
4. Dowody księgowe podlegają sporządzeniu 3) segregowanie i numeracja dokumentów.
(często tylko wypełnieniu) z zachowaniem
następujących warunków: koNtrola DoWoDóW kSIęgoWycH
a) wszystkie rubryki w dokumencie wypełnia- Opisane dowody księgowe podlegają sprawdze-
ne są zgodnie z ich przeznaczeniem pió- niu pod względem:
rem, długopisem, atramentem, tuszem 1. Merytorycznym
lub pismem maszynowym w kolorze czar- Kontrola merytoryczna polega na zbadaniu,
nym bądź niebieskim, niektóre informacje czy dane zawarte w dokumencie odpowiada-
- jak nazwa jednostki gospodarczej, nazwa ją rzeczywistości, czy wyrażona w dowodzie
komórki organizacyjnej, data, numer operacja gospodarcza była celowa z punk-
1

18. tu widzenia gospodarczego, czy jest zgodna oraz że ich dane liczbowe nie zawierają błę-
z obowiązującymi przepisami. dów arytmetycznych. Kontrola formalno-ra-
Kontrola merytoryczna dowodów księgowych chunkowa dokonywana jest przez upo-
polega w szczególności na sprawdzeniu: ważnionego pracownika komórki finansowej.
- czy dokument został wystawiony przez Dokonanie kontroli dokumentu musi być od-
właściwy podmiot, powiednio uwidocznione podpisem oso-
- czy operacji gospodarczej dokonały osoby by sprawdzającej oraz datą sprawdzenia
do tego upoważnione, (zgodnie z § 2 pkt 8).
- czy planowana operacja gospodarcza
znajduje potwierdzenie w budżecie miasta, 3. Dokumenty sprawdzone zatwierdza do wypła-
- czy dokonana operacja gospodarcza była ty kierownik jednostki organizacyjnej lub osoba
celowa, tj. czy była zaplanowana do reali- upoważniona oraz skarbnik lub osoba upoważ-
zacji w okresie, w którym została dokona- niona dokonując tym samym kontroli wstępnej.
na, albo wykonanie jej było niezbędne dla
prawidłowego funkcjonowania jednostki Fakt zatwierdzenia potwierdzają podpisy i piecząt-
samorządu terytorialnego, itp., ki osób zatwierdzających.
- czy dane zawarte w dokumencie odpowia-
dają rzeczywistości, np. czy dane doty- Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich
czące wykonania rzeczowego faktycznie albo według grup rodzajowych (np. dokumenty
zostały wykonane (kontrola na gruncie), kasowe, bankowe, materiałowe), albo według
czy zostały wykonane w sposób rzetelny urządzeń księgowych. Podział dokumentów
i zgodnie z obowiązującymi normami, na właściwe grupy ma duże znaczenie dla
- czy na wykonanie operacji gospodarczej sprawnego przebiegu prac księgowych. Wyżej
została zawarta umowa, względnie czy zło- wymienione czynności wykonują upoważnieni
żono zamówienie, do nich pracownicy jednostek gospodarczych.
- czy zastosowane ceny i stawki są zgodne Jeżeli określone operacje gospodarcze są udo-
z zawartymi umowami lub innymi przepisa- kumentowane dwoma lub więcej dowodami
mi obowiązującymi w danym zakresie, albo egzemplarzami tego samego dowodu,
- czy zdarzenie gospodarcze przebiegało kierownik jednostki ustala na stałe, który
zgodnie z obowiązującym prawem w tym z dowodów (egzemplarzy dowodu) ma stanowić
z Prawem Zamówień Publicznych. podstawę zapisów w księgach.
Kontroli merytorycznej dokonuje osoba upoważ- uDokuMENtoWaNIE oPEracjI
niona przez kierownika jednostki, jego zastępców, kaSoWycH.
Sekretarza i Skarbnika Miasta, dyrektora wydzia-
łu, kierownika oddziału, kierownika biura lub peł- roDzajE DoWoDóW kSIęgoWycH
nomocnika.
Rodzaje dowodów księgowych:
2. Formalno-rachunkowym I. Dowody kasowe.
Kontrola formalno-rachunkowa polega na II. Dowody bankowe.
ustaleniu, czy dowody księgowe zostały wy- III. Dowody zakupu.
stawione w sposób technicznie prawidłowy, IV. Dokumentacja wypłaty wynagrodzeń.
sprawdzone pod względem merytorycznym V. Dokumentacja własna księgowości.
1

19. VI. Dokumentacja inwentaryzacyjna. Opracowanie i obieg:
VII. Pozostałe dowody księgowe. Dowód wypłaty wypełnia uprawniony pracow-
nik komórki finansowej (za wyjątkiem kasjera)
I. Dowody kasowe. w dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
1. Kwitariusze przychodowe - oryginał dla komórki finansowej (załącznik
Przeznaczenie: do raportu kasowego),
Stosowane są w przypadkach wpłat gotówko- - kopia w bloczku.
wych na fundusze: np. Powiatowy Fundusz Dowód wypłaty zaopatrzony jest w pieczęć jed-
Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym, nostki. Przyjęcie gotówki kwituje swoim podpi-
Opracowanie i obieg: sem osoba będąca odbiorcą gotówki. Dokument
Kwit wpłaty z kwitariusza przychodowego podlega ewidencji w raporcie kasowym.
wypełnia w trzech egzemplarzach kasjer
komórki finansowej podczas dokonywania 4. Raport kasowy „RK”
wpłaty pieniędzy do kasy, z przeznaczeniem: Przeznaczenie:
- oryginału dla wpłacającego, Służy do bieżącej szczegółowej ewidencji
- pierwszej kopii dla komórki finansowej (za- wszystkich dowodów kasowych, dotyczących
łącznik do raportu kasowego), wpłat i wypłat dokonywanych przez kasjera.
- drugiej kopii w bloczku do rozliczenia. Raporty kasowe obejmują okresy dekadowe.
Dokument podlega ewidencji w raporcie kaso- Opracowanie i obieg:
wym. Raport kasowy sporządzany jest w dwóch
egzemplarzach przez kasjera. Bieżący numer
2. KP – kasa przyjmie (dowód wpłaty) raportu kasowego ustala się z zachowaniem
Przeznaczenie: ciągłości numeracji w ramach roku sprawo-
Stosowane są w przypadkach wpłat gotów- zdawczego. Kopia raportu kasowego pozosta-
kowych za odsprzedane środki majątkowe, je w kasie.
za usługi, zwroty zaliczek, innych wpłat doty- 5. Wniosek o zaliczkę
czących zakresu działania Oddziału Finanso- Przeznaczenie:
wo-Księgowego. Służy jako dokument umożliwiający pobranie
Opracowanie i obieg: zaliczki.
Kwit wpłaty z KP wypełnia w trzech egzempla-
rzach kasjer komórki finansowej podczas do- 6. Rozliczenie zaliczki
konywania wpłaty pieniędzy do kasy, z prze- Przeznaczenie:
znaczeniem: Dokument służy do udokumentowania roz-
- oryginału dla wpłacającego, liczenia z pobranej zaliczki, na podstawie
- pierwszej kopii dla komórki finansowej (za- którego kasjer dokonuje wypłaty lub przyjmuje
łącznik do raportu kasowego), niewykorzystaną zaliczkę.
- drugiej kopii w bloczku do rozliczenia.
Dokument podlega ewidencji w raporcie kaso- 7. Polecenie wyjazdu służbowego - krajowego,
wym. zagranicznego
Przeznaczenie:
3. KW – kasa wypłaci (dowód wypłaty) Służy do udokumentowania wyjazdu pracow-
Przeznaczenie: nika w podróż służbową i rozliczenia kosztów
Stosowany w przypadku wypłat gotówkowych. tej delegacji.
1

20. 3. Czek gotówkowy
8. Lista wypłat. Przeznaczenie:
Przeznaczenie: Służy do udokumentowania podjęcia gotówki
Lista jest dokumentem stanowiącym podsta- z banku do kasy na podstawie sporządzonego
wę różnych wypłat. przez komórkę finansową zapotrzebowania.
Opracowanie i obieg: Opracowanie i obieg:
Listę wypłat sporządza pracownik komórki Czeki gotówkowe winny być wystawione przez
finansowej w jednym egzemplarzu na podsta- kasjera w jednym egzemplarzu i podpisane
wie dowodów źródłowych (np. listy obecności przez osoby upoważnione, zgodnie ze złożo-
na komisjach, sesjach, oświadczenia pracow- nymi podpisami w karcie wzorów podpisów. Po
ników w sprawie używania prywatnych samo- otrzymaniu wyciągu bankowego suma podjęta
chodów do celów służbowych itp.). czekiem, wynikająca z tego wyciągu podlega
sprawdzeniu porównawczemu z kwotą ujętą w
raporcie kasowym przez wskazanego pracow-
II. Dowody bankowe nika komórki finansowej.
1. Polecenie przelewu
Przeznaczenie: 4. Karta płatnicza
Polecenie przelewu wystawia się na podstawie Przeznaczenie:
zatwierdzonych do wypłaty faktur, rachunków Służy do realizowania płatności bezgotówko-
lub innych dokumentów. wych w kraju i poza jego granicami.
Opracowanie i obieg: Opracowanie i obieg:
Dowód sporządza pracownik komórki finan- W ramach karty płatniczej mogą być finan-
sowej w 1 egzemplarzu po otrzymaniu faktur, sowane jedynie uzasadnione wydatki, za
10 rachunków zatwierdzonych do wypła- wyjątkiem tych, które objęte są otrzymanymi
ty lub innych dokumentów np. porozumień, kosztami delegacji. Osoba realizująca wydatki
wewnętrznych zleceń płatności. w ramach karty płatniczej zobowiązana jest
do dostarczenia rachunków i faktur potwier-
2. Bankowy dowód wpłaty dzających dokonanie transakcji, do komórki fi-
Przeznaczenie: nansowej w terminie nie dłuższym niż 14 dni
Służy do udokumentowania wpłaty gotówki od dokonania transakcji.
z kasy jednostki do banku obsługującego.
Opracowanie i obieg: 5. Zapotrzebowanie na wartości dewizowe
Dokument wypełniany jest przez kasjera w Przeznaczenie:
dwóch egzemplarzach. Wpłacane banknoty Na podstawie zapotrzebowania następuje za-
i monety wyspecyfikowane są na odwrotnej kup wartości dewizowych przeznaczonych na
stronie dokumentu. Dwa egzemplarze ban- wyjazdy zagraniczne.
kowego dowodu wpłaty składa kasjer wraz z
gotówką do banku. Po przyjęciu gotówki, bank 6. Dyspozycja wystawienia polecenia wypłaty
zatrzymuje oryginał dla siebie, kopię przeka- za granicę
zując osobie wpłacającej – kasjerowi, który Przeznaczenie:
podłącza ten dowód pod raport kasowy. Służy do wypłaty określonej kwoty w walucie
obcej na rzecz wskazanego odbiorcy.
Opracowanie i obieg:
20

21. Polecenie wypłaty za granicę dokonywane jest 2. Faktura VAT/rachunek dostawcy
na podstawie dowodów źródłowych. Doku- Przeznaczenie:
ment wraz z przelewem na równowartość PLN Służy do udokumentowania zakupu (dostawy)
kwoty polecenia wypłaty (przeliczonej według i rozliczeń z dostawcą.
kursu sprzedaży walut obcych z dnia realizacji Opracowanie i obieg:
dyspozycji) powiększonej o wartość należnej Dostawca ma obowiązek wystawić na rzecz
prowizji sporządza upoważniony pracownik nabywcy (odbiorcy) fakturę w terminie nie póź-
komórki finansowej. Dokument zatwierdzają niej niż 7 dnia od daty wydania towarów lub
upoważnione osoby według wzoru podpisu materiałów (zrealizowania usługi) do dyspozy-
złożonego w banku. cji odbiorcy.
7. Wyciąg bankowy 3. Faktura korygująca
Przeznaczenie: Przeznaczenie:
Służy do udokumentowania przez bank rea- Służy do korekty błędów w fakturze.
lizowanych płatności oraz otrzymanych środ-
ków na rachunkach bankowych jednostki 4. Wewnętrzne zlecenie płatności
organizacyjnej. Przeznaczenie:
Opracowanie i obieg: Służy do udokumentowania przekazanych
Wyciąg bankowy przekazywany jest w jednym środków dla innych jednostek.
egzemplarzu przez bank obsługujący jednost-
kę organizacyjną na podstawie złożonych 5. Protokół odbioru
dowodów księgowych, tj. poleceń przelewów, Przeznaczenie:
bankowych dowodów wpłaty, itp. Wyciąg ban- Służy do udokumentowania kompletności i ja-
kowy przekazywany jest jednostce organiza- kości zakupionego sprzętu lub usługi.
cyjnej nie później niż 3 dnia roboczego od rea-
lizacji transakcji komórce finansowej. 6. Dowód Przyjęcia – P (Wydania - W) materia-
łów
Przeznaczenie:
III. Dowody zakupu Dowód Przyjęcia (Wydania) stanowi doku-
ment (dowód) Przyjęcia (Wydania) materiałów
1. Umowa, zlecenie, zamówienie, itp. otrzymanych od jednego dostawcy z zewnątrz
Przeznaczenie: przez jeden magazyn. Stanowi on podstawę
Służy do zaciągnięcia zobowiązania w innej do zapisów w kartotece ilościowej magazynu
jednostce gospodarczej związanego z za- oraz ilościowo - wartościowej w komórce fi-
kupem sprzętu, materiałów lub zlecenia wy- nansowej.
konania usług wg określonej ilości, jakości
i wartości wraz z podaniem szczegółowych 7. Dokument „Przyjęcie środka trwałego - OT”
warunków odbioru i regulacji należności. Przeznaczenie:
Opracowanie i obieg: Służy do dokumentacji przyjęcia środka trwa-
Zamówienie na dostawy lub zlecenie wyko- łego (pozostałych środków trwałych). Stanowi
nania usług sporządzają wyłącznie komórki podstawę zapisów w księgach pomocniczych
organizacyjne. ewidencji środków trwałych.
Załącznikiem do dowodu „OT” powinien być
21

22. protokół odbioru technicznego. Przeznaczenie:
Dokumenty służą jako dowody powołania pra-
8. Dokument „Likwidacja środka trwałego - LT” cownika na inne stanowisko lub przyznania mu
Przeznaczenie: innego wynagrodzenia.
Służy do dokumentacji likwidacji (sprzedaży,
wybrakowania, nieodpłatnego przekazania) 3. Lista płac
środka trwałego lub jego części. Stanowi pod- Przeznaczenie:
stawę zapisów w księdze głównej i księdze Lista płacy stanowi dokument do wypłaty wy-
pomocniczej. nagrodzeń.
9. Protokół likwidacji składników majątku 4. Decyzje wypłat
Przeznaczenie Przeznaczenie:
Stwierdzenie dokonania likwidacji składników Decyzja stanowi podstawę naliczenia różnego
majątku. rodzaju wypłat, np. nagród jubileuszowych, od-
praw rentowych i emerytalnych, dodatku stażo-
10. Protokół przekazania-przyjęcia środka trwa- wego, premii, dodatków specjalnych itp.
łego PT
Przeznaczenie: 5. Zestawienie zbiorcze listy płac
Druk ma zastosowanie do przyjęcia (przeka- Przeznaczenie:
zania) środka trwałego z (do) innych jednostek Dokument służy do zbiorczego zestawienia li-
oraz przekazanie lub przyjęcie nakładów inwe- sty płac.
stycyjnych na modernizację środków trwałych.
6. Karta wynagrodzeń pracownika
11. Zmiana miejsca użytkowania (MT). Przeznaczenie:
Przeznaczenie: Stanowi dokument zestawienia wynagrodzeń
Służy do udokumentowania zmiany miejsca pracownika.
użytkowania środków trwałych i pozostałych
środków trwałych. 7. Podanie o zaliczkę na poczet wynagrodzenia
IV. Dokumentacja wypłaty wynagrodzeń 8. Zaświadczenie o zarobkach
Przeznaczenie:
Dokumentacja płac stanowi udokumentowanie wy- Zaświadczenie o zarobkach służy do udoku-
datków ze środków finansowych przeznaczonych mentowania wysokości osiągniętego wyna-
na wynagrodzenia. grodzenia przez pracownika, we wskazanym
Dokumentami dotyczącymi naliczenia płac są: przez niego okresie.
1. Umowa o pracę lub inne źródła nawiązania
stosunku pracy (powołanie, wybór) V. DokuMENtacja WłaSNa kSIęgoWoścI
Przeznaczenie:
Służy do udokumentowania stosunku pracy po- Do dokumentacji własnej księgowości zalicza się
między pracodawcą, a pracownikiem. w szczególności:
1. Polecenie księgowania
2. Zmiana stanowiska, zmiana wynagrodzenia Przeznaczenie:
22

23. Polecenie księgowania stanowi podstawę za- księgowych,
pisów w księgach rachunkowych sum zbior- - wykrycie zmian jakościowych podczas składo-
czych, wynikających z zestawień lub korekty wania,
mylnych zapisów. - okresowe rozliczenie osób odpowiedzialnych
Opracowanie i obieg: za stan rzeczywisty,
Polecenie księgowania podpisuje osoba spo- - dokonywanie zmiany osób odpowiedzialnych
rządzająca i sprawdzająca. Dokument sporzą- za magazynowane zapasy w razie zwolnienia,
dzany jest w jednym egzemplarzu. długotrwałej choroby itp.,
- wykrywanie nieprawidłowości organizacyjnych
2. Nota obciążeniowa i ekonomicznych w gospodarce składnikami
Przeznaczenie: majątkowymi i środkami pieniężnymi.
Służy do udokumentowania obciążenia. Inwentaryzacja stanowi źródło informacji o sta-
Opracowanie i obieg: nie składników majątkowych oraz jest narzę-
Noty księgowe wewnętrzne - noty obciążenio- dziem ich kontroli. Zasady inwentaryzacji okre-
we sporządzane są przez pracownika komór- ślone są postanowieniami ustawy o rachun-
ki finansowej, w oparciu o dane księgowe lub kowości i zapisane w „Instrukcji inwentaryza-
protokóły zatwierdzone przez kierownika jed- cyjnej”.
nostki.
Noty księgowe zewnętrzne - oryginał noty księ- W skład podstawowej dokumentacji inwentaryza-
gowej przesyła się listem poleconym do kontra- cyjnej wchodzą następujące dokumenty:
henta, którego operacja dotyczy. 1. Arkusz spisu z natury
Przeznaczenie:
3. Wezwanie do zapłaty/upomnienie Służy do spisania rzeczywistych stanów skład-
Przeznaczenie: ników majątkowych.
Służy do wezwania - uregulowania należnych
jednostce kwot. 2. Protokół z kontroli kasy
Przeznaczenie:
4. Wezwanie do uzgodnienia sald Służy do ustalenia rzeczywistego stanu gotów-
Przeznaczenie: ki w kasie, innych wartości pieniężnych i papie-
Służy do udokumentowania potwierdzenia rów wartościowych powierzonych kasjerowi.
uzgodnienia sald.
PrzEcHoWyWaNIE I zaBEzPIEczENIE
VI. DokuMENtacja INWENtaryzacyjNa DoWoDóW kSIęgoWycH
Dokumentacja finansowo - księgowa (dowody
Przez inwentaryzację rozumie się zespół czynności, księgowe) powinna być przechowywana w siedzi-
których podstawowym celem jest ustalenie rzeczy- bie jednostki organizacyjnej. Dowody księgowe
wistego stanu aktywów i pasywów. Inwentaryzacja powinny być bieżąco porządkowane i układane
dokonana na podstawie fizycznie stwierdzonego w segregatorach w kolejności chronologicznej,
stanu pozwala w szczególności na: wynikającej z prowadzonych ksiąg, w celu łatwe-
- ustalenie rodzaju i wielkości ewentualnych róż- go ich odszukania i sprawdzenia, uniemożliwienia
nic, jakie mogłyby powstać między stanem rze- dostępu osobom nieupoważnionym. W ramach
czywistym oraz danymi wynikającymi z zapisów stosowania ochrony danych powinno się
23

24. w należyty sposób przechowywać, chronić przed
niedozwolonymi zmianami, rozpowszechnianiem
bez upoważnienia, uszkodzeniem lub zniszcze-
niem. Sprawozdania finansowe roczne podlegają
trwałemu przechowywaniu, natomiast pozostałe
zbiory dokumentacji przechowuje się przez okre-
ślony czas1):
- księgi rachunkowe - 5 lat,
- karty wynagrodzeń pracowników - 50 lat,
- listy płac - 50 lat,
- listy premii i nagród - 50 lat,
- zaświadczenia o wysokości zarobków - 3 lata,
- dowody księgowe dotyczące inwestycji, kredy-
tów, pożyczek, umów itp. - 5 lat,
- dokumenty inwentaryzacyjne - 5 lat,
- pozostałe dowody księgowe i dokumenty - 5 lat.
1) Okres przechowywania dokumentów liczy się
od początku roku następnego po roku obrotowym, w któ-
rym operacje, transakcje zostały ostatecznie zakończone,
rozliczone, spłacone lub przedawnione
2

25. IV Ewidencja środków pieniężnych
Środki pieniężne – to najbardziej płynny składnik środki pieniężne w banku.
majątku obrotowego. Przeznacza się je na zapłatę Każda jednostka gospodarcza może posiadać je-
bieżących zobowiązań o najkrótszym terminie wy- den lub kilka rachunków bankowych w jednym lub
magalności, przeznacza się je na bieżące wydatki. kilku bankach. Obowiązek posiadania rachunku
Dlatego posiadanie pewnej ich ilości, jest warun- bankowego na jednostki gospodarcze nakłada
kiem zachowania przez określony podmiot gospo- ustawa o działalności gospodarczej. Rozliczenia
darczy płynności finansowej. bezgotówkowe są prowadzone w formie:
- POLECENIA PRZELEWU – które jest udzieloną
Obrót środkami może być: na odpowiednim druku dyspozycją do uznania
- gotówkowy – za pośrednictwem KASY, rachunku bieżącego dłużnika i obciążenia i ob-
- bezgotówkowy – za pośrednictwem RACHUN- ciążenia rachunku bankowego wierzyciela kwo-
KU BANKOWEGO, tą określoną na druku. Przyjęcie polecenia prze-
lewu przez bank uzależnione jest od posiadania
środki pieniężne w kasie. pokrycia otrzymanej dyspozycji.
Środkami pieniężnymi do obrotów gotówkowych są - CZEKÓW ROZRACHUNKOWYCH – które po-
krajowe i zagraniczne środki (pieniężne) płatnicze legają na wręczeniu wierzycielowi czeku przez
oraz bony pieniężne. Osobą materialnie odpowie- dłużnika wystawionego na kwotę będącą rów-
dzialną za gotówkę w kasie jest kasjer. Obroty go- nowartością długu. Czeki z napisem „GWARAN-
tówkowe prowadzi się na koncie „KASA”. Obroty są CJA ZAPŁATY” są równoznaczne z zablokowa-
udokumentowane: niem odpowiedniej kwoty na przeznaczonej na
„KP – kasa przyjmie” – w przypadku przychodu pokrycie czeków.
gotówki,
„KW- kasa wypłaci” – w przypadku rozchodu go- Ewidencja środków pieniężnych na rachunku
tówki. bieżącym oraz rozliczenia pieniężne, które do-
konywane są za jego pośrednictwem ma miejsce
Wszystkie operacje kasowe ujmuje się bieżąco na koncie „RACHUNEK BIEŻĄCY”. Podstawą
w raporcie kasowym. Raport kasowy może być księgowań są dokumenty otrzymane z banku wraz
podsumowany codziennie lub za okresy kilku- z wyciągiem bankowym. Do najważniejszych
dniowe, nie rzadziej jednak niż na koniec mie- dowodów zalicza się: polecenia przelewów gotów-
siąca kalendarzowego. W raporcie kasowym kowych, noty bankowe (służą do skorygowania
wyprowadza się stan gotówki na koniec okresu, obrotów i sald na rachunku bankowym w wyniku
dla którego raport jest sporządzany. Stan ten wyni- zaistniałych i wyjaśnionych błędów lub naliczo-
ka z różnicy między wpisanym do raportu kasowe- nych odsetek). Jednostka może posiadać jeden
go stanem początkowym gotówki w kasie, powięk- lub kilka rachunków bieżących. W drugim przypad-
szonym o przychody i pomniejszonym o rozchody. ku konieczne jest jej wyodrębnienie w ewidencji
Rzeczywisty stan gotówki w kasie powinien być analitycznej. W przypadku ulokowania na rachun-
zgodny ze stanem wykazanym w raporcie kaso- ku środków pieniężnych w walucie obcej, należy
wym. ewidencję prowadzić w walucie polskiej i obcej
2

26. a różnice kursowe przy obrotach odnosi się na
dobro przychodów lub w ciężar kosztów finanso-
wych.
2

27. V Polityka magazynowa
Magazyn to zaplanowana przestrzeń dla efek- INWENtaryzacja
tywnego składowania i przemieszczania dóbr, Inwentaryzacja - ogół czynności rachunkowych
zapasów na zaspokojenie potrzeb własnych lub zmierzających do sporządzenia szczegółowego
klientów. Zadania magazynu wiążą się z odpowied- spisu z natury składników majątkowych i źródeł ich
nim wykorzystaniem środków w celu osiągnięcia pochodzenia na określony dzień. Inwentaryzacja
zaplanowanego poziomu działalności, zapewnie- polega na ustaleniu za pomocą spisu faktycznego
niem przyjmowania i wydawania towarów, plano- stanu wszystkich rzeczowych i pieniężnych skład-
waniem, kontrolą i utrzymaniem wykorzystania ników majątkowych, jak też wyjaśnienie różnic
zasobów dla zapewnienia osiągnięcia celów przed- pomiędzy stanem stwierdzonym podczas inwen-
siębiorstwa. taryzacji (rzeczywistym) a stanem wynikającym
z ewidencji księgowej.
DokuMENty MagazyNoWE Różnice te wynikają głównie z dwóch następują-
cych powodów:
DokuMENt Pz 1. zmiany naturalnych cech przedmiotów, których
Jest to dokument wystawiany w momencie przyję- nie można ustalić na podstawie dowodów (ulat-
cia towaru z zewnątrz na magazyn. nianie się, wysychanie, niedokładny pomiar
przyjęcia i wydania materiałów masowych,
DokuMENt Wz przeterminowanie zapasów, zmiany mody
Jest to dokument wystawiany w momencie wyda- itp.),
nia towaru z magazynu na zewnątrz. 2. błędów i nadużyć popełnionych przez pracow-
ników w ewidencji księgowej (omyłki liczbowe
kartotEka MagazyNoWa w dokumentacji i zapisach), pomyłki w przyj-
Kartoteka jest używana w codziennej rejestra- mowaniu i wydawaniu rzeczowych składników
cji operacji gospodarczych w obrębie firmy. majątku, kradzieże i nadużycia.
Kartoteka zawiera szereg ważnych informacji
o asortymencie, jak: Głównym celem inwentaryzacji jest ustalenie rze-
· Ceny sprzedaży hurtowe i detaliczne czywistego stanu aktywów i pasywów.
· Cenę progową W szczególności sprowadza się to do:
· Stawki vat sprzedaży i zakupu · uzgodnienia zapisów księgowych ze stanem
· Nazwę rzeczywistym,
· Przyporządkowanie do grup rabatowych, produ- · rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych
centa i asortymentowej za powierzony im majątek,
· Jednostki miary podstawowe i zbiorcze · dokonania oceny przydatności gospodarczej
· Przyporządkowanie do magazynu składników majątku objętych spisem,
· przeciwdziałania stwierdzonym w czasie spisu
nieprawidłowościom w gospodarce składnikami
majątku (nadmierna ilość, niechodliwość).
2

28. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, inwentary- Inwentaryzację środków majątkowych i źródeł
zacja dotyczy następujących czynności: ich pochodzenia w jednostce gospodarczej prze-
· przeprowadzenia spisu z natury wszystkich prowadza się co najmniej raz w każdym roku
składników majątkowych pozostających w dys- obrotowym, najczęściej na ostatni dzień roku
pozycji jednostki gospodarczej. obrotowego.
· wyceny wartości spisanych składników. Za poprawne i terminowe przeprowadzenie inwen-
· uzyskania od kontrahentów jednostki gospo- taryzacji odpowiedzialność ponosi kierownik jed-
darczej pisemnych informacji o stanie jej środ- nostki.
ków pieniężnych na rachunkach bankowych, o Inwentaryzacja powinna być tak zorganizowana,
stanie zaciągniętych kredytów bankowych, na- by normalna działalność jednostki gospodarczej
leżnościach i zobowiązaniach oraz stanie wła- nie została przerwana.
snych składników majątku powierzonych kon- Spis z natury powinien być poddany wyrywkowej
trahentom. kontroli przez przewodniczącego komisji inwenta-
· porównania danych ewidencyjnych niektórych ryzacyjnej.
składników z odpowiednimi dokumentami,
np. stanem posiadanych gruntów.
· ustalenia i wyjaśnienia przyczyn ilościowych
niedoborów i szkód.
· postawienia i umotywowania wniosków o spo-
sobie rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych.
· wskazania sposobów usunięcia nieprawidłowo-
ści w gospodarce majątkiem jednostki.
Rozróżnia się następujące rodzaje inwentaryzacji:
· spis z natury - dokonywany przez członków ko-
misji inwentaryzacyjnej, na podstawie bezpo-
średnich obserwacji i pomiarów środków ma-
jątkowych w jednostce gospodarczej. Obejmuje
możliwe do obejrzenia środki trwałe, rzeczowe
składniki majątku obrotowego, środki pieniężne
w kasie, papiery wartościowe,
· uzgadnianie sald z kontrahentami - obejmuje
stan środków pieniężnych na rachunkach ban-
kowych, pożyczki i kredyty, należności, zobo-
wiązania,
· weryfikacja stanu ewidencyjnego - dotyczy akty-
wów i pasywów, których stanu nie można usta-
lić przez spis inwentaryzacyjny lub uzgodnienie
sald z kontrahentami. Dotyczy to w szczególno-
ści gruntów rolnych, należności i zobowiązań
publicznoprawnych i innych składników niemoż-
liwych do obejrzenia.
2

29. VI umowa o pracę
Umowa o pracę jest to zgodne oświadczenie woli Umowa o pracę powinna zostać zawarta w formie
stron, według którego jedna strona, zwana pracow- pisemnej.
nikiem, zobowiązuje się świadczyć w sposób ciągły,
powtarzający się, na rzecz drugiej strony, zwanej
pracodawcą, pracę określonego rodzaju, a dru- roDzajE uMóW o Pracę
ga – zatrudniać pracownika za wynagrodzeniem,
jest umową dwustronnie zobowiązującą, odpłatną umowa na czas określony
i konsensualną; wynikają z niej prawa i obowiązki Umowa na czas określony jest zawierana bądź do
dla obu stron stosunku pracy. końca okresu ustalonego kalendarzowo, bądź do
Umowa o pracę powinna określać strony umowy, momentu dającego się w czasie oznaczyć przez
rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy wskazanie faktu, który powinien w przyszłości na-
i płacy, a w szczególności: stąpić. Jest to zatem umowa zawierająca termin
- rodzaj pracy, końcowy stosunku pracy. Umowa na czas określo-
- miejsce wykonywania pracy, ny rozwiązuje się z mocy prawa po upływie okre-
- wynagrodzenie za pracę, ze wskazaniem skład- su, na który była zawarta. Pracownikowi nie służy
ników wynagrodzenia, ochrona trwałości stosunku pracy oraz ewentualne
- wymiar czasu pracy, prawo do odprawy, jeżeli zakończenie zatrudnienia
- termin rozpoczęcia. następuje z przyczyn niedotyczących pracownika.
Zastępowanie umowy na czas nieokreślony umo-
Rodzaj pracy może być określony poprzez podanie wami na czas nieokreślony umowami na czas
nazwy stanowiska, funkcji lub oznaczenie zespołu określony utrzymuje pracownika w niepewności co
czynności, które będzie wykonywać pracownik. do stałości jego zatrudnienia, dlatego też Kodeks
Miejsce wykonywania pracy może być określone Pracy ogranicza możliwość jej zawarcia tylko do
poprzez podanie adresu osoby fizycznej lub jed- dwóch umów, ponieważ trzecia umowa na czas
nostki organizacyjnej będącej pracodawcą. Może nieokreślony przekształca się z mocy prawa w
to być również ruchome miejsce pracy lub określe- umowę na czas nieokreślony.
nie pewnego obszaru pracy.
Umowa powinna określać wynagrodzenie, odpo- umowa na zastępstwo
wiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego Umowa na zastępstwo jest odmianą umowy na
składników. Wynagrodzenie zasadnicze należy po- czas określony. Zostaje zawarta na czas uspra-
dać w sposób wyraźny. wiedliwionej nieobecności w pracy pracownika
Wymiar czasu pracy oznacza przede wszystkim zastępowanego. Ponieważ pracownik zostaje za-
rozmiar zatrudnienia tzw. cały etat lub jego część. trudniony w celu zastępstwa innego pracownika, to
Ustalenie terminu rozpoczęcia pracy oznacza zara- umowa ta rozwiązuje się z chwilą powrotu do pracy
zem termin nawiązania stosunku pracy. pracownika zastępowanego.
Strony mogą również w umowie przewidzieć odpo-
wiedzialność materialną pracownika za powierzone umowa na czas nieokreślony
mienie. Umowa o pracę na czas nieokreślony jest umową
2

30. bezterminową, zawieraną bez oznaczenia koń- cza dwóch tygodni,
cowego terminu trwania stosunku pracy. Jest to b) 1 tydzień, gdy okres próby jest dłuższy niż
najkorzystniejsza dla pracowników podstawa za- 2 tygodnie,
trudnienia, gdyż stwarza najdalej idącą ochronę c) 2 tygodnie, gdy okres próby wynosi 3 mie-
stosunku pracy. siące.
Spółdzielcza umowa o pracę 2. Umowy na czas określony i na czas wykona-
Członek spółdzielni jest obowiązany pozostawać nia określonej pracy – 2 tygodnie, a umowy
z tą spółdzielnią w stosunku pracy. Stosunek ten na zastępstwo – 3 dni robocze.
nawiązuje się na podstawie szczególnej umowy,
zwanej spółdzielczą umową o pracę. 3. Umowy na czas nieokreślony:
a) 2 tygodnie, jeżeli pracownik był zatrudniony
krócej niż 6 miesięcy,
uStaNIE StoSuNku Pracy b) 1 miesiąc, jeżeli pracownik był zatrudniony
co najmniej 6 miesięcy,
Porozumienie stron c) 3 miesiące, jeżeli pracownik był zatrudniony
Rozwiązanie umowy o pracę na mocy porozumie- co najmniej 3 lata.
nia stron może nastąpić z inicjatywy każdej ze stron
stosunku pracy. Nie ma przy tym znaczenia, która czaS Pracy
ze stron występuje z taką propozycją.
Czasem pracy jest czas, w którym pracownik po-
Wypowiedzenie umowy o pracę zostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie lub
Wypowiedzenie umowy o pracę jest to jednostron- inny miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy.
ne oświadczenie woli złożone przez jedną ze stron W ściślejszym ujęciu czasem pracy jest suma go-
stosunku pracy drugiej stronie, powoduje rozwią- dzin w skali doby i tygodnia, w ciągu których pra-
zanie umowy o pracę z upływem okresu wskaza- cownik wykonuje pracę lub pozostaje w dyspozycji
nego w oświadczeniu wypowiadającym umową, przełożonych w procesie pracy.
zwanego okresem wypowiedzenia. Oświadczenie Wymiar czasu pracy jest to okres, w jakim pracow-
o wypowiedzeniu umowy o pracę powinno być nik obowiązany jest pozostawać do dyspozycji pra-
złożone w formie pisemnej. W piśmie pracodaw- codawcy w obrębie każdej doby i tygodnia pracy.
cy wypowiadającym umową o pracę powinna być Długość tę określają dzienne i tygodniowe normy
podana przyczyna uzasadniająca wypowiedzenie. czasu pracy, czyli z góry ustalone przez ustawo-
Pismo o wypowiedzeniu powinno zawierać poucze- dawcę miary czasu. Mają one charakter maksymal-
nie o przysługującym pracownikowi prawie odwoła- ny, co oznacza, iż czas pracy pracownika może być
nia od tego wypowiedzenia do sądu pracy. krótszy, niż przewiduje norma. Podstawowa norma
czasu pracy wynosi 8 godzin na dobę i przeciętnie
Długość okresu wypowiedzenia 40 godzin.
Długość okresu wypowiedzenia zależy od rodzaju
umowy, a przy umowie na czas nieokreślony – od okrESy oDPoczyNku
stażu pracy u danego pracodawcy. Wynosi on przy
wypowiadaniu: Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo do
1. Umowy na okres próbny: co najmniej 11, a w każdym tygodniu co najmniej
a) 3 dni robocze, jeżeli okres próby nie przekra- 35 godzin nieprzerwanego odpoczynku.
30

31. EWIDENcja czaSu Pracy To właśnie umowa o zlecenia i umowa o pracę są
najczęstszymi formami zatrudnienia pracowników.
Pracodawca powinien prowadzić taką ewidencję. Nie jest taką formą umowa o dzieło, gdyż nie każdy
Ewidencja ta powinna być udostępniona pracowni- rodzaj usługi da się określić jako przedmiot umo-
kowi na jego żądanie. wy o dzieło. Najczęściej przedmiotem umowy jest
usługa - i wtedy właśnie pracodawca ma wybór:
urlop wypoczynkowy umowa zlecenie albo umowa o pracę (czy o pracę
Urlop wypoczynkowy jest coroczną, nieprzerwaną nakładczą).
i płatną przerwą w wykonywaniu pracy, przysługu- Stosunek pracy oraz umowa zlecenia to umowy,
jącą ogółowi pracowników w wymiarze, uzależnio- w oparciu o które świadczone są usługi, praca.
nym od okresów zatrudnienia, do którego dolicza Pomimo, że na podstawie umowy o pracę oraz
się okres nauki. umowy zlecenia mogą być świadczone takie same
- nabycie prawa do urlopu usługi, to jednak istnieje kilka zasadniczych różnic
Prawo do pierwszego dnia urlopu wypoczynko- pomiędzy tymi formami zatrudnienia:
wego uzyskuje pracownik z upływem miesiąca
pracy. Umowa o pracę Umowa zlecenia
- wymiar urlopu
Podporządkowanie w Możliwość samodzielnego
Wymiar urlopu oznacza liczbę dni przysługują- wykonaniu pracy wykonania pracy
cych pracownikowi w danym roku kalendarzo-
Osobiste wykonanie Możliwość zastąpienia
wym w celu wypoczynku. W zależności od okre- pracy przez osobę trzecią
su zatrudnienie wynosi: Możliwość samodzielnego
Wykonanie pracy w mie-
1) 20 dni – po roku pracy ustalenia konkretnego ter-
jscu i terminie określonym
2) 26 dni – po10 latach pracy minu i miejsca wykonania
przez pracodawcę
pracy
Do okresu zatrudnienia, od którego zależy wy-
miar urlopu, wlicza się okresy poprzedniego
zatrudnienia bez względu na przerwy w zatrud- Pracodawcy zawierają umowy zlecenia chętniej,
nieniu. niż umowy o pracę. Bo choć przy umowie zlecenia
pracodawca ma nadal obowiązki w zakresie bhp
a od wynagrodzenia nalicza się składki ZUS, to jed-
uMoWa zlEcENIE nak swoboda w zakresie rozwiązania umowy, re-
gulacji czasu pracy czy wynagrodzenia są dla za-
Umowa zlecenie nie jest już tak atrakcyjną formą trudniających bardzo atrakcyjne. Pewne znaczenie
zatrudnienia, jak dawniej, kiedy to nie trzeba było dla zatrudnionego ma możliwość rozliczenia 20%
odprowadzać od zleceniobiorców składek ZUS. albo faktycznie poniesionych kosztów uzyskania
Nadal jednak umowa taka może być korzystna. przychodu.
Podstawowymi korzyściami umowy zlecenia są: Koszty uzyskania przychodu pracowników ??????
- swoboda zawierania i rozwiązywania umowy
zlecenia; Jest to zatem bardzo tanie podatkowo rozwiązanie.
- wysokie 20% koszty uzyskania przychodu; Przy takim samym nakładom finansowym praco-
- brak składek ZUS w stosunku studentów-zlece- dawcy zleceniobiorca otrzyma wyższe wynagro-
niobiorców. dzenie netto:
31