Giacomo Barbieri - Tecnologia - Modena,14/04/2014

Tour Organizzazione ACEF 2014 – Sistema informativo e tecnologie per lo Studio
Modena – 14 aprile 2014
Giacomo Barbieri
Partner di Barbieri & Associati
Dottori Commercialisti
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
SISTEMA INFORMATIVOSISTEMA INFORMATIVO, SISTEMA, SISTEMA
INFORMATICO, TECNOLOGIE, E NUOVEINFORMATICO, TECNOLOGIE, E NUOVE
FORME DI FUNZIONAMENTOFORME DI FUNZIONAMENTO E DI GOVERNOE DI GOVERNO
DELLO STUDIO PROFESSIONALEDELLO STUDIO PROFESSIONALE

Programmare gli investimentiProgrammare gli investimenti
in IT per il 2014in IT per il 2014
Il sistema IT di uno studio deve garantireIl sistema IT di uno studio deve garantire
affidabilitàaffidabilità
prestazioniprestazioni
attraverso la massima semplicitàattraverso la massima semplicità
•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»
•Quello che c’è deve servire a qualcosaQuello che c’è deve servire a qualcosa

Siamo in grado di
controllare la
tecnologia e le
novità che
introduciamo o
rischiamo di esserne
ostaggio?

Siamo soddisfatti di come stiamo già
gestendo le singole aree applicative?
• Partenza obbligata sono le personepersone che dovranno
usare gli strumenti, altrimenti potremmo arrivare
ad una soluzione ideale ma del tutto inapplicabile
alla nostra realtà
• Di quali aspetti si lamentano?
 tenere traccia delle anomalie!
• Che cosa non sarebbero assolutamente in grado di
usare?
• Come valorizzare i giovani?

Di cosa non si può fare a meno?Di cosa non si può fare a meno?
• Flessibilità/versatilità/elasticitàFlessibilità/versatilità/elasticità
• ScalabilitàScalabilità
• SicurezzaSicurezza
• ProtezioneProtezione
• ManutenibilitàManutenibilità
• SemplicitàSemplicità

Di quali applicazioniDi quali applicazioni
ha bisogno uno Studio?ha bisogno uno Studio?
• gestionale specifico da commercialista
• produttività personale
• collaborazione
• archiviazione/classificazione/ricerca
• banca dati

Le scelte strategicheLe scelte strategiche
Quale dei vari software «guida» la filiera?
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)
A quale software affidiamo organizzazione del
lavoro, consuntivazione, fatturazione?
In quale modulo risiedono i dati critici per la
gestione dello studio? Anagrafiche, elenco
pratiche, modelli, archivi

I buoni propositi
finite le dichiarazioni questa voltafinite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale !cambiamo il software gestionale !

«finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
Perché?Perché?Perché?Perché?
costacosta
troppotroppo
costacosta
troppotroppo
non fanon fa
quello chequello che
ci serveci serve
non fanon fa
quello chequello che
ci serveci serve
non ènon è
nellanella
nuvolanuvola
non ènon è
nellanella
nuvolanuvola
nonnon
interagisceinteragisce
coi clienticoi clienti
nonnon
interagisceinteragisce
coi clienticoi clienti
È lento, èÈ lento, è
vecchiovecchio
È lento, èÈ lento, è
vecchiovecchio
È troppoÈ troppo
complicatocomplicato
È troppoÈ troppo
complicatocomplicato
gligli
aggiornamentiaggiornamenti
tardanotardano
gligli
aggiornamentiaggiornamenti
tardanotardano
l’assistenzal’assistenza
fa acquafa acqua
l’assistenzal’assistenza
fa acquafa acqua

sarebbe ilsarebbe il
31 dicembre e non31 dicembre e non
l’abbiamo ancoral’abbiamo ancora
cambiato…cambiato…

… e perché non l’abbiamo
cambiato?
ComeCome
mai?mai?
ComeCome
mai?mai?
Avevamo poiAvevamo poi
deciso dideciso di
cambiarlo?cambiarlo?
Avevamo poiAvevamo poi
deciso dideciso di
cambiarlo?cambiarlo?
E cosa stateE cosa state
aspettando,aspettando,
di grazia?di grazia?
E cosa stateE cosa state
aspettando,aspettando,
di grazia?di grazia?
CostanoCostano
troppotroppo
CostanoCostano
troppotroppo
Fanno leFanno le
stessestesse
cosecose
Fanno leFanno le
stessestesse
cosecose
La nuvolaLa nuvola
è unè un
rischiorischio
La nuvolaLa nuvola
è unè un
rischiorischio
I mieiI miei
clienti nonclienti non
sono prontisono pronti
I mieiI miei
clienti nonclienti non
sono prontisono pronti
È già ilÈ già il
31???31???
È già ilÈ già il
31???31???
I call centerI call center
sono tuttisono tutti
ugualiuguali
I call centerI call center
sono tuttisono tutti
ugualiuguali
E imparareE imparare
tutto datutto da
capo? A checapo? A che
pro?pro?
E imparareE imparare
tutto datutto da
capo? A checapo? A che
pro?pro?

Il software gestionaleIl software gestionale
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno
integrando funzionalità per il controllo di gestione, la
collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di
soluzioni paragonabili ai software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie
valgono la maggiore integrazione con il gestionale?
• Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione
• Come capire quando è ora di cambiare?
• Come gestire la transizione?

La produttività personaleLa produttività personale
• Outlook: generazione di azioni partendo da un
messaggio, sincronizzazione tra dispositivi
differenti, PEC, integrazione con i social network
• Word: stampa unione, indici/sommario, revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo dei
dati, formattazione condizionale
• Access: analisi dati
• Powerpoint

Strumenti per la collaborazioneStrumenti per la collaborazione
• gestione agenda
• contatti
• scambio documenti
• condivisione processo di creazione
documenti nello studio, con i clienti, con altri
professionisti, con la p.a., da remoto

Nuovi strumenti da valutare
• www.wetransfer.com
• www.dropbox.com
• www.evernote.com
• www.teamviewer.com
• www.webex.com
• www.ifttt.com
• www.wappwolf.com

Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Elaborazione di una stima aziendale da parte
del perito nominato
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia
automatica delle revisioni
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima
versione sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa

Archiviazione / ricercaArchiviazione / ricerca
• Capitalizzare la conoscenza dello Studio
• Seguire il ciclo di vita di un documento
(workflow)
• Raccolta dati dagli altri software
• Pubblicazione di dati per gli altri software

Banche datiBanche dati
• Sono ancora strumenti attuali?
• Perché spendere in costosi abbonamenti se
gli utilizzatori preferiscono fare ricerche su
Google o Wikipedia?
• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo
realmente usando?

Architetture a confronto
Fisica / Virtuale / CloudFisica / Virtuale / Cloud
Quale è più adatta al nostro scopo?
Stiamo già usando prodotti cloud?
Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per
gestire gli end-point

Una proposta concretaUna proposta concreta
Fisica / Virtuale / Cloud
per gli end-point
(con ricorso al BYOD)
periferiche (stampanti,
multifunzione, switch,
connettività, server,
storage di rete)
per l’infrastruttura IT
(server applicativi e
desktop virtuali)
costo fisso da ammortizzare costo variabile

Client TipoClient Tipo
PROFESSIONISTAPROFESSIONISTA
mobilitàmobilità
integrazioneintegrazione
ergonomiaergonomia
archiviazionearchiviazione
sicurezzasicurezza

Client Tipo PROFESSIONISTA
mobilitàmobilità
integrazioneintegrazione
ergonomiaergonomia
archiviazionearchiviazione
sicurezza!sicurezza!

Alcuni obiettivi spiccioliAlcuni obiettivi spiccioli
validi per tuttivalidi per tutti
• Minimizzare la ripetizione dei dati
• Avere le informazioni che servono quando
servono
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1)Condividere la rubrica telefonicarubrica telefonica (con sé stessi sui vari
dispositivi e con i colleghi)
2)Condividere l’agendaagenda (dentro e fuori studio)
3)Condividere i modellimodelli, le checklist e l’archivioarchivio documenti
4)Raccogliere dati gestionalidati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)

A cosa prestare attenzioneA cosa prestare attenzione
in un progetto Cloud?in un progetto Cloud?
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità
• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi
(tipicamente la connettività…)
• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del
segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi
• Controlli sulla riservatezza più serrati
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di
riservatezza e rispetto del segreto professionale, di protezione dei
dati, di collocazione dei dati, nomina a responsabile del
trattamento, obbligo di informativa sulle variazioni tecniche,
modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!

RiflessioniRiflessioni
• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura ITOggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT
come tradizionalmente intesa?come tradizionalmente intesa?
• Perché devo mantenere un server di postaPerché devo mantenere un server di posta
interno? Che vantaggio mi dà?interno? Che vantaggio mi dà?
La versione online di Exchange costaLa versione online di Exchange costa
78€/anno per utente…78€/anno per utente…
• Come fare la scelta del gestionale?Come fare la scelta del gestionale?

In conclusioneIn conclusione
conviene investire inconviene investire in
strumentistrumenti, in, in softwaresoftware oo
inin conoscenzaconoscenza??

Grazie dell’attenzione
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
@dott_barbieri
Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna
www.barbieri.it

Giacomo Barbieri - Tecnologia - Modena,14/04/2014

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Giacomo Barbieri - Tecnologia - Modena,14/04/2014

Ähnlich wie Giacomo Barbieri - Tecnologia - Modena,14/04/2014 (20)

Mehr von Barbieri & Associati Dottori Commercialisti - Bologna

Mehr von Barbieri & Associati Dottori Commercialisti - Bologna (20)

Giacomo Barbieri - Tecnologia - Modena,14/04/2014