1. Recepción y control
El pedido

2. Identificación de documentos
básicos
El registro de pedidos se realiza en
todas las empresas, es una manera
de saber en todo momento cuántos
pedidos se han realizado y cuál es su
situación.
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

3. Identificación de documentos
básicos
Existe un documento llamado libro de
registro de pedidos, en el que se
anotan los pedidos enviados a los
proveedores.
El contenido del registro es el
siguiente:
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

4. Identificación de documentos
básicos
Numero de pedido
Fecha de emisión
Proveedor
CIF
Fecha de entrega
Almacén
Fecha de recepción
Número de albarán
Observaciones
Importe del pedido
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

5. Identificación de documentos
básicos
La recepción y control de pedidos como
tarea administrativa de gestión de
existencias, comienza con un
documento resumen debidamente
cumplimentado donde se informa de
cuándo, cómo y quién debe hacer las
entregas cada día.
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

6. Identificación de documentos
básicos
Este documento normalmente se
entregará al almacén con el diseño y las
informaciones necesarias para el
desarrollo de su actividad.
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

7. Identificación de documentos
básicos
A partir de este listado de existencias por
entregar en un momento determinado
se detectarán las no entregas, las
desviaciones de proveedores que
deberían entregar y no lo hacen y
cualquier otra anomalía.
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

8. Identificación de documentos
básicos
Documento de recepción y control
Fecha:
Producto Cantida
d
Proveedor Hora de
llegada
Observaciones
Documentosmercantiles-P
E
D
I
D
o

9. Campos del documento de
recepción y control son:
Día, mes y años en que se espera el
pedido.
1. Fecha
2. Cantidad
3. Proveedor
4. Hora de llegada
5. Observaciones
Documentos mercantiles
P
E
D
I
D
o

10. Unidades esperadas de cada
producto solicitado.
1. Fecha
2. Cantidad
3. Proveedor
4. Hora de llegada
5. Observaciones
Documentos mercantiles
P
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D
I
D
o
Campos del documento de
recepción y control son:

11. Empresa a la que se realizó el
pedido responsable de su
entrega.
1. Fecha
2. Cantidad
3. Proveedor
4. Hora de llegada
5. Observaciones
Documentos mercantiles
P
E
D
I
D
o
Campos del documento de
recepción y control son:

12. Hora a la que se espera el
pedido, es muy importante en
empresas que tienen grandes
cantidades de entregas para
evitar esperas innecesarias, o
productos perecederos, por
ejemplo, un restaurante que esté
esperando productos frescos
para la elaboración de su menú.
1. Fecha
2. Cantidad
3. Proveedor
4. Hora de llegada
5. Observaciones
Documentos mercantiles
P
E
D
I
D
o
Campos del documento de
recepción y control son:

13. Es un campo para indicar todo lo que
se considera conveniente, siempre
relacionado con el pedido, la
mercancía o con el proveedor.
1. Fecha
2. Cantidad
3. Proveedor
4. Hora de llegada
5. Observaciones
Documentos mercantiles
P
E
D
I
D
o
Campos del documento de
recepción y control son:

14. Identificación de documentos
básicos
La recepción de pedidos requiere unas
tareas administrativas básicas:
o Dejar por escrito al transportista
cualquier tipo de circunstancia.
o Hacer las liquidaciones y pagos
previstos.
Documentos mercantiles
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D
I
D
o

15. Identificación de documentos
básicos
La recepción de pedidos requiere unas
tareas administrativas básicas:
o Hacer constancia escrita y notificar
cualquier deficiencia al proveedor.
o Hacer la orden de recepción;
documento que señala los suministros
aceptados y grabar dicha orden en el
ordenador.
Documentos mercantiles
P
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o

16. Identificación de documentos
básicos
Además la orden de recepción actualiza:
 Los stocks y el fichero de pedido en
curso.
 La valoración de la entrada en las
condiciones de pedido.
 La preparación de la verificación de la
factura.
 La inscripción en la cuenta del
proveedor del montante de la entrada
valorada.
Documentos mercantiles
P
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17. Identificación de documentos
básicos
Además la orden de recepción actualiza:
 Las previsiones de salida de tesorería y
del fichero de facturas a recibir.
 Las diversas estadísticas
Documentos mercantiles
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18. Identificación de documentos
básicos
Si la administración del almacén no
estuviese informatizada todas las
operaciones anteriores se deberán
hacer o iniciar manualmente,
utilizando impresos para cada
actualización.
Veamos un cuadro resumen con las
funciones de recepción e
identificación de entregas a partir de
Santandreu (1986):

19. Tareas de recepción e identificación de suministros y sus funciones
Recepción
 Recibir envíos partir de la relación de recepciones esperadas.
 Solicitar el albarán de entrega del transportista.
 Confrontar los datos entre el albarán de entrega y la entrega de
producción.
 Ordenar la descarga del material.
 Recuenta los bultos y comprueba que no existan daños
externos , si así fuera envía noticia para proceder a la
reclamación oportuna.
 Anota las anomalías encontradas en el material y acepta la
mercancía.
 Cursa la correspondiente documentación para informar de la
llegada de materiales a Compras y a Control de Producción.
Identificación
 Desembala y da fe que se ha recibido lo que se solicitaba o esperaba: tipo, tamaño, cantidad,
defectos externos.
 Comprueba que lo recibido coincide con lo anunciado en el albarán de entrega. La factura dirá
seguramente lo mismo que el albarán.
 Pone los materiales y productos a disposición del Departamento de Control de Calidad para
verificarlos, si así se ha ordenado.

20. Tareas de recepción e identificación de suministros y sus funciones
Identificación
 Recibe el parte de verificación de los mismos y si procede de
entrada definitiva.
 Envía los datos de identificación, recuento y verificación a Compras,
Control de Producción y Contabilidad con sus anomalías para que
reclamen faltas, gestión de devoluciones por excesos etc., y
proceden a regular sus registros y autorizar el pago.
 Envía noticias al peticionario o a Distribución física que el material o
producto está a su disposición.
 Entrega el material o producto a transportes internos para que lo
sitúen en el almacén correspondiente, al taller que lo precisa o al
cliente si así se estipulaba en la solicitud de fabricación.
 Da de alta el material o producto en el inventario de existencias y en
la localización ordenada.