Combinación de correspondencia en Word 2010.

1. Combinación de correspondencia.
Esta función consiste en automatizar el incluir ciertos datos en un documento,
dependiendo a quien vaya dirigido. Por ejemplo se puede crear una carta
estándar y luego volcarle los datos de los clientes.
Necesitaremos lo siguiente:
1. Carta/etiquetas/sobres redactados en Word.
2. Base de datos, en este caso utilizaremos un archivo Excel, pero se pueden usar otras
opciones como Access o Outlook.

2. 1. Clickamos Pestaña Combinación de Correspondencia
2. Vamos a Iniciar combinación de correspondencia
- Seleccionamos asistente de correspondencia
3. En la derecha elegimos Cartas y siguiente.
4. En el siguiente paso escogemos:
- Utilizar el documento actual y siguiente

3. En escoger los destinatarios, ponemos Utilizar
una lista existente, y seleccionamos al presionar
sobre EXAMINAR (que esta en el cuadrado azul).
Buscamos nuestro archivo Excel.
Después al seleccionar el archivo (este caso el
Excel) saldrá una ventana como esta.
Aceptamosr si los datos están en la hoja 1, sino,
seleccionamos la que corresponda.
Ahora procedemos a la asignación de los campos. Como
campos entenderemos que se refiere al dato (Nombre,
Ciudad, etc.)
Posteriormente aparece una donde puedes editar que
registros colocar en la carta, posibilitando el filtrar, ideal si
solo quieres enviar tu carta a algunas personas y no a todos.

4. Es mejor asignar manualmente los
campos, para esto presionamos
en “Más Elementos”.
Sale una ventana que muestra los campos para asignar. Hay
que posicionarse en el documento, en el lugar indicado y
luego ponerse sobre el campo e INSERTAR.
En caso de no colocarlo bien no pasa nada, se puede mover
con un simple cortar y pegar.

5. Una vez insertados los campos en Word quedan de la siguiente manera: Ej.: <<Nombre>>
Para ver los resultados de la combinación, debes ir a la pestaña de Word
de correspondencia y luego seleccionar / vista previa y puedes ver como
cambia con los controles. (página siguiente)

6. Las opciones para enviar el documento son 3, en el botón que dice “Finalizar y Combinar” se puede escoger
entre:
1. Editar Documentos Individualmente: Se crea un Archivo Word con la carta y los datos correspondiente al
número de registros que se tengan.
2. Imprimir: A cualquier tipo de impresora, física o virtual en PDF (por ejemplo).
3. Enviar por Correo: Sólo se necesita escribir la dirección del destinatario. Aunque ya mencionamos antes que
puede hacerse la combinación directamente a Outlook.