administrasi organisasi dan manajemen

1. BAB I
Administrasi, Organisasidan Manajemen
i.
a.
Administrasi
Definisi Administrasi
Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya
pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration”
artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.
Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :
1.
Administrasi dalam arti sempit. MenurutSoewarno Handayaningrat
mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa
Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan,
keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan”(1988:2).
Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan
kegiatan ketatausahaan
yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat,
pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk
menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika
dibutuhkan.
2.
Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan
“Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok
orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi
secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang
sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta
mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
1
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

2. Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian
mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang
atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah
ditentukan sebelumnya”(1994:3).
b.
Ciri-Ciri Administrasi :
a). Adanya kelompok manusia (2 orang atau lebih)
b). Adanya kerjasama dari kelompok tersebut
c). Adanya bimbingan, kepemimpinan, dan pengawasan
d). Adanya tujuan kelompok
Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan
bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam
suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.
ii.
a.
Organisasi
Definisi Organisasi
Kata organisasi mempunyai dua pengertian umum, pengertian pertama menandakan
suatu lembaga atau kelompok fungsional seperti: organisasi perusahaan, instansi
pemerintah, rumh sakit dan sebagainya, dan pengertian yang kedua berkenaan sebagai
”proses pengorganisasian” yaitu sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi
dialokasikan dan ditugaskan di atara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat
tercapai dengan efisien. Sedangkan pengorganisasian (organizing) adalah merupakan
proses penyusunan struktur
organisasi yang sesuia dengan tujuan
organisasi ,
sumberdaya-sumberdaya yang dimiliki dan lingkungan yang melingkupinya. Terdapat
2 (dua) aspek utama dalam penyusunan struktur organisasi sebagai berikut :
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
2
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

3. a. Departementalisasi
b.
Pembagian kerja
Departementalisasi adalah merupakan pengelompokan-pengelompokan kegiatankegiatan kerja suatu
organisasi agar kegiatan-kegiatan yang sejenis dan saling
brhubungan dapat dikerjakan bersama, hal ini akan tercermin pada struktur formal
suatu organisasi yang ditunjuk oleh suatu bagan organisasi. Sedangkan pembagian
kerja adalah uraian atau perincian tugas pekerjaan agar setiap individudalam organisasi
bertanggung jawab untuk melaksanakan sekumpulan kegiatan yang terbatas. Dengan
demikian secara prinsip dalam kedua aspek tersebut diatas merupakan dasar proses
pengorganisasian suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan secara
efisien dan efektif.
Tujuan suatu organisasi adalah untuk mencapai tujuan di mana individu-individu tidak
dapat mencapainya sendiri. Kelompok dua atau lebih orang yang bekerja bersama secara
kooperatif dan dikoordinasikan dapat mencapai hasil lebih dari pada dilakukan
perseorangan. Konsep ini disebut synergy. Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip
pembagian kerja (division of labor) yang memungkinkan syinergi terjadi.
iii.
Manajemen
a.
Definisi Manajemen
SP. Malayu Hasibuan, menggambarkan bahwa manajemen adalah sebagai ilmu dan
seni mengatur proses pemanfaatan SDM (Sumber Daya Manusia) dan SDNM (Sumber
Daya Non Manusia) lainya secara efekti dan efisien untuk mencapai suatu tujuan
tertentu.
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
3
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

4. Lebih lanjut GR Terry memberi pengertian bahwa : “ManagementIs Distince Process
Consisting of Planning, Organising, Actuating and Controling Performed to Determme
and accomplish stated objectives by us of human being and other resource”s.Jadi
manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan,
perorganisasian, pengalaman dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai tujuan
yang diinginkan.
Dengan demikian untuk mencapai
tujuan
yang diinginkan
melalui
proses
manajementersebut, tentunya dimulai dari pada bagaimana memahami dirinya sendiri
sebagai manajer atau pimpinan tentang gaya atau seni yang akan ditetapkannya,
bagaimana kemampuan dan kecakapan yang dimilikinya dan srategi apa yang
digunakan untuk mempercepat proses pelaksanaan pencapaian tujuan tersebut, yang
pada akhirnya tujuan yang diinginkan tersebut dapat berjalan secara efisien dan efektif
atau berdaya guna dan berhasilguna.
b.
Fungsi-Fungsi Manajemen
Dalam menjalankan suatu organisasi apapun bentuknya, sudah barang tentu seorang
manajer harus memiliki dan memahami, kaedah-kaedah, prinsip-prinsip dan konsepkonsep tentang manajemen dengan demikian diharapkan mampu menjalankan fungsifungsi manajemen. manajemen dapat berjalan dalam melaksanakan kegiatannya,
bilamana unsur-unsur dan fungsi-fungsi dari manajemen tersebut dapat bergerak sesuai
dengan alurnya.
1. Perencanaan
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
4
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

5. Rencana-rencana dibutuhkan untuk memberikan kepada organisasi tujuan-tujuannya
dan menetapkan prosedur terbaik untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Disamping itu,
rencana memungkinkan :
 Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumberdaya yang diperlukan untuk
mencapai tujuan-tujuan.
 Para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang konstisten
dengan berbagai tujuan terpilih, dan
 Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat
diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.
2. Pengorganisasian
Setelah para manajer menetapkan tujuan-tujuan dan menyusun rencana-rencana atau
program-program untuk mencapainya, maka mereka perlu merancang dan
mengembangkan suatu organisasi yang akan dapat melaksanakan berbagai program
tersebut secara sukses.
Pengorganisasian (Organizing) adalah :
 Penentuan sumberdaya dan kegiatan-kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai
tujuan organisasi,
 Perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja yang
akan dapat ”membawa” hal-hal tersebut kearah tujuan,
 Penugasan tanggung jawab tertentu,
 Pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu-individu untuk
melaksanakan tugas-tusanya. Fungsi ini menciptakan struktur formal dimana
pekerjaan di tetapkan, dibagi dan dikoordinasikan.
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
5
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

6. Manajer perlu mempunyai kemampuan untuk mengembangkantipe organisasi yang
seuai dengan tujuan, rencana dan program yang telah ditetapkan. Perbedaan tujuan akan
membutuhkan jenis organisasi yang berbeda pula.
3. Penyusunan Personalia
Penyusunan personalia (staffing) adalah penarikan (recruitment) latihan dan
pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalama
lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif. dalam pelaksanaan fungsi ini
manajemen menentukan persyaratan-persyaratan mental, phisik, dan emosioanal untuk
posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan, deskripsi jabatan dan spesifikasi
jabatan dan kemudian menarik karyawan yang diperlukan dngan karakteristik
personalia tertentu. Seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman.
Fungsi ini mencakup kegiatan-kegiatan seperti pembuatan sistem penggajian untuk
pelaksanaan yang efektif; penilaian karyawan untuk promosi, transfer, atau bahkan
demosi dan pemecatan; serta latihan dan pengembangan karyawan.
Beberapa literatur manajemen memasukan fungsi staffing sebagai sebagian dari fungsi
organizing. Ada juga yang menempatkan staffing sebagai hal yang terpisah dari fungsi
manajemen dan memperlakukan sebagai sebagian dari fungsi kepemimpinan
(leadership).dalam pembahasan disini, fungsi staffing diuraikan terpisah sebagai salah
satu fungsi manajemen, karena penulis memandang bahwa perkembangan dunia bisnis
(dimana sumberdaya manusia merupakan kunci sukses perusahaan) menyebabkan
fungsi tersebut menjadi semakin penting.
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
6
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

7. 4. Pengarahan
Sesudah rencana dibuat, organisasidibentuk dan disusun personaliannya, langkah
berikutnya adalah menugaskan karyawan untuk bergerak menujun tujuan yang telah
ditentukan. Fungsi pengarahan (leading), secara sederhana, adalah untuk membuat atau
mendapatkan para karyawan melakukan apa yang diinginkan, dan harus mereka
lakukan. Fungsi ini melibatkan kualitas, gaya, dan kekuasaan pemimpin serta kegiatankegiatan kepemimpinan seperti komunikasi, motifasi dan disiplin. Fungsi leading sering
disebut dengan bermacam-macam nama, antara lain leading, directing, motifating,
actuating atau lainnya.
Bila fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak menyangkut aspek-aspek
abstrak proses manajemen, kegiatan pengarahan langsung menyangkut orang-orang
dalamorganisasi
5. Pengawasan
Semua fungsi terdahulu tidak akan efektif tanpa fungsi pngawasan (controlling), atau
sekarang banyak digunakan istilah pengendalian. Pengawasan (controlling) adalah
penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah
dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Hal ini dapat positif maupun
negatife. Pengawasan positif mencoba untuk mengetahui apakah tujuan organisasi
dicapai dengan efisien dan efektif. Pengawasan negatife mencoba untuk menjamin
bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi atau terjadi
kembali.
Fungsi pengawasan pada dasarnya mencakup empat unsur yaitu:
1) Penetapan standar pelaksanaan,
2) Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan,
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
7
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

8. 3) Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah
ditetapkan,
4) Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari
standar.
iv.
Hubungan Administrasi, Organisasi dan Manajemen
Berdasarkan ketiga definisi diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa diantara ketiganya
terdapat hubungan sebagai berikut :
a.
Manajemen lahir dari administrasi sendiri, dan manajemen merupakan bagian
dari administrasi yang mempunyai peran untuk mengorganisasikan sumber daya yang
ada untuk menetapkan langkah dan kegiatan organisasi yang perlu dilakukan demi
tercapainya tujuan organisasi.
b.
Administrasi terdapat di dalam suatu bentuk organisasi atau lembaga.
Organisasi atau lembaga mempunyai seperangkat tujuan. Administrasi adalah alat bagi
organisasi atau lembaga dalam rangka mencapai tujuan-tujuannya.
c.
Segala kegiatan administrasi harus selalu berorientasi pada tujuan organisasi
atau lembaga. Segala kegiatan administrasi harus berlangsung secara efektif dan efisien
agar tujuan-tujuan organisasi atau lembaga tercapai secara optimal. Karena tiap-tiap
organisasi atau lembaga melibatkan sedikitnya dua orang yang bekerja untuk mencapai
tujuan bersama, maka kerjasama di antara anggata-anggata organisasi atau lembaga
mutlak perlu dikembangkan secara harmonis. Setelah mengetahui arti dari
Administrasi,
d.
Administrasi adalah penyelenggaraannya, dan manajemen adalah orang-orang
yang menyelenggarakan kerja. Maka kombinasi dari keduanya adalah penyelenggaraan
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
8
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

9. kerja yang dilakukan oleh orang-orang secara bersama-sama (kerjasama) untuk
mencapai tujuan yang yang telah ditetapkan oleh organisasi.
e.
Administrasi sesuai dengan prosesnya ialah menentukan tujuan dan
kebijaksanaan, sedangkan organisasi sebagai wadah untuk mencapai tujuan. Untuk
merealisasikan tercapainya tujuan diperlukan manajemen.
v. Tingkat Manajer dan Keterampilan Manajer
Setiap pimpinan ( manajer ) atau pemimpin pekerjaan , diharuskan memiliki 2 (dua)
macam ketrampilan ( skill) , yaitu ketrampilan administrasi / manajemen dan
ketrampilan teknis ( Administrative / managerial skill and technician skill). Menurutr
Henry Fayol bahwa setiap tingkatan manajemen yang terbagi atas :
a.
Pimpinan Tingkat Atas ( Top Management)
b.
Pimpinan Tingkat Menengah ( Middle Management)
c.
Pimpinan Tingkat Bawah ( Lower Management)
Beban kerja atau beban tugas dari tiap tingkatan majemen tersebut berbeda dalam
penyelesaian tugasnya / pekerjaannya. :
1.
Lower management ( Pimpinan Tingkat Bawah) :
- menangani tugas yang bersifat operasional,
- diperlukan kecakapan / ketrampilan teknis ( technical skill ) yang lebih besar,
- Ketrampilan manajemen tidak banyak diperlukan,
- Mereka secara langsung memimpin pelaksanaan pekerjaan dengan memberikan
petunjuk, bimbingan, dan pengendalian kerja terus menerus kepada bawahannya
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
9
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

10. 2.
Middle Management ( Pimpinan Tingkat Menengah) :
- Penghubung kebijaksanaan pimpinan tingkat atas bagi keperluan pimpinan tingkat
bawah
- Diperlukan kecakapan/ ketrampilan untuk menterjemahkan kebijakan secara
terperinci, sehingga dapat dengan mudah dijadikan pedoman pimpinan tingkat bawah
- Ketrampilan manajemen / administrasi ( Administrative / Management skill) lebis
besar dibandingkan dengan ketrampilan teknis ( Technical Skill)
3.
Top Management ( Pimpinan Tingkat Atas) :
- Yang bertanggungjawab atas berhasilnya misi organisasi
- Harus mempunyai pandangan yang luas, mempunyai kemampuan melihat kedepan,
yang dapat membawa kemajuan bagi organisasinya
- Wajib menentukan kebijakan ( General policies), yang menggariskan arah, tujuan,
dan sasaran yang akan dicapai
- Harus melakukan pembinaan, pengarahan, bimbingan terhadap pimpinan yang lebih
rendah terutama kepada pimpinan tingkat menengah
- Diperlukan ketrampilan administrative / Management skill dan sedikit terlibat dalam
bidang ketrampilan teknis ( Technical Skill)
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
10
POLITEKNIK DHARMA PATRIA

11. BAB II
PENUTUP
i. Kesimpulan
Berdasarkan rumusan pengertian di atas, dapat diambil kesimpulan bahwa pentingnya
mempelajari AOM dalam mencapai tujuan organisasi adalah sebagai berikut:
a.
Agar tujuan yang telah ditetapkan dapat berjalan dengan baik. Dalam
mencapai tujuan, diperlukan suatu kerja sama antara ketiganya. Yang pertama adalah
proses penggerakan. Proses penggerakan dalam Administrasi disebut Manajemen.
Administrasi mencapai tujuan melalui Manajemen. Kemudian, agar kegiatan kerjasama
tersebut berhasil dengan baik dan mencapai tujuan maka dibutuhkan sebuah wadah,
kerangka, atau struktur. Wadah, kerangka, atau struktur dimana kerjasama dilakukan
disebut Organisasi.
b.
Apabila di dalam suatu organisasi tidak memiliki sistem administrasi dan
manajemen yang baik/bagus, maka organisasi tersebut tidak dapat berjalan dengan
baik.
Tetapi, dari ketiga hal tersebut yang terdapat hal yang paling menentukan, yaitu sumber
daya manusia.Karena manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan
proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada manusia tidak ada proses kerja, sebab pada
dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Oleh karena itu, AOM timbul karena adanya
orang-orang yang berkerja sama untuk mencapai tujuan.
Arif Gunawan , Amar Arif Y S
11
POLITEKNIK DHARMA PATRIA