De WerkBox bestaat op dit moment uit een vijftal modules, namelijk Postverwerking, Factuurverwerking Personeeldossier, Projectdossier en Klantdossier. Deze vijftal modules moeten het u makkelijker maken om uw documenten eenvoudig te digitaliseren en te delen.

1. werkbox
waarom ricoh?
Ricoh is de aangewezen partner in informa-
tievraagstukken. Informatielogistiek is al
jarenlang ons domein waarmee wij ervoor
zorgen dat uw informatie en documenten Ricoh WerkBox
door de juiste persoon op de juiste plek
gebruikt kunnen worden. Voor het optimali-
seren van informatiestromen binnen en
tussen organisaties leveren wij onze klanten
een creatieve totaaloplossing die consultancy,
hard-en software, services, training en
outsourcing omvat.
Als u de visie op informatielogistiek van
Ricoh onderschrijft, kunnen wij voor u als
regie-organisatie optreden. De werkwijze van
Ricoh is even transparant als effectief: het is
een voortdurend proces - in deze volgorde
- van analyseren, adviseren, implementeren
en continueren.
Maak de hele zaak mobiel met Ricoh WerkBox
ISO9001: 2008, ISO14001: 2004,
ISO27001: 2005 gecertificeerd
Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te
brengen in de technische specificaties en de uiterlijke
vormgeving van deze software. Houdt u rekening met
de mogelijkheid dat de opties die in deze publicatie
RIWERKBOX4NLN0
worden getoond niet altijd beschikbaar zijn. Alle merken
en productnamen worden erkend als geregistreerde
handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren.
www.ricoh-europe.com
ricoh Nederland b.V.
Postbus 93150
5203 MB ’s-Hertogenbosch
Tel.: +31 (0)73 645 26 00
Fax: +31 (0)73 645 18 44
Geprint op FSC gecertificeerd papier op de Ricoh Pro C900. www.ricoh.nl werkbox

2. WerkBox
Is werken een werkdag? Is werken Onderweg wordt een accountmanager gebeld De module Factuurverwerking distribueert Met de module Personeelsdossier is het wat moet u doen voor werkbox? De voordelen die de werkbox u
een dag waar iedereen uren heen en door een klant. Of er al antwoorden zijn op facturen binnen uw organisatie. Het is mogelijk om documenten met een gemeen- De basis van WerkBox is een MFP, een biedt
weer rijdt om die ene presentatie te zijn vragen en of zijn reactie op de offerte is mogelijk op één centrale of meerdere schappelijk onderwerp te bundelen en Multi Functional Printer waarmee u print, • Gemakkelijk terugvinden van
houden of deal te sluiten? Wat is aangekomen. Daar had de accountmanager locaties binnenkomende facturen in te beschikbaar te stellen aan de juiste personen. scant en kopieert. Wij passen de MFP aan, documenten
werken voor de voor-de-file-uit- niet aan gedacht toen hij vertrok. Wat doet scannen en naar de betrokken personen te De module Personeelsdossier bevat de zodat alles wat u scant, kopieert en print • Betaalbare oplossing in de cloud
werker, die werkt van 8 tot 4 en hij nu met zijn bereikbaarheid? Hij kan naar distribueren voor accordering. Tevens is volgende functionaliteiten: ook kan worden opgeslagen op de server. • Gedigitaliseerde en geoptimaliseer-
vaak net weg is op het moment dat kantoor bellen en proberen collega’s aan de automatische escalatie, vragen van informa- • Document gegroepeerd opslaan Het enige dat u en uw medewerkers moeten de postverwerking
de klant hem nodig heeft? Is werken lijn te krijgen, in de hoop dat zij helemaal bij tie aan betrokkenen en uitgebreide logging • Eigenschappen toekennen aan groepen doen, is alles wat van belang is, ook • Versnelling van andere werkpro-
nee verkopen als een klant ineens zijn. van factuurbehandeling mogelijk. documenten daadwerkelijk digitaliseren en in de juiste cessen door de digitalisering van
iets vraagt waar je van te voren niet Met WerkBox legt hij meteen verbinding met • Zoeken naar dossiers en documenten mappen opslaan op de server. Vervolgens poststukken en facturen.
aan hebt gedacht? Of is werk altijd het bedrijfsnetwerk en ziet in één oogopslag De module Postverwerking distribueert • Beveiliging van dossiers en documenten kan iedereen die mobiel werkt aan de slag • Kostenbesparing en volledige
direct kunnen reageren op vragen wat de laatste stand van zaken is, of de poststukken binnen uw organisatie. Middels met actuele informatie en gegevens. Zonder compliancy door optimale digitale
van de klant? Waar je ook bent? vragen van de klant zijn beantwoord en of de deze module kan door een enkele druk op de De modules Projectdossier en Klantdossier dat u hoeft te investeren, want dat doen wij. doorstroming van facturen
reactie al is verwerkt. De klant krijgt meteen knop een papieren document in een digitale werken op dezelfde wijze als de module U betaalt slechts een maandelijkse fee op • Geen ‘vergeten’ facturen meer
Van mobiel zijn naar mobiel werken antwoord, zoals hij dat verwacht in 2010. postkamer worden geplaatst. Hierna is het Personeelsdossier. Deze modules bieden de basis van uw gebruik. door automatische escalatiemoge-
De techniek is er. De smartphones, de een kwestie van ontvangers selecteren en op mogelijkheid om documenten toe te voegen lijkheden
laptops en de PDA’s. Daarmee is iedereen De WerkBox bestaat op dit moment uit een OK klikken om de documenten bij de juiste en te delen als dat wenselijk is. wat levert werkbox u op? • Plaats- en tijdonafhankelijk delen
mobiel bereikbaar en kan iedereen mobiel vijftal modules, namelijk Postverwerking, personen af te leveren. Nu iedereen zo langzamerhand is uitgerust van kennis en informatie door de
werken. Maar Het Nieuwe Werken verlangt Factuurverwerking Personeeldossier, met een smartphone, laptop of PDA, is het dossiermodules.
meer dan bereikbaarheid. Kennis van de Projectdossier en Klantdossier. Deze vijftal tijd voor de volgende stap: kennis toeganke- • Optimaal overzicht en efficiënter
klant, gemaakte afspraken nakomen en snel modules moeten het u makkelijker maken lijk maken, zodat iedereen waar en wanneer werken met direct toegankelijke en
reageren. Dat maakt het verschil en dat kan om uw documenten eenvoudig te digitalise- hij maar wil, er bij kan. Het levert u uitwisselbare informatie uit perso-
alleen als iedereen overal en wanneer hij ren en te delen. productievere medewerkers op, want ze neelsdossiers
maar wil, de beschikking heeft over de kunnen op ieder moment van de dag - in de • Administratieve lastenverlichting
meest actuele gegevens. file, tijdens de lunch of op weg naar huis • Alles met een aanpak en oplossin-
- zinvol werken. Uw klanten krijgen sneller gen waarin duurzaamheid het
wat is de werkbox? antwoord op vragen en hebben het gevoel uitgangspunt is
Met Werk Box zorgt Ricoh ervoor dat u alle dat er aan u kant veel kennis en efficiency • Papierreductie
informatie digitaliseert. Via een server kan zit. Bovendien maakt u werken nu écht • Contextgevoelige help
vervolgens iedereen die daartoe bevoegd is, flexibel, wat medewerkers meer vrijheid
bij de informatie. Altijd, dag en nacht. Het geeft, waardoor u een moderne werkgever
voordeel? We geven een voorbeeld. wordt. En dat maakt het voor u weer
eenvoudiger om toptalent aan te trekken!
Postverwerking:
behandel en vind terug