Cop’s dgtic oct 2009

Implantación de unas CoP’s
en DGTIC-Govern Balear:
Hacia la Administración-e
Pere J Mitjans
octubre 2009
jueves 25 de noviembre de 2010

La metodología inicial del proyecto de Comunidades de Prácticas
en el Govern Balear surge a partir del conocimiento de ciertas
experiencias en las que venimos colaborando o sencillamente
observando y aprendiendo, especialmente de
“Compartim” de la Generalitat de Catalunya
Esta presentación toma algunas de las ideas de estos autores y
experiencias. Les damos las gracia por contribuir en nuestro
proyecto con su conocimiento e inspiración
2

“Las organizaciones públicas son grandes productoras y
consumidoras de conocimiento. Su utilización inteligente es la
que permite generar valor público en sus actuaciones”
Marcelo Lasagna
3
“Cada comunidad de práctica es un conjunto de personas que hablan de sí
mismas como “nosotros” porque comparten un proyecto común, una
identidad dada por la pertenencia a la comunidad y un repertorio de
preguntas y respuestas frente a los problemas”
Etienne Venger
“If you have an apple and I have an apple and we exchange our apples then
you and I will still each have one apple. But if you have an idea and I have
an idea and we exchange these ideas, then each of us will have two ideas”
G. Bernard Shaw
“Estrictamente hablando, el conocimiento existe sólo en la cabeza de las
personas”
(Mario Pérez-Montoro Gutiérrez)

La producción de conocimiento
4
Base de
conocimiento
Portal de
conocimiento
Empleado
Biblioteca
Productos
Experto
externo
Articulos
relevantes
Píldoras
de
conocimiento
Píldoras
de
conocimiento
Píldoras
de
conocimiento
Comunidad de práctica

Comunidades de Práctica
‣ Las Comunidades de Prácticas son el marco organizativo que
ofrece la oportunidad de aflorar conocimiento, nuevas ideas y
aprendizaje
‣ Ejes de actuación que parten de la experiencia:
‣ Aspectos cognitivos
‣ Aspectos emotivos
‣ Aspectos sociales
‣ Las Comunidades de Práctica sitúan la noción del aprendizaje en el
contexto de las instituciones educativas y, sobre todo, en el de la vida
personal y social de las personas involucradas en el aprendizaje.
Estos contextos se interrelacionan situando al aprendizaje como un
componente más de la experiencia, en vez de como un fin.
‣ Se entiende a la comunidad como el origen de la vida social, y, por
tanto, como contexto de referencia principal para cualquier sujeto.
5

Beneficios de una CoPs
‣ Focalizar el talento
‣ Alinear las personas con los objetivos de negocio
‣ Creación de redes dentro de la organización
‣ Abordar los problemas complejos y multidisciplinares
de las organizaciones
‣ Delimitar reglas y responsabilidades
‣ Mejorar la planificación y los recursos
‣ Desarrollar una memoria corporativa
‣ Generar nuevo conocimiento individual y colectivo
‣ Mejorar la productividad del negocio
‣ Posibilitar la generación de innovación
6

Claves del éxito de una CoPs
‣ Organización voluntaria
‣ Empezar con personal o áreas “maduras” (aunque no
sean las más “necesitadas”)
‣ Selección del e-moderador adecuado y debidamente
formado
‣ Participación de expertos externos
‣ Implicación político/gerencial
‣ Incentivos, estímulos
‣ Orientado a resultados inmediatos (aplicación)
‣ Saber encontrar el método del lideraje
7

Objetivos de las CoP’s
8
a) Facilitar el cambio de los procesos a nivel
interno, ya que una nueva herramienta va
a significar una nueva forma de hacer las
cosas.
b) Incorporar nuevas herramientas que
faciliten la mejor gestión del proyecto en sí
mismo.
c) Facilitar y dinamizar un nuevo entorno de
trabajo en todas las fases de implantación
de las Nuevas Tecnologías.
d) Ayudar a las personas a involucrarse con los cambios y ser parte activa
de los mismos.
e) Fomentar la participación y la colaboración de todos los actores
implicados.

La primera reflexión sobre los
procesos de estrategia y práctica
9
Plan
estratégico
Gestión del
Conocimiento
Comunidad
de
Prácticas
¿O bien?
Plan
estratégico
Comunidad
de
Prácticas
Gestión del
Conocimiento

Estructura de una CoP
10
Grupo de trabajo
Comunidad de
práctica
e-moderador
Discusión
Productos
Difusión
Evaluación
Trabajo en línea
Reuniones
presenciales

Etienne Venger, gurú de las CoP’s
11
‣ Definición: “Un grupo de personas, reunidas
de manera informal, que convierten su saber
personal (su saber hacer) en valores
colectivos, los cuales se traducen en
prácticas”
‣ Formado por un grupo de practicantes que
tienen retos similares, que interactúan entre
ellos, y aprenden unos de otros, con la
misión de mejorar sus habilidades
‣ Etapas:
ARRANQUE CONSTRUCCIÓN CONSOLIDACIÓN
MEJORA
PERMANENTE (incluye
evaluación y difusión)

1
Fase 1: Arranque
1. Buscar indicios que hagan pensar que hay una
cultura de intercambio y de colaboración en la
organización.
2. Identificar problemas reales de las personas.
3. Identificación de prácticas criticas (criterios de
selección por interés o impacto).
4. Identificación de grupos dinámicos como
primer colectivo (con cultura de compartir).
5. Determinación consensuada de los objetivos a
cumplir y los resultados concretos esperados.
6. Asegurar el alineamiento de los objetivos de
las CoP con los los objetivos institucionales.
7. S o p o r t e i n s t i t u c i o n a l p a ra e x i g i r e l
cumplimiento de los objetivos.
8. Jornada de Buenas Prácticas
12

Errores que hay que evitar
‣ Disponibilidad versus Idoneidad de la CoPs
‣ Buscar buenas prácticas individuales
‣ No métricas (de entrada)
13
Puntos relevantes
‣ Valoración de idoneidad CoPs
‣ Inicio de grupos de trabajo colaborativo inmediatamente
‣ Aplicación rápida y evaluación producción elaborada
X

2
Fase 2: Construcción modelo de CoP
9. Plantear un modelo simple de tareas clave,
roles y responsabilidades (modulable y
escalable).
10. Introducir tecnología bajo demanda y en
función de necesidades reales.
11. Delimitar las responsabilidades de cada
participante de la CoP.
12. Vincular estructuras que puedan inyectar
información y conocimiento externo a la
CoP.
13. Política de incentivos.
14. Planificar política de difusión interna y
externa.
14

‣ Modelo único de CoP
‣ Herramienta única tecnológica
‣ Demasiada presencia
‣ Menospreciar la difusión interna a directivos intermedios
15
Puntos relevantes
‣ Flexibilidad de modelo: grupos de trabajo colaborativo orientados a
capacitación, orientados a consecución, etc.
‣ Flexibilidad de herramientas tecnológicas (más síncronas)
‣ Información y difusión específica por colectivos implicados
‣ Política de incentivos
‣ Equilibrio entre conocimiento de experto externo y conocimiento
interno
X

3
Fase 3: Consolidación
15. Trasladar progresivamente necesidades y
problemas de la organización a las CoPs
buscando soluciones e innovación.
16. Establecer dinámicas que hagan aflorar el
conocimiento tácito en explícito para cada
comunidad y difundir el conocimiento.
17. Indicadores de retorno sistemáticos:
evaluación de lo que han supuesto las
respuestas aplicadas a la organización.
18. Mantener y alimentar la percepción de éxito
de la CoP
19. Política regular de difusión dentro y fuera de la
organización.
20. Formación y soporte tecnológico a demanda.
16

‣ No detectar dinámicas parciales confrontativas a tiempo
‣ No detectar a tiempo dinámicas de acomodación de CoPs
‣ Apostar en exceso por la presencialidad
17
Puntos relevantes
‣ Reglas de juego de inicio muy claras
‣ Impulso a acciones de mejora de la organización
‣ Blended
X

4
Fase 4: Mejora permanente
21. Análisis de los resultados de los indicadores
planteados.
22. Feedback y toma de decisiones.
23. Consideración de nuevos retos para las CoP.
24. Autonomía progresiva (learning to fly)
25. Protocolización del proceso y diseminación
(Tener el Manual)
18

Evaluación de las CoPs
Definición de indicadores consensuados en la
propia CoP
‣ Debería haber: indicadores de producción
( n ú m . d e p a r t i c i p a n t e s , m a t e r i a l e s
elaborados, etc.)
‣ Debería haber: indicadores de impacto
(cuantitativos: veces que se aplican casos
tratados, núm. de personas beneficiadas,
etc.; y cualitativos: buenas prácticas
establecidas, modificación/simplificación de
procesos, observación de mejora del servicio
público, opinión de la estructura directiva,
etc.)
19

Modos de Participar: 0.0, 1.0, 2.0
‣ Cara a cara, siempre
‣ (El concepto de Web 2.0 describe la evolución social de internet, donde las
personas organizadas en redes sociales crean, comparten y organizan información y
conocimiento en torno a diversos intereses y desde diversos puntos geográficos)
‣ Foros, listas
‣ Blogs, portales, boletines (contenidos)
‣ Teleconferencia, Skypecast, (chat)
‣ Wikis (contenidos)
‣ e-Learning
‣ Favoritos (tags, folksonomías)
‣ Facebook, Twitter
RSS, búsquedas, tags: orden emergente
20

Herramientas 2.0
21

Herramientas 2.0
22

Consultoría o soporte externo para
las CoP’s
23
1.Estudio de necesidades.
2.El planteamiento de soluciones técnicas.
3.El planteamiento de recursos humanos: managers, moderadores y personal
administrativo.
4.El planteamiento de las dinámicas concretas de moderación - impulso de las
Comunidades.
5.El planteamiento y impartición de la formación para moderadores de las comunidades
para perfiles de:
1.Dinamizador de comunidades
2.e-moderador que conozca las herramientas tecnológicas (específicas para
implementar la plataforma y en general herramientas web 2.0)
6.El soporte inicial a la dinamización (empezar bien es importante para el éxito y
supervivencia de la comunidad)
7.Evaluación periódica de productos generados por las comunidades, participación, etc.,
para, si fuera necesario, reconducir el proyecto tanto el lo referido a las plataformas
tecnológicas, las dinámicas o recursos humanos.
TAREASYOBJETIVOSDEUNA
EMPRESADESOPORTEPARA
LAREALIZACIÓNDECoPs

Consultoría previa
‣ Un consultor experto en dinamizar o coordinar grupos de CoP’s analizará
conjuntamente con personal del staff de la organización los objetivos que se
pretenden alcanzar, los temas y/o causas aparentes de la problemática
observada (en nuestro caso introducción de la Administración electrónica lo que
comporta: nuevas TIC, reingeniería de procesos y organización, innovación en
atención a los ciudadanos, etc.).
‣ Se tratará de dilucidar el alcance de la intervención (¿una sola comunidad o
varias?, ¿con subcomunidades o no?...), así como la disponibilidad estimada de
recursos internos existentes (siempre hay que evitar una alta participación
de e-moderadores y de expertos externos)
‣ Se analizará la problemática de los RRHH de los Departamentos, Conselleries,
etc., así como su estructura (personal técnico, administrativo, etc.) haciendo
propuestas de intervención global, parcial, por fases, hitos, así como un
propuesta inicial de grupos de CoP’s, aunque la configuración definitiva de
las CoP’s sólo puede hacerse una vez iniciada la Fase de Arranque con la
participación de los involucrados.
24

Cooperación en redes virtuales
25
A
A
AA
A

25
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva

25
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo

25
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
Interacción
Estimuladora

25
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
Interacción
Estimuladora
Gestión Interna
de equipo

25
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
Interacción
Estimuladora
Gestión Interna
de equipo
Evaluación
Interna
de equipo

Cooperación en redes Cop’s
26
Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta
1 1 Identificación de la meta de equipo.
1 1 1 Enunciar la meta de equipo.
1 1 2 Recordar la meta de equipo.
1 2 Dependencia entre el éxito personal con el éxito del equipo.
1 2 1 Visión de conjunto en torno a la meta de equipo.
1 2 2 Compromiso personal con la meta de equipo.

26
1 Interdependencia
positiva
Es el factor de cohesión en torno a la meta conjunta
1 1 Identificación de la meta de equipo.
1 1 1 Enunciar la meta de equipo.
1 1 2 Recordar la meta de equipo.
1 2 Dependencia entre el éxito personal con el éxito del equipo.
1 2 1 Visión de conjunto en torno a la meta de equipo.
1 2 2 Compromiso personal con la meta de equipo.

27
Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo.
2 1 Responsabilidad individual.
2 1 1 Respuesta a preguntas sobre una lectura.
2 1 2 Aporte de informes de lectura.
2 2 Responsabilidad con el trabajo común.
2 2 1 Elaboración de tareas más allá de la
responsabilidad propia
2 2 2 Integración de los aportes personales al trabajo
grupal.
2 2 3 Realizar tareas que no son efectuadas por otros

27
2 Responsabilidad
Individual y de equipo
Es el factor que contribuye a no descuidar la parte y el todo.
2 1 Responsabilidad individual.
2 1 1 Respuesta a preguntas sobre una lectura.
2 1 2 Aporte de informes de lectura.
2 2 Responsabilidad con el trabajo común.
2 2 1 Elaboración de tareas más allá de la
responsabilidad propia
2 2 2 Integración de los aportes personales al trabajo
grupal.
2 2 3 Realizar tareas que no son efectuadas por otros

28
Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común
3 1 Promoción del éxito personal y de equipo.
3 1 1 Motivación al equipo
3 1 2 Motivación a la persona
3 1 3 Reconocimiento al esfuerzo y participación.
3 1 4 Reconocimiento del trabajo bien hecho
3 1 5 Ayuda a los demás en sus tareas
3 1 6 Invitar a participar
3 2 Confraternidad en torno a la meta de trabajo
3 2 1 Identidad con el equipo
3 2 2 Compañerismo en torno a la meta.
3 2 3 Muestras de afecto o consideración.

28
3 Interacción
Estimuladora
Es el factor que contribuye a crear el clima de confraternidad en torno al objetivo común
3 1 Promoción del éxito personal y de equipo.
3 1 1 Motivación al equipo
3 1 2 Motivación a la persona
3 1 3 Reconocimiento al esfuerzo y participación.
3 1 4 Reconocimiento del trabajo bien hecho
3 1 5 Ayuda a los demás en sus tareas
3 1 6 Invitar a participar
3 2 Confraternidad en torno a la meta de trabajo
3 2 1 Identidad con el equipo
3 2 2 Compañerismo en torno a la meta.
3 2 3 Muestras de afecto o consideración.

29
Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo
4 1 Organización de la estrategia de trabajo.
4 1 1 Elaboración del plan de trabajo grupal.
4 1 2 División de roles y tareas en el equipo.
4 1 3 Gestión del tiempo de trabajo.
4 1 4 Plantear problemas de organización.
4 1 5 Enunciación de propuestas.
4 1 6 Centrar el trabajo pendiente.
4 2 Habilidades de trabajo en equipo.
4 2 1 Opiniones de consenso.
4 2 2 Opiniones divergentes.
4 2 3 Intercambio de experiencias.
4 2 4 Búsqueda de salidas a problemas y conflictos.
4 2 5 Asumir el liderazgo.
4 2 6 Tolerancia a las criticas y sugerencias.
4 2 7 Tomar decisiones conjuntas.
4 2 8 Cortesía.
4 2 9 Reconocimiento del error o incumplimiento.
4 2 10 Disposición al trabajo.

29
4 Gestión Interna
de equipo
Factor necesario para un funcionamiento efectivo del equipo
4 1 Organización de la estrategia de trabajo.
4 1 1 Elaboración del plan de trabajo grupal.
4 1 2 División de roles y tareas en el equipo.
4 1 3 Gestión del tiempo de trabajo.
4 1 4 Plantear problemas de organización.
4 1 5 Enunciación de propuestas.
4 1 6 Centrar el trabajo pendiente.
4 2 Habilidades de trabajo en equipo.
4 2 1 Opiniones de consenso.
4 2 2 Opiniones divergentes.
4 2 3 Intercambio de experiencias.
4 2 4 Búsqueda de salidas a problemas y conflictos.
4 2 5 Asumir el liderazgo.
4 2 6 Tolerancia a las criticas y sugerencias.
4 2 7 Tomar decisiones conjuntas.
4 2 8 Cortesía.
4 2 9 Reconocimiento del error o incumplimiento.
4 2 10 Disposición al trabajo.

30
Factor de calidad del desempeño
5 1 Evaluación del logro de la meta de equipo.
5 1 1 Verificación del cumplimiento de la meta.
5 1 2 Identificación de correctivos para lograr la meta.
5 2 Evaluación de la dinámica de trabajo de equipo.
5 2 1 Estimación del desempeño grupal.
5 2 2 Referencia a la acción de cooperar.

30
Factor de calidad del desempeño
5 Evaluación Interna
de equipo
5 1 Evaluación del logro de la meta de equipo.
5 1 1 Verificación del cumplimiento de la meta.
5 1 2 Identificación de correctivos para lograr la meta.
5 2 Evaluación de la dinámica de trabajo de equipo.
5 2 1 Estimación del desempeño grupal.
5 2 2 Referencia a la acción de cooperar.

31
A
A
AA
A
Es el factor de cohesión en
torno a la meta conjunta
Es el factor que contribuye a
no descuidar la parte y el todo
Es el factor que contribuye a crear el clima de
confraternidad en torno al objetivo común
Factor necesario para un
funcionamiento efectivo del
equipo
Factor de calidad del
desempeño

31
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
equipo
desempeño

31
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
equipo
desempeño

31
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
Interacción
Estimuladora
equipo
desempeño

31
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
Interacción
Estimuladora
Gestión Interna
de equipo
equipo
desempeño

31
A
A
AA
A
Interdependencia
positiva
Responsabilidad
Individual y de
equipo
Interacción
Estimuladora
Gestión Interna
de equipo
Evaluación
Interna
de equipo
equipo
desempeño

Experiencias de éxito
32
www.gencat.cat/justicia/compartim
Como elprograma Compartim del Departament de Justicia Generalitat de Catalunya,
donde más de 500 personas trabajan colaborativamente siguiendo la metodología de
las comunidades de prácticay aplicando Internet y las TIC

Dos preguntas y la respuesta (*)
33
Una a los empleados:
¿Estaríais dispuestos a poner parte de vuestro tiempo y de vuestro
conocimiento para encontrar soluciones a problemas de vuestro
trabajo que ahora no tienen una soluciónsatisfactoria?
Otra a los jefes:
¿Estaríais dispuestos a dejar que vuestra gente disponga de tiempo
para proveer soluciones a problemas que pueden hacer más
eficiente y productiva –y feliz– la organización?
(*) Jordi Graells
La respuesta:
La ley de la participación humana en proyectos de innovación:
-15% entusiastas
-15% nunca participarán
-60% a la expectativa

Conclusiones
34

35

Gestión del Conocimiento
36

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