Este manual proporciona orientación sobre el módulo contable del SIAF. Explica el proceso de elaboración de estados financieros en dos etapas: 1) fase preliminar de cierre anual que incluye alimentación de datos y contabilización de documentos, y 2) fase que incluye contabilizaciones, análisis, notas contables y validaciones. También cubre temas como apertura de cuentas, créditos suplementarios, ajustes técnicos, y personalización de tablas de operaciones para facilitar la cont
2. MODULO CONTABLE
INTRODUCCIÓN
Para elaborar un Estado Financiero lo debemos dividir en etapas. No se puede procesar la segunda etapa
sin haber culminado la primera, ni la tercera sin haber culminado la segunda, el proceso de trabajo es
paso por paso.
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3. MODULO CONTABLE
ELABORACION DE ESTADOS FINANCIEROS Y
PRESUPUESTARIOS ANUALES
PRIMERA ETAPA – FASE PRELIMINAR DE CIERRE ANUAL 2011
(Alimentación de Datos)
BASE LEGAL.
- Ley N° 28708 - Ley General del Sistema Nacional de Contabilidad, modificada por la Ley Nº 29537.
- Directiva Nº 003-2010-EF/93.01 - Cierre Contable y Presentación de Información para la Elaboración de la
Cuenta General de la República y sus modificatorias.
- Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración del Sector Público.
- Ley Nº 27815 – Ley del Código de Ética de la función Pública.
- Ley Nº 27444 – Ley del Procedimiento Administrativo General y modificatoria.
- RD Nº 001 -2009-EF/93. Aprobó el uso obligatorio del Plan Contable Gubernamental 2009, modificada por
RD Nº 002-2010-EF/93.01
El Usuario, antes de empezar a la contabilización de los registros administrativos, se le recomienda que
haya terminado con la información siguiente:
1. Es importante Actualizar los Libros Bancos para su posterior Conciliación Bancaria, Respecto a la
Conciliación Bancaria siempre he usado un método efectivo que consiste en Conciliar Primero
los libros Bancos con el Extracto Bancario, la diferencia deben ser cheques en Transito y Cartera
que se imprimen del mismo SIAF, debe cuadrar las diferencias que no figuran en este proceso
deben ser revisados y analizados, finalmente se concilia los Libros Bancos con el Auxiliar
Estandar.
INGRESAR A MODULO ADMINISTRATIVO
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4. MODULO CONTABLE
2. Registro de “fechas de entrega”, de acuerdo a la fecha en que firma el comprobante de pago el
Proveedor, no se debe llenar la fecha en caso de cheques anulados (dejar en blanco).
MODULO ADMINISTRATIVO
EN ESTA
COLUMNA SE
REGISTRA LA
FECHA DE
ENTREGA DE
LOS
DOCUMENTOS
EMITIDOS
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5. MODULO CONTABLE
3. Registro de todos los expedientes administrativos de Ingresos y Gastos al 100%, así como sus
Secuencias (Ampliaciones, Rebajas, Devoluciones, Anulaciones y Reasignaciones), en otras
palabras todas fase de los Compromisos, Devengados, Girados, Pagados, Devoluciones,
Anulaciones, Reasignaciones, Ampliaciones, Rebajas, etc. correspondiente al Ejercicio 2011,
deben estar completamente Registrados y aprobados.
Así como también todas fase de Determinado, Recaudado, de los Rubros Recursos Directamente
Recaudados -09, Otros Impuestos -08, Foncomun-07, Canon – 18 y otros, deberán estar
registrados en el SIAF al 100% excepto el Recurso Ordinario Rubro 00. Asimismo Los intereses
Generados y todo tipo de ingresos a favor de la Entidad.
Si encontrara expedientes con estados diferentes al Aprobado, deberá proceder a su
regularización.
MODULO ADMINISTRATIVO
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6. MODULO CONTABLE
EL NUMERO A LA ALTURA DE LA
COLUMNA DE LA LETRA “A”, NOS INDICA
QUE EL EXPEDIENTE SE ENCUENTRA
APROBADO,, CASO CONTRARIO SE
PROCEDERA A SU APROBACI{ON
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 6
7. MODULO CONTABLE
4. Contabilización de los documentos entregados.
Para la contabilización de los documentos entregados se ingresa al modulo contable, tal como
se muestra a continuación:
Ingresamos al Modulo CONTABLE:
Usuario : CONTABLE
Clave : CONTABLE
Los usuarios y las claves pueden ser diferentes en cada uno de los pliegos, pero para nuestro
caso tenemos las que mencionamos líneas arriba.
INGRESAMOS AL MODULO
CONTABE
SE HACE CLICK EN
MODULO CONTABLE
EJCUTORA, QUE ES
EL MODULO DONDE SE
REALIZA TODO EL
PROCESO DE
ELABORACION DE LOS
ESTADOS
FINANCUROS
PARA LA CONTABILIZACION DE
DOCUMENTOS ENTREGADOS SE INGRESA
AL MENU REGISTRO, SUB MENU
CONTABILIZA, OPCION DOCUMENTOS
ENTREGADOS
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8. MODULO CONTABLE
APARECERA LA SIGUIENTE
PANTALLA, EN LA CUAL SE ELIGE
EL MES A CONTABILIZAR, OJO,
PARA CONTABILIZAR
PREVIAMENTE SE DEBE HABER
REGISTRADO LA FECHA DE
ENTREGA.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 8
9. MODULO CONTABLE
EN EL
PRESENTE
CASO YA SE HA
REGISTRADO
LA FECHA DE
ENTREGA
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 9
10. MODULO CONTABLE
SE HACE CLICK
EN EL BOTON
CONTABILIZA
R
AUTOMATICAMENT
E APARECEN LAS
CUENTAS EN LAS
COLUMNAS DEBE Y
HABER Y LAS
LETRAS Y
NUMEROS SE
CAMBIA A COLOR
AZUL
5. Incorporar en el Modulo de Proceso Presupuestario, PIA, saldos de Balances y todos los créditos
suplementarios, asimismo las modificaciones deben estar aprobadas y registradas con su
Numeración de Resolución sirve para la obtención automática de los PP1 y PP2.
6. Regularizar con la respectiva Resolución todas las notas de modificación presupuestaria
aprobadas de tipo “003-Créditos y Anulaciones”.
7. Los responsables de las Oficinas de Presupuesto o la que haga sus veces, en la Entidad deben de
realizar el registro de las metas físicas hasta el segundo semestre del ejercicio fiscal a rendir, de
proyectos de inversión y gasto social de manera que reflejen la imagen fiel del avance de las
metas físicas programadas y ejecutadas en el ejercicio, debiendo ser coherentes con los montos
programados y ejecutados de su presupuesto.(Sirve para la obtención de los reportes PI y GS)
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11. MODULO CONTABLE
8. Solicitar información a oficinas de Tesorería, Almacén, Logística, Control Patrimonial, Recursos
Humanos, Presupuesto, Obras y Asesoría Jurídica, para realizar las conciliaciones semestrales,
provisiones, liquidaciones, contingencias y otros hechos que tengan incidencia financiera.
9. Finalmente al cumplir lo señalado en los párrafos precedentes podemos pasar a la Segunda
Etapa para elaborar un Estado Financiero Completo y Relevante, el incumpliendo de algunas
proceso generara inconsistencia y un Balance irreal.
SEGUNDA ETAPA – FASE PRELIMINAR DE CIERRE ANUAL 2011
(Contabilizaciones, Análisis, Notas de Contabilidad, procesos y
Validaciones de errores)
1. Las Unidades Ejecutoras y Municipalidades, registrarán en forma automática, vía el
Módulo SIAF, el Asiento de Apertura 2011, el cual mostrará las mismas cuentas
contables y montos del Asiento de Cierre de Cuentas de Balance del 2010.
Para crear los Asientos de
Apertura del Ejercicio 2011, se
debe ingresar al Menú
Registro, Sub Menú Notas
de Contabilidad.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 11
12. MODULO CONTABLE
El Sistema creará los Asientos de Apertura, mostrando los mensajes siguientes:
• “Asiento de Apertura Cuentas Patrimoniales fue creado exitosamente… 0000000001 Área
0000”
• “Asiento de Apertura Cuentas de Orden fue creado exitosamente… 0000000002 Área
0000”
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 12
13. MODULO CONTABLE
Luego de haberse creado los
El botón CREAR ASIENTO DE APERTURA migra la información de las Notas de Cierre del Ejercicio
anterior (Cuentas Patrimoniales y Cuentas de Orden). Si en estas Notas no se hubieran registrado los
montos correspondientes en el Área Cuentas Bancarias, estos no se visualizarán en el ASIENTO DE
APERTURA 2011.
El Usuario deberá actualizar estos montos, de lo contrario, al grabar la Nota Contable el Sistema presentara un
mensaje de validación informativo, indicando las Cuentas Contables que se encuentran pendientes de distribución.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 13
14. MODULO CONTABLE
Para las entidades que han cerrado su
contabilidad 2010 en el SIAF y si no han
generado sus Asientos de Apertura, el
Sistema permite crear Notas de
Contabilidad a partir de la Nota Nº 03,
reservando los números de Notas 01 y 02
para los Asientos de Apertura de Cuentas
Patrimoniales y Cuentas de Orden.
cual responderá SI
Las entidades que están incorporándose por primera vez en el año 2011, crearán la primera Nota de Contabilidad
con el Nº 01.
2. Asiento de Presupuesto de Institucional de Apertura (PIA) de Ingresos y gastos.
Por el PIA de ingreso y gastos, se
elabora las correspondientes
Notas de Contabilidad, en la cual
se procederá a elegir el código de
la Nota
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 14
17. MODULO CONTABLE
3. Créditos Suplementarios
Cuando la Entidad tiene mayores ingresos
(Crédito suplementario) por cualquier fuente
de financiamiento, se elabora las
correspondientes Notas de Contabilidad
4. Saldo de Balance del año 2010
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 17
18. MODULO CONTABLE
El saldo de Balance corresponde un Crédito
suplementario por lo que se procederá a
elaborar las correspondientes Notas de
Contabilidad
5. Ajustes técnicos (provisión)
Efectuar el cálculo y registro de los ajustes
técnicos en forma mensualizada (a
excepción de la provisión para obligaciones
provisionales que es de periodicidad anual)
como son depreciaciones, cts y otros. En el
presente caso presentamos un ejemplo de
asiento contable por depreciación.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 18
21. MODULO CONTABLE
Para el caso de ingreso salida de
almacén elegimos el código del
grupo 020000 – Movimiento de
bienes y secuencial que
corresponda
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 21
23. MODULO CONTABLE
7. Liquidaciones de Obras y otras operaciones de regularizaciones.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 23
24. MODULO CONTABLE
Para el caso de Liquidaciones de Obras
elegimos el código del grupo 020000 –
Movimiento de bienes y secuencial 007
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 24
25. MODULO CONTABLE
8. Constatar que la ejecución de ingresos sea mayor o igual que la ejecución de gastos por cada
rubro.
Antes de proceder a consultar los reportes de ejecución de ingresos y gastos se generar
procesos en el menú PROCESOS, submenú GESTION DE PROCESOS Y ENVIO, opción
CIERRE PRESUPUESTAL Y ANEXOS.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 25
26. MODULO CONTABLE
Una vez realizada los procesos correspondientes se realiza la consulta como se muestra a
continuación:
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 26
27. MODULO CONTABLE
9. Se procede a contabilizar todos los Gastos y Ingresos Registrados en el SIAF, deberán ser
contabilizados al 100% aplicando los principios contables y criterio personal para una adecuada
distribución usando el plan contable Gubernamental, esta operación se realizara en el modulo
Contable. Al finalizar no deberá quedar ningún registro por contabilizar.
PERSONALIZACION DE TABLA DE OPERACIONES
La personalización de TABLA DE OPERACIONES, consiste en seleccionar los gastos realizados por el TIPO DE
OPERACIÓN y CLASIFICADOR PRESUPUESTAL DE GASTO, con la finalidad de que al momento de contabilizar la
FASE DEVENGADO, este nos muestre únicamente las cuentas seleccionadas, facilitando la contabilización.
Para personalizar TABLA DE
OPERACIONES se debe
seleccionar el Menú
Mantenimiento Sub Menú
Personalizar Tabla de
operaciones.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 27
28. MODULO CONTABLE
En la ventana Personaliza
Tabla de Operaciones,
elegimos Tipo de Operación y
Clasificador
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 28
29. MODULO CONTABLE
Se hace clic en la pestaña
Ejecutar Búsqueda y
aparecen las cuentas
correspondientes
Seleccionamos las cuentas a
utilizar y grabamos
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 29
30. MODULO CONTABLE
Grabamos
Una vez realizada la personalización de la TABLA DE OPERACIONES, se ingresa a la pestaña, REGISTRO –
CONTABILIZA – REGISTROS ADMINISTRATIVOS, con la finalidad de contabilizar cada unos de los registros de
ingreso y gastos, tal como se muestra a continuación.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 30
33. MODULO CONTABLE
Caso N° 01: Contabilización de una Operación de Gastos.
- Contabilización de Contrato Administrativo de Servicios.
CONTABILIZACION DEL DEVENGADO
CONTABILIZACION DEL IMPORTE NETO A PAGAR
CONTABILIZACION DEL DEVENGADO
CONTABILIZACION DEL IMPORTE POR CONCEPTO DE AFP
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 33
46. MODULO CONTABLE
Caso N° 02: Contabilización de una Operación de Ingresos.
- Ingresos por concepto de Impuesto Predial
CONTABILIZACION FASE DETERMINADO
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 46
56. MODULO CONTABLE
10. Procesar y Validar, luego Generar un Balance de Comprobación y analizar los saldos, verificar
que los saldos de las cuentas estén generados de acuerdo a su naturaleza (deudor o Acreedor).
11. Culminado estas operaciones se volverá a procesar la parte financiera y presupuestal con la
finalidad de efectuar la segunda validación y verificación que consisten en:
► Verificar en el EP1 que la ejecución de Gastos no sea mayor que los Ingresos por Cada Rubro.
► Verificar que la Ejecución de Gastos no se encuentre Sobregirada respecto al Marco Presupuestal.
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57. MODULO CONTABLE
► Conciliar con la Base de Datos ORACLE, el marco y ejecución presupuestaria de ingresos y gastos,
usando el modulo de Conciliación
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 57
58. MODULO CONTABLE
► Conciliar que los saldos de Ep1 Ingresos (sin tomar en cuenta Recursos Ordinarios) Debe ser Igual a
los saldos de la cuenta 8501 (Ejecución de ingresos)
TOTAL GENERAL - RO = SD 8501 SALDO ACREEDOR
TOTAL (Fte. Fcto.) = SD 8501 (Fte. Fcto.) 8601
► Conciliar que los saldos de Ep1 Gastos Debe ser Igual a los saldos de la cuenta 8601 Ejecución de
Gastos.
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59. MODULO CONTABLE
► Conciliar que la suma total de las cuentas Presupuestales DEBE y HABER, deben ser iguales al PP1 Y
PP2.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 59
60. MODULO CONTABLE
• Saldo de la cuenta 8101 debe ser el PIM de Recursos Ordinarios.
• La cuenta 8201 debe ser Deudora no debe quedar con saldo acreedor a nivel sub cuenta, esto
significaría que falta un crédito suplementario.
• Saldo de la cuenta 84 debe ser 0.00. Si tuviese saldo analizar, sacando reporte análisis cuenta
registro
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 60
65. MODULO CONTABLE
SA 8301 + SA 8401 + SA 8601
12. Elaboración de Notas de Cierre Contable.
• 12000-006 Cierre cuentas clase 4 y 5 diferencia es el resultado de operación cta 6101.01
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 65
66. MODULO CONTABLE
• 12000-005 Traslado del saldo de la cuenta 6101.01 a la cuenta 6102.01 El monto debe ser
IDEM a resultado del EF2.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 66
67. MODULO CONTABLE
• 12000-005 Traslado del saldo de la cuenta 6101.01 a la cuenta 3401.01
• 13000- 001 Para saldar activo, pasivo y patrimonio.
• 13000-002 Para saldar Cuentas de orden
• 13000-003 Para saldar cuentas presupuesto.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 67
68. MODULO CONTABLE
13. Finalmente se realiza el pre cierre
TERCERA ETAPA –CIERRE ANUAL 2011 (Generación de hoja
Trabajo Contable, Validación, Llenado de anexos)
A esta etapa de trabajo lo llamo Fase de Cierre, consiste en formular los Estados Financieros y
Presupuestarios Anuales.
Para generar los formatos de Estados Financieros y Presupuestarios, el Usuario debe ingresar al
Sub_módulo Reportes, menú Estados Financieros y Presupuestarios sub menú Anual
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 68
69. MODULO CONTABLE
1. Balance General.
La elaboración del Balance General tiene una etapa previa que se llama Reclasificación.
Culminada la Reclasificación/Distribución de todas las cuentas en el mes de Cierre – Anual, se
pasará a la pestaña Rubros donde se dará clic en el botón Generar.
Este botón presentará Validaciones Financieras:
Sub Cuentas que al finalizar el Ejercicio NO deberán tener saldo (no se podrá grabar):
La Depreciación, Amortización y Agotamiento no puede ser mayor al monto del Activo con el que
está relacionado
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 69
70. MODULO CONTABLE
2. Estado de Gestión (Genera Automático).
3. Estado de cambios de patrimonio neto (Llenar).
Los importes comparativos no son editables , se mostrará los datos que la UE y el Pliego
presentaron a la DNCP al Cierre del Ejercicio 2010.
4. Estado de Flujo Efectivo (Llenar)
El Estado de Flujos de Efectivo
El Estado de Flujos de Efectivo EF-4, se presenta con información comparativa (2011 y 2010),
la columna 2011 permite editar los datos del ejercicio vigente, la información del año 2010 no
es editable y muestra los datos que la Unidad Ejecutora y el Pliego presentaron a la DNCP al
Cierre del Ejercicio 2010.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 70
71. MODULO CONTABLE
La sumatoria de los importes editados (primera columna) 2010, son validados con los importes
comparativos no editados.
5. Anexos Financieros.
Edificios y Estructuras y Activos No Producidos (AF-2)
Se ha modificado el nombre de la segunda columna de la pestaña Aumentos: en la actual
versión se llama Compras, Mejoras y/o Desembolsos.
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72. MODULO CONTABLE
Vehículos, Maquinarias y Otros (AF-2A)
Se ha modificado el nombre de la segunda columna de la pestaña Aumentos: en la actual
versión se llama Compras y Mejoras.
Donaciones y Transferencias de Capital Recibidas (AF-8) y Donaciones y
Transferencias de Capital Otorgadas (AF-8A)
En esta versión los montos del ejercicio 2011, se generan automáticamente con las opciones
‘Mayorizar’ y ‘Pre-cierre’, considerando el saldo de las subcuentas contables contenidas en el
Balance Constructivo. Además los reportes muestran en la Unidad Ejecutora la columna 2010
con importes comparativos que son proporcionados por OFINE y transmitidos a través del SIAF,
en base a la información que la UE y el Pliego presentaron a la DNCP al Cierre del Ejercicio
2010.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 72
73. MODULO CONTABLE
Movimiento de Fondos que Administra la Dirección Nacional de Tesoro
Público por los recursos Recibidos y Entregados (AF-9)
Donaciones y Transferencias Corrientes Recibidas (AF-12) y Donaciones y
Transferencias Corrientes Otorgadas (AF-13)
En esta versión se generan automáticamente los montos del Ejercicio 2011, con las opciones
‘Mayorizar’ y ‘Pre-cierre’, considerando el saldo de las subcuentas contables contenidas en el
Balance Constructivo. Además los reportes muestran la columna 2010 con importes
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74. MODULO CONTABLE
comparativos que son proporcionados por OFINE y transmitidos a través del SIAF, en base a la
información que la UE y el Pliego presentaron a la DNCP al Cierre del Ejercicio 2010.
6. Información Financiera Adicional.
Control de Obligaciones Previsionales (OA-1).
Se ha modificado el nombre de las columnas de la pantalla, para la presente versión se
denominan Saldo Inicial, Movimientos: Aumentos/Disminuciones y Saldo Final. Sólo la
Oficina de Normalización Previsional ONP puede editar los conceptos que corresponden a
los grupos: 3 - Total Pensionistas D.L. Nº 19990 y 4 - Total Trabajadores Activos D.L. Nº
19990.
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75. MODULO CONTABLE
Saldos de Cuentas del Activo por Operaciones Recíprocas entre Entidades
del Sector Público (OA-3)
Se ha modificado la presentación de la pantalla, a las pestañas Cuentas del Activo, Cuentas del
Pasivo y Cuentas de Gestión se les han agregado sub_pestañas, Activo Corriente y Activo No
Corriente, Pasivo Corriente y Pasivo No Corriente e Ingresos y Gastos respectivamente, así mismo,
se ha modificado la forma de insertar una Entidad para todas las pestañas, en esta
versión el Usuario se ubicará en el tipo de Entidad que desea registrar y dará un
clic en el botón situado en la parte superior derecha INSERTAR y se
mostrará la pantalla Ayuda:
Entidades, con la cual el Usuario podrá elegir la Entidad que requiera.
Asimismo, para eliminar una Entidad creada, el Usuario se posesionará sobre la
Entidad a ELIMINAR.
7. Los Estados Presupuestarios son obtenidos del Modulo presupuestal y administrativos para lo
cual antes se procesa en el MPP y también en el Modulo contable.
8. Finalmente la Información Adicionales consiste en llenar los datos de contador y operaciones
reciprocas
9. Una vez llenado y validado todos los formatos se procederá al cierre y transmisión de la
información financiera y presupuestal. Las transmisiones se efectúan en 2 etapas:
Primero.- Se transmitirá del Modulo Contable UE a Modulo Pliego
Segundo.- Se Integrara y consolidara en el Modulo contable Pliego y Transmisión a la
Contaduría Pública de la Nación.
10. La formulación de los Estados financieros se efectuara con la última Versión del SIAF, la
instalación, actualización de parches etc., deberán coordinar con sus respectivos residentes.
11. El plazo de vencimiento es según cronograma elaborado por la Dirección Nacional de
Contabilidad Pública.
La Conciliación del Marco Legal de Presupuesto venció 28 febrero 2012.
MANUAL EDUCATIVO – SIAF-GL 75
