Este documento fornece um manual de utilização do sistema Doc4. Ele descreve as principais funcionalidades do sistema como home, administração, documentos, notificações e lixeira. Também explica como adicionar documentos, pesquisar documentos, gerenciar acessos de usuários e muito mais.

1. SISNET – SISTEMA DE INFORMÁTICA
Manual de utilização do sistema Doc4

2. Página 1 de 17
Sumário
1. Home..................................................................................................................................... 3
1.1. Lista de Documentos..................................................................................................... 3
1.2. Notificações................................................................................................................... 4
1.3. Menu de Opções ........................................................................................................... 4
1.4. Alternar Acesso ............................................................................................................. 5
1.5. Favoritos........................................................................................................................ 5
1.6. Alterar Dados ................................................................................................................ 5
1.7. Alterar Senha................................................................................................................. 5
2. Administração ....................................................................................................................... 5
2.1. Gestão de Acesso .......................................................................................................... 5
2.1.1. Funcionários.......................................................................................................... 5
2.1.1.1. Adicionar novo Funcionário: ............................................................................. 6
2.1.1.2. Pesquisa por Funcionário:..................................................................................... 6
2.1.2. Clientes.................................................................................................................. 7
2.1.2.1. Adicionar novo Cliente:..................................................................................... 7
2.1.2.2. Pesquisa de Clientes.......................................................................................... 7
2.2. Gestão da Aplicação...................................................................................................... 9
2.2.1. Tipos de Documento da Aplicação........................................................................ 9
3. Documentos.......................................................................................................................... 9
3.1. Incluir Documento:........................................................................................................ 9
3.2. Pesquisar Documentos................................................................................................ 11
3.2.1. Visualizar Documento: ........................................................................................ 11
3.3. Favoritos...................................................................................................................... 13
4. Notificações......................................................................................................................... 13
4.1. Pesquisar Notificações ................................................................................................ 13
4.2. Minhas Notificações.................................................................................................... 14
5. Lixeira .................................................................................................................................. 15
5.1. Pesquisar Documento na Lixeira................................................................................. 15
5.2. Restaurar Documento................................................................................................. 16
5.3. Esvaziar Lixeira ............................................................................................................ 17

3. Página 2 de 17
Acessos
Abaixo a tabela com os perfis e seus acessos:
Somente
Consulta Digitalizador Gestor
Home
Lista de Documentos x x x
Notificações x x x
Opções - Pesquisa x x x
Alterar Acesso x x x
Favoritos x x x
Alterar Dados x x x
Alterar Senha x x x
Administração
Gestão de Acesso - - x
Funcionários - - x
Cliente - - x
Gestão da Aplicação - - x
Tipos de Documentos da
Aplicação - - x
Documentos
Incluir Documento - x x
Pesquisar Documento x x x
Favoritos x x x
Notificações
Pesquisar Notificações - - x
Minhas Notificações x x x
Lixeira
Enviar para Lixeira - x x
Esvaziar Lixeira - - x
Restaurar Documento - - x

4. Página 3 de 17
1. Home
1.1. Lista de Documentos
Você pode acessar e pesquisar rapidamente seus
documentos, e verificar quantos documentos há no Tipo
Documento.
Ao lado um exemplo de Lista de Documentos da Área
Contábil.

5. Página 4 de 17
1.2. Notificações
O Recurso de notificação é um recurso que envia um e-mail apresentando um link para acessar
um determinado documento no sistema doc4, alertando o usuário sobre o mesmo.
Se você recebeu uma Notificação, em Home há uma área de acesso rápido, onde
mostra todas suas Notificações.
Para abrir sua notificação, clique em cima do nome da Notificação, conforme imagem
abaixo:
1.3. Menu de Opções
No campo busca, você pode efetuar a consulta por palavras
contidas nos seus documentos anexados ou digitalizados.
Para efetuar a busca por palavras, ele utiliza o recurso de OCR**
(A tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres), para
consultar em todos os documentos a palavra que você
especificou.
Você pode efetuar buscas parciais, utilizando o caractere *.
Exemplo: Comp*
Ele mostrará o resultado de todas as palavras que contém as
letras COMP, como por exemplo: Computador, compre,
entre outras.
Outro tipo de pesquisa, é de por palavras compostas
utilizando “...”:
Exemplo: “Documentos Diversos”
Ele mostrará o resultado de todos os documentos que contém as palavras Documentos
Diversos juntos, como por exemplo: - Há Documentos Diversos na pasta.
** OCR é um acrónimo para o inglês Optical Character Recognition, é uma tecnologia para
reconhecer caracteres a partir de um arquivo de imagem ou mapa de bits sejam eles escritos à

6. Página 5 de 17
mão, datilografados ou impressos. Dessa forma, através do OCR é possível obter um arquivo
de texto editável por um computador.
1.4. Alternar Acesso
Se você possui acesso a mais de uma Empresa e/ou Área, utilize a opção Alternar
Acesso para escolher outra Empresa.
1.5. Favoritos
Acesse rapidamente os documentos que você adicionou como Favorito.
1.6. Alterar Dados
Para alterar seu nome de apresentação, utilize a opção Alterar Dados.
1.7. Alterar Senha
Utilize essa opção para alterar sua senha cadastrada no Doc4.
2. Administração
Esse Recurso, somente está disponível para o Perfil Gestor!!!
2.1. Gestão de Acesso
2.1.1. Funcionários
Para acessar a área Funcionário:

7. Página 6 de 17
1 – Clique em Administração;
2- Clique em Gestão de Acesso;
3 - Clique em Funcionários.
2.1.1.1. Adicionar novo Funcionário:
Para adicionar um novo Funcionário no Doc4, segue abaixo os passos:
1 – Clique no botão Adicionar;
2 – Em seguida informe o e-mail do novo Funcionário;
3 – Clique em Buscar;
4 – Caso o e-mail informado, já esteja cadastrado no Autenticador, os campos abaixo
já estarão preenchidos.
Se o e-mail que informou não era cadastrado, preencha os campos abaixo:
 E-mail;
 CPF;
 Nome;
 Perfil.
5 – Clique sobre o botão Adicionar.
2.1.1.2. Pesquisa por Funcionário:
Para efetuar a pesquisa de um Funcionário, digite o nome ou CPF do mesmo, e em
seguida clique em Pesquisar.
O Sistema irá retornar o(s) Funcionário(s) se encontrado(s).
Ele apresentará quatro colunas:
 CPF;
 Nome do Funcionário;
 Conta – E-mail;
 Opções.
Na coluna OPÇÕES, você encontrará as seguintes opções para gerenciar a conta do
usuário:

8. Página 7 de 17
 Gerenciar permissões de Tipo de Documento
o A gestão de tipos de documento permite a definição da visualização de
tipos do documento x área.
 Gerenciar perfis
o Adicione o perfil de acesso para cada usuário:
 Somente Consulta;
 Digitalizador;
 Gestor.
 Alterar dados
o Altere o e-mail e/ou o nome de acesso do usuário.
 Excluir registro
o Excluir o usuário do sistema.
2.1.2. Clientes
Para adicionar e/ou pesquisar por um Cliente:
1 – Clique em Administração;
2 – Clique em Gestão de Acesso;
3 – Clique em Clientes.
2.1.2.1. Adicionar novo Cliente:
Para adicionar um novo Cliente no Doc4, segue abaixo os passos:
1 – Clique no botão Adicionar;
2 – Em seguida informe o CPF/CNPJ e o nome do novo Cliente;
3 – Clique em Salvar;
4 – Clique em Adicionar.
2.1.2.2. Pesquisa de Clientes

9. Página 8 de 17
Para efetuar a pesquisa por um Cliente, digite o CPF/CNPJ ou o nome do mesmo, e em
seguida clique em Pesquisar.
O sistema irá retornar a Lista de Empresa(s), conforme o Filtro de Pesquisa.
Ele apresentará quatro colunas:
 CPF/CNPJ;
 Razão social;
 Quantidade de Usuário;
 Opções.
Na coluna OPÇÕES, você encontrará as seguintes opções para gerenciar a conta do
usuário:
 Visualizar Usuários
Você irá verificar os Dados do Cliente e os Usuários que determinado Cliente
possui.
o Você poderá adicionar novos usuários em um determinado Cliente. Para
isso clique em Adicionar Usuário;
1 – Informe o e-mail do novo usuário;
2 – Buscar;
 Informe CPF;
 Informe Nome;
3 – Adicionar.
o Caso a Empresa Cliente, possua Usuários, você poderá:
 Gerenciar permissões de Tipo de Documento
 A gestão de tipos de documento permite a definição da
visualização de tipos do documento x área.
 Alterar Dados
 Altere o nome de visualização do usuário da Empresa
Cliente.
 Excluir Registro
 Excluir o usuário da Empresa.
 Alterar Dados
o Altere os dados da Empresa Cliente.
 Excluir Registro
o Excluir o registro da Empresa no sistema.

10. Página 9 de 17
2.2. Gestão da Aplicação
2.2.1. Tipos de Documento da Aplicação
Através dessa funcionalidade, é possível EXIBIR ou RESTRINGIR algum Documento de
ser exibido.
Ao Desabilitar algum documento, ele irá ficar INDISPONÍVEL, para TODOS os
usuários da Empresa.
Há duas tabelas:
 Tipos de Documentos Indisponíveis;
 Tipos de Documentos Disponíveis.
Para Disponibilizar ou Indisponibilizar Tipos de Documentos, você deve selecionar os
mesmos e clicar em:
 Disponibilizar;
 Indisponibilizar.
3. Documentos
3.1. Incluir Documento:
Para incluir novos documentos no sistema Doc4, segue os passos abaixo:
1 – Clique em Documentos e em seguida Incluir Documento;
2 – Preencha os campos abaixo:
Dados do Documento:
 Documento Privado:
São aqueles documentos restritos ao Contratante do sistema Doc4, ou seja, os
clientes do contratante não visualizam Documentos Privados.
o Selecione a opção “Sim”, se o documento que você irá incluir for
Privado.
o Caso você NÃO marque a opção Sim, irá abrir um campo Cliente, onde
você irá selecionar a Empresa desejada.
 Notificar Usuário:

11. Página 10 de 17
Ao utilizar essa opção, você poderá enviar uma notificação para usuários, sobre seu
documento.
o Para notificar um usuário sobre a inclusão do documento, selecione a
opção “Sim”.
 Grupo do Documento:
o Escolha o em qual grupo será incluído o documento.
 Tipo de Documento:
o Escolha o Tipo de Documento.
 Preencha os outros Campos se necessário.
3 – Clique em Avançar.
4 – Se você selecionou a opção para Notificar Usuário, você deverá selecionar os
usuários que serão notificados.
 Para selecionar mais de um usuário, segure a tecla Ctrl e selecione os usuários.
 Há um campo para enviar com cópia e incluir outro e-mail, que não esteja
cadastrado no sistema Doc4.
 Você pode inserir observações sobre o documento.
5 – Clique em Avançar.
6 – Você poderá Anexar um arquivo ou Digitalizar algum documento:
 Digitalizar:
1 – Clique em Selecionar, para escolher o Scanner;
2 – Clique em Digitalizar;
3 – Clique em Enviar.
4 – Documento enviado com sucesso!
 Anexar:
1 – Clique em Adicionar;
2 – Selecione um documento em seu computador;
3 – Clique em Enviar.
4 – Documento enviado com sucesso!

12. Página 11 de 17
3.2. Pesquisar Documentos
Para efetuar a Pesquisa de Documentos, clique em Documentos e em seguida,
Pesquisar Documentos.
Obs: Não é obrigatório o preenchimento de todos os campos.
1 – Em Tipo Pesquisa, informe se você quer fazer a consulta por documentos:
 Privados:
o São aqueles documentos restritos ao Contratante do sistema Doc4, ou
seja, os clientes do contratante não visualizam Documentos Privados.
 Clientes:
o Ao selecionar o Tipo da Pesquisa por Clientes, irá abrir um campo
Cliente, onde você irá selecionar a Empresa desejada para efetuar a
pesquisa.
 Ambos:
o Ao selecionar essa opção, irá efetuar a pesquisa por Documentos
Privados e Documentos dos Clientes.
2 – Informe o Grupo do Documento;
3 – Informe o Tipo de Documento;
4 – Você pode informar um período para efetuar sua pesquisa;
5 – No campo Busca, você pode efetuar a consulta por palavras contidas nos seus
documentos anexados ou digitalizados
6 – Clique em Pesquisar.
3.2.1. Visualizar Documento:
Após efetuar a pesquisa, irá apresentar uma lista de Documentos.
Para visualizar o documento, clique no ícone .
Você irá para a página onde contém os Dados do Documento e o Histórico de
Versões.
Acima você encontrará uma barra de opções.

13. Página 12 de 17
Voltar – Volta para Pesquisa de Documentos.
Favorito – Adicione o Documento como Favorito.
Excluir Documento – Esse recurso só está disponível para Gestor, e para
perfil Digitalizador, caso seja autor do Documento.
Alterar Dados – Esse recurso só está disponível para Gestor, e para perfil
Digitalizador, caso seja autor do Documento.
Adicionar Nova Versão – Somente o Gestor consegue excluir uma versão
de um Documento.
Notificar Usuário – Utilize está opção para enviar uma notificação para
um usuário.
Para Notificar um usuário, segue os passos abaixo:
1 – Clique no ícone
2 – Para selecionar mais de um usuário, segure a tecla Ctrl e selecione os usuários;
3 – Há um campo para enviar com cópia e incluir outro e-mail, que não esteja
cadastrado no sistema Doc4;
4 – Você pode inserir observações sobre o documento;
5– Clique no ícone , para enviar a Notificação.

14. Página 13 de 17
3.3. Favoritos
Você pode efetuar a busca utilizando os filtros:
 Grupo do Documento;
 Tipo Documento;
 Busca – Efetue a busca por alguma palavra que contenha no Documento.
4. Notificações
4.1. Pesquisar Notificações
Esse recurso está somente disponível para o perfil Gestor.
Ele permite você efetuar a pesquisa de notificações de todos os Funcionários e Clientes
de sua Empresa.
Para efetuar a pesquisa de Notificações, segue os passos abaixo.
Obs: Você não precisa preencher todos os campos para efetuar a pesquisa.
1 – Selecione o Tipo de Documento:
 Privado
 Clientes
 Ambos
2 – Usuário:
 Privado: São as Notificações dos Documentos restritos ao Contratante do
sistema Doc4, ou seja, os clientes do contratante não visualizam Documentos
Privados.
o Usuário: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa
no campo Usuário.
 Cliente: Ao selecionar a opção Clientes, abrirá um novo campo Cliente (Ao lado
do campo Tipo Documento), onde apresentará todos os Clientes incluídos na
Empresa.
o Usuário: Após selecionar o cliente, no campo usuário será apresentado
os usuários da Empresa.
 Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dos
Clientes.
3 – Selecione o Grupo de Documento.
4 – Selecione o Tipo Documento.

15. Página 14 de 17
5 – Para uma consulta mais específica você pode informar um período de pesquisa,
informando a Data Inicial e/ou Data Final para consulta.
6 – No campo estado, você pode fazer a pesquisa por Notificações:
 Lidos – Documentos já visualizados;
 Não Lidos – Documentos não visualizados;
 Todas as Notificações – Documentos Lidos e Não Lidos
7 – Clique em Pesquisar.
 Após clicar em Pesquisar, apresentará uma lista de Notificações, com as
seguintes informações:
o Data de Envio – Data que foi enviada a notificação;
o Grupo/ Tipo Documentos – Informa em que Grupo e Tipo Documento,
pertence à notificação;
o Notificado – Nome do Funcionário e/ou Cliente que foi Notificado;
o Dados do Documento;
o Estado do Documento:
 Lido;
 Não Lido;
o - Abrir a Notificação.
8 – Para abrir a Notificação, clique na .
9 – Ao clicar no ícone , irá abrir uma tela com os Dados da Notificação e os Dados
do Documento. Para visualizar o documento clique em: Visualizar Documento.
4.2. Minhas Notificações
Esta opção está disponível para todos os perfis.
Para visualizar as notificações enviadas para você, utilize a opção Minhas notificações.
Para efetuar a consulta de suas notificações, segue os passos abaixo:
Obs: Você não precisa preencher todos os campos para efetuar a consulta.
1 – Para uma consulta mais específica você pode informar um período de pesquisa,
informando a Data Inicial e/ou Data Final para consulta;
2 – No campo estado, você pode fazer a pesquisa por documentos:

16. Página 15 de 17
 Lidos;
 Não Lidos;
 Todas as Notificações – Lidos e Não Lidos
3 – Clique em Pesquisar;
 Após clicar em Pesquisar, apresentará uma lista de Notificações, com as
seguintes informações:
o Data de Envio – Data que foi enviada a notificação;
o Entidade – Empresa que lhe enviou a Notificação;
o Data que foi visualizada a Notificação;
o Estado do Documento:
 Lido;
 Não Lido;
o - Abrir a Notificação.
4 – Para abrir a Notificação, clique na ;
5 – Ao clicar no ícone , irá abrir uma tela com os Dados da Notificação e os Dados
do Documento. Para visualizar o documento clique em: Visualizar Documento.
5. Lixeira
Essa opção está somente disponível para o perfil Gestor.
Ao utilizar essa opção, você apagará todos os Documentos, que estão na
Lixeira no sistema Doc4.
Na opção Lixeira, você poderá:
 Efetuar a consulta de documentos que foram excluídos;
 Limpar a Lixeira;
 Restaurar o documento –
o Se algum usuário excluiu um documento, e deseja recuperá-lo, há uma
opção de Restaurar Documento.
5.1. Pesquisar Documento na Lixeira
Para efetuar a pesquisa de documentos na Lixeira, segue os passos abaixo:
Obs: Não é necessários informar todos os campos para efetuar a consulta.

17. Página 16 de 17
1 – Informe o Tipo de Documento:
 Privado: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa no
campo Usuário.
 Cliente: Abrirá um novo campo Cliente (Ao lado do campo Tipo Documento),
onde apresentará todos os Clientes incluídos na Empresa.
 Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dos
Clientes.
2 – Selecione o Grupo de Documento.
3 – Selecione o Tipo Documento.
4 – No campo Busca, você pode efetuar a consulta por palavras nos Documentos.
5 – Clique em Pesquisar.
 Após clicar em Pesquisar, apresentara uma lista de Documentos, com as
seguintes informações:
o Empresa/Grupo/Tipo Documento;
o Indexadores;
o - Abrir Documento.
5.2. Restaurar Documento
Se algum usuário excluiu um documento, e deseja recuperá-lo, há uma opção de
Restaurar Documento.
Para restaurar o documento, segue os passos abaixo:
Obs: Não é necessários informar todos os campos para efetuar a consulta.
1 – Informe o Tipo de Documento:
 Privado: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa no
campo Usuário.
 Cliente: Abrirá um novo campo Cliente (Ao lado do campo Tipo Documento),
onde apresentará todos os Clientes incluídos na Empresa.
 Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dos
Clientes.
2 – Selecione o Grupo de Documento.
3 – Selecione o Tipo Documento.
4 – No campo Busca você pode efetuar a consulta por palavras nos Documentos.
5 – Clique em Pesquisar.

18. Página 17 de 17
6 – Clique no ícone - Abrir Documento.
7 – Para restaurar o documento, clique no ícone ;
5.3. Esvaziar Lixeira
Para esvaziar a lixeira, segue os passos abaixo:
Obs: Não é necessários informar todos os campos para efetuar a consulta.
Ao utilizar essa opção, você apagará todos os Documentos, que estão na
Lixeira no sistema Doc4.
1 – Informe o Tipo de Documento:
 Privado: Irá apresentar uma lista de nomes de Funcionários da Empresa no
campo Usuário.
 Cliente: Abrirá um novo campo Cliente (Ao lado do campo Tipo Documento),
onde apresentará todos os Clientes incluídos na Empresa.
 Ambos: Irá fazer a consulta por Documentos Privados e Documentos dos
Clientes.
2 – Selecione o Grupo de Documento.
3 – Selecione o Tipo Documento.
4 – No campo Busca, você pode efetuar a consulta por palavras nos Documentos.
5 – Clique em Pesquisar.
 Após clicar em Pesquisar, apresentará uma lista de Documentos, com as
seguintes informações:
o Empresa/Grupo/Tipo Documento;
o Indexadores;
o - Abrir Documento.
6 – Para esvaziar a lixeira clique no ícone em Esvaziar Lixeira.