Presentación utilizada por Javier San José en la Semana Europea de la Calidad de ASLE - Euskalit el 06/11/2012 en Aula de Cultura BBK Bilbao

1. Claves de éxito para la
implantación de un sistema de
gestión.
Javier San José.
Coordinador de Soprecs S.A.

2. Nuestros Recursos
Oficinas en Bilbao, Donosti y Vitoria-Gasteiz.
Trece personas con formación multidisciplinar:
Ingeniería
Ciencias Económicas
Ciencias de la Información
2

3. La experiencia de nuestras
Personas
4 Miembros del Club de Evaluadores de Euskalit
1 Evaluador Seniors
1 evaluador Senior del Club de Excelencia
1 evaluador del Premio Iberoamericano de Excelencia
3 Profesores de Euskalit
2 Auditores ISO
3 consultores homologados en Innovación
1 consultor homologado en Bilgune
2 evaluadores homologados en SPRI
3

4. Nuestro ámbito de
Trabajo
4

5. SOPRECS en el Mercado
Nuestros Clientes: Fundación Matía
Aytos. de Bilbao, Vitoria- Proyecto Hombre Donosti.
Gasteiz, Getxo… Fundación Uliazpi.
Lan Eklintza Hospitales de Cruces,
Zamudio, Basurto,
Metro Bilbao. Galdakao,…
Mutualia. Corporación Mutua
Alcoa. Mutua Gallega
D.F.B. ASALMA
Centros Educativos de
Seguros Lagun Aro. Euskadi.
Museo Guggenheim Euskalit
5

6. ¿Por qué implantar un nuevo
sistema de gestión?
Todas la organizaciones
disponen de un sistema
de gestión.
¿Qué deficiencias
presenta mi sistema de
gestión?
¿Qué ventajas me
aportaría cambiar de
sistema de gestión?

7. Bases sobre las que iniciar la
implantación del sistema de
Gestión
Todo sistema de gestión debe asentarse sobre:
Liderazgo
Participación
Comunicación
Reconocimiento

8. Liderazgo
Ningún sistema de gestión participativo puede
desarrollarse en ausencia del Liderazgo de los máximos
responsables de la Organización.
Antes de empezar cualquier implantación debemos
comprobar que las siguientes afirmaciones son ciertas.
Si no, mejor dejarlo:
Tenemos voluntad firme de cambiar
Queremos facilitar a las Personas los recursos necesarios
para posibilitar el cambio.
Estamos dispuestos a crear escenarios y espacios que
posibiliten a las Personas gestionar el cambio.

9. Los máximos responsables de la
organización deben estar implicados
de manera directa y personal en el
desarrollo de la implantación del Liderazgo
sistema de gestión.
Tienen que trabajar de manera
activa para que las Personas se
identifiquen con la Misión y
compartan la Visión.
Los Valores no sólo se definen,
también se gestionan.

10. Liderazgo
Cuenta una fábula que los cangrejos de mayor rango y edad
celebraron una asamblea y acordaron cambiar la vieja costumbre
de andar hacia atrás para mejorar la imagen que estaban dando
al mundo. Debido a su edad encontraron difícil vencer su
costumbre por lo que decidieron que las madres cangrejo
enseñaran a sus hijos a andar hacia delante nada más nacer.
Éstas se emplearon a fondo, pero los recién nacidos al ver a sus
madres caminar al revés de como predicaban, imitaban los pasos
de éstas.

11. LIDERAR LA GESTIÓN
Liderazgo
DE LA ILUSION:
Aprobación y Valoración
Transparencia
Equilibrio
Oportunidades y Retos
Grado de Libertad
Ambiente laboral motivador
Momentos de Celebración
Evaluación y Salario

12. LIDERAR
LA
GESTIÓN
Experiencia:
• Inspiración
Liderazgo
DE LA • Comunicación
ILUSION: • Acciones
Estructuración:
• Disciplina Esencia: Expresión:
• Objetivos y • Valores • Estructuras de Apoyo
• Misión • Formación y Desarrollo
• resultados
• Predicar con el ejemplo
• Medición • Objetivos
• Conductas
Evaluación:
• Feedback
• Evaluación y Retribución
• Nombramiento y Ascenso

13. Participación
"Uno puede apoyarse sobre su
puesto, pero no sentarse en
él.“Kästner, Erich:
Para hacer reaccionar a los demás
primero hay que reaccionar uno
mismo.
No pases de pensar: te lleva a hacer
de forma monótona lo que otros
piensan.
“Para llegar donde no estamos
tendremos que avanzar por donde no
vamos.”
San Juan de la Cruz

14. Participación
Formar de manera adecuada para que
las Personas puedan participar:
•Identificar las competencias requeridas.
•Elaborar una dinámica de formación y
gestión del conocimiento que favorezca la
participación.
•Habilitar espacios que favorezcan la Participación:
• Procesos
• Equipos de Trabajo
• Grupos de Mejora
LA PARTICIPACION NO SE IMPROVISA.
REQUIERE DE UNA SISTEMATICA

15. Participación
liderazgo de la alta dirección
establecimiento de objetivos ambiciosos
dotación de recursos
capacidad de decisión de los equipos
MODIFICAR
COMPORTAMIENTOS
comunicación

16. Participación
Dos claves de éxito:
Conocer al Equipo
Motivar al Equipo

17. Conocer al Equipo Participación
diferentes cosas
motivan a diferentes ESCUCHAR
personas en diferentes Estar “cerca” de las personas
momentos por necesidades
diferentes razones
refuerzo positivo

18. Motivar al Equipo Participación
MOTIVAR
crear las
condiciones para
responder a
necesidades
¿Una persona satisfecha es ¿Se lo que motiva a las personas de mi
una persona motivada? equipo? ¿qué hago para motivarlas?
Las personas deben acudir motivadas a su trabajo.
El papel de la Empresa es no desmotivarlas

19. Comunicación
“Oigo y olvido. Veo y recuerdo. Hago
y entiendo." (Proverbio chino)
Entre dos explicaciones, elige la más
clara; entre dos formas, la más
elemental; entre dos expresiones, la
más breve.
Eugeni d' Ors (1881-1954) Escritor
español.
“Si no hay sentido de confianza en la
organización, si las personas viven
preocupadas por cubrirse las
espaldas… la creatividad será una de
las primeras víctimas”, Napoleón

20. Comunicación
 Una de las actividades más importantes de los líderes de la
organización es la de comunicación.
 Requiere una sistemática definida
 La mejor manera de enturbiar el clima social en una
organización es fomentar el rumor frente a la comunicación
estructurada.

21. Comunicación
 Cómo estructurar y sistematizar la Comunicación
Quién Qué A quién Cuándo Qué Cómo evalúa
Comunica Comunica Comunica Comunica canal la efectividad
utiliza

22.  Debemos controlar los
“ruidos” y las
distorsiones en la
comunicación.
 Siempre es mejor que
Comunicación
las personas conozcan
los temas “desde
dentro” que enterarse
en la calle.

23.  Comunicar no sólo es
hablar. Es ser capaces
de entendernos …..y
de saber escuchar.
Comunicación
Aprendamos de
americanos y gallegos

24. GALLEGOS VERSUS AMERICANOS
Conversación real grabada de la frecuencia
de emergencia marítima canal 106,
en la costa de finisterra (Galicia),
entre gallegos y norteamericanos,
el 16 de octubre de 1997
(es verídico)

25. Gallegos:
(ruido de fondo)....
Les habla el A-853, por favor, desvíen su
rumbo quince grados sur para evitar
colisionarnos...
Se aproximan directo hacia nosotros,
distancia 25 millas náuticas.

26. Americanos:
(ruido de fondo)...
Recomendamos que desvíen su rumbo
quince grados norte para evitar colisión.

27. Gallegos:
Negativo.
Repetimos: desvíen su rumbo quince
grados sur para evitar colisión.

28. Americanos:
Al habla el Capitán de un navío
de los Estados Unidos de América.
Insistimos:
Desvíen ustedes su rumbo quince grados
norte para evitar colisión.

29. Gallegos:
No lo consideramos factible
ni conveniente.
Les sugerimos que
desvíen su rumbo quince grados sur para
evitar colisionarnos.

30. Americanos:
(muy caliente)… LES HABLA EL
CAPITÁN RICHARD JAMES
HOWARD, AL MANDO DEL
PORTAAVIONES USS LINCOLN,
DE LA MARINA DE LOS E.E.U.U.,
EL SEGUNDO NAVÍO DE GUERRA
MÁS GRANDE DE LA FLOTA
NORTEAMERICANA.

31. NOS ESCOLTAN
DOS ACORAZADOS,
SEIS DESTRUCTORES, CINCO
CRUCEROS, CUATRO
SUBMARINOS Y NUMEROSAS
EMBARCACIONES DE APOYO. NOS
DIRIGIMOS HACIA AGUAS DEL
GOLFO PÉRSICO PARA
PREPARAR MANIOBRAS
MILITARES ANTE UNA EVENTUAL
OFENSIVA DE IRAQ.

32. - NO LES SUGIERO... LES ORDENO
QUE DESVÍEN SU CURSO QUINCE
GRADOS NORTE!!!!!
- EN CASO CONTRARIO NOS
VEREMOS OBLIGADOS A TOMAR
LAS MEDIDAS QUE SEAN
NECESARIAS PARA GARANTIZAR
LA SEGURIDAD DE ESTE BUQUE Y
DE LA FUERZA DE ESTA
COALICIÓN.

33. UDS. PERTENECEN A UN PAÍS
ALIADO, MIEMBRO DE LA OTAN Y
DE ESTA COALICIÓN...
POR FAVOR, OBEDEZCAN
INMEDIATAMENTE Y QUITENSE
DE NUESTRO CAMINO!!!!!

34. Gallegos:
Les habla Juan Manuel Salas Alcántara.
Somos dos personas.
Nos escoltan nuestro perro, nuestra
comida, dos cervezas y un canario que
ahora esta durmiendo.

35. Tenemos el apoyo de Cadena Dial de La
Coruña y el canal 106 de emergencia
marítimas.
No nos dirigimos a ningún lado ya que
les hablamos desde tierra firme, estamos
en el faro A-853 Finnisterra, de la costa
de Galicia.
No tenemos la más puta idea en que
puesto estamos en el ranking de faros
españoles.

36. Pueden tomar las medidas que
consideren oportunas y les dé la puta
gana para garantizar la seguridad de su
buque de mierda, que se va a hacer hostia
contra las rocas, por lo que volvemos a
insistir y le sugerimos que lo mejor, mas
sano y más recomendable es que desvíen
su rumbo quince grados sur para evitar
colisiónarnos.....!!!!

37.  La causa de la
mayoría de los
problemas de
relaciones Reconocimiento
humanas está en
la falta de
reconocimiento
mutuo.
 A veces sucede
así en la vida:
cuando son los
caballos los que
han trabajado, es
el cochero el que
recibe la propina.
 Comienzo con la
premisa de que la
función del líder
es producir más
líderes, no más
seguidores.

38. Reconocimiento
 Sabin Zarraga  Posiblemente, el
(Soprecs). Mejor reconocimiento es
profesor del año 2011. uno de los
Euskalit aspectos más
difíciles de
gestionar en
relación con las
Personas, pero, a
la vez, uno de los
más necesarios.
 Ninguna Persona
de la organización
debe ser excluida
de la posibilidad
de ser reconocida.

39. Reconocimiento
 Algunas claves en la gestión del
reconocimiento:
 Tener definidos unos criterios
en base a los cuales se
otorga, o no, reconocimiento.
 Estar programado y darse en
el momento oportuno.
 Utilizar siempre lenguaje
positivo
 Sistematizar su aplicación

40. Reconocimiento
Una aproximación a la
QUÉ (tarea/función/actividad):
sistematización
PARA QUÉ voy a reconocer:
QUIÉN va a dar reconocimiento:
A QUIÉN se va a reconocer:
CÓMO voy a dar reconocimiento:
CUÁNDO voy a darlo:

41. Reconocimiento
 Como el resto de las actividades de gestión, el reconocimiento debe
ser objeto de evaluación, revisión y mejora.
 Debemos utilizar dos mecanismos:
 Percepción directa: encuestas, entrevistas personales, grupos
focales, etc.
 Indirectos: Definición de indicadores.

42. Algunas Conclusiones
 No intentemos cambiar sistemas y modos de hacer las cosas si
realmente no estamos comprometidos personalmente.
 Las Personas están dispuestas a participar. Debemos propiciar dicha
disposición con:
 Comunicación
 Apertura de Espacios
 Delegación real en la toma de decisiones. Delegar no es
pasar “marrones”.
 Todo cambio conlleva miedos. Minimicemos éstos para tener éxito
con aquél.

43. Dicen que soy héroe, yo débil,
tímido, casi insignificante, si
siendo como soy hice lo que hice,
imagínense lo que pueden hacer
todos ustedes juntos.
Mahatma Gandhi